Belge Yönetimi Disiplini ve Sistemi

Slides:



Advertisements
Benzer bir sunumlar
OLAY KOMUTA SİSTEMİ (OKS)
Advertisements

Belge Envanteri ve Saklama Planları
Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı
KAMU İÇ KONTROL SİSTEMİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI
Defterdarlıklar İç Kontrol Eğitimi 10 Mart-27 Nisan 2013
YÖNETİM VE ORGANİZASYON
İÇ KONTROL SİSTEMİ VE İÇ KONTROL STANDARTLARI
Uluslararası İş Etiği.
T.C. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ İç Denetim Birimi Başkanlığı
KAMUDA İÇ KONTROL SİSTEMLERİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ
Yrd. Doç. Dr. Fevzi ENGİN A.İ.B.Ü.İ.İ.B.F
Belge Yönetimi Programı ve Yaşam Döngüsü
PERFORMANS BÜTÇE HAZIRLIK SÜRECİ
Biz Kimiz? DELFİN, her türlü doküman tabanlı teknolojileri araştırmak, geliştirmek, kurum ve şirketlere fiziksel arşiv ve elektronik arşivleme hizmetlerinde.
Sistem Geliştirme Sistemin tanımı. Sistemin Temel özellikleri
Bilgi Kaynaklarının İş letiminde Elektronik Doküman Yönetimi ve Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinin Rolü The Role of Electronic Document Management.
Yazışma Teknikleri Doç. Dr. Hüseyin Odabaş. Yönetimde Bilgi Üretim ögeleri, 3M [insan (men), para (money), hammadde-malzeme (materials)] olarak sınıflandırılırken,
İZLEMEİZLEME Defterdarlıklar İç Kontrol Eğitimi 10 Mart-27 Nisan 2013 Strateji Geliştirme Başkanlığı 1.
İŞLETMELERDE BİLGİ VE ÖLÇME SİSTEMİ: MUHASEBE
Çevre Sorunları “Ayamama Felaketi”nin acı biçimde gösterdiği gibi çevre sorunları, artık yaşamımızda istisna olmaktan çıkmış, gündelik yaşamın bir parçası.
İç Kontrol Nedir? İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin; - etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini,
T.C. OKAN ÜNİVERSİTESİ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ SAĞLIK YÖNETİMİ YÜKSEKLİSANS 1.PROGRAM SAĞLIK HUKUKU ÖDEVİ-II HAZIRLAYAN Dr Beytullah ŞAHİN AKADEMİK DANIŞMAN.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM İÇ DENETİM VE İÇ KONTROL SİSTEMİ
Öğretim Tasarımı
MODERN YÖNETİM VE ORGANİZASYON
Öznur OKAY Mali Hizmetler Uzmanı
MUHASEBENİN UZMANLIK ALANLARI
Hedef A.1. : Deprem Bilgi Altyapısının Geliştirilmesi; Deprem bilgi altyapısının geliştirilmesi, güçlendirilmesi, sürdürülebilirliğinin sağlanması bu altyapıyı.
Kurumsal Yönetimde İç Denetimin Geleceği Esra Aydın
Bilgisayar Destekli Eğitim
KURUM İÇİ İLETİŞİM HAZIRLAYAN HAVA GÜLER.
İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANI VE YOL HARİTASI. İÇ KONTROL İç kontrol genel olarak idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak;
