Hukuk Bürosu Kütüphaneleri Havva Erbay Düren, Akol Avukatlık Bürosu 44. Kütüphane Haftası - 04.04.2008 - İstanbul Bilgi Üniversitesi

İÇİNDEKİLER Tarihçe Hukuk Kütüphanesi Türleri Hukuk Bürosu Kütüphaneleri Hukuk Bürosu Kütüphanecisi Koleksiyonu sayısallaştırma Hukuki Araştırma Düren, Akol Avukatlık Bürosu

Hukuk Kütüphaneleri - Tarihçe İlk hukuk kütüphaneleri, yargıç ve avukatların sahip oldukları kütüphanelerdi. Amerika’da 1800’lü yılların başlarında baro kütüphaneleri kurulmaya başlanmıştır. Bu tür kütüphaneler 19.yy. da hala en yaygın hukuk kütüphaneleriydiler. Bu kütüphanelerin yanında, 19. yy. da akademik hukuk kütüphaneleri kurulmaya başlamıştır. Daha önceleri avukat veya yargıçların hukuk koleksiyonlarını bağışlaması ile kurulan akademik hukuk kütüphaneleri, 19. yy. başlarında kendi koleksiyonlarını oluşturmaya başlamışlardır. İlk üniversite hukuk kütüphanesi Harvard Üniversitesi kütüphanesi olmuştur (1817). 1776 ya kadar Amerika’da yayınlanan hukuk kitabı 30 kitaptan daha azdı. Amerika’da 20. yy. da halkın da erişebileceği mahkeme, devlet, eyalet hukuk kütüphaneleri kurulmaya başlamıştır.

Hukuk Kütüphaneleri - Tarihçe Dünyada tüm hukuk yayınlarını toplayan Berlin’deki Schlossbibliothek gibi birkaç tane kütüphane olmasına rağmen, Avrupa’da, Cenevre ve Bern Üniversitesi kütüphaneleri gibi, tüm hukuk yayınlarını toplayan, pek çok ulusal hukuk kütüphanesi bulunmaktadır.

Hukuk Kütüphaneleri Tarihçe - 3 İlk hukuk bürosu kütüphaneleri 20. yy. başlarında kurulmaya başlamıştır. 20. yy. ilk yarısında hukuk bürosu kütüphaneleri bebeklik dönemindeydiler, Özel hukuk bürosu kütüphanelerinin kurulması 1970’lerden günümüze kadar hızla devam etmektedir.

Hukuk Kütüphanesi Türleri Hukuk Kütüphanesi türleri konusunda değişik fikirler öne sürülmüştür. William Roalfe’ye göre 8 hukuk kütüphanesi türü bulunmaktadır 1- Hukuk Büroları ve Şirket Kütüphaneleri 2- İlçe Hukuk kütüphaneleri 3- Eyalet Hukuk Kütüphaneleri 4- Federal Mahkeme kütüphaneleri 5- Çeşitli Federal dairelerin hukuk kütüphaneleri 6- Eyalet Mahkeme Kütüphaneleri 7- Barolar Birliği Kütüphaneleri 8- Hukuk fakültesi kütüphaneleri

Türkiye’de Hukuk Kütüphane Türleri Türkiye’de hukuk kütüphaneleri; 1- Akademik hukuk kütüphaneleri 2- Meclis Kütüphanesi 3- Baro kütüphaneleri 4- Yüksek Mahkemelerin (Yargıtay, Sayıştay..vs.) kütüphaneleri ve, 5- Özel hukuk büroları ve şirketlerin hukuk departmanlarının kütüphaneleri olarak sınıflandırılabilir

Hukuk Bürosu Kütüphaneleri Bu kütüphaneler, büroların bir departmanı olarak kurulurlar ve kurumun amacına yönelik olarak gelişme gösterirler. Koleksiyonları, genellikle pratik hukuk kaynaklarından oluşur. Özel hukuk bürolarının kütüphanelerindeki koleksiyon, uygulamaya yönelik kaynaklardır. Hukuk eğitimi, tarihi..vs. kaynaklar koleksiyonlarında yer almaz. Kullanıcıları sadece kurum çalışanlarıdır, kurum dışı kullanıcılara hizmet veremezler.

