YÖNETİM KARARLARINI DESTEKLEYİCİ BİR ARAÇ OLARAK YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ Çağdaş Yönetim Yaklaşımları Ödevi Hazırlayan : Mehmet KARAOĞLU

İşletmelerin günümüzün rekabetçi ve değişken dünyasında ayakta kalabilmesi için, rekabetçi stratejiler geliştirip bu stratejileri de günün koşullarına uygun olarak çabuk adapte edilebilecek şekilde esnekleştirmeleri gerekmektedir. Bunu başarmak için ise işletmelere gereken en önemli kaynaklardan birisi artık “bilgi” olmuştur.

Bilgi Kavramı; Bilgi; ham olgu olarak nitelendirilen verilerin işlenmesiyle bir dönüşüm sürecinden geçirilerek yararlı, anlamlı sonuçlara dönüştürülmüş biçimi.

İşletme İçin Faydalı Bilgi; İşletmelerin faaliyet alanına, plan ve stretejileriyle uyumlu Doğru zamanlı Yerinde Kaliteli ( işletmenin amaçlarına ulaşmasını kolayaştıran bilgi )

Bilgi Sistemi Kavramı; Ham bilginin, hazırlanması - işlenmesi ve iletişimi gibi bir takım işlemler dizisinden geçerek kullanıcıların gereksinimine uygun ve yararlı bilgi durumuna dönüştürülmesi süreci, bilgi sistemini oluşturur. İşletmelerde bilgi sistemleri; yönetimin ihtiyaç duyduğu veri ve bilgileri işletmenin makro ve mikro çevresinden toplayan, organize eden, özetleyen ve bunları ihtiyaç duyan alt sistemlere ve yöneticilere raporlayan sistemlerdir.

Geçmişte bilgi ve bilgi işlemeye olan gereksinim bir rekabet aracı olarak düşünülmemiştir. Ancak günümüzde doğru, zamanlı, yerinde bilgi işletmelere rekabette üstünlük sağlayabilmektedir. Esnek ve rekabetçi stratejiler geliştirmek için ve rekabette üstünlük sağlamak için şarttır.

Bilgi Yönetimi Süreçleri Verinin toplanması ve analizi Bilginin üretilmesi ve geliştirilmesi Bilginin tasnif edilmesi ve saklanması Bilginin transfer edilmesi ve paylaşılması Bilginin kullanılması ve değerlendirilmesi

Stratejik Bilgi Sistemleri Ve İşletmeler Açısından Önemi; Bilgi sistemleri işletmelerin rakipleri karşısında üstünlük kazanmasını sağlayacak ürün, hizmet ve yeterliliklerin geliştirilmesinde kullanılır. Verimliliği ve performansı arttırmak, yönetim ve organizasyonda yeni yöntemler geliştirmek ve yeni iş alanları yaratmak için kullanılabilir.

Yönetim Bilgi Sistemlerine Neden İhtiyaç Duyulmaktadır ? Farklı kamu kuruluşlarının farklı veriler üretmesi, Verilerin birbiriyle çelişmesi, Veri kaynaklarının güvenilir olmaması, Verilerin toplanmasında belli bir metodun olmaması, Verilerin zamanında güncellenmemesi, Verilerin saklanmasında standart bir format olmaması.

Yönetim Bilgi Sistemlerine Neden İhtiyaç Duyulmaktadır ? Her kurumun ürettiği bilgiler arasında farklılıklar olması, Aynı verilerden farklı bilgilerin üretilmesi, Bilginin paylaşımında ve toplanmasında bürokratik engellerle karşılaşılması, Bilginin saklanmasında belli bir standart olmaması, Aynı bilgiyi üretebilmek için birden fazla kurumun zaman ve işgücü kaybına uğraması, Kurumlar arası koordinasyonsuzluk sonucu veri ve bilgi yığını oluşması.......

Stratejik Bilgi Sistemleri ile Geleneksel Bilgi Sistemleri Arasındaki Farklar

Stratejik Bilgi Sistemlerinin Planlanması İşletmelerde bilgi sistemlerinin geliştirilmesi ve planlanması için öncelikle; İşletmenin stratejisi, Hedefleri, misyonu, amaçları Dikkate alınarak bilgi sisteminin stratejik parametreleri belirlenir. Stratejik bilgi sistemi planlamasında öncelikle sistemin yapısı ve ne amaçla çalışacağı tanımlanır.

