PROJE ÖN TEKLİFİ HAZIRLAMA EĞİTİMİ "DEZAVANTAJLI KİŞİLERİN SOSYAL ENTEGRASYONU ile İSTİHDAM EDİLEBİLİRLİKLERİNİN GELİŞTİRİLMESİ" HİBE PROGRAMI EuropeAid/135743/ID/ACT/TR PROJE ÖN TEKLİFİ HAZIRLAMA EĞİTİMİ Bu sunumun içeriğinden Konsorsiyum sorumlu olup, hiçbir şekilde AB’nin görüşlerini yansıtmamaktadır.

İlk Bölüm: Başvuru Sahipleri’nin proje hazırlamada izlemeleri gereken yöntem ve yaklaşımlar İkinci Bölüm: Nitelikli Proje Ön Teklifi hazırlayabilmek için kullanılması gereken belgeler ve dikkat edilmesi gereken hususlar

Proje Ön Teklifi Hazırlama Süreci 1 2 3 Başvuru Sahibi hibe rehberini inceler. Proje fikrinin hibe rehberi ile uygun olduğunun değerlendirmesini yapar. Hazırlık için proje fikrini analiz eder, mantıksal çerçeve belgesini hazırlar, faaliyet planını çıkarır ve bütçesini düzenler. Ancak bu belgeleri Ön Teklif aşamasında sunmaz. Tasarlanmış proje fikrinin, Proje Ön Teklifi’ni hazırlar. En geç rehberde belirtilen son tarih ve saatte Sözleşme Makamı’na sunar.

Proje Nedir? Belirli bir yerde, belirli bir zaman ve bütçe çerçevesinde, bir başlama ve bitiş noktasına sahip, hedeflenen belirli amaçlara ulaşılmasını sağlayan faaliyetler topluluğudur.

Proje Yönetim Döngüsü Nedir? Mantıksal Çerçeve yaklaşımı temeline dayanan, proje ve programların hazırlanması, uygulanması ve değerlendirilmesinde kullanılan bir yöntem ve sistematik bütünüdür.

Financing decision Finansman kararı

Mevcut Durum ve Sorun Analizi ANALİZ EVRESİ PLANLAMA EVRESİ Mevcut Durum ve Sorun Analizi Paydaş Analizi Hedef Analizi Strateji Analizi Mantıksal Çerçeve Matrisi Faaliyet Planı Bütçe

Adım 1: Mevcut Durum ve Sorun Analizi Her proje fikri bir sorundan doğar. Proje fikrine ilişkin sorun özelinde öncelikle mevcut durum gözden geçirilmelidir. Mevcut durum, hedeflenen gruplar, bölgesel ihtiyaçlar, önceki tecrübeler vb farklı açılardan ele alınmalıdır. Ön analiz sonrası ayrıntılı sorun analizi ve takip edilen analiz evreleri ile etraflı bir proje tasarısı hazırlayacak altyapı oluşturulur.

Adım 1: Sorun Analizi Niçin Yapılır? Ana sorunun ve buna neden olan sorunlar ile sebep olduğu sonuçların tarafların üzerinde uzlaşabileceği bir netlikte ortaya çıkarılması için yapılır. Nasıl Yapılır? Katılımcıların bakış açılarından sorunlar formüle edilir, Konuyla ilgili tüm sorunların ortaya çıkıp çıkmadığı incelenir, Ortaya çıkanların önemli sorunlar olduğu konusunda görüş birliği oluşturulur, Bir başlangıç sorunu seçilerek, sorunlar sebep-sonuç ilişkisine göre hazırlanan sorun ağacıyla gösterilir.

Sorun Ağacı ile Sorun Analizi ANA SORUN SONUÇ ALT SORUN 1 ALT SORUN 2 NEDEN KÖK SORUNLAR

Adım 2: Paydaş Analizi Paydaş Analizi Proje ile bir bağı olan kişileri, grupları, örgütsel yapıları tanımlar. Proje açısından önemli olabilecek grupların ve kişilerin çıkarlarını ve beklentilerini tanımlar. Paydaş Analizi için yapılması gerekenler Temel gruplar/kişileri tanımlanır, Sınıflandırılır (yararlanıcılar, uygulayıcılar, vs), Karakteristik özellikleri belirlenir ve analiz edilir, Proje açısından sonuçlar tanımlanır.