Hukuk Bürosu Kütüphaneleri Gizlilik son derece önemlidir. Her işin çok hızlı ve tam zamanında yapılması gereklidir. Her alanda olduğu gibi, Hukuk bürosu kütüphanelerinde de sürekli bir değişim yaşanmaktadır. Verilen hizmetler, teknoloji, kullanıcıların beklentileri…v.b. sürekli değişmektedir. Bir hukuk bürosunun gerçek değeri, sahip olduğu ortak bilgidir. Firmanın sahip olduğu hukuk bilgisi, müşteri ihtiyaçları ve rakipleri konusundaki bilgisi, sahip olduğu yetenekler (know-how) konusunda bilgisi büronun gerçek değerini göstermektedir. Bu bilgilerin toplanması, düzenlenmesi, örtük bilginin ortaya çıkarılması ve hizmete sunulması bilgi yöneticilerinin görevi olmalıdır.

Hukuk Bürosu Kütüphaneleri Günümüzde hukuk bürosu kütüphaneleri; Şirketin planları doğrultusunda, stratejik planlar yapmakta, amaç ve hedeflerini açıkça belirtmekte, Başarılarını ölçmekte, Kendilerine yeni hedefler belirlemekte, Kuruma daha iyi hizmet verebilmek amacıyla, hizmetlerinde çeşitlilik ve farklılıklar oluşturabilmektedirler, Avukatlar ve pazarlama departmanları tarafından hukuk bürosu kütüphaneleri; bir pazar araştırması merkezi, hukuki veya hukuk dışı alanlarda araştırmalar talep edilebilen merkez, kitaplar, dergiler dışında ofisin bilgi yönetimini kütüphanecilerin, bilgi profesyonellerinin yerine getirdiği departmanlar olarak görülmektedir.

Hukuk Bürosu Kütüphaneleri Amerikan hukuk kütüphanecileri Derneği, Hukuk bürosu kütüphanelerinin geleceği adlı çalışmasında; dört önemli konuya vurgu yapmıştır; Referans hizmetini yerine getirebilmek için kütüphanenin ofis içerisindeki konumu, Kütüphanenin daha iyi hizmet sunabilmesi için yönetim ve araştırma çalışmalarında teknolojinin etkisi, Gelecekte kütüphaneci hangi becerilere ve eğitime sahip olmalıdır, Kütüphane ve kütüphaneciler üzerinde dış tedarik’in etkileri nelerdir.

Hukuk Bürosu kütüphanecisi Amerikan Kütüphaneciler derneği, akademik ve hükümet kütüphanecilerinin vasıfları için belirli tavsiyelerde bulunurken, hukuk bürolarında çalışacak kütüphaneciler için önerilerde bulunmamıştır. Hukuk büroları kütüphanecilerinin seçiminde, avukatların tercihleri ve firmanın özel ihtiyaçlarının dikkate alınması gerektiğini belirtmiştir. Amerika’da bir hukuk kütüphanesinde çalışabilmek için yüksek lisans veya doktora derecesi gerekmektedir. Eğer kütüphaneci iseniz hukuk yüksek lisansı, avukat iseniz kütüphanecilik ve bilgi bilimi alanında lisans üstü dereceye sahip olunması gereklidir. Uzmanlar bu ihtiyacın son yıllarda çok arttığını belirtmişlerdir. Bu eğilimin yanında bazı uzmanlar, hukuk kütüphanecisi olmak için hukuk veya kütüphanecilik alanında lisans üstü eğitime gerek olmadığını, çalışılan kurumun ihtiyacına göre belirli alanlarda uzmanlaşmış elemanlara ihtiyaç duyulacağı belirtmişlerdir.

Hukuk Bürosu kütüphanecisi Hukuk Bürosu kütüphanelerinde, düzenlenme ve hizmet verme işlerini önceleri büroda çalışan avukatlar yerine getirirken, avukatların ve kütüphanedeki koleksiyonun sayısı arttıkça kütüphane için ayrı bir kişi istihdam edilmeye başlanmıştır. Başlangıçta bu kişiler genellikle hukuk eğitimi almış kişilerden oluşuyordu. Bu geleneği yıkmak hiç kolay olmadı, çünkü avukatlar, hukuk koleksiyonlarının düzenlemesini sadece hukukçuların yapabileceğine inanıyorlardı. Nitekim 1972 yıllarında yapılan bir araştırmaya göre hukuk bürosu kütüphanelerinde çalışanların yarısından fazlası hukukçuydu.

