EŞ GÜDÜMLEME- KOORDİNASYON İLETİŞİM DEĞERLENDİRME TEKİN BAYER YÖNETİM SÜREÇLERİ EŞ GÜDÜMLEME- KOORDİNASYON İLETİŞİM DEĞERLENDİRME TEKİN BAYER

YÖNETİM SÜREÇLERİ İnsanlar, tarihin ilk dönemlerinden beri çeşitli idari sistemler ve örgütler kurmuşlar ve bunları yönetmişlerdir. Toplumun en küçük birimi olan aile, yönetim bilgi ve tecrübelerinin kazanıldığı kurumların başında gelir. Yönetimle ilgili bilgi ve beceriler ilkin ailede edinilir ve sonra sosyalleşme süreci içerisinde okul, işyeri, dernek, vakıf ve siyasi parti gibi toplumun çeşitli kurumlarında geliştirilir. Henry Fayol (1916) yönetim süreçlerini bilimsel biçimde sınıflandıran ilk yönetim bilimcidir. Fayol, yönetim süreçlerini; Planlama (planning), Örgütleme (organization), Emretme (command), Eşgüdümleme (coordinating) ve Denetim (control) olarak gruplandırmıştır

Eş güdümleme Eş güdümleme; iş bölümü yoluyla çeşitli parçalara ayrılmış bulunan örgütsel faaliyetlerin, değişik birimlerde değişik iş görenler tarafından harcanan çabaların, amaçları doğrultusunda bütünleştirilmesidir. Ne zaman iş bölümü zorunlu ise o zaman eş güdümleme de zorunludur. İş bölümü yapılmamış bir örgüt düşünülemeyeceğinden, eş güdümleme önemli bir yönetim sürecidir. Hatta çoğu kez, yöneticiler “koordinatör” olarak adlandırılırlar.

Eş güdümleme Eş güdümleme; örgütü oluşturan tüm bölüm ve birimlerin, örgüt amacını en az para, zaman ve enerji kaybıyla gerçekleştirmesinin anahtarıdır. Eş güdümleme süreci, örgütte bulunan çeşitli birimler arasında ilişki ve iş birliğinin sağlanması olarak tanımlanabilir. Ancak eş güdümleme tamamen bir işbirliği süreci değildir. Eş güdümleme, örgütleme sürecinde yapılan işbölümü sonucu ortaya çıkan işlerin birleştirilmesi sürecidir. Eş güdümleme süreci, “işbölümü ile birbirinden ayrılan insan gücü kaynağını dikeyine ve yatayına tümleştirerek, örgütün amaçlarını gerçekleştirmeye güdüleme sürecidir (Başaran, 2000, 242). En iyi eşgüdüm, çalışanların örgütün amaçlarını başarmalarına katkılarını gördüklerinde sağlanır(Aydın, 2007, 162).

Eşgüdüm(Koordinasyon) İlkeleri Eşgüdümle aynı anlamda kullandığımız koordinasyon ilkeleri şunlardır(Dalay, 2001:336): 1) Koordinasyon sorumlu kişiler arasında doğrudan görüşmelerle sağlanmalıdır. 2-) Planlar yapılırken ve politikalar tespit edilirken öncelikle başlangıçta koordinasyon sağlanmalıdır. 3-) Bir konuda ve ya bir sorunla ilgili bütün unsurların karşılıklı olarak birbirleri üzerindeki etkileri dikkate alınarak koordinasyona gidilmelidir. 4- Koordinasyon sürekli bir işlem olarak düşünülmelidir .Eş güdümlemenin olabilmesi için, iş görenler arasında doğrudan bir iletişimin olması, iş görenlerin ortak amaçları etrafında toplanması, iş görenlerin anlayış çerçevesi içerisinde bilgi ve becerilerini kullanması, iş görenlerin karşılıklı etkileşim içerisinde bulunması ve iş görenlerin eşgüdümü sürekli bir işlem olarak düşünmesi gereklidir.

