MERKEZİ YÖNETİM HARCAMA BELGELERİ YÖNETMELİĞİ

AMAÇ Merkezî yönetim kapsamındaki kamu idarelerinde malî işlemlerin gerçekleştirilmesi ve muhasebeleştirilmesi kapsamında, harcamalarda ödeme belgesine bağlanacak kanıtlayıcı belgeleri ve bunlardan bu Yönetmelikte düzenlenmesi gerekenlerin şekil ve türlerini belirlemektir.

KAPSAM Merkezî yönetim kapsamındaki kamu idarelerini kapsar.

TANIMLAR Ödeme Belgesi Harcama Talimatı İhale Onay Belgesi Piyasa Araştırması Tutanağı

Ödeme Belgesi - Bütçeden yapılacak kesin ödemeler için düzenlenen Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği eki 1 örnek numaralı Ödeme Emri Belgesini, - Ön ödeme suretiyle yapılacak ödemelerde ise anılan Yönetmelik eki 2 örnek numaralı Muhasebe İşlem Fişini ifade eder.

Harcama Talimatı I Kamu ihale mevzuatına tabi olmayan bir giderin idare adına geçici veya kesin olarak ödenebilmesi için giderin; * konusunu, * gerekçesini, * yapılacak iş veya hizmetin süresini, * hukuki dayanaklarını, * tutarını, * kullanılabilir ödeneğini ve tertibini, * gerçekleştirme usulünü * gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgileri gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belgeyi ifade eder.

Harcama Talimatı II İlgili mevzuatına göre ödenmesi gereken; - Görevden uzaklaştırılmış olanların aylıkların ödenmesi - Kıdem tazminatı - Huzur ücreti - konferans ücreti - ikramiyeler - Teşvik primleri gibi ödemelerde düzenlenir.

İhale Onay Belgesi İhale usulüyle yapılacak alımlarda, kamu ihale mevzuatında standart form olarak belirlenen ihale onay belgesini ifade eder.

Onay Belgesi Doğrudan temin suretiyle veya kamu ihale mevzuatında belirtilen istisnai alımlarda ise, * alım konusu işin nev’i ve niteliği, * varsa proje numarası, * miktarı, * gereken hallerde yaklaşık maliyeti, * kullanılabilir ödeneği ve tertibi, * alımda uygulanacak usulü, * avans ve fiyat farkı verilecekse şartlarını gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belgeyi ifade eder.

Piyasa Araştırması Tutanağı Doğrudan temin usulüyle ihale komisyonu kurulmadan yapılacak alımlarda; * alımı yapmakla görevlendirilen kişi veya kişilerce yapılan piyasa fiyat araştırması sonucunda alınan teklifleri, * uygun görülen fiyat ile yükleniciyi gösteren ve söz konusu kişi veya kişilerce imzalanan bu Yönetmelik eki 2 örnek numaralı tutanağını ifade eder.

Fatura I Fatura Fatura yerine geçen belgeler * serbest meslek makbuzu * gider pusulası * müstahsil makbuzu * giriş ve yolcu taşıma biletleri * elektronik yolcu biletleri Harcama pusulası Alındı Onaylı tercümeleri ekli fatura veya benzeri belgeleri ifade eder.

Fatura II Cenaze giderlerinin Belediye hudutları dışındaki taksi ile yapılan seyahat giderlerinin Görevlendirilen personel veya mihmandarlar tarafından yapılan temsil ve ağırlama giderlerinin ödenmesinde perakende satış fişi veya ödeme kaydedici cihazlara ait satış fişi fatura yerine kabul edilebilecektir.

Önemli Hususlar Yaklaşık maliyet cetveli Harcama talimatı düzenlenmeyecek haller Akaryakıt alımları Asıl belgelerin bağlanma gerektiği

Harcama talimatı düzenlenmeyecek haller Şehitlik tazminatı Yabancı dil tazminatı 657 sayılı Kanun gereğince verilecek ödüller Kurs ve toplantılara katılma giderleri Siyasi partilere yapılacak ödemelerde harcama talimatı düzenlenmez. Bu giderlerin ödenmesinde, ilgisine göre “başbakan” “ilgili bakan” “üst yönetici” atamaya yetkili amir vb. yetkililer den alınan onay ve yazının ödeme belgesine bağlanması gerekir.

Faturanın onaylı sureti Kamu idaresince düzenlenen faturanın kaybolması halinde; kaybolan idarenin dip koçanındaki nüshasına uygun suretleri çıkarılır ve yetkililerince onaylanır. Özel kişilerce düzenlenen faturanın kaybolması halinde; harcama birimine ibraz edilen dipkoçanındaki nüshasında uygun olarak çıkarılır ve harcama yetkilisi veya belirleyeceği görevli tarafından onaylanır. Onaylı suretlerde; onaylayan ilgili birim yetkilisinin adı, soyadı, unvanı, imzası, resmi mührü ile onay tarihi bilginin bulunması gerekir. Ayrıca, söz konusu borcun zaman aşımına uğrayıp uğramadığı ve daha önce ödeme belgesi düzenlenip düzenlenmediği kontrol edilir.

HARCAMALARDA KULLANILACAK BELGELER

Kullanılacak Belgeler Ödeme Belgeleri ve Bağlanacak Belgeler Taahhüt Dosyası Hakediş Raporu

Kesin Ödemeler GYMY eki 1 örnek numaralı Ödeme Emri Belgesine harcamanın çeşidine göre ilgili maddelerde belirtilen belgeler bağlanır.

Ön Ödemeler GYMY eki 2 numaralı Muhasebe İşlem Fişine ilgisine göre aşağıdaki kanıtlayıcı belgeler bağlanır. Avans ve kredilerde; - İlgisine göre harcama talimatı veya onay belgesi - Gereken hallerde kredi izin yazısı Yüklenicilere verilecek avanslarda; - Avans talimatına ilişkin alındının onaylı örneği - Gereken hallerde Bakanlığın uygun görüş yazısı veya üst yöneticinin onayı İlgili maddelerdeki belgeler de eklenir Kanıtlayıcı belgelerin aslının kullanılması esastır. Elektronik ortamda oluşturulan veri tabanından yararlanırlar yapılan alımlarda ayrıca bir kanıtlayıcı belge bağlanmaz.

