TRAKYA KALKINMA AJANSI 2018 Fizibilite Desteği Teklif Çağrısı « 2018 Fizibilite Desteği Teklif Çağrısı Başlangıç Toplantısı

Gündem Mali Destek Yasal Çerçeve Fizibilite Desteği Süreci 5449 Sayılı Kanun ve 4 numaralı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği Destek Yönetim Kılavuzu ve Ekleri Proje Uygulama Rehberi ve Ekleri Sözleşme ve Ekleri Fizibilite Desteği Süreci Teklif Çağrısı Dönemi (Program Yönetimi) Uygulama Dönemi (İzleme ve Değerlendirme, Muhasebe ve Ödeme) İzleme ve Değerlendirme Uygulama Eğitimleri İzleme Ziyaretleri Raporlamalar Ödemeler İzleme ve Değerlendirme Faaliyetlerinin amacı; eksiklik ve hataları bulmak değil, etkin ve kurallara uygun uygulamayı sağlamaktır.

irl Yasal Çerçeve Proje Uygulama Rehberi ve Ekleri 25.01.2006 tarih ve 5449 Sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordinasyonu ve Görevleri Hakkında Kanun ve 15 Temmuz 2018 ve 30479 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği Destek Yönetim Kılavuzu ve Ekleri Proje Uygulama Rehberi ve Ekleri (Satın Alma Rehberi & Görünürlük Rehberi) Sözleşme Özel ve Genel Koşullar https://www.trakyaka.org.tr/tr/33566/Uygulama-Dokumanlari irl

irl Fizibilite Desteği– Uygulama Öncesi Süreç Adımları - Hazırlık - Fizibilite Desteği İlanı - Değerlendirme Ön İnceleme Teknik ve Mali Değerlendirme Genel Sekreterlik -Bütçe Revizyonu - Yönetim Kurulu Onayı İlan Sözleşmelerin İmzalanması irl

Destek Sözleşmesi - Destek Sözleşmesi “Özel Koşullar” (Sözleşme) ve eklerinden oluşmakta olup, Destek yararlanıcısına destek, sözleşmedeki hüküm ve koşullar uyarınca verilir. Destek yararlanıcısı ve ortakları, projenin uygulanması konusunda Ajansa karşı sorumludur. Ek I : Başvuru Formu ve Ekleri Ek II : Destek Sözleşmeleri için Genel Koşullar Ek III : Proje Bütçesi Ek IV : Mülga Ek V : Kalkınma Ajansları Mali Desteklerinden Yararlanan Kamu İdarelerine Tahsis Edilen Kaynakların Kullanımı, Muhasebeleştirilmesi ile Diğer Hususlara İlişkin Usul ve Esaslar (2018 yılı için Bütçe Kanunu Ekli E Cetveli md.74) Ek VI : Mali Kimlik Formu Ek VII : Gerçek veya Tüzel Kişilik Belgesi Örneği Ek VIII : Mülga Ek IX : Nihai Rapor Formu Ek X : Proje Sonrası Değerlendirme Raporu Ek XI : Harcama Teyidi (Gerekli İse) Ek XII : Mali Kontrol Muvafakatnamesi ve Taahhütnamesi Ek XIII : Destek Miktarının Ödenmesi İçin Teminat Belgesi (Gerekli İse) Ek XIV : Haciz Beyannamesi (Gerekli İse) Ek XV : Destek Alma Kurallarına Uygunluk Beyanı Ek XVI : Çifte Finansman Olmadığına Dair Taahhütname Ek XVII : Telif Hakkı Sözleşmesi irl

irl Fizibilite Desteği– Uygulama Dönemi Süreç Adımları - Başlangıç Toplantısı - Uygulama Eğitimleri İzleme Ziyaretleri - İlk İzleme Düzenli İzlemeler Sorun Yönetimi Fizibilite Rapor Taslağı Kontrolü Teknik ve Mali Raporlamalar Fizibilite Rapor Kontrolü Hakediş ve Ödemeler - Satın Alma - Mali Belgeler Neler yapılıyor? İlerlemenin takibi Risk Değerlendirmesi Uygulama Desteği Satın alma Kuralları Görünürlük Kuralları Bütçe ve Faaliyet Uyumu Performans Göstergeleri Belgelendirme ve Destekleyici Belgeler irl

“ Kamu kaynaklarının etkin kullanımı” İzleme & Değerlendirme Unsurları “ Kamu kaynaklarının etkin kullanımı” Denetim Dış Denetim (Harcama Teyidi Raporu) Sayıştay İç İşleri Bakanlığı (Düzenli Denetimler) Bölge Mahkemeleri (Usulsüzlükler) Yararlanıcı Ajans Gerekli önlemleri almak Risk tespitlerini yapmak ve tedbirler almak Revizyonları zamanında yapmak Satın almalarda yararlanıcılara destek olmak Düzenli veri toplama, raporlama ve dokümantasyon Yararlanıcı raporlarını ve fizibilite raporunu incelemek, uygun gördüğü takdirde onaylamak Fizibilite çıktıları ve performans göstergelerinin öngörülen tarih ve maliyette gerçekleştirilmesi Sorun ve eksikliklere çözüm önerileri geliştirmek, takibini yapmak Bilgilendirme toplantıları, eğitimler ve izleme ziyaretleri gerçekleştirmek