Eşgüdümü Sağlama Yolları Bursalıoğlu’na göre (1979) eşgüdümü sağlama yollarından bazıları şunlardır(Yiğit, 2000:49): 1. Emir Yoluyla Eşgüdüm: Klasik ve tek adam yönetiminde kendini göstermektedir. Böyle durumlarda katılma ve yenilik az olduğundan, etkili bir eşgüdüm sağlamak olası değildir. Otoriter bir davranış gösteren yöneticilerin izledikleri bir yoldur. Bu tür eşgüdümde, örgüt verimliliğini attırmak olanaklı olmadığı gibi, iş görende iş doyumunu sağlamakta olası değildir. 2.Grup Yoluyla Eşgüdüm: İş göreni biçimsel olmayan örgüte bağlayan, bağlam yoluyla örgüt amacına yönlendirmeyi sağlamaktır. Diğer bir anlatımla, iş görenin beklentilerini dikkate alarak örgüt amacına yönlendirmelidir. Örneğin iş görenin kararına katılmasına olanak sağlama, sağlıklı insan ilişkilerini geliştirmek suretiyle eşgüdüm sağlanabilir. 3.Bağımlılığın Tanınması Yoluyla Eşgüdüm: Teknik boyuttaki eşgüdümün sağlanabilmesi için önemli ve geçerlidir. Özellikle teknik ve uzmanlık düzeyinde bilgi ve beceriye sahip olanlar, diğer iş görenlerin eşgüdümünü sağlamada etkin konumda bulunmaktadır. Çünkü yapılacak çalışma konusunda uzmanlık düzeyinde bilgisi olmayan iş gören, bu konuda bilgi sahibi olana devamlı bağımlı hale gelir, onlardan elde edeceği bilgi ve beceriye göre bir çalışma gösterir. Bağımlılığın tanınması yoluyla eşgüdümde; bilgi ve beceriye sahip olanların, diğer iş görenleri kendi bilgi ve becerileri altında eş güdümlemesini sağlar. Devamlı bir bağımlılık söz konusu olur.

Eşgüdümleme Yöntemleri 1.Güdüleme 2.Özendirme 3.Gözdağı 4.Ödül ve ceza 5.Borçlandırma 6.Yarışma 7.İşe Sarma 8.İşi Çekici Kılma

Eş güdümlemenin Yararları 1.Örgütün ve örgütsel işlevlerin sürekliliğini sağlar. 2.Üyeler arasında yardımlaşma ve işbirliği sağlar. 3.Kaynakların etkili kullanılmasını sağlar. 4.Kararların uygulamaya yansıtılmasını sağlar. 5.Üyelerin birbirinden ve yaptıklarından haberdar olmalarını sağlar. 6.Örgütte yaşanan karışıklıklar ve tekrarlar önlenebilir. 7.Örgüt ile ilgili planla daha iyi uygulanabilir.

Eş güdümleme Çeşitleri 1.Dikey Eş güdümleme: Alttan üste, üstten alta doğru işleyen bir süreçtir. 2.Yatay Eş güdümleme: Birimler, bölümler arası eş güdümleme. 3.Çapraz Eş güdümleme: Proje tipi ve matrix örgüt yapılarında eş güdümlemedir.

Okul Yönetiminde Eş güdümleme Okullarda eş güdümlemeyi okul müdürü yapar. Okul müdürünün en önemli görevlerinden biri, okul içindeki bireylerin ve grupların eş güdümlenmesini sağlamaktır. Eş güdümleme, okulda bulunan tüm güçleri birbirine uyumlu biçimde eğitim amaçlarını gerçekleştirmeye yöneltmedir. Bir eğitim örgütü olarak okulda eş güdümleme sürecinin işleyebilmesi için gerekli olan koşullar şunlardır (Bursalıoğlu, 2000): 1. Görevsel bir yönetim yapısı. 2. Görevleri ve ilişkileri açıkça belirten bir örgüt şeması. 3. Yazılı politika ve tüzükler. 4. Etkili bir iletişim sistemi. 5. Eş güdümleme birimi ve uzman personel. 6.Yazılı plan ve programlar. 7.Yetkinin kendi kavram ve ilkeleri içinde kullanılması. 8.Düzenli raporlar ve kayıtlar. 9.Problemlerin gerektirdiği uzmanlık komiteleri. 10. Moral eğitimi.

Sonuç olarak; yönetim, başkalarının çabalarını eş güdümleyerek belirli amaçlara yönlendirme işidir Yönetim bir ekip çalışmasıdır. Yönetici belirli bir ekiple belirli amaçları gerçekleştirmek zorundadır. Yöneticinin ekip çalışmasında bulunması kaçınılmazdır. Ekip çalışmasının temelinde ise eş güdümleme (koordinasyon) vardır.

