ARŞİV VE ARŞİVCİLİK BİLGİLERİ DERS NOTU Hazırlayan: Mehmet TORUNLAR

ARŞİV VE ARŞİVCİLİK BİLGİLERİ Arşiv Nedir? Niçin Arşiv?

Arşivin Önemi Bugün için bizlere çok şey ifade etmeyen bir bilgi, gelecekte çok önemli bir bilgi haline dönüşebilir veya bizim hiç kıymet vermediğimiz bir materyal bir başkası için çok önemli bir bilgi kaynağı olabilir. Düzenli bir arşivleme alışkanlığı edinmemek, bilginin hayati önemde olduğunu kavramamak, bilgi toplumu ve bilgi insanı olmanın yalnızca bilgisayara sahip olmak olduğunu sanmak, gelişmiş bir bilgi kayıt ve yönetim sistemi geliştirmemek gibi yanlış davranış modelleri sebebiyle bir çok hak kaybına uğrarız.

Arşivin Önemi Bilginin güç ve iktidar sağladığı modern çağda, bilginin ana kaynağı olan arşivlere muhakkak önem vermemiz gerekiyor. Arşivlerinizi düzgün tutmamanız sizin bilgi kaynağınıza da sahip çıkmadığınızı, milli güç unsurlarınızın en önemli araçlarından bir tanesinden mahrum olduğunuzu gösterir. Günümüzde bilgiye yatırım yapan veya bilgiyi alt yapı olarak değerlendirip veri olarak kullanan ve bu kullanımdan bir çıktı elde eden devletler süper veya egemen güç olarak uluslararası arenada yerini alıyor

Arşivin Önemi Bilginin hızla çoğalması, birikmesi, yayılması ve tüketilmesi günümüzde bilgiye erişmeye ve değerlendirmeye büyük önem kazandırmıştır. Günümüzün ünlü düşünür ve yazarlarından gelecekbilimci Alvin TOFFLER’in ifadesiyle “cehalet artık okuma yazma bilmemek değil, bilgiye nasıl ulaşılacağını bilmemektir.”

Arşivin Önemi Geçmişe dayanan ve geçmişten geleceğe bağlanan bilgi, beceriyle beraber bir çıktı haline dönüşebilir. Bu arada geçmiş ile gelecek arasında bağ kuran en önemli unsurlardan bir tanesi de unutulmamalıdır ki, arşivlerdir. İster klasik arşiv malzemesini yani kağıda işlenmiş bilgiyi, isterseniz elektronik ortamda bilgiyi saklayın, bu saklama ve tekrar faydalanma işlemleri için bilimsel anlamda arşivlemeye, arşivciliğe ve arşivcilere ihtiyaç vardır. Bilginin gücünü kavramadan, bilgi ve belgenizi yönetmeden, bilgi ve belge mirasınıza sahip çıkmadan, düzenli arşivleme yapmadan güçlü olmak mümkün değildir.

Arşivin Önemi Geçmişten günümüze bilgi taşıyıp, bağ kuran arşivler gelecek tasarımlarında da en önemli unsurlardan birisidir. “Foucault, The Archaeology of Knowledge (New York: Pantheon Books, 1972) adlı eserinde “arşiv” kavramını, “çeşitli olguların oluşturulduğu ve yeniden biçimlendirildiği genel bir sistem” olarak tanımlıyor. Dolayısıyla arşiv, yalnızca bilgilerin toplandığı somut bir bütün değil, aynı zamanda söylemlerin de aktif olarak oluşturulabildiği, soyut bir “mekan” ve bu sayede de her hangi bir olgunun, hem kalıcılığını sağlayan hem de o olguyu periyodik değişimlere maruz bırakan bir uygulama alanı.”

Arşivin Önemi Bugün ürettiğimiz bilgi, alanı ne olursa olsun yarınları şekillendirecektir. Büyükelçi İsmail Berduk OLGAÇAY “Güncel olayların tarihin mayası olduğunu anlamayanların devlet yönetimini ele almaları kadar tehlikeli bir şey olamaz.” ifadesiyle de arşivlerin önemini vurgular.

Arşivin Önemi Konunun önemine rağmen, arşiv hizmetlerinde bugün ortada olan tablo maalesef tatminkâr olmaktan uzaktır. Bugün bir çok kamu kurum ve kuruluşunda arşiv çalışmaları henüz başlamamıştır. Birim ve kurum arşivleri faaliyete geçmemiştir. Arşiv hizmetlerine uygun mekan tahsisi yapılmamıştır. Arşiv hizmetleri yeterli sayı ve nitelikte personelle takviye edilmemiştir. Ayıklama ve imha komisyonları kurulmamıştır. Bazı kurum ve kuruluşlar ayıklama ve imha komisyonu kurmadan belge imha etmişlerdir.

Arşivler Arşivler; Devletin, kurumların, kişilerin ve uluslar arası ilişkileri belgeler ve korurlar. Bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve tespite yarar. Ait olduğu devrin örf ve adetlerini, sosyal yapısını, kurumlarını ve aralarındaki ilişki ve bağlantıları belirtir. Bilimsel araştırmalara imkan sağlar.

Arşivler Devletlerin geçmişten geleceğe uzanan devamlılıkları arşiv belgelerinin düzenli muhafazası ve erişilebilir olmasıyla sağlanabilir. Kurum ve kuruluşlarda düzenli işleyen bir arşiv sistemi kurmak ve işletmek kurumlara bir çok açıdan güç ve prestij kazandırır. Günümüzde arşivlere gereken önemin verilmemesi hem bilgi kaybına hem de itibar kaybına sebep olur.

Arşivler Günümüzde arşivlemeye önem vermeyen kurumların arşivleri kırpıntı kağıt veya malzeme deposu görünümündedir:

Arşivler

Arşivler Sağlıklı ve bilimsel bir arşiv sisteminin kurularak işletilmesi sonucunda ise kurumsallaşma ile birlikte bilgi ve belgeye erişim de kolay sağlanır, düzen ve tertip oluşur:

Arşivin Görev ve Fonksiyonları Bir arşivin görev ve fonksiyonları şu şekilde sıralanabilir: a-Arşiv malzemesini tespit etmek ve ayırmak, b-Arşiv malzemesini kayba uğramaktan korumak, c-Arşiv malzemesini gerekli şartlarda saklamak, d-Arşiv malzemesini yararlanmaya sunmak, e-Arşiv malzemesinin yeniden oluşumu aşamasında, bunu kontrol altına almak.

Arşivcinin Görevleri a-Arşiv malzemesini toplamak, b-Arşiv malzemesini korumak, c-Arşiv malzemesini tasnif etmek, d-Arşiv malzemesini değerlendirmek, e-Arşiv malzemesinin yeniden oluşumu aşamasında, bunun kontrol altına alınması ile ilgili önlemleri alarak, gerekli yönetim faaliyetlerini başlatmak ve yürütmek.

Arşiv Hizmetleri Arşiv hizmetlerinin tam ve eksiksiz yürütülebilmesi için yerine getirilmesi gereken temel unsurlar şunlardır: -Mevzuat, -Yeterli bina ve tesisler, -Yetişmiş uzman arşiv personeli, -Yeterli reel bütçe.

Arşiv Mevzuatı 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilat Kanunu’nu 2’nci maddesi g fıkrası ile devlet arşiv hizmetlerinin Başbakanlık tarafından yürütülmesi hükme bağlanmıştır. Başbakanlık Teşkilat Kanunu’nun 11. maddesinde sayılan Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün görevleri şunlardır: a-Milli arşiv politikasının esaslarını belirlemek, b-Devlet ve millet hayatını ilgilendiren her türlü bilgi ve belgeleri toplamak, değerlendirmek ve saklamak,

