PLANLAMA

Planlama Kavramı ve İşletmeler Açısından Önemi Yönetim fonksiyonlarından birincisi ve en önemlisi planlamadır. Plansız bir girişimin başarı şansı yoktur. Çok bilinen “eğer nereye gitmek istediğinizi bilmiyorsanız her yol sizin için makbuldür” sözü planlamanın yaşamdaki önemini ifade eder.

Plan ve Planlama Plan, bugünden gelecekte nereye ulaşılmak istendiğinin kararlaştırılmasıdır. Tanımdan da anlaşılacağı gibi plan bir kararlar toplamıdır. Karar vermek ile plan yapmak bir anlamda aynı şeydir. Aradaki tek fark, planların birden fazla kararı içermesi, bir kararlar toplamı olmasıdır. Plan gelecek ile ilgili bir olgudur. Her plan gelecekle ilgili belirlemeler ve düzenlemeler yapar.

Planlama belli bir konuda aşağıdaki sorulara yanıt arama çabasıdır. Ne yapılacak ? İşletme faaliyete geçmeden önce ne yapacağına karar verilmelidir. Bunun için amaçlarını belirlemesi gerekir. Ne zaman Yapılacak ? İşletmelerde yerine getirilen tüm faaliyetlerin birbirini tamamlaması gerekir. Bir faaliyetin yapılabilmesi için diğer bir faaliyetin bitirilmesi gerekir. Bu nedenle işlerin yerine getirilme sırası ve zamanı önceden saptanmalıdır.

Nasıl Yapılacak ? Bu soruya yanıt bulabilmek için öncelikle faaliyetlerin, projelerin ve programların hazırlanması daha sonra da stratejilerin, politikaların , yöntemlerin ve bütçelerin amaçlara uygun olarak düzenlenmesi gerekir. Nerede Yapılacak ? Yerine getirilecek tüm faaliyetlerin hangi birimlerde ve hangi mekanlarda gerçekleştirileceği belirlenmelidir.

Kim tarafından yapılacak ? Planlanan faaliyetlerin her biri kimler tarafından yapılacak? Bu faaliyetleri yerine getirecek kişililerin yetki ve sorumlulukları ne olacak ? Ast üst ilişkileri nasıl düzenlenecek? Bu sorulara doğru ve net yanıtlar vermek amaca etkin ve verimli biçimde ulaşmayı sağlayacaktır. Neden Yapılacak ? İşletme içinde yerine getirilen tüm çabaların dolaylı yada dolaysız olarak belirlenen amaca hizmet etmesi gerekir. Planlama aşamasında öngörülen her eylemin bu açıdan analiz edilmesi gereksiz çabaların ayıklanmasını sağlayacaktır.

Hangi maliyetle yapılacak ? Planlamada öngörülen faaliyetlerin mali yükünün belirlenmesi gerekli parasal önlemlerin alınması açısından önemlidir. Hangi sürede yapılacak ? Öngördüğümüz faaliyetlerin mali yerine getirilme sürelerinin saptanması, birbirine bağlı faaliyetlerin aksamamasını sağlayacak, planladığımız amaca ulaşma yolunda harcadığımız toplam zamanı ortaya çıkaracaktır.

Yöneticilerin Planlamaya Gereken Önemi Vermemelerinin Nedenleri Günümüzün işletmeleri yoğun bir rekabet ortamında faaliyet gösterirler. Ayakta kalmak, rakiplerinin önüne geçmek ve yaşamlarını sürekli kılmak, işletmelerin temel hedefleridir. Bu uğraşta gidilecek yolun ve izlenecek stratejilerin ayrıntıyla belirlenmesi yaşamsal bir önem taşır. Bunun için plan yapmak gerekir. Oysa çoğu işletmede planlama konusuna gereken önemin verilmediği de bir gerçektir.

Yöneticilerin Planlamaya Gereken Önemi Vermemelerinin Nedenleri Planlama, yöneticilerin zamanlarını alan ve mali kaynak gerektiren bir faaliyettir. Bazı işletmeler planlama ile elde edilecek kazançların bu uğurda harcanacak zaman ve maliyet kaybına deymeyeceğine inanırlar. Oysa planlama araştırma, masraf ve zaman gerektirir ama yöneticilerin geleceği görmesini, birimler arası koordinasyonun gerçekleşmesini ve amaca en kısa yoldan ulaşılmasını sağlar.

Yöneticilerin Planlamaya Gereken Önemi Vermemelerinin Nedenleri 2. Ülkede yaşanan ekonomik, sosyal ve siyasal sorunların yoğunluğu geleceği tahmin etmeyi dolayısı ile plan yapmayı güçleştirir. Bu tür ortamlarda pek çok yöneticinin “önümü göremiyorum, gelecekle ilgili nasıl doğru tahminlerde bulunabilirim?” türünden yakınmalarını duymak mümkündür. Gerçekten belirsiz ve değişken ortamlar planlamayı güçleştirir. Ancak bu tür ortamlar planlama yapmaktan vazgeçmeyi değil tam tersine planlamaya önem vermeyi gerektirir.