Tebligat (Özel Koşullar 6.1) Her türlü iletişim yazılı yapılır. Tüm yazışma ve tebligatlarda sözleşme numarası belirtilir. Ajans, sözleşmede belirtilen adres ve e-posta adreslerini kullanır. Yararlanıcı, e-posta ile kendisine yapılacak bildirimlerin tebligat usulüne uygun olarak kendisine tebliğ edildiğini kabul eder. İletişim bilgileri değişikliği 10 gün içerisinde bildirilmelidir. ! Aksi halde süre ve hak kayıplarından yararlanıcı sorumludur

Teminat Teminat Tutar Destek miktarı* %10 Süre Proje süresi + 3 ay Yenileme/Uzatma Proje süresi uzatılırsa uzayan süre kadar Geri Verme PSDR tesliminden sonra

Alt Yüklenicilerle İlişkiler Yararlanıcının ajans ile imzaladığı sözleşme çerçevesinde ortaklar veya alt yüklenicileri ilgilendiren tüm hususları, ilgili tarafla gerçekleştirilecek olan sözleşmelerde güvence altına alması gerekmektedir. Ajans ile yararlanıcı arasındaki sözleşme Yararlanıcının beklentileri (teknik şartname, vb.) Yararlanıcı ile alt yüklenici arasındaki sözleşme

Fizibilite Destek Süreci – Önemli Tarihler Raporlar Zaman Sözleşme İmzalama Yazılı bildirimden itibaren belge hazırlama 15 iş günü, sözleşme imzalama 10 iş günü içerisinde Proje Başlangıç Tarihi Ajans genel sekreterinin imzaladığı tarihin ertesi günü (Satınalma hazırlıkları sözleşme tarihinden önce başlatılabilir.) Proje Uygulama Eğitimleri İlk izleme ziyaretinden önce PROJE YÜRÜTÜCÜSÜ, SATIN ALMA SORUMLUSU, TEKNİK PERSONEL katılımı zaruridir. İlk İzleme Ziyareti Sözleşme imzalandıktan sonra makul bir süre içerisinde Düzenli İzleme Ziyaretleri Proje uygulama süresi içerisinde Anlık İzleme Ziyaretleri Gerekli görüldüğü hallerde

Fizibilite Destek Süreci- Önemli Tarihler Ajans, yararlanıcı tarafından düzeltmelere cevap verilmesine rağmen belirlenen kriterlere hala uygun olmayan fizibilite raporlarına ait destek sözleşmesini feshetme hakkına sahiptir. Sunulmaması halinde Eksik varsa 1 defaya mahsus eksik evrak bildirimi NİHAİ RAPOR (KAYS) Proje süresi Rapor sunma süresi 30 gün Kabul edilebilir gerekçe varsa ek süre 15 gün Cezai uygulama İnceleme 30 gün Eksik evrak sunma dönemi 7 gün Ödeme 30 gün içerisinde Yararlanıcı, proje süresi bitiminden en az 20 iş günü önce taslak olarak proje kapsamında yapılan çalışmaları ajansa sunmalıdır. Ajans yapacağı ön inceleme ile eksikliklerin giderilmesi talebinde bulunabilir. İhtiyaç halinde yararlanıcıya Fizibilite ile ilgili düzeltme raporu sunulur. 1 defaya mahsus gerçekleşecek olan bu süreç yararlanıcıya yazılı bildirim gittikten sonra 10 iş günü içerisinde tamamlanır. Eksikleri giderilmeyen faaliyete ilişkin bütçe kalemi uygun maliyet olarak değerlendirilmez ve çıktıları etkileyen durumlar ile ilgili ceza maddesi uygulanır.

Fizibilite Destek Süreci- Önemli Tarihler Proje içeriğini önemli ölçüde etkileyecek değişiklik yapılamaz Sunulmaması halinde Geliş tarihi ! Aksi belirtilmediği sürece takvim günü ZEYİLNAME Ajans tebliği Sunma süresi 20 gün Kabul edilebilir gerekçe varsa ek süre 7 gün Cezai uygulama 15 gün içerisinde ajans cevabı Yararlanıcı ihtiyacı durumunda en kısa sürede BM Sunma süresi 10 gün 15 gün cevap gelmediği takdirde kabul Yararlanıcı ihtiyacı PSDR Sözleşme bitiş tarihinden 3 ay sonra verilebilir Kabul

Harcama usul ve esasları… Satın Alma Harcama usul ve esasları… 4734 sayılı kanunla belirlenen yararlanıcılar (Kamu Kurumu) 4734 sayılı kanun tarafından belirlenmemiş yararlanıcılar (KOBİ, TSO , OSB, Dernek vb.) Tabi oldukları satın alma mevzuatına göre Satın alma Rehberi’ne göre irl ! Ajans, tüm yararlanıcıların ihale süreçlerinde gözlemci olarak yer alabilir ve süreçle ilgili tüm belgeleri yararlanıcılardan talep edebilir.