Stratejik Bilgi Sistemi Planlamasının Aşamaları; Uyumlaştırma Analiz İşbirliği Yeterliliklerin Geliştirilmesi

1. Uyumlaştırma İşletmede başarılı bir bilgi sisteminin kurulması ve planlanması için bilgi stratejisi ve işletme stratejisi arasında yakın bir bağlantı bulunması gerekmektedir. Böyle bir uyumlaştırma içinde, bilgi sistemleri ile ilgili yöneticilerin işletmenin hedeflerini iyi anlaması, işletmenin stratejisindeki değişiklikler doğrultusunda bilgi sistemlerini oluşturmaları gerekmektedir.

2. Analiz Bilgi sistemleri ile ilgili yöneticilerin-çalışanların işletme ile ilgili iyi bir analiz yapmaları bunun içinde örgüt içi operasyonları, işlemleri, süreçleri, kullanılan yöntemleri analiz etmeleri, öğrenmeleri gerekmektedir. Ancak bu aşamadan sonra işletme fonksiyonları arasındaki uygulamaların ve veri tabanlarının entegrasyonunu sağlayacak bir yapı oluşturulur.

2. Analiz devam Genellikle etkin bir analiz sonucunda bilginin örgüt içerisinde nasıl kullanıldığı anlaşılır ve geliştirilmesi gereken kritik alanlar ortaya çıkar.

3. İşbirliği İşletme içerisinde bilgi sistemleri ile ilgili planlamada ve uygulamada işbirliği sağlanması, stratejik bilgi sistemleri planlarının uygulanmasında çıkabilecek sorunları azaltacaktır.

4. Yeterliliklerin Geliştirilmesi Stratejik bilgi sistemleri işletme içerisine adapte oldukça, bilgi sistemlerinin başarıya ulaşmasında etkili olan örgüt yeterlilikleri de gelişecektir. İşletme içerisindeki işlemler ve teknolojiler analiz edildikçe, işbirliği ve veri iletişimi arttıkça rekabet çevresiyle ilgili konu/olaylar irdelendikçe örgüt çalışanlarının işletmenin amaçlarına ve bu amaçlara yönelik faydalı bilgiye olan duyarlılıkları daha çok artacak çalışanların daha verimli iş süreçleri,teknolojiler üretmeleri sağlanacaktır.

Stratejik Bilgi Sistemlerinin Fonksiyonları; Stratejik bilgi sistemleri rekabet üsütünlüğü sağlayacak örgütsel yeterliliklerin geliştirilmesini sağlar İşletmede ürün, hizmetlerin yaratılması konusunda gerekli girdiler, kritik bilgiler toplanıp belli bir süreçten geçirildikten sonra istenilen yer ve zamanda gerekli kişilere sunulabilir İşletme içerisinde bilginin toplanıp iletilmesi, işletme fonksiyonları arasında enetegrasyon ve kritik bilgilerin gecikmeksizin ilgili yerlere iletilmesini sağlayarak işlemlerin hızını ve işletme içi perfomansı olumlu etkileyebilir.

İşletme dışındaki bilgilerin toplanıp iletilmesi; Müşteriler, tedarikçiler, aracı kuruluşlar gibi önemli dış kaynaklarla enetegrasyon kolaylaşır. Örneğin EDI tabanlı sistemler müşteriler, işletmeler, tedarikçiler arasındaki enetegrasyonu güçlendirerek operasyonel etkinliği arttırmaktadır. İç ve dış çevreden toplanan veriler işlenerek, seçilerek işletmeye faydalı bilgiler haline dönüştürülür. Yönetim bilgi sistmeleri ve karar destek sistemleri gib bilgi sistemleri toplanan verileri istenen formatta bilgiye çevirerek yöneticilere sunabilmektedir.

Üretim süreciyle ilgili bilgi ve veri iletişimi arttırılarak daha az maliyetli üretim süreçleri geliştirilebilir. Stratejik bilgi sistemleri; verimsiz geçen çalışma sürelerini, gereksiz bürokrasiyi, gerksiz iş süreçlerini ve gecikmelerini tespit ederek ortadan kaldırabilir Bilgi sistemleri ile sağlanan operasyonel esneklik müşterilerin değişen ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde üretim sisteminin adapte edilmesini sağlayabilir. Bilgisayar destekli üretim ve esnek imalat sistemleriyle birlikte kullanılan bilgi sistemleri operasyonel esnekliği arttırmada yardımcı olarak kullanılabilir.

Kurum içinde bilgi akışı hızlanır , hızlı düşünebilen ve değişebilen bir organizasyon oluşur. Sorunların hızlı tespiti sağlanır. Çok daha hızlı çözüm sağlanır. Kağıttan muaf elektronik ortamda hızlı çalışılır. Gerçek zamanlı raporlama sağlanır. Online kütüphaneler oluşur.

