YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ Yıldız Teknik Üniversitesi Endüstri Müh. Bölümü Sistem Analizi Dersi

Veri Nedir? Bilgisayar dünyasını standartlarıyla yönlendiren ANSI (American National Standards Institute) iki değişik veri tanımı yapmıştır:  (1) İletişim, yorumlama ya da otomatik araçlarla işlemek için gerçeklerin, kavramların ya da komutların temsilidir.  (2) Anlamı olan karakterler ya da örneksel gösterimlerdir (ses, ısı gibi). 

Veri, Bilgi Nedir? Veri (Data): Beş duyumuzla algıladığımız(hal,hareket,...) durumlardır. Bilgi (Information): İşlenmiş veri. Veri İşleme: Kayıt yapma, doğrulama, sınıflama, özetleme, hesaplama, depolama, düzeltme, yeniden oluşturma, yayma / ulaştırma. Veri İşleme Metodları: * Elle * Elektromekanik * Delikli kart * Bilgisayarlar.

Bilginin Sınıflandırılması Fonksiyonel sınıflama (satın alma, muhasebe, üretim, finansman) Zaman esaslı sınıflama Yönetim Tarihsel Kontrol Planlama Üretim Ne Oldu Ne Oluyor Ne Olacak Geçmiş Bugün Gelecek Zaman Sistem

Ana Konular Zaman Aralığı Tipi Üst-Yönetim Stratejik Uzun Yapısal değil Orta-Düzey Taktik Orta Yarı Yapısal Birinci Kademe Yönetim Yapılan İşle İlgili Kısa Yapısal

Bilginin Sınıflandırılması Bilgisayar esaslı sınıflama: Yığın = Batch Gerçek zamanlı = Real Time Müşteri esaslı sınıflama: Tanımlayıcı bilgiler Değişken bilgiler.

Veri işleme gereksinimleri * Gerekli data yoğunluğu, * İhtiyaç duyulan data işleme metotlarının karmaşıklığı, * İşleme zamanının kısıtlığı, * Hesaplama talepleri.

Performans Ölçütleri İlk yatırım Organizasyon Değiştirme Yetişmiş personel ihtiyacı Değişken giderler Ayarlanabilirlilik Esneklik Çok yönlülük İşlem hızı Hesaplama gücü Otomatik hata arama gücü İşlem kontrolü Karar verme gücü Sistem küçültülebilmesi Otomasyon seviyesi

Bilginin Nitelikleri Yaklaşılabilme Kapsamlılık Kesinlik Uygunluk Güncellik Belirginlik Esneklik Doğruluğu kanıtlanabilirlik Peşin hükümden arınmışlık Nicelik

YÖNETİM Yönetim, değişen durumlarla ilgilenmektir. Veya pratik bazı bilgilerin değerlerini belirlemek, halka sırayla, zamanında ve en ekonomik şekilde ulaştırmak amacı ile teknolojik değişiklikleri bildirmek ve özümlemektir. Başkalarının çabaları ile işlerin yapılmasını sağlamaktır.

Yönetim Fonksiyonları Planlama Yönlendirme Organize etme Kiralama/satma/satın alma Eğitme Kontrol etme Denetleme

Yönetici ve Bilgi Yönetici; en kesin ve birbiri ile ilişkili (sistemle) rol ile tanımlanmıştır. Bilgi; yönetimle ilgili gücün ve otoritenin anahtarı olarak görülür. Minsburg rolleri 3 ana grupta toplar: 1. İnsan İlişkileri (tanıtıcılık, ilişki kurma/geliştirme, lider) 2. Bilgi Dönüşümü (Alıcı, dağıtıcı, sözcü) 3. Karar Verme (Yapıcı, karışıklık düzenleyici, kaynak bölüştürücü, görüşmeci)

Planlama Önce hedefleri ve/veya amaçları belirtmeli (zamanında doğru bilgi) Hedef için faliyetleri tanımlamalı (Bilgi değerlendirilmesi ve yönetim) Her faaliyeti gerçekleştirmek için gerekli kaynakları kullanmalı (Bilginin tatbiki ve karar verme) Faaliyetlerin süresinin belirlenmesi (karar verme) Faliyetlerin hangi sırada tatbike konulacağı (sıralama, planlama)

Kontrol Etme Nelerin olup bittiği hakkında bilgi sahibi olmalı Mevcut sonuçlarla beklenen sonuçlar konusunda karşılaştırma Gerçek sonuçları-beklenen sonuçları düzeltici faaliyetler

Kontrol İşleminin Elemanları Yönetim Sistem Bilginin geri beslemesi Bilgi sistemi Ç E V R Karar çıktıları Güncel çıktı