Hibe Ödemeleri Ön Ödeme % 0-60 Nihai Ödeme % 10-?? AJANS HESABI HİBE PROJE HESABI Ön Ödeme % 0-60 Nihai Ödeme % 10-?? Yönetim kurulu kararı ile belirlenir. Ödemeler, hak ediş esasına göre gerçekleştirilir ve Ajans, usulüne uygun olarak yapılmış harcamalara eş finansmanı oranında katılır. Tüm ödemeler Ajans Hesaplarından T.C. Halk Bank nezdinde açılan PROJE HESABINA aktarılır.

Nihai Rapor Öncesi Gerekli Harcama: Ödemeler Kamu Kurumları Proje Bütçesi: 50.000 Beklenen Yararlanıcı Katkısı: (%0)=0 Beklenen Ajans Katkısı: (%100)=50.000 Ön Ödeme Oranı: %60 Nakit Akışları Yararlanıcı Ön Ödeme Tutarı =0*(%60)=0 Para Yatırma Ön Ödeme Talebi (KAYS) (Yükleniciden gelen taslak rapora göre karar verilir.) A Ajans Ön Ödeme =50.000*(%60)=30.000 Talepten sonra 10 gün içerisinde 30.000 B Nihai Rapor (Yararlanıcı Ödeme) %100 = 50.000 50.000 – 30.000 = 20.000 20.000*(%0)=0 Nihai Rapor (Fatura, Dekont, Ödemeler ve İspatlayıcı Belgeler) C Ajans Katkısı 20.000*%100=20.000 1-2 ay içinde 20.000 D TOPLAM 50.000 Kamu Harici Kurumlar Ön Ödeme Öncesi : A hesaba yatırılır B talep edilir(B harcanır) Nihai Rapor Öncesi Gerekli Harcama: (C+D)ödenir ve D talep edilir

Nihai Ödeme Nihai ödeme alınabilmesi için RAPORLAMA yapılması esastır. Nihai ödeme tutarları raporlama standartlarına uygun harcama belgeleri ve proje hesabından yapılan ödemeler dikkate alınarak belirlenir. AJANS BANKA HESABI HİBE Tüm ödemeler Ajans Hesaplarından PROJE HESABINA EFT/HAVALE yapmak sureti ile yapılır. PROJE HESABINDAN ALACAKLI (YÜKLENİCİ) HESAPLARINA da gene EFT/HAVALE yapmak sureti ile para aktarımı yapılır. YÜKLENİCİ (ALACAKLI) HESABI PROJE HESABI EFT/HAVALE EFT/HAVALE EŞ FİNANSMAN Proje Yaralanıcı Hesabı

Cezai Müeyyideler Nihai raporun, Sözleşme bitiş tarihinden önce ajansın ön değerlendirmesi için sunulması gereken fizibilite rapor taslağının, Uygunluk değerlendirmesi için nihai raporla birlikte sunulması gereken fizibilite raporunun, Bunlara yönelik eksik evrakların, Proje sonrası değerlendirme raporlarının sunulması, gibi proje kapsamında yararlanıcı tarafından gerçekleştirilmesi gereken yazışma ve raporlamaların, bu sözleşmede tanımlanan süreler geçtikten sonra teslim edilmesi durumunda, Ajans her durum için ayrı uygulanmak kaydı ile destek tutarının % 0,1’i oranında günlük gecikme cezası uygulama hakkına sahiptir.

Cezai Müeyyideler Ceza Unsuru FZD -Performans göstergeleri, faaliyetler, -Çıktılar, beklenen sonuçlar Her husus için ayrı %1* Destek Tutarı -Görünürlük usul ve esaslarına uygun olarak gerçekleştirilmeyen her bir uygulama ve faaliyet için Uygun olmayan maliyet+ %1* Destek Tutarı -Erken uyarı raporu ile tespit edilmiş sorunlara 15 gün içerisinde düzeltici önlem alınmaması ve yazılı bilgilendirme yapılmaması halinde -Ajans tarafından tek taraflı fesih kararı halinde Yapılan ödemeler + ödemelerin faizi+ destek tutarı*%10 Bütçe revizyonunda çıkarılmış bir bütçe kaleminin faaliyetine doğrudan bağlı olan proje çıktıları için cezai şart aranmaz

Çıkar İlişkisi Projenin hazırlanmasına katılan herhangi bir firma veya uzman bu hazırlık çalışmasına dayalı ihalelere iştirak etmemelidir. Satın alma yapılan ve/veya teklif alınan kurum, yararlanıcı veya ortak kurum ile herhangi bