KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ OLARAK BİZ NE YAPACAĞIZ?

Bu Rehber’in amacı; mevcut iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartları ile uyumlu hale getirebilmek için yapılması gereken çalışmalar konusunda İdarelere yardımcı olmaktır. Eylem planının oluşturulması ve gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarında kamu idarelerinin yol gösterici bir rehbere sahip olmaları işlerinin kolaylaştırmaktadır.

 Etken bir kontrol ortamı oluşturmanın sorumluluğu, kamu idarelerinin üst yöneticileri ile diğer yöneticilerine aittir. Çünkü, 5018 sayılı Kanun “Yönetim Sorumluluğu” nu esas almaktadır.  İç kontrol sadece düzenlemelerden, prosedürlerden, süreç akış şemalarından ve ön mali kontrolden oluşmaz, tüm faaliyetlerin yürütülmesinde benimsenen bir yönetim yaklaşımı ve eylemler bütünü olarak da ele alınmalıdır.  Mevcut sistemlerin üzerine giydirilmiştir, ayrılmaz bir parça niteliğindedir.  Bu nedenle bütün birimlerindeki mali ve mali olmayan her türlü faaliyet ile idarenin karar ve işlemleri iç kontrolün kapsamına dâhildir.  Sistem’e ait tüm düzenlemeler, çalışan her kademe tarafından açıkça anlaşılabilecek ayrıntıda hazırlanmalıdır.  Yöntem ve süreçlerin belirlenmesinde “risk esaslı” bir yaklaşımla yasal ve idari yapı, personel ve mali durumun Kurum’a özgü koşulları dikkate alınmalıdır.

İç kontrol sistemine ilişkin çalışmaların yürütülmesinde takip edilecek yöntemin belirlenmesi “Kamu İdarelerinin inisiyatifindedir”. Ancak, belli bir yaklaşımın benimsenmesi de Eylem Planı Hazırlama Çalışmaları’nda etkenliğin sağlanmasına katkı sağlayacaktır.

 Strateji Geliştirme Birimi’nin teknik desteği ve koordinatörlüğü’nde  Üst yöneticinin onayı ile çalışmalar başlatılmalıdır (sahiplenme, yetkilendirme, izleme ve olumlu irade)  Plan hazırlama çalışmalarına başlarken yazılı olarak alınacak üst yönetici onayında, çalışmanın amacı, harcama birimleri, koordinatör birim, oluşturulacak kurul ve gruplarda görev alacak personelin bu çalışmadaki görev ve sorumlulukları ve gerek duyulan diğer hususların açıklanması çalışmalarda etkinliği artıracaktır.  Yine üst yönetici ve/veya yardımcıları, harcama yetkilileri ve/veya yardımcılarından oluşan; “İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU” ve “KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI HAZIRLAMA GRUBU” oluşturulmalıdır.

TARAFINDAN GERÇEKLEŞTİRİLECEK EN ETKİLİ ÇALIŞMA; TARAFINDAN GERÇEKLEŞTİRİLECEK EN ETKİLİ ÇALIŞMA; Öncelikle İdaredeki mevcut durum ile 5018 sayılı Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen iç kontrol sistemini tespit eden, karşılaştıran ve boşlukları ortaya koyan bir rapor hazırlanması ve Bu rapora, idarede Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumlu bir iç kontrol sisteminin oluşturulmasını sağlamak amacıyla yapılması gereken çalışmaları, prosedürleri ve düzenlemeleri gösteren Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı’nı eklemesidir!

 Kamu İç Kontrol Standardı Bileşeni  Kamu İç Kontrol Standardı Kod Numarası  Kamu İç Kontrol Standardı  Kamu İç Kontrol Standardının genel şartı  Mevcut Durum  Eylem Kod Numarası  Yapılması öngörülen eylem veya eylemler  Eylemlerin gerçekleştirilmesinden sorumlu birimler/harcama birimlerinden konusunda uzman personelin katılımıyla oluşturulacak çalışma grupları  Sorumlu birim/çalışma grupları ile işbirliği yapacak birim/çalışma grupları  Eylemin gerçekleştirilmesinden elde edilecek çıktı veya sonuç (kanun veya yönetmelik taslağı, tebliğ, genelge, yönerge, talimat, idare ayrıntılı iç kontrol standartları, şema, rapor, çizelge, eğitim programı, eğitim materyali, eğitim faaliyeti, rehber, bülten, broşür, el kitabı, yazılım, kontrol listeleri, vb. )  Eylemin tamamlanması için öngörülen tarih  Açıklama

SAĞLANIYORSA; Kamu İç Kontrol Standartlarından veya bu standartlara ilişkin genel şartlardan bir kısmını karşılayan ve iç kontrol sisteminin öngördüğü makul güvenceyi sağlayan mevcut düzenleme veya uygulamaların bulunması halinde,  “Mevcut Durum” bölümüne gerçekleşme  “Açıklamalar” bölümüne de yeni bir uygulama ya da düzenlemeye gerek görülmediği yazılacaktır

SAĞLANMIYORSA; Kamu İç Kontrol Standartlarından veya bu standartlara ilişkin genel şartlardan bir kısmını karşılayan ve iç kontrol sisteminin öngördüğü makul güvenceyi sağlayan mevcut bir düzenleme veya uygulama yoksa;  çeşitli nedenlerle bu alanlara ilişkin çalışmaların plan döneminden sonraki bir tarihe bırakılması halinde de bu duruma nedenleriyle birlikte “açıklama” bölümünde yer verilmesi gerekmektedir.