Yöneticilerin Planlamaya Gereken Önemi Vermemelerinin Nedenleri 3. Planlar, yöneticilerin faaliyetlerini hangi doğrultuda yerine getirmeleri gerektiğini ortaya koyarlar. Kimi yöneticiler, planların inisiyatif kullanmalarını engellediğini, yetkilerini kısıtladığını ve faaliyet alanlarını daralttığını öne sürer. Planların bu tür sorunlara neden olduğu söylenemez. Yöneticilerin belli bir plan ve strateji doğrultusunda çalışmaları rastgele ve ani kararlar vermelerinden, sınama yanılma yoluyla doğruyu bulmalarından çok daha yararlı olacaktır.

Yöneticilerin Planlamaya Gereken Önemi Vermemelerinin Nedenleri 4. Planlar tüm yöneticileri bağlar. Bazı işletmeler sistematik bir planlamanın, tüm yöneticilere ve kadrolara ek yük getireceğine, onların çalışma düzenini bozacağına ve görevlerinin bir kısmını gereği gibi yapmalarına engel olacağına inanırlar. Bu inanç planlamanın yanlış anlaşılmasından ileri gelir. Yöneticilere planlama süreci içinde aktif görevler verilir, her aşamada görüş ve önerileri alınacak olursa, bu tür sorunlar ortadan kalkacaktır.

PLANLAMANIN YARARLARI Planlama, yöneticilerin olaylar hakkında düşünmelerine, bu olayları izlemelerine ve gelişmeleri işletmenin amaçları doğrultusunda yönlendirmelerine yardımcı olur. Planlama, yöneticileri günü yaşamaktan kurtarıp geleceği tahmin edebilme deneyimi kazandırır. Planlama, işletmelerin tüm faaliyetlerinin belirlenen ortak amaca uygun bir şekilde gerçekleştirmesini sağlar. Planlama, tüm faaliyetlerde akılcı olmayı ve ekonomik davranmayı sağlar.

Planlama, gelecekteki belirsizlikleri azaltır. 5. Planlama, yöneticileri yetki devrine yönelterek, onların temel işlevlere zaman ayırmalarını sağlar. 6. Yönetimin son işlevi olan denetim, planlama varsa anlam kazanır ve etkin bir şekilde yerine getirilir. Planlama, işletme kaynaklarının en iyi biçimde kullanılmasını sağlayarak, verimliliği artırır. Planlama, gelecekteki belirsizlikleri azaltır. Planlama, yöneticilere alacakları kararlarda yol gösterir.

Planlamanın Özellikleri Bunların birincisi, planlamanın geleceğe dönük düşünme, değerleme, araştırma ve inceleme faaliyeti olmasıdır. İkinci temel özelliği ise, amaç risk ve varsayımlar ilişkisi olmasıdır. Her yönetici alacağı kararlarda belli bir amaca ulaşmayı hedefleyecek, bazı varsayımlara dayanacak ve belirli riskleri göze alacaktır. Üçüncü temel özelliği, esnek ve devingen olmasıdır. Planlar bir kez yapıldıktan sonra hiç değiştirilmeden bırakılmazlar.

PLANLAMA SÜRECİ BİRİNCİ AŞAMA Misyon ve vizyonun Açıklanması İKİNCİ AŞAMA Amaçların Belirlenmesi ÜÇÜNCÜ AŞAMA Varsayımların Belirlenmesi Denetlenmeyen varsayımlar Kısmen denetlenebilir varsayımlar Denetlenebilen varsayımlar DÖRDÜNCÜ AŞAMA Alternatiflerin Belirlenmesi BEŞİNCİ AŞAMA Alternatifler arasında seçim yapılması Alternatiflerin karşılaştırılması En uygun alternatife karar verilmesi

Planlama Süreci 1. Aşama Misyon ve vizyonun açıklanması Planlama faaliyetinin işletmenin misyon ve vizyonu doğrultusunda şekillendirilmesi gerekir. Bir yönetim kavramı olarak misyon, işletmenin ne yapmak ve hangi amaçla yapmak üzere kurulduğunu, kendisini nasıl görmek istediğini, işletmenin varlık nedeninin ne olduğunu ifade eder. İşletmeler için hayati değer taşıyan stratejik planların temelini vizyon oluşturur. Vizyon, var olan gerçekler ile gelecekte beklenen koşulları birleştirerek, işletme için arzu edilen bir gelecek imajı yaratmaktır.

