TOPLANTI YÖNETİMİ
İNSANLARIN İLETİŞİMLERİNİ TOPLANTI İNSANLARIN İLETİŞİMLERİNİ SAĞLADIKLARI ORTAK YÖNTEMLERDEN BİRİDİR.
TOPLANTI Birden çok kişinin bir sorun veya düşünce üzerine görüşme yapmak veya karar almak amacıyla bir araya gelmelerine denir.
“Başarılı toplantılar iyi hazırlığa bağlıdır.’’ Bill Gates
TOPLANTILARIN VAZGEÇİLMEZLİĞİ TOPLANTILAR EN ETKİN İLETİŞİM ARACIDIR. SORUN ÇÖZME ARACIDIR. KATILIMCI YÖNETİM ANLAYIŞI ARACISIDIR. EKİP ÇALIŞMASINA İMKAN SAĞLAR. ÖRGÜTSEL ÖĞRENMENİN VAZGEÇİLMEZ ARACIDIR. BİLGİ ALIŞVERİŞİ VE DURUM DEĞERLENDİRMESİ.
VERILMIS BIR KARARI “ONAYLATMAK” ICIN TOPLANTI YAPILMAZ VERILMIS KARARI “BILDIRMEK” ICIN TOPLANTI YAPILMAZ.
TOPLANTI TÜRLERİ 1.Kurul Toplantısı Tüzel kişiliğe sahip özel ve tüzel örgütlerde demokratik karar alma yöntemidir. 2.Koordinasyon Toplantısı Örgütler arası iletişim 3.Komisyon Toplantısı Uzman kişiler arasında kendilerine verilen bir konuyu görüşmek. 4.Emir Toplantısı Astlara talimat verme, görev verme. 5.Bilgilendirme Toplantısı Kaynaktan alıcıya bilgi akışı
TOPLANTI TÜRLERİ 6.Danışma Toplantısı Bilgi alışverişi 7.Sorun Çözme Toplantısı Örgütte sorunları tartışma 8.Eğitici Toplantı Katılanlara davranış kazandırma 9.Yönlendirici Toplantı Astları belli amaçlara yönlendirme. 10.Mesleki Toplantı Aynı uzmanlık alanında karar alma. 11.Pazarlık Toplantısı Karşılıklı çıkarlar için anlaşma.
ETKİLİ TOPLANTI İÇİN ALTIN KURALLAR HER TOPLANTI KENDİNE ÖZGÜDÜR. TOPLANTININ BAŞARISI SONUÇLARI İLE DEĞERLENDİRİLİR. TOPLANTIYI YÜRÜTMEK, BÜTÜN BİR GRUBUN SORUMLULUĞUNDADIR.
TOPLANTI OTURMA DÜZENİ Daire LTV Düzeni Konferans Sınıf Düzeni Dikdörtgen Kare Düzenleri
TOPLANTI KATILIMCI TİPLERİ SALDIRGAN : Eleştiri ve başkalarını küçük görür. ENGELLEYİCİ : İnatçı ve itirazcı, diğer görüşleri de reddeder ÇEKİMSER : Tartışmaya katılmaz ancak not alır. İHTİRASLI : Gurur ve kibirli tavırlar sergiler UÇARI . Konuyu sürekli değiştirir. DESPOT : Söz alır baskı yaparak konuşur. BENCİL : Kendi görüşlerinde ısrarlı olur ŞEYTAN : Sürekli tartışma yaratır.
TOPLANTIYI DESTEKLEYEN ROLLER GİRİŞİMCİ : Yeni fikirler öne sürer. ÖNERİCİ : Kendi görüşlerini ve başkalarının görüşlerini bildirir. AYRINTICI : Başkalarının fikirlerinden hareketle ayrıntıya iner. AÇIKLAYICI : Örnekleme yapan SINAYICI : Guruba sorular sorar. ÖZETLEYİCİ : Tartışmayı gözden geçirir.
TOPLANTIYI KAYNAŞTIRAN ROLLER RAHATLATICI : Olumsuzlukları gidermeye çalışır. UZLAŞMACI : Gelişme için taviz verir. UYUM SAĞLAYICI : Arabulucu rolleri üstlenir. MORAL VERİCİ : Dostça davranır katılımı arttırır.