Paydaş Analiz Tablosu Paydaşlar Yetki/sorumluluk alan(lar)ı Projedeki rol ve beklentiler Projeye olası olumlu/olumsuz etkileri  

Adım 3: Hedef Analizi Gelecekte olması istenen durumun gerçekleştirilmesi için potansiyel çözümlerin analiz edilmesidir. Nasıl Yapılır ? Sorun ağacındaki sorunlar pozitif olarak yeniden ifade edilir, Sorun ağacıyla karşılaştırılır ve yapılması gerekenler veya başarılması gerekenler yeniden ifade edilir, Gerçekçi bir şekilde revize edilmesi gereken ve/veya ekleme/çıkarma yapılması gereken hususlar tamamlanır, Bağlantıların tutarlı olmasına dikkat edilerek Hedef Ağacı oluşturulur.

Hedef Ağacı ile Hedef Analizi ANA HEDEF AMAÇ ALT HEDEF 1 ALT HEDEF 2 ARAÇ

Adım 4: Strateji Analizi Hedef ağacındaki aynı türden hedef kümelerine stratejiler denir. Nasıl Yapılır? Hedef ağacından arzu edilmeyen hedefler elenir, Bir proje oluşturacak olası alternatif stratejiler ortaya konur, Bir veya birden fazla strateji seçilir, Belirlenen kriterlere (maliyet, aciliyet, politik durum vb.) göre optimum stratejinin hangisi olduğunu konusunda değerlendirme yapılır, Projeyi oluşturacak stratejiye karar verilir, Proje Genel Amacı ve Proje Amacı net olarak ifade edilerek, projenin kapsamı belirlenir.

Adım 4: Strateji Analizi Strateji Seçiminde Dikkate Alınacak Kriterler: Aciliyet Maliyetler Mevcut Kaynaklar, Potansiyel ve Kapasiteler Diğer Projeleri Tamamlayıcılık Farklı Paydaşların Bakış Açıları Verimlilik ve Etkinlik Eşitsizliklerin (Kadın-Erkek) Giderilmesine Katkısı Politik ve Sosyal Kabul Edilebilirlik / Yapılabilirlik Faydaların Gerçekleşme Zamanı

Strateji Ağacı ile Strateji Analizi Belirlenen Strateji Copyright 2006. DeLeeuw International. All Rights Reserved.

Adım 5: Mantıksal Çerçeve Matrisi

Hedef Seviyeleri GENEL HEDEFLER PROJENİN AMACI SONUÇLAR FAALİYETLER Projenin katkıda bulunacağı yüksek seviyedeki hedefler Hedef gruplar için sürdürülebilir yarar sağlama açısından projenin ana amacı Gerçekleştirilecek faaliyetlerin ürünleri Projenin sonuçlarını üretmek için projenin parçası olarak uygulanacak görevler FAALİYETLER SONUÇLAR PROJENİN AMACI GENEL HEDEFLER İdeal durum- uzun dönemde gerçekleşir. Projenin sonucunda ulaşılır. Özgün, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi olan ve belli bir zaman ve yere bağlı olarak tanımlanmalıdır. Projenin amacına ulaşılması için yerine getirilmesi gereken alt hedefler - ölçülebilir, gerçekleştirilebilir olarak tanımlanmalıdır. Belirli bir zamana ve bütçeye dayalı olarak kaynakların kullanılması ve proje amacına ulaşmayı sağlayacak sonuçların üretilmesidir.

Varsayımlar Riskler: Projenin başarısı için önemli olan ve dışsal faktörler olarak ifade ettiğimiz olumsuz etkilerin tümüdür. Varsayımlar: Projenin başarısını etkileyen veya belirleyen dışsal faktörlerin olumlu olarak ifade edilmesidir. Önkoşullar: Faaliyetler başlamadan önce aşılması gereken koşullardır.