Karar Verme Aşamaları; 1- Stratejik karar verme 2- Taktik karar verme 3- Teknik karar verme

Bilgi Seviyesi TEKNİK TAKTİK Stratejik

YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ Bilginin Fonksiyonları: * İhtimal prensipleri sunar. * Bir durum temsilcisi şeklinde hizmet verir. * Alternatif çeşidini ve/veya cinsini azaltır. Bilgi Oluşturmanın Maliyeti: 1. Başlangıç maliyeti 2. Geliştirme maliyeti 3. İşleme maliyeti

YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ Bilginin Değeri: Kullanıcı/biçimi, yerine, zamanına, kullanım biçimine bağlıdır. Maliyet/Değer İlişkisi: 1. Eğer Marjinal Değer > Marjinal Maliyet ise bilgi hacmi arttırılır. 2. Eğer Marjinal Değer < Marjinal Maliyet ise bilgi hacmi azaltılır. 3. Eğer Marjinal Değer = Marjinal Maliyet ise bilgi optimum değerdedir.

Maliyet kelimesi, çeşitli gayelere göre bedel ve karşılık anlamında kullanılmakla birlikte, çoğunlukla bir işletmeye belli bir mal, hizmet veya faktör şeklinde sunulan girdilerin, işletmeye olan yükü anlamını taşır. Marjinal hasıla değeri, bir faktörün marjinal ünitesinin katkısı olan ürünün satışı sonucu, işletmenin toplam gelirinde meydana gelen değişimdir. Bir işletmede en son üretilen birimin maliyetine marjinal maliyet adı verilmektedir. Marjinal değer; Bağımsız değişkeni bir birim arttırdığımızda toplam değerde meydana gelecek değişmeyi ölçer.Toplam değerdeki değişmenin miktarda yaşanan değişmeye oranlanması ile hesaplanır.

İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ Resmi bilgi sistemleri Gayri resmi bilgi sistemleri

İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ Resmi Bilgi Sistemlerinin Genel Yapısı: Modern organizasyonlarda bilgi temel bir kaynaktır. Bu nedenle, her işletme 3 alt sistemden oluşan bir bütün olarak görülür. 1. İşlemler alt sistemi 2. Yönetim alt sistemi 3. Bilgi alt sistemi

İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ İnsan, İş, Malzeme.......v.s. akışı... Yönetim Alt Sistemi Karar Girdileri Bilgi Alt Sistemi Çıktılar İşlemler Alt Sistemi

İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ İşleme: Hacim Karmaşıklık Zaman Hesaplama Uydurma: Süzme Bilgi Sistemi Blok Yapısı: 1. Tasarım Blokları 2. Talep Blokları Sistem: Güvenilirlik Maliyet Esneklik Beklenen ömür Büyüme potansiyeli Bakılabilirlik

İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ Maliyet/Etkinlik: Direkt maliyet Endirekt maliyet Direkt fayda Endirekt fayda Fizibilite: Teknik fizibilite T Ekonomik fizibilite E Kanuni fizibilite L İşlemsel fizibilite O Çizelge S

Bilgi Sistemi Analizi Bilişimci: Bu kişiye Sistem Analisti denir. Sistem mühendisliği gelişim metodolojisi metodu veya sistem analizi metodları kullanılır.

Bilgi Sistemi Analizi 1. Bilgi Sisteminin Analizi 5. Sistem Tamamlama 2. Bilgi Sistemi Tasarımı 5. Sistem Tamamlama 3. Sistem Değerlendirme ve Geçerli Kılma 4. Detaylı Sistem Tasarımı

M.I.S Tanımı ve Özellikleri M.I.S yönetimin, zamanında, kesin/doğru ve komprime bilgiye sahip olarak, * planlama, * Takip etme ve * kontrol işlevlerini, bilgisayara dayalı olarak yapabilmelerini sağlayan bir sistemdir.

M.I.S Tanımı ve Özellikleri Bilinen çok bilgiyi değil, kritik olan az/komprime bilgiyi içermesi gerekir. Yönetimin ihtiyaçları yönünde, anlaşılabilir ve bilgiye ulaşımı basit olmalıdır. Sistem yönetime dönük olduğu halde, kullanıcıya da aynı ve hatta daha kapsamlı yarar sağlamalıdır. Yönetimin daha rahat ve sağlıklı karar almasını sağlamlıdır. Planların ve projelerin zamanında ve bütçeyi aşmadan bitirilmesine olanak tanımalıdır.