ONLARLA BAŞA ÇIKMA YOLLARI SORUNLU İNSANLAR ve ONLARLA BAŞA ÇIKMA YOLLARI Bulldog Saldırgan, katı, kavgaya meyilli, gol atma derdinde, uyarmadan saldırıya geçebilir. Kemirmeleri için bir kemik verin. Söyledikleri ile söyleme şeklini birbirinden ayırın. Soğukkanlı davranın. Onları suya götürün: Yapmaları için bir şeyler verin. Yeniden tekrarlayarak ve özetleyerek görüşlerinden faydalanın. At Her şeyi kitabına göre yaparlar. Zekidir ama her zaman tökezleyebilir. Tilki Üçkağıtçı, toplantının altını oyar. Çok fazla dedikodu yapar. Potansiyel bir sabotajcı. Görüşlerini açık seçik ortaya koymaları için onları zorlayın. Gizli gündemlerini ortaya çıkarın. Bulldogları üzerlerine salın. Maymun Çok bilmiş, her konuda uzman, çaktırmadan dedikodu yapar. Daldan dala atlar. Her şeye gönüllü olarak balıklama dalar, Prosedürü kontrol edin. Kapalı sorular sorun. Yapmaları için onlara zor bir iş verin. Kirpi Dikenli, devamlı mızmızlanır. Herkesi küçümser, muhtemelen bir kaç kez ezilmiştir. Şüpheci, yardımı sevmez, işleri karıştırma eğilimi vardır. Onları gıdıklayın. Uzmanlık alanlarına saygı gösterin. Yardım etmelerini isteyin. Sorumluluk vererek onlara belli bir statü kazandırın (ve tabii ki bir bardak sıcak süt).
ONLARLA BAŞA ÇIKMA YOLLARI SORUNLU İNSANLAR ve ONLARLA BAŞA ÇIKMA YOLLARI Ceylan Korkak ve içine kapanık, genç olabilir. Kaçmaya yatkın, sessiz bir savaşçı. Kendi ayakları üzerinde durmaktan yoksun. Sorabilecekleri direkt sorular yöneltin Onları övün ve cesaretlendirin. Kurbağa Geveze, düşünmeden konuşur, yan iş bilgilendirilmiştir, her yere burnunu sokar, tilkinin kurbanıdır. Gündemden uzaklaşmalarına izin vermeyin, gaflarını görmemezlikten gelin. Zamana riayet etmelerini isteyin. Suaygırı Debelenir, zamanın çoğunda yarı uykulu bir haldedir. Belirsizlikleri sever. Hemen hemen her şeyde hemfikirdir. En sevdiği söz ‘niçin ben?’dir. Uyandırmaya çalışın, aniden sözü ona verin, onları zorlayın. Zürafa Çok kolay dikkati dağılır, devamlı hayal kurar. Oldukça duygusaldır. Başarısız olmamak için her şeyi yapar. Ayaklarının yere basması için onları cesaretlendirin Saygı gösterin. Açıklarını aramayın.
TOPLANTI BAŞARISIZLIK NEDENLERİ Toplantı Yöneticisinin Deneyimsizliği Yanlış Zamanlama Fiziki Ortamın Yetersizliği Toplantıdaki Görsel Araçların İyi Kullanılamaması Katılımcıların Yeterince Bilgilendirilmemesi Yöneticinin Çok Konuşması, Konuşmacıları Susturması. Oturma Düzenleri Ve Protokol Sorunları Toplantı Sonuçlarının Takip Edilmemesi. İhtiyaç Olmadan Toplantı Yapmak.
TOPLANTIYI AÇMA ZAMANINDA BAŞLA TOPLANTININ AMACINI ORTAYA KOY GEREKEN TÜM AÇIKLAMALARI YAP TOPLANTININ PROSEDÜRÜNÜ VE ZAMANLAMASINI İLAN ET BAŞKANLIK ETTİĞİNİZ GRUBUN; YENİ OLDUĞUNU UZUN ZAMAN BİRLİKTE OLDUĞUNU