Taahhüt Dosyası Bu dosya, ihale veya doğrudan temin usulüyle yapılacak her türlü mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin ödemeler için düzenlenir. Taahhüt dosyası aşağıdaki belgeleri kapsar: - onay belgesi, - ihale komisyonu kararı, - piyasa fiyat araştırması tutanağı (4734 sayılı Kanununun 22 nci maddesine göre doğrudan temin usulüyle ihale komisyonu kurulmadan yapılan alımlarda) veya standart form (söz konusu maddenin a, b ve c bentleri kapsamında tek kaynaktan yapılan alımlara ilişkin olarak ihale mevzuatında belirlenen form) - sözleşme yapılması halinde sözleşme, - Bakanlıkça gerekli görülen diğer belgeler. Taahhüt dosyasının düzenlenme şekli  

Bakanlıkça gerekli görülen diğer belgeler I İhale usulüyle yapılacak her türlü mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin ödemelerde, -İhale onay belgesi, -İhale komisyonu kararı, -Sözleşme, -İlanın yapıldığına ilişkin tutanak, -Kesin teminatın alındığına ilişkin alındının örneği, -Damga vergisinin yatırıldığına ilişkin alındının onaylı örneği veya tahsil edildiğine ilişkin harcama birimince onaylı yazı, -Yapım işlerinde, sözleşmede öngörülmeyen iş artışının zorunlu hale gelmesi ve bu artışın yüklenicisine yaptırılması halinde buna ilişkin onay belgesi ve ek kesin teminata ilişkin belge, -Sözleşmelerin devri halinde devir sözleşmesi, -Süre uzatımı verilmesi halinde, buna ilişkin karar ve onay, -Başbakanlığın veya Bakanların iznine tabi alımlarda izin yazısı, -Malî hizmetler biriminin ön mali kontrolüne tabi olan hallerde, uygun görüş verildiğine yahut verilmediğine ilişkin görüş yazısı.

Bakanlıkça gerekli görülen diğer belgeler II 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesinin (d) bendi dışındaki bentlerine göre doğrudan temin usulüyle yapılan alımlarda; * Yönetmelikte belirtilen bilgileri içerecek şekilde düzenlenmiş ve harcama yetkilisi tarafından imzalanmış onay belgesi, *- Komisyon kurulmuş ise komisyon kararı, - Komisyon kurulmadan yapılan alımlarda piyasa fiyat araştırması tutanağı; - 22 nci maddenin a, b ve c bentleri kapsamında tek kaynaktan yapılan alımlarda ise kamu ihale mevzuatında bu alımlara ilişkin olarak düzenlenmesi öngörülen standart form, * Önceki slaytta sayılanlardan düzenlenmesi gereken diğer belgeler.

Bakanlıkça gerekli görülen diğer belgeler III Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (c) bendine göre uluslararası anlaşmalar gereğince sağlanan dış finansman ile yaptırılacak olan ve finansman anlaşmasında farklı ihale usul ve esaslarının uygulanacağı belirtilen mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin giderlerin ödenmesinde; - Harcama talimatı - Şartnameler (teknik şartname hariç), - İlanın yapıldığına ilişkin tutanak, - Kredi anlaşmasında öngörülmüş ise kreditör onay belgesi, - Kesin teminata ilişkin alındının onaylı örneği, - Damga vergisi alındısı, - Ayrıca, kullanılan dış finansmanın bütçeleştirildiğine ilişkin 11/7/2002 tarihli ve 24812 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Dış Proje Kredileri Dış Borç Kaydı, Bütçeleştirilmesi ve Muhasebeleştirilmesine İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik uyarınca düzenlenen bildirim formları,

İhale İşlem Dosyası İhale işlem dosyası ihale mevzuatı gereğince hazırlanmaktadır. Bu dosya içerisince ihale süreci içerisinde düzenlenen tüm belgeler yer almaktadır. Kamu idarelerince bütçeden yapılacak giderler için ilgili mevzuatında düzenlenmesi, aranması ve alınması öngörülen belgelerin düzenlenmesi, aranması ve alınması zorunludur. Taahhüt dosyasında ise yalnızca ödeme belgesine bağlanması öngörülen belgelere yer verilmiştir. Bu nedenle, ilgili mevzuatına göre istenen belgelerden Yönetmelikte ve bu Tebliğde sayılmayanlar ödeme belgesine bağlanmayacak, iç ve dış denetim sırasında ilgililere ibraz edilmek üzere harcama birimlerinde muhafaza edilecektir.  

Hakediş Raporu İhale veya doğrudan temin usulüyle yapılacak yapım işleri ile hizmet alımlarında, sözleşme hükümlerine göre yerine getirilen taahhütlerin bedellerinin ödenmesinde hakediş raporları düzenlenir. * Yapım işleri hak ediş raporu * Hizmet işleri hak ediş raporu

Yapım işleri hak ediş raporu Yapım işlerinde yükleniciye ödenecek ara ve kesin hakediş tutarının hesaplanmasına esas olan belgelerden oluşur. Yapım türüne göre ilgili sayfaları ve gerekli görülen diğer belgeler düzenlenerek yüklenici ve yapı denetim elemanlarınca imzalanır, yetkili makamca onaylanır.

Hizmet işleri hak ediş raporu Hizmet işlerinde yükleniciye ödenecek ara ve kesin hakediş tutarının hesaplanmasına esas olan belgelerden oluşur. Hizmet türüne ve işin özelliğine göre yalnızca ilgili sayfaları ve gerekli görülen diğer belgeler düzenlenerek yüklenici ve kontrol elemanlarınca imzalanır, yetkili makamca onaylanır.