Varsayımların MÇM’ne Yerleştirilmesi Objektif Olarak Doğrulanabilir Göstergeler Doğrulama Kaynakları Varsayımlar Projenin Genel Hedefi Sonuçlar Faaliyetler Araçlar / Kaynaklar (opsiyonel) Maliyet / Bütçe (opsiyonel) Ön-koşullar Projenin Amacı Müdahale Mantığı-Projenin Kapsamı Copyright 2006. DeLeeuw International. All Rights Reserved.

Başarı Göstergeleri Nedir? Ne İşe Yararlar? Proje amaçlarını operasyonel olarak ölçebilen, performans ölçüm olanağı sağlayan ve projenin her aşamada izlenmesine olanak sağlayan araçlardır. Her bir gösterge kısaca müdahaleye ilişkin Nicelik, Nitelik, Zaman ve Yer konusunda bilgi içermelidir. Ne İşe Yararlar? Genel Hedefin, Proje Amacının ve Sonuçların özelliklerini açıklığa kavuştururlar, Projeyi daha objektif bir şekilde yönetmeyi sağlarlar, Performans ölçümü, izleme ve değerlendirme için bir baz oluştururlar.

Doğrulama Kaynakları Doğrulama Kaynakları, göstergelerin kontrol edilmesi için gerekli bilgiyi sağlayacak dokümanlar, raporlar ve diğer kaynaklardır. Göstergelerin belirlenmesiyle eş zamanlı olarak doğrulama kaynakları da belirtilmelidir. Doğrulama kaynakları şu bilgileri vermelidir: Bilginin sağlanacağı format (örn: İlerleme raporları, proje hesapları, proje kayıtları, resmi istatistikler vs.), Bilgiyi kimin sağlayacağı, Bilginin hangi sıklıkta sağlanacağı (örn: Aylık, üç aylık, yıllık vs.).

Faaliyet Planı ve Bütçe 5500 1750 4250 750 400 1100 3100 Bütçet Bütçe Maaşlar Yolluklar Araç Gid. Ofice Tel/Fax Tohum Gübre 5000 5500 1250 1750 3750 4250 750 750 400 400 850 1100 2300 3100 Faaliyet PLanı Faaliyet Planı ve Bütçe Mantıksal Çerçeve

Faaliyet Planı, örnek Faaliyet adı 1.ay 2.ay 3.ay 4.ay 5.ay 6.ay 1. Girişimcilik eğitimleri 1.1 Eğitim hazırlıkları 1.1.1 Eğitim müfredatı ve dokümanların hazırlanması 1.1.2 Eğitimcilerin seçilmesi 1.1.3 Lojistik hazırlıkların yapılması 1.1.4 Katılımcıların belirlenmesi 1.2 Eğitimlerin gerçekleştirilmesi 1.3 Eğitim değerlendirmesi

Bütçe, örnek Faaliyet Bütçesi1 Tüm Yıllar Giderler Birim Birim sayısı Birim maliyet (AVR) Maliyet (AVR) 1. İnsan Kaynakları   1.1 Maaşlar (sosyal güvenlik ödemeleri ve ilgili diğer giderler de dahil olmak üzere brüt maaşlar, yerel personel)3 1.1.1 Teknik Aylık 1.1.1.1 Eğitmen günlük 60 xxxxx 1.1.2 İdari / destek personeli 1.1.2.1 Proje Koordinatörü 12 xxxx 1.1.2.2 Asistan xxxxxx 1.1.2.3 Muhasebeci (yarı zamanlı) 6 1.2 Maaşlar (sosyal güvenlik ödemeleri ve ilgili diğer giderler de dahil olmak üzere brüt maaşlar, yabancı/uluslararası personel) 1.3 Görev/seyahat gündelikler5 1.3.1 Yurt dışı (proje personeli) (Almanya) (5 kişi 5 gün) Gündelik 25 1.3.2 Yerel (proje personeli) (İstanbul 2 gün 5 kişi) 10

Başvuru Süreci - KISITLI ÇAĞRI 1 2 3 Başvuru Sahibi hibe rehberini inceler, proje fikrinin uygun olduğu değerlendirmesini yapar Hazırlık için proje fikrini analiz eder, Mantıksal Çerçeve belgesini hazırlar, faaliyet planını çıkarır ve bütçesini düzenler Proje Ön Teklifi’ni hazırlar ve en geç rehberde belirtilen son tarih ve saatte Sözleşme Makamı’na sunar 4 5 Sözleşme Makamı, Proje Ön Teklifleri’ni değerlendirir ve puanlandırır. Başarılı olan Başvuru Sahipleri Tam Başvuru Aşaması için davet edilir Başvuru Sahibi, Proje Ön Teklifi’ni ayrıntılandırarak Tam Başvuru Formu, Bütçe, Mantıksal Çerçeve ve diğer istenen belgeleri hazırlayarak, en geç rehberde belirtilen son tarih ve saatte Sözleşme Makamı’na sunar 6 7 Son aşamada Başvuru/Eş-Başvuru Sahiplerinin uygunluğu da değerlendirildikten sonra seçilen projelerle hibe sözleşmesi imzalanır Tam Başvuru değerlendirilir ve şartlı seçilen projelerden Başvuru Sahibi ve Eş-Başvuru Sahip(ler)inin uygunluğuna dair destekleyici belgeler istenir

Başvuru için Gereken Belgeler I. Aşama: Proje Ön Teklifi (Hibe Başvuru Formu /EK A/ Kısım A) Kontrol Listesi (Hibe Başvuru Formu/ EK A/ Kısım A, Bölüm 2) Başvuru Sahibinin ıslak imzalı Beyanı (Hibe Başvuru Formu /Ek A/ Kısım A, Bölüm 3) II. Aşama: Başvuru Formu (Hibe Başvuru Formu EK A/ Kısım B) Bütçe (EK B) Mantıksal Çerçeve (EK C) Diğer Belgeler: Uygun hallerde Ek P (Diğer tekliflerde yer alma durumu)

El yazısı ile sunulmuş başvurular kabul edilmeyecektir. Proje Ön Teklifi Temel Kurallar: Proje Ön Teklifi EK-A kısmında belirtilen kurallara mutlaka uyulmalı, 5 tam sayfayı geçmemeli (A4 boyutunda, Arial 10 fontu ve 2 cm kenar boşluğu), Anlatım açık ve net olmalı. Ancak her bölüm yeterli ayrıntıyı içermeli, Tüm bölümler boş bırakılmadan doldurulmalı, Kısım A Bölüm 2’de yer alan Kontrol Listesi doldurulmalı, Başvuru Sahibi’nin Beyanı doldurulup imzalanmalı (ıslak imza), El yazısı ile sunulmuş başvurular kabul edilmeyecektir.

Proje Ön Teklifi Kapak Sayfası / Tablo Bu bölümde tablo halinde ilgli bilgiler tamamlanmalıdır: Proje adı, hangi lot için başvuru yapıldığı, yer, Başvuru Sahibi’nin adı ve tabiyeti, Başvuru Sahibi’nin PADOR numarası, devam eden sözleşme numarası (varsa), yasal statüsü, Eş-Başvuru Sahibi veya Bağlı Kuruluşların bilgileri. Başvuru Sahibi’nin eksiksiz iletişim bilgileri Başvuru Sahibi ile irtibat kurulamaması durumunda Sözleşme Makamı sorumlu tutulmayacaktır.

Proje Ön Teklifi Kısım A Bölüm 1 – Proje Özeti Bu bölümün Proje Ön Teklifi’nin ana bölümleri doldurulduktan sonra, projenin özeti niteliğindeki bilgilere cevap verecek şekilde doldurulması tavsiye edilir. Tablo halinde proje adı, hangi lot için başvuru yapıldığı, yer, süre, hibe miktarı ve yüzdesi, amaçları, hedef gruplar, nihai faydalanıcılar, beklenen sonuçlar ve ana faaliyetler verilmelidir.

Proje Ön Teklifi Kısım A Bölüm 1 -Projenin Tanımı (En fazla 1 sayfa) Proje ile ilgili arka plan bilgi, Projenin hedefleri, Projenin ana paydaşları, Faaliyetler çıktılar ve sonuçlar, Proje süresi, Başarı göstergeleri.