Arşiv Mevzuatı c-Çeşitli kamu kurum ve kuruluşları ile özel şahısların elinde bulunan arşiv malzemesini tespit etmek, toplamak, gerektiğinde satın almak, bunların tamir ve restorasyonunu yapmak, tasnif ve tercüme etmek, uygun görülenleri yayınlamak, d-Yurt içi ve yurt dışı arşivcilik ve bununla ilgili bilimsel gelişmeleri takip etmek, bu alandaki eserleri tercüme etmek, yayınlamak, önemli ve değerli arşiv malzemesini yurt ve dünya bilim çevrelerine sunmak,

Arşiv Mevzuatı e-Tarihi, kültürel ve estetik değeri olan arşiv malzemesinden koleksiyonlar yapmak, gerektiğinde arşiv müzesi kurmak ve sergiler açmak, f-Arşiv malzemesinin tahribini önleyecek tedbirleri almak, arşiv laboratuvarı kurmak, g-Arşiv malzemesinin kopyalarını çıkararak devamlılığını sağlamak ve bunları küçük hacimlere döndürmek için film, mikrofilm, fotokopi ve gerektiğinde diğer ileri teknikleri uygulamak,

Arşiv Mevzuatı h-Devlet arşivlerinden yararlanma esaslarını belirlemek, arşivlerdeki araştırma taleplerini değerlendirmek ve gerektiğinde izin vermek, i-Her türlü bilgi ve arşiv malzemesini derlemek, ayıklamak ve her an kullanılır hale gelecek şekilde tasnif ederek muhafaza etmek, j-Kamu kurum ve kuruluşlarının arşivlerinde ayıklama, saklama ve imha işlemlerini denetlemek, k-Makamca verilen benzeri görevleri yapmak.

Arşiv Mevzuatı Başbakanlık Teşkilat Kanunu’nda yapılan değişikliğe paralel olarak, kamu kurum ve kuruluşlarının elinde bulunan arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhası ile arşiv malzemesinin Devlet Arşivi’ne devrini düzenleyen 3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun” 28 Eylül 1988 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

Arşiv Mevzuatı 3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun” ile, arşiv malzemesi , arşivlik malzeme, ayıklama ve imhanın tarifi yapılmış, Kanun kapsamında yer alan kurum ve kuruluşlara getirilen mükellefiyetler sayılmış; ayıklama ve imha işlemlerinin, kurum ve kuruluşlar bünyesinde kurulacak komisyonlar marifetiyle yapılacağı hükme bağlanmıştır.

Arşiv Mevzuatı 3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun”un 6’ncı maddesi gereğince, “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” Başbakanlıkça hazırlanmış ve 16 Mayıs 1988 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

Arşiv Mevzuatı “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”in 44. maddesi gereğince mükellef kurum ve kuruluşların kendi Arşiv Yönetmeliklerini hazırlamak zorunda olmaları hükmü de 22.02.2005 tarihinde yapılan Yönetmelik değişikliği ile ortadan kaldırılmıştır.

Arşiv Mevzuatı Değişen Yönetmelik hükümlerine göre, kurum ve kuruluşlar, özellikleri sebebiyle ve ürettiği evrakın özelliğinden kaynaklanan durumlarda, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün onayını almak şartıyla 3 ay içerisinde kendi Arşiv Yönergelerini hazırlayabileceklerdir.

Dosyalama Sistemlerinde Standartlaşma Kurum ve kuruluşlarda dosyalama işlemlerinde standart sağlamak maksadıyla, Başbakanlık tarafından 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile Standart Dosya Planı uygulamaya konulmuştur. “Ortak Alanlar” adı altında belirlenen faaliyetlerle ilgili olarak kurum ve kuruluşların bu alanlarda plan hazırlamaları engellenmiş, hazırlanan bu planların müştereken kullanılması istenmiştir.

