Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor ZAMAN YÖNETİMİ Nevzat KUL Şube Müdürü Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor ANKARA - 2012

ZAMAN Olayların geçmişten bugüne gelip, geleceğe doğru birbirini takip ettiği, bireyin kontrolü dışında kesintisiz devam eden bir süreçtir. (H.Smith,1998:24). Olayların ardışıklığını görerek bireyin zihninde yarattığı ve olayların bundan sonra da içinde olup gideceklerinin düşünüldüğü başı ve sonu olmayan soyut bir kavramdır (Sucu,1996:3). 2

ZAMAN Diğer önemli kaynaklardan biri olan para oldukça bol bulunan bir unsurdur. Ekonomik büyümeye ve faaliyete sınır koyan unsurun, sermayenin arzından çok talep olduğu genel kabul görmektedir. Diğer sınırlayıcı kaynak olan insanlar ise, aralarında nitelikli olanı az olmakla birlikte, kiralanabilir bir unsurdur. Ancak, kimse daha fazla zamanı ne kiralayabilmekte ne de kiraya verebilmektedir (Drucker,1994:37-38).

ZAMAN YÖNETİMİ Yöneticilerin zamanlarını daha iyi organize etmeleri için geliştirilen bir eğitim aracıdır. Zamanı yönetemeyiz, yalnızca kendimizi zamana göre yönetebiliriz.” Çünkü, akreple yelkovanın hareketi bireyin denetimi dışındadır. Sorun saati yönetmek değil, bireyin kendisini zaman içinde yönetebilmesidir (Mackenzie,1989:15). 4

ZAMAN YÖNETİMİ Başlangıcı ve bitişi belirlenmiş bir zaman diliminde yapılması gereken iş ve eylemleri tanımlanmış amaçların realizasyonuna yönelik olarak tüm kaynakları etkin ve verimli kullanmak (Ardahan,2003:18). Amaç, bireylerin ve yöneticilerin zamanlarını verimli ve etkin kullanmalarını sağlayabilmektir. Zamanı etkin yönetmek ya da kullanmak, sahip olunan her saati, her dakikayı belirli bir hedef ve amaç doğrultusunda planlayarak kullanmak anlamına gelmektedir (Uğur,2000:18).

ZAMAN YÖNETİMİ Eğer sabah kahvaltınızı yapamıyor, Ailenize zaman ayıramıyor, Arkadaş ve dost ziyaretleri yapamıyor, Sürekli çalıştığınız halde işlerinizi bitiremiyor, İşlerinizi evinize taşıyor ve sürekli işlerinizin çokluğundan yakınıyorsanız sizin “Etkili bir zaman yönetimine” ihtiyacınız var demektir. -ZAMAN YÖNETİMİ NEDİR VE NEDEN GEREKLİDİR? Zaman yönetimi zamanımızın, amaçlarımızı, sorumluluklarımızı, zevklerimizi ve sosyal yaşamımızın içerdiği etkinliklerimizi bir arada yürütebilecek bir biçimde planlanması anlamına gelmektedir. Hepimiz toplum içinde yaşıyoruz. Geleceğimize yön verebilmek ve yaşamda başarılı olabilmek için hedefler belirliyoruz, bu doğrultuda çeşitli sorumluluklar alıyoruz. Yapmamız gereken görevlerimiz var. Yakınlarımıza, arkadaşlarımıza zaman ayırmak ve hoşlandığımız işleri yapmak, hobilerimizle ilgilenmek gibi gereksinimlerimiz de var. Ancak yine hemen hepimiz bu işler için bir türlü vakit bulamamaktan yakınıyoruz. Gerçekten de bütün bunlar için zamanımız yok mu?