İLETİŞİM Örgüt, genellikle, bir iletişim ağı olarak tanımlanmaktadır. Gerçekten de iletişim sürecinin olmadığı herhangi bir örgüt düşünmek mümkün değildir. Karar verme, planlama, örgütleme, emir verme, eş güdümleme, güdüleme, denetleme vb. tüm yönetim süreçlerinin temelinde iletişim süreci yatmaktadır.

İletişim süreci, insan davranışını değiştirmek, kişiler ve gruplar arası ilişkileri geliştirmek, örgütte bir haberleşme ağı kurmak ve koordinasyon sağlamak amacıyla kullanılmaktadır (Taymaz, 2000). İletişim anlama, duyma ve duyurma, düşünme ve düşündürme, bilgi alma ve bilgi vermedir (Alberts, 1966). Başka bir ifade ile “iletişim, bir göndericiden alıcıya ya da alıcılara bilgi aktarmadır” (Üçok, 1993).

Sibernetikte (canlı ve cansız tüm karmaşık sistemlerin denetlenmesi ve yönetilmesini inceleyen bilim dalıdır) bir bilgi kaynağından tek yönlü bir iletime “enformasyon”, karşılıklı bilgi alışverişine ise “komünikasyon ya da iletişim” adı verilmektedir(Dökmen, 1997:19). Bu karşılıklı bilgi akışı iletişim sürecinde dikkate alındığında iki sistem arasındaki her bilgi akışı iletişim olarak adlandırılamaz. Örneğin bir okul müdürünün öğretmenine verdiği görevlerin yerine getirilip getirilmediğini ve sonuçlarına bakmıyorsa, burada bir iletişim değil bir enformasyon vardır. Bu tek yönlü bilgi akışına iletim de denebilir.

İletişimin Öğeleri 1) Amaç: İletişime yön verir ve iletişimin etkisi, amacın gerçekleşme oranı ile ölçülür. 2)Verici(Gönderici): Anlamı iletir. Bu bakımdan vericinin yasal ve güvenilir olması gerekir. Bunların yokluğu, iletme işlemini zorlaştırır. 3) Kapsam: Olaylar, fikirler, semboller, değerler ve benzerlerini simgeler. Bunlara ilişkin enformasyon ortama göre bütünleştirilmelidir. 4) Kanallar: Formal kanalları hiyerarşi oluşturur. İnformal kanalları kişiler arası ilişkiler meydana getirir. 5) Araç: Sözlü ve ya yazılı, insancıl ve ya mekanik olabilir. 6) Alıcı: Kapsamı kendi görüş çerçevesinden değerlendirir ve ona göre kabul eder veya etmez. 7) Etki: Alıcının gösterdiği tepki, takındığı tutum ve yaptığı öneri sonucunda anlaşılabilir.

İletişimin İşlevleri 1.Bilgi taşır. 2.İlişkilere aracılık eder. 3.Etkileşime aracılık eder. 4.İletişim kararları taşır. 5.İletişim dönütleri taşır.

İletişim Türleri Sözsüz İletişim A. Beden Dili B. Simgesel İletişim 2. Yazılı İletişim 3. Sözel İletişim

İletişimin Engelleri Bireysel faktörler Fiziksel unsurlar Hiyerarşik unsurlar Anlam (Semantik) Korunma Sınırlama

Örgütlerde İletişim Bütün toplumsal etkileşimler iletişim içerir. İletişimin olmadığı yerlerde örgütler olamayacağına göre; iletişim örgüt için önemlidir. Taymaz(2003:43)’a göre bir örgütte iletişim formal ve informal olmak üzere iki türlü işler; aynı zamanda örgütsel iletişim de örgüt içi ve örgüt dışı olmak üzere ikiye ayırmıştır. 1. Formal iletişim : Hiyerarşideki basamak ve makamlar arasında enformasyon ve kararların çift yollu akımıdır. 2. İnformal İletişim: Kişiler ve gruplar arasında ilişkilerden kaynaklanan enformasyon akımıdır.

