Protokol Becerilerini Geliştirme Semineri Hoş geldiniz Acar Acartürk 1

Uygulama alanı olarak protokoller Uluslararası Diplomatik Saray Devlet Siyasi Askeri Mülki Kamusal (sivil) Adli Akademik Dini Spor 2

Protokol; Kurumsal yaşam ve alanlarda; ‘makamda,toplantılarda, kabul ve ziyaretlerde,davet ve törenlerde’ resmi ilişkilere ve görüşmelere yönelik yöntem ve biçim yönünden uyulması ve uygulanması gereken kurallar bütünüdür. 3

Protokolde önemli kişiler Yöneticiler, yöneticilik yapmış olanlar Konuklar (davet edilen, kabul edilen) Hanımlar (her durum ve şartta) AYRICA; komutanlar diplomatlar politikacılar hakim ve savcılar bilim adamları tanınmış sanatçı,gazeteci, yazar,sporcular iş adamları din adamları sivil toplum kuruluş başkanları 4

Kamusal ve toplumsal yaşamda; saygı ve nezaket kuralları, ulusal protokolün sosyal yönünü oluşturur Mesleki iletişimde Protokol kuralları; ‘saygı, ilgi ve özen göstermenin resmi adap kullanılarak yapılması’ olarak özetlenebilir… 5

Resmi davet ve ziyaretler Protokol bu anlamda nerelerde işler Makam odaları Makam otomobilleri Toplantılar Törenler Resmi davet ve ziyaretler 6

Türk yöneticisi tarzı konuk etme Görüşmenin hemen başında çay veya kahve Zamanın oldukça esnek kullanımı Karar verme süresinin uzunluğu Sertlikten ve söz kesilmesinden asla hoşlanmamak ama kendi kullanmak Randevularda bekleme, bekletme ve gecikmeler Görüşmelerde hanımlar daha etkilidir Resmi giyime ve şık olmaya önem verilir, erkeklerde kravat,ceket; hanımlarda resmi giyim önemlidir 7

-Makam sahibi, üst makamım ziyaretinde koltuğunu teklif eder Makam odalarında davranış modelleri .1. -Yöneticiye vekalet eden kişi makamda oturmamalıdır. (resmi kabul ve toplantılar hariç) -Makam sahibi, üst makamım ziyaretinde koltuğunu teklif eder -Protokol listelerinde makam sahibinden önce gelenler ve denk olanlar kapıda karşılanır. -Randevusuz, habersiz, davetsiz gelen üst/eş düzey konuk; makamdan kalkıp yaklaşılarak makam ortasında karşılanır -Ast ziyaretçi, iş sahibi, müşteri, vb. makam masasından ayrılmadan koltuğa davet edilir 8

Makam odalarında davranış modelleri .2. -Konuk üst, yaşça, kıdem olarak büyük, ünlü, önemli bir kişi ise makam sahibi, makamdan kalkarak karşısına oturur ve kişiyi ast durumundan kurtarır. -Makam sahibi, konuklarını; eğer varsa konuk ağırlama bölümünde misafir etmelidir. -Makam odasına iş, görüşme, ziyaret için gelen kişilerin ayakta tutulması doğru değildir.Makam sahibi tarafından şeklende olsa koltuklara davet edilmelidir. -Makamda oturan yönetici odaya bir üstü,eşiti yada astı harici bir bayan girdiği zaman muhakkak ayağa kalkmalıdır. 9

-Üst veya konukla görüşme esnasında içeriye ziyaretçi kabul edilmez. Makam odalarında davranış modelleri .3. -Üst veya konukla görüşme esnasında içeriye ziyaretçi kabul edilmez. -Telefon görüşmesi alınmaz,evrak imzalanmaz. Çok zaruri durumlarda nezaketen özür dilenir. -Makam sahibi makamda, özel iletişimi olan ast, arkadaş,aile yakını,müşterilere üçüncü kişilerin yanında resmi hitapta bulunmalıdır. -İkram her konuğa yapılır,eşit ve astlara, müşterilere bizzat sorulabilir, üst ve özellikli konuklara servis elemanı aracı kullanılır. 10

İl ve İlçe Protokolü 1. Vali 2. T.B.M.M. Üyeleri (Varsa; Orgeneral ve Oramiraller önce gelir) 3. Mahallin en byk. Komutanı, generaller, Amiraller, Garnizon Komutanı 4. Belediye Bşk. İlçelerde; ilçe bld. Bşk. 5. Adli Yüksek Makamlar (Örnk. Cumhuriyet Baş Savcısı) 19. Özel Banka Müdürleri 11

Türkiye Cumhuriyeti Devlet Protokolü Cumhur Başkanı T.B.M.M. Başkanı Başbakan Genel Kurmay Başkanı Ana Muhalefet Partisi Başkanı Eski Cumhur Başkanları Anayasa Mahkemesi Başkanı Yargıtay 1. Başkanı Danıştay Başkanı Bakanlar Kurulu Üyeleri Kuvvet Komutanları (Dnz. Kr. Hv. Jndrm.) 12

