En İyi Uygulama Adaptasyonu BENCHMARKING (Kıyaslama) Abdullah DEMİR

KONU BAŞLIKLARI Benchmarking (Kıyaslama) Nedir ? Benchmarking’ in Amacı Nedir ? Benchmarking Ne Değildir ? Benchmarking’ in Özellikleri Nelerdir? Benchmarking Türleri Neler Benchmarking Edilir? Benchmarking Uygulama Kuralları

Benchmarking (Kıyaslama) Nedir? Örnek alınacak “referans noktası”nın belirlenmesi anlamına gelen benchmarking, ‘bir işletmenin rekabet gücünü yükseltmek için, başarılı performansa sahip başka işletmelerin, iş yapma tekniklerini incelemesi, kendi teknikleri ile kıyaslaması ve bu kıyaslamadan elde ettiği bilgileri kendi işletmesinde uygulaması’ anlamına geliyor. Benchmarking iş dünyasında rekabet avantajı sağlar. Benchmarking şirket içi aktiviteleri, prosesleri veya metodları diğer firmalarla karşılaştıran sürekli bir ölçümdür. Pazarlar.meb.gov.tr, (2014).

Kıyaslamanın Farklı Tanımları En iyi uygulamalardan biri olan kıyaslama, öğrenmeyi sağlamak için araştırma yapmaktır. Örgütsel gelişmeyi sağlamak ve kendi alanlarında, örgütlerin ürünlerini, hizmetlerini ve süreçlerini değerlendirmek için geliştirilen sistematik bir süreçtir. Kıyaslama ya da genel adıyla benchmarking, kimin en iyi olduğunu, kimin standartları geliştirdiğini ve daha da önemlisi standardın ne olduğunu belirleyen araştırma çalışmasıdır.

Benchmarking’ in Amacı Nedir? Benchmarking seçilen konuda “en iyi” olabilmek için kendi ürünlerini, hizmetlerini ve uygulamalarını, rakipleri ya da endüstrinin önde gelen diğer şirketleri ile beraber değerlendirerek gelişme sürecidir. Kıyaslama uygulaması iki şirketin işlem ve yöntemlerine ilişkin bilgileri paylaşma konusunda önceden anlaşmış olmalarını içerir. Her iki şirkette bilgi değişiminden bazı kazançlar bekler. Pazarlar.meb.gov.tr, (2014).

Kıyaslamanın amaçları şöyle sıralanabilir: Kuruluşun amaç ve hedeflerini saptamakta yardımcı olmak, Hedef ve amaçlara ulaşmak için en iyi uygulamaları saptamak, Hedefleri, amaçları ve uygulamaları geçerli kılmak, Şirket kültürünü değiştirmek veya güçlendirmek, Şirketin stratejik olarak yönetilmesini sağlamak, Şirket içindeki daha iyi uygulamaları açığa çıkartmak, Maliyetleri düşürmek, motivasyon, performans arttırımı

Benchmarking Ne Değildir? Ayakta kalmaya çalışan organizasyonların karşılaştıkları tüm sorunlara çözüm, Çalışan sayısını azaltmak ya da çevrim süresini düşürmek için bir araç, Hiçbir yaratıcılığı gerektirmeyen bir süreç el kitabı, İşleri başkalarına yaptırmanın bir yöntemi, Firmanın aldığı ve başkalarının verdiği tek yönlü bilgi akışı, Hiçbir maliyeti olmayan ya da hiçbir gayret gerektirmeyen bir gelişme aracı, Uzun süre etkisini koruyacak bir seferlik, bir program Başlanıp bitirilecek bir proje, Bir tür sanayi casusluğu DEĞİLDİR!!!

Benchmarking’ in Özellikleri Nelerdir? İyi bir kıyaslama çalışması yapısında şu özelliklere sahip olmalıdır; Aktif ve sürekli değişim ve gelişim odaklı olmalıdır, Atılımcı ve olumlu bir yaklaşımla yürütülmelidir, Değişim için en geçerli kanıt olmalıdır, Yeni fikir ve görüşlere açık olmalıdır, Uygulamalara yönelik olmalıdır, (Alcan, 2009) Alcan, P. (2009). Benchmarking Türleri.

