HALKA İLİŞKİLER VE FAALİYETLERİ -SUNUM YAPMA-

SUNUM YAPMA Halkla ilişkiler birimlerinde görev alacak uzmanların etkili bir sunum yapma bilgi ve becerisine sahip olmalıdır. Konuya hakim olmak ve bilgili olmak ilk şart olmasına rağmen bilgi ve deneyimin bizi dinleyen veya izleyen kitleye en etkili şekilde aktarılması da bir o kadar önem kazanmaktadır.

SUNUM YAPMA Karşıdaki kitlenin ilgisi çekilmez ve yapılan sunumun dinlemesi veya izlenmesi sağlanmaması durumda aktarılmaya çalışan bilginin iletilmesi mümkün olmaz. Bu nedenle halka ilişkilerde sunum tekniklerinin bilinmesi ve uygulanması halkla ilişkiler uzmanları için kaçınılmaz olmaktadır.

ETKİLİ SUNUMUN EVRELERİ

SUNUM HAZIRLIKLARI

1- SUNUMUN KONUSUNUN VE AMACININ BELİRLENMESİ Sunucunun ilk yapacağı iş sunu konusunu belirlemek ve irdelemektir. Amaç iyi tespit edilirse sunuda verilecek mesajlar berraklaşır, kaynak taraması kolaylaşır ve sunumun amacına ulaşması için ilk ve temel adım atılmış olur. Yapılan sunumun konusu ve amacı net bir şekilde ortaya koyulmalıdır.

1- SUNUMUN KONUSUNUN VE AMACININ BELİRLENMESİ Belirlenen amaç çerçevesi içinde amacın yerine getirilmesi önemli bir faktördür. Örneğin: Personelin basınla ilişkiler konusundaki zafiyetini gidermek için bir sunum yapılması gerekiyorsa, konu “basınla ilişkilerimiz” şeklinde belirlenebilir.

2- KAYNAK ARAŞTIRMASININ YAPILMASI Özellikle internet desteğinin kullanılması ve güncel bilgilerin yer aldığı kaynaklara başvurulması sunum açısından önemli bir etkendir.

2- KAYNAK ARAŞTIRMASININ YAPILMASI Yazar Adı, Yayın Adı, Yayınevi, Basım Yeri, Basım Tarihi İnternetten alınmışsa yararlanılan web sitesinin adresi Seminer ve konferanslardan istifade edilmişse o kaynağın konusu, tarihi, yeri, konuşmacının adı gibi bilgiler tespit edilmelidir.

3- VERİLECEK MESAJLARIN VE ANAHTAR DEYİMİNİN TESPİTİ Yapılacak ön çalışma sonunda verilecek mesajlar, anahtar deyimler belirlenmelidir. “BASINLA İLİŞKİLERİMİZ” örneğini ele alacak olursak; yetkisiz işletme personelinin basın mensupları ile röportaj yapmasının işletme yararına olmayacağı ve basını yanıltabileceği mesajı verilebilir. Kitle iletişim araçları ise anahtar deyim olarak kullanılabilir.

4- SUNU TASLAĞININ HAZIRLANMASI Konunun bütününü kavrayacak çoklukta ve yeterlilikte alt bölüm tespit edilmesi. Anlaşılmayı kolaylaştıran mantıksal bir sıralama (giriş, gelişme ve sonuç mantığı) Konunun özünden ayrılacak detaylandırmadan kaçınılması önem kazanmaktadır.

5- SUNUM DESTEĞİNİN PLANLANMASI VE HAZIRLANMASI Yapılan sunum göze ve kulağa hitap etmelidir. Bu nedenle sunum esnasında mümkün olduğu kadar görsel ve işitsel araçlarla desteklenmeli ve bilgisayar destekli olmalıdır.

5- SUNUM DESTEĞİNİN PLANLANMASI VE HAZIRLANMASI Özellikle bilgisayar desteği ile hazırlanan ve projeksiyon kullanılan sunumlarda aşırı animasyon kullanmaktan ve her şeyi renk cümbüşüne bürümekten uzak durulmalıdır. Aksi taktirde izleyicinin dikkati dağılabilir ve önemli mesajlar bu karışıklıktan dolayı yerine ulaşamayabilir. Bu nedenle sunumun görsel desteği sade, anlaşılır, yeteri kadar renkte ve basit animasyonlar içermelidir.

6- SUNUM YERİNİN HAZIRLANMASI VE KONTROLÜ Sunumun yapılacağı yer de önemlidir. Yeri seçme şansımız varsa; ortamın eksiksiz bir şekilde hazırlanması önemlidir. Dinleyici kitlesine göre sunum yapılacak yerin büyüklüğü, aydınlık ve ısı durumu, ses yayın cihazı, mikrofon, kürsü, bilgisayar, projeksiyon, slayt gibi detaylar düşünülmelidir.

SUNUMUN YAPILMASI

SUNUMUN YAPILMASI GİRİŞ Sunuya güçlü bir girişle başlanmalıdır. Yapılacak giriş izleyen ve dinleyenlerin hemen ilgisini çekmelidir. Önemli olan olumlu bir atmosfer yaratmaktır.

ANA KONUNUN SUNULMASI Ana konunun sunulması, izleyen ve dinleyenler için en uzun süredir. Bu bölümde sunumu dinleyenlerin dikkatlerini toplayabilmek için belirli teknikler kullanılarak sunumu devam ettirmek önemlidir.

ANA KONU SUNULURKEN KULLANILMASI GEREKEN TEKNİKLER Etkin konuşma teknikleri. Etkin bir konuşmacı duraksamaları sessiz olarak uygulayabilmeli ve zaman aralıklarını konuşmanın akıcılığını bozmayacak şekilde düzenlemelidir.

ANA KONU SUNULURKEN KULLANILMASI GEREKEN TEKNİKLER Sözcükleri yayarak, uzatarak ya da kopuk kopuk söylenmemeli. Konuşma; hareketli, anlaşılır, ve canlı olmalıdır. Konuşan kişinin yüz ifadesi yumuşak ve hafif tebessüm içinde olmalıdır. Ses tonu alçak veya çok yüksek olmamakla birlikte çok hızlı veya çok yavaş konuşulmamalıdır.

ANA KONU SUNULURKEN KULLANILMASI GEREKEN TEKNİKLER Ayakta konuşmak, oturarak konuşmaktan daha etkilidir. Ayakta konuşma esnasında dinleyiciler ile daha kolay göz gezdirme yoluyla temas kurulabilir. Gerektiği yerde ve zamanda mizah kullanılabilir.

ANA KONU SUNULURKEN KULLANILMASI GEREKEN TEKNİKLER Tekrarlayıcı sözcüklerden ve tabirlerden kaçınılmalıdır. Giysi ve görünüm örnek düzeyde olmalıdır.

SUNUM SONU SORU CEVAP PERİYODU Konuşmanın sonunda dinleyicilere soru sorma süresi ve hakkı tanınmalıdır. Soruların yanıtlanması esnasında; sabırlı, anlayışlı ve hoşgörülü olmak gerekir.