Proje Ön Teklifi Kısım A Bölüm 1 – Projenin İlgililiği (En fazla 3 sayfa) 1.1.1 Proje Ön Teklifi’nin, teklif çağrısının amaçları ve öncelikleri ile olan ilgisi, 1.1.2 Projenin hedef bölgenin / sektörlerin ihtiyaç ve kısıtları olan ilgisi, 1.1.3 Projenin hedef grup ve faydalanıcıların ihtiyaçları ile olan ilgisi ve belirtilen ihtiyaç ve sorunlara çözüm bulmaya nasıl yardım edileceği, 1.1.4 Katma değer unsurları.

Proje Ön Teklifi ÖNEMLİ! Proje Ön Teklifi’nde, talep edilecek tahmini hibe tutarı belirtilmelidir. (Yanlış: 150.000-200.000 avro arasında/ Doğru: 200.000 avro) Proje Ön Teklifi’nde (EK- B Bütçe) sunulmayacaktır. Bütçe ve diğer ilgili belgeler, Tam Başvuru Formu sunması için davet edilecek Başvuru Sahiplerinden istenecektir. Proje Ön Teklifi aşamasında belirtilen hibe miktarı (AB katkısı) Tam Başvuru aşamasında %20’den (+/-) daha fazla değiştirilemez.

Proje Ön Teklifi ÖNEMLİ! Proje Ön Teklifi’nde belirtilen temel unsurların ve ana faaliyetlerin Tam Başvuru Formu’nda değiştirilmesi uygun değildir. Sadece Proje Ön Teklif Formu değerlendirilecektir. Bu nedenle, bu belgenin  proje ile ilgili TÜM bilgileri içermesi büyük önem taşımaktadır. İlave olarak başka ek belge gönderilmemelidir.

Proje Ön Teklifi Kontrol Listesi

Başvuru Sahibi’nin Beyanı Hibe Başvuru Formu /Ek A/ Kısım A, Bölüm 3 Mutlak suretle kurum yetkilisi tarafından ıslak imzalı (mavi kalem) olarak sunulmalıdır.

Proje Ön Teklifi’nin Sunulması Proje Ön Teklifi paketinde SADECE aşağıdaki belgeler bulunmalıdır: Proje Ön Teklifi (Hibe Başvuru Formu EK A/Kısım A) Bu kısımda yer alan tüm başlıklar doldurulmuş olmalıdır) Kontrol Listesi Başvuru Sahibi’nin ıslak imzalı Beyanı Proje Ön Teklif başvurusu A4 boyutunda 1 asıl ve 2 kopya halinde sunulmalıdır. Proje Ön Teklifi elektronik ortama (CD) kaydedilmeli ve zarfın içinde sunulmalıdır.

ÖRNEK ZARF ABC Derneği Atatürk Cad. No: 5 Ankara, 06500 Dezavantajlı Kişilerin Sosyal Entegrasyonu ile İstihdam Edilebilirliklerinin Geliştirilmesi Hibe Programı Referans No: EuropeAid/135743/ID/ACT/TR Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Avrupa Birliği Koordinasyon Dairesi Başkanlığı Yıldız Evler Mahallesi Turan Güneş Bulvarı 713.Sokak No:4, 06550, Çankaya, Ankara, Türkiye Açılış oturumundan önce açmayınız Not to be opened before the opening session

Proje Ön Teklifi’nin Sunulması Proje Ön Tekliflerinin sunulması için Son Başvuru Tarihi: 10.06.2014 (Elden teslimler için son başvuru süresi 10.06.2014 günü saat 16:00’da dolmaktadır.) ÖNEMLİ!!!!! Son başvuru tarihinden sonra sunulan Proje Ön Teklifleri doğrudan reddedilecektir.

