Bilgi Kaynaklarının İş letiminde Elektronik Doküman Yönetimi ve Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinin Rolü The Role of Electronic Document Management and Electronic Records Management Systems in Operating of Information Resources Yrd. Doç. Dr. Hüseyin Odabaş Atatürk Üniversitesi Edebiyat Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü Akademik Bilişim ’09, Şubat 2009, Harran Üniversitesi Şanlıurfa

İçinde bulunduğumuz yüzyılda bir organizasyonun sahip olduğu en önemli sermaye sahibi olduğu bilgidir. Ancak doğru, zamanlı ve noksansız kullanıldığında önemli bir sermayedir. O halde, “içinde bulunduğumuz çağda organizasyonların rekabet koşullarına uyum sağlayabilmesi ve idari faaliyetler sırasında doğru-yerinde kararlar alabilmesi, ancak doğru yapılar üzerindeki güncel ve nitelikli bilgiye mümkün olan en kısa sürede erişebilmeleri ile mümkün olabilir. 1

Akademik Bilişim ’09, Şubat 2009, Harran Üniversitesi Şanlıurfa Kavramsal olarak bilgi yönetimi, her türlü bilginin toplanması, düzenlenmesi, yeni anlamlar ekleme ve yeniden yorumlama yoluyla yeni bilgiler üretilmesi, çoğaltması, paylaşması ve belli bir sistem içinde kayıt altına alınması evrelerinden oluşan bütünsel bir uygulamadır. Bilgi yönetimi uygulamaları genel olarak, bilginin kayıt altına alınması, düzenlenmesi, paylaşılması, geribildirimler aracılığı ile yeni bilgilere dönüştürülmesi ve yeni bilgilerle üretkenliğe daha fazla katkıda bulunulması adımlarından oluşur. 2

Veriden Fikre 3 Akademik Bilişim ’09, Şubat 2009, Harran Üniversitesi Şanlıurfa

Kurumsal bilgi, kurum içinde üretilen veya kuruma dışarıdan gelen, o kurumla ilgili kayıtlı ya da kayıtsız her türlü bilgiyi ifade eder. Organizasyonlarda bilgi yönetimi, her türlü kurumsal bilgiyi döngüsel bir sistem içinde bütün organizasyona yayma ve paylaşma uygulamasıdır. 4 Akademik Bilişim ’09, Şubat 2009, Harran Üniversitesi Şanlıurfa

Kurumsal bilgi yönetimi, kurumsal faaliyetler içinde çalışanların edindikleri zihinsel deneyimler ile kurumda üretilen ya da kurumla ilgili dışarıdan sağlanan, elektronik ve geleneksel kayıt ortamlarındaki her türlü bilgi kaynağının toplanmasına, düzenlenmesine, muhafaza edilmesine, kurumsal bilgi havuzu üzerinde paylaşıma açılmasına, elde edilen bu bilgilerle yeni bilgiler üretilmesine ve son olarak da kurumsal faaliyetler içinde eritilerek verimliliğe katkı sağlanmasına yönelik uygulamadır. 5 Akademik Bilişim ’09, Şubat 2009, Harran Üniversitesi Şanlıurfa

Belge yönetimi, kurumların faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan, üretim öncesi tasarımdan arşivlerde depolamaya kadar geçen bütün evreler boyunca her türlü belgenin yasal düzenlemelere uygun, verimli, ekonomik ve düzenli bir sistem üzerinde işletilmesidir. Belge yönetimi disiplinin doğuşu, 1930’lu yıllara dayanmaktadır ve özellikle II. Dünya Savaşı sonrasında kamusal alanda kurumsallaşma sürecinin etkisi ile gelişmiştir. Amerika Birleşik Devletlerinde federal hükümete bağlı kuruluşlarda belgelerin hızla arşivciler, belgelerin belli bir düzen içinde üretilmesi, kullanılması, düzenlenmesi ve korunması işlevlerini yerine getirecek ilkeleri saptamak için çeşitli çalışmalar yürütmüşler ve günümüzün belge yönetimi disiplininin temellerini o yıllarda atmışlardır (Ham, 1993:25-26). 6 Akademik Bilişim ’09, Şubat 2009, Harran Üniversitesi Şanlıurfa

