TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ GENEL MÜDÜRLÜK 1   ÇÖZÜM BİZİZ İYİLEŞTİRME TAKIMI ÇALIŞMA RAPORU OCAK 2012 ANTALYA 04/02/2012

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ GENEL MÜDÜRLÜK 2 SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ ÇÖZÜM BİZİZ İYİLEŞTİRME TAKIMI ÇALIŞMA TUTANAĞI   04/02/2012

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ GENEL MÜDÜRLÜK 3 Sayfa no İçindekiler 2 Çözüm Biziz Takımı İsim Listesi 3 Sunuş 4 Çalışma Tutanağı 5 Problem Havuzu Oluşturulması 6 Sorunların Analiz Çalışması ve Puanlaması 7-8 Problem Kök Nedenleri 9 Problem Nedenleri ve Çözüm Önerileri 10-11 04/02/2012

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ GENEL MÜDÜRLÜK 4   Çalışmanın Yapıldığı Yer : Starlight Convention Center İyileştirme Takımını Adı : Çözüm Biziz Takımın Lideri : Abdurrahman KARAĞAÇ Takımın Raportörü : Yasemin ÖNEL Üyeler : Hüseyin ÇİL Cemile Ceher POLAT F. Suat DAL Volkan AKSOY Burcu HALICI   Baysal CEYHAN İyileştirme Çalışmasının Konusu : Kurum personelinin kaynaşmasını sağlayacak sosyal aktivitelerin az olması Çalışmanın Başlama Tarihi : 31.01.2012 Çalışmanın Bitirildiği Tarihi : 03.02.2012 04/02/2012

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ GENEL MÜDÜRLÜK 5 SUNUŞ   Kurumsal gelişim Projesi Kapsamında Genel Müdürlüğümüz bünyesinde oluşturulan ÇÖZÜM BİZİZ İYİLEŞTİRME TAKIMI 31. 01. 2012 tarihinde ilk toplantısını yaparak çalışmalarına başlamış, 03.02.2012 tarihinde çalışmalarını tamamlamıştır. Tespit edilen 11 problemden 11. problem olan “Kurum personelinin kaynaşmasını sağlayacak sosyal aktivitelerin az olması” problemi ele alınarak nedenleri ve çözüm önerileri hakkında çözüm iyileştirme takımınca yapılan çalışmalar aşağıda sunulmuştur. 04/02/2012

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ GENEL MÜDÜRLÜK 6 Toplantı Tarihi : 31/01/2012 Toplantı No : 1 Toplantı Konusu : Kurum personelinin kaynaşmasını sağlayacak sosyal aktivitelerin az olması   Çözüm Biziz İyileştirme Takımı’nın ilk toplantısı; Abdurrahman KARAĞAÇ , Hüseyin ÇİL,Yasemin ÖNEL, Cemile Ceher POLAT, F. Suat DAL, Volkan AKSOY, Baysal CEYHAN,Burcu HALICI’nın Katılımlarıyla 31.01.2012 tarihinde STARLİGHT CONVENTİON CENTER toplantı salonunda saat 17.00 de yapıldı. Takım liderinin seçimi : Takım lideri olarak Abdurrahman KARAĞAÇ oy birliği ile seçildi. Takım raportörünün seçimi : Takım raportörü olarak Yasemin ÖNEL oy birliği ile seçildi. İyileştirme takımın adı : “ÇÖZÜM BİZİZ” olarak oy birliği ile kabul edildi. 04/02/2012