Örgütsel iletişim, örgüt içi ve örgüt dışı olmak üzere ikiye ayrılır(Taymaz,2003:43): 1.Örgüt İçi İletişim: Örgüt içinde yer alan bireyler ve birimler arası iletişimdir. Örgüt içi iletişim kendi içinde dört gruba ayrılmaktadır. Yukarıdan aşağıya iletişim: Astlara mesaj ileten üstün başlattığı İletişimdir (Taymaz,2003:43). Aşağıdan yukarı iletişim: Bu iletişim, astların gerekli bilgileri üstlere verme aracı olmaktadır. Yukarı doğru iletişim genellikle astların verdiği rapor ve tepkilerden oluşur. Yatay iletişim: Genellikle örgütteki doğal gruplar arasında görülen iletişim Türüdür Söylentiler, dedikodular aynı düzeydeki işgörenler arasında yatay ve sözlü olarak iletilir(Ilgar,2005:52). Dairesel ve çapraz iletişim: Biçimsel iletişim "yukarıdan-aşağıya", "aşağıdan yukarıya" ve "yatay" biçimde olmak üzere üç şekilde gelişmesinin yanı sıra, bazı durumlarda iletilen bilgi ya da mesajın niteliğine göre çapraz bir yol izlediği durumlardır. 006). 2.Örgüt Dışı İletişim: Örgüt içindeki birey ve birimlerle çevredeki birey ve birimler arasındaki iletişimdir(Taymaz,2003:43). Organizasyonlar açık sistemlerdir.

Eğitim Yönetiminde İletişim Okul müdürünün çevresindekilere okulun amaçlarının gerçekleştirilmesi yönünde iş yaptırabilmesi, öncelikle bu amaçları açıkça açık bir şekilde belirleyerek, bunları örgüt üyelerine aktarmasıyla; sahip olduğu iletişim becerileriyle doğru orantılıdır. İletişim bir okulda şu işlevleri yerine getirir (Başaran,2000: 127-128): İletişim bilgi taşır İletişim ilişkilere aracılık eder Etkileşime aracılık eder İletişim kararları taşır

İletişim buyrukları taşır İletişim dönütleri taşır İletişim öğrenen okulun öğrenme aracıdır Okul müdürlerinin sahip olması önerilen yeterlik alanlarından biri, insanlar arası ilişkilerde etkili iletişim becerilerine sahip olması olarak ortaya çıkmaktadır. İletişim sürecinde düşünceleri net bir şekilde ortaya koyma ve aydınlatma, çift yönlü iletişime önem verme, iyi bir dinleyici olma, bilginin paylaşılmasını sağlama, karşısındakilere karşı duyarlı olma ve empat,k davranma, dileyenlerin gereksinimlerini dikkate alma, okul müdürlerinin göz önünde bulundurması gereken öğelerdir (Şimşek,2005:59). Okulda öğretmenlerle iş birliği yapan, sorunların çözümüne yardımcı olan, eşit davranan, olumlu ilişkileri okul içi ve okul dışında sürdürebilen, hoşgörülü, bilgiye, davranışa, araştırmaya ve işe motive eden, mesleki ve kişisel formasyona sahip yöneticiler öğretmenler ile daha sağlıklı bir iletişim kurabileceklerdir.

Değerlendirme Su (1974) denetimi, yapılan çalışmaları denetlemek ve değerlendirmek, daha verimli hale gelmelerini sağlamak için ilgililere önerilerde bulunmak, kurumlardaki çalışanların çalışmalarında ve yetişmelerinde rehberlik yolu ile yardımda bulunmak gibi geniş bir hizmet alanı olarak tanımlamıştır. Amacı;uygulamanın başarı derecesini tarafsız olarak belirleyebilmektir (Bursalıoğlu, 2002, 125). Amacı; örgütün etkililik derecesini artırmaktır. Değerlendirmede örgütün, gerçekleştirmeye çalıştığı amaçları ne derecede ve ne düzeyde gerçekleştirdiği belirlenmektedir (Aydın, 2007, 172). Değerlendirme, değerlendiren ile değerlendirilen arasındaki etkileşimdir (Bursalıoğlu, 2002, 125).5

Değerlendirme Sürecinin Aşamaları Eğer planlanan davranışla performans uyuşmuyorsa, yöneticiler tarafından sergilenen motive edici kararları gözden geçirmek gerekmektedir. Değerlendirme sürecinin dört aşaması vardır(Gürsel, 2003:78). 1) Yapılan ve ya yapılacak olan fonksiyonların ölçüleri belirlenir. Bu da yapılacak işlem ve eylemlerin belli bir süreye yayılması, bunların kimler tarafından nerede, nasıl ve ne zaman yapılacağının belirlenmesi ve ortaya konması anlamına gelmektedir. 2) İş görenlerin yaptığı işlem ve eylemler ölçülür. 3) İş görenlerin değerlendirme sonuçlarını önceden hazırlanmış olan değerlendirme ölçüleriyle karşılaştırılır. 4) Aksaklıklar ve olumsuzluklar ortaya koyulur(Terrill, 1977:365). Değerlendirme aşamalı bir döngü içinde devam ettiğinde sorunlar büyümeden tespit edilebilecek, sebepleri de tespit edilerek büyümeden çözüme kavuşturulacak ve bi daha benzer sorunların yaşanmaması için önlemler alınabilecektir.

