MODÜL 3 Ekipman Yönetimi

Cihaz bakım ve yönetiminde genel kurallardan hangisi doğrudur? Her zaman en maliyet etkin cihaz tercih edilmeli Sorun giderme, servis ve tamir için kriterleri belirlenmeli Cihaz kalibrasyonu için eğitim sadece sorumlu kişiye verilmeli Tüm işlevler hergün kontrol edilmeli Doğru cevap: ikinci madde

Cihaz Yönetiminin Yararları Test sonuçları Değişim/Zaman Laboratuvarın performansı Eğitici tarafından açıklanacak Cihazların ömrü uzar Tamir masrafları azalır

Cihaz Yönetimine Genel Bakış Tüm faaliyetler için sorumlular belirlenmeli Kullanıcı ve bakım personeli eğitilmeli Cihaz yönetimi izlenmeli: Tüm prosedürlerin uygulandığından emin olunmalı Kayıtlar rutin olarak gözden geçirilmeli Gerektiğinde prosedürler güncellenmeli

Cihaz Seçimi ve Satın Alma kullanım kolaylığı dili garantisi güvenliği uygun mu? 5

Cihaz Alırken Karşılıklı Görüşün!!! Talepler: Cihaz alt yapı planlaması Yazılım bilgisi Parça listesi Kullanıcı el kitabı Üretici tarafından kurulum ve eğitim Deneme süresi

Kurulumdan Önce Firmanın sorumlulukları yazılı olarak belirtilmeli. Kurulum için gerekli koşulların kontrolü yapılmalı.

Cihaz Kurulumu Üretici firma tarafından kurulup çalıştırılmalı Doğru kurulduğundan emin olmadan kullanılmamalı Performans testleri yapılmalı

Özet Cihaz yönetim programında: Doküman ve kayıtlar: Cihaz seçimi kurulumu, çalıştırılması koruyucu bakım/servis sorun giderme/tamir prosedürleri gibi hususlar yer almalı Doküman ve kayıtlar: tüm laboratuvar cihazlarının envanteri üretici tarafından kullanıcı için hazırlanmış bilgi, bakım ve sorun giderme rehberi kalibrasyon, performans kontrolleri, koruyucu bakım ve onarımla ilgili kayıtlar oluşturulmalı

Anahtar Mesajlar İyi organize edilmiş cihaz bakım programları Laboratuvarın performansını ve testlerin güvenilirliğini arttırır Çalışmanın sürekliliğini sağlar Tamir maliyetini azaltır Cihazın kullanım süresini uzatır Çalışma güvenliğini sağlar Cihaz bakımının önemli bölümü koruyucu bakımlardır

MODÜL 4 Organizasyon

Kalite Yönetim Sistemi Organizasyon Personel Ekipman Satın alma ve stok yönetimi Bilgi yönetimi Süreç Kontrolü Doküman ve Kayıtlar Olay Yönetimi Değerlendirme Müşteri Hizmetleri Sürecin İyileştirilmesi Tesisler ve güvenlik

Esaslar Yönetim, kalite yönetim sistemini mutlak desteklemelidir Organizasyon yapısı kalite hedeflerine ulaşacak şekilde tasarlanmalıdır. 1. Başarılı bir kalite yönetim sistemi için temel etmen idari sorumlulukların yerine getirilmesidir. Yönetim tüm seviyelerde tam destek olmalı ve kalite sistemi aktivitelerine katılmalıdır. Yönetim, kalite yönetim sistemi çalışmalarının önemli olduğunu personele göstermeli ve cesaretlendirmelidir 2. İkinci önemli faktör, organizasyon tasarlanırken, kalite ile ilgili hedeflerinin karşılanacağı garanti edilecek şekilde davranılmalıdır. Laboratuvar yerel gerekliliklere yasal olarak uygun şekilde yapılandırılmalıdır. organizasyonla ilgili tüm faktörlerin kalite yönetim sisteminin uygun şekilde yürüdüğünü garanti etmesi gerekmektedir.

Liderlik motivasyon ve vizyon sağlarken sorumlulukları da üstlenmeli Personeli iyi performans için motive etmeli ve cesaretlendirmelidir Lider için önemli nitelikler aşağıdaki faktörleri içermelidir: Vizyon sağlama; Hedef belirlenmesi için yön verme; Personeli motive etme, Cesaretlendirme. Güçlü bir lider, işin öneminin personel tarafından anlaşılmasına yardımcı olmalıdır.

