Yönetim Süreçleri A HAZIRLAYAN: NURİ TÜCCAR DİLEK TÜCCAR

Örgüt ve sistemlerin hızla ve olağan gelişimi yönetim ve yönetici kavramlarına yepyeni anlam ve görevler yüklemiştir. Sosyal gelişmenin en belirli ve en mükemmel hali, fert ve toplum çıkarlarının birbirine zıt olmadığının anlaşılmasıdır. Eğitim kurumları da birer sosyal kurum olarak eğitici ve öğretici faaliyetlerini yerine getirirken, yönetim süreç ve özelliklerinden yararlanmak, kurumun ve iş görenlerin amaçları doğrultusunda gerçekleştirmek zorundadır. Başlıca yönetim süreçleri ise şunlardır:

Fayol (1916) yönetim süreçleri ile ilgili ilk çalışmayı yapan kişidir Fayol (1916) yönetim süreçleri ile ilgili ilk çalışmayı yapan kişidir. Fayol, yönetim süreçlerini; Planlama (planning), Örgütleme (organization), Emretme (command), Eşgüdümleme (coordinating) ve Denetim (control) olarak gruplandırmıştır.

Gullick ve Urwick (1937) ise Fayolu’un beş yönetim sürecini; yeniden oluşturmuşlar ve POSDCoRB şeklinde formüle etmişlerdir. Planning (planlama) Organizing (örgütleme) Staffing (kadrolama) Directing (yöneltme) Coordinating (koordinasyon) Reporting (raporlama ) Budgeting (bütçeleme )

Gregg (1957) ise yönetim süreçlerini, Karar verme, Planlama, Örgütleme, İletişim, Etkileme, Koordinasyon ve Değerlendirme olmak üzere yedi başlık altında incelemiştir. Gregg’in (1957) bu sınıflandırması en çok kullanılan sınıflandırmalardan biridir.

1- Karar Verme Karar verme, en basit anlatımı ile eyleme yönelik birden çok seçenek arasından birinin seçilmesidir. Karar verme, en önemli yönetim süreci olarak nitelendirilebilir. Çünkü karar verme, planlamanın ve yönetimin temel taşı (Ersan, 1987), yönetimin kalbi, diğer süreçlerin ise eksenidir (Bursalıoğlu, 2000).

Karar Verme Sürecinin Aşamaları Problemin (sorunun) anlaşılması Problemle (sorunla) ilgili bilgi toplanması Toplanan bilgilerin çözümlenmesi ve yorumlanması Seçeneklerin değerlendirilmesi En iyi seçeneğin bulunması Uygulama Değerlendirme

Karar Verme Sürecini Etkileyen Unsurlar Karar verecek kişinin geçmiş yaşantıları. Karar verecek kişinin algılama biçimi. Karar verecek kişinin duyguları. Karar verecek kişinin değer yargıları. Karar verecek kişinin kişiliği.

Karar Verme Sürecini Etkileyen Unsurlar 6. Karar verecek kişinin amaç ve beklentileri. 7. Karar verecek kişinin görev yaptığı örgütün formal ve informal yapısı. 8. Örgütün bulunduğu çevrenin kültürel, siyasi, ekonomik ve sosyal özellikleri. 9. Karar verecek kişinin geçmiş yaşantıları. 10. Örgüt ile ilgili yasal metinler.

Karar Verme Sürecini Sınırlayan Temel Unsurlar Bilgi eksikliği. Yetki karmaşası. Amaçların iyi anlaşılmamış ya da belirsiz olması. Değerlendirme ölçütlerinin yanlışlığı. Yetersiz zaman. Önceden verilen sözler ve taahhütler. Bireysel tercihler.

Karar Verme Sürecini Sınırlayan Temel Unsurlar 8. Daha önceki karar örneklerinin izlenmesi alışkanlığı. 9. Karara katılmaktan çekinmek. 10. Üst yönetimin çalışanları karara katmak istememesi. 11. Karar verme sürecindeki beklenemedik gelişmeler. 12.Üst ya da alt basamaklardaki kişilerin eksik bilgilendirme yapması.

Karara Katılma Karara katılma iki yolla olabilir. Bunlar, çalışanların kendilerini doğrudan ilgilendiren kararlara katılması ve kendilerini doğrudan ilgilendirmemekle beraber bir şekilde etkisini hissettikleri karara katılmasıdır (Balcı, 2005). Bu durum karar vermenin paylaşılması demektir, karar verme yetkisinin aktarılması değildir.

Karara Katılma Çalışanlara, özellikle kendilerini etkileyen, ilgilendiren kararlara katılma fırsatı verilmelidir. Bu durum verilecek kararın niteliğinin yükseltebileceği gibi alınacak kararların sahiplenilmesini de sağlayabilir.