İç Kontrol: İç kontrol, idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini,
Kurumsal İçerik Yönetimi Kapsamında Bilgi Güvenliği
Hazırlayanlar : Elmas SOFU Müjde BALBAROS
Strateji Geliştirme Başkanlığı PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLIKLARI VE İZLEME SÜRECİ 25 Kasım 2014 Antalya Coşkun KARAKOÇ İl Planlama Uzmanı.
Strateji Geliştirme Başkanlığı
TÜRKİYE’DE KENT BİLGİ SİSTEMİ UYGULAMALARININ GELİŞİMİ
AYDIN ÇEVRE VE ŞEHİRCİLİK İL MÜDÜRLÜĞÜ
Süreç Yönetimi.
ISO ÇEVRE YÖNETİM SİSTEMİ TEMEL EĞİTİMİ
E ğ itimde Kalite nedir? *Kalite, ko ş ullara uygunluktur. *Kalite, ko ş ullara uygunluktur. *Kalite, ögrencilerin ihtiyaçlarıdır. *Kalite, amaçlara uygunluktur.
İşletmelerde Bilişim Sistemleri
BALIKESİR ÜNİVERSİTESİ BİRİMLERİ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANININ HAZIRLANMASI BALIKESİR ÜNİVERSİTESİ BİRİMLERİ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA.
YÖNETİMİN ALT İŞLEVLERİ
İSG BİRİMLERİNİN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI
Üniversiteler İçin Proje Yönetim Bilgi Sistemi
SINIF YÖNETİMİ.
Yönetim Nedir? Yönetim, toplumsal gereksinmelerin bir bölümünü karşılamak üzere kurulan bir örgütte, örgütün varlık nedeni olan amaçlarını gerçekleştirecek.
Özürlü Öğrenci Birimleri Engelsiz Üniversite Birimleri 17.MAYIS.2010 Prof. Dr. Bülbin Sucuoğlu
ÖRGÜTLERDE BİLGİ YÖNETİMİ, KARAR VERME VE BİLİŞİM SİSTEMLERİNDEKİ HİYERARŞİK YAPININ MİMARİSİ Kısım 2.
KAMU YÖNETİMİNDE İÇ KONTROL SİSTEMİ ve İÇ KONTROL EYLEM PLANININ UYGULANMASI KAMU YÖNETİMİNDE İÇ KONTROL SİSTEMİ ve İÇ KONTROL EYLEM PLANININ UYGULANMASI.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Elektronik İmza Kasım 2015 Elektronik Belge Yönetim Sistemi Proje Sorumlusu Cumali YAŞAR.
 Bir projeyi yönetmek üzere görevlendirilen ve projeyi, mümkün olan en yüksek üretkenlik, en düşük belirsizlik ve risk ile yürütmekten sorumlu kişidir.
Aile Hekimliğinde Sürekli Sağlık Bakımı
Dr. Adil AKINCI Bankacılık ve Finans Bölümü
Depo Elleçleme Personel Eğitimi
ÖĞRETİM TEKNOLOJİLERİ
BİLGİ YÖNETİMİ KAVRAMI ve GELİŞİMİ
SAĞLIK, KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI
Bölüm 2 ÖRGÜTLERDE BİLGİ YÖNETİMİ, KARAR VERME VE BİLİŞİM SİSTEMLERİNDEKİ HİYERARŞİK YAPININ MİMARİSİ Kısım 2.
ANKARA ÜNİVERSİTESİ SAĞLIK BİLİMLERİ FAKÜLTESİ SOSYAL HİZMET BÖLÜMÜ
İŞLETMELERDE BİLGİ VE ÖLÇME SİSTEMİ: MUHASEBE
İŞLETME BİLİMİ VE İŞLETMEYİ TANIYALIM
NİŞANTAŞI ÜNİVERSİTESİ
Düzce Üniversitesi Gümüşova MYO
İŞLETMELERDE BİLGİ VE ÖLÇME SİSTEMİ: MUHASEBE
Sunum transkripti:

Belge Yönetimi Disiplini ve Sistemi

Belge yönetimi disiplini: Belge yönetimi, üzerinde bulunduğu belge kayıt ortamı göz önünde bulundurulmaksızın, üretim, muhafaza (kullanım, depolama, erişim) ve arşivlerde düzenleme evreleri boyunca belgeleri kontrol altında tutma, yönetme ve koordine etme ve bu süreç doğrultusunda personeli eğitme, belgesel işlemler konusunda kabul edilen ilkeleri kurumsal faaliyetlere uyarlama ve uygulama işidir. Belge yönetimi, kurumsal iletişim ve işlemlerin daha etkili ve güvenli bir biçimde sürdürülmesi ve yapılan bütün faaliyetlerin daha az bir maliyetle sonuçlandırılması için yararlanılan kontrol sistemidir. Belge yönetimi disiplini:

Belge yönetimi disiplini: ‘Belge yönetimi’ terimi (records management), yeterli, uygun ve güvenilir bir belge sisteminin tasarımı ve kurulumu için gerek duyulan politikalar, işlemler, rehberler, araçlar, teknikler, kaynaklar ve eğitim hizmetlerinin tümünü içeren genel bir uygulama alanını ifade etmektedir. Belge yönetimi disiplini:

Belge yönetimi disiplini: Bir belge yönetimi programının etkili ve sürdürülebilir olabilmesi için, çalışanların belge kayıt işlevi ve sorumluluğu konusunda bilinçli olmasına; programın kurum hiyerarşisi içinde uygun bir birim tarafından temsil edilmesine ve sürekli olarak gözden geçirilmesine gereksinim duyulur. Aynı zamanda yöneticiler, belge yönetimi sistemi içinde yer alan bütün unsurların uyumlu ve dengeli bir biçimde işleyebilmesi için, belgesel işlem ve sistemlerle ilgili güncel kuramların ve teknolojik standartların belge yönetimi programı içinde kullanıldığından emin olmalıdırlar. Belge yönetimi programının kurumsal hiyerarşi içinde işleyişinden ve uygulanmasından ise belge yöneticileri sorumludur. Belge yönetimi disiplini:

Belge yönetimi disiplini: Bu görev dağılımına göre oluşturulan bir belge yönetimi programında genel olarak bulunması gereken özellikler şu şekilde sıralanabilir: ¤ Üretimi, sağlanması, muhafaza edilmesi, kullanılması ve depolanması bağlamında kuruluşun bütün birimlerinde her türlü belgenin kontrol altına alınması işlevini yerine getirmelidir. ¤ Elektronik belgeleri de içerecek şekilde kuruluştaki her türlü belgenin yönetimi ile bilgi kaynakları yönetimini bütünleştirerek aynı sistem üzerinde yapılandırılmalıdır. ¤ Belge yönetiminin amaçları, yetkileri ve sorumlulukları ile kuruluşun genel yönergeleri birbiriyle çelişmeyecek şekilde ortak amaca sahip olmalıdır. Belge yönetimi disiplini:

Belge yönetimi disiplini: ¤ Belge saklama ve düzenleme gereksinimlerini de içerecek şekilde güncel belgelerin kontrol altına alınması için gerek duyulan ilkeleri ortaya koymalıdır. ¤ Sistemde yer alan işlem, sorumluluk, donanım ve yazılım gibi pek çok konuda kullanıcıların bilinç düzeyini yükseltmek için eğitim programlarına yer verilmelidir. ¤ Belge yönetimi sistemi içinde yer alan her bir unsur konusunda yenilikler takip edilmeli; sistem, sürekli olarak gözden geçirilmeli ve geliştirilmelidir. ¤ Belgelerin saklı tutulacağı belge kayıt ortamları ve saklama süreleri konusunda açık ve kesin ilkelere sahip olmalıdır. ¤ Saklama planları ve belge envanterlerinin hazırlanmalı, uygulanmalı ve sürekli olarak gözden geçirilmelidir Belge yönetimi disiplini:

Belge yönetimi disiplini: Bir belgenin veya belge grubunun sahip olduğu işlev ve roller şu şekilde sıralamaktadır: ¤ Kurum ve kuruluşların düzenli, etkili ve güvenli bir iletişim platformu üzerinde haberleşmesini sağlamak, ¤ Kurumsal hizmetlerin resmi düzenlemeler uygun bir biçimde sunulmasını sağlamak, ¤ Kurumsal politikaları, kararları ve faaliyetleri belgelemek, Belge yönetimi disiplini:

Belge yönetimi disiplini: ¤ Olası davalara karşı kuruluşun yasal haklarını belgelemek, ¤ Yasal, finansal ve etik olarak yapılan faaliyetleri doğru ve kesin bir biçimde ortaya koymak, ¤ Çalışanların, hizmetlerden yararlananların veya daha genel bir ifade ile kuruluşla ilgisi olan her birey ve/veya örgütün haklarını korumak. ¤ Acil koşullarda ve afet durumunda faaliyetlerin sürekliliğini sağlamak, ¤ Kurumsal belleği muhafaza etmek. Belge yönetimi disiplini:

Belge yönetimi disiplini: Genel olarak etkili bir belge yönetimi programında bulunması gereken özellikleri şu şekilde listelemektedirler: -- Belge yönetimi programı, çalışanların rahatlıkla anlayabileceği maddeler içermeli, açık ve kesin amaçlara sahip olmalıdır. -- Nerede ve ne zaman gereksinim duyulursa duyulsun bilgiyi doğru ve hızlı biçimde sağlayabilecek bir yapıya sahip olmalıdır. Belge yönetimi disiplini:

Belge yönetimi disiplini: --Gereksinim duyulan bilgiyi mümkün olan en düşük maliyetle sağlamalı. --Depolanacağı yer ve kaydedileceği donanımı da içerecek şekilde belgelerin üretilmesi, saklanması, erişimi, arşivlere devri ve düzenlenmesi işlemlerine ilişkin etkili bir belge işleme sistemine sahip olmalıdır. --Hiyerarşik bir temel üzerinde güvenlik ilke ve uygulamalarına sahip olmalıdır ve söz konusu ilke ve uygulamaların düzenli bir biçimde yürütümü sağlanmalıdır. Belge yönetimi disiplini:

Belge yönetimi disiplini: Belge yönetimi, belge işleme sürecini üretimden arşivlemeye kadar tek bir yapı içinde ele alan ve aynı zamanda belge işleme işlevine konu olan personel, sistem tasarımı, yasal düzenlemeler ve standartlar gibi çeşitli unsurları da kapsayan geniş bir disiplindir. Farklı uzmanlık alanlarının oluşturduğu bütünsel yapı olması nedeniyle disiplinler arası paylaşım gerektiren çalışma alanıdır. Bu nedenle söz konusu sistem, farklı uzmanlık alanlarının aynı yapı üzerinde etkili ve dengeli bir biçimde kontrol altına alınmasını gerektirir. Aynı zamanda buna bağlı olarak belge yönetimi uygulaması, bu alanda eğitim sahibi olan yöneticilerin idaresinde yürütülmesi gereken bir disiplindir. Belge yönetimi disiplini:

Belge yönetimi disiplini: Yapılan değerlendirmeler ışığında belge yönetiminin kurumlara sağladığı katkıları dört madde ile özetlemek mümkündür. Bunlar, ● İçeriden veya dışarıdan, zamanlı, doğru ve tam bilgi/belgeyi mümkün olan en düşük maliyetle sağlamak, gerekli yerlere dengeli ve adil biçimde dağıtmak-iletmek ve kurumsal faaliyetlerin etkin bir biçimde işlemesine katkıda bulunmak, ● Belgelerin üretim, kayıt, erişim ve muhafaza işlemlerini belli bir plan dahilinde yürüterek, kayıtlı bilgilerin olabildiğince etkili bir biçimde işleme konması sağlamak, ● Belge üretimi, dosyalaması, dağıtımı ve saklanması işlemlerini belli bir plan içerisinde sürdürerek, kurumlarda belgesel işlemlerin maliyetini ve dolayısıyla işletme maliyetini azaltmak, ● Gerek özel, gerekse kamu kuruluşlarında belgesel işlemlerin daha düzenli, ekonomik ve etkili bir biçimde sürdürülmesini sağlayarak, müşterilerin ya da vatandaşların daha nitelikli hizmet almasını sağlamaktır.

Belge yönetimi sistemi: Sistem, belli bir amacı yerine getirmek için bir araya toplanmış unsurların aynı platform üzerinde veya aynı kurum içerisinde ve birbirleriyle uyumlu bir program çerçevesince işletildiği yapıdır. Sistem, çeşitli mal ya da hizmet girdilerinin işlendiği ve varılmak istenen hedefler doğrultusunda çıktılara dönüştürüldüğü yapıdır. Birimler arasında var olan ilişkileri de göz önünde bulundurarak kurumsal problemlerin çözümünde olayları geniş bir perspektifle ele alma davranışı, sistem yaklaşımı olarak ifade edilmektedir. Çünkü her sistem kendinden daha geniş üst sistem ve/veya daha dar olan alt sistemlerden oluşur. Örneğin kendisi de bir sistem olan belge yönetimi sistemi, belge üretimi, dağıtımı, kullanımı ve düzenlenmesi evrelerinden oluşan alt sistemlere sahiptir.

Sistem şemasI:

BELGE yönetimi sistemi: Belge yönetimi sistemi, belge yönetimi yaklaşımına doğrudan ya da dolaylı olarak konu olan her türlü ilke ve uygulamanın uyumlu ve dengeli bir biçimde işletildiği geniş bir mimaridir. Kurumlarda belgelerin üretimi, üretim öncesi tasarım, dağıtım, dosyalama, kullanım, kopyalama, çoğaltım, geleneksel veya elektronik araçlar aracılığıyla postalama, saklama, koruma, bakım, değerlendirme, ayıklama, imha, transfer, sınıflama ve düzenleme gibi pek çok konu belge yönetimi sisteminin içeriğini oluşturmaktadır. Aynı zamanda söz konusu sistemde belge yönetimi program ve ilkeleri ile belgesel işlem metodolojileri, personel, çalışma ve depolama yerleri, bilgisayar-iletişim sistem ve teknolojileri, bütçe, yasal düzenlemeler, standartlar gibi her türlü işletme unsuru da yer almaktadır.

Belge yönetimi sistemi: Aynı zamanda geleneksel ve elektronik posta yönetimi, önemli belgelerin muhafazası ve bakımı, depolama yönetimi, veritabanı yönetimi gibi pek çok farklı disiplin ya da söz konusu disiplinlerdeki bazı özel konular da bu yapı üzerinde yer alabilmektedir. Bu nedenle belge yönetimi sistemi yalnızca doğrudan belgesel işlemlerle ilgili konuları değil, aynı zamanda farklı disiplinlerin bazı alanlarını da içerdiği için çok karmaşık bir yapıya sahiptir ve dolayısıyla sistemin yürütümü için disiplinler arası işbirliğine gereksinim duyulur.

belge yönetimi sistemi:

belge yönetimi sistemi: Ulusal belge yönetimi sistemleri, ülkenin belge yönetimi politikasını belirleyen kurumlar tarafından oluşturulur. Bu kurumlar, genellikle ulusal arşivler ya da belgesel işlemlere yönelik politikalar oluşturan kuruluşlardır. Ulusal belge yönetimi sistemleri, belgesel işlemleri standartlaştırmak, veri paylaşımını düzenlemek, bürokrasiyi azaltmak ve kurumsal hizmetleri basitleştirerek verimliliği arttırmak gibi pek çok avantaj sağlarlar. Ulusal bir belge yönetimi sisteminin rol ve sorumluluklarını şu şekilde sıralamak mümkündür: ¤ Ulusal arşiv tarafından belirlenen belge yönetimi programına uygun olarak merkezi bir kontrol ve yönlendirme ortamı sağlama, ¤ Her türlü kurumsal bilginin üretimi, elde edilmesi, kullanımı, erişimi, ayıklanması, imha edilmesi ve arşivlerde düzenlenmesi işlemlerini sistematik bir biçimde kontrol etmek için kuruluşlara ve talepte bulunan her türlü kuruma danışma ve destek hizmeti sunmak,

Belge yönetimi sistemi: ¤ Kuruluşların bilgi ve belge kaynaklarını ulusal belge yönetimi programına uygun olarak yönetip yönetmediğini denetleyecek bir denetim mekanizmasına sahip olmak, ¤ Belge yönetimi ilke ve uygulamaları konusunda yeni düzenlemelere, stratejilere ve politikalara sistem içinde yer vermek, ¤ Bilgi yönetimi, resimleme ve mikrografi sistemleri, envanter tabloları, saklama planları gibi belgesel işlemler konusunda ele alınması gereken bütün unsurları içermek, ¤ Üretimlerinden arşivlerde depolanmalarına kadar geçen her evrede belgelerin kullanıma sunulması, depolanması, erişimi, ayıklanması, imha edilmesi veya devredilmesine yönelik her türlü işleme rehberlik etmek; söz konusu işlemlerin mümkün olan en düşük maliyet ve en yüksek performansla gerçekleşmesini sağlamak

Belge yönetimi sistemi: Belge yönetimi sistemi, doğrudan belgesel işlemlerle ilgili her türlü unsurla birlikte, teknolojik altyapı, postalama sistemi, personel, bütçe gibi bütünüyle belgesel işlemlerle ilgili olmayan farklı pek çok konunun yer aldığı geniş bir mimaridir. Daha önce de belirtildiği gibi, söz konusu sistemin başarısı ya da başarısızlığı, sistem içinde yer alan bütün unsurların uyumlu ve dengeli bir biçimde işletilmesine bağlı olarak değişebilmektedir. Bir belge yönetimi sistemi içinde yaşanabilecek olası sorunlar genel olarak birbirine benzerlik göstermektedir. Belge sistemlerinde yaşanabilecek genel problemler ve bunların belirtilerini, yönetim ve insan sorunları, kötü dosyalama, yanlış araç-gereç kullanımı, depolama alanlarının verimsiz kullanımı ve belge maliyetinin yüksekliği başlıkları altında ifade edilebilir.