Dosyalama Sistemlerinde Standartlaşma Dosyalama sistemlerinde standartlaşma, kurum içinde birlikteliğin sağlanmasına imkan vereceği gibi bunun tüm kurum ve kuruluşlara yaygınlaştırılması, ülke çapında etkili ve verimli bir haberleşme sisteminin kurulmasına zemin oluşturacaktır. Kurum ve kuruluşlar ana hizmet faaliyetleriyle ilgili olarak en kısa sürede dosya kodlarını tespit ederek, Devlet Arşivleri’nin onayını müteakip uygulamaya geçeceklerdir. (2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi, 25 Mart 2005 tarih ve 25766 sayılı Resmi Gazete)

BİRİM ARŞİV İŞLEMLERİ

Birim Arşiv İşlemleri Birim Arşivi: Birim arşivi, kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre kullanıldığı arşiv birimlerine denir. Mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır. (Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde 3)

Birim Arşiv İşlemleri Evrakın Teşekkülü: -Evrak kayıtlara uygun olarak dosyalanmalıdır. -Yazılar ekleriyle birlikte dosyalanmalıdır. -Dosya planı dikkate alınarak açılacak dosya ve klasörlerin sırt kısımlarında: a-Kurum adı b-Birim kodu c-Dosya numarası d-Konu adı e-Dosyanın yılı, unsurları yazılı olacaktır.

Birim Arşiv İşlemleri Örnek Dosya veya Klasör Etiketi:

Birim Arşiv İşlemleri Birimler ellerinde bulundurdukları ve kurum arşivine teslim etmedikleri belgeleri her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumakla ve mevcut asli düzenlerine uygun olarak saklamakla yükümlüdürler.

Birim Arşiv İşlemleri Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması: -Alt birimler her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzemeyi, gözden geçirmek suretiyle, *İşlemi tamamlananlar *İşlemi devam edenler *İşlemi tamamlanmış olmasına rağmen elde bulundurulması gerekenler, şeklinde ayrıma tabi tutarlar.

Birim Arşiv İşlemleri Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması: -Yukarıda sıralanan ayırım işlemlerini müteakip, işlemi tamamlanan dosyalar, birim arşivine “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” ile birlikte teslim edilir.

Birim Arşiv İşlemleri

Birim Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması Dosya veya evrakın ayırım işlemlerinden sonra işlemi tamamlanan arşivlik malzeme Birim Arşivi’ne devredilmek üzere; -Birimi (ünitesi), -Konu ve işlem itibariyle aidiyeti, -Aidiyet içerisindeki tarih sırası ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır.

Birim Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması Birimlerce (ünitelerce), yukarıda işlemi tamamlanmış olan arşivlik malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir.

Uygunluk Kontrolü İşlemi tamamlanmış ve Birim Arşivi’ne devredilmeye hazır arşivlik malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde: -Birim Arşivi’ne devredilecek malzemede işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre varsa kayıt defteri veya föyleri gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekrar olup olmadığına bakılır.

Uygunluk Kontrolü -Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına, -Klasör sırtlarındaki bilgilerin, içindeki bilgilerle uyup uymadığına, -Klasör veya dosyalar üzerine, Standart Dosya Planı veya Kurum Dosya Planı’na uygun numara verilip verilmediğine, birim adının ve ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

Uygunluk Kontrolü -Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine, -Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, bakılır, eksikleri varsa tamamlanır. Bu kontroller ilgili ünite personeli ile birim arşiv i yetkili personeli tarafından yürütülür.

Birim Arşivlerinde Ayıklama ve İmha İşlemleri Yürütülebilir mi? Birim Arşivleri’nde ayıklama imha işlemi yapılamaz. Ayıklama imha işlemleri yalnızca Kurum Arşivleri tarafından yerine getirilebilir.

Birim Arşivlerinde Ayıklama ve İmha İşlemleri Yürütülebilir mi? Ancak mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler kurum arşivi gibi çalıştığından buralarda ayıklama ve imha yapılabilmektedir. Mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşları arşivleri kurum arşivi gibi çalışır. Ayıklama ve imha komisyonlarını kurarak imha işlemlerini yürütür. Ancak imha listelerinin kontrolü ve onayı için Merkez Kurum Arşivi’ne gönderir. İmha, merkezin onayından sonra kesinlik kazanır.