Denetim etkinlikleri yapılırken dikkat edilmesi gereken ilkeler şunlardır Ortaklık ilkesine göre değerlendirme süresi, değerlendirilenle değerlendiren arasında ortak bir süreç olarak görülmelidir. Açıklık ilkesine göre, değerlendirme ölçüt ve sonuçları taraflarca bilinmelidir. Güvenirlik ilkesine göre, değerlendirme süreci güvenilir olmalıdır, aksi durum örgüte yarar değil zarar verir. Kapsamlılık ilkesinde değerlendirme, örgütün bütününü kapsayacak nitelikte olmalıdır.

Değerlendirme Sürecinde Karşılaşılan Sorunlar Erdoğan (2000:77), değerlendirmede karşılaşılan sorunları şöyle sıralamıştır: 1)Tek ölçüt kullanma 2)Müsamaha: Gerçekleşenden daha fazla değer verme 3)Hale etkisi: işgörenlerin belli bi alandaki mükemmelliğine bakarak başka alanlarda da mükemmel olacağına dair fikir üretme 4)Objektif olmama: önyargılı olma 5)Ortalama eğilimi: herkesi” vasat” olarak değerlendirme eğilimi.

Okul Yönetiminde Değerlendirme Okuldaki değerlendirme, öğretmenlerin pek de hoşlanmadıkları hassas bir süreçtir. Öğretmen performansının değerlendirilmesi diğer mesleklere göre daha zordur. Çünkü öğretmenin ortaya koyduğu ürün olan öğrenci davranışlarının sonuçlarını görebilmek yıllar alır. Bu yüzden yöneticilerin değerlendirme yaparken çok dikkatli davranmaları gerekmektedir.

Okuldaki değerlendirme sürecinde uyulması gereken ilkeleri şöyle sıralamıştır: 1)Değerlendirme, okulun amaç ve hedeflerine ulaşmasına yardım etmelidir. 2)Değerlendirme sistemi yöneten-yönetilen ayrımı yapılmaksızın tüm eğitim personelini kaplamalıdır. 3)Değerlendirme eğitim personeline karşı baskı aracı olarak değil, geliştirme aracı olarak kullanılmalıdır. 4)Değerlendirme, eğitim personelinin mesleğine bağlanmasına, tutumların, ilişkilerin ve moralin gelişmesine katkıda bulunmalıdır. 5)Değerlendirme okulun uzun ve kısa vadede personel gelişim planlarına katkıda bulunmalı, ferdin bütün ve parça olarak kendini değerlendirme stratejilerine uygun olmalıdır. 6)Değerlendirme programı personel arasındaki farkları teşhis etmeyi sağlamalıdır. 7)Değerlendirme yapan yöneticiler, değerlendirme konusunda bilgili, becerikli ve olumlu tutuma sahip olmalıdır.

1) Öğrencilere nitelikli bir eğitim sağlamak, Okuldaki değerlendirme sürecinin hedefinde öğretmen vardır. Okullarda öğretmen performansını değerlendirmenin amaçlarını Karip, Eroğlu ve Erdem (2002:12) şöyle sıralamışlardır: 1) Öğrencilere nitelikli bir eğitim sağlamak, 2) Yasal gereksinimleri karşılamak, 3) Öğretmen performansının üstünlüklerini tanımak, 4) Öğretmenlerin kendi profesyonel uzmanlıklarını geliştirmeleri için onlara fırsatlar sağlamak, 5) Başarılı öğretmenlerin işlerini sürdürebilmeleri, gelişimleri ve işe alınmaları hakkında topluma bilgi sağlamak.

Türk Eğitim Sisteminde denetim etkinlikleri “bakanlık müfettişleri” ve “ilköğretim müfettişleri” aracılığı ile gerçekleştirilmektedir. Eğitimde Teftiş/Denetim (Aydın, 2005): 1.Durum saptama 2.Değerlendirme 3.Geliştirme Müfettişlerin Görevleri 1.İnceleme – araştırma, 2.Rehberlik ve yetiştiricilik, 3.Denetim ve kontrol 4.Soruşturma