EGE ÜNİVERSİTESİ : İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANI ÇALIŞMALARI Doç. Dr. H. Hakan YILMAZ AÜ SBF Maliye Bölüm Başkanı İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANI VE YOL HARİTASI: SÜREÇ VE YÖNTEM SUNUMU 31 Ekim 2011

Amaç Bu sunumun amacı 5018 ve 6085 sayılı Kanunlarla değişen kamu mali yönetimi ve denetimi anlayışı çerçevesinde Ege Üniversitesinde sürdürülen İç Kontrol çalışmalarına katkıda bulunmak.

SUNUM PLANI Sunum üç ana bölümden oluşmakta: I.Bölüm : Mali Yönetim Sistemi ve Değişen Yapı II. Bölüm : Dış Denetim, Sayıştay’ın Değişen Rolü III. Bölüm : İç Kontrol Sistemi, Uygulamalar ve Ege Üniversitesi IV. Bölüm : Bundan Sonrasına İlişkin Değerlendirmeler

MALİ YÖNETİM SİSTEMİ VE DEĞİŞEN YAPI

TÜRKİYE: YENİ MALİ YÖNETİM SİSTEMİ Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Teori ve söylemde doğru adımlar Mali disiplin (harcama sınırları) Orta Vadeli Program Orta Vadeli Mali Plan Stratejik Planlama Performans Programları Performans Esaslı Bütçeleme Tahakkuk Esaslı Muhasebe Faaliyet Raporları İç Kontrol Sistemi Dış Denetim ve Sayıştay’ın denetim kapsamının genişletilmesi

GENEL FELSEFE Mali yönetime bütünsel bir bakış… Politikalar siyasi sorumluluk ve bu sorumluluğun açık bir şekilde mali sistemde tanımlanması (5018 md.10,16-19) Planlar –Programlar politika sorumluluğu ve kurumsal düzeye yayılan önceliklendirme belgeleri (5018 Md 9, 16-19 ve diğer) Orta vadeli harcama sistemine dayanan çok yıllı bütçe Bütçesel süreçteki vurgunun programdan performansa geçişi (!) Sorumluluğun kurumlara devri ve bunu tamamlayan İç Kontrol Sistemi Yeni sistem/anlayış üzerine oturması beklenen Dış Denetim (Sayıştay) Hesap verme sorumluluğu ve mali saydamlık

DAHA ETKİN BİR MALİ YÖNETİM SİSTEMİ… 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (2006 ile başlayan mali milat): Planların kurumsal düzeye inmesi: Kurumsal düzeyde Stratejik Plan ve Performans Programı Çok yıllı bütçe: Orta vadeli harcama sistemi Değişen yönetsel ve mali sorumluluk: yönetimsel sorumluluğa sahip olan aynı zamanda mali sorumlu Devlet Muhasebe Sisteminin tahakkuk esaslı bir sisteme geçmesi ve Mali Raporlama Altyapısının güçlendirilmesi (!) Etkin bir iç kontrol sistemi: yetkilerin devriyle yönetimde makul bir güvencenin sağlanması

Daha Ayrışmış Bir Sorumluluk Yapısı Uluslar arası standartlara yakın bir sorumluluk sistemi Siyasi sorumluluk Yönetsel sorumluluk Bu sorumlulukların mali sorumlulukla ilişkilendirilmesi

Her İşin Başı (sağlık tabi ki): Politika Oluşturma, Planlama ve Bütçeleme İlişkisi Yönetimsel Başarı: Başarılı Bir Plan ve Strateji Dokümanına sahip olma – faaliyetleri etkin bir şekilde hayata geçirme Toplumsal tercihlere ve ihtiyaca göre politika oluşturulması, Oluşturulan politikaların öncelikler ve kısıtlar çerçevesinde planlara (programlara) yansıtılması Planlanan hizmet programlarının bütçeler ile yaşama geçirilmesi Stratejik önceliklere göre dağıtılan kaynakların etkin kullanımı Temel sorun: Bu aşamalar arasındaki bağlantının etkin bir şekilde kurulamaması ve uygulama da iç kontrol sistem ve süreçlerine daha çok ihtiyaç duyulması. Sonuçta program ve hedeflerden uzaklaşılması

Modelin Genel Kurgusu

Performans Değerlendirmesi Stratejik Plan Performans Programı Bütçe Bütçe Uygulaması Faaliyet Raporu Performans Değerlendirmesi Kurumsal Düzeyde Mali Yönetim Modeli

DIŞ DENETİM, SAYIŞTAY’IN DEĞİŞEN ROLÜ

Sayıştay’ın Değişen Denetim Çerçevesi Düzenlilik Denetimi Uygunluk Denetimi Mali Denetim Performans Denetimi Kaynakların etkili ekonomik ve verimli kullanılmasının değerlendirilmesi

Dış Denetim Mali denetim (5018 ile beklenen) Uygunluk denetimi (Zaten yapılan ama artık 5018’in yeni mekanizmalarıyla daha da gelişen) Performans denetimi (belki çok yeni değil ama mali yönetim çerçevesinde-uygulaması hem kolay hem zor)

Yeni Sayıştay Kanunu İşlem tabanlı yerine sistem tabanlı bir denetim yaklaşımı Kapalı değil saydam bir kurum olma çabası Esas olarak Parlamentoya ve Yerel Meclislere rapor sunmayı benimseyen bir yapı İyi uygulamaları teşvik etme ve bunu raporlama Kamu idarelerinin performansını değerlendirme Kamuda hesap verebilirliği ve saydamlığı teşvik etme

Yeni Sayıştay Kanunu Uygunluğun tespitinden performansın ve risklerin değerlendirilmesine yöneliş Keyfilik yerine standartları koyma ve buna uyma Sadece girdilere değil çıktılara, sonuçlara ve etkilere odaklanma Bütün mali işlemlerin muhasebeleştirilmesi ve raporlanması

Mali Denetim Mali tabloların şekil ve içerik açısından mali raporlama sistemine uygunluğu, Mali tablolarda yer alan rakamların kuruma ilişkin tüm işlemleri içerecek şekilde doğru ve güvenilir olduğu, Kuruma tahsis edilen kamu kaynaklarının yasama organınca öngörülen amaçlara ve hizmetlere nasıl harcandığı, Hesap ve işlemlerinin kanun, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak yapıldığı

Mali Denetimin Amacı Mali tabloların denetlenen kurumun mali durumunu ve faaliyet sonuçlarını tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir bir biçimde gösterip göstermediği konusunda denetim görüşü oluşturmak için mali tabloların bir bütün olarak, hata veya yolsuzluk nedeniyle önemli hata içermediğine ilişkin makul güvence elde etmek Bir kurumun mali tablolarına ilişkin güvence temel olarak iki yolla elde edilir: İç kontrollerden (kontrol güvencesi) Hesap ve işlemlerin incelenmesinden (maddi doğruluk güvencesi)

Mali Denetim Hedefleri Gelir – Gider Hesapları/Gelir Tablosuna İlişkin Denetim Hedefleri (Tamlık, Doğruluk, Gerçekleşme, Dönemsellik, Uygunluk, Sınıflandırma) Varlık ve Kaynak Hesaplarına/Bilançoya İlişkin Denetim Hedefleri (Tamlık, Aidiyet, Değerleme, Mevcudiyet, Uygunluk, Sınıflandırma) Mali Tabloların Sunumuna ve Dipnotlarına İlişkin Denetim Hedefleri (Gerçekleşme, Tamlık, Sınıflandırma ve Anlaşılırlık, Uygunluk, Doğruluk ve Değerleme)

Sayıştay Yargılaması : Yargılama Görevi Sayıştay’ın yargılama görevi sorumluların hesap ve işlemlerinin yasal düzenlemelere uygun olup olmadığına karar verilmesi şeklinde gerçekleşir. Sayıştay’da denetçiler tarafından hazırlanan sorgular bunlara yapılan savunmalar yargılama dairelerinde yargı işlemine konu olur. Temyiz, yargılamanın iadesi ve karar düzeltilmesi gibi kanun yolları vardır. Sayıştay’ın yargı kararları Anayasa hükmü uyarınca kesindir.

Sayıştay Yargılaması Hesap yargılaması: Kanunlarla belirlenen sorumluların hesap ve işlemlerinin mevzuata uygun olup olmadığının yargılama yoluyla kesin hükme bağlanmasını ve bununla ilgili kanun yollarını ifade eder.

Sayıştay Yargılaması Sorumlular; mevzuata aykırı karar, işlem veya eylemleri ile illiyet bağı kurularak oluşturulan ilamda yer alan kamu zararından tek başlarına veya birlikte tazmin ile yükümlüdür.

Sayıştay Yargılaması Yargılama usulüne ve kanun yollarına ilişkin Sayıştay Kanununda hüküm bulunmayan hallerde 18/6/1927 tarihli ve 1086 sayılı Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanununun ilgili hükümleri uygulanır. (1 Ekim 2011 da yürürlükten kalkacak) (1/10/2011 tarih ve 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu yürürlüğe girecek)

Sayıştay Yargılaması Fer’i müdahil (6100 sy.HMK- 1 Ekim 2011) MADDE 66- (1) Üçüncü kişi, davayı kazanmasında hukuki yararı bulunan taraf yanında ve ona yardımcı olmak amacıyla, tahkikat sona erinceye kadar, fer’î müdahil olarak davada yer alabilir.

Sayıştay Yargılaması Kusursuz sorumluluk (objektif sorumluluk) (bidayetten zimmetdarlık) yerine Kusurlu sorumluluk (subjektif sorumluluk)

Kamu Zararı Kamu görevlilerinin kasıt, kusur veya ihmallerinden kaynaklanan mevzuata aykırı karar, işlem veya eylemleri sonucunda kamu kaynağında artışa engel veya eksilmeye neden olunmasıdır. (5018/71) Sorumlular; mevzuata aykırı karar, işlem veya eylemleri ile illiyet bağı kurularak oluşturulan ilamda yer alan kamu zararından tek başlarına veya birlikte tazmin ile yükümlüdür. (6085/7)

Kamu Zararı Kusur, bir kimsenin hukuk düzeni tarafından tasvip edilmeyen ve uygun bulunmayan davranış biçimidir. Kasıt ve ihmal kusurun derecelerini oluşturmaktadır. Kasıt, mevzuata aykırı karar, işlem veya eylemin zararlı sonuçlarını bilerek ve isteyerek hareket edilmesi halidir. İhmal, kamu görevlilerinin sorumlu oldukları işlere gerekli özeni göstermemeleri veya işleri savsaklamalarıdır.

Kamu Zararı İlliyet Bağı Mevzuata Aykırı Karar Kamu Zararı İşlem Eylem Sorumlular Sorumlular Kasıt Kusur İhmal

KURUMSAL PERFORMANS DENETİMİNE GEÇİŞ

Yeni Mali Yönetim Sisteminin ana unsurları Yeni politika ve plan araçları ile performans denetiminin alt yapısının oluşturulması Mali disiplin (harcama sınırları) Orta Vadeli Program ve Orta Vadeli Mali Plan Stratejik Planlama, Performans Programları ve Performans Esaslı Bütçeleme Tahakkuk Esaslı Muhasebe Faaliyet Raporları İç Kontrol Sistemi Dış Denetim ve Sayıştay’ın denetim kapsamı

Sayıştay Tarafından Gerçekleştirilecek Performans Denetimi 5018 sayılı Kanunun 68. maddesi ve yeni Sayıştay Kanununun 7. Maddesi hükümleri: kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılıp kullanılmadığının sorumluluğu/denetimi 5018 sayılı Kanunun 9. maddesi ve yeni Sayıştay Kanununun 2. ve 36. Maddeleri: kamu idarelerince belirlenen performans göstergelerine dayalı olarak gerçekleştireceği denetim

Performans Denetiminin Uluslar Arası Temelleri INTOSAI Denetim Standartları 40 “ Performans denetimi, verimlilik, etkinlik ve tutumluluğun denetimi ile ilgili olup şunları kapsar: a) İdari faaliyetlerinin tutumluluğunun sağlıklı idari prensip ve uygulamalar ile yönetim politikalarına göre denetlenmesi; b) İnsan, mali ve diğer kaynakların kullanımındaki verimliliğin, bilgi sistemleri, performans ölçüleri ve gözetim düzenlemeleri ve denetlenen kurumlarca belirlenen eksiklikleri gidermek için izlenen yöntemlerin incelenmesi de dahil olmak üzere denetlenmesi; c) Denetlenen kuruluşların hedeflerine ulaşma yönündeki performanslarının etkinliğinin ve kurum faaliyetlerinin yarattığı gerçek etkinin amaçlanan etkiyle kıyaslanmak suretiyle denetlenmesi.” INTOSAI Denetim Standartları 45 “Sayıştaylar performans ölçülerinin geçerliliğini denetleyecek teknikler geliştirmelidir.”

Kurumsal Performans Denetimi Düzenlilik denetimleri yanında bütçe sistematiğindeki değişimle kurumsal performans denetiminin öne çıkması Yeni kamu mali yönetim sistemi ve kurumsal sorumluluk -yetki devri ve hesap verme sorumluluğu Kamu kaynaklarının tahsis ve kullanımında Denetimin boyutları: Ekonomiklik (girdi için daha az kaynak), Verimlilik (daha az girdiyle daha çok çıktı) ve Etkililik (amaca yönelme)

Modelin Genel Kurgusu

Kurumsal Performans Denetimi Kurumsal performans denetimi yukardaki kurgu çerçevesinde beş alt başlıkta ele alınmaktadır: Plan, Program, Bütçe Belgeleri ile Faaliyet Raporunun Yasal Düzenlemelerin Gerektirdiği Şekilde Hazırlanmış Olması Makro ve Sektörel Politika ve Plan Öncelikleriyle Kurumsal Amaç ve Hedeflerin İlişkisi Performans Hedefleri, Performans Göstergeleri ve Faaliyetlerin Uyumu Mali Performans Değerlendirmesi ve Faaliyet Sonuçlarının Performans Göstergeleri Üzerinden Denetimi Başka Kurum ve Kişilere Aktarılan Kaynakların Performans Denetimi

Kurumsal Düzeyde Stratejik Plan, Performans Programı, Bütçe İlişkisi

İÇ KONTROL SİSTEMİ UYGULAMALAR VE EGE ÜNİVERSİTESİ

İç Kontrol Değişen Kavramsal Çerçeve Geleneksel kontrol yaklaşımı Amaca yönelik yönetim anlayışı ile geliştirilen kontrol yaklaşımı Yönetimsel sorumluluğunun etkinleştirilmesi ve güçlendirilmesi temel amaç.

İç Kontrolü Anlamak:Bazı Sihirli Sözcükler Makul güvenceyi sağlama arayışı… Kurallara/mevzuata uyma: uygunluk… Etkinlik ve etkililik: önemli bir sorun alanı… Güvenilirlik: mali raporlama, hesap verebilirlik Varlıkları koruma: sahip olabiliyor mu? Kamu kaynağı: bize emanet… İç kontrolün bir süreç olması… Misyonu gerçekleştirme doğrultusunda faaliyetleri sürdürme Riskleri görebilme yeteneği

İç Kontrolün Dört Temel Hedefi ve Beş Bileşeni: Kısa Bir Hatırlatma İç kontrol hepimizin bildiği gibi dört genel hedef üzerine kurulmuştur (INTOSAI): Hesap verme sorumluluğu (raporlama), Uygunluk (yasalara ve yönetmeliklere), Faaliyetler (düzenli, etik kurallarına uygun, ekonomik, verimli ve etkin), Kaynakları koruma. Dört hedefi hayata geçirmeye yönelik beş bileşen (COSO, INTOSAI) Kontrol ortamı: Kurumun iş görme biçimi Risk değerlendirme: Hedeflere ulaşma ve riskler Kontrol faaliyetleri: Politikalar ve prosedürler Bilgi ve iletişim: Bilgilendirme, iletişim İzleme: Değerlendirme ve denetim

İç Kontrolün 4 Hedefi, 5 Bileşeni ve Kurumsal Yapı: İç Kontrol Matrisi

İç Kontrol ve Dünya Üniversiteleri (1) Seçilmiş dünyanın en iyi 5 üniversitesine yakından bakıldığında (Cambridge, Oxford, Harvard, New York State, California): İç kontrolü anlama, kurum içi algılama Yönetim ve personel odaklı İç kontrole ilişkin yasal düzenlemeler ve kabul edilen standartlar Günlük faaliyetlerin bir parçası İç kontrole ilişkin politikalar Risk yönetimi ve risk yönetimi politikaları İç kontrolün programlar ve programları hayata geçirecek adımlar suretiyle yönetimi Riskler ve kontrolü dengeleme

İç Kontrol ve Dünya Üniversiteleri (2) Dünya üniversitelerde öne çıkarılan temalar: New York Üniversitesi: Yönetim Politikaları ve İç Kontrol California Üniversitesi: İç Kontrolü Anlamak Harvard Üniversitesi: İç Kontrol Politikası Oxford Üniversitesi: İç Kontrol Çerçevesinde Risk Yönetimi Cambridge Üniversitesi: Risk Yönetimi Görüldü ki sürekli gelişen bir süreç. Bürokratize etmekten çok kurum içinde günlük yaşamın bir parçası olarak sistematize etme….