Planlama Süreci 2. Aşama Amaçların belirlenmesi Amaçlar, işletmedeki faaliyetlerin nedenini ve niçinini oluştururlar. Doğru belirlenmemiş amaçlar, uygulayıcıları başarısız kılar. Amaçlar bir işletmenin tümünü ilgilendirecek kadar geniş kapsamlı da olabilir. Organizasyonun üst düzeylerinde genel amaçlar, alt düzeylerde ise daha dar kapsamlı, faaliyetlere dönük amaçlar belirlenir. Amaçların etkin ve verimli bir biçimde gerçekleştirilebilmesi için ilgili herkesin genel ve özel amaçlardan haberdar olması ve bu amaçları benimsemesi gerekir.

Planlama Süreci 2. Aşama Amaçların belirlenmesi Amaçların belirlenmesinde şu hususlara dikkat etmek gerekir: Amaçlar mantıklı ve ulaşılabilir nitelikte olmalıdır. Amaçlar net ve açık ifade edilmelidir. Çalışanlar amaçların belirlenmesi çalışmalarına doğrudan ya da dolaylı olarak katılmalıdır. Amaçlar, hiyerarşik bir yapı sergilemelidir.

Amaçlar Hiyerarşisi ANA AMAÇ(lar) I. Kademe Alt Amaçları II. Kademe Alt Amaçları III. Kademe Alt Amaçları

Planlama Süreci 2. Aşama Amaçların belirlenmesi Planlama sürecinin amaç aşamasında, işletmenin gelecekte, belli bir zamanda, neyi, ne miktarda gerçekleştirmek istediği veya nerede, hangi konumda olmak istediği saptanır. İşletme amaçları aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür: İşletmenin yaşamını sürekli kılma Tüketicinin ihtiyacına cevap veren mal ve hizmet üretme Kar elde etme ve karı istikrarlı biçimde artırma İstikrarlı büyüme ve gelişme Pazara hakim olma İşletmenin imajını güçlendirme Yeniliğe açık olma

Planlama Süreci 3. Aşama Varsayımların belirlenmesi Belirlenen amaca ulaşma yolunda alternatifleri belirlemeden önce varsayımların ortaya konması gerekir. Planlama ile ilgili varsayımlar üçe ayrılır: Denetlenemeyen varsayımlar: Tümüyle işletmenin denetimi dışında olan varsayımlardır. Ekonomik, yasal ve siyasal değişiklikler gibi. Kısmen denetlenebilir varsayımlar: Belli ölçüde işletmenin kontrol edebileceği faktörleri kapsar. Verimliliği artırmak, teknolojideki gelişimi uygulamak gibi. Denetlenebilen varsayımlar: Tümüyle işletmenin denetimi altındadır. Personel sayısı, büyüme hızı gibi.

Planlama Süreci 4. Aşama Alternatiflerin belirlenmesi Planlama sürecinin bu aşamasında varsayımlar altında belirlenen amaca “nasıl” ulaşılacağının yolları araştırılır. İzlenebilecek yollar belirlenirken risk payının düşük olmasına, mümkünse hiç denenmemiş yeni bir yol olmasına, basit ve pratik olmasına ve düşük maliyetli olmasına dikkat edilmelidir. Bu süreçte amaca ulaştıracak yollar tek tek olumlu ve olumsuz yönleri değerlendirecek karar vericinin onayına sunulur.

Planlama Süreci 5. Aşama Alternatiflerin arasında seçim yapılması İşletmeyi amacına ulaştıracak alternatifler belirlendikten sonra sıra bu alternatiflerden hangisinin uygulanacağına karar vermeye gelir. Bu aşamada mevcut alternatifler teknik yönden uygulanabilirliliği, maliyet, süresi, başarı olasılığı, beklentilere uygunluğu ve muhtemel sonuçları açısından irdelenir. Karar verici, tüm değerlemelerin ışığı altında, az da olsa sezgilerine de dayanarak izlenecek hareket tarzını belirler.

Plan Türleri Nitelikleri açısından planlar şöyle sıralamak mümkündür: Politikalar: Faaliyetlerin yerine getirilmesinde çalışanlara yol gösteren genel hareket planlarıdır. Prosedürler (yöntemler): Herhangi bir işin nasıl yapılacağını adım adım açıklayan planlardır. - Programlar: Bir planın gerçekleştirilebilmesi için ilgili aşama ve adımları, her birinden sorumlu olan kişileri ve her birinin zamanını belirleyen planlardır.

Plan Türleri Projeler: Genel bir programın birbirinden kesik bir şekilde ayrılan kısmıdır. Bütçeler: Planların, sayısal ifadesidir. Stratejik planlar: Çevresel değişimler doğrultusunda, işletmenin uzun vadeli hedeflerini ve bunlara ulaşma yollarını belirleme çabasıdır.

İyi Bir Planın Özellikleri Genel ve stratejik planları desteklemelidir. Anlaşılabilir, açık ve net olmalıdır. Esnek olmalıdır. Finansal açıdan uygulanabilir olmalıdır. Eldeki kaynakları kullanma olanağı vermelidir. Uygulayıcılar tarafından desteklenmelidir. Kabul edilebilir bir süreyi kapsamalıdır.