Tüm operasyonel işlemler bilgisayar sistemine aktarılır. Zaman tasarrufu sağlanır. Hizmet kalitesi artar. Verilerden üretilen nitelikli bilgiye dayalı raporlar üretilir. Veri ve bilgi güncellendikçe çeşitli analiz teknikleri kullanılarak sistem tarafından raporlar oluşturulur. Sistem aracılığıyla bu raporlara her zaman ve her yerden ulaşılabilir.

Fonksiyonlar arası enetegrasyon, üretim fonksiyonları ve süreçleri arasındaki koordinasyonu güçlendirmek yoluyla rekabet üstünlüğü sağlanabilir. ÖRNEK; Walmart EDI’ye dayalı bir bilgi sistemi geliştirerek, dağıtım merkezleri, perakende mağazaları ve tedarikçileri arasında güçlü bir koordinasyon elde etmiş, böylece lojistikte, sipariş ve faturalama gibi işlemlerin daha hızlı ve etkin yürümesini sağlayarak önemli bir avantaj yakalamış ve rakiplerinin önüne geçmeyi başarmıştır.

Bilgi Sistem Türleri ve Organizasyonlardaki Bilgi Sistemleri

İşletme içi Yönetim Bilgi Sistemlerinin Karşılaştırılması

Bilgi Sistemleri Arasında Veri, Etkileşim veya Bilgi Alışverişi

Üst Yönetim Bilgi Sistemi

YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ VE KARAR VERME SÜRECİ Karar verme; bir bireyin ya da yöneticinin ya da bir örgütün birkaç seçenek arasından bir tanesini tercih edeceği bir seçme eylemidir. Karar vermede en önemli etkenler karar verenin özellikleri ve karar sürecinde kullanılan bilgi ve yöntemlerin kalitesidir. Karar veren kişi bütün tarafsızlıkların yanında psikolojik ve biyolojik özelliklerin etkisi altındadır. Bunun yanında doğru kararlar verebilmesi için ihtiyaç duyacağı faydalı bilgilerin bulunması ve karar verme sürecinde kullanılan yöntemler işletmeyi başarıya götüren kararların alınmasında önemlidir

Önemi; karar verme işletmenin başarısıyla yakından ilgilidir Önemi; karar verme işletmenin başarısıyla yakından ilgilidir. İşletmeler sürekli iç ve dış çevreleriyle etkileşim içerisinde olduklarından çeşitli olumsuzluklarla karşı karşıyadırlar ve sürekli bunlara yönelik çözümler üretmek zorundadırlar. Dolayısıyla güçlüklerin karşısında verilen kararların doğruluğu işletmenin başarısının, sürekliliğinin ve iyi yöneticinin belirleyicisidir.

Karar Verme Sürecinin Özellikleri; 1) Kararlar pahalıdır; İstenilen amaca ulaştıracak araçlar çok ve çeşitli olduklarından bunlara ilişkin bilgiyi toplamak, değerlemek, çok zaman, geniş bir personel kadrosu ile teknik araçları gerektirir. 2) Geleceğe yöneliktir; 3) Karar Bir Plandır ve Geleceği Görebilmeye Dayanır; Kararla plan bir birinin aynı sayılabilir. Aralarındaki başlıca fark planın daha ayrıntılı olması ve bilimsel nitelik taşımasıdır. Bu bakımdan her plan bir karar niteliğine sahipken, her karar bir plan özelliği taşımaz. 4) Karar Süreci Bir “Sorun Çözme” Sürecidir; karar almanın temelinde sorunları yani engelleri aşmak vardır. Amaca ulaşma yolu üzerindeki güçlüklerin yok edilmesi, çarelerin belirlenmesi söz konusudur.

Karar Verme Sürecinin Özellikleri; 5) Psikolojik Güçlükler Taşır; Karar iradi bir çabayı gerektirir. Kişi kararı alırken bir çok alternatiften birini seçmek zorundadır. 6) Karar Süreci Etkinlik ve Rasyonelliğe Dayanır; Bunun temelinde insan hayatının kısıtlı olması yatar. Bu kısa sürede amaçlarımıza uygun ve en verimli şekilde ulaşmaya çalışırız. Eğer hayatımız sınırsız olsaydı bu uzun zaman zarfından amaçlarımıza ulaşmaktaki bakış açımız çok farklı olabilirdi.

Karar Türleri; Zamanına göre; Kısa, orta ve uzun süreli kararlar Önemlerine göre; Stratejik (işletmelerin tümünü uzun süre için kapsar.), Teknik (işletmenin bir kısmını kısa süre için etkiler.) Kişi Sayısına Göre; Bireysel, grupsal. Karar Verenin Konumuna Göre; Komite, kurmay kararlar. İşletmeler Açısından; Üretim ile ilgili kararlar: Üretim hacmi, fabrikanın kuruluş yeri, tesislerin kullanımı, ücret ödeme sistemi. Satış ile ilgili kararlar:Pazar teşkili, mamul paketleme, kullanılan marka, fiyat, reklam.Finansman ile ilgili kararlar: İş gücü kaynakları, tekniklerin seçimi, emeklilik, iş emniyeti, iş analizi.

Karar Verme Sürecinin Aşamaları; Sorunun saptanması Sorunun analizi, sorunu doğuran neden ve öğelerin saptanması Uygun olabilecek çözüm alternatiflerinin bulunması En iyi alternatifin seçilmesi Kararın Verilmesi ve Uygulamaya Konulması

- Kararların Niteliği - Kararın Çevresi - Zamanlama Karar Vermede Karşılaşılan Sorunlar; - Kararların Niteliği - Kararın Çevresi - Zamanlama - Kararın İletilmesi - Katılma

Davranışsal Boyutta Çözüm Yolları Beyin Fırtınası Karar Vermede Kullanılan Çözüm Yolları; Davranışsal Boyutta Çözüm Yolları Beyin Fırtınası Osborn tarafından bulunan sorun çözümünde ve yeni fikirlerin yaratılmasında yararlanılan karar verme tekniğidir. Burada fikir sayısı kadar kalitesi de önemlidir. Süre 30- 45 dk.’dır. Grup toplantısı şeklindedir. Ortaya atılan fikirler: Kesinlikle değiştirilmemeli, fikirler övülmeli, fikirlere ilişkin sahibine soru sorulmamalı ve eleştirilmemeli, ortaya atılan fikirlerden yararlanılıp yeni kritik fikirler yaratmaya çalışılmalıdır.

Davranışsal Boyutta Çözüm Yolları Karar Vermede Kullanılan Çözüm Yolları; Davranışsal Boyutta Çözüm Yolları Gordon Tekniği Bu teknik Cambridge’de bir danışmanlık merkezinde William J. Gordon tarafından geliştirilmiştir. Bu da grup toplantısı şeklindedir. Fakat değerlendirmeyi grup yapmaz. Grubun tayin etmiş olduğu bir lider yapar. Toplantı yaklaşık üç saat sürer. Tekniğin başarısı büyük ölçüde liderine bağlıdır.

Davranışsal Boyutta Çözüm Yolları Sinektik Tekniği Karar Vermede Kullanılan Çözüm Yolları; Davranışsal Boyutta Çözüm Yolları Sinektik Tekniği Bu yöntemde ekip, araştırıcı niteliğe sahip 5 – 7 yetkili kişiden kurulmakta ve seçim mesleki bilgi ve kişiliğe ağırlık vermek suretiyle yapılmaktadır. Bunların bir yıl süreyle bu amaçla eğitilmiş olmaları da bu ilkelerin içerisindedir. Yani bir beyin takımı oluşturulur. Bu yönteme göre sorun ekip üyeleri tarafından tamamen anlaşılıncaya kadar bütün yönleriyle kendilerine açıklanır. Soruna biyoloji alanından bir örnekle yapılan karşılaştırma aracılığı ile yaklaşımda bulunulur. Sinektiğin anlamı birbiriyle ilgisi olmayan ve farklı olan unsurların bir araya getirilmesi anlamına gelir.

Davranışsal Boyutta Çözüm Yolları Philips 66 Tekniği Karar Vermede Kullanılan Çözüm Yolları; Davranışsal Boyutta Çözüm Yolları Philips 66 Tekniği Büyük bir grup önce 5 – 6 kişilik küçük gruplara bölünür. Her gruba bir başkan belirlenir. Her grup sorunu kendi içinde ele alınır, çözüm yolları arar. Grup kararını belirler. Ortak toplantıda her lider kendine en uygun görüşünü toplantıda açıklar.

- Doğrusal Programlama - Amaç Programlama Karar Vermede Kullanılan Çözüm Yolları; 2) Matematiksel Boyutta Çözüm Yolları - Oyun Teorisi - Doğrusal Programlama - Amaç Programlama

Dinlediğiniz İçin Teşekkür Ediyorum