TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Sunum Yapan: Fatih AKPINAR Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

® DOĞ U ÇÖZÜM İYİLEŞTİRME TAKIMI ÇALIŞMA RAPORU Şubat 2012 ANTALYA TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TAPU VE KADASTRO VIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TANITIM 5 SUNUŞ 6 PROBLEM HAVUZU 7 PUANLAMA TABLOSU 8 İLK ÜÇ SIRALAMASI 9 ALT NEDENLER 11 ALT NEDENLERİN SINIFLANDIRILMASI 15 ÇÖZÜM ÖNERİLERİ TABLOSU 20 SONUÇ 26 Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Hata değil çare bulun. ( Henry FORD) Kendine gel, yepyeni bir söz söyle de dünya yenilensin! (Mevlana) Başarının sırrı amaca sadakattir. (Benjamin DİSRAELİ) Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Takımın Adı : Doğ®u Çözüm Takım Lideri : Hakkı YETİŞİR Takım Raportörü : Emrah KUNDAKCI Takım Üyeleri : Mustafa BİNİCİ Fatih AKPINAR Sema SELÇUK Ertaç SEVİNÇ Ercan SARIYAR Ahmet TANAS Mahmut AYIK Ş.Gülsüm GÜNEŞ Tayfun SAYIN Selin GENÇOĞLU Serdar NERGİZ Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 31/01/2012 tarihinde gerçekleştirilen iyileştirme takımımızın ilk toplantısında takımın adı, lideri ve raportörü belirlendi. Beyin Fırtınası Yöntemi’ni kullanmak suretiyle bir Problem Havuzu oluşturulmuş ve bu problemler puanlamaya tabi tutulmuştur. Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ SIRA NO PROBLEMLER 1 Kalite faaliyetlerinin benimsenmemesi. 2 Halkla ilişkilerin zayıf olması. 3 TAKBİS güncellemelerinde gecikmeler. 4 Standart dosya planına ve yazışma kurallarına uyulmaması. 5 Genelgelerin uygulamada farklı yorumlanması. 6 Birimler arası iletişimin yetersizliği. 7 Kurum içi sosyal faaliyetlerin yetersizliği. 8 Mevzuatın personelce yeterince bilinmemesi. Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

PROBLEM HAVUZUNUN PUANLAMASI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ PROBLEM HAVUZUNUN PUANLAMASI Sıra No PROBLEMLER AKPINAR BİNİCİ SELÇUK SEVİNÇ SARIYAR TANAS KUNDAKCI YETİŞİR AYIK SAYIN GENÇOĞLU NERGİZ GÜNEŞ TOPLAM 1 Kalite faaliyetlerinin benimsenmemesi. 10 9 8 120 2 Halkla ilişkilerin zayıf olması. 4 7 100 3 Mevzuatın personelce yeterince bilinmemesi. 6 98 Genelgelerin uygulamada farklı yorumlanması. 87 5 Standart dosya planına ve yazışma kurallarına uyulmaması. 70 TAKBİS güncellemelerinde gecikmeler. 55 Birimler arası iletişimin yetersizliği. 53 Kurum içi sosyal faaliyetlerin yetersizliği. 39 Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

EN ÇOK PUAN ALAN İLK ÜÇ PROBLEM TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı üyeleri tarafından yapılan puanlamada ilk üç problem sıralaması 1, 2 ve 8 sıra numaralı problemler biçiminde gerçekleşmiştir. Sıra No EN ÇOK PUAN ALAN İLK ÜÇ PROBLEM Toplam Puan 1 Kalite faaliyetlerinin benimsenmemesi. 120 2 Halkla ilişkilerin zayıf olması. 100 8 Mevzuatın personelce yeterince bilinmemesi. 98 Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Yapılan toplantıda ve puanlama sonucunda en çok puanı alan “Kalite Faaliyetlerinin Benimsenmemesi” problemi, iyileştirme takımımızın çalışma gündemine alınarak, problemin kök ve alt nedenleri beyin fırtınası yöntemi kullanılmak suretiyle tespit edilmiş ve aşağıdaki gibi sıralanmıştır. Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 1: Çalışanların kalite faaliyetlerine duyarsız kalması. 1.a: Eğitimlerin yeterli olmaması. 1.b: Mevcut düzenin değişmeyeceğine olan inanç. 1.c: Geri beslemenin yetersiz olması. 2: Bölge Müdürlüklerinde Kalite Şube Müdürlüğünün veya Kalite Biriminin olmaması. 3: Birim Kalite Sorumlularının kalite faaliyetlerine yeterli zaman ayıramaması. 3.a: İş yoğunluğu. 3.b: Eğitim eksikliği. Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 4: Hizmet Takip Masası verilerinin kalite faaliyetlerinde kullanılmaması. 5: Kalite faaliyetlerinin Birim Amirleri tarafından yeterince desteklenmemesi. 5.a: İdarecilerin yeterince eğitim almamaları. 5.b: İdarecilerin kalite faaliyetlerini asli iş olarak görmemeleri. 5.c: Birim Kalite Sorumlularının Birim Amirlerince dinlenmemesi. 6: Kalite faaliyetlerinin etik konusundaki çalışmalarla desteklenmemesi. 7: Öneri kutularına yeterince ilgi duyulmaması. Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı, “Kalite Faaliyetlerinin Benimsenmemesi” probleminin kök ve alt nedenlerini, Balık Kılçığı Yöntemi’ni kullanmak suretiyle, üç başlık altında sınıflandırmıştır. Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Personel Kaynaklı Nedenler 1 a c b KALİTE FAALİYETLERİNİN BENİMSENMEMESİ a b 6 2 7 3 b a 5 c Yapısal Nedenler Yönetsel Nedenler 4 Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Yapısal Nedenler 2: Bölge Müdürlüklerinde Kalite Şube Müdürlüğünün veya Kalite Biriminin olmaması. 6: Kalite faaliyetlerinin etik konusundaki çalışmalarla desteklenmemesi. 7: Öneri kutularına yeterince ilgi duyulmaması. KÖK ve ALT NEDENLER SINIFLANDIRMASI (Kalite Faaliyetlerinin Benimsenmemesi) Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Yönetsel Nedenler 3: Birim Kalite Sorumlularının kalite faaliyetlerine yeterli zaman ayıramaması. 3.a: İş yoğunluğu. 3.b: Eğitim eksikliği. KÖK ve ALT NEDENLER SINIFLANDIRMASI (Kalite Faaliyetlerinin Benimsenmemesi) Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Yönetsel Nedenler 4: Hizmet Takip Masası verilerinin kalite faaliyetlerinde kullanılmaması. 5: Kalite faaliyetlerinin Birim Amirleri tarafından yeterince desteklenmemesi. 5.a: İdarecilerin yeterince eğitim almamaları. 5.b: İdarecilerin kalite faaliyetlerini asli iş olarak görmemeleri. 5.c: Birim Kalite Sorumlularının Birim Amirlerince dinlenmemesi. KÖK ve ALT NEDENLER SINIFLANDIRMASI (Kalite Faaliyetlerinin Benimsenmemesi) Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

Personel Kaynaklı Nedenler TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ KÖK ve ALT NEDENLER SINIFLANDIRMASI (Kalite Faaliyetlerinin Benimsenmemesi) Personel Kaynaklı Nedenler 1: Çalışanların kalite faaliyetlerine duyarsız kalması. 1.a: Eğitimlerin yeterli olmaması. 1.b: Mevcut düzenin değişmeyeceğine olan inanç. 1.c: Geri beslemenin yetersiz olması. Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