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ GENEL MÜDÜRLÜK 7 Toplantı Tarihi : 01.02.2012/03.02.2012 Toplantı No : 2 - 4 Toplantı Konusu : Problem Havuzu Oluşturması ve çözüm önerlerinin yapılması. Problem Havuzu oluşturmayla ilgili yapılan çalışmada aşağıda belirtilen problemler tespit edildi. PROBLEM HAVUZU   Yemekhane harici alakart lokanta ve salata bar olmaması. Genel Müdürlük ve Bölge Müdürlüklerinde personelin kullanacağı kütüphane olmaması. Geçici görevle göreve gönderilen personele görev sürecince kullanmak üzere dizüstü bilgisayarın verilmemesi. Çalışan personele gereken ödül ve ikramiye gibi motive edecek ürün vb şeyler verilmemesi. Personel servis problemleri. Görevde yükselme sınavlarının yeteri kadar sık aralıklarla yapılmaması. Bölge Müdürlüklerinde çalışan personele motivasyon eğitiminin verilmemesi. Bölge müdürlüklerinde çalışan personele motivasyon eğitiminin verilmemesi. Personele yeteri kadar mesleki eğitimin verilmemesi. Personel arasında iş yükü dağılımının adaletsiz olması. Kurum personelinin kaynaşmasını sağlayacak sosyal aktivitelerin az olması. 04/02/2012

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ GENEL MÜDÜRLÜK 8 SIRA NO PROBLEMLER / KİŞİLER Abdurrahman KARAAĞAÇ Yasemin ÖNEL Baysal CEYHAN Cemile Ceher POLAT Burcu HAKICI Volkan AKSOY F.Suat DAL Hüseyin ÇİL 1 Yemekhane harici alakart restoran ve salata bar olması kalitenin artmasını sağlayabilir. 3 4 2 5 8 Genel müdürlük ve bölge müdürlüklerinde personelin kullanacağı kütüphane olmaması 6 7 Geçici görevle göreve gönderilen personele. Görev sürecince kullanmak üzere dizüstü bilgisayarın verilmesi 9 Çalışan personele gereken ödül, onurluk ve ikramiye gibi motive edecek ürün vb şeyler verilmemesi Servis problemleri 11 Görevde yükselme sınavlarının yeteri kadar çok olmaması 10 Bölge müdürlüklerinde çalışan personele motivasyon eğitiminin verilmemesi Arşivden çıkan evrakların bilgisayar ortamında olmaması Personelin mesleki eğitim eksikliği İş yükü dağılımının adaletsiz olması Kurum personelinin kaynaşmasını sağlayacak sosyal aktivitelerin az olması 04/02/2012

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ GENEL MÜDÜRLÜK 9 Puanlama tablosu Puanı   1- Yemekhane harici alakart lokanta ve salata bar olmaması. 33 2- Genel Müdürlük ve Bölge Müdürlüklerinde personelin kullanacağı kütüphane olmaması. 28 3- Geçici görevle göreve gönderilen personele görev sürecince kullanmak üzere dizüstü bilgisayarın verilmemesi. 37 4- Çalışan personele gereken ödül ve ikramiye gibi motive edecek ürün vb şeyler verilmemesi . 23 5- Personel servis problemleri. 39 6- Görevde yükselme sınavlarının yeteri kadar sık aralıklarla yapılmaması 43 7- Bölge Müdürlüklerinde çalışan personele motivasyon eğitiminin verilmemesi 49 8-Arşivden çıkan evrakların bilgisayar ortamında olmaması 45 9- Personele yeteri kadar mesleki eğitimin verilmemesi 40 10- Personel arasında iş yükü dağılımının adaletsiz olması 45 11- Kurum personelinin kaynaşmasını sağlayacak sosyal aktivitelerin az olması 73 04/02/2012