Bu çerçevede hazırlanan Rapor ve eki Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı, İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU tarafından görüşülür. Kurul, Eylem Planı Taslağında mevcut bir eylemin çıkarılması veya yeniden değerlendirilerek geliştirilmesi veya Taslakta bulunmayan bir eylemin eklenmesi gerektiği sonucuna varabilir! Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı Hazırlama Grubu yeniden değerlendirme yapar!

 DEĞERLENDİRME  DEĞİŞİKLİK,  ONAY  UYGULAMALAR SIRASINDA REVİZE üst yöneticinin onayıyla Eylem Planı üzerinde her zaman yapılabilecektir.

Eylem planında öngörülen çalışmaları gerçekleştirmekle görevli birim veya çalışma grupları tarafından hazırlanan taslak düzenlemeler; “KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI HAZIRLAMA GRUBU”NUN uygun görüşüyle “İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU”NUN değerlendirilmesine sunulur. Son şekli verilen taslak düzenlemeler üst yöneticinin onayına sunulur. ONAY - YÜRÜRLÜĞE KONMA - UYGULAMA

 STRATEJİ GELİŞTİRME BİRİMLERİ TARAFINDAN “EN AZ ALTI AYDA BİR OLMAK ÜZERE”  DÜZENLİ OLARAK İZLENİR,  DEĞERLENDİRİLİR VE  EYLEM PLANI FORMATINDA ÜST YÖNETİCİYE RAPORLANIR. RAPORLANIR.

İÇ KONTROL VE ÖN MALİ KONTROLE İLİŞKİN USUL VE ESASLARIN 27 NCİ MADDESİ UYARINCA, İç kontrol sistemine ilişkin yürürlüğe konulan düzenlemelerin; üst yöneticinin onayını izleyen on işgünü içinde Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü’ne gönderilmesi gerekmektedir.

Kamu idareleri, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlık ve uygulama çalışmalarını, bu Rehberde belirtilen ilke ve yöntemler çerçevesinde; “organizasyon yapıları, idari kapasiteleri, çalışma yöntemleri ve benzeri özelliklerini dikkate alarak yürüteceklerdir”.

KATILIMCI YÖNTEMLERLE ve KALİTELİ KARARLAR ALMAYI SAĞLAYAN; DOĞRU KONUYA UYARLANMIŞ, ÖZGÜN, DETAYLI, İYİ PLANLANMIŞ BİR GRUP ÇALIŞMASI GERÇEKLEŞTİRECEĞİZ! Bu süre içinde;  Çok yoğun ve etken çalışarak,  Etkili analiz ve sentezler yapılabilmelidir. 16

Amacı ve konusu iyi belirlenmiş Katılımcıların konuya göre seçildiği Problem çözme sürecinde adım adım ilerlenen Özel analiz ve sentez tekniklerinin kullanıldığı Bu tekniklerin etkili kullanımı için grubun ustalıkla yönlendirildiği bir analiz, değerlendirme, karar alma ve planlama sürecidir. 17

 Moderatörün iyi seçilmesi  Grupların iyi belirlenmesi önemlidir. Böylece doğru soruların sorulması, doğru analizlerin yapılması ve beklenen yararın elde edilmesi mümkün olabilecektir. En önemli katkı grup çalışmasına, üst yönetimin, yöneticilerin ve diğer paydaşların katılımı ile sağlanacaktır. 18

 Görüşlerin toplanmasını  Önceliklilerin öne çıkarılmasını  Durumun netleştirilmesini  Gerektiğinde çözüm önerilerinin üretilmesini  Çözümlerin taslak eylem planlarına dönüştürülmesini içerir. 19

PLANLANAN HER OTURUMDAKİ GRUPLARA AİT ÇIKTILARIN TOPLANMASI, KONSOLİDE EDİLMESİ VE TEKRAR GRUBA VERİLMESİ, GEREKLİ ÇAPRAZ KONTROLLERİN YAPILMASI, SONUÇLARIN GRUP TARAFINDAN DEĞERLENDİRİLMESİ ve SON DURUMUN HAZIRLANARAK SUNULMASI GEREKLİDİR. 20

 Moderatörün iyi seçilmesi önemlidir.  Grupların iyi belirlenmesi önemlidir. Böylece doğru soruların sorulması, doğru analizlerin yapılması ve beklenen yararın elde edilmesi mümkün olabilecektir. En önemli katkı grup çalışmasına, üst yönetimin, yöneticilerin ve diğer paydaşların katılımı ile sağlanacaktır.