Yönetimin Sorumlulukları Kalite yönetim sisteminin kurulması uygulanması ve sürekli iyileştirilmesi Çalışmaların yerine getirilmesi için gerekli kaynakların sağlanması Kalite el kitabının, politikaların, süreçlerin, prosedürlerin ve talimatların dokümante edilmesi ve çalışanlara iletilmesinin sağlanması Çalışanların sorumlulukları, birbirleriyle ilişkileri, Tarafsızlık, dürüstlük, bağımsız ve gizlilik ilkesi içinde çalışılacağı, Müşteri taleplerinin ve zararlarının karşılanması, “Laboratuvar yönetiminin kalite yönetim sisteminin tasarımı, uygulaması, sürdürülebilirliği ve gelişmesi ile ilgili sorumlulukları olmalıdır.” ISO 15189 [4.1.5]

İş akışı Numune Alınması-Kabülü Numunelerin taşınması Analiz evresi Raporun oluşturulması Raporun Müşteriye İletilmesi

Kalite yönetim sistemi planı içeriği neler yapılmalı kim sorumlu olmalı ne zaman (zaman çizelgesi) ne kadar kaynak gerekli değerlendirmeler Plan aşağıdaki bileşenleri içermelidir: Hedefler ve görevler – ne yapılması gerek; Sorumluluklar – görevi kim tamamlayacak, sorumlu kim; Zaman çizelgesi – her bir görev ne zaman başlatılacak, ne zaman tamamlanmış olacak; Bütçe ve kaynak ihtiyaçları – ek personel, eğitim ihtiyaçları, imkanlar, ekipman, malzemeler ve ödenek, kalite kontrol materyalleri; Ölçme-değerlendirme – uygulamadaki sürecin takibi için çok önemli. Tüm personelin erişimine açık olmalıdır.

ÖZET Başarılı bir uygulama için gerekenler Yönetimin inanması ve tam desteği Kalite yönetim sisteminin gerekliliğinin anlaşılması Her seviyedeki personelin katılımının sağlanması Sürekli iyileştirmenin hedeflenmesi

Anahtar Mesajlar Kalite bilim değil, bir düşünme şeklidir. Bugün harcanan zaman yarın ödül olarak dönecektir: Kalite sonuçları Verimlilik Profesyonel ve kişisel tatmin Herkes tarafından tanınma

Kaliteden Kim Sorumludur? HERKES! Laboratuvardaki herkes kalite konusunda elde edilen sonuçtan sorumludur. - Laboratuvar sorumlu ve yöneticileri kalite ihtiyaçlarını karşılamak için gereken sorumluluğu almalıdır. - Laboratuvar personeli tüm kalite prosedürlerine uymalıdır. Ayrıca tüm gereklilik ve standartlara bağlı kalmalıdır  

Satın alma ve stok yönetimi MODÜL 5 Satın alma ve stok yönetimi

Stok Yönetim Programının Yararları Sarfiyatı azaltma Bütçeyi aşmama Reaktif ve sarfların bulunabilirliğini sağlamak Kalitenin korunması 22

Stok Yönetimi Nasıl Uygulanır? Sorumlunun belirlenmesi Tüm depolar için envanter oluşturulması İhtiyaç Analizi STOK YÖNETİMİ KONTROLÜ Kabul/kontrol ve depolama için sistem oluşturulması Minimum stok ihtiyacının belirlenmesi Form ve kayıtların oluşturulması

Stok Kayıt Defteri İçeriği: Diğer bilgiler: Teslim alanın adı/imzası Kabul tarihi Miktarı Son kullanma tarihi Minimum stok seviyesi Kritik stok seviyesi Maksimum stok seviyesi Diğer bilgiler: Raf numarası Sevk ve saklama koşulları 24

Malzemelerin Kabulü ve İncelenmesi içeriğin doğrulanması dış ambalajın kontrol edilmesi depodan çıkan her malzemenin tarihinin kaydedilmesi son kullanma tarihinin kaydedilmesi yeni gelen malzemelerin eskilerin arkasına yerleştirilmesi kayıtların oluşturulması veya güncellenmesi 25

(MSDS) Ürün Güvenlik Bilgi Formu Kuruma tedarik edilen her türlü kimyasalın (laboratuvar dışı Birimlerin kullandıkları da dahil) MSDS’inin olması zorunludur Birim amirleri birimdeki kimyasallara ait MSDS’leri bulundurmak zorundadır. Bu MSDS’ler birimdeki herkesin bildiği bir yerde tutulmalıdır! MSDS nedir? Türkçesi Ürün Güvenlik Bilgi Formu olarak çevrilebilir. Temel Güvenlik Uyum Eğitimi RSHMB-2009

Elektronik Stok Yönetimi Avantajları: ürün bazında stoğun güncel takibi son kullanma tarihlerinin izlenerek kullanıcının uyarılması satın almanın planlanmasında ve gerçekleştirilmesinde istatistiksel verilerin sağlaması laboratuarlara dağıtımın yönetilmesi stok yönetimini kolaylaştırması Sakıncaları: yazılım programına ihtiyaç duyulması eğitilmiş personel gereksinimi 27

Özet İyi yönetilen bir laboratuar, öncelikle iyi bir satın alma ve stok yönetimi sistemine sahip olmalı. Stok yönetim uygulamalarında sorumlu atanmalı, ihtiyaçlar analiz edilmeli, asgari stok miktarları belirlenmeli, kabul, inceleme ve depolama prosedürleri oluşturulmalı, kayıt defterleri ve formlar kullanılmalı. Kullanılan tüm malzeme ve kimyasallar için envanter sistemi oluşturulmalı. 28

Anahtar Mesajlar Stok yönetiminin önemi: Laboratuvarın etkinliğini ve verimliliğini arttırır İhtiyaç olduğunda gerekli malzemeler elde bulunur Laboratuvar ihtiyaçların karşılanmasını sağlar İhtiyaca uygun malzemelerin satın alınmasını sağlar 29