Hukuk Bürosu kütüphanecisi Amerikan Hukuk Kütüphaneleri derneğine özel hukuk kütüphanecilerinden ilk üye 1939 yılında olmuştur İlk hukuk bürosu kütüphanecisi 1961 yılında Amerikan Hukuk Kütüphaneleri Derneği başkanı tarafından seçilen Elizabeth Finlay’dir. Amerika’da Hukuk bürolarında çalışan doktoralı kütüphaneciler, avukatlar tarafından araştırmacı ve hukuku yorumlayan kişiler olarak algılanmaktadırlar. Bir hukuk bürosu kütüphanecisi eğer doktora derecesine sahipse, avukatlar kendisinden araştırma ve hukuk yorumları talep edebilmektedirler.

Hukuk Bürosu kütüphanecisi Tüm işlerde olduğu gibi, özel hukuk büroları kütüphanelerinde de “hizmette sınır yoktur”, “kişiye özel hizmet” gibi yaklaşımlar uygulanabilmektedir. Dünya’da hukuk bürolarında çalışan kütüphanecilerin rolleri, büroların stratejisine göre çok farklı olabilmektedir. Hukuk bürosu kütüphanelerinde maliyet 2. plandadır. Önemli olan istenilen bilgi ve belgeye en hızlı ve doğru bir şekilde ulaşmaktır. Tüm bu hizmetlerin gereği gibi yerine getirilebilmesi için; kütüphanecilerin hızlı düşünebilen, doğru karar alabilen, kaynakları çok iyi tanıyan ve analiz edebilen, araştırmacı ruhu olan, bu alanda yenilik getirebilen, meraklı, öğrenmeye hevesli, sürekli kendini geliştiren ve yenileyen, samanlıktan iğne bulabilen, stres altında çalışabilen ve işini zevkle yapan bir kişi olması da kaçınılmazdır.

Hukuk Bürosu kütüphanecisi Çalıştığı kurumu çok iyi tanımalı, büronun çalışma konularını ve temel uygulama alanlarını bilmelidir, Avukatların ihtiyaçlarını çok iyi analiz etmeli, Her bir avukatın çalıştığı işleri, ana çalışma konusunu bilmeli, ihtiyaca göre seçmeli bilgi hizmeti verebilmelidir, Kütüphane ve bilgi merkezleri, koleksiyonunu oluştururken, geliştirilirken, düzenlerken ve hizmete sunarken daima ihtiyaçları dikkate almalıdır. Gerekli olan bilgi ve belge, ilgili kişiye en kısa zamanda, istendiği kadar, ihtiyacını karşılayacak ölçüde verilmelidir. Kütüphaneden talep edilen bilgi ve belge’nin kullanıcıya sunulmasında; gerekli olan bilgi ve belgenin yeterince karşılanamaması bir sorun ise, fazla ve gereksiz olanların sunulması da avukat ve kütüphaneci açısından zaman ve emek kaybı olacağı için o derece gereksizdir. Görüldüğü üzere hukuk bürolarında verilen bilgi hizmetlerinde bir standart görülmemektedir.

Hukuk Bürosu Kütüphanecisi LawFirm Inc’in 6. yıllık hukuk büroları kütüphanecileri üzerine yaptığı araştırma sonuçlarına göre; Bu alanda, hukuk bürolarında çalışan kütüphanecilerin %87’si yaptığı işten ve konumlarından memnunlar, Kütüphaneciler zamanlarının %57’sini geleneksel kütüphane işlemleri için harcıyorlar. Diğer zamanlarını hukuki ve hukuk dışı araştırmalar için kullanıyorlar, Kütüphanelerin bütçelerinde artış olmamış, hatta ufak bir azalma gözlenmiş, 200 kurum kütüphanesi üzerinde yapılan araştırmanın sonucuna göre, bu kütüphanelerde çalışan ortalama kütüphaneci çalışan sayısı 19, Günümüzde uluslar arası alanda faaliyet gösteren büyük hukuk bürolarında 25-30 kütüphaneci çalışabilmektedir. Küçük ölçekli bürolarda ise; kütüphane ile avukatlar, sekreterler veya avukat asistanları ilgilenmektedir.

Hukuk Bürosu kütüphanecisi Yine 2002 yılında Amerikan özel hukuk kütüphanecileri ile yapılan bir anketin sonucunda; Kütüphanecilerin %76’sı master yapmak istemekte, %72’si idari pozisyonda çalışmakta, %58’i 150 ve daha fazla avukat çalıştıran bürolarda görev yapmakta, Amerika’daki hukuk bürolarındaki kütüphaneciler kurumun “Bilgi Yönetimi” projelerinde görev almaktadırlar.

Hukuk Bürosu kütüphanecisi Hukuk bürosu kütüphanecileri, büroda 2 alanda çalışırlar. 1. Koleksiyonun sürekli geliştirilmesi ve güncel tutulması. 2. Firma içindeki hukuk uygulamalarına destek: yani hukuki veya hukuk dışı araştırma Hukuk bürolarında çalışan kütüphaneciler, işin nasıl yapılacağını ve ihtiyaç duyulduğunda nasıl ulaşılacağını bilirler, Hukuk bürosu kütüphanecisi kurumun bilgi haritasını çıkarmalıdır. Günümüzde Kütüphanecinin ve bilge ve belge yöneticisinin görevi yayınları sağlayıp hizmete sunmanın ötesine uzanmıştır. Artık bilgi ve belge yöneticileri, kurumun tüm bilgi ihtiyacını sağlamakta, organize etmekte ve ihtiyaç duyulduğu zaman bir portalda hizmete sunmaktadırlar.

Hukuk Bürosu Kütüphaneleri - Sayısallaştırma Gelecekte dünyada; Hukuk Bürosu kütüphanelerinin “Bilgi (knowledge) yönetim” merkezi olmaları öngörülüyor. 2002 yılında, Amerika’daki bir araştırmaya göre, özel hukuk bürolarının %98’ininde internet erişimi mevcut. Bu bürolardaki avukatların tamamına yakını sayısal kütüphane oluşturma konusunda hemfikirler. Hukuk bürosu kütüphaneleri basılı yayınlarını koleksiyonlarından ayıklama ve sayılasallaştırma çabasındalar. Hukuk bürosu avukatları ücretli ve ücretsiz online kaynakları sıklıkla kullanmaktadırlar. Westlaw, HeinOnline, Lexis-Nexis, Findlaw, kazancı, Mevbak…v.b. en yaygın kullanılanlardır.

Hukuk Bürosu Kütüphaneleri - Sayısallaştırma Özel hukuk bürosu kütüphanecilerinin düşünceleri de; koleksiyonlarda basılı kaynaklar azaltılmalı, basılı koleksiyon en azından %50’in altına düşürülmesi yönündedir. Bunun nedeni olarak kullanıcıların koleksiyona daha hızlı erişmesi gösteriliyor. Kütüphane koleksiyonları hızla basılıdan sayısala dönüştürülmektedir. Bir yandan online veritabanlarına abonelikler artarken, diğer yandan basılı kaynakların sayısallaştırılması çalışmaları sürmektedir. Sayısal koleksiyonlardan oluşan kütüphanelerde kütüphaneciler, lisans anlaşmaları, telif hakları, kullanıcı adı, IP yönetimi, istatistik alma gibi durumlarla ilgilenmektedirler. Kütüphane koleksiyonlarının sayısallaştırılması, sayısal kütüphanelere doğru yönelimin hızla artması; kütüphane işlem, hizmet ve tasarım anlayışına da değiştirmektedir.

Hukuk Bürosu Kütüphaneleri - Araştırma Amerika’da 50-100 arasında avukat çalıştıran özel hukuk bürolarında kütüphanecilerin araştırma yapma oranı yaklaşık %6,5’dur. Hukuk bürolarındaki kıdemli avukatların çoğunluğu (%63) online hukuk kaynaklarından araştırmalarını, stajyer avukat ve kütüphaneciye yaptırmak yerine kendileri yapma eğilimindedirler (2002 ABA survey)

Hukuk Bürosu Kütüphaneleri - Araştırma Yine aynı araştırmanın sonuçlarından biri de avukatların online kaynakları kullanırken baskı alarak okuma eğilimlerinin devam etmeleridir (%34) Bu eğilim aynı şekilde bizim ofiste de devam etmektedir.