Ödemenin Kimlere Yapılacağı

Ödemenin Yapılacağı Kişiler Gerçek kişilerde: - alacaklıya veya vekiline, - velisine, - vasisine veya mutemedine; - varislerine. Tüzel kişilerde: - kanuni temsilcilerine - kanuni temsilcilerinin vekillerine, - kayyıma. a) 1136 sayılı Avukatlık Kanununun 56 ncı maddesi hükmü gereğince avukatlar belgeleri onaylama yetkisine sahip olduklarından, bunlara vekaletname ile yapılacak ödemelerde, noterce düzenlenmiş vekaletnamelerin avukat tarafından onaylanmış örnekleri kabul edilecektir.   b) Tüzel kişilerin alacaklarının kanuni temsilcilerine ödenmesinde, noterce onaylı imza sirküleri ile ilgilinin tahsile yetkili olduğunu gösteren belge, bunların tayin ettikleri vekile yapılacak ödemelerde ise sadece noterce düzenlenmiş vekaletname aranacaktır. Uygulamada, noterlerce düzenlenen imza sirkülerinde aynı zamanda ilgili kişi veya kişilerin tüzel kişiliği “temsil ve ilzam”a yetkili oldukları belirtilmesine rağmen, ayrıca yetki belgesi istenildiği, yetki belgesi istenilen kişinin noterde bir başkasına vekalet vererek alacağın vekile ödenmesinin sağlandığı Bakanlığımıza intikal eden bilgilerden anlaşılmaktadır. 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu hükümlerine göre şirket tüzel kişiliğini ortaklara ve üçüncü şahıslara karşı temsil salahiyet ve yetkisi anonim şirketlerde idare meclislerine, diğerlerinde ise şirket ana sözleşmesinde aksine bir hüküm olmadıkça ortakların çoğunluğu ile ortaklardan birine veya birkaçına verilebilmektedir. Şirketi temsile salahiyetli olan kimse, şirketin gayesine dahil olan her nevi iş ve hukuki muameleleri şirket namına yapmak ve şirket tüzel kişiliğinin unvanını kullanmak yetkisine sahiptir. Bu yetkiyi sınırlandıran her şart, hüsnüniyetle hareket eden üçüncü şahıslara karşı hükümsüzdür. Bu nedenle, noterde düzenlenen imza sirkülerine ilişkin belgede ilgili kişi veya kişilerin, tüzel kişiliği birlikte veya münferiden “temsil ve ilzam”a yetkili olduklarının belirtilmiş olması halinde, bu kişi veya kişilere yapılacak ödemelerde ayrıca, tahsile yetkili olduğuna dair belge istenilmesine gerek bulunmamaktadır.

Ödemenin Yapılacağı Kişi Tespiti I a) Vekillere yapılacak ödemelerde, vekilin alacaklı adına tahsile yetkili olduğuna ilişkin noterce düzenlenmiş vekaletname aslı veya bunun noterce onaylanmış örneği. b) Velilere yapılacak ödemelerde, veli ve çocukların nüfus cüzdanlarının onaylı suretleri; mahkemece tayin edilmiş velilere yapılacak ödemelerde mahkeme ilamı. c) Vasilere yapılacak ödemelerde, vasi tayinine ilişkin mahkeme ilamı. d) Varislere yapılacak ödemelerde, veraset ilamı. e) Tüzel kişilerin alacaklarının kanuni temsilcilerine ödenmesinde, noterce onaylı imza sirküleri ile ilgilinin tahsile yetkili olduğunu gösteren belge; bunların tayin ettikleri vekillere yapılacak ödemelerde ise, sadece noterce düzenlenmiş vekaletname.

Ödemenin Yapılacağı Kişi Tespiti II f) Kayyımlara yapılacak ödemelerde, kayyım tayinine ilişkin mahkeme ilamı. g) Resmi kurum ve kuruluşların alacaklarının tahsili için görevlendirilenlere alındı karşılığı yapılacak ödemelerde, dairesince verilmiş, ilgilinin tatbiki imzasını içeren yetki belgesi. h) Herhangi bir alacağı temellük eden kişilere yapılacak ödemelerde, noterce onaylanmış alacak temliknamesi. ı) Kamu personelinin aylık, ücret ve düzenli olarak yapılan benzeri alacaklarının, harcama yetkililerince yazılı olarak görevlendirilen mutemetlere ödenmesinde Mutemet Görevlendirme Yazısı (Örnek : 5 ).

Ödemenin Yapılacağı Kişi Tespiti III j) Kamu personelinin yolluk, tedavi gideri ve benzeri münferit alacakları ile kamu personeli olmayan kişilerin hizmetleri karşılığı gerçekleşen yolluk, ders ücreti, huzur ücreti, konferans ücreti ve benzeri alacaklarının mutemetlerine ödenmesinde, her ödemeyle ilgili Şahsi Mutemet Dilekçesi k) Kimliğinin saklı kalmasını isteyen muhbirlere mutemetleri aracılığıyla yapılacak ödemelerde, ilgili dairenin görevlendirme yazısı. l) Alacakların hak sahiplerinin banka hesaplarına aktarılması suretiyle ödenmesinde, alacaklının harcama birimince onaylanmış yazılı talebi L) (Hak sahipleri tarafından düzenlenen fatura üzerinde alacaklının banka hesap numarasının yer alması halinde ayrıca yazılı talepleri aranmaz.).

Harcamanın Çeşidine Göre Aranacak Belgeler

1.Harcama Çeşitleri Personel Giderleri Tedavi ve Cenaze Giderleri Yolluklar Görev Giderleri ve Hizmet Alım Giderleri Temsil ve Tanıtma Giderleri Mal, Malzeme ve Gayri Maddi Hak Alım Giderleri Taşınmaz Mal Alımları, Kamulaştırma ve Devletleştirme Bedelleri ve Onarım Giderleri Borçlanma Maliyet Giderleri Görev Zararı, Hazine Yardımı ve Diğer Transfer Harcamaları Diğer Giderler

1.1.Personel Giderleri Aylıklara ilişkin ödemeler Zam, tazminat ve benzeri ödemeler Başbakan ve bakan ödenekleri Sosyal yardım ödemeleri Ek çalışma karşılıklarının ödenmesi Ödül ve ikramiyelerin ödenmesi Sözleşmeli personel ücretlerinin ödenmesi İşçi ücretlerinin ödenmesi Geçici personel giderlerinin ödenmesi Er ve erbaş harçlıkları ve tayın bedellerinin ödenmesi Öğrenim giderlerinin ödenmesi

Aylıklara ilişkin ödemeler Aylık bordrosu veya yurt dışı aylık bordrosu, personel bildirimi ve ödemenin yapıldığı ilk aya ait ödeme belgesi ekine; * İlk atamalarda: atama onayı ve işe başlama yazısı * Naklen atamalarda: ayrılış ve katılış bildirimi * Terfilerde: terfi onayı * Görevden uzaklaştırmalarda: yetkili makamın onayı veya yazısı * Görevden uzaklaştırılanların aylıklarının ödenmesinde: harcama talimatı * Ücretli vekaletlerde: vekalet onayı ve işe başlama yazısı * İkinci görev ödemelerinde: ikinci görev onayı ve işe başlama yazısı. * Aylıksız izin ve askerlik dönüşü işe başlamalarda: işe başlama yazısı

Zam, tazminat ve benzeri ödemeler I Yabancı dil tazminatı için: yabancı dil sınav sonuç belgesi * Emniyet Teşkilatı Uçuş Hizmetleri Tazminat Kanunu gereğince; * - uçuş hizmetleri tazminatının ödenmesinde: yetkili makamın onayı - uçuş ekibi dışında olup görevlendirilenlere tazminat ödenmesinde: görevlendirme yazısı - yıpranma tazminatının ödenmesinde: bakan onayı - şehitlik tazminatının ödenmesinde: yetkili makamın onayı - sakatlık tazminatının ödenmesinde: yetkili makamın onayı ve sakatlık derecesini gösterir rapor Nakdi tazminat ödenmesinde: yetkili makamlarca onanmış nakdi tazminat komisyon kararı

Zam, tazminat ve benzeri ödemeler II Sıkı yönetim hizmet zammının ödenmesinde: görevlendirme onayı ile sıkıyönetim hizmet zammı bordrosu * Emniyet ve silahlı kuvvetler mensupları ile aktif istihbarat görevlilerine verilen ek tazminatların ödenmesinde: Başbakan onayı * Uçuş, Paraşüt, Denizaltı Dalgıç ve Kurbağa Adam Hizmetleri Tazminat Kanunu ile TSK Personel Kanunu gereğince ödenecek tazminatlarda: Uçuş, Dalış ve Atlayış Hizmetleri Tazminatı Bordrosu

Zam, tazminat ve benzeri ödemeler III Sayılanların dışında yapılacak zam, tazminat ve benzeri ödemelerde : ilgili mevzuatında belirtilen yetkili makamın onayı alınacaktır. Aylıklarla birlikte ödenen tazminatlar Aylık Bordrosunda; aylıklarla ödenmeyen tazminatlar ise özel bordrosunda veya Çeşitli Ödemeler Bordrosunda gösterilir. İş riski, iş güçlüğü, malî sorumluluk tazminatı ve eleman teminindeki güçlük zammı ile özel hizmet tazminatlarına ilişkin ana cetvel ve dağılım listelerinin, mali hizmetler birimince onaylandığı ayı izleyen aya ait ödeme belgesine bağlanması gerekir.

Başbakan ve bakan ödenekleri Başbakan ve Bakanların Temsil Ödenekleri ile Dışarıdan Atanan Bakanların Ödenek ve Yollukları Hakkında Kanun gereğince ödenmesi gereken başbakan ve bakanların temsil ödenekleri ile aylıklarla birlikte ödenmesi gereken diğer ödenekler Aylık Bordrosu ile ödenir.

Sosyal yardım ödemeleri I Evlenme yardımında: Aile cüzdanının dairesince onaylı örneği veya nüfus kayıt örneği Aile yardımında : Aile Yardımı Bildirimi Doğum yardımında : Doğum olayının meydana geldiği yeri ve tarihi belirten ilgilinin dilekçesi Ölüm yardımında : Ölüm olayının meydana geldiği yeri ve tarihi belirten ilgilinin dilekçesi Normal süresinde ölü olarak doğan çocuklar için ödenecek ölüm yardımında, buna ilişkin raporun da aranması gerekir.

Sosyal yardım ödemeleri II Tayın bedelinin ödenmesinde: Tayın bedelinin ilgili aya ait tutarının tespitini gösteren yazı Giyecek yardımının ödenmesinde : - İlgili mevzuatında belirtilen yetkili makamın onayı, - Çeşitli Ödemeler Bordrosu (Örnek :13), - Ödemenin miktarını gösteren yetkili makamların kararı, ödeme belgesine bağlanır.

Ek çalışma karşılıklarının ödenmesi I Çeşitli Ödemeler Bordrosu ile birlikte duruma göre aşağıdaki belgeler aranır. 439 sayılı Kanun gereğince Ek ders ücretlerinde; * - Ek Ders Ücreti Çizelgesi - Aylık karşılığı okutulacak dersin adı ve haftalık ders saati ile ek branş derslerinin adını ve haftalık ders saatini gösteren onay - Haftalık ders dağılım çizelgesi, ücretli ders saatlerinde değişiklik yapılması halinde ise değişikliğe ilişkin onay ve haftalık ders dağılım çizelgesi Eleman yetiştirilmek üzere açılan mesleki okullarda, eğitim merkezlerinde, kurs, seminer ve hizmet içi eğitim faaliyetlerinde ücretle ders vermekle görevlendirilenlerin ders ücretlerinin ödenmesinde; * - Görevlendirme onayı

Ek çalışma karşılıklarının ödenmesi II 2914 sayılı Kanun uyarınca ödenecek ek ders ücretlerinde; * - Yükseköğretim Ek Ders Ücreti Çizelgesi - Her öğretim döneminin ilk ayında ders yükü dağılımını gösteren onay ve akademik takvim (Programda değişiklik halinde onay yeniden alınır.) Fazla çalışma ücretlerinin ödenmesinde; ** - Saat başına ödenecek fazla çalışma ücretini gösterir onay, - Fazla çalışma yapan personel ile çalışılan gün ve süreleri gösterir çizelge,

Ek çalışma karşılıklarının ödenmesi III Komisyon ve kurul üyelerinin huzur hakkı ve toplantı ücretlerinin ödenmesinde; ** - İlgili mevzuatında belirtilmeyenler için ödenecek miktarın tespitine ilişkin yetkili makamın onay veya yazısı, -Üyelerin ad-soyadlarını ve katıldıkları toplantı sayısını gösterir yetkili makamca onaylı liste, Konferans ücretlerinin ödenmesinde; - Verilecek konferansın sayısını ve her bir konferans için verilecek ücreti gösterir Harcama talimatı, - Konferansın verildiğine ilişkin ilgili dairenin yazısı, ödeme belgesine bağlanır.

