“Başarılı toplantılar iyi hazırlığa bağlıdır.’’ Bill Gates İşletme Becerileri ve Grup Çalışması 4.Hafta:Toplantı Yönetimi Öğr.Gör.Seda AKIN GÜRDAL “Başarılı toplantılar iyi hazırlığa bağlıdır.’’ Bill Gates

Toplantılar bir düşünce üretme tekniğidir Toplantılar bir düşünce üretme tekniğidir. Ortak aklın yanılmazlığına güvenilerek toplantılar yapılır ve her toplantı, gündem belirlemeden, toplantı tutanaklarının hazırlanacağı aşamaya kadar, belli bir amacın gerçekleştirilmesi için yapılır. Toplantıların pek çok yararı vardır. Toplantıların verimli ve etkin olabilmesi için toplantı öncesinde bazı hazırlıkların yapılması gerekir.

İNSANLARIN İLETİŞİMLERİNİ TOPLANTILAR, İNSANLARIN İLETİŞİMLERİNİ SAĞLADIKLARI ORTAK YÖNTEMLERDEN BİRİDİR.

Örgütsel yaşamda toplantılar, yönetimin sorun çözme, karar verme, iletişim, iş birliği ve eşgüdüm merkezidir. Yönetimde homojenliği, etkinliği ve katılımı sağlamanın yöntemi toplantı düzenlemektir. Örgütte yapılan yönetsel toplantılar personeli, yönetici etrafında birleştirir ve bütünleştirir.

Toplantı yönetimi, her örgütte her yöneticinin kullandığı en önemli yönetme aracıdır. Çünkü, yapılan toplantılar örgütte etkili bir iletişim, sorun çözme ve karar verme, ekip olarak çalışma ve yönetime katılma olanağı sağlar, örgütsel ve yönetsel etkinliği ve verimliliği artırır.

Toplantı, belirli bir yerde bilgi ve görüş alışverişi yapmak, ya da bir karar varabilmek için önceden kararlaştırılmış konuları görüşmek amacıyla bir araya gelmeleridir. Belirli bir amaç için bir araya gelip kararların alınma sürecine toplantı adını veriyoruz.

Toplantılarda asıl amaç, bir kişinin tek başına sahip olabileceğinden daha fazla bilgi ve deneyim toplamak; atılacak olan adımları belirlemek ve planlamak, kimin hangi sorumluluğu üstleneceğini ve üzerine aldığı görevi ne zamana kadar bitireceğini belirlemektir.

Toplantı en basit ve temel yönüyle belli bir grubu ya da birimi tanımlar. Toplantıya katılanlar o gruba dahildir, katılmayanlar o grubun dışındadır. Toplantıya katılanlar hem üstlerine düşen görevi daha iyi yaparlar hem de birbirileriyle daha iyi ve hızlı iletişim kurarlar.

Toplantı, o toplantıya katılanlarda, alınan kararlara ve seçilen hedeflere bağlılık duygusu oluşturur. Alınmış olan karara itiraz etmiş olsanız bile karar alma sürecine katılmış olmanız nedeniyle kararı benimsersiniz. Toplantılar ekip çalışmasının can damarıdır.

Toplantı Türleri 1.Kurul Toplantısı: Tüzel kişiliğe sahip özel ve tüzel örgütlerde demokratik karar alma yöntemidir. 2.Koordinasyon Toplantısı: Örgütlerde iletişimi sağlamak için yapılan toplantıdır. 3.Komisyon Toplantısı: Konu ile ilgili uzman kişiler arasında yapılan toplantılar. 4.Emir Toplantısı: Astlara talimat verme, görev verme. 5.Bilgilendirme Toplantısı: Kaynaktan alıcıya bilgi akışının yapıldığı toplantılar.(Konferanslar)

6.Danışma Toplantısı: Kurumsal olarak ilgililer arasında karşılıklı Bilgi alışverişinde bulunulan toplantı. 7.Sorun Çözme Toplantısı: Örgütte sorunları tartışma toplantısıdır. 8.Eğitici Toplantı: Katılanlara davranış kazandırma toplantısıdır. 9.Müzakere Toplantısı: Karşılıklı görüşme ve tartışma amaçlı yapılan toplantılardır. 10.Mesleki Toplantı(Seminer): Aynı uzmanlık alanında karar alma toplantısıdır. 11.Pazarlık Toplantısı: Karşılıklı çıkarlar için anlaşma yapılan toplantıdır.

Diğer Toplantı Türleri Konferans: çoğunlukla bir kişinin konuştuğu, herkese açık toplantı türüdür. Panel: Birden fazla konuşmacının tek bir konuyu dinleyiciler önünde tartıştığı toplantı türüdür. Kongre: Bir konu üzerindeki araştırma ve incelemelerin ele alındığı toplantılardır. Forum: gündemdeki bir konunun daha önce ayarlanmamış konuşmacılar tarafından tartışıldığı toplantılardır.

Ne zaman toplantı yapılır? Pek çok kişiye aynı anda bilgi aktarmanız gerekiyorsa, Bir karar almanız gerekiyorsa, Aynı konuyla ilgili farklı görüşlere ihtiyaç varsa, Koordinasyona ihtiyaç varsa , Çalışanlar toplantı yapmak istiyorsa, Toplantıya ihtiyacınız var demektir.

Toplantı Öncesi Hazırlık Toplantıdan önce amaca uygun bir toplantı mekanı hazırlanmalıdır. Toplantının verimi, ön hazırlığına bağlıdır. Bu nedenle, amaç saptandıktan sonra; Günden hazırlanmalı Toplantıdan nasıl bir sonuç beklendiği belirtilmeli Katılanlardan hangi konularda ne tür bilgiler istendiği açıklanmalı Katılanların hazırlık için ne yapabilecekleri açıklanmalı Toplantının yeri ve saati ve süresi duyurulmalı

Toplantı Gündemi ve Hazırlık Bir toplantı gündemi oluşturmadan önce, bir toplantının gerçekten gerekli olup olmadığına karar verilmelidir. Sadece daha önceden planlanmış olmasından dolayı yapılan bir toplantı amacına ulaşmaz. Gündem, toplantıda yer alacak konuların bir özetini sunar. Gündem toplantı türüne bağlı olarak değişir. Bu nedenle gündemin bir tek formatı yoktur.

Gündem toplantının en önemli belgesidir Gündem toplantının en önemli belgesidir. Gereğince oluşturulmuş bir gündemin, pek az kimsenin anladığı, ya da kavradığı bir toplantıyı hızlandırmak, ya da netleştirmek gibi bir gücü vardır. Toplantı gündemleri, toplantıya katılanların zamanlarını planlamalarının önemli araçlarıdır. İyi bir gündemde, toplantının başlangıç saati olduğu gibi bitiş saati de yer alır. Başarılı bir gündemde, gündem maddelerinin sıralaması çok önemlidir.

Toplantı Ortamının Hazırlanması Etkili ve verimli bir toplantı, öncelikle, toplantı yapılan yerin uygun nitelikte ve özellikte olmasına bağlıdır. Bu nedenle iyi bir toplantı yerinin nitelik ve özellikleri şunlardır: Toplantı yeri dikkatle seçilmeli, ısı, ışık, havalandırma gibi unsurlar göz önünde bulundurulmalıdır. Salonun ısı, ışık, ses gibi fiziksel faktörleri uygun olmalıdır. Toplantı salonunda açık renkler hakim olmalıdır. Toplantının türüne uygun bir oturma düzeni seçilmelidir.

Toplantılarda Oturma Düzenleri En uygun toplantı düzeni U şeklinde olandır. Kare ve yuvarlak masa toplantı düzenleri genellikle eşit düzeydeki kişilerin yaptıkları toplantılar için uygundur. Fikir almak ve katılım sağlamak için dikdörtgen masa, otorite altında toplantı yapmak için dikdörtgen masa tercih edilmelidir. Emir, yönlendirme ve eğitme amaçlı toplantılar salonda ve konferans sıra düzeninde olmalıdır.

Kare masalarda toplantılara katılımı sağlamak zordur Kare masalarda toplantılara katılımı sağlamak zordur. Çünkü kare masada iletişim azdır. Bu yüzden, kare masa katılım gerektirmeyen ve çabuk bitmesi gereken kısa toplantılar için uygundur. Yuvarlak masalar, katılım sağlanması açısından her zaman uygundur, otorite azalır, iletişim ve katılım artar.

Toplantılarda Oturma Düzeni U Düzeni: Sık kullanılan bir toplantı düzenidir. T Düzeni: Katılanlar konuşmacıyı rahat izler. L veya V Düzeni: toplantı için uygun olmayan ortamlarda kullanılabilen bir düzendir. Oval veya Daire Düzeni: Eşit düzeydeki kişilerin katıldığı demokratik toplantılarda kullanılır. Konferans Düzeni: Bilgilendirme, eğitme, yönlendirme toplantılarında kullanılan bir düzendir. Toplantıyı yönetenler ve katılanlar karşılıklı otururlar. Sınıf Düzeni: Eğitim amaçlı toplantılar için uygundur. Dikdörtgen Düzen: Karşılıklı karar alma vb. durumlarda kullanılabilen bir oturma düzenidir. Kare Düzeni: Küçük grupların toplantılarında kullanılabilen bir düzendir.

Toplantının Etkinliğini Arttırma Toplantı etkinliğini arttırmak için toplantının şu özelliklere sahip olması gerekir. Toplantı insanları gönüllü olarak bir araya getirmelidir. Toplantıdan bir kararın çıkması sağlanmalıdır. Yeni bir uygulamayı başlatmalı ve insanların sorumluluk üstlenmeleri sağlanmalıdır. Örgüt içi iletişim etkinliği artırmalıdır.

Toplantılarda Katılımcı Tipleri ve Rolleri Toplantıyı Engelleyen Tipler; Saldırgan; Başkalarına saldırgan bir tavırla karşı çıkar. Kırıcı söz ve davranışlarda bulunur. Herkesi küçük görür ve eleştirir. Kimseyi beğenmez. Engelleyici; Her şeye itiraz eder. Başkalarının görüşlerini reddeder. Çekimser; Tartışmalara katılmaz. Kendi kendine not alır veya hayale dalar. İhtiraslı; Mevki ve statüsü nedeniyle hep böbürlenerek konuşur.

Uçarı; Konuyu Sürekli Değiştirir. Aceleci; Toplantının bir an önce bitmesini ister. Acil ve önemli işlerinin olduğunu belirterek toplantıdan erken ayrılır. Tuzakçı; Soruları ve eleştirileriyle diğer katılımcıları tuzağa düşürmeye , hatalarını, eksik ve yanlışlarını ortaya çıkarmaya çalışır.

Yakınmacı; Her şeyden ve herkesten şikayet eder. Savunucu; Kendisini, kendi birimini sürekli savunur. Hiçbir fikri ve öneriyi kabul etmez. Despot; Sık sık söz alır. Baskıcı konuşur. Çekimser; Tartışmalara katılmaz. İhtiraslı; Mevkisi ve statüsü nedeniyle böbürlenerek konuşur.

Toplantıyı Destekleyen Tipler; Girişimci; Tartışmalar için yeni fikirler öne sürer, sorunlara olumlu yaklaşır. Önerici; Konuyla ilgili görüş, düşünce ve önerilerini dile getirir. Destekleyici; Diğer katılımcıların olumlu fikir ve önerilerini destekler. Deneyimli; Kendi deneyimlerinden söz eder, örnekler verir, konuyu ve kişiyi destekler. Özetleyici; En son söz alarak, toplantıda yapılan tartışmaları ve konuşmaları gözden geçirir ve konuyu toparlar.

Kabullenici; her öneriyi kabul eder. Ayrıntıcı; Başkalarının fikir ve önerilerinden yola çıkar ve ayrıntılara girer.

Toplantıyı Kaynaştıran Tipler; Rahatlatıcı; Olumsuz duyguları gidermek için, gerekli alanlarda toplantıya ara verilmesini ister. Gerilimi azaltmak için espri ve şakalar yapar. Uzlaşmacı; Karara varılması için gerekli yerlerde makul tavizler verir.

Moral Verici; Başkalarını över ve destekler Moral Verici; Başkalarını över ve destekler. Dostça davranır ve cesaret verir. Arabulucu; Tartışmalarda birbirlerine ters düşen karşıt fikirli kişilerin arasına girerek arabulucu fikir ve önerilerde bulunur. Karşıt görüşleri kaynaştırır. Hatip; Toplantılarda nutuk çeken kişilerdir.

Toplantı yönetiminde başkanın fonksiyonu çok önemlidir Toplantı yönetiminde başkanın fonksiyonu çok önemlidir. Yönetici, toplantıya katılanları iyi tanımalı, onların toplantıda nasıl davranacaklarını dikkate alarak sorular, sorunlar, konuşmalar ve tartışmalar karşısında esnek ama dirayetli davranmalıdır.

Başarılı Toplantı Yönetimi Teknikleri Toplantı, gereksizse iptal edilmelidir. Toplantı, yönetimde tek yöntem değildir. Toplantı zamanı belirlenirken, katılacakların zamanları da göz önüne alınmalıdır. Toplantı öncesi hazırlıklar dikkatlice yapılmalıdır. Toplantı gündemi ilgililere önceden bildirilmelidir. Toplantıya katılanların sayısı belirli bir sayıda tutulmalıdır. Toplantıya konu ile ilgili kişiler çağrılmalıdır. Toplantı sonrasına alınan kararlar not alınmalıdır.

Toplantı Yönetiminde Başarısızlık Nedenleri Günün ya da haftanın yanlış bir zamanında yapılan toplantılar genellikle başarısızlıkla sonuçlanır. Toplantıda kullanılan görsel araçlardaki yazı, şekil ve resimlerin iyi görülmemesi, sesin yetersiz olması. Toplantıların gündeminin zamanında ilgililere ulaştırılmaması Toplantıda yöneticinin sürekli konuşma yapması, konuşmak isteyenleri susturması toplantıyı verimsiz kılar.

Toplantının gündemsiz yapılması Toplantıya gereğinden fazla kişi çağırılması Toplantılarda etkin zaman yönetiminin yapılmaması Gereksiz konuşan bazı üyelerin toplantıda bulunması Toplantıda sohbete izin vermek Toplantıda özetleme yapmamak başarısızlık sebeplerindendir. Daha önce yapılan toplantıların sonuçlarının takip edilmemesi Oturma düzeninin doğru planlanmamış olması

Toplantılarda Yöneticilere Düşen Görevler Yönetici, toplantı öncesinde gerekli hazırlıkları yapmalı Toplantıdan önce kilit üyeler veya katılımcılarla görüşmelidir. Toplantıya katılan kişiler önceden tanınmalıdır. Toplantıyı zamanında başlatmalı ve bitirilmelidir. Toplantının akışını sağlamalı, başka konulara sapılmasına izin vermemelidir. Toplantıda tarafların görüşlerine de yer verilmelidir.

Toplantılara Katılanların Görevleri Katılımcıların toplantı öncesi görevleri Misafir ve telefon görüşmeleri nedeniyle toplantıdan çağrılmamak için önlemler alın. Toplantıya zamanında katılabilmek için işlerinizi düzenleyin. Gündeme koyduracağınız maddeleri unutmayın

Gündem maddenizle ilgili bilgi ve materyalleri hazırlayıp üyelere verin. Gündem belirlenmiş ise gündeme ilişkin hazırlıklarınızı gözden geçirin. Toplantıya katılamayacaksanız sizin yerinize katılabilecek varsa bu kişiyi belirleyin ve toplantıyı düzenleyen başkana bildirin.

Katılımcıların Toplantı Sırasında Görevleri; Söz almadan ve söz verilmeden konuşmamalı Karşılıklı konuşmamalı toplantı başkanına hitaben konuşun. Az ve öz konuşulmalı Sık sık söz almamalı Konudan konuya geçilmemeli Tartışmalara katılmalı, seyirci kalmamalı Görüşler veya itirazlar gerekçeleriyle birlikte söylenmeli

Nutuk çekilmemeli, doğal konuşulmalı Konuşulanlar iyi dinlenmeli, not alınmalı Kabul edilmeyecek teklifler sunulmamalı Başka biri kabul edilmeyecek bir fikri ileri sürerse açıklaması istenmeli Ses tonuna dikkat edilmeli

TOPLANTI YÖNETİMİ Toplantıyı Açma ZAMANINDA BAŞLA TOPLANTININ AMACINI ORTAYA KOY GEREKEN TÜM AÇIKLAMALARI YAP TOPLANTININ PROSEDÜRÜNÜ VE ZAMANLAMASINI İLAN ET

Her Gündem Maddesini Ele Alma GÜNDEME ATIFLARDA BULUNUN BİR MADDEYİ SONUCA BAĞLAMADAN DİĞERİNE GEÇMEYİN HER MADDENİN AMACINI NETLEŞTİRİN TARTIŞMAYI OLUMLU BİR AÇIDAN BAŞLATIN NE KADAR ZAMAN KALDIĞINI KATILIMCILARA HATIRLATIN GEREKLİ ARKA PLAN BİLGİLERİNİ VERİN

Özetleme MADDELER ARASINDA ÖZETLEME MADDELERİN SONUNDA ÖZETLEME TOPLANTININ SONUNDA ÖZETLEME

Yapılacaklara Yönelik Kararlar Alırken BİREYLERİN VE TOPLANTININ HAREKETE GEÇME OTORİTESİ DİĞER KURUM, BÖLÜM VE ELEMANLAR İÇİN MUHTEMEL YAN ETKİLER MUHTEMEL MASRAFLAR MEVCUT KAYNAKLAR

Toplantıyı Kapatırken NEYE KARAR VERİLDİĞİNİ VE BİR SONRAKİ AŞAMALARI ÖZETLEYİN YAPILACAK OLAN ŞEYLERİ, KİMLER TARAFINDAN VE NE ZAMAN YAPILACAĞINI İLAN EDİN KATILIMCILARIN KARARLILIKLARINI TEST EDİN MÜMKÜNSE BİR SONRAKİ TOPLANTININ TARİH VE SAATİNİ BELİRLEYİN HERKESE KATILDIKLARINDAN VE KATKILARINDAN DOLAYI TEŞEKKÜR EDİN

Verimli Bir Toplantı İçin ZAMANINDA BAŞLA, GÜNDEME SADIK KAL, KONU DIŞINA ÇIKMA, İKİLİ KONUŞMA, SÖZ KESME, RASTGELE DIŞARI ÇIKMA, YAPICI OL, DİNLE, SONUÇLAR VE EYLEMLER ÜZERİNDE ANLAŞ, ZAMANINDA BİTİR

Kaynakça Nihat AYTÜRK, Örgütsel ve Yönetsel Davranış,Detay Yayıncılık, Ankara,2010. Hasan Tutar- Cumhur Erdönmez, İşletme Becerileri ve Grup Çalışması, Detay Yayıncılık,Ankara, 2008