DOKÜMANTASYON EĞİTİMİ

KALİTE EĞİTİMİ Kalite Standardımız, TSE EN ISO 9001:2008 olarak değiştirilmiştir. KYS Çalışmalarında başvurulan ana kaynak TSE EN ISO 9001:2008’dir

TANIMLAR “ ISO ” NEDİR ? 1947 yılında kurulan ve yaptığı standardizasyon çalışmaları sonucu sanayiye, ticarete ve tüketicilere katkılar sağlayan ISO (International Organization for Standardization) Uluslararası Standard Organizasyonudur. TSE, ISO’nun üyesi ve Türkiye’deki tek temsilcisidir. “ EN ” NEDİR ? EN (Europeane Norm), Avrupa Standardlarının kısaltmasıdır. EN Avrupa Birliği’nde Standardlar arasında harmonizasyonu sağlamak için oluşturulmuştur.

TANIMLAR TS-EN-ISO 9000 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ; Artık bugünün dünyası çok küçülmüş, enformasyon, teknoloji ve iletişim alanındaki büyük gelişmeler toplumları kıyasıya bir rekabete ve her geçen gün yeni gelişmelerin yaşandığı ekonomik bir yarışa itmiştir. Mevcut dünya düzeninde ayakta kalabilmek , tüm sektörlerde müşteri ihtiyaç ve beklentilerine uygun mal ve hizmet üretiminin sağlanmasıyla gerçekleşebilecektir.

TANIMLAR Bu da ancak, kuruluşlarda, tasarım aşamasında başlayarak üretim , pazarlama ve satış sonrası hizmetlere kadar tüm aşamaları kapsayan ve sürekli gelişmeyi hedefleyen Kalite Yönetim Sisteminin uygulanmasıyla olacaktır. Günümüzde Kalite Yönetim Sistemi konusunda ISO 9000 Kalite Sistem Standardları 1987 yılında yayımlandığı tarihten itibaren en fazla ilgiyi ve uygulama alanını bulan milletlerarası Standardlar haline gelmiştir. TS-EN-ISO 9000 Kalite Standardları Serisi, etkili bir yönetim sisteminin nasıl kurulabileceğini, dokümante edilebileceğini ve sürdürebileceğini göz önüne sermektedir.

SORULAR

ETKİN BİR SİSTEM OLUŞTURMANIN İLK BASAMAĞI: İyi bir dokümantasyona sahip olmaktır!

DOKÜMANTASYON ŞARTLARI Kalite politikası ve hedefler Kalite el kitabı Standart tarafından istenen dokümante edilmiş prosedürler Kuruluş tarafından etkin planlamayı, işlemleri ve proses kontrolünü güvenceye alacak dokümantasyon Standart tarafından istenen kalite kayıtları

(YENİ) 060 STANDART DOSYA PLANI 060 Kalite Yönetim Sistemi 01 Kalite El Kitabı 02 Temel Prosedürler ve Bağlı İşlemler 04 Talimatlar 05 Formlar 07 İzleme ve Ölçme İşlemleri 01 Müşteri Memnuniyeti (Veri Analizi) 02 Tetkik İşlemleri 03 İzleme ve Ölçme Sonuçlarının Analizi (Veri Analizi) 08 İyileştirme İşlemleri 01 Düzeltici Faaliyetler 02 Önleyici Faaliyetler 09 Bireysel Öneriler 10 Yönetimin Gözden Geçirmesi 11 Hizmet (Ürün) Gerçekleştirme 01 Planlama 02 Hizmete Bağlı Şartların Belirlenmesi ve Gözden Geçirilmesi 03 Tasarım ve Geliştirme 04 Üretim ve Hizmet (Ürün) Sağlanması (Sunulması) 99 Diğer

060.01 Kalite El Kitabı Kuruluşun belirlediği kalite politikası tanımlanır. Kuruluşun kuruluş amacı tanımlanır. Kuruluşun yapısı tanımlanır. Kuruluşun içi bölümler tanımlanır. Kontrollü dokümandır. Kuruluşun kalite bölümü tarafından yayınlanır. Örnek DÖF maddesi 8.5.2/8.5.3 syf 24

Doküman Kalite yönetim sistemine bilgi sağlayan ve gerekli verileri içeren yazılı veya elektronik biçimlerin tümüdür. Kontrollü doküman Kontrolsüz doküman Dış kaynaklı doküman