1.3. Yolluklar Yurtiçi geçici görev yolluğu Yurtiçi sürekli görev yolluğu Yolluk karşılığı verilen tazminatlar Yurtdışı geçici görev yolluğu Yurtdışı sürekli görev yolluğu Yolluklara ilişkin diğer hükümler

Yurtiçi geçici görev yolluğu Yurtiçi geçici görev yolluklarının ödenmesinde; - Görevlendirme yazısı veya harcama talimatı, - Yurtiçi / Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi - Yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura Denetim elemanlarının yurtiçi geçici görev yolluklarının ödenmesinde; - Yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura , - Özel şahıslardan ev veya pansiyon kiralama halinde, ilk ödemede kira sözleşmesinin aslı, sonraki ödemelerde ise onaylı örneği; kira ödemesinin banka hesabına yatırılmak suretiyle yapılmış olması halinde ayrıca banka makbuzu

Yurtiçi sürekli görev yolluğu Atamalarda atama onayı, diğer hallerde harcama talimatı, Yurtiçi / Yurtdışı Sürekli Görev Yolluğu Bildirimi Resmi mesafe haritasında gösterilmeyen yerler için yetkili mercilerden alınacak onaylı mesafe cetveli,

Yolluk karşılığı verilen tazminatlar Memuriyet mahalli dışında seyyar olarak görev yapanların tazminatlarının ödenmesinde; -Çeşitli Ödemeler Bordrosu - Mali hizmetler birimince onaylı, seyyar görev dağılım listesi, Fiilen arazi üzerinde çalışanların tazminatlarının ödenmesinde; Seyahat kartı bedellerinin ödenmesinde; - İlgililerin adı, soyadı ve unvanları ile fiilen bu görevleri yaptıklarını gösteren onay, -Taşıt işleten kuruma ait fatura, - Mali hizmetler birimince onaylı, seyahat kartı verilecek personel listesi,

Yurtdışı geçici görev yolluğu Görevlendirme yazısı veya harcama talimatı Yurtiçi / Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi Yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura ödeme belgesine bağlanır. Ayrıca, yatacak yer temini için alınan faturanın dairesince onaylanmış tercümelerinin de ödeme belgesine bağlanması gerekir.

Yurtdışı sürekli görev yolluğu Atamalarda atama onayı, diğer hallerde harcama talimat Yurtiçi / Yurtdışı Sürekli Görev Yolluğu Bildirimi ödeme belgesine bağlanır.

Yolluklara ilişkin diğer hükümler I Takip edilmesi gereken yolun dışında bir yoldan veya kullanılması gereken taşıt aracından başka bir araçla yolculuk yapılmasının zorunlu olduğu hallerde, yetkili makamdan alınacak onay veya rapor Uçakla yapılan seyahatlerde yolcu bileti; - bilette kayıtlı gidiş-dönüşten birisinin kullanılmaması nedeniyle biletin iadesi gerektiği takdirde gerçekleşen seyahat ücretini gösteren belge; - yabancı heyet ve temsilcilerin ülkelerine dönüşlerinde uçak biletlerinin kendilerine verilmesi halinde ise söz konusu giderlerin tutarı ile kurumca karşılandığını belirten ve ilgili birim yetkilisince imzalanan belge, Taksi ile yapılan seyahatlerde (belediye hudutları dahilindeki taksi ücretleri hariç) fatura veya perakende satış fişi veya ödeme kaydedici cihazlara ait satış fişi

Yolluklara ilişkin diğer hükümler II Geçici görev yolluklarının avans suretiyle ödenmesinde; görevlendirme yazısı veya harcama talimatı; sürekli görev yolluklarının avans suretiyle ödenmesinde ise atama onayı Çeşitli amaçlarla memuriyet mahalli dışında açılan kurs veya okullara gönderilenlerin söz konusu sınav veya kursa katıldığını gösteren belge Harcırah Kanununda belirtilen nedenlerden dolayı yola devam edememe halinde, gecikilen günlere ait gündeliklerin ödenebilmesi için, bu durumu kanıtlayan mülki veya askeri mercilerden alınacak belge Sürekli görevle başka bir yere atananların atamalarından vazgeçildiği takdirde, buna ilişkin onay ve ödenecek tazminat miktarını gösteren onaylı cetvel ile alınmış olan taşıt biletleri

Yolluklara ilişkin diğer hükümler III Geçici görevle başka bir yere görevlendirilip, sonradan görevlendirilmelerinden vazgeçilenlerin alınmış olan bilet ücretlerinin ödenmesinde, buna ilişkin yazı ile taşıt biletleri Yurtiçi veya yurtdışı tedavi yolluklarının ödenmesinde; bulunduğu yer dışındaki bir tedavi kurumuna sevk edildiğine veya yurtdışında tedavisinin gerekli olduğuna ilişkin belge (Sevk edildikleri yerlere bir kimse refakatinde gitmesinin gerekli olduğu hallerde ise bu durum ayrıca belge üzerinde gösterilir.), ödeme belgesine bağlanır. * Denetim, kurs, yarışma, gösteri veya benzeri işler nedeniyle toplu olarak yapılan seyahatlerde, geçici görev yolluğu bildirimleri yerine Toplu Seyahatler Yolluk Bildirimi düzenlenir.

1.4. Görev Giderleri ve Hizmet Alım Giderleri I Bey’iye aidatı ödemeleri Mahkeme harç ve giderleri Terör ve terörle mücadeleden doğan zarar ödemeleri Kapalı istihbarat ve kapalı savunma hizmet giderleri Sigortalılara yapılacak tazminat ödemeleri Vergi, resim , harç ve benzeri giderlere ilişkin ödemeler Bilirkişilik, uzmanlık, tanıklık ve benzeri hizmet ücretleri Tarifeye bağlı ödemeler Kurs ve toplantılara katılma giderleri Seçim giderleri

1.4. Görev Giderleri ve Hizmet Alım Giderleri II Fahri konsolosluklar aidat ve giderleri Telif ve tercüme ücretleri Avukatlık hizmet bedelleri Proje yarışma ödülleri ile proje teşvik ve destekleme giderleri Makine, teçhizat, taşıt, demirbaş bakım ve onarım giderleri Ulaştırma ve haberleşme giderleri Taşıma giderleri Kiralar Çeşitli hizmet alımları

Bey’iye aidatı ödemeleri - satılmak üzere verilen değerli kağıtlara ilişkin alındının tarihi, sayısı ve tutarlarını gösteren muhasebe birimlerince onaylı liste ödeme belgesine bağlanır.

Tarifeye bağlı ödemelerde I Komisyon giderlerinin ödenmesinde - Komisyon ücretlerinin ödenmesinde; - Harcama talimatı - Fatura (Banka komisyon ücretlerinde dekont) Kovuşturma giderlerinin ödenmesinde - Mahkeme kararı veya yetkili organların kararı - Çeşitli Ödemeler Bordrosu İlan giderlerinin ödenmesinde; - Harcama talimatı, - Fatura, - İlanın hangi tarihte ve hangi yayın aracıyla (gazete, radyo, televizyon ve benzeri araçlar) yapıldığına ilişkin yazı veya tutanak,

Tarifeye bağlı ödemelerde II Sigorta giderlerinin ödenmesinde; - Harcama talimatı, - Sigorta poliçesi veya zeyilname, Gazete, dergi, radyo, televizyon ve benzeri araçların abone giderlerinin ödenmesinde; - Fatura, ödeme belgesine bağlanır.

Avukatlık hizmet bedellerinin ödenmesinde I 2559 sayılı Polis Vazife ve Selahiyet Kanunu ile 211 sayılı Türk Silahlı Kuvvetleri İç Hizmet Kanunu hükümlerine göre hakkında dava açılan kişiler için tutulan avukat ücretlerinin ödenmesinde; - İlgili bakanın onayını taşıyan özel komisyon kararı - Fatura 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu kapsamına giren ve görevleri nedeniyle haklarında kamu davası açılmış olup da beraat edenlerin avukatlık ücretleri ve diğer masraflarının ödenmesinde; - İlgilinin beraat ettiğine ilişkin kesinleşmiş mahkeme kararı - Dava ile ilgili yapılan masraflara ait fatura 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu uyarınca, terörle mücadelede görev alanlar için tutulan avukatlara yapılacak ücret ödemelerinde; - Harcama talimatı

Avukatlık hizmet bedellerinin ödenmesinde II 4353 sayılı Kanunun 22 ve 36 ncı maddeleri uyarınca satın alınan avukatlık hizmet bedellerinin ödenmesinde; Yönetmeliğin “Çeşitli Hizmet Alımları” başlıklı 46 ncı maddesinde belirtilen belgeler aranır. Bu belgeler: - Taahhüt dosyası, - Fatura (sigorta giderlerinin ödenmesinde sigorta poliçesi veya zeyilname), - Hizmet İşleri Hakediş Raporu * Ancak ihtisas gerektiren ve ihtiyaç duyulan hallerde, 4353 sayılı Kanunun 36 ncı maddesinin birinci fıkrası gereğince 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesinin (h) bendine göre satınalınan avukatlık hizmet bedelleri ödemelerinde ayrıca Bakanlar Kurulu Kararı aranır.

Makine, teçhizat, taşıt, demirbaş bakım ve onarım giderlerinin ödenmesinde - Taahhüt dosyası, - Fatura, - Hizmet İşleri Hakediş Raporu ödeme belgesine bağlanır.

Ulaştırma ve haberleşme giderlerinin ödenmesinde I Tekel niteliğindeki telefon, teleks, telefaks ile ilgili her türlü hat ve benzeri ulaştırma ve haberleşme araçlarının kullanım ve abone giderleriyle telgraf ve posta pulu bedellerinin ödenmesinde; -Yurtiçi ve yurtdışı şehirlerarası telefon görüşme bedellerinin resmi-özel ayrımını gösterir, kullanıcının beyanına dayalı olarak ilgili daire amirince onanmış fatura, Bir bağlantıyla ulaşılan (telefon, kablo, internet vb.) televizyon ve benzeri araçların abone giderleri ile bilgisayar haberleşmesi ve haber ajansları abonelik giderleri gibi bilgiye abonelik giderlerinin ödenmesinde; - Taahhüt dosyası, - Fatura,

Ulaştırma ve haberleşme giderlerinin ödenmesinde II Tekel niteliğinde olmayan veya ihale mevzuatına göre temin edilen telefon, teleks, telefaks ve benzeri ulaştırma ve haberleşme araçlarının her türlü hat kullanım ve abone giderlerinin ödenmesinde; - Taahhüt dosyası, - Yurtiçi ve yurtdışı şehirlerarası telefon görüşme bedellerinin resmi-özel ayrımını gösterir, kullanıcının beyanına dayalı olarak ilgili daire amirince onanmış fatura, ödeme belgesine bağlanır.

Taşıma giderlerinin ödenmesinde I İhale suretiyle yapılan taşıma giderlerinin ödenmesinde; - Taahhüt dosyası - Fatura -Hizmet İşleri Hakediş Raporu * Yurtdışından yaptırılacak taşıma işlerine ait giderlerin ödenmesinde, yukarıdaki belgelere ilaveten taşıma senedinin (konşimento) aslı ile bilgisayar sistemi bulunmayan idarelerce yürütülen işlemlerde teslim kağıdının (ordino) onaylı bir örneğinin de ödeme belgesine bağlanması gerekir.

Taşıma giderlerinin ödenmesinde II Tarifesi belli araçlarla yapılan taşıma giderlerinin ödenmesinde; - Onay belgesi - Fatura Erlerin serbest celp ve sevklerinde, gayrimuayyen tarifeli nakil vasıtaları ile yapacakları seyahatlerle ilgili taşıma ve yiyecek bedellerinin ödenmesinde; - Sevk Erleri Taşıma Ücreti ve Yiyecek Bedeli Dağıtım Bordrosu ödeme belgesine bağlanır.

Kiraların ödenmesinde Taşınmaza ilişkin kira bedellerinin ödenmesinde; - Taahhüt dosyası - Fatura Makine, alet, araç ve taşıt kira bedelleri ile bilgisayar sistemleri ve yazılımları kira bedellerinin ödenmesinde; - Hizmet İşleri Hakediş Raporu ödeme belgesine bağlanır.

Çeşitli hizmet alımlarının ödenmesi İhale veya doğrudan temin usulüyle yapılan; - Bakım, onarım, danışmanlık, araştırma ve geliştirme, muhasebe, anket, temizlik, tarımsal mücadele, ağaçlandırma, erozyon kontrolü, yemek hazırlama ve dağıtım, toplantı, kurs, koruma ve güvenlik, sigorta, etüt ve proje, harita ve kadastro, plân, imar uygulama, basım ve yayım, fotoğraf, film alımları, bilgisayar hizmet alımları (gayrimaddi hak olarak alınan yazılım ve donanımlar hariç) ve benzeri hizmet alımlarına ilişkin giderlerin ödenmesinde; - Taahhüt dosyası - Fatura (sigorta giderlerinin ödenmesinde sigorta poliçesi veya zeyilname) - Hizmet İşleri Hakediş Raporu ödeme belgesine bağlanır.

1.5. Temsil ve Tanıtma Giderleri Yabancı konuk ve heyetlerin ağırlanması amacıyla görevlendirilecek personel ve ilgili yönetmeliklere göre görevlendirilecek mihmandarlar tarafından yapılan temsil ve ağırlama giderlerinin ödenmesinde; - Harcama talimatı - Fatura, perakende satış fişi veya ödeme kaydedici cihazlara ait satış fişi ve adisyon - Mihmandar Hesap Cetveli ödeme belgesine bağlanır. Ziyafete ilişkin temsil ve ağırlama giderlerinin ödenmesinde alınacak harcama talimatında, davetli ve misafirlerin sayısı ile mihmandarın yapacağı harcamaların neleri kapsayacağı belirtilir. Temsil, ağırlama, tören, fuar, tanıtma ve benzeri faaliyetlerle ilgili olarak yapılacak her türlü mal ve hizmet alımı ile yapım işlerine ilişkin giderleri kapsar.

1.6. Mal, Malzeme ve Gayri Maddi Hak Alım Giderleri Tüketim mal ve malzemeleri, demirbaş, makine, teçhizat ve taşıt alım giderleri Elektrik, su, doğalgaz ve benzeri tüketim giderleri Sanat eseri alımları

Tüketim mal ve malzemeleri, demirbaş, makine, teçhizat ve taşıt alım giderlerinin ödenmesinde Taahhüt dosyası Fatura Muayene ve kabul komisyonu tutanağı Taşınır işlem fişi ödeme belgesine bağlanır. * Yurtdışından yapılacak alımlarda yukarıdaki belgelere ilaveten; Dövizin bankaca yurt dışına transfer edildiğine ilişkin belge Taşıma senedi (konşimento)

Elektrik, su, doğalgaz ve benzeri tüketim giderlerinin ödenmesinde Kamu kurum ve kuruluşlarınca veya kamu kurum ve kuruluşlarının denetim ve gözetimi altında bir imtiyaz hakkı dahilinde özel hukuk tüzel kişilerince sunulan tekel niteliğindeki elektrik, su, doğalgaz ve benzeri tüketim giderlerinin ödenmesinde; -Fatura Tekel niteliğinde olmayan ve ihale mevzuatına göre temin edilen elektrik, su, doğalgaz ve benzeri tüketim giderlerinin ödenmesinde; - Taahhüt dosyası - Fatura ödeme belgesine bağlanır. Farklı bütçeli dairelerin aynı binayı ortaklaşa kullanmaları halinde elektrik, su, doğalgaz ve benzeri tüketimler yalnız bir ölçü aletiyle ölçülüyor ise fatura yerine, fatura sureti ile her daireye isabet eden tüketim bedeli tutarını gösterir belgenin ve sözleşmenin ödeme belgesine bağlanması gerekir.

Sanat eseri alımları I 2863 sayılı Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Kanunu ve ilgili yönetmeliği gereğince, müzelere alınacak taşınır kültür ve tabiat varlıklarına ilişkin giderlerin ödenmesinde; - Harcama talimatı - Fatura - Değerlendirme komisyonu kararı - Taşınır işlem fişi Devlet resim ve heykel sergilerinde, usulüne uygun olarak kurulan seçici kurul tarafından seçilerek alınması kararlaştırılan resim, tablo ve heykel bedellerinin ödenmesinde; - Seçici kurul kararı

Sanat eseri alımları II Sanatçılardan, kurum veya kuruluşlardan satın alınacak her türlü resim, tablo ve heykel bedellerinin ödenmesinde; - İlgili mevzuatında belirtilen yetkili makamın onayı, - Fatura, - Taşınır işlem fişi, ödeme belgesine bağlanır.

1.10. Diğer Giderler 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesi kapsamındaki alımlar İdarelerin kendilerine bağlı döner sermayelerden yapacakları alımlar Dış temsilciliklerce yapılan harcamalar Ödünç verme ve yardım Borç ödemeleri

4734 Sayılı Kanununun 3.md. kapsamındaki alımlara ilişkin ödemeler I 3/a bendinde belirtilen ürün alım bedellerinin ödenmesinde; - Onay belgesi, - Fatura, - Düzenlenmesi gereken hallerde sözleşme, - Gereken hallerde muayene ve kabul komisyonu tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belge, - Taşınır işlem fişi, ödeme emri belgesine bağlanır.