Yalnızca en iyi uygulamalara dönük olmalıdır, Başkalarından önce, kendi üstünlüklerini bilmeyi gerektirmelidir, Liderlik pozisyonuna odaklanabilmelidir, Taraflar arasında karşılıklı kazanca dayanmalıdır, Temel ilkeleri ölçülebilir nitelikte olmalıdır, İlk hedefi ilerlemektir, kararlı ve disiplinli olmayı gerektirmelidir, Üst yönetimin desteğine dayanmalıdır.

Benchmarking Türleri Benchmarking iki sınıfa ayrılır: ** Rekabete Dayalı Kıyaslama ** Proses (süreç) Kıyaslama Rekabete dayalı benchmarking, rakip bir şirketin karşılaştırılması için yapılan ölçümdür. Proses benchmarking ise belli tecrübelerle onaylanmış ve başarısı kanıtlanmış bir işlemi başka bir organizasyona adapte etmektir. (Alcan, 2009) Proses: Girdileri alıp bir çıktıya dönüştüren her bir aktivite ve operasyon proses (süreç) olarak isimlendirilebilir. http://www.enm.yildiz.edu.tr/~palcan/word%20dokuman/BENCHMARKING.ppt

Proses Benchmarking Çalışmalarının Çeşitleri İçsel kıyaslama: Bu kıyaslama türünde organizasyonun kendi içinde işlemler ve süreçler arasında kıyaslamalar yapılarak en iyi uygulamalar tespit edilmeye çalışılır. Rekabetçi kıyaslama: Bu yöntemde rakip şirketlerle kıyaslamalar yapılarak, en iyi uygulamalar tespit edilir ve organizasyona uyarlanmaya çalışılır. Fonksiyonel kıyaslama: Bu yöntem, rekabetçi kıyaslamada olduğu gibi, organizasyon dışı bir kıyaslama tekniğidir. Fonksiyonel kıyaslamada pazarda şirkete rakip olmayan, bir başka konuda faaliyet gösteren, süreçleri iyi düzenlenmiş şirketlerin işlemleri, fonksiyonları ve süreçleri analiz edilir, tespit edilen en iyi uygulamalar organizasyona uyarlanmaya çalışılır. Genel kıyaslama: Bu yöntemde dünya çapında başarılı olmuş şirketlerin ve organizasyonların yapı, sistem ve süreçleri hakkında genel bir takım bilgiler edinilmeye çalışılır ve bunların organizasyona uyarlanması için çaba harcanır. (Pazarlar.meb.gov.tr, 2014) (Pazarlar.meb.gov.tr, 2014) http://pazarlar.meb.gov.tr/meb_iys_dosyalar/2012_12/03091551_benchmarkingnedir.doc

Odaklanılan Noktaya Göre Benchmarking Türleri Süreç odaklı kıyaslama: Bu uygulama, birbirinden ayrı iş süreçleri yada işlemler üzerine odaklanmayı ifade etmektedir. Bu tip kıyaslamada benzer işleri en etkin yapan şirketler aranır ve onların çalışmalarından yararlanılır. Performans odaklı kıyaslama: En eski ve en sık rastlanan kıyaslama çalışmasıdır. Ürünlerin yada hizmetlerin doğrudan karşılaştırılması, performans odaklı kıyaslamanın temelini oluşturur. Stratejik kıyaslama: Genel olarak stratejik kıyaslama, şirketlerin nasıl rekabet ettiklerini inceler.

Neler Benchmarking Edilir? 1. Yönetim İşlemleri: İnsan, ekipman ve metodların bir ürünün çıkartılması için ortaklaşa çalışmasıdır. Bu yüzden tüm iş birimleri birbirine bağlı prosesler içerirler ve bir hiyerarşik düzen içinde bulunurlar. 2. Kritik Başarı Faktörleri: Kritik başarı faktörleri müşteri tatminine direkt etkisi olan ve böylece işin başarısını etkileyen durumlar veya değişkenlerdir. 3. İş Aktiviteleri: Bir prosesin gerçekleştirilmesi için gereken metodlardır.