HER GÜNDEM MADDESİNİ ELE ALMA GÜNDEME ATIFLARDA BULUNUN BİR MADDEYİ SONUCA BAĞLAMADAN DİĞERİNE GEÇMEYİN HER MADDENİN AMACINI NETLEŞTİRİN TARTIŞMAYI OLUMLU BİR AÇIDAN BAŞLATIN NE KADAR ZAMAN KALDIĞINI KATILIMCILARA HATIRLATIN GEREKLİ ARKA PLAN BİLGİLERİNİ VERİN MADDEDEN MADDEYE YAKLAŞIMINIZI DEĞİŞTİRMEYE ÇALIŞIN
ÖZETLEME MADDELER ARASINDA ÖZETLEME MADDELERİN SONUNDA ÖZETLEME TOPLANTININ SONUNDA ÖZETLEME
YAPILACAKLARA YÖNELİK KARARLAR ALIRKEN BİREYLERİN VE TOPLANTININ HAREKETE GEÇME OTORİTESİ DİĞER KURUM, BÖLÜM VE ELEMANLAR İÇİN MUHTEMEL YAN ETKİLER MUHTEMEL MASRAFLAR MEVCUT KAYNAKLAR
TOPLANTIYI KAPATIRKEN NEYE KARAR VERİLDİĞİNİ VE BİR SONRAKİ AŞAMALARI ÖZETLEYİN YAPILACAK OLAN ŞEYLERİ, KİMLER TARAFINDAN VE NE ZAMAN YAPILACAĞINI İLAN EDİN KATILIMCILARIN KARARLILIKLARINI TEST EDİN MÜMKÜNSE BİR SONRAKİ TOPLANTININ TARİH VE SAATİNİ BELİRLEYİN HERKESE KATILDIKLARINDAN VE KATKILARINDAN DOLAYI TEŞEKKÜR EDİN
GÜNDEM İÇİN GEREKEN MADDELERİ TOPLARKEN MANTIKLI BİR SIRALAMA BELLİ BİR AKIŞ RUTİN MADDELER ÖZEL UNSURLAR ZOR YADA DETAYLI MADDELER ACİL VE ÖNEMLİ MADDELER ARASINDAKİ DENGE
GÜNDEMİ BİR ARAYA GETİRME Gereksiz maddeleri ayıklayın. Her maddeyi detaylandırın. Her madde en azından, grubun ne yapacağını görmesi açısından, bir eylem içermelidir. Her maddeye belli bir zaman verin. Madde ile ilgili özellikle konuşması gereken kişileri işaretleyin. Kaybolma ihtimaline karşı, ekte sunulan kağıtları not edin. Kolay referansta bulunmak için yapılması gerekenleri ayrı bir kağıda yazın.
TOPLANTI “YAPIYOR GIBI” OLMAKLA , GERCEK ANLAMDA TOPLANTI YAPMAK ARASINDA FARK VARDIR. VERILMIS BIR KARARI “ONAYLATMAK” ICIN TOPLANTI YAPILMAZ
VERILMIS KARARI “BILDIRMEK” ICIN TOPLANTI YAPILMAZ. INSANLAR GELISTIRILMESINE KATKIDA BULUNMADIKLARI KARARLARA SAHIP CIKMAZLAR, ONLARI SAVUNMAZLAR.
UNUTULMAMALIDIR KI TUM KURUMSAL CALISMALAR TAKIM CALISMALARIDIR.
VERIMLI BIR TOPLANTI ICIN ZAMANINDA BASLA, GUNDEME SADIK KAL, KONU DISINA CIKMA, IKILI KONUSMA, SOZ KESME, RASTGELE DISARI CIKMA, YAPICI OL, DINLE, SONUCLAR VE EYLEMLER UZERINDE ANLAS, ZAMANINDA BITIR
KAD İÇİN TOPLANTI MODEL ÖNERİSİ TOPLANTI KONUSU DAHA ÖNCEDEN BİLDİRİLMELİ ( MAIL GRUBU ) YER VE ZAMAN ( BAŞLAMA-BİTİŞ) BELLİ OLMALI ZAMANINDA BAŞLAMALI VARSA GEÇEN HAFTANIN GÖREVLERİNİN AKTARILMASI DİNLENİLMELİ
HERKESE SÜRELİ SÖZ VERİLMELİ TOPLANTI BAŞKANI OLMALI VE 1-2 HAFTADA DEĞİŞMELİ ( DAVET VE ZAMANI YÖNETİMİ ) TOPLANTI SEKRETERİ OLMALI VE 1-2 HAFTADA DEĞİŞMELİ ( YAZIŞMA YÖNETİMİ ) KATILIMCI YOKLAMASI OLMALI KATILIMCILAR TOPLANTIDAN ERKEN AYRILMAMALI
GÖREV VERİLMESİ DURUMUNDA ; KİM NEYİ NE ZAMAN YAPACAK MUTLAKA BELİRLENMELİ
ALINAN KARARLAR; .TOPLANTI SONUNDA SÖZLÜ ÖZET .AYNI GÜN İÇİNDE İLETİŞİM ORTAMINA YAZILI ATILMALI TUTANAKLARDA MÜMKÜN OLDUĞUNCA TAM İSİM UNVAN ZİKREDİLMEMELİ
MAZERETİ OLANLAR MUTLAKA O TOPLANTI BAŞKANINA ÖNCEDEN BİLDİRMELİ TOPLANTI ZAMAN VE YERİ KİŞİYE BAĞIMLI OLMAMALI, OLAGANÜSTÜ HALLER DIŞINDA DEĞİŞMEMELİ BAŞKAN VE SEKRETER TOPLANTIYA 30 DK ÖNCE GELMELİ FİZİKSEL HAZIRLIK YAPMALI
SİZİN ÖNERİLERİNİZ ?
teşekküler