Hukuk Bürosu Kütüphanecisi –Araştırma Hukuk bürosu kütüphanecisi, kütüphane teknik ve referans hizmetleri yanında hukuk ve hukuk dışı alanlarda da referans hizmeti vermektedir; x…konusundaki tüm mevzuatı toparlayabilir miyiz?, x..şirketinin yapısı, sermayesi..vs. bilgiler, aranılan bir konudaki tüm kaynaklar (tez, makale, kitap, konferans..vs.), x yazarının tüm eserlerini bulmak, haftaya bir konuşma yapacağım bu konuda kaynak bulabilir misin?, x.. durumda nasıl oluyor, uygulama nasıl işliyor ilgili kurumlardan gerekli bilgileri almak...vb. binlerce araştırma sorusu ve isteği... Kütüphaneciler tüm bu ve benzeri sorulara cevap verebilmek, araştırma isteklerini karşılayabilmek ve kütüphaneler arası ödünç verme istekleri için Kazancı, Mevbank, Westlaw, Dialog, Lexis-Nexis, HeinOnline çeşitli veritabanlarına abone olmanın yanında; kendi aralarında işbirliği ağları da oluşturmuşlardır. Bir hukuki araştırma yapmak ve bunu avukatın masasına götürmek, firmalar için kütüphanecileri vazgeçilmez kılmaktadır.

Hukuk Bürosu Kütüphaneleri - Araştırma Hizmette sınır yoktur anlayışına uygun olarak, Amerika’da bazı şirketlerde kütüphanecilerin ev bilgisayarları, ticari veri tabanlarına ve ofis bilgisayarına erişebilmektedir. Kurumumuzda kütüphane tarafından yapılan hukuki araştırmalar, tüm çalışmalarımızın yaklaşık %60’ını oluşturmaktadır. Bu alandaki veri tabanlarını çok iyi tanımak, analiz edebilmek, farklılık ve benzerliklerini bilmek; araştırma yaparken zaman, para ve araştırmanın etkinliği açısından yarar sağlamaktadır.

Düren, Akol Kütüphane ve Bilgi Merkezi – Genel Tanıtım Hukuki alanda danışmanlık hizmeti veren şirketimiz kütüphanesinde 2 personel görev yapmaktadır Daha önce kitapların bulunduğu bir oda olan kütüphane, 1998 yılından itibaren çağdaş kütüphanecilik anlayışına uygun olarak yeniden düzenlenmiş ve hizmet vermeye devam etmektedir. Kütüphane, ofis çalışanlarına 7/24 açık bulunmaktadır. Göreve yeni başlayan tüm çalışanlara kütüphane oryantasyon eğitimi verilmektedir. Ofisin INTRANET hizmeti kütüphane tarafından yürütülmektedir.

Düren, Akol Kütüphane ve Bilgi Merkezi - Koleksiyon Koleksiyon Türkçe ve yabancı dilde yayınlar, DVD’ler, Süreli yayınlar…vb olarak ayrılmışlardır. Kitaplar kabaca konularına göre sınıflandırılmıştır. Koleksiyonun %60-65 bölümü sayısal (online) kaynaklardan oluşmaktadır. Şirketin amaçları doğrultusunda yayın sağlamada hiçbir sınırlamamız bulunmamaktadır. Şirket ihtiyaçları doğrultusunda sürekli güncel yayın alımı yapılmakta ve veri tabanları güncel tutulmaktadır. Ulusal ve uluslar arası önemli hukuk veritabanlarına erişimimiz mevcuttur.

Düren, Akol Kütüphane ve Bilgi Merkezi – Hizmetler Kütüphane’ye sağlanan tüm materyallerin bibliyografik bilgileri kütüphane otomasyon sistemine girilmektedir. (Yordam) Bir başka kütüphane otomasyon sistemine geçiş çalışmaları devam etmektedir (SydneyPlus) Armağan kitaplar ve dergiler içinde yer alan makalelerin bibliyografik bilgilerinin sisteme girişi ve tam metin linki ayrıca yapılmaktadır. Böylece raflara gitmeye gerek kalmadan koleksiyonumuzda yer alan tüm makalelere erişme imkanımız bulunmaktadır.