Birim Arşivlerinde Ayıklama ve İmha İşlemleri Devlet Arşivleri ve kurumlarca ortak çalışma ile geliştirilmiş Tespit raporlarında saklama süreleri sadece 1-5 yıl olarak belirlenmiş olup, kurum arşivinde herhangi bir saklama süresi belirlenmemiş belgeler, birim arşivinden kurum arşivine intikal ettirilmeden Kurum Arşivi’nin koordinesi ile kurulacak Ayıklama ve İmha Komisyonu marifetiyle yerinde imha işlemlerine tâbi tutulabilir.

Birim Arşivi’ne Devredilmeyecek Malzeme Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzeri malzeme birimce (ünite tarafından) gerekli görülürse elde tutulur, gerekli olmadığında ise bunlar arşive devredilmez.

Birim Arşivinde Arşivlik Malzemenin Saklanma Süresi Dosyalar birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan, dosya planları ve Arşiv Malzemesi Tespit Formu’nda belirtilen süreler dikkate alınarak saklanır.

Birim Arşivinde Arşivlik Malzemenin Saklanma Süresi Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik gereğince, -(Madde 16) Mükellefler elinde bulunan arşivlik malzemenin, birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1 – 5 yıldır.

Birim Arşivlerinden Yararlanma Birimler(Üniteler) gerektiğinde birim arşivinden dosya alabilirler. Birim Arşivi’nden alınan dosya veya klasör yerine vekil fiş bırakılarak alınan dosya veya klasörün takibi yapılır. Birim Arşivi’nden alınan evrak veya dosyaların takibinden birim arşiv sorumluları sorumlu olacaktır.

Kurum Arşivine Devir Birim Arşivi’nde saklama sürelerini tamamlayan dosyalar; -”Arşiv Malzemesi Devir Teslim Listesi” ile birlikte dosya ve klasör düzeni bozulmadan, kayıt defterleri veya föyleri ile birlikte Kurum Arşivi’ne devredilir. - Devir teslim işlemleri Birim Arşiv sorumluları tarafından yerine getirilir. -Dosya Muhteviyatı Döküm Formları, Devir Teslim Listesi olarak da kullanılabilir.

Kurum Arşiv İşlemleri

Kurum Arşiv İşlemleri -Her hangi bir teşkilatta kurulan Merkezi Kurum Arşiv sorumlusunun ilk yapacağı işlerden bir tanesi, eğer kurulmamışsa birimlerde Birim Arşiv’lerinin kurulmasını sağlayarak, Birim Arşiv Sorumlusu ve Birim Arşiv Görevlilerinin resmi görevlendirme ile tespit edilmesini temin etmektir.

Kurum Arşiv İşlemleri Kurum arşivi çalışanları öncelikle merkezi kurum arşivlerinin temizlik ve düzenini sağlamalı, daha sonra birimlerin büyüklüğü ve evrak yoğunluğunu dikkate alarak arşivde bir yerleşim planı oluşturmalıdır. Birim arşivleri tarafından kurum arşivine devredilen malzeme, arşiv yerleşim planları doğrultusunda, birimler için ayrılan bölümlerde, teşekkül ettiği düzen bozulmadan, asli düzeni içerisinde yerleştirilerek muhafaza edilmelidir.

Kurum Arşiv İşlemleri “Mükellefler elinde bulunan arşiv malzemesinin, kurum arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri birim arşivlerindeki saklanma sürelerine göre 10–14 yıldır.” (Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde 25)

Kurum Arşiv İşlemleri Kurum ve kuruluşlar eğer kurumlarında Arşiv Malzemesi Tespit Çalışması yürütüldü ise bu çalışma neticesi hazırlanan Arşiv Malzemesi Tespit Formu’nda belirtilen saklama sürelerine de uyacaklardır. Ancak bu formlarda belirtilen süreler tavsiye niteliğindedir, bu süre haricinde bir başka mevzuatta belirtilen süre mevcut ise, mevzuattaki süre geçerli olacaktır.