8

Doküman yönetimi (document management), bir organizasyonda üretilen her türlü dokümanın üretim, kullanım, paylaşım, çoğaltım, muhafaza ve saklama işlemlerine konu olan her adımı yaşam döngüsü boyunca düzenli ve sürekli olarak yönetmektir. Elektronik doküman yönetim sistemi, özgün olarak elektronik ortamda üretilen ya da geleneksel kayıt ortamlarından sayısallaştırılarak dönüştürülen her türlü dokümanın iş süreçleri içinde tanımlanan iş akışı yapısına uygun olarak dolaşımını, saklanmasını, değerlendirilmesini ve arşivlenmesini sağlayan sistemlerdir 8 Akademik Bilişim ’09, Şubat 2009, Harran Üniversitesi Şanlıurfa

Elektronik belge yönetimi, elektronik ya da sayısal araçlar üzerinde üretilen veya geleneksel belgelerden dönüştürülen elektronik belgelerin sahip olduğu özellikleri kaybetmeksizin kaydedilmesini, uygun koşullar altında muhafaza edilmesini, araç ya da yazılım bağımlılığı olmaksızın farklı ortamlara aktarılmasını ve/veya dönüştürülmesini, saklama planlarına uygun olarak ayıklama-imha işlemine tabi tutulmasını ve uzun süre saklanması gereken arşiv belgelerinin yine aynı ortamlar içinde değerini kaybetmeksizin korunmasını sağlayan ilke ve uygulamalar bütünüdür. 9 Akademik Bilişim ’09, Şubat 2009, Harran Üniversitesi Şanlıurfa

Kamu belgeleri kamu yönetimi içinde hazırlanan yasal ve yönetsel düzenlemelere göre yönetilmek zorundadır. Bu nedenle belge yönetimi sistemi ve yazılımının bir takım yasal düzenlemeler ve standartlar ışığında geliştirilmesi zorunludur. Bunların bir kısmı şu şekilde listelenebilir: -- ISO kodlu Belge Yönetimi Standardı -- Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği -- Elektronik İmza Kanunu -- Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik -- Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Refesans Modeli -- Standart Dosya Planı Genelgesi -- Elektronik Belge Standartları Genelgesi 10 Akademik Bilişim ’09, Şubat 2009, Harran Üniversitesi Şanlıurfa

Elektronik belgelerin yasal, yönetsel ve kanıtsal olarak belge olarak kabul edilebilmesi için şu dört özelliğe sahip olması zorunludur: Özgünlük (originality) Güvenilirlik (reliability) Bütünlük (integrity) Kullanılabilirlik (usability) Elektronik belgelerin özgünlüklerini ve dolayısıyla yasal açıdan belge olma hüviyetini koruyabilmeleri için aynı zamanda sahip oldukları ‘içerik’ (content), ‘bağlam’ (context) ve ‘yapısal’ (structure) unsurların hiçbir şekilde tahrip olmaması zorunludur. 11 Akademik Bilişim ’09, Şubat 2009, Harran Üniversitesi Şanlıurfa

Genellikle elektronik doküman yönetimi sisteminde yer alan unsurlar, elektronik belge yönetimi sistemindekilerle büyük ölçüde örtüşmektedir. Bu nedenle doküman yönetimi, belge yönetimi veya veritabanı yönetimi gibi belge sistemlerini her zaman birbirinden kesin çizgilerle ayırmak mümkün değildir. Belge yönetimi sisteminde daha çok içerik ve biçimi hukuksal düzenlemelerle belirlenmiş belgelerin üretimi, kayıt altına alınması, düzenlenmesi, ayıklanması ve arşivlenmesi işlemleri yürütülür. Buna karşın çoğu doküman yönetimi sisteminde işleyen materyallerin yasal düzenlemeler ışığında oluşturulmuş olması zorunluluğu yoktur. 12 Akademik Bilişim ’09, Şubat 2009, Harran Üniversitesi Şanlıurfa

Belge yönetimi sistemleri, belge yönetimi disiplini ile ortaya konan ilkeleri içerecek ve belge yaşam döngüsünün her evresinde tanımlanan bütün işlemleri yürütecek modüllere sahip olmalıdır. Bu bakımdan belge yönetimi sistemlerinin belgeleri hem kurumsal hem de arşivsel süreç boyunca tek bir yapı üzerinde idare etme özelliği vardır. Doküman yönetimi sistemleri ise daha çok kurumsal iş akış sürecinin düzenlenmesi amacıyla oluşturulur. Doküman yönetimi sistemlerinde güncelliği sona eren dokümanların arşivlerde sınıflandırılması, ayıklanması ve düzenlenmesi işlevleri çoğu zaman öncelikli amaç olarak görülmez. Bu nedenle söz konusu sistemlerde arşivleme işlevlerine ilişkin modüller ve belge yönetimi yaklaşımı ile ortaya konan esaslar daha yüzeysel olarak ele alınır. 13 Akademik Bilişim ’09, Şubat 2009, Harran Üniversitesi Şanlıurfa