ÇÖZÜM ÖNERİLERİ TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ YAPISAL NEDENLER ÇÖZÜM ÖNERİLERİ 2: Bölge Müdürlüklerinde Kalite Şube Müdürlüğünün veya Kalite Biriminin olmaması. 6083 Sayılı Teşkilat Kanunundaki boşluğun bir idari düzenleyici işlemle (Bakanlar Kurulu Kararı) giderilerek Bölge Müdürlükleri bünyesinde Kalite Müdürlüğünün kurulması veya 2012/2 Sayılı Genelgede değişiklikler yapılarak Bölge Müdürlükleri bünyesinde Kalite Birimlerinin kurulması. Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ YAPISAL NEDENLER ÇÖZÜM ÖNERİLERİ 6: Kalite faaliyetlerinin etik konusundaki çalışmalarla desteklenmemesi. a: Bölge Müdürlüklerinde Etik Komisyonları ile Kalite Yöneticileri arasında koordinasyonun sağlanması. b: Etik Komisyonlarında Bölge Kalite Temsilcilerinin de yer almasının sağlanması. 7: Öneri kutularına yeterince ilgi duyulmaması. Vatandaş katılımının arttırılması için her Bölge Müdürlüğünün web sitesinde öneri kutusunun oluşturulması. Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ YÖNETSEL NEDENLER ÇÖZÜM ÖNERİLERİ 4: Hizmet Takip Masası verilerinin kalite faaliyetlerinde kullanılmaması. Müşteri memnuniyetinin ölçülmesi ve değerlendirilmesi için hizmet takip masası verilerinin Bölge Kalite Temsilcilerine verilerek kalite faaliyetlerinde kullanılmasının sağlan- ması. Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ YÖNETSEL NEDENLER ÇÖZÜM ÖNERİLERİ 5: Kalite faaliyetlerinin Birim Amirleri tarafından yeterince desteklenmemesi. 5.a: Birim Amirlerinin yeterince eğitim almamaları. 5.b: İdarecilerin kalite faaliyetlerini asli iş olarak görmemeleri. 5.c: Birim Kalite Sorumlularının Birim Amirlerince dinlenmemesi. 5.a:Birim Amirlerine teorik ve uygulamalı Kalite Yönetim Sistemi eğitimlerinin verilmesi. 5.b:Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünce yayımlanacak bir talimat ile kalite faaliyetlerinin Birim Amirlerince asli iş olarak görülmesinin sağlanması. 5.c:Kalite Sorumlularının KYS konularında Bölge Müdürlüğüne bağlı olarak çalışmasının sağlanması. Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ YÖNETSEL NEDENLER ÇÖZÜM ÖNERİLERİ 3: Birim Kalite Sorumlularının kalite faaliyetlerine yeterli zaman ayıramaması. 3.a: İş yoğunluğu. 3.b: Eğitim eksikliği. 3.a: Birim Kalite Sorumlularının 15 günde bir, sadece kalite faaliyetleriyle ilgilenmeleri hususu, bir talimata bağlanarak bağlı müdürlüklere gönderilmesi. 3.b: Bölge Müdürlüklerinde ve bağlı müdürlüklerde 15 günde bir, Birim Kalite Sorumluları tarafından birim çalışanlarına, geliştirici iş başı eğitimlerinin verilmesi. Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

PERSONEL KAYNAKLI NEDENLER TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ PERSONEL KAYNAKLI NEDENLER ÇÖZÜM ÖNERİLERİ 1: Çalışanların kalite faaliyet- lerine duyarsız kalması. 1.a:Eğitimlerin yeterli olmaması. 1.b:Mevcut düzenin değişmeyeceğine olan inanç. 1.c: Geri beslemenin yetersiz olması. 1.a:Kalite Yönetim Sistemi Eğitimlerinin Hizmet İçi ve İş Başı Eğitimleriyle sürekli hale getirilmesi. 1.b:Kurumsal gelişim faaliyetlerinin kişisel gelişim eğitimleri ile desteklenerek, personelin değişime karşı olan direncinin kırılması. 1.c:Geri besleme yöntemlerinin revize edilerek, başarılı personelin ödüllendirilmesinin (Takdirname, Başarı Belgesi v.b.) sağlanması. Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TARİHİ TESCİL VE MUHAFAZA EDEN GEÇMİŞİMİZİN IŞIĞINDA, KALİTELİ HİZMETLERİMİZİ AYDINLIK YARINLARA TAŞIMA VİZYONUMUZ İLE… Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı

TEŞEKKÜRLER… TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Tapu ve Kadastro VIII.Bölge Müdürlüğü Doğ®u Çözüm İyileştirme Takımı