Yöneticilerin karar verme sürecinde uyması gereken ilkeler şunlardır (Bursalıoğlu, 2000): Grup dinamiğini anlamalı, ancak örgüt amaçları dışında kullanmamalıdır. Motive eden, uzlaştıran, eşgüdümleyen olmalıdır. Astlarına ve karardan etkilenen kişilere karara katılma imkânı vermelidir. Demokratik bir ortam oluşturmalıdır. Grup çalışmalarında amaçtan sapmamalıdır. Birlikte çalışmanın önemini bilmelidir. Kararlarda olabildiği kadar fikir birliği sağlamalıdır. Grubun değer ve davranışlarını dikkate almalıdır. Kamu yararını dikkate almalıdır.

Okul Yönetiminde Karar Verme Türk Eğitim Sisteminde, eğitim sistemi ile ilgili kararlar merkez örgüt (Milli Eğitim Bakanlığı) tarafından verilmektedir. Okul düzeyinde karar vermesi gereken kişiler ise okul yöneticileridir. Okul müdürleri, öğretmenler kurulunda, okul-aile işbirliği, okul koruma derneği yönetim kurullarında ya da okulda düzenlenecek herhangi bir etkinlik ile ilgili olarak kararlar almak zorundadır.

Öğretmenlerin , kendilerini ilgilendiren konularda ve özlük hakları ile ilgili kararlar alınırken, eğitim- öğretim etkinlikleri ile doğrudan ilgili kararlar alınırken , mesleki bilgi ve beceri düzeyi ile ilgili kararlar alınırken karara katılmaları başarı ve iş doyumu açısından yararlı görülmektedir(Yiğit,2000: 44 ); fakat okul ortamında karara katılma konusunda yapılan araştırmalarda öğretmenlerin yönetsel kararlara katılmaya istekli oldukları, ancak bu katılma ortamının sağlanmadığı ortaya çıkmıştır.

Okul Yönetiminde Karar Verme Açıkalın’a göre (1995) okul yöneticilerinin kararlarını etkileyen unsurları aşağıdaki gibidir: Okul içi unsurlar Okul dışı faktörler

2.PLANLAMA:

Plan, en geniş anlamı ile tutulacak yol ve davranış biçimidir (Balcı, 2005). Basit bir anlatımla planlama; neyin, nasıl, kim tarafından, ne zaman (Yukl, 1994), nerede ve hangi araçlarla yapılacağının kararlaştırılmasıdır.

Bu süreçte; “Ne” sorusu istenilen bir hedefe ulaşmak için yapılması gereken faaliyetleri, “Nasıl” sorusu etkinliklerin yapılış biçimini ve sırasını, “Kim tarafından” sorusu etkinliklerin yerine getirilmesinde kişilerin yanı sıra, yetki ve sorumluluklarını, “Ne zaman” sorusu etkinliklerin zamanlamasını, “Nerede” sorusu planın uygulanma alanını, “Hangi araçlarla” sorusu ise süreçte kullanılacak araç gereçlerin belirlemesini ifade etmektedir.

Planın Üç Önemli Unsuru Planın tekliği ilkesi: Bu ilkeye göre, örgütte belirli bir zamanda yalnızca tek bir plan uygulanmaktadır. Planın esnekliği ilkesi: Planlar geleceğe yönelik olduğundan meydana gelebilecek değişikliklere kolayca uyarlanabilir olmalıdır. Planın açıklığı ilkesi: : Planlar üst düzeyde uzmanlarca hazırlanmakla birlikte örgütün çeşitli düzeylerinde bulunan çalışanlarca uygulanmaktadır.

İyi bir planın özellikleri şunlardır: Örgüt ile ilgili yasal metinlerle, genel planlarla uyumlu olmalıdır. Anlaşılabilir, açık ve net olmalıdır. Açık ve gerçekleştirilebilir bir amaca dönük olmalıdır. Örgütün iç ve dış çevre koşullarına uyum gösterebilecek nitelikte olmalıdır. Kaynaklar ve zaman açısından uygulanabilir nitelikte olmalıdır. En uygun süreyi kapsamalıdır. Örgütün benimsediği ilke ve standartlara uygun olmalıdır. Kapsamını oluşturan konular arasında denge ve uyum olmalıdır. Yeni yetki, organ, mevki ve araçlar yaratmadan işletmenin var olan olanaklarından gerekli ölçüde yararlanılmalıdır. Uygulayıcılar tarafından desteklenmelidir.

Planlamanın Yararları Planlama zaman kazandırır. Örgütteki zaman, kaynak, enerji, güç kaybına engel olur. Yöneticilerin ve çalışanların dikkatlerini örgütün amaçlarına yöneltir. Örgütteki bütün etkinlikleri bir amaca yöneltir. Diğer yönetim süreçlerinin uygulanmasını kolaylaştırır. Denetim ve değerlendirme etkinliklerini kolaylaştırır, etkili bir denetim aracıdır. Bulunulan noktadan varılmak istenen noktaya nasıl gidileceğini gösterir.

Planlamanın Yararları… 8. Hedeflere ulaşılmasını kolaylaştırır. 9. Hedeflere ulaşılması için gerekli olan kaynakların belirlemesini sağlar. 10. Örgütsel yaşamdaki etkinliklere yol gösteriri ve yapılacak işleri kolaylaştırır. 11. Örgütteki günlük işlere hâkim olunmasını sağlar. 12. Eşgüdüm etkinliklerini kolaylaştırır. 13. Planlama etkinlikleri örgütün içinde bulunduğu durum ile ilgili bilgi verir. 14. Planlama süreci örgüte uzun süreli düşünme yeteneği sağlar.

Eğitim yönetiminde planlama Eğitimin temel amacı istedik davranış oluşturmak olduğu için her türlü eğitim ve eğitim faaliyetinin planlı olması gerekir. Okulun yönetim işleri rasgele yapılamaz. Okulun etkinliğini sağlamak ve sürdürmek için, planlı işletilmesi zorunludur. Eğitimin girdileri çok pahalıdır. Eğitime ayrılan para ise sınırlıdır. Kıt ola paradan en etkin biçimde yararlanmak için girdilerin kullanılmasını planlamak gerekir. Okulun yönetmen,, etkili bir yönetimi ancak planlayarak sağlayabilir.

Plan, bir okulun geleceğini gösteren yazılı bir belgedir Plan, bir okulun geleceğini gösteren yazılı bir belgedir. Bu yazılı belge, okulun büyümesine, eğitimin geliştirilmesine ilişkin kestirimleri, öngörüleri ve gerçekçi arayışları içerir. Gerçekçi arayışlar ussal yargılama sürecinin ürünleridir. (Başaran,2000:104).

Eğitim planlaması şu özelliklere sahip olmalıdır (Aydın, 2007): Eğitim Planları; 1. Kısa (1-2 yıl), orta (4-5 yıl) ve uzun (10-15 yıl) vadeyi kapsamalıdır. 2. Toplumsal ve ekonomik kalkınma planları ile bütünleştirilmelidir. 3. Eğitim sistemini bir bütün olarak ele almalı ve kapsamalıdır. 4. Eğitim alanındaki gelişmelerin nicel ve nitel boyutları bütüncül bir yaklaşımla ele alınmalıdır. 5. Eğitim yönetiminin ayrılmaz br parçası olmalıdır.

3- Etkileme-yöneltme Etki bir kişinin, başka bir kişinin ya da kümenin davranışını, değerlerini, duygularını, tutumlarını, inançlarını kısaca kişiyi ya da kümeyi değiştirme derecesini gösterir; erkten daha geniş bir kavramdır (Miner, 1988). Etkileme ise örgütün amaçlarının gerçekleştirilmesi için çalışanların davranışlarının örgütün amaçlarına yöneltilmesi olarak tanımlanabilir.

Yöneticilerin yönetimde etkiliğinin derecesinin ölçüsü, örgüt üyelerinin örgütün amacının gerçekleştirilmesinde düzenli ortak çabaya katkıda bulunabilecek biçimde etkilenmeleri derecesidir. Bu konuda yöneticiler şu noktalara dikkat etmelidir (Aydın, 1998):

Örgüt üyeleri açısından çekici örgüt amaçlarının saptanması. İlgili personelin tümünün kişiliklerinin ve liderlik becerilerinin vurgulanması. Örgütle olan ilişkilerde doyumla sonuçlanan bireysel deneyimlerin sağlanması. Kullanılabilecek herkese, gerekli enformasyonun sağlanması. Örgüte bağlılığın geliştirilmesi. Yararlı öneri ve öğütlerin verilmesi. Bireylerin gelişimlerinin sağlanması. Yöneticiye ve diğer statü liderlerine verilmiş yetkilerin kullanılması.

Eğitim Yönetiminde Etkileme Her örgütte olduğu gibi, eğitim kurumlarında da iş görenlerden beklenen davranışların gösterilebilmesi için özendirici durumlar yaratılabilmeli, iş görenler güdülenmelidir. Eğitim yöneticileri eğitim iş görenleriyle etkileşerek lider rolüne girebilmeli ve değişik etki yollarını kullanabilmelidir. Kullandığı yöntemlerden sonuç alamazsa son çare olarak etkileme aracı olarak yetkiyi kullanmalıdır.

Eğitimin temelinde bulunan okulların yönetiminde de okul müdürlerinin etkileyebilme yeterliğine ulaşabilmesi; iyi bir bürokrat, iyi bir uzmanın sahip olması gereken idarî ve meslekî nitelikleri ve kişilik özelliklerini, öğretmenleri görevlerini daha istekle yerine getirmeye sevk edebilecek biçimde davranışlarına yansıtabilmekle olanaklıdır.

DEĞERLİ HOCALARIMA DİNLEDİKLERİ İÇİN TEŞEKKÜRLERİMİ SUNARIM…