VERİ TABANI PROGRAMI MS ACCESS KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

ACCESS VERİTABANININ BÖLÜMLERİ Menü Çubuğu (Menü bar) Araç Çubuğu (Toolbar) Veritabanı penceresi Nesne Çubuğu Varolan nesneler Durum Çubuğu (Status Bar) KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Tablolar KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Alan Özellikleri KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Açıklama(Description): alan hakkında açıklayıcı bilgi yazılabilir. Alan adı(FieldName): Tabloya eklenmek istenen alan isimleri en fazla 64 karakter uzunluğunda olabilmektedir. Açıklama(Description): alan hakkında açıklayıcı bilgi yazılabilir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

VERİ TÜRLERİ KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

VERİ TÜRLERİ Metin: Rakam, harf veya işaretlerden oluşan 255 karakter genişliğinde alandır. Not: Metin alanı olmakla birlikte, 64 000 karakter alabilir. Tarih/Saat: Seçime göre tarih veya saat tutan alandır. Para Birimi : Para birimlerine ayırılan alandır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

VERİ TÜRLERİ Otomatik Numara: Otomatik olarak doldurulan alandır. Evet/Hayır: Mantıksal işlemler için kullanılır. Ole Nesnesi: Access tarafından bir başka nesnelere yer vermek için oluşturulmuştur. Köprü: Internet sitelerinde bulunan sayfaların URL adresi tutabilecek alandır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Field Size (Alan Boyutu) 1-)Text (Metin) 2-) Number (Sayı) KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

1-)Text (Metin) alan boyutu : 0 ile 255 karakter arasında olmalıdır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

2-) Number (Sayı) alan boyutu: Byte : 0’dan 255’e kadar tam sayı tutar. tamsayı : -32 768’den 32768’e kadar tamsayılar, uzun tamsayı: -2 147 483 648’den 2 147 483 647’e kadar tamsayılar KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Biçim: Verinin tabloda(raporlarda, formlarda) nasıl görüntüleneceğini belirler. Örnek(Text ve Memo alanları için biçimlendirme): Ayar Veri Görünüm @@@-@@@ 123456 123-456  > Küçük harfi büyük harfe çevirir. < Büyük harfi küçük harfe çevirir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Input Mask (Giriş Maskesi): Veritabanına verileri girerken girişi kolaylaştırmak için verileri belirli bir biçimde yazdırabiliriz. Giriş maskesi sihirbazı bunun için kullanılabilir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Geçerlilik Kuralı: Veri girilmesi sırasında verilerin geçerliliği sınanabilir veri gireni uyarabilir.   KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Geçerlilik Kuralı: <>0 Girilen değer sıfırdan farklı olmalıdır. >100 Or Is Null Girilen değer ya boş olmalıdır veya 100’den büyük olmalıdır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Geçerlilik Kuralı: Like ”B??????” Girilen değer 7 karakter uzunluğunda ve B harfi ile başlamalıdır. “Ankara” Or ”İstanbul” Girilen değer Ankara veya İstanbul olmalıdır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Geçerlilik kuralına uyulmadığında buraya geçerlilik metni yazılabilir.  Gerekli: Bir alan gerekli hale getirilirse veri tablosu doldurulurken Access bu alanın boş bırakılmasına izin vermez. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Sıfır uzunluk izni: doldurulması gerekli alanların doğru doldurulmasını sağlamanın bir yolu da, alana girilecek değerin boyunun sıfır olasılığını önlemektir.   KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Sıralı: Evet sıralamayı onaylar. Evet (Yineleme var) seçeneğinde bu değerin birden fazla olmasına imkan verir. Evet (Yineleme yok) seçeneğinde bu alandaki verinin tekrarlamasına izin vermez (Birincil anahtar). KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

DERS1. SONU KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Unicode zip: Unicode uyumlu 65 536 karakteri destekler. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Lookup: Display Control : Text Box, List Box, Combo Box   Row Source Type : Table/Query(aranan Değerler tablo veya sorgudan alınacak ise), Value List(Sabit değerler aranacak ise), Field List(alan değerleri aranacak ise) KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Veri Girişi (Database Design) F2: İmleci alanın içerisine getirerek değişiklik yapılabilir. Ctrl+Space Bar : Bulunulan sütun seçilir. Satır\Sütun genişlikleri Excel’de olduğu gibi Format menüsünden veya kök sütun\satır hücrelerini seçerek yapılabilir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Kayıtların Sıralanması Database Design bölümünde sıralama yaptırılacak sütünda iken ascending : Küçükten büyüğe, Descending : Büyükten küçüğe sıralar. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Bazı Kayıtların seçilmesi (Filtre) Sıralama tüm kayıtlar için yapılıyordu. Filtre istenilen özelliğe uyan kayıtlar için yapılmaktadır. Kayıtlar / Filter seçeneğinde 3 komut içeren menü karşımıza çıkar. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Gelişmiş form süzgeci: Ekrana aşağıdaki gibi bir pencere açılır. Form Süzgeci : Ekrana gelen Sütun veya sütunlarda istenilen özellik seçilir. Seçime göre süz : Seçim yapılan verilere uyan kayıtları ekrana getirir. Gelişmiş form süzgeci: Ekrana aşağıdaki gibi bir pencere açılır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Yeni tablo ekleme (Insert/Table) Yeni tablo oluşturma Başka bir VT’ından tablo alma Başka VT’ından tablo bağlama KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Tablolar arası ilişki kurmak (Relationships) Bilgileri bir tabloda tutmak hem pratik hem de mümkün olmayabilir. Bu nedenle yapılan işlemler ile ilgili bilgiler çoğu zaman bir tabloda birden fazla tabloda tutulur. Ancak ayrı tablolarda tutulan bu bilgilerden yararlanabilmek için tablolar arası bağlantı veya ilişki kurulması gerekmektedir. Tablolar veya veritabanı dosyaları arasında ilişkiye imkan tanıyan Access gibi veritabanı programlarına İlişkisel Veri Tabanı programı adı verilmektedir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Tablolar arası ilişki kurmak Veri tabanında bulunan Cari hesaplar ve Cari işlemler tablosunu ele alalım. Her iki tabloda yer alan Hesap Kodu(birinci tabloda Primary olarak tanımlanmıştır.) adındaki alan üzerinden ilişki sağlanacaktır. Tools\Relationships komutu verilir. Bu ekranda Relationships\Show Table seçilir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Tablolar arası ilişki kurmak Gelen tablo isimlerinden ilişki kurulacak tablolar seçilerek Add butonuna basılır. (Cari Hesaplar ve Cari İşlemler) Aralarında ilişki kurulmak istenen tablolarda aynı özelliğe sahip bir alanın olması gerekmektedir. (Örn: Hesap Kodu) Brincil tablodan ilişkiyi kurmada kullanılacak alan sürüklenerek İkincil tablodaki ilişki kurulacak alana bırakılır. 1-, 1-M(one-to-many) Bire çok ilişki KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Tablolar arası ilişki kurmak Gelen ekrandan ilişki kurulacak alanlar değiştirilebilir.Kaydı olayan hesap kodu ile işlem yapılmasını engellemek için Enforse Referential Integrityonay kutusu seçilir. Cascade Update Related Fields : Birincil tablodaki hesap kodunda yapılan değişiklikler ikincil tablodaki hesap koduna yansır. Cascade Delete Related Records : Birincil tablodaki hesap kodu silindiği zaman ikincil tablodaki ilgili kayıtlar silinir. Bu işlemden sonra Cari hesaplar tablosunda Lookup özelliğini inceleyiniz... KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Query-Sorgu Hazırlamak Daha önceki konularda, Access tablolarında yer alan kayıtlara indexlerin yardımı ile hızlı ve kolay bir şekilde ulaşılabiliyordu(Filter/Sort). Ancak bu şekilde kayıt arayıp bulmak, birçok işlem için yeterli olmaz. Kayıt seçme ve sıralama işlemine daha sonra gerek duyulabilir. Bu nedenlerden dolayı Query-Sorgu hazırlama ihtiyacı duyulmaktadır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Bu işleme geçmeden önce öğrenci_kayıtları adı ile yeni bir veritabanı yaratalım. Veri tabanındaki oluşturulan tablolar ve özellikleri aşağıda verilmiştir. Öğrenci No: 10 karakter, Birincil anahtar, gerekli Adı: 20 Karakter, gerekli Soyadı: 20 karakter, gerekli, büyük harfli Bölüm Kodu: 40 karakter, gerekli, Değer listesi Fakültemizde bulunan bölümleri içermelidir. BÖTE, İNÖ, MTÖ, OÖÖ, SNÖ, TRÖ Baba Adı: 20 karakter Ana Adı: 20 karakter Doğum Yeri: 15 karakter, varsayılan Ankara Adres: 200 karakter Telefon: 11 karakter, biçim ve giriş maskesi var. Kayıt Tarihi: 4 karakter, sadece yıl Burs durumu: Evet/hayır KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Aşağıdaki kayıtları Öğrenci özlük tablosuna girelim. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Query-Sorgu Hazırlamak 1. Adım 2. Adım 3. Adım 4. Adım Bölüm Kodu BÖTE olan öğrencileri sorgulayalım! KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Ekle(Add) butonu ile tablolar sorguya dahil edilir. Bir veya daha fazla sorgudan da sorgu elde edilir. Her ikisi de kullanılabilir. Tablolar eklendikten sonra pencere kapatılır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Öğrenci_Özlük tablosundan Öğrenci No, Adı, Soyadı, Bölüm Kodu alanları sorgunun içerisinde yer almaktadır. Her alanda bir veya birden fazla ölçüt belirlenebilir. Ölçüt (Criteria), Bölümü BÖTE Hazırlanan sorguya isim verilerek kaydedilir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Belirtilen şartlara uygun sorgu tablosu aşağıda verilmektedir. Sorgulama sonunda bir veya birden fazla tablodan alınan kayıtlarla yeni bir tablo ortaya çıkar. Bağlı bulunduğu tabloya ait kayıtlar değişince sorgu kayıtları da değişir. Bundan dolayı sorgu sonucunda meydana gelen tablolara Kayıt Kümesi veya Dynaset adı verilir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Sorgu tablosuna istediğiniz alanları getiriniz. Burslu olan öğrencileri Adı alanına göre sıralayarak veren ogrenci_burslu adında sorgu oluşturunuz. Sorgu tablosuna istediğiniz alanları getiriniz. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Birden Fazla Tablo için Sorgu Hazırlamak Ders Kodu: 7 karakter, büyük harf, gerekli Ders Adı: 50 karakter, gerekli, yineleme yok Kredisi: Sayı(Byte), ondalıksız Şube: 2 karakter, varsayılan 01 Öğretim elemanı: 30 karakter, varsayılan servis KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Dersler KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Öğrenci_ders Öğrenci No: 10 karakter, gerekli, Lookup(Arama) Öğrenci_Özlük tablosundan Öğrenci_no, Adı , Bölümü alanlarını alacak Ders Kodu : 7 karakter, Lookup(Arama) Dersler tablosundan Ders kodu alanı gelecek Yarırıl : 15 karakter, varsayılan 2002/2003-Bahar 1 KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Kayıtlar 1 KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Tablolar arası sorgulama Sorguya 3 tablo dahil edilmiştir. Tablolar arası ilişkiyi kurunuz. Yukarıdaki alanlar ekrana gelmektedir. Bölüm kodu BÖTÖ olanlar listelenecektir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Sorgu sonucu Aşağıdaki sorgulamaları uygulayınız. Bölüm kodu İNÖ olan öğrencilerin aldıkları dersler, Ders Kodu ÖTÖ ile başlayan dersleri alan öğrenciler, 20011111 numaralı öğrencinin aldığı dersler. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Parametrik sorgular Önceki örnekte Bölüm Kodu BÖTE olanların sorgusu yapılmıştı. Diğer bölümler de düşünülürse bu şekilde sorgulama pratik olmayabilir. Bunun için en uygun sorgulama türü Parametrik sorgulardır. Parametrik sorgularda sorgulama yapılacak alan ya da alanların açıklamaları köşeli parantez içerinde yazılır. Sorgu sırasında kriter yazılır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Kullanıcıyı yönlendirecek parametre açıklaması yazılır. Not: Between [Başlangıç tarihi] and [Bitiş tarihi] kriterini tartışınız. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Öğrenci numarası ve adına göre desrlerini veren sorgu oluşturunuz. Uygulama Öğrenci numarası ve adına göre desrlerini veren sorgu oluşturunuz. Girilen ders koduna göre sınıf listesini veren sorgu oluşturunuz. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Sorgularda sayısal içeriği tasnif etmek, toplamak View(Görünüm) menüsünden Totals(Toplamlar) seçilir. Liste kutusu açılarak istenilen işlemler yapılabilir. Öğrenciye ait derslerin kredisini toplar KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Çapraz Sorgulama (Crostab Query) Yeni bir sorgu sayfası açalım. Query / Crosstab seçelim Yandaki çekilde satır ve sütün başlıklarını, değeri belirleyelim Sonuç: Bölümlere göre görülen numaradaki öğrencilerin toplam kredileri KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Tablo oluşturma sorguları Accessde sorgulardan yararlanarak yeni tablolar hazırlama imkanı bulunmaktadır. Yeni sorgu oluşturalım. Tablo ekleyelim. Alanları ve kriteri belirledikten sonra Query/Make Table seçelim. Tablo adı verelim. Query /Run seçimi ile tablo görüntüsü ekrana gelmektedir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Ayrıca Sorgu ekranında bulunan Query/Delete: Belirtilen koşula göre birden fazla kayıtı siler. Query/Append: Yapıları aynı olan bir tablodan başka bir tabloya kayıt yapılır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Uygulama örnekleri KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Öğrenci_özlük tablosuna form hazırlayalım. Form Hazırlamak 3. Adım 4. Adım 2. Adım 1. Adım Öğrenci_özlük tablosuna form hazırlayalım. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Formalara düğme ekleme Adım Command buton seçilir. 3. Adım Görev tanımlaması yapılır. 2. Adım Ekrandaki yeri belirlenir 4. Adım İşlem devam eder. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Form sayfasını aşağıdaki gibi oluşturunuz. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Yapılan İşlemler Form boyutu ekrana göre büyüldüldü. Görünüm-Alt bilgi\Üst bilgi (View-Form Header\Fooder)’ den üst bilgiye araç çubuklarından label kullanılarak başlık yazıldı. Alanlar forma aktarılarak düzenleme yapıldı. Bölüm kodu sağ tıklama Değiştir (Change to) ile Combo box durumuna getirildi. Yine burs durumu onay kutusu (Check box) durumuna getirildi. Araç çubuğu (Toolbox) yardımı ile command butonları oluşturuldu (Form kapat, önceki kayıt, sonraki kayıt...). KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Ana\Alt Form Hazırlamak Aynı pencerede birbirleri ile ilişkili olan iki tabloya ait iki formun olması çok daha işlevsel olabilmektedir. Bunun için ana ve alt form hazırlanmaktadır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Örnek: 1.. Alt form hazırlama: Öğrenci_ders tablosunun formunu Autoform: Tabular olarak hazırlayınız ve öğrenci_ders_alt olarak kayıt ediniz. 2.. Ana form hazırlama: Dersler tablosuna, form sihirbazı yardımı ile bir form hazırlayınız. 3.. İki formu birleştirme: Dersler tablosunun form design ortamında iken; Toolbox penceresinden SubForm’u seçiniz(Toolbox’da Autowizard seçili olmalıdır). Alt formun yerini ekranda belirleyiniz. Gelen ekranda Form seçeneğini işaretledikten sonra öğrenci_ders_alt formunu seçiniz. Gelen ekranlarda farklı işlem yapmayacaksanız next ile geçiniz. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Ana form ve alt form tasarım görünümü Sub form hazırlama işleminde gelen pencerelerden bir tanesinin görünümü Ana form ve alt form tasarım görünümü KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Form Görünümü KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Şimdi hazırladığımız formları aşağıdaki şekilde giriş formu oluşturarak bu forma bağlayalım. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Rapor Hazırlamak Form aracılığı ile tablolara veri girişi yapıldıktan sonra, ekran çıktısı veya yazıcı çıktısı almak amacı ile rapor hazırlanmaktadır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Öğrenci_özlük tablosuna rapor hazırlayalım. Rapor Hazırlamak 2. Adım 3. Adım 1. Adım Öğrenci_özlük tablosuna rapor hazırlayalım. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Rapor Hazırlamak * Sayfa üst bilgisine araç çubuklarından etiket bilgilerini yazalım. * Fields List’den istenilen alanları ayrıntılara yerleştirelim * Altbilgi yazılabilir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Rapor Baskı Önizleme Görünümü KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Makro Hazırlamak 2. Adım 3. Adım 1. Adım Makroda, Öğrenci_özlük tablosuna erişim için ileti kutusu ve tablo aç öğeleri yer almaktadır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