Kontrollü Kopya Kaşesi Güncel Doküman Kalite Yönetim Sistemi kapsamına dahil olan birimlerdeki iş ve işlemlerin yerine getirilmesi sırasında kullanılan ve kullanıldığı tarih itibari ile güncel olan ve izlenen dokümandır Kontrollü Kopya Kaşesi Üzerinde birim kodu (İK) ile birlikte ‘’KONTROLLÜ KOPYA’’ ifadesi bulunan kırmızı renkli kaşedir Revizyon KYS kapsamında hazırlanmış olan dokümanın, etkinliği ve yeterliliğinin yeniden incelenip yeniden yayınlanmasıdır

Kontrollü Doküman Kontrolsüz Doküman Dış Kaynaklı Doküman Üzerinde kırmızı renkli ‘’KONTROLLÜ KOPYA’’ kaşesi bulunan ve izlenen dokümandır Kontrolsüz Doküman Üzerinde kırmızı renkli ‘’KONTROLLÜ KOPYA’’ kaşesi bulunmayan dokümandır Dış Kaynaklı Doküman Kurum haricinde oluşan iş ve işlemlerimizi etkileyen kanun, tüzük, yönetmelik, standart, genelge vb. verileri içeren dokümanların tümüdür

Dokümanın Biçimlendirilmesi. * Dokümanın Numarası Kalite Yönetim Sistemi Doküman Kodlama Talimatına uygun olarak hazırlanır * Revizyon Tarihi ve Numarası Dokümanda yapılan değişikliğin numarası ilk değişiklikten itibaren birer artırılarak /01, /02, /03… şeklinde ‘’ Revizyon No ’su’’ satırında belirtilir * Yayım Tarihi Dokümanın yayımlanarak yürürlüğe girdiği tarihtir

Sayfa No; Biribirini takip eden sayfa adedi yazılır. Örnek: Sayfa No : 1/5 gibi (Toplam 5 sayfa)

Hazırlanacak dokümanda başlıklar numaralandırılır ve koyu şekilde yazılır Varsa alt başlıklar a,b,c.. Şeklinde verilir Alt başlıklar içerisinde sınıflama gerektiğinde 1,2,3… şeklinde yazılır 1.AMAÇ: 2. KAPSAM 3. TANIMLAR. ..VS.

SORULAR

Dokümanların Hazırlanması ve Onaylanması

Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili olarak yapılan çalışmalardan dokümanlarla ilgili konularda rehberlerimiz

DOKÜMAN VE KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ DOKÜMAN KONTROL TALİMATI

Dokümanların Hazırlanması ve Onaylanması Kalite El Kitabının, Prosedürlerin ve Sistem dokümanının hazırlanması ve onaylanması hususları Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürünün uygulama kısmında , Süreçleri ile ilişkili olması durumunda dokümanın nasıl hazırlanacağı ve onaylanacağı Doküman Kontrol Talimatında ayrıntılı şekilde açıklanmıştır.

1. Sistem süreçlerine ait kart, talimat, bilgi notu vb 1. Sistem süreçlerine ait kart, talimat, bilgi notu vb. doküman ilgililerce hazırlanır Hazırlanan doküman kapsamı itibariyle hazırladığı birimin dışındaki birimleri de ilgilendiriyorsa Kalite Koordinasyon Şubesinde ; ‘‘ Hazırlayan’’ kısmı, KYS / KS ‘‘Onay’’kısmı, KYT / KYS tarafından imzalanarak onaylanır.

Hazırlanan doküman kapsamı itibariyle hazırladığı birimin dışındaki birimleri de ilgilendiriyorsa Birimlerde ; ‘‘ Hazırlayan’’ kısmı, Birim üst yöneticisi ‘‘Onay’’kısmı, birimin bağlı olduğu Genel Müdür Yardımcısı tarafından imzalanarak onaylanır.

‘‘ Hazırlayan’’ kısmı, ilgili Başkan Yardımcısı Hazırlanan doküman kapsamı itibariyle sadece hazırlandığı birimi ilgilendiriyorsa ; Örnek İş Analiz Tablosu. ‘‘ Hazırlayan’’ kısmı, ilgili Başkan Yardımcısı ‘‘Onay’’ kısmı, Birim üst yöneticisi tarafından imzalanarak onaylanır.