M.I.S Tanımı ve Özellikleri Camia içinde daha iyi iletişim sayesinde motivasyonun artmasına yardımcı olur. Pazar verilerine reaksiyonun hızlanmasını destekler. Pazar dinamiğinin daha iyi anlaşılmasına ön ayak olur. Camianın flexibilitesini arttırır. MIS kısa vadeli bir olay değildir. Bir şirkette yerleştirilmesi çeşitli faktörlere bağlı olarak 1-3 sene arasında değişir. MIS standart bir donanım veya yazılım paketi değildir

Yönetim Bilgi Sistemi Kurulması Bir örgütte YBS kurulurken, yöneticiler aşağıdaki soruları öncelikle yanıtlamalıdır: * Örgüt yönetimi için hangi bilgilere, ne zaman, nerede ve hangi biçimde gereksinim vardır? * Gereksinim duyulan bu bilgilerin maliyeti nedir? * İşleme sürecinde hangi bilgilere ve verilere öncelik tanınmalıdır? * Bilgiler sıralama, birleştirme, anlamlı bir biçimde işleme ve en kısa sürede karar organlarının kullanımına sunma yöntemi nasıl olmalıdır?

Yönetim Bilgi Sistemi Kurulması Dinamik bir yönetim için gerekli denetim döngüsünün gereksinimleri nelerdir? YBS değerleme ve düzeltme mekanizması nasıl işlemelidir?

NİYE YENİ YÖNETİM SİSTEMİ? MIS projelerinde “Critical Success Factors” olarak adlandırılan “başarı anahtarları” şu şekilde sıralanabilir: 1) Hardware (donanım) teknolojisindeki son gelişmelerin göz önünde bulundurulması. 2) Software (yazılım) alanındaki son imkanların tam değerlendirilmesi. 3) Bazı başarı anahtarları sayısallaştırılamaz. Bunun bilincinde olabilmek. 4) MIS felsefesi yönetim tarafından devamlı desteklenmelidir.

NİYE YENİ YÖNETİM SİSTEMİ? Veriyi çabuk ve ekonomik bir şekilde işlerken, yönetim bilgi sistemi yöneticiye, karar alma aşamasında kullanacağı bilgileri özetleyen ve seçen ek bir basamak oluşturur. Örneğin ücret bordrosunu işlerken fazla mesai ödemelerinin toplam tutarını belirlemede ya da her bir departmanın çalışma günlerini analiz etmede fazladan küçük bir bilgisayar işlemi gerekmektedir. Yönetim Bilgi Sistemi, yöneticiye karar almada yapı teşkil edecek çok fazla miktarda veriyi içeren bir sistem olarak tanımlanabilir. Tipik olarak bilgiler bir veri tabanı şeklinde ele alınır.

SİSTEMİN ESASLARI Bir MIS kurulmasında ana prensipler şunlar olmalıdır: 1) Taslak baştan sona adım adım planlanmalıdır. 2) Tüm sistem modüler yapıya sahip olmalıdır. 3) Hiyerarşik bir yapıdaki her modülün bir alt modülü olmalıdır. 4) Her modülde yapılacak işler; zaman süresi, başlayış ve bitiş tarihi, sorumluluk alacak kişi, yapılacak görevin maliyeti gibi, konularda belirli ve ağ gibi birbiriyle bağlantılı olmalıdır.

SİSTEMİN ESASLARI 5) Sistem mümkün olduğunca standartlaştırılmalı, fakat her şirketler grubunun her şirketine uyarlanabilecek kadar fleksibilitesi olmalıdır. 6) Projenin aşamaları bir “Project Management” yazılım paketi ile desteklenmelidir.

Y.B.S Aşamaları Strateji Planı Bilgi Sistem Taslağı Bilgi İhtiyaç Planı Bilgi Sistem Taslağı Gerçekleştirme ve Uyarlama

Y.B.S Aşamaları Strateji Planı Aşamaları: * Organizasyon performansı * Başarı anahtarları tespiti * Rekabet analizi * Uygulama planı Bilgi İhtiyaç Planı: * Finansal endikatörler * Üretim endikatörleri (ürün klasifikasyonu) * Diğer endikatörler (kalite kontrolü, servis kalitesi, müşteri klasifikasyonu, personel verimliliği)

YBS nin Uygulama Sorunları İşle ilgili bilgi yetersizliği Yöneticinin arzuladığı bilgiye zamanında ulaşamaması Karar vermedeki karmaşıklık ve belirsizlik İletişim yetersizliği Sistemin nasıl kullanılacağının bilinmemesi. Ayrıca diğer bazı sorunlar şöyledir;

YBS nin Uygulama Sorunları Teknik sorunlar Yönetsel sorunlar Değişmeye karşı durgunluk Gerekli eğitim eksikliği Gerçekleştirilecek görevin boyutlarının bilinmemesi