Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Takımın Adı: KARDELEN Takım Lideri: Yılmaz KILIÇ Takım Raportörü: Kadir GÜNBEYİ Takım Üyeleri: Zafer SÜSENBEY Murat TURAN Hakan GÖZÜBÜYÜK Melik YÜZLÜKOĞLU Emine ŞAHİN Elif Eda KARAHASANOĞLU Yakup YILDIRIM Ali CAN Vasim YALIÇLI Mehmet AYDOĞDU Recep ÖZ Nuri ARGIN Haydar AYIN

Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TANITIM 3 SUNUŞ 4 PROBLEM HAVUZU 6 PUANLAMA TABLOSU 8 İLK ÜÇ SIRALAMA11 ALT NEDENLER13 ALT NEDENLERİN SINIFLANDIRILMASI16 ÇÖZÜM ÖNERİLERİ TABLOSU19 SONUÇ23

Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Sürekli kurumsal gelişim projesi kapsamında Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü ve bağlı müdürlüklerde, görev yapan personelimizin, kamusal hizmet sunumunda kalite politikamız ve kalite yönetim sistemi standartlarını gözeterek, daha başarılı, mutlu ve üretken olmalarını sağlamak ve bunu da müşteri memnuniyetine yansıtmak amacı ile, bu süreçte Bölge Müdürlüğümüz ve bağlı müdürlüklerimizin mevcut problemlerini saptamak ve bu problemlere çözümler üretmek amacı ile, Kardelen İyileştirme Takımı 31/01/2012 Tarihinde yaptığı toplantıda, Takım lideri ve Raportörünü seçtikten sonra Beyin Fırtınası Yöntemini kullanmak sureti ile müdürlüklerimizin Problemlerinden oluşan bir problem havuzu oluşturup bu problemleri puanlandırmaya tabi tutmuştur.

Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ PROBLEM HAVUZU Mevzuatta uygulama birliğinin olmaması Görev dağılımının personel niteliklerine göre yapılmaması Personel performans değerlendirme sisteminin olmaması TAKBİS veri girişlerinin sağlıklı olmaması Yazışmaların zamanında yapılmaması İş yoğunluğunun fazlalığı Kurum personelinin yeterince korunmaması Kuruma ait sosyal tesislerin yetersizliği

Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ SIRAN0SIRAN0 PROBLEMLER YILMAZYILMAZ KADİRKADİR ZAFERZAFER MURATMURAT HAKANHAKAN MELİKMELİK EMİNEEMİNE ELİFELİF YAKUPYAKUP ALİALİ VASİMVASİM MEHMETMEHMET RECEPRECEP NURİNURİ HAYDARHAYDAR TOPLAMTOPLAM 1 Mevzuatta uygulama birliğinin olmaması Görev dağılımının personel niteliklerine göre yapılmaması Personel performans değerlendirme sisteminin olmaması TAKBİS veri girişlerinin sağlıklı olmaması

Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ SIRA N0SIRA N0 PROBLEMLER YILMAZYILMAZ KADİRKADİR ZAFERZAFER MURATMURAT HAKANHAKAN MELİKMELİK EMİNEEMİNE ELİFELİF YAKUPYAKUP ALİALİ VASİMVASİM MEHMETMEHMET RECEPRECEP N U R İ HAYDARHAYDAR T O P L A M 5Yazışmaların zamanında yapılmaması İş yoğunluğunun fazlalığı Kurum personelinin yeterince korunmaması Kuruma ait sosyal tesislerin yetersizliği

Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Takım üyelerince yapılan puanlama sonucunda önemli görülen 1, 3 ve 6 sıra numaralı problemler şeklinde sıralanmıştır. SIRA NO EN ÇOK PUAN ALAN İLK ÜÇ PROBLEMTOPLAM PUAN 1 Mevzuata ilişkin uygulama birlikteliğin olmaması Personel performans değerlendirme sisteminin olmaması İş yoğunluğunun fazlalığı116

Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Yapılan toplantıda “ Mevzuata ilişkin uygulama birlikteliğin olmaması ’’ temel problem olarak belirlenmiş ve bu problemin nedenleri beyin fırtınası tekniği ile tespit edilmeye çalışılmış ve temel nedenleri aşağıda sıralanmıştır.

Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 1.1. Mevzuatın personelce yeterince bilinmemesi a: Mevzuatın personelce okunmaması b: Personelin iş yoğunluğunu mazeret göstermesi 1.2. Mevzuatın tebliği yapılırken personellerle istişare edilmemesi a: İdareci tarafından personelin mevzuatı okuduğu düşünülerek hareket etmesi b: İdarecinin kendi iş yoğunluğunu mazeret göstermesi c: İdarecilerle personel arasında iletişim kopukluğu 1.3. Personelin kendini yeterince geliştirmemesi a: Personelin iş yoğunluğu nedeni ile okuma eğiliminden uzak olması b: İletişim olanaklarından yeterince faydalanamaması c: İnternet erişim olanaklarının olmaması

Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 1.4: Mevzuatın uygulamasında keyfi davranışlar 1.5. Aday memurların eğitiminden sonra Bölge Müdürlüklerince personelin mevzuat alanında yeterli çalışma yapmaması a: Bölge Müdürlükleri bünyesinde bir eğitim biriminin olmaması b: Bölge Müdürlüklerinde personele mevzuat eğitimi verecek uzman elemanların bulunmaması 1.6: Mevzuat uygulamalarının personel tarafından rutin ve basit olarak algılanması 1.7. İş ve görev dağılımının, çalışanların eğitim ve becerilerine göre yapılmaması a: Müdürlüklerde yeterince personel bulunmaması b: İdarecilerin keyfi uygulamaları 1.8: Çalışanların yetki ve görev alanına girmeyen konuları üstlenmesi ve yorumlaması

Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Kardelen iyileştirme takımı, “ Mevzuata ilişkin uygulama birlikteliğin olmaması ” temel probleminin alt nedenlerini, liste yöntemini kullanmak suretiyle, aşağıda belirtilen üç başlık altında sınıflandırmıştır. Personel Kaynaklı Nedenler Yapısal Nedenler Yönetimsel Nedenler

Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Personel Kaynaklı Nedenler 1.1. Mevzuatın personelce yeterince bilinmemesi a: Mevzuatın personelce okunmaması b: Personelin iş yoğunluğunu mazeret göstermesi 1.3. Personelin kendini yeterince geliştirmemesi a: Personelin iş yoğunluğu nedeni ile okuma eğiliminden uzak olması b: İletişim olanaklarından yeterince faydalanamaması c: İnternet erişim olanaklarının olmaması 1.6: Mevzuat uygulamalarının personel tarafından rutin ve basit olarak algılanması 1.8: Çalışanların yetki ve görev alanına girmeyen konuları üstlenmesi ve yorumlaması

Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Yapısal Nedenler 1.5. Aday memurların eğitiminden sonra Bölge Müdürlüklerince personelin mevzuat alanında yeterli çalışma yapmaması a: Bölge Müdürlükleri bünyesinde bir eğitim biriminin olmaması b: Bölge Müdürlüklerinde personele mevzuat eğitimi verecek uzman elemanların bulunmaması

Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Yönetimsel Nedenler 1.2. Mevzuatın tebliği yapılırken personellerle istişare edilmemesi a: İdareci tarafından personelin mevzuatı okuduğu düşünülerek hareket etmesi b: İdarecinin kendi iş yoğunluğunu mazeret göstermesi c: İdarecilerle personel arasında iletişim kopukluğu 1.4: Mevzuatın uygulamasında keyfi davranışlar 1.7. İş ve görev dağılımının, çalışanların eğitim ve becerilerine göre yapılmaması a: Müdürlüklerde yeterince personel bulunmaması b: İdarecilerin keyfi uygulamaları

Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ SINIFLANDIRILMIŞ ALT NEDENLER VE ÇÖZÜM ÖNERİLERİ PERSONEL KAYNAKLI NEDENLERÇÖZÜM ÖNERİLERİ 1.1. Mevzuatın personelce yeterince bilinmemesi a: Mevzuatın personelce okunmaması b: Personelin iş yoğunluğunu mazeret göstermesi Bölge Müdürlükleri güncel mevzuat konuları hakkında, personeli bilgilendirecek belli periyotlarla hizmet içi eğitimler yapmalı Bu eğitimlerde personelin mevzuatı okuması sağlanmalı Personele gruplar halinde ve belirli aralıklarla mevzuat eğitimi verilmesi Personelin kendini yeterince geliştirmemesi a: Personelin iş yoğunluğu nedeni ile okuma eğiliminden uzak olması b: İletişim olanaklarından yeterince faydalanamaması c: İnternet erişim olanaklarının olmaması Personele verilen görevlerin yürürlükteki mevzuata uygunluğunun birim amirleri tarafından sağlanması, sonuçlarının periyodik ölçme ve değerlendirme usulleri ile takibinin sağlanmalıdır Yapılan eğitimlerde personele mevzuat bilgilerini sürekli okuma alışkanlığı ile güncel tutabileceği bilinci verilmeli. Personele güncel mevzuata ulaşma kolaylığının sağlanması TAKBİS de internet erişimi genişletilip personelin ihtiyacı olan bilgilere ulaşması sağlanmalıdır.

Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ PERSONEL KAYNAKLI NEDENLERÇÖZÜM ÖNERİLERİ 1.6: Mevzuat uygulamalarının personel tarafından rutin ve basit olarak algılanması Çalışanlarca yapılan uygulamaların sonucunda oluşacak hataların nelere sebebiyet vereceği, memuriyetini nasıl etkileyeceği anlatılmalı ve hizmet içi eğitimlerle önemi anlatılmalıdır. 1.8: Çalışanların yetki ve görev alanına girmeyen konuları üstlenmesi ve yorumlaması Çalışanlarca yapılan uygulamaların sonucunda oluşacak hataların nelere sebebiyet vereceği, memuriyetini nasıl etkileyeceği anlatılmalı ve hizmet içi eğitimlerle önemi anlatılmalıdır.

Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ YAPISAL NEDENLERÇÖZÜM ÖNERİLERİ 1.5. Aday memurların eğitiminden sonra Bölge Müdürlüklerince personellere mevzuat alanında yeterli ilave eğitim yapmaması a: Bölge Müdürlükleri bünyesinde bir eğitim biriminin olmaması b: Bölge Müdürlüklerinde personele mevzuat eğitimi verecek elemanların bulunmaması Bölge Müdürlükleri bünyesinde eğitim birimi oluşturularak ya kendi içerisinde yada satın alma yöntemi ile donanımlı eğitim elemanları tarafından periyodik olarak personele yönelik dersler verilmelidir.

Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ YÖNETİMSEL NEDENLERÇÖZÜM ÖNERİLERİ 1.2. Mevzuatın tebliği yapılırken personellerle istişare edilmemesi a: İdareci kişilerce personelin mevzuatı okuduğunu düşünerek hareket etmesi b: İdarecilerin kendi iş yoğunluğunu mazeret göstermesi c: İdarecilerle personel arasında iletişim kopukluğu Genelgeler tebliğ edilirken personelin gün içerisinde uygun bir zaman ayarlanarak karşılıklı istişare şeklinde irdelenmesi yapılmalıdır Genelge hükümlerinin somut işlem taleplerine uygulanabilmesi için genelge içeriklerinde örnek uygulamalara yer verilmesi veya örnek uygulamalara ilişkin açıklayıcı tebliğlerin genelgelerle birlikte yayınlanması 1.4:Mevzuatın uygulamasında keyfi davranışlar İşlem taleplerinin çalışanların yorumlayıcı hükümlerine göre değil talebe ilişkin pozitif hukuk hükümlerine göre karşılanmasının sağlanması.

Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ YÖNETİMSEL NEDENLERÇÖZÜM ÖNERİLERİ 1.7. İş ve görev dağılımının, çalışanların eğitim ve becerilerine göre yapılmaması a: Müdürlüklerde yeterince personel bulunmaması b: İdarecilerin keyfi uygulamaları Birim amirlerince personeller arasında iş ve görev dağılımı yapılırken, personelin eğitimi algılama kabiliyeti, becerisi, v.b. niteliklerinin göz önünde bulundurulması ve bunun için özlük dosyalarının yukarıdaki nitelikleri belirlemeye yeterli içerikte düzenlenmesi.

Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI OLARAK, TAPU VE KADASTRO VIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ ADINA, SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ YOLUNDA, KALİTE POLİTİKAMIZIN GEREĞİ OLARAK, ÇALIŞANLARIMIZLA, KALİTEYE DAHA FAZLA KATKI DA BULUNMAK VİZYONUMUZ İLE, KALİTELİ HİZMET KALİTELİ YAŞAM

Tapu ve Kadastro VIII. Bölge Müdürlüğü KARDELEN İYİLEŞTİRME TAKIMI TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