Ayıklama İmha İşlemleri

Ayıklama İmha İşlemleri Ayıklama Ve İmha

Ayıklama “Arşiv malzemesi ile, cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayırımı ile ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin tespiti işlemini” ifade eder. (3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun, Madde-2)

İmha “İleride kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukukî kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş belgelerin ayrılarak, yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara göre imhası işlemini” ifade eder. (3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun, Madde-2)

Ayıklama ve İmhanın Gayesi ve Önemi Ayıklama ve imhanın gayesi; arşivlerde biriken belgelerden, işlemi tamamlanmış olup da herhangi bir değere sahip olmayanları ayıklayıp, imha ederek bu mekânlardaki yer darlığına ve karışıklığa son vermek suretiyle, kullanılabilir ve bir değere sahip olan belgelerin kolayca düzenlenmesini ve bu belgelere hızlı ulaşımın sağlanmasını temin etmek, yer ve iş kaybına mâni olmaktır.

İmhalık Malzeme “Yönetmeliğin 31. Maddesi hükümlerine konu olan belge ile işleminin devam ettiği süre içerisinde veya geçerlilik veya yürürlük döneminde bir değere sahip olduğu hâlde, işlemi tamamlanmış, geçerliliğini kaybetmiş veya yürürlükten kalkmış olup, ileride kullanılmasına gerek duyulmayan, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukukî kıymeti ve bir delil olma vasfı bulunmayan belgedir.” (3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun, Madde-2)

İmhalık Malzeme -İmha edilecek malzeme, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 31. Maddesinde şu şekilde sıralanır: Şekli ne olursa olsun her çeşit tekit yazıları, Elle, daktilo ile veya başka bir teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler, Resmî veya özel her çeşit zarflar (Tarihî değeri olanlar hariç), Adlî ve idarî yargı organları ile PTT ve diğer resmî kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kâğıtlar, PTT’ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri) kaydedildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,

İmhalık Malzeme Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket, soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri hazırlık dokümanları), Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri, Esasa taallûk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü yazışmalar, Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları, Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı,

İmhalık Malzeme Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalâaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri, Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,

İmhalık Malzeme Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları, İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları, çalışma raporlarının fazla kopyaları, Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar, Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar, İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâyetler, Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,

İmhalık Malzeme Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları, İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kâğıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri. Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfz edilmiş) başvurular ve yazıları, Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar, Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları, davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,

İmhalık Malzeme İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri, her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler ile, Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukukî ve ilmî kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenler.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili

Kurum Arşivlerinde Ayıklama ve İmha Komisyonları -Kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 kişilik bir “Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur. Mükellefler bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da , bu komisyona tabiî üye olarak katılırlar.

Kurum Arşivlerinde Ayıklama ve İmha Komisyonları Arşiv malzemesi vasfındaki evrakın, imha edilmemesi için, kurum arşiv sorumlusu ile iki elemanı, yine evrakı ayıklama ve imha işlemine tâbi tutulacak birimden, birimin hizmetlerini iyi bilen, tecrübe sahibi iki elemanı da, hangi malzemenin muhafaza edilmesi gerektiği ve hangisinin kullanılmayacağı konusunda fikir sahibi olduklarından komisyonlarda yer alırlar. Tecrübesi ve birikiminden faydalanmak, çalışmalarda daha verimli olmak maksadıyla ünite veya birimler, kendi evrakı için zaman zaman oluşturulan komisyonlara hep aynı kişileri görevlendirmeli, üyenin değiştirilmesi icap ediyorsa tek tek kademeli olarak değiştirilmesi sağlanmalıdır.

Kurum Arşivlerinde Ayıklama ve İmha Komisyonları AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONU BAŞKAN: Kurum Arşiv Sorumlusu, ÜYE : Kurum Arşiv Personeli, ÜYE : Ayıklama ve İmhası Yapılacak Birim Personeli, ÜYE : Ayıklama ve İmhası Yapılacak Birim Personeli’nden oluşur.