4734 Sayılı Kanununun 3.md. kapsamındaki alımlara ilişkin ödemeler II 3/e bendinde sayılan kuruluşlardan yapılan mal ve hizmet alımlarının ödenmesinde; - Onay belgesi - Kamu ihale mevzuatında belirtilen parasal limiti aşan mal ve hizmet alımlarında alım komisyonu kararı - Düzenlenmesi gereken hallerde protokol - Fatura - Hizmet alımlarında Hizmet İşleri Hakediş Raporu - Gereken hallerde muayene ve kabul komisyonu tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belge - Mal ve malzeme alımlarında taşınır işlem fişi ödeme belgesine bağlanır.

4734 Sayılı Kanununun 3.md. kapsamındaki alımlara ilişkin ödemeler III 3/c bendine göre uluslar arası anlaşmalar gereği sağlanan dış finansman gerçekleştirilecek alımların ödenmesinde; - Harcama talimatı - Şartnameler (teknik şartname hariç) - İlanın yapıldığına ilişkin tutanak - Kredi anlaşmasında öngörülmüş ise kreditör onay belgesi - Teminata ilişkin alındının onaylı örneği - Karara ilişkin damga vergisi alındısı - Ayrıca, kullanılan dış finansmanın bütçeleştirildiğine ilişkin Dış Proje Kredileri Dış Borç Kaydı, Bütçeleştirilmesi ve Muhasebeleştirilmesine İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik uyarınca düzenlenen bildirim formları ödeme belgesine bağlanır.

DMO dan ve idarelerin kendilerine bağlı döner sermayelerden yapacakları alımların ödenmesinde Onay Belgesi, - Fatura, -Gereken hallerde muayene ve kabul komisyonu tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belge, - Taşınır işlem fişi, ödeme belgesine bağlanır.

ORTAK ve SON HÜKÜMLER

4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesinin (d) bendine göre yapılacak alımlar Kamu ihale mevzuatına göre yapılan alımlarda aranacak diğer belgeler Vize veya uygun görüş alınması gereken hallerde aranacak belgeler Taşınır işlem fişine ilişkin istisnai hükümler Olağanüstü hallerde ve yeni bir giderin ortaya çıkması halinde yapılacak düzenlemeler

4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 22 / (d) md 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 22 / (d) md. gereğince yapılacak alımların ödenmesinde Doğrudan temin usulüyle yaptırılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işi bedellerinin ödemelerinde; - Onay Belgesi - Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı - Düzenlenmesi gerekli görülmüş ise sözleşme - Fatura - Muayene ve kabul komisyonu tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belge -Mal ve malzeme alımlarında, taşınır işlem fişi ödeme belgesine bağlanır. Aranılacak diğer belgelerin detayı Yönetmeliğin 63.md. de belirtilmiştir.

Kamu ihale mevzuatına göre yapılan alımlarda aranacak diğer belgeler Duruma göre aşağıda belirtilen belgeler de ödeme belgesine bağlanır. - Sözleşmelerin devri halinde devir sözleşmesi, - Süre uzatımı verilmesi halinde, buna ilişkin karar ve onay, - Kesin kabul farklarının ödenmesinde kesin hesap belgeleri, - Sözleşmede öngörülmeyen iş artışının zorunlu hale gelmesi ve bu artışın yüklenicisine yaptırılması halinde buna ilişkin onay belgesi ve ek kesin teminata ilişkin belge. Söz konusu belgelerin onaylı birer nüshaları muhasebe biriminde saklanan taahhüt dosyalarına eklenmek üzere ayrıca alınır.

Vize veya uygun görüş alınması gereken hallerde aranacak belgeler Kamu idarelerinin yapacakları harcamalarında, ilgili mevzuatında vize veya uygun görüş alınmasının belirtildiği hallerde, duruma göre: - vize yazısı veya cetveller ile - uygun görüş yazıları ilk ödemeye ait ödeme belgesine bağlanır. Ön mali kontrol sonucunda uygun görüş verilmediği halde, harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen alımların ödenmesinde: - uygun görülmediğine ilişkin görüş yazısının da ödeme belgesine bağlanması gerekir.

Taşınır işlem fişine ilişkin istisnai hükümler I Satın alındığı andan itibaren tüketimi yapılan su, doğalgaz, kum, çakıl, bahçe toprağı, bahçe gübresi ve benzeri madde alımları Makine, cihaz, taşıt ve iş makinelerinin servislerde yapılan bakım ve onarımlarında kullanılan yedek parçalar Doğrudan taşıtların depolarına konulan akaryakıt, likit gaz ve yağ alımları Dergi ve gazete gibi süreli yayın alımları için Taşınır İşlem Fişi düzenlenmez.

Taşınır işlem fişine ilişkin istisnai hükümler II Türk Silahlı Kuvvetleri (Jandarma Genel Komutanlığı ve Sahil Güvenlik Komutanlığı dahil) Milli İstihbarat Teşkilatı Emniyet Genel Müdürlüğü tarafından yapılacak savunma ve güvenlik amaçlı taşınır alımlarında, taşınırların girişine ilişkin düzenlenecek belgenin ödeme belgesine bağlanması hususunda, 5018 Kanunun 44 üncü maddesinin ikinci fıkrasında öngörülen Yönetmelik hükümleri saklıdır.

Olağanüstü hallerde ve yeni bir giderin ortaya çıkması halinde yapılacak düzenlemeler Savaş hali ile idari ve askeri sebeplerle tahliye durumunda veya olağanüstü diğer hallerde yapılması zorunlu olan ivedi giderlerin ödenmesinde, Mevzuat değişikliği nedeniyle ortaya çıkan yeni bir giderin bu Yönetmelikte değişiklik yapılıncaya kadar ödenmesinde, Ödeme belgesine bağlanacak kanıtlayıcı belgeleri giderin çeşidine göre ayrı ayrı belirlemeye Maliye Bakanlığı yetkili kılınmıştır. * Doğal afetler nedeniyle alınacak tedbirler ile yapılacak yardımlara ilişkin harcamalar 25/9/2005 tarihli ve 25947 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Afet Harcamaları Yönetmeliğinde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde yapılır.

TEŞEKKÜRLER