Halk Kütüphanelerinde Halkla İlişkiler Prof. Dr. Bülent Yılmaz Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü Öğretim Üyesi E-posta : byilmaz@hacettepe.edu.tr

Halkla İlişkiler : Tanım Bir kurumun kamu (halk) ile olan ilişkilerinin düzeltilmesine yönelik çalışmalardır. Kamu ile bir kurum arasındaki iyi niyeti, karşılıklı anlaşmayı geliştiren çabalardır. Bir kuruluşu halka sevdirme ve saydırma sanatıdır. Halkın neyi sevdiğini öğrenip onu daha çok yapmak, neden hoşlanmadığını bilip onu yapmamaktır.

Halkla İlişkilerin Amacı Hizmet verilen kitleyi etkilemek; Hizmet verilen kitlenin kuruma karşı ilgi, güven ve sempati duymasını sağlamak; Kurumumuzu halka tanıtmak, onun hakkında halkın bilgilenmesini sağlamak; Halkın çıkarları ile kurumun çıkarlarını uzlaştırmak; Halkta kuruma karşı olumlu tutum ve davranışlar geliştirmek; Halkın yönetimle olan işlerini kolaylaştırmak; Halkla işbirliği içinde olmak, böylece işleri çabuklaştırmak ve kolaylaştırmak

Halkla İlişkiler: Temel İlkeler Halkla ilişkiler iki yönlü bir iletişim sürecidir. (İki yönlülük ilkesi) Halkla ilişkiler gerçekleri yansıtan dürüst bir uygulamadır. (Dürüstlük ilkesi) Halkla ilişkiler sabır isteyen sürekli bir çalışmadır. (Sabırlılık ilkesi) Halkla ilişkiler inandırıcı olmayı gerektirir. (İnandırıcılık ilkesi) Halkla ilişkiler bir uzmanlık işidir. (Uzmanlık ilkesi)

Halkla İlişkilerde Bulunacak Kişinin Taşıması Gereken Özellikler İnsan ve toplum psikolojisi, sosyoloji, ekonomi, işletme, hukuk ve genel kültür bilgisi olmalıdır. Dilini ve beden dilini iyi kullanmalıdır. Dış görünümüne dikkat etmelidir. İnsanları sevmelidir. İşi ile ev yaşamını karıştırmamalıdır. Her zaman güler yüzlü olmalıdır. İçinde bulunduğu ortama göre davranmasını bilmelidir. Kişilerarası iletişim için önemli olan esneklik, sağduyu, espri ve hayalgücü ile araştırmacı yapıya sahip olmalıdır.

Kurumlarda Halkla İlişkiler Açısından Bulunması Gereken Özellikler Kurum güven verici olmalıdır. Kurum temiz olmalıdır. Kurum iç açıcı olmalıdır. Binanın dış görünüşü sevimli olmalı Salonlar iyi aydınlatılmış ve açık renge boyanmış olmalı. İyi havalandırılmalı ve sıcaklık 20-22 derece olmalı.

Kurum düzenli olmalıdır. Kurumlarda Halkla İlişkiler Açısından Bulunması Gereken Özellikler (devam) Kurum düzenli olmalıdır. Binanın dışı, bahçesi, koridorları ve giriş düzenli olmalı Salon ve odalardaki eşyalar en uygun ve kullanışlı biçimde yerleştirilmeli Masaların üstü, raflar dağınık olmamalı, kitaplar düzgün biçimde yerleştirilmelidir. Bilgisayar ve diğer araçlar en uygun yerlere konulmalıdır.

Halkla İlişkilerde Kullanılan İletişim Araçları 1. Yazılı Araçlar Gazeteler Dergiler Broşürler ve el kitapları Afiş, pankart ve el ilanları Mektup, kartvizit, pul vb. Duyuru panosu, ilan tahtası vb. Yer gösteren kütüphane tabelaları, raf yönlendirmeleri İstek-şikayet kutusu-kullanıcı memnuniyet anketleri

Halkla İlişkilerde Kullanılan İletişim Araçları 2. Sözlü Araçlar Yüzyüze ve telefonla görüşme Toplantı, konferans ve seminerler 3. Görsel ve İşitsel Araçlar Radyo ve televizyon Film ve video kaset Sergi, fuar ve yarışmalar Açılış, yıldönümü vb. törenler İnternet, web

Kullanıcı (Okuyucu) Hizmetlerinde Halkla İlişkiler İlk gelen kullanıcıya kütüphane kullanım kuralları anlatılmalı Kullanıcılarla sürekli iletişim içinde olunmalı Kullanıcılara yardımcı olunmalı Kullanıcıya karşı hoşgörülü, nazik, yardımsever ve sabırlı olunmalı Web sayfası olmalı ve güncellenmeli Kütüphaneci kaynaklara hakim olmalı

Teknik Hizmetlerinde Halkla İlişkiler Kaynak sağlamada kullanıcıların önerileri alınmalı. Gelen kaynaklar kullanıcılara duyurulmalı. Gelen kaynakların teknik işlemleri hemen ve doğru biçimde yapılmalı Sansür uygulanmamalı

Halkla İlişkiler-Beden Dili ve Örnekler İletişimde sözcükler %10, ses tonu %30 ve beden dili %60 önem taşımaktadır. GÖZLER: En önemli beden dili unsurudur. Göze bakarak konuşmak çok etkileyicidir. Göz teması denir. Kısık gözle bakış kuşkuyu, açık gözle merakı, derin bakışlar dikkati ve eğik bakışlar üzüntüyü anlatır. Kaşlar da göze dahildir. Boş bakmamalıyız. Çok az göz teması sizden hoşlanmadığını, çekingen olduğunu, özgüven eksikliğini, sizden yüksek statüde olduğunu ya da sinirli olduğunu gösterir. Biriyle güneş gözlüğü ile konuşulmaz; kimliğini saklamaya çalıştığı izlenimi verir. Sunumlarda salonu gözle taramak gerekir.

Halkla İlişkiler-Beden Dili ve Örnekler Eller belde: kavga; ayak titretme: sıkılma; başın iki el arasına alınması: sıkılma, kaygı; eller cepte: güven-aşırı güven; kollar göğüste birleştirilmiş: iletişime kapalı, savunma durumu; çeneyi tutma: plan hazırlığı; burna dokunma-kaşıma: kuşku, beyaz yalan söyleme; elleri ovuşturma: beklenti; bacak bacak üstüne atma: kendine güven, üstünlük taslama; yana hafif eğilmiş baş: anlatılana ilgi; çeneye hafif hafif vurma: kara aşaması; tırnak yeme, saçla oynama, sakız çiğneme: gerginlik, endişe; parmaklarım masa üzerinde davul çalması, ayakların yere vurulması: can sıkıntısı

Halkla İlişkilerde Bulunacak Kişinin Taşıması Gereken Özellikler Ellerin konuşma sırasında içeriye ya da dışarıya açık olması: doğru ya da yalan söyleme, çaresizlik, içtenlik; tokalaşmada eli kavramama, gevşek ya da sıkı tutma: korkaklık, güven; yolda yürürken aynı hizada olmamak: konuşmadan rahatsızlık; gülme; bazen yalan bazen içtenlik; ses tonu-sert ton, tek ton: otoriter, sıkıcı; tebessüm: içtenlik, ilgi; görüşmede baş sallama: onay, dinlediğini gösterme; jestler yapın ancak aşırıya kaçmayın; konuşma sırasında ellerle ağzı örtmek: isteksiz; ayaktayken dik durmak, otururken kaykılmamak: güven;

Halkla İlişkiler-Beden Dili ve Örnekler Ellerin konuşma sırasında çok sallanması, el kol hareketi:dikkate alınmaz, güven kırıcı; parmağın çene altında tutulması: güven; otururken bir omuzun diğerinden yüksekte tutulması: güç ifadesi; bacak bacak üstüne atmak: kendine güven; bacakları uzatıp birleştirmek: rahatlık; iş görüşmesinde bacaklar uzatılmaz ve birleştirilmez, bacak bacak üstüne atmak en iyisidir; yakın durmak:0-45 cm (aile bireyleri), 45-80 (yakın arkadaş, akrabalar), 80cm-2 m: sosyal alan, 2m’den uzak: tanımadıklarımız. Banka ve hastane örnekleri.

Sonuç Kütüphane öncelikle temel işlevlerini yerine getirebilir durumda olmalıdır. Kütüphane toplumsal bir kuruluştur. Halkla ilişkiler zorunludur. Bunun iyi bir biçimde yapılması gerekir. Halkla ilişkiler bu konuda hizmet içi eğitim almanın yanı sıra kendi kendini geliştirme ve kişisel yaratıcılığa da bağlıdır. Halkla ilişkiler sayesinde kuruma ilişkin halkta yaratılacak olumlu duygu ve düşünceler kütüphanenin gelişmesine destek olur.

Sonuç (-devam) Halkla ilişkiler profesyonel birisinden yardım alarak ve planlı-programlı biçimde yapılmalıdır. Beden diline dikkat! Halkla ilişkiler kullanıcının kütüphane kapısında karşılaştığı görevlinin “Günaydın!” ya da “Merhaba!” sı ile başladığı ve ayrıntıda gizli olduğu unutulmamalıdır.

Teşekkürler