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ GENEL MÜDÜRLÜK 10 PROBLEMİN KÖK NEDENLERİ 1- Yeteri kadar personelin talebinin olmaması; 1.1- personelin iş yoğunluğundan dolayı böyle bir şeye vakit ayırmayı düşünmemesi, 1.2- talepte bulunsa dahi organizasyonun kaliteli olacağını ve böyle bir talebin karşılanacağını düşünmemesi 2- İdarecilerin konuya yeteri kadar eğilmemeleri; 2.1- İdarecilerin diğer işlerine daha fazla vakit ayırmaları. 3- Personelin arasındaki iletişim eksikliği ve birbirini tanımaması; 3.1- Kuruma yeni göreve başlayanların diğer personelle tanıştırılmaması. 3.2- Toplu organizasyonların az olması. 3.3- Genel Müdürlük ve bağlı birimlerde çalışanların birbiri ile iletişim halinde olmaması. 4- Gerek taşra gerekse merkez teşkilatında görev yapan personelin sosyal aktivitelerine dair taleplerini çözüme kavuşturacak yöneticilere net olarak aktaramaması: 4.1- Personelin bürokrasi engeli ile karşılaşması. 4.2- Personelin idarecilere durumlarını veya taleplerini aktarma konusunda çekingen kalması. 4.3- İdarecilerin (Özellikle Tapu Müdürlüklerinde) iş yoğunluğuna bağlı olarak personeli dinlemek için yeteri kadar uzun vakit ayıramaması. 5- Bu yönde gelişmiş bir kurum kültürünün olmaması; 04/02/2012

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ GENEL MÜDÜRLÜK 11 Problemin Nedenleri Çözümleri 1- Yeteri kadar personelin talebinin olmaması; Personelin bu konuda bilgilendirilmesinin sağlanmalı. Personelin iş yoğunluğundan dolayı böyle bir şeye vakit ayırmayı düşünmemesi, Bu tür aktivitelerin mesai saatleri dışında yapılmasına özen gösterilmeli. Talepte bulunsa dahi organizasyonun kaliteli olacağını ve böyle bir talebin karşılanacağının düşünmemesi. Böyle düşünen personelin yapılacak aktivitelere özellikle katılımının sağlanarak düşüncelerinin pozitif yönde değiştirilmesine yön verilmeli. 2- İdarecilerin konuya yeteri kadar eğilmemeleri; Konu ile ilgili olarak ilgili idareciler bilgilendirilmeli. 2.1- İdarecilerin diğer işlerine daha fazla vakit ayırmaları. 3- Personelin arasındaki iletişim eksikliği ve birbirini tanımaması; Tanışma toplantıları, toplu yemekler gibi personelin bir arada bulunacağı organizasyonlar yapılmalı 3.1- Kuruma yeni göreve başlayanların diğer personelle tanıştırılmaması. 3.2- Toplu organizasyonların az olması. 3.3- Genel Müdürlük ve bağlı birimlerde çalışanların birbiri ile iletişim halinde olmaması. 4- Gerek taşra gerekse merkez teşkilatında görev yapan personelin sosyal aktivitelerine dair taleplerini çözüme kavuşturacak yöneticilere net olarak aktaramaması. Konu ile ilgili olarak ilgili idarecilerin ve personelin bilgilendirilmesine yönelik çalışmalar yapılmalı. 4.1- Personelin bürokrasi engeli ile karşılaşması. 4.2- Personelin idarecilere durumlarını veya taleplerini aktarma konusunda çekingen kalması. 4.3- İdarecilerin (Özellikle Tapu Müdürlüklerinde) iş yoğunluğuna bağlı olarak personeli dinlemek için yeteri kadar uzun vakit ayıramaması. 5- Bu yönde gelişmiş bir kurum kültürünün olmaması; Kurum kültürü oluşturmak için;tiyatro kulübü kurulmalı, Devlet Tiyatroları ve sinema salonları ile protokol yapılarak daha uygun bilet fiyatları uygulanmalı, sinema salonu kurulmalı, turizm acenteleri ile protokol yapılarak kısa geziler düzenlenmeli, fotoğraf ve resim yarışmaları gibi yarışmalar düzenlenmeli, kurum olarak yemek ve piknik vb. organizasyonları düzenlenmeli. 004/02/2012

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ GENEL MÜDÜRLÜK 12 SAYGILARIMIZLA ARZ EDERİZ… 04/02/2012