Sosyal Davranış Protokolü Hitap; Üst düzey yöneticilere her türlü takdim ve hitapta, sadece resmi unvanlarıyla hitap edilir. İsim kullanılmaz Sosyal ortamlarda, birebir ilişkilerde sayın…mız/miz kullanılır. Örnek … ‘Sayın Maliye Bakanı’ ‘Sayın Bakanımız’ 13

Abi,canım,abla,amca ,sadece isimle yapılan hitaplar uygun değildir. Sosyal Davranış Protokolü Hitap; Astlara resmi ortamlarda unvanlarıyla (sayın personel müdürü), yarı resmi ortamlarda bey hanım ekleyerek (Ayşe hanım/sn. Ayşe Çolak) hitap edilir Abi,canım,abla,amca ,sadece isimle yapılan hitaplar uygun değildir. 14

Sosyal Davranış Protokolü Yazılı Hitap; Önce sayın sözcüğü, sonra kişi adı, en son alta unvan yazılır …Örnek… Sayın Ahmet ERGUN Prof. Dr. Tübitak Eğtm. Dairesi Bşk. 15

Sosyal ortamlarda, birebir ilişkilerde sayın…mız/miz kullanılır. Hitap; Sayın sözcüğü sadece ad ile kullanılmaz (Sayın Ahmet, Gelebilir misiniz-yanlış-) (sayın Ahmet bey –yanlış-) Sosyal ortamlarda, birebir ilişkilerde sayın…mız/miz kullanılır. Sayın müdire -yanlış- 16

Görevden ayrılmış/emekli olmuş kişiler için hitap; Son resmi görev unvanı ile hitap etmek protokol nezaketidir. Ancak resmi ortam yada yazılarda eski ifadesi kullanılır; sn. maliye eski bakanı/bakanımız 17

‘Eski’ kelimesi kurumun yada unvanın önüne konmaz, isimin önüne konulur -sn. eski genel kurmay başkanı -yanlış- -genel kurmay eski başkanı sn...... - doğru- -sn. prof. Dr Ahmet HATİPOĞLU-yanlış- -prof. Dr. Sn. Ahmet HATİPOĞLU-doğru- 18

Resmi yazılarda ‘arz-rica’ Alt ve ast kuruluşlara, birimlere,kişilere ‘rica’ edilir Üst makamlara, üst kuruluşlara ve üst kişilere ‘arz’ edilir Aynı,eşit düzeyde olan kuruluşlara birimlere ve kişilere ‘arz’ edilir ast ve üst olan kişi kuruluş yada birimlere birlikte gönderilecek yazılarda ‘arz ve rica ederim’ birlikte kullanılır. Bağlı bulunulan üst makam adına o makamın altındaki her türlü birime gönderilen yazıda ‘rica’ edilir 19

Asıl; örnek (imza) Ahmet HAYDAR Eğitim Dairesi Bşkn. Vkl. Resmi yazılarda imza Asıl; örnek (imza) Ahmet HAYDAR Eğitim Dairesi Bşkn. Vkl. Adına ; (imza) Ahmet HAYDAR Eğitim Dairesi Başkanı a. 20

Telefonda Görüşme Protokolü Telefonun iki defadan fazla çaldırılmadan açılması Önce merhaba,sonra kim olduğumuz ve nereden aradığımızı belirtmek ve kiminle görüşmek istediğimizi söylemek Görüşülecek konuyu önceden not edip hazırlıklı aramak Konuşurken önemli noktaları not etmek’ 21

Telefonda Görüşme Protokolü Üstlere saygılar sunarak, eş değer ve astlara iyi günler dileyerek konuşmaya başlamak ve kapatmak Yöneticiler dış hatları mümkün olduğunca kendileri aramamalı nasıl tanıtıldığını bilmeli ve tekrara düşmemeli Arayan kişilere; ‘Orası neresi’ yerine ‘falan yer mi’ ‘kimsiniz’ yerine ‘kiminle görüşüyorum’ ifadeleri kullanılmalı ‘Alo’ ifadesi kesinlikle kullanılmamalı, ‘efendim’ yada üstlere ‘buyurun efendim’ şeklinde telefon açılmalı 22

Telefonda Görüşme Protokolü Resmi görüşmelerde ast üste telefon etmiş olsa bile telefonu kapatma önceliği sadece üst amire aittir Üst amir telefonla konuşurken içeri girilmez, içerideyken gelirse izin istenip dışarı çıkılır Herhangi bir üst arandığında eğer müsait olmadığı,konuğu olduğu hissedilirse kısada olsa konuşulmamalı Telefonda söylenen önemli isimler, rakamlar vb. kodlanarak tekrar edilmeli 23

Telefonda Görüşme Protokolü Yüzyüze görüşülebilecek konular özellikle amirlere telefon tercih edilerek aktarılmamalı, telefonda ‘beni görmek istemişsiniz’ vb. tabirler kullanılmaz Üst arandığında yerine başkası açtıysa ast tarafından ‘beni arayabilir mi’ mesajı bırakılamaz Telefonla aramalarda, özellikle Cep telefonu aramalarında karşıdaki kişiye önce müsait olup olmadığı sorulmalı 24