2. Form, tablo, liste vb. dokümana ait boş formatlar ilgililer tarafından hazırlanır. Hazırlanan dokümanın alt kısmında uygun bir boşluğa tarih yazılır, Birim Kalite Koordinatörü tarafından paraflanır, Dokümanın asıllarının bulunduğu dosyada muhafaza edilir.

SORULAR

Dokümanların Yayımlanması

Dokümanın Yayımlanması 1- Kontrollü Kopya olarak yayımlanması gereken ; Kalite El Kitabı, Prosedürler, Talimatlar, bilgi notları, süreç dokümanı, hedef planları, KYS nin planlanmasında kullanılan planlar vb. dokümanın onaylanan asılları dokümanın dağıtılacağı birim sayısı kadar çoğaltılır Çoğaltılan dokümanın her sayfasının uygun bir boşluğuna kırmızı ‘‘ KM Kontrollü Kopya ’’ kaşesi basılır İlgililerce dağıtılarak yayımlanır Dokümanın asılları dosyalarında muhafaza edilir

Dokümanın Yayımlanması ‘‘ Kontrollü Kopya ’’ olarak yayımlanması gereken ; Bunların dışında kalan ve ilgili birimler tarafından oluşturulan formlar, tablolar, listeler vb. doküman Birim Kalite Koordinatörü ve ilgili Başkan Yardımcılarının bilgisi dahilinde sistemde tanımlanır ve kullanılması sağlanır.

Dokümanın Yayımlanması Bu dokümanlar ‘‘ Süreçlerin İzlenmesinde Kullanılan Form, Tablo vb. Doküman Listesinde’’tanımlanır.

Dokümanın Yayımlanması Bu dokümanlar ‘‘ Doküman Dağıtım/Toplama Formu’’ ile ayrıca dağıtılmaz.

Dokümanın Yayımlanması Bu dokümanların içeriğinde değişiklik yapılan , revizyona uğrayan veya tamamen iptal edilen formatları kırmızı ‘‘GEÇERSİZDİR’’ kaşesi basılarak dosyada muhafaza edilir.

SORULAR

060.02 Temel Prosedürler ve Bağlı İşlemler Bir faaliyetin amacını ve kapsamını tanımlar Bir sürecin gerçekleşmesindeki usul ve esasları belirler ve tanımlar KALİTE MERKEZİ TARAFINDAN HAZIRLANIR VE TAKİP EDİLMESİ İSTENİR..

Prosedür Kapsamı NE gerçekleştirilecek ? NEDEN gerçekleştirilecek ? NEREDE kontrol edilecek ? KİM faaliyet/kontrolden sorumlu olacak ? NASIL gerçekleşecek/kontrol edilecek ? NE zaman gerçekleşecek/ kontrol edilecek ?

Mevcut Prosedürler Şimdilik 5 adet var.. Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü.. İç Tetkik Prosedürü Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü Prosedürü Basım İşleri Prosedürü Prosedürler Kalite Merkezince hazırlanır, yürürlüğe konulur ve takibi istenir

060.04 Talimatlar Talimatlar ISO 9001-2008 4.2. Dokümantasyon Şartları maddesi gereği i; personeli bilgilendirmek, bir standart oluşturmak, işin nasıl yapılması gerektiği konusunda detay bilgiler vermek için hazırlanır. Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü ve Doküman Kontrol Talimatına göre Hazırlanır asılları Kalite koordinatörlüğünde muhafaza edilir. Örnek; Sunum Hazırlama Talimatı “Amaç; Görsel birtakım araçlar kullanılarak makamı bilgilendirmek amacı ile yapılacak sunular için bir format oluşturmaktır.” Doküman Kodlama Talimatı “Amaç; Kalite Yönetim sistemine ilişkin iş ve işlemelerdeki dokümantasyonda geçen terimlerin kodlama yöntemlerinin belirlenmesidir.”

060.05 Formlar Formlar; Prosesi (Süreç) oluşturan dokumanlar arasındadır Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü ve Doküman Kontrol Talimatına göre Hazırlanır, Dokuman Kodlama Talimatına göre kodlaması yapılarak; asılları Kalite koordinatörlüğünde muhafaza edilir. Revize edilmesi durumunda Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre revize edilir Revize numaraları bir arttırılır.