Düren, Akol Kütüphane ve Bilgi Merkezi – Hizmetler Kitaplar ve makaleler dışında, avukatların ihtiyaç duyabileceği infobox adını verdiğimiz her türlü dokümanın, bibliyografik bilgileri de otomasyon sistemine dahil edilmekte ve tam metin linkleri yapılmaktadır. Abone olduğumuz veri tabanlarından günlük olarak gelen emailler (Alerts) ilgili kişilere düzenli olarak gönderilmektedir, Dergilerin içindekiler sayfası ilgili kişilere gönderilmekte ve kütüphane otomasyon sistemine tarama yapabilmek amacıyla aktarılmaktadır. Zamanımızın büyük bölümünü hukuki ve hukuk dışı araştırmalara ayırmaktayız, Koleksiyonumuza yeni eklenen yayınlar (Kitap, makale, DVD..v.b.) düzenli olarak avukatlara duyurulmaktadır. Günlük rutin yapılan işlerin dışında, sürekli değişen bir iş akışı ile çalışmalarımızı yürütmekteyiz.

Düren, Akol Kütüphane ve Bilgi Merkezi – Hizmetler Çalışmakta olduğumuz kuruma daha iyi hizmet verebilmek amacıyla, kütüphane tarafından kurum içerisinde kullanılan bazı veri tabanları geliştirilmiştir. 1- Anlaşmalar veri tabanı: T.C. Kurulduğu tarihten itibaren T.C. Resmi gazetesinde yayınlanan, Türkiye’nin taraf olduğu tüm anlaşmaların listesi. Veri tabanı günlük olarak güncellenmektedir. 2- Çeviri veritabanı: Mevzuat çevirilerinin toplandığı veritabanıdır. Diğer dillere çevirisi olan tüm mevzuatlar bu veritabanında toplanmaktadır. Bu kaynak geliştirilmeye devam etmektedir. Eksiksiz bir kaynak değildir. 3- Hukuk sözlüğü veri tabanı: Ofisimizce hazırlanan bazı küçük küçük çalışmaların toplandığı defterler, internette yer alan online hukuk sözlükleri ile zenginleşen bir sözlüktür. Online sözlük alanında uzman bazı kurumlarla işbirliği yapılarak, basılı hukuk sözlüklerinin bazılarının telif haklarını almak suretiyle sözlüğü genişletmeyi amaçlamaktayız.

Yararlanılan Kaynaklar http://findarticles.com/p/articles/mi_m1387/is_n2_v42/ai_14714439 http://aallnet.org/products/pub_llj_v95n03/2003-26.pdf http://www.llrx.com/features/jdnecessary.htm http://nlplatt.wordpress.com/2007/07/22/the-future-of-law-firm-libraries/ Basics of law librarianship . Deborah S. Panella, NY: Haword Pres Inc,, 1990 http://nlplatt.wordpress.com/2007/11/26/the-firm-law-library-as-a-business/ http://www.ifla.org/IV/ifla64/186-88e.htm http://www.bespacific.com/mt/archives/015684.html http://www.law.com/jsp/llf/PubArticleFriendlyLLF.jsp?id=1186650119943 http://www.plmw.org/ala_resources/07issue/PLMWMag-AALL.pdf Curci-Gonzalez, Sharon K. French, Managing the private law library 1992: Trends ideas and solutions. Practising Law Institute https://www.plunkettresearch.com/tabid/130/Default.aspx Encyclopedia Library & Information Science, Law firm libraries, Drake, Miriam, A.. 2.nd. ed., 2003 Hukuk Fakültesi Kütüphanelerindeki bilgi hizmetinde temel bilgi kaynaklarının önemi [Y. Lisans Tezi] Serpil Ganjuk, İstanbul, 1997 Law Firm Libraries – Mark E. Estes. BIALL Handbook of Legal Information Handbook, ed. By. Loyita Worley, The Law Library Journal vol. 89, 1997 http://www.ku.edu.tr/files/library/activities/Hukuk_Kutuphaneciligi_KY_Ekim2006.ppt http://www.aallnet.org/about/strategic_plan.asp http://www1.law.umkc.edu/faculty/callister/smallfirm/KM2.ppt

TEŞEKKÜRLER İletişim Havva Erbay herbay@doab.com Tel: 0212 355 13 50