STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI 70.00 805 BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV İŞLEMLERİ 1-300 2009

DOSYALAMA SİSTEMLERİNDE STANDARTLAŞMA VE STANDART DOSYA PLANI 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kamu kurum ve kuruluşlarında uygulamaya konulan “Standart Dosya Planı” üniversitelerde 2010 yılı itibarıyla kullanılmaya başlanmıştır.

Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile; Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır. Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir. Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlanacaktır. Kurum ve kuruluşlar arasında evrak ve yazışmaların otomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına alt yapı oluşturulacaktır.

Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile; Kurum içi ve kurumlararası evrak akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasını sağlayacak ve verimliliği artıracaktır. Kurumların yazışma ve dosyalama işlemlerinin standartlaşması, arşivlerde toplanan belgelerin düzenini de olumlu yönde etkileyecek, belgelerin arşivlerde ayıklanması, tasnifi, yerleşimi ve hizmete sunulmasında büyük kolaylıklar sağlayacaktır. Kurum içi ve kurumlararası evrak ve iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilecektir.

Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile; Aynı konuya ait belgelerin aynı “ad” ve “numara” ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm kurum ve kuruluşlarda da birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.

KONULARINA desimal dosyalama sistemidir. STANDART DOSYA PLANI Standart dosya planı, belgelerin KONULARINA göre sınıflandırılmasını amaçlayan desimal dosyalama sistemidir.

Standart Dosya Planı’nda, onlu bölünme kuralına uyulmamış, STANDART DOSYA PLANI Standart Dosya Planı’nda, onlu bölünme kuralına uyulmamış, 1- GENEL KONULAR 2- ANA HİZMET FAALİYETLERİ 3- DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 4- YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER Olmak üzere 4 başlık altında toplam 19 Ana Konuya bölünmüştür.

YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI KONULARI 1 GENEL KONULAR 000-099 2 ANA HİZMET FAALİYETLERİ 100-599 2.1 Eğitim ve Öğretim İşleri 100-199 2.2 Akademik Personel ve Akademik Kariyer İşleri 200-299 2.3 Öğrenci İşleri 300-399 2.4 Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri 400-499 3 DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 600-699 3.1 Araştırma, Planlama Ve Koordinasyon İşleri 600-619 3.2 Basın ve Halkla İlişkiler İşleri 620-639 3.3 Hukuk İşleri 640-659 3.4 Teftiş İşleri 660-679 4 YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER 700-999 4.1 Bilgi-İşlem İşleri 700-719 4.2 Dış İlişkiler ve AB İşleri 720-749 4.3 Emlak ve İnşaat İşleri 750-769 4.4 Hizmet Öncesi ve Hizmet içi Eğitim İşleri 770-789 4.5 İdari İşler 800-819 4.6 Kültür, Tanıtım ve Yayın İşleri 820-839 4.7 Mali İşler 840-869 4.8 Özel Kalem ve Protokol İşleri 870-889 4.9 Personel İşleri 900-929 4.10 Satınalma ve Satış İşleri 930-949 4.11 Sivil Savunma İşleri 950-969

STANDART DOSYA PLANI Planın hazırlanmasının ardından kodlama aşamasında da desimal sistemin kurallarına uyulmayarak, Ana konular üç karakter rakam; ana konuya bağlı alt konular iki karakter rakam; alt konulara bağlı tali konular ise, yine iki karakter rakam kullanılarak kodlanmıştır. Bu yapılanma ile ana konu altında “99” alt konu oluşturma imkanı sağlanmıştır.

YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu GENEL İŞLER Saklama Süresi Saklama Kodu 000 Genel 010 Mevzuat İşleri 01   Kanunlar 02   Tüzükler 03  Yönetmelikler  04  Yönergeler 05 Tebliğler 06 Genelgeler 01    İç Genelgeler Dış Genelgeler 07 Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler 01 Talimatlar 02 Duyurular 03 Sirkülerler 08 Rehber, Kılavuz 09 Standartlar 99 Diğer                        