Birey bazlı zaman tuzakları Plansızlık Unutkanlık Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak Yetki vermemek Ertelemek Açık kapı politikası, ziyaretçilere ‘Hayır’ diyememek Gündemsiz ve verimsiz toplantılar Dağınık büro ve masa düzeni Rutin ve gereksiz işler Gereksiz telefonlar Mesleki eğitim çalışmalarına yeterince zaman ayırmama Astlara yeteri kadar güvenmeme Devredilen işleri ayrıntılı olarak denetleme Başkalarının özel işlerine zaman ayırma Günce alışkanlığının olmaması Kişinin yaptığı işten tatmin olmaması,

Organizasyon bazlı zaman tuzakları Kuruluş amaçlarının açık ve net olmaması, Yapılacak işlerin belirli bir sırayı takip etmemesi, Öngörü tekniğinin kullanılmaması, Planlamaya önem verilmemesi, Yöneticilerin astlarına güvenmemesi, Karar vermek için yeterli verinin bulunmaması, Çalışanlar arasında işbirliğinin zayıf olması, Emir-komuta zincirinin işlememesi, Çalışanların nitelik ve niceliğine önem verilmemesi, İş ve görev tanımlarının yapılmaması, Örgüt içinde gruplaşmalar ve çatışmaların varlığı.

ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER Zaman Tutanağı Hazırlama ve Akşam Analizi Öncelik durumuna göre yarına ait plan yap. Plana göre günü yaşa ve başlangıç-bitiş saatlerini kaydet. Planda olmayan ama yapılan işleri zamanıyla kaydet. Günlük verimliliği hesapla. Her bir faaliyetin yapılış biçimi, harcanan süre, yapılış zamanını analiz et. -iş hakkında bazı sorular sorabiliriz: 1. Eğer bu işle uğraşmaktan tümüyle vazgeçersem ne kaybederim? 2. Bu iş, yerine daha önemli bir iş konulacak şekilde başka bir zamana ertelenebilir mi? 3. Ben bu işe gerçekten önemli olduğu için mi, yoksa yalnızca zevk aldığım için mi konsantre olmuş durumdayım?

ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER Verimli ve verimsiz iş ve zamanları belirle ve astlarına delege et. Benim veya herhangi başka biri için gerçekten gerekli olmayan hangi faaliyetleri yapıyorum? Zaman tutanağındaki hangi faaliyetler başka biri tarafından yapılabilir? Herhangi bir engellemeye uğramadan en fazla üretken olduğum saatler hangileriydi?

Zaman Tutanağı Hazırlama ve Akşam Analizi Her bir gün için Kalan süre GünlükEtkinlikler: Pztesi Salı Çarşba Perşbe Cuma Cmrtsi Pazar Uyku: Kişisel Bakım/Temizlik: Yemek hazırlama/ Yeme/Toplama: Aile ile zaman geçirme: Sosyal ilişkiler & arkadaşlık: Dinlenme: TV/ video izleme,vb: spor/egzersiz: Ulaşım (okul, iş, vb.): Çalışma/yardım: Okuma: Plan yapma Diğer:

Kolon I:    Haftalık aktivitelere harcadığın zamanı saat cinsinden listele. Kolon II: Günlük tekrarladığın aktiviteri beş (iş günü) veya yedi (toplam gün) ile çarparak haftada toplam kaç saat harcadığını hesapla. Ders Saati Çalışma Zamanı İş/Staj Gönüllü aktiviteler Egzersiz Planlı aktiviteler (klüp, ibadet, vb.) Arkadaş toplantıları Ev ve ayak işleri Ötekiler ______ Yolda geçen süre ( 5 ile çarp=) Yemek hazırlama ve yeme ( 7 ile çarp=) Kendine ayırdığın zaman (7 ile çarp=) Uyku (7 ile çarp) Toplam A: Toplam B: Toplam A + B = Toplam C:   ______ saat Haftada 168 saat vardır.  168 den Toplam C yi çıkart = _____ Boş zaman (168 - toplam C)