Proje Ön Teklifi’nin Sunulması Sorular: Sorular, başvurular için son teslim tarihinden 21 gün öncesinden geç olmamak kaydıyla (en geç 20.05.2014), e-posta ya da faks yoluyla ve teklif çağırısının referans numarası açıkça belirtilerek aşağıdaki adrese gönderilebilir: E-posta adresi: isegrant@ikg.gov.tr Faks: 00 90 312 442 90 15 Belirtilen tarihten sonra Sözleşme Makamı’nın soruları cevaplama zorunluluğu bulunmamaktadır. Yanıtlar proje teklifi son teslim tarihinden en geç 11 gün öncesine kadar (en geç 30.05.2014) yayınlanacaktır.

Proje Ön Teklifinin Değerlendirilmesi 1) Proje Ön Teklifleri Değerlendirme Tablosu üzerinden değerlendirilir, 50 puan üzerinden en az 30 puan alan başvurular dikkate alınacaktır. 2) Teklif listesi en yüksek puan alan tekliflerden başlayarak sıralanacak. Mevcut hibe miktarının 2 katı kadar değerde Proje Ön Teklifi sahibi Sözleşme Makamı tarafından Tam Başvuru için davet edilecektir.

Proje Ön Teklifi Değerlendirme Tablosu   Puan 1. Projenin İlgililiği Alt puan 30 1.1 Teklif, Teklif Çağrısının hedefleri ve öncelikleri ile ne derece ilgilidir?* 5x2** 1.2 Teklif, hedef ülkenin/lerin veya bölgenin/lerin ihtiyaçları ve sorunları ile ne derece ilgilidir? (diğer AB öncelikleriyle sinerjiyi içeren ve tekrardan kaçınmayı önleyen) 5x2* 1.3 Kapsananlar (nihai faydalanıcılar ve hedef kitle) ne derece açık tanımlanmış ve stratejik olarak seçilmiştir? İhtiyaçları açıkça tanımlanmış mıdır ve teklif bunları uygun biçimde ele almakta mıdır? 5 1.4 Teklif çevresel konular, cinsiyet eşitliği ve fırsat eşitliğinin sağlanması, engellilerin ihtiyaçları, azınlıkların ve yerli halkın hakları veya yenilikçilik ve iyi uygulamalar ve bu rehberde madde 1.2’de belirtilen diğer ilave öğeler gibi belirli katma değer unsurlarını kapsıyor mu? 2. Projenin Tasarımı 20 2.Projenin tasarımı ne derece uyumlu ve tutarlıdır? Özellikle, ilgili problemlerin analizini yansıtıyor mu, dışsal etkenleri ve ilgili paydaşları dikkate alıyor mu?  2.2 Proje hedefler ve beklenen sonuçlar ile ilgili olarak uygulanabilir ve tutarlı mı? TOPLAM 50

Proje Ön Teklifinin Değerlendirilmesi ÖNEMLİ!!! Proje Ön Teklifi aşamasında “İlgililik” bölümünden alınan puan (en fazla 30 puan) Tam Başvuru Aşaması’nda puanlamaya doğrudan dahil edilecektir.

Hatırlatmalar- Tavsiyeler Başvuru Sahibi bilgisinde kişi ismi yazılmamalı – Kurum ismi yazılmalı Proje Ön Teklifi formunda mutlak suretle talep edilen hibe miktarı ve yüzdesi belirtilmeli Proje süresi mutlak suretle rehberde belirtilen süre bilgisi ile uyumlu olmalı Yazı karakteri Arial 10 punto olmalı Proje Ön Teklifi 5 tam sayfayı geçmemeli Başvuru Sahibi’nin Beyanı mutlaka ıslak imzalı olmalı Elektronik kopya sunulmalı, (1 CD yeterli)

Hatırlatmalar- Tavsiyeler Birden fazla başvuru varsa mutlaka ayrı ayrı zarflarda gönderilmeli Posta ile gönderilerde gönderilen tarihin takip edilebilmesi için damganın okunaklı olması önemli Başvurular Türkçe veya İngilizce gönderilmeli, Zarf üstünde olması gereken tüm bilgiler eksiksiz ve doğru biçimde yer almalı Yalnızca rehberde belirtilen adrese gönderilmelidir. Farklı adreslere yapılan gönderimlerde Sözleşme Makamı sorumluluk kabul etmez.

TEŞEKKÜR EDERİZ