Doküman yönetimi ile belge yönetimi arasındaki en önemli farklılık ise iki disipline konu olan materyalin türü üzerinde görülmektedir. Doküman yönetiminde çoğunlukla metin içerikli elektronik dokümanların idaresini sağlama amacı varken, belge yönetiminde geleneksel ve elektronik kayıt ortamlarında oluşturulan kağıt, proje, plan, film, video, harita, cd, e-posta ve mühür gibi her türlü kayıt ortamının idaresi amaçlanmaktadır. Bu bakımdan belge yönetiminde, yasal ve kurumsal açıdan kanıt olma özelliğine sahip her türlü kayıt ortamının yönetimi söz konusudur ve bu yönüyle doküman yönetimine göre daha geniş bir uygulama alanına sahiptir. 14 Akademik Bilişim ’09, Şubat 2009, Harran Üniversitesi Şanlıurfa

Belgelerin elektronik araçlar üzerinde üretimi, gönderimi, kabulü ve/veya depolamasına ilişkin işlemler belli bir strateji, program ve standart çerçeveye bağlı kalınarak yürütülmek zorundadır. Bu konuda atılacak her adım yönetsel uygulamalara ve standart teknolojilere olduğu kadar, yasal düzenlemelere de uygun olmak zorundadır. Elektronik belgelerin özgünlüğünü muhafaza edebilmek, belgenin bütün özelliklerini sistemle bütünleştirmekle ve dolayısıyla belge üretim sistemi de dahil olmak üzere belgesel işlem sürecinde rolü olan çok sayıda disiplinin ortak girişimleri ile mümkün olabilir. Bu nedenle elektronik belge sistemlerinin tasarımı ve uygulamasında, bilgi yöneticileri, belge yöneticileri, hukukçular, bilişim uzmanları ve sistem tasarımcıları gibi pek çok aktörün işbirliği içinde olması zorunludur. 15 Akademik Bilişim ’09, Şubat 2009, Harran Üniversitesi Şanlıurfa

Özellikle kamu kuruluşları olmak üzere kamusal yaşam içinde faaliyet gösteren bütün organizasyonlar belgesel işlemlerini, belgelerin bütün yaşam sürecini ve özelliklerini kapsayan bir yönetimi sistemi çerçevesince planlamalıdır. Bir belge yönetimi sisteminin oluşturulmasında göz önünde bulundurulması gereken ilke ve uygulamalar ise genel hatları ile şu şekilde sıralanabilir: Kuruluşa belge yönetimi birimi oluşturarak belge yönetimi sorumluları tayin etme, Belge yöneticilerinin sorumluluklarını koruma altında almak ve belge yönetimi biriminin işlevselliğini sağlamak üzere yasal düzenlemeler oluşturma, 16 Akademik Bilişim ’09, Şubat 2009, Harran Üniversitesi Şanlıurfa

Belge yönetimi programı oluşturarak bütün esasları ile kuruluşun her biriminde uygulanmasını sağlama, Programa belge envanter çalışmasını yaparak başlama ve saklama planı oluşturma, Saklama planını bilgi sistemine entegre etme, Programın kurumun bütün birimlerinde standart olarak kullanılabilmesini sağlamak üzere el kitapları yayınlama, eğitimler düzenleme ve sürekli olarak denetim yapma, Programın doğal ve yapay afetlere karşı uygun çözümlere sahip olması sağlanmalı, 17 Akademik Bilişim ’09, Şubat 2009, Harran Üniversitesi Şanlıurfa

Kurumun elektronik bir bilgi sisteminin belge yönetimi programının bütün esaslarını karşılayacak biçimde dönüşümünü sağlama, Platform bağımlılığı olan yazılımlardan ve belge yapılarından kaçınma, Yazılımın ulusal üst veri standardına uyumlu olması sağlanmalı, Yazılımın ulusal standart dosya planı ile uyumlu olması sağlanmalı, Olası bir afet karşısında yazılımın kurtarma ve düzeltme çözümlerine sahip olması sağlanmalı, 18 Akademik Bilişim ’09, Şubat 2009, Harran Üniversitesi Şanlıurfa

Bilgi Kaynaklarının İş letiminde Elektronik Doküman Yönetimi ve Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinin Rolü The Role of Electronic Document Management and Electronic Records Management Systems in Operating of Information Resources Yrd. Doç. Dr. Hüseyin Odabaş Atatürk Üniversitesi Edebiyat Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü Akademik Bilişim ’09, Şubat 2009, Harran Üniversitesi Şanlıurfa