Türkiye’de Üniversiteler için neden iç kontrol daha önemli? Beşeri sermaye ekonomik büyüme ilişkisi Bilimsel araştırmalar ve bölgesel, uluslararası rekabet gücü Topluma hizmet ve yön verme Büyük üniversitelerin kamusal fonksiyonundaki farklılaşma Sayıları hızla artan bir yüksek öğretim sistemi Değişen mali yönetim sistemi ve uyum problemi

Üniversiteler Yükseköğretim kurumlarının faaliyetleri sonucu elde edilen temel sonuçlar (outcomes): Eğitimin sürdürülmesi ve iyileştirilmesi Beşeri sermayenin geliştirilmesi ve Ekonomik büyümenin sağlanması Bilimsel araştırmaların geliştirilmesi Bilimsel araştırmaların sürdürülmesi Buluşlar, patentler Öğrenciye sosyal hizmet Topluma hizmet Sağlık hizmetlerinin sunumu Kültürel yapının gelişimine katkı sağlanması Diğer alanlar Ekonomik büyüme araştırma ilişkisi

Finlandiya’da sanayi ve ekonomik gelişmenin aşamaları Bilgi temelli ekonomi Yatırım temelli ekonomi Yurtiçinde bilgi üretimi İnovasyon, kendine ait Ar&Ge teknolojileri Tamamen yeni piyasalara açılan ürün yelpazesi 1980’lerden bu yana Kaynak temelli ekonomi Yatırım yapma yeteneği & istekliliği İthal edilen ancak geliştirilmiş teknoloji Çeşitlendirilmiş ürünler II. Dünya Savaşı’ndan 1980’lere kadar Bilgi Ucuz & bol ahşap ham maddesi İthal edilen teknoloji Standart ürünler 1800’lerin ortalarından 1900’lerin başına kadar Kaynak: WBI (2007), Building Knowledge Economies, s.49.

Türkiye’de Üniversitelere Genel Bakış Üniversite sayıları artmakta.. Toplam kaynak artmakta ama artış üniversite sayısındaki artışı karşılayacak düzeyde değil Geleneksel üniversitelere daha az kaynak Reel olarak 2000’lerin başındaki kaynak kullanım düzeyinin altındayız Mali özerkliğin güvencesi olan öz gelirler üniversiteler arasında farklılaşmakta

Türkiye’de Üniversiteler: Sayısal Gelişmeler Yıllar Öğretim Üyesi Sayısı Toplam Öğretim ve Araştırma Kadrosu Öğrenci Sayıları Öğretim Üyesi Başına Öğrenci Sayısı Öğretim Kadrosu Başına Öğrenci Sayısı 2000-2001 23.975 66.720 1.078.879 45 16 2001-2002 25.953 69.987 1.142.114 44 2002-2003 27.617 74.104 1.232.255 17 2003-2004 29.075 77.042 1.294.172 2004-2005 30.668 79.533 1.377.837 2006-2006 32.095 82.220 43 2006-2007 34.116 86.487 1.573.803 46 18 2007-2008 37.820 96.075 1.619.501 2008-2009 38.911 97.891 1.746.534 2009-2010 41.553 102.647 1.936.602 47 19   Devlet Ün. Vakıf Ün. Toplam 2000 52 18 70 2001 53 20 73 2002 22 75 2003 24 77 2004 26 79 2005 27 80 2006 68 28 96 2007 85 29 116 2008 94 33 127 2009 39 133 2010 102 154 2011 103 62 165

Kamu Üniversite Harcamaları

Üniversite kaynaklarının dağılımı, 2009

Öğrenci Başına Düşen Harcama (Bin TL) Geleneksel köklü üniversitelerde öğrenci başına yapılan harcama daha yüksektir.