Benchmarking Uygulama Kuralları Hukuka uygun bir şekilde çalışmak Almış olunan bilgi kadar diğer şirkete bilgi vermek Gizliliğe saygılı olmak Bilgiyi şirket içinde tutmak Benchmarking ilişkilerini kullanmak. İzinsiz alıntı yapmamak Baştan hazırlıklı olmak, beklentileri anlamak. Hedef doğrultusunda hareket etmek Beklentilere uygun olarak hareket etmek. Dürüst olmak (Kaya ve Düşükcan, 2009) (Kaya ve Düşükcan, 2009)

Benchmarking uygulama sürecini şu aşamalarla da gösterebiliriz: Benchmarking konusunun belirlenmesi Benchmarking ekibinin oluşturulması Benchmarking ortağının belirlenmesi Verilerin toplanması ve analiz edilmesi Hedeflerin belirlenmesi ve uygulama planının hazırlanması Uygulama ve değerlendirme (Kaya ve Düşükcan, 2009)

Benchmarking Merdiveni

Benchmarking’in Uygulanıp Uygulanmadığı Durumların Bazı Kriterlere Göre Karşılaştırılması

SONUÇ: Kıyaslama, başkaları bir şeyleri daha iyi yapıyorsa, tekerleği her seferinde yeniden bulmaya çalışmak yerine onlardan öğrenelim; karşılığında onlardan daha iyi yaptığımız şeyleri onlara öğretelim ve böylece boşa zaman ve kaynak harcamak yerine, asıl geliştirme işine ve yaratıcılığına zaman ayıralım anlayışıdır. Yani kıyaslama , tüm katılımcıların kazançlı çıktığı bir ortamda deneyim ve bilgilerin paylaşımı ve transferi sayesinde daha iyiyi daha çabuk yapabilmektir

ÖNERİ: Kıyaslama çalışması sadece sınıfında en iyiyi takip etme ve kopyalama işlemi olmayıp aynı zamanda en iyinin süreçlerini incelemeyi, onun en iyi süreçlerini belirlemeyi, kendi süreçlerinde de en iyi süreçler yönünde iyileştirmeye gitmelerini ve bu firmalardan öğrenmeyi içerdiği için kıyaslama yapan firmaların yenilikleri adapte edecek, uygulayabilecek ve yeniliği teşvik edecek bir örgütsel kültür ve iklim yaratmaya gayret etmeleri gerekir. Yeniliğe açık bir örgütsel ortam aynı zamanda çalışanların yeniliklere olan direnişlerini de azaltacaktır.

KAYNAKÇA Kaya, E. ve Düşükcan, M. (2009). En İyi Uygulamanın Transferi İle Örgütsel Kültür Arasındaki İlişki. SÜ İİBF Sosyal ve Ekonomik Araştırmalar Dergisi. Akat, Budak ve Budak, (2002) İşletme Yönetimi. Barış Yayınları, İzmir. Pekdemir, I. (2000). Benchmarking Kıyaslayarak Öğrenme. ARC Eğitim Yayınları, İstanbul. Alcan, P. (2009). Benchmarking Türleri.http://www.enm.yildiz.edu.tr/~palcan/word%20dokuman/BENCHMARKING.pp t Pazarlar.meb.gov.tr, (2014). Kıyaslama Nedir. http://pazarlar.meb.gov.tr/meb_iys_dosyalar/2012_12/03091551_benchmarkingnedir.doc http://www.enm.yildiz.edu.tr/~palcan/word%20dokuman/BENCHMARKING.ppt

Sorular: Benchmarking (Kıyaslama) Nedir ? Benchmarking Türleri? Benchmarking’ in Amacı Nedir ?