Dokümanların Revize Edilmesi

Dokümanın Revize Edilmesi Kalite El Kitabının revizyonu gerektiği durumda , dokümanı hazırlayan, onaylayan ve yayınlayan yetkililer tarafından gerekli değişiklikler yapılır.

Dokümanın Revize Edilmesi Kalite Yönetim Sisteminde kullanılan prosedür ve diğer dokümanların revizyonu gerektiğinde ; Değişiklikler farklı bir yazı karakteri ile yapılır. Doküman yeniden yayımlanır. Dokümanda revizyon numarası 00 ile başlar, değişikliklerde revizyon numarası 1 artar.

Dokümanın Revize Edilmesi Sistem prosedürleri, diğer prosedürler, talimatlar, bilgi notları vb. dokümanın, herhangi bir sayfasında bir kelime, cümle veya paragraf tamamen çıkartılırsa, çıkartılan yerin başlangıç noktasına /…/ işareti konulur. Doküman sayfasının üst kısmında bulunan Revizyon No’nun eski numarası 1 artırılır.

Dokümanın Revize Edilmesi Doküman sayfasının üst kısmında bulunan ‘‘ Yayım Tarihi’’ kısmına dokümanın ‘‘Doküman Dağıtım/Toplama Formu’’ veya resmi yazı ile dağıtıldığı tarih yazılır. Dokümanda yapılan revizyon 99’u geçerse revizyon numarası 01’den başlamak suretiyle takip ettirilir. Yeni yayım tarihi yazılır ve yayımlanır.

Güncel Doküman Listesi

Güncel Doküman Listesi Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarında kaynak olarak faydalanılan dokümanlar kaydedilir Birimlere ait olacak şekilde ayrı ayrı düzenlenir Birim üst yöneticileri tarafından onaylanır.

Güncel Doküman Listesi Sistem prosedürleri Gerekli görüldüğü durumlarda hazırlanan hizmetle ilgili diğer prosedürler Talimatlar Bilgi notları Süreç dokümanı Hedef planları KYS sisteminin planlanmasında kullanılan planlar Resmi gazete Kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, yönerge vb.

Güncel Doküman Listesi Güncel doküman listesindeki dokümanlardaki değişiklikler listedeki revizyon/yayın sütununda 3’üncü revizyona kadar izlenir. Yapılması gereken revizyonun 4’üncü veya daha fazla olması durumunda Güncel Doküman Listesinin ilgili sayfası yeniden düzenlenir. Yeniden düzenlenen Güncel Doküman Listesinin sadece değişikliğe uğrayan sayfası tekrar yayınlanır. Bu değişikliği gösterebilmek için Güncel Doküman Listesinin üst kısmında bulunan Revizyon No’nun eski numarası 1 artırılır.

SORULAR

Dokümanların Muhafazası

Dokümanların Muhafazası Kalite El Kitabı, sistem Prosedürleri, gerekli olduğu durumlarda hazırlanan hizmetlerle ilgili diğer Prosedürler, Talimatlar, bilgi notları, süreç dokümanı, hedef planları, Kalite Yönetim Sisteminin planlanmasında kullanılan planlar vb. dokümanın onaylanan asılları; dokümanı yayınlayan birim tarafından muhafaza edilir.

Dokümanların Muhafazası İçeriğinde değişiklik yapılarak revizyona uğrayan veya tamamen iptal edilen söz konusu dokümanın eski asıllarına kırmızı “GEÇERSİZDİR” kaşesi basılarak muhafaza edilir.

Dış Kaynaklı Dokümanların Kontrolü

Dış Kaynaklı Dokümanların Kontrolü Genel Müdürlüğümüz dışındaki kurum ve kuruluşların hazırlayarak yayınladığı her türlü kanun, tüzük, yönetmelik, yönerge, el kitabı, genelge ve tebliğ, kitap, yayın, katalog, vb. doküman ile yurtdışı posta idarelerinin yayınladığı dokümanlardır. Kuruluşumuzun Kalite Yönetim Sisteminin kurulması ve yürütülmesinde faydalanılan Standartlar da dış kaynaklı dokümandır.

Dış Kaynaklı Dokümanların Kontrolü Standartların güncelliğinin izlenmesinden Kalite Koordinasyon Şubesi sorumludur. Diğer dış kaynaklı dokümanın güncelliğinin izlenmesinden birimler sorumludur.

SORULAR

İLGİNİZE TEŞEKKÜRLER