%100 En iyi zaman 17:00 Öğle 8:00

ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER 2. Planlamaya Önem Verme “Bir işi doğru yapmak için zamanınız yoksa, düzeltmek için nasıl zaman bulacaksınız? Bir işi doğru yapmakla doğru işi yapmak arasındaki seçim etkili ve verimli bir yönetici için güç değildir”. Amaçları belirlemek Yıllık, aylık, haftalık ve günlük plân yapmak Çalışırken “erişilememek” --plan yaparken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar vardır: 1. Esneklik ve Gerçekçilik: Zamanımızı planlarken, bazen işlerin yolunda gitmeyebileceğini göz önünde bulundurmak, kimi zaman ders çalışmak yerine başka işlerle uğraşmak hakkını kendimize tanımak ve bu tür durumlarda yapmak istediğimiz etkinlik için harcayacağımız zamana karşılık gelen başka bir zaman dilimini ders çalışmakla değiştirebilmek, esneklik kavramı içinde yer alan bazı unsurlardır. 2. Ödüllendirici Olmak: Bütün bir haftayı yalnızca dersle ya da sosyal etkinliklerle doldurmak, mantıklı olmayan planlama biçimleridir. Önemli olan planlarımızda hem zorunlu hem de bize zevk veren etkinliklere zaman ayırmaktır. Çalışmak için ayrılan zamanların arkasına ya da ertesi güne bize zevk veren işlere ayırmak ödüllendirici ve motive edici etkiye sahiptir. 3. Sürekli Değerlendirme: Çizelgede planlanan, gerçekleşen ve düşünceler gibi bölümlerin yer alma nedeni her hafta çizelgenin yeniden değerlendirilebilmesine olanak tanımaktır. Her hafta başında, bir önceki haftada plan ne kadar işlemiş, ne kadar aksamış, planın aksamasına neler neden olmuş gibi sorgulamalar yapmak giderek daha kendimize uygun ve sağlıklı planlar yapmamıza olanak tanıyacaktır.

ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER 3. Öncelikleri Belirleme Her şeyi yapmak için yeterli zamana asla sahip olunamayacağı gerçeğini kabul etmek

II I IV III Acil Acil değil I Önemli Önemli değil Krizler Düşünmek Çözüm bekleyen sorunlar Belli bir tarihe yetişmesi gereken işler Düşünmek Plânlama Bakım yapma Hazırlık yapma Güçlenme Yenilenme İlişkileri geliştirme Önemli II I Amaca hizmet etmeyen telefonlar / ziyaretler Bazı raporlar Bazı toplantılar Hemen yapılması gereken bazı işler Popüler etkinlikler “Kaçış” etkinlikleri “chat”, fal, oyun “Aşırı” TV izleme ??? Önemli değil IV -4. Acil Olmayan ve Önemsiz İşler: Bu tür işler, özellikle de önemli işlere zaman ayırmamız gereken dönemlerde, boş yere harcanmış zamanların kaynağını oluşturur. Saatlerce bilgisayar oyunları ile uğraşmak, bütün bir akşam telefonla dedikodu yapmak vb.. işler bu kategoriye girer. Bunlar kişisel zevklerimizdir. Yaşamsal önemi yoktur ve sosyal anlamda da, akademik anlamda da yaşamımıza pek bir şey katmaz. Bu tür uğraşların gerektiği durumlarda ertelenmesi ve boş zaman etkinlikleri olarak yapılması zaman yönetimi açısından önemlidir. 3. Acil ama Önemsiz İşler: Bazen öyle işlerle uğraşırız ki, iki ayağımız bir pabuca girer ama aslında işin sonunda elde ettiğimiz kayda değer bir şey yoktur. Ders çalışmamız gereken bir zamanda, arkadaşımıza bizden istediği bir kaset kaydını yetiştirmeye çalışmak bu türden bir iştir. Arkadaşımızın, kaseti ertesi gün almak istiyor olmasından ötürü iş acil bir iş olabilir ama yaklaşan bir ara sınavdan daha önemli değildir. Bu tür bir durumda arkadaşımıza gerekli açıklamada bulunarak ek süre talep etmek, arkadaşlığımıza zarar vermez ama bizi başarıya götürür. 2. Acil Olmayan ama Önemli İşler: Bu tür işler yanıltıcı olabilir. Aylar sonra olacak olan bir sınav önemlidir ama acil değildir. Ne var ki, sınavlarda başarılı olmak ve öğrenilmesi gereken bilgileri sindirerek öğrenmek ancak düzenli tekrar ile olabilir. Zaman planımızda günlük tekrar için zaman ayırıp ayırmamak konusunu bu gerçeği düşünerek ele almak önemlidir. Sınav döneminde sıkışıp kalmak yerine uzun vadeli çalışma planı yapmak daha akıllıca görünmektedir. Zaman planlamada önemle üzerinde durulması ve planın şekillendirilmesinde en önemli unsur olması gereken işler bu kategorideki işlerdir. 1. Acil ve Önemli İşler: Bu tür işlerle genellikle zamanı iyi planlayamadığımızda karşılaşırız. Doğru düzgün hazırlanılmamış bir sınava bir gece önce çalışmaya başlamak ya da önemli bir dönem ödevinin başına teslim tarihinden iki gün önce oturmak bu tür işlerdendir. Zaman planının, önemli bir aksilik olmadıkça bu tür işlerle karşılaşılmayacak biçimde yapılması önemlidir. III (S. Covey, Önemli İşlere Öncelik)

ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER 4. Yöneticinin Kendini Yönetmeyi Bilmesi “Hedefiniz yönetimse önce özyönetimi gerçekleştirmelisiniz” (Osborn) 5. Yetki Devretme ve Tersine Yetki Devrinden Kaçınma -Kişinin kendisini yönetmesini, “kişinin kendisine özgü, kendi sorunlarına uygun çözüm üretmesi” -Ya yapamazsa korkusu Altındaki kişilere yetki devretmeyen yönetici,  ya da Müdür, büyük bir olasılıkla  şöyle düşünür: "Yetkiyi devredeceğim, işi delege edeceğim. Ancak bu kişi, bu  işi yapamaz, yüzüne gözüne bulaştırır.  Bunun ceremesini yine ben çekerim. İşi yapamazsa  yine ben yapacağım. En iyisi, yetki bende kalsın, sonradan düzeltmeye çalışacağıma işi baştan ben yapayım“ -Ya yaparsa korkusu Bu genelde profesyonel yöneticilerde görülür. Bu da yine bir güven meselesidir. Bu kez,  altındakilere yetki devretmeyen yönetici kendine güvenememektedir. Yetki devrettiği kişiler işlerini yaptıklarında kendisine yapacak bir şey kalmamasından korkmaktadır. Bunun sonucunda boynuz kulağı geçecek ve bu kişilerden birisi onun yerini alacaktır. Onu koltuğundan edecektir. Bu korku, bulunduğu seviyeden daha yükseklere tırmanabilme gücü ve yeteneği olmayan yöneticilerde görülür. Bu nedenle altındakilere  yetki vermezler, her şeyin kendisine sorulmasını isterler. Her şeye maydonoz olurlar. -Sonuç Bir işletmede tek kişi her şeyi yapamaz, tüm kararları tek kişi veremez. Bu nedenle işbölümü ve organizasyon denen şey ortaya çıkmıştır.

ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER 6. Kesintilerin Ortadan Kaldırılması Telefonlar Ziyaretçiler Toplantılar 7. Etkili İletişim

ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER 8. İşlerin Sürüncemede Bırakılmaması, Ertelememe Hoşlanılmayan işlerin önce yapılması, En sevilmeyen ve en çok erteleme eğilimi gösterilen işin günün başlangıcında yerine getirilmesi, Her görevin yapılması için gerekli olan zaman aralığının tam olarak belirlenmesi Kendinize bir bitirme tarihi saptayın. 9. Yöneticinin “Hayır” Demeyi Öğrenmesi 10. Açık Kapı Politikasının Gözden Geçirilmesi Odanızdaki misafir koltukları ve sandalyelerinden kurtulun. Randevuyla misafir kabul etmek 11. Stresin Üstesinden Gelme

ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER 12. Masa ve ofis düzenini kurmak Her gün işten ayrılmadan önce 10 dakikanızı masanızı temizlemeye ayırın. 13. Yardımcı elemanlardan yararlanmak 14. Belli bir zamanda tek bir iş ile ilgilenmek 15. Hızlı okuma becerisini geliştirmek 16. Seyahat zamanını kullanışlı kılmak

Şube Müdürü – Etik Eğitici QMS Auditor / Lead Auditor ARZ EDERİM Nevzat KUL Şube Müdürü – Etik Eğitici QMS Auditor / Lead Auditor ANKARA - 2012 nevzat.kul@hotmail.com nkul@tkgm.gov.tr etik@tkgm.gov.tr (0312 413 65 20)