Kurum Arşivlerinde Ayıklama ve İmha Komisyonları -Kurum ve kuruluşlar ayıklama ve imha komisyonları oluşturmak üzere her birimden iki isim istemeli, birimlerden bildirilen bu isimleri listeleyerek komisyon üyeliğinde görevlendirmek için kurumun en üst amirinden onay almalıdır. -Ayıklama ve imha komisyonlarının oluşturulmasında, kurum arşivince yapılacak ilk iş bütün birimlerden komisyonda görevlendirilmek üzere personel talep etmektir.

Taşra, Bölge ve Yurtdışı Arşivlerde Ayıklama ve İmha Komisyonları Taşra arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için, arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite amirin başkanlığında, varsa taşra arşiv sorumlusu ve taşra arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 veya 4 kişilik bir “Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur. –Yeterli personelin olmaması hâlinde, bu komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur.

Taşra, Bölge ve Yurtdışı Arşivlerde Ayıklama ve İmha Komisyonları TAŞRA TEŞKİLATI AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONU BAŞKAN: Taşra Teşkilatı Arşiv Sorumlusu, ÜYE :  Taşra Teşkilatı Arşiv Personeli, ÜYE : Ayıklama ve İmhası Yapılacak Birim Personeli. Komisyon 5 kişiden oluşmakla birlikte yeterli personel olmamasında 3 kişiden oluşur.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları “Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin 38 inci madde hükümleri saklıdır.” (Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde -34)

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tâbi tutarlar. Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Oyların eşit çıkması durumunda, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır. Komisyon Başkanı ve Kurum Arşivi’nde görevli personeller her komisyonda sabittir. Evrakı ayıklama ve imha ya tâbi tutulacak birimler değiştikçe diğer iki üye de ilgili birime göre değişir.

İmhaya Ayrılan Evrakın Tasnifi İmhaya ayrılan malzemenin tasnifi konusunda Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 36. Maddesi’ndeki hüküm şöyledir: “Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya plânı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.”

İmhaya Ayrılan Evrakın Tasnifi Daha sonra ise, imha edilecek malzemeler için, imha listelerinin düzenlenmesine geçilir. Bu konuda Yönetmeliğin 37. Maddesi’nde geçen hüküm ise şöyledir: “İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya plânı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. Mükellefler, tür ve vasıflarını belirleyecekleri malzemeyi, örneklerini saklamak suretiyle, tür ve yılları gösteren imha listeleri ile imhaya tâbi tutabilirler. İmhası reddedilen evrak ve malzeme, ileride ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.”

İmhaya Ayrılan Evrakın Tasnifi Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’te de açıkça ifade edildiği gibi, komisyonlar imhaya ayırdıkları malzemeyi, “Nasıl olsa imha edilecek” düşüncesiyle gelişigüzel bir biçimde atmayacaklardır. İmhaya ayrılan malzeme birimine, birimin kullandığı dosya plânı göz önüne alınarak konularına ve tarih sırasına dizilerek muhafaza edilecek ve gerekli onaylar alındıktan sonra imhası yoluna gidilecektir.

İmhaya Ayrılan Evrakın Tasnifi İmhaya ayrılan malzemenin tasnif edilmesinin gayesi gerek makam onayının alınması ve gerekse imhaya ayrılan malzemenin Devlet Arşivleri görevlilerince incelenmesi sırasında, imhadan çıkarılması istenen malzemenin rahatlıkla bulunabilmesidir. Gelişigüzel atılmış bir yığın içerisinden incelenmek üzere bir evrakın bulunabilmesi veya imhadan çıkarılabilmesi mümkün değildir.

İmhaya Ayrılan Evrakın Tasnifi İmha için ayrılan malzemenin listelerinin de, yukarıda zikredilen plân ve disiplin içerisinde tutulması, ilerde liste üzerinden aranacak bir evrakın zaman kaybetmeksizin rahatlıkla bulunabilmesi için gereklidir. Komisyonlara kolaylık olması açısından, imhaya ayırdıkları malzemeden farklı özellikler arz eden malzeme için, imha listelerini değişik şekillerde doldurma imkânı vardır.

İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’te bu konudaki hüküm; “Hazırlanan imha listeleri, ilgili kurum ve kuruluşun en üst amirinin onayının müteakip kesinlik kazanır.” şeklindedir. İmha Listeleri, Ankara’da Devlet Arşivleri elemanları tarafından incelenip onaylandıktan sonra en üst amirin onayına sunulur. Taşrada ise hazırlanan listeler, Kurum Arşivi’ne gönderilir, buranın onayını müteakip taşradaki en üst amirin onayına sunulur. İmhaya ayrılan malzeme gelişigüzel atılmaz, erişilebilir, düzenli bir şekilde Devlet Arşivleri elemanlarının veya taşra teşkilatlarında Kurum Arşivinin onayı beklenir. Çünkü imhaya ayrılan malzemeden bir kısmı incelenmek veya saklanmak üzere çıkartılabilir

İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması Ayıklama imha komisyonu üyelerinin listeleri doldururken dikkat etmeleri gereken en önemli husus imhaya ayrılan malzemenin konusunun açık, anlaşılır, yoruma meydan vermeyecek şekilde listenin “Konusu” kısmına yazılmasıdır.

İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması İmha listelerinin her sayfasına komisyon üyelerinin ismi açılarak üyelerin, her sayfayı imzalaması sağlamalıdır. Ayıklama ve İmha Komisyonu işlemlerini tamamlayıp imha listesini oluşturduktan sonra listedeki belgelerin imhası için yine en üst makamdan olur almalıdır.

İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması Hazırlanan imha listeleri, ilgili kurum ve kuruluşun en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır.

Örnek İmha Listesi

Örnek İmha Listesi

Örnek İmha Listesi

İmha Tutanağı Bu konuda Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’te bulunan hüküm; “İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.” şeklindedir. Kurum arşivi, ayıklama işlemini müteakip “İmha Onayı”nı aldıktan sonra, evrakın imhası veya imha edilmek üzere teslimi anında göstermek üzere, iki nüsha imha tutanağı tutmak zorundadır. Bu tutanak imhaya ayrılan malzemenin imha edildiğini belgelemek açısından gereklidir.

İmha Tutanağı İMHA TUTANAĞI Ayıklama ve İmha Komisyonu’nca, ........................ Genel Müdürlüğü’nün ........../........ yıllarına ait evrakı ayıklama işlemine tâbi tutularak muhafazasına lüzum görülmeyenler, imha listeleri tutulmak suretiyle imhaya ayrılmıştır. .............. tarih ve ................. sayılı Makam Onayı’nı müteakip, yukarıda zikredilen evrak imha edilmek üzere ...................... tarihinde Başbakanlık Ergazi Kağıt Paralama, Parçalama ve Balyalama ünitesine teslim edilmiştir. Başkan Üye Üye Üye Üye (İmza) (İmza) (İmza) (İmza) (İmza)

İmha Liste ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme Bu konuda Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’te bulunan hüküm şöyledir: “İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.” (Madde 42)

İmha İşlemi -Ankara’da bulunan kurum ve kuruluşlar ile imkânı olan taşra kuruluşları veya birimleri her türlü iş ve işlemini bitirdikleri imhalık evrakını Başbakanlıkça devralınan Ergazi Kâğıt Paralama, Parçalama ve Balyalama Tesisi’ne teslim ederek kıydırma işlemlerini yerine getirebileceklerdir. -Ayrıca, imhalık evrakını okunamayacak şekilde kendi imkânlarıyla kıymak şartıyla ihale yoluyla satabilecek veya kamuya yararlı dernek veya vakıflara bağışlayabileceklerdir. Bu işlemler taşra teşkilâtları için de geçerlidir.

Yıllık Arşiv Faaliyet Raporu Mükellef kurum ve kuruluşlar, yıl içerisinde arşiv iş ve işlemleriyle ilgili olarak yürüttükleri faaliyetlere ait bilgileri, “Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu” ile, her yılın Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne bildirirler.