Öğretim Elemanı Başına Düşen Harcama (Bin TL) 2010 yılında kamu üniversitelerinde yaklaşık 103 bin öğretim elemanı vardır. Öğretim üyesi başına düşen harcamada AÜ ve HÜ diğer köklü üniversitelerde olduğu gibi ortalamanın altındadır.

Öz Gelir Sıralaması (bin TL, 2009)

Öz Gelir/ Toplam Gelir rasyosu (%)

Yükseköğretim, yönetim ve kalite (I) Yükseköğretimden beklenen sonuçları sağlayacak olan ekonomik ve kurumsal bir altyapı ihtiyacı, yükseköğretim kurumları için dikkate alınması gereken bir durum olarak karşımızda. Önemli olan üniversitelerin bu mali yönetim sistemine ilişkin getirilen düzenlemeleri ve mekanizmaları hayata geçirecek ve içselleştirecek bir yönetim yapısını oluşturmalarıdır. Kaynak kullanımındaki etkin birimler, üniversitenin rektörlük bünyesi içinde bulunan idari birimler olmaktadır. Bürokratik sürecin getirdiği belirsizlik. Eğitim hizmetini yerine getirecek olan fakülte ya da yüksekokul, hizmetin sürdürülmesi ve geliştirilmesi için gerekli olan kaynakları kendi birim bütçesi içinde yönetememektedir.

Yükseköğretim, yönetim ve kalite (II) Üniversiteler bugün gelmiş oldukları mali büyüklük açısından her yıl kendilerine tahsis edilen kaynakların ortalama % 22’sini kullanamamaktadırlar. Bu düzeydeki bir kaynağın kullanılabilmesi için üniversitenin yönetim süreçlerinin yeniden ele alınmasında fayda vardır. Özellikle kaynak kullanımına yönelik merkezi yönetim kaynaklı müdahalelere üniversitelerin esnek bir çözüm geliştirememesi. Kısmi torba bütçe uygulaması…

Üniversitelerin kaynak kullanım problemi..

Risk Alanlarına Dünyadan Bazı Örnekler Enron-Arthur Anderson Skandalı (2001) Türkiye’de görev zararları ve bankaların iflası (2001) İngiltere Gelir ve Gümrük İdaresi çocuk yardımlarına ilişkin 7,2 milyon ailenin verilerinin kaybolması (J. Thomas 2009) 9 Hastane’nin, Ulusal Sağlık Hizmetleri hasta kayıtlarını kaybetmesi ((J. Thomas 2009) Türkiye’de özel sigorta kurumlarının döner sermayelerdeki hasta kayıtlarına ulaşması. Yunanistan’ın mali verileri üzerinde mali hile yapması. Daha bilmediğimiz şeyler….. Kaynak: Yılmaz, H. Hakan, 2010 Şubat SGDB Sunumu, İzmir

Ankara Üniversitesi Deneyimi: Süreç 2009 – Nisan ayında İKKK’nun oluşumu Haziran-Ağustos dönemi İKKK’nun sistematik çalışmaları Ağustos ayında İKUEP’nın Maliye Bakanlığına gönderilmesi Ağustos-Aralık dönemi İKUEP ve Yol Haritası çalışmasının hazırlanması ve kurumsal yapılanma (Kurumsal Gelişim Koord.) 2010 – Mart ayı İKKK’na ilişkin Usul ve Esasların hazırlanması Mart-Nisan dönemi farklı düzeylerde kurum içi eğitimler .......

Ankara Üniversitesi Deneyimi:Yöntem İKKK’nın ilk toplantısı ve çalışma stratejisinin belirlenmesi (25 Haziran) Sorun Analizi Çalıştayı ve sonrasında eylem planının doldurulmasına ilişkin alt gruplar bazında görev dağılımı (2 Temmuz) Çözüm Önerileri ve Eylemlerin Oluşturulması Çalıştayı (16 Temmuz) Alt Çalışma gruplarının izleyen bir hafta boyunca bir araya gelip sorumlu oldukları kontrol bileşenini doldurmaları İKKK’nın Eylem Planının ilk taslak halinin oluşturulmasına ilişkin 1,5 Gün Süren Çalıştay (22-23 Temmuz) Redaksiyon komitesi çalışmaları (27-28 Temmuz)

Çalışmanın Programlanan Akışı GRUP ÇIKTILARININ PAYLAŞIMI EYLEM PLANININ OLUŞTURULMASI HEDEF VE FAALİYETLERİN İLİŞKİLENDİRİLMESİ STRATEJİLERİN OLUŞTURULMASI HEDEFLERİN BELİRLENMESİ ÇÖZÜM ÖNERİLERİNİN GELİŞTİRİLMESİ SORUNLARIN BELİRLENMESİ BUGÜN TEMMUZ AYI İÇİNDE- ÇALIŞMA GRUPLARI SON HAFTA

Sorun Analizi Çalıştayı ve Çıktılar (1) Çalışmanın amacı, iç kontrol standartları ve eylem planının katılımcı bir perspektifte revize edilmesini sağlamak amacıyla çalışma alanlarının ve önceliklerin “sorun analizi” yoluyla belirlenmesidir. Çalışma; sorunların tespiti, sorunların gruplandırılması, sorunların önceliklendirilmesi şeklinde kart yönteminin kullanıldığı üç süreç üzerine tasarlanmış ve uygulanmıştır. Sorunların Kontrol Bileşenlerine Göre % Dağılımı

Sorun Analizi Çalıştayı’nda Öncelikli İlk On Sorunun Yüzdelik Dağılımı Sorun Analizi Çalıştayı ve Çıktılar (2) Sorun Analizi Çalıştayı’nda Öncelikli İlk On Sorunun Yüzdelik Dağılımı

Sorun Analizi Çalıştayı ve Çıktılar (3) Katılımcıların en ağırlıklı gördüğü sorun alanı %10,3 ile yönetim bilgi sisteminin yetersizliği olmuştur. İkinci öncelikli sorun alanı olarak %9,2 ile “yetki görev ve sorumlulukların açık belirlenmemesi sonucu personelin verimli istihdam edilememesi” görülmektedir. Katılımcılar personelin daha verimli kullanılması için yetki görev ve sorumlulukların açık bir şekilde ortaya konmasını ve bu anlamda norm kadro çalışmalarının tamamlanmamasını ikinci en öncelikli sorun alanı olarak görmüşlerdir. İlk iki sorun alanını takip eden sekiz öncelikli sorun %6-%4 arasında değişen oranlarda ağırlıklandırılmıştır. Stratejik plan, program ve bütçe ilişkisinin istenen düzeyde kurulamaması, planın yeterince anlaşılıp benimsenmemesi, personelin mesleki yeterliliğine ve kişisel gelişimine ilişkin hizmet içi eğitimlerin ve mali konularda mali sorumluluğa sahip kişilere yönelik bilgilendirme çalışmalarının eksikliği ile performansın sistematik izlenmesine ilişkin bir yapının eksiliği bu grupta çıkan öncelikli sorunlar olmuştur.

Çözüm Analizi ve Eylem Planı Çalıştayları İKKK üyeleri sorun analizi çalıştayının sonunda kontrol bileşenlerine göre belirlenen gruplara dağılmıştır. Bu şekilde eylem planı çalışmaları gruplara ayrılmak suretiyle devam etmiştir. Kontrol bileşenlerine göre ayrılan gruplar 16 Temmuz tarihinde yapılan çalıştay ile kendilerine yönelik yapılan kapsamlı bir bilgilendirme sunumu sonrasında eylem planı taslağının formatı üzerinde çalışmışlardır (çözümler, her bir şarta yönelik kısa bir durum analizi, eylemler ve eylem planının gerektirdiği diğer konular). - Gruplar izleyen hafta boyunca en az iki defa toplanmak suretiyle eylem planı taslağını bileşenler itibarıyla hazırlamışlardır. 22-23 Temmuz tarihlerinde yapılan 1,5 günlük çalıştay ve sonrasında yapılan sunum ve tartışmalar ile eylem planı taslakları konsolide edilerek tamamlanmıştır.

Ankara Ün. İç Kontrol Uyum Eylem Planı İç kontrol eylem planında 18 standart ve 79 genel şart bulunmaktadır. Ankara Üniversitesi İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı’nda makul güvencenin sağlanmasına yönelik olarak toplam 108 adet eylem belirlenmiştir. 108 eylemin iç kontrol bileşenlerine göre dağılımına bakıldığında: Öngörülen eylemlerin % 38’inin kontrol ortamı bileşenine ait olduğu görülmektedir. Toplam 108 eylemin 41 tanesi kontrol ortamı bileşeninde yer almaktadır. Kontrol ortamı bileşenini % 22 pay ile bilgi ve iletişim bileşeni izlemektedir. Kontrol faaliyetleri % 17 ile üçüncü sırada, risk değerlendirme ise % 13 ile dördüncü sırada yer almıştır. İzleme bileşeni ise toplam 11 faaliyet ile % 10 payla beşinci sırada çıkmıştır.

Grafik : Eylemlerin İç Kontrol Bileşenlerine Göre Yüzde Dağılımı

BUNDAN SONRASINA İLİŞKİN DEĞERLENDİRMELER

Bundan Sonrası…(1) Uzun, yorucu ama keyifli bir çalışma sonucunda mutfakta hazırlanan ürünün uygulamada kendisinden beklenen sonuçları sağlaması için etkin bir izleme ve değerlendirme sürecinin bu süreci takip etmesi gerekmektedir. İç kontrol uyum eylem planı üst yönetim ve tüm çalışanların sahiplenmesi ile etkin bir şekilde kurumsal düzeyde hayata geçecektir. İç kontrol uyum eylem planı bir kere hazırlandıktan sonra değişmez bir tematik plan niteliğinde değildir. Planda öngörülen eylem ve çıktıların revize edilmesi temel ilkeler korunduğu sürece süreç içinde her zaman mümkündür.

Bundan Sonrası…(2) İç kontrol uyum eylem planımızın bundan sonra etkin bir şekilde kurumsal kültürümüz içinde hayata geçmesi süreci aşağıdaki şekilde planlanmıştır: İKKK çalışma esas ve usullerine ilişkin olarak hazırlanan taslak yönerge en kısa zamanda yayınlanacaktır. Bu şekilde bir danışma ve rehberlik kurulu olan İKKK’nun süreç içindeki rol ve sorumluluğu açık hale getirilmiş olacaktır. Kurumsal Gelişim Koordinatörlüğü üst yönetim adına çalışmaların yürütülmesinde Strateji Geliştirme Dairesi ile işbirliği içinde çalışacaktır. Kurulun çalışmalarındaki etkinliği artırmak ve bir çok birimi içeren eylemlerin koordinasyonunu ve birimler arası işbirliğini güçlendirmek amacıyla teknik destek verecek olan Destek Çalışma Grupları oluşturulacaktır.

Bundan Sonrası…(3) Bu kapsamda geçen yıl sonunda çalışmalarına başlayan Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı personelinden oluşan ve her bir bileşen için kurulan beş çalışma grubu eylemlerden sorumlu birimlerden koordinasyonu sağlayacak uzman/yetkili personelin katılımıyla güçlendirilecektir. Çalışma grupları her altı aylık dönemde sorumlu oldukları bileşenle ilgili bir İzleme Raporu hazırlayacak ve bunu İKKK’na sunacaktır. İKKK yaptığı toplantılar sonrasında hazırlanan izleme raporlarını ve Uyum Eylem Planı değerlendirdikten sonra üst yönetime bilgilendirme amacıyla sunacaktır KGK ve SGB her yılsonunda izleyen yılın Ocak ayı içinde yıllık olarak İç Kontrol Uyum Eylem Planı İlerleme Raporunu hazırlayarak İKKK’ya sunacaktır.

Çıkardığımız Dersler ve Öneriler İç kontrol uyum eylem planları kuruluşun öz ürünü olmalı: Danışmanlık tamam ama bu sadece sürece katkı ile sınırlı kalmalı Sahiplenme: her düzeyde olmalı Motivasyon Kuruluş içinde dil ve kavram birliği oluşturulmalı Kuruluşun tüm birimlerinin aktif katılımı şart: belirli bir birimin sorumluluğunda görülmemeli İdari ve beşeri kapasitenin geliştirilmesi gerekli

EGE ÜNİVERSİTESİ… Mali yönetime bütünsel bakış gereği: Stratejik Plan Performans Programı Bütçe İç Kontrol Faaliyet raporlar Eylem Planının revize ihtiyacı Sistemin Kurumsallaşması ve kapasite oluşumu

Teşekkürler..