EĞİTİM-ÖĞRETİM İŞLERİ YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM-ÖĞRETİM İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 100  Eğitim-Öğretim İşleri (Genel)  101 Üniversite ve Akademik Birimlerin Kurulması  01 Üniversite Devlet Üniversiteleri 15 A 02 Vakıf Üniversiteleri Mütevelli Heyeti B Kuruluş ve Eğitim-Öğretime Açılması 03 Devlet Yardımları 20 04 Öğrenci Bilgileri 10 D 05 Akademik Personel Bilgileri Fakülte, Enstitü, Konservatuar,Yüksekokul, MYO Fakülte Enstitü Konservatuar Yüksekokul Meslek Yüksekokulu                        

AKADEMİK PERSONEL VE AKADEMİK KARİYER İŞLERİ YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu AKADEMİK PERSONEL VE AKADEMİK KARİYER İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 200  Akademik Personel ve Akademik Kariyer İşleri 201 Seçim ve Atama İşleri 15 A 01 Rektör Seçimi ve Ataması 02 Dekan Seçimi ve Ataması 03 Bölüm, Anabilim/Anasanat Dalı Başkanı Seçimi ve Atanması 04 Temsilci Seçim İşleri Profesör Temsilcisi Doçent Temsilcisi Yrd. Doç. Temsilcisi Asistan Temsilcisi 99 Diğer C 202 Öğretim Elemanı Yetiştirme 1416’ya göre 2547’ye göre                        

YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRENCİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 300  Öğrenci İşleri (Genel) 301 Seçme-Yerleştirme-Giriş-Sınav İşlemleri 10 D 01 ÖSYS Duyurular 02 Kontenjanlar 03 Başvurular 04 Sınavlar 05 İtirazlar Yurt Dışından Öğrenci Kabulü/Yabancı Uyruklu Öğrenci Sınavı Dikey Geçiş Ek Yerleşme Ön Kayıt ve Özel Yetenek Sınavı 06 Yatay Geçiş 07 Meslek Yüksekokullarına Sınavsız Geçiş 08 Açıköğretime Sınavsız Geçiş 09 Uzaktan Eğitime Sınavsız Geçiş                        

ÖĞRENCİ SEÇME VE YERLEŞTİRME İŞLERİ YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRENCİ SEÇME VE YERLEŞTİRME İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 400  Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri (Genel) 401 Sınav Takvimi 10 D 402 Sınav Başvurusu 01 Başvuru İlanı ve Gazete Duyuruları 02 Sınav Kılavuzu 15 A 03 Aday Başvuru İşlemleri Aday Başvuru Bilgi Formları B Adayların Bilgi Değişikliği İstekleri 1 Özel Uygulamaya Tabi Aday Belgeleri Transkripli Adaylar TÜBİTAK Ödüllü Adaylar Milli Sporcular 100 Gün 04 Engelli Adaylar C 99 Diğer                        

ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 600  Araştırma ve Planlama İşleri (Genel) 601 Teşkilatlanma İşleri 01 Kuruluş, Yapılanma 02 Yetkilendirme, Yetki Değişikliği 03 Yönetimi Geliştirme 04 Teşkilat Şemaları ve Kadrolar Teşkilat Şemaları Norm Kadro Çalışmaları Görev/İş Tanımları Norm Kadro Pozisyonları 99 Diğer 602 Plan ve Program İşleri Kalkınma Planı Hazırlık Çalışmaları İzleme ve Değerlendirme Orta Vadeli Plan/Program                        

BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER Saklama Süresi Saklama Kodu 620 Basın ve Halkla İlişkiler (Genel) 621 Basın İşleri 01 Basın Toplantıları 02 Basına Verilen Demeçler 03 Tekzipler 04 Basında Yer Alan Haberler 05 Basın Özetleri 99 Diğer 622 Talep, Şikayet, Görüşler Talep ve Şikayetler Görüş ve Teklifler Bilgi ve Bilgi Talepleri 639 Basın ve Halkla İlişkiler Konusunda Diğer İşler                        

STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI T.C. ABANT ? ZZET BAYSAL Ü N VERS TES REKT Ö RL GENEL SEKRETERL K Say : B.30.2.AB .0.70.01 - 805.01.01 1250 Konu: Saklama S ü reli Standart Dosya Plan …………………………………………………… .. …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… ………………… . ……… 1-Haberleşme kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme kodları “Sayı” bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir. Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, haberleşme kodundan hemen sonra (-) kısa çizgi konularak yazılacaktır. Örnek; Sayı:B.30.2.ABÜ.0.70.01.-805.02.02-890/345 A B C A:Haberleşme Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası. DİKKAT! Hazırlanan yazıda dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların GENELİ konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır. Örneğin: Genel(Ana) konu: 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 1. Alt konu: Arşiv Yönetimi 2. Alt konu: Ayıklama ve İmha İşlemleri Yazışmada kullanılması gereken konu başlığı: Konu : Ayıklama ve İmha İşlemleri

STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI 2- Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Bu plan ile, yazıların “sayı” bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani “dosya numarası” uygulaması da sağlanmış olacaktır. 70.01 805

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Ana hizmet birimlerinin faaliyetleri neticesinde teşekkül eden belgelerin dosyalanmasında, ana hizmet birimi adı veya ana hizmet faaliyeti altında listelenen konulardan (100-599) faydalanılarak; Genel konular için (000-099), Danışma, denetim için (600-699) Yardımcı hizmetler için (700-999) sayısal aralığında listelenen konulardan faydalanılarak, dosya açılacaktır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir. Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır.

YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Konu Grubu Saklama Süresi Saklama Kodu 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 01 Belge Yönetimi Saklama Süreli Dosya Planı 02 Kodlama İşlemleri Arşiv Yönetimi Devir-Teslim İşlemleri Ayıklama ve İmha İşlemleri Ayıklama ve İmha Uygunluk Görüşü 03 Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri 04 İnceleme ve Denetleme 05 Arşivlerden Yararlanma 99 Diğer Örneğin: “Ayıklama ve İmha İşlemlerine Uygunluk Görüşü Verilmesi” konusuyla ilgili yazışmaların yer aldığı dosyanın kodu: -805.02.02.02- olmalıdır.                        

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Aynı konuya ait belgelerin coğrafik, alfabetik veya kronolojik ayırımının gerektiği durumlarda, dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise, konu numarası kullanılmak kaydıyla ayrı dosyalar açılabilecektir.

Aynı Konulara Ait Kayıtların Genel Konu Altında Tek Dosyada Toplanması 040.05 Orta Öğretim Sosyal Alanlar Bölümü Faaliyet Raporu 040.05 İlköğretim Bölümü Faaliyet Raporu 040.05 Türkçe Eğitimi Bölümü Faaliyet Raporu 040.05 Yabancı Diller Eğitimi Bölümü Faaliyet Raporu 040.05 Güzel Sanatlar Eğitimi Bölümü Faaliyet Raporu 040.05 Özel Eğitim Bölümü Faaliyet Raporu 040.05 Eğitim Bilimleri Bölümü Faaliyet Raporu 040.05 Bilgisayar ve Öğretim Teknolojileri Eğitimi B. Faaliyet Raporu 040.05 Orta Öğretim Fen ve Matematik Alanlar Eğitimi Faaliyet Raporu Eğitim Fakültesi 040.05 Faaliyet Raporları (2009)

Alt Konulara Ait Kayıtların Genel Konu Altında Tek Dosyada Toplanması 901 902 907 912 918 900

Kısaltmalar Özel Kodlar Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar planın “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilen kısaltmalar veya kodlar, dosya numarasına, “/” işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiğinde ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır.

Kısaltmalara ve Özel Kodlara Dosyalama Örnekleri: Örnek-1: Ülkelere göre dosya açılması; -724.01.03/DE-: Ülkelerle İşbirliği (Almanya ile İşbirliği) -724.01.03/IQ-: Ülkelerle İşbirliği (Irak ile İşbirliği) Örnek-2: İllere göre ayrı dosya açılması gerektiğinde; -622.01/06-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Ankara) -622.01/14-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Bolu)

Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), köşeli parantez “[ ]” içinde kullanılabilecektir.Birden fazla tanımlama, kod olduğunda noktalı virgül “;” ile ayrılacaktır. Seri numarası alan (dava dosyaları, muhtelif kararlar vb.) belgelere erişimi daha da etkinleştirebilmek amacıyla “S” kısaltması kullanılarak, belgenin seri numarası dosya numarasına eklenecektir. Örnek-1: Kararlar için; -050.01.04[2009/5;2009/6]-: 2009/5 ve 2009/6 sayılı Senato Kararları -050.02.04[54/351]-: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı Örnek-2: Dava dosyaları için; -641.04[S2004/13]-: 2004/13 sayılı idari dava dosyası -641.03.03[S2003/115]-: 2003/115 sayılı icra dava dosyası

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Ana hizmet birimlerinin yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin faaliyetleri ile ilgili hazırlayacakları yazının dosya numarası, ortak alanlarda ilgili faaliyet için hazırlanmış planlardan en uygun konu tespit edilerek verilecektir. Bu yazı için hazırlanacak cevabi yazılarda da aynı dosya numarası değiştirilmeden kullanılacaktır. Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, konuya en yakın numara, yazının dosya numarası olacaktır. Kurumdaki hizmet birimlerinde birliktelik sağlamak amacıyla aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır. Birimler aynı konudaki yazılar için farklı dosya numaraları kullanmayacaklardır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Planın ekinde bulunan “İndeks”, dosya numarasına hızlı bir biçimde ulaşmayı amaçlamakta olup, ilgili bölümler incelenmeden yazıya kesinlikle dosya numarası verilmeyecektir. Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar “işlemdeki yazılar” adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde ise, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan 1-“Kurum adı veya amblemi”, 2-“Birim Kodu”, 3-“Dosya Numarası”, 4-“Konu adı” 5- “Dosya Sıra No” 6- “Özel Bilgi Alanı” 7-“Yılı” gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemenin yanısıra, dosyaların arşivde raf üzerinde bulunması gereken yerini de belirleme özelliğine sahiptir. Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanacak, asli düzenlerini oluşturacaklardır. Üniteler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 12 nci maddesi hükmüne göre uygunluk kontrolünden geçirerek, birim arşivine devredeceklerdir. Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluşturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uyulacaktır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR -Birimlerimiz, dosya planlarına yeni konuların açılması, kaldırılması ya da düzeltilmesine dair taleplerini Sene sonunda arşiv birimine bildirmek zorundadırlar. Gelen talep ve öneriler tarafımızca YÖK’e bildirilecektir. YÖK’ün ilgili biriminin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nü haberdar etmesi ve bu Genel Müdürlüğün uygun görmesi halinde gerekli düzeltmeler yapılabilecektir.

Dosyalama İşlemleri (Genel) Hazırlanan bir yazı alt konu veya tali konu numarası almış dahi olsa, yazının almış olduğu numara ile dosya açmak yerine, ana dosya numarası altında “Genel” bir dosya açarak, yazıları bu dosyada toplamak; zaman içerisinde bu dosyadaki alt ve tali konulardaki birikim yoğunluğuna göre kendi özel numaraları ile dosya açmak daha verimli olacaktır.

Dosyalama İşlemleri Birimin üstlenmiş olduğu görev ne olursa olsun teşekkül eden belgelerinden bir bölümü “faaliyet raporları” ise, “ortak alanlar”dan “Genel İşler” başlığı altında “040” dosya numarası ile; “malzeme talepleri” , “Şartnameler”, “Kesin Teminat” vb. ise, “Satınalma ve Satış İşleri” başlığı altında “934” dosya numarası ile; “atama” , “izin işleri”, “ görevlendirme” vb. ise, “Personel Özlük İşleri” 903 dosya numarası ile dosyalanacaktır.

Özet Bir Plan Yazı hazırlayan ve dosyalama yapan her personelin dosya planını inceleyerek, yapmış olduğu yazışmalar için hangi dosya numaralarını kullanacağını tespit etmesi, Yani; kendisine münhasır özet bir plan hazırlaması uygun olacaktır. Bu da zaman kaybını önleyecek, aynı konulu yazılara farklı dosya numarası verilmesini de engelleyecektir.

Gelen Yazıların Dosya Numarası Gelen yazıların dosya numaraları sadece bir fikir vermek amaçlı kullanılmalıdır. Bu gibi yazılara cevaben hazırlanacak yazılarda, yazımızın nerede dosyalanması gerektiğine karar vererek, yerini kendimizin belirlemesi ve bu mahiyetteki tüm yazılara da aynı dosya numarasını vermemiz gerekmektedir.

DOSYALAMADA GELEN-GİDEN AYRIMI YAPILMAYACAKTIR GELEN YA DA GİDEN AYNI KONUDAKİ YAZILAR AYNI NUMARA ALTINDA TEK DOSYADA TOPLANACAKTIR.

Abant İzzet Baysal Üniversitesi Hazırlayan: Abant İzzet Baysal Üniversitesi Arşiv Birimi http://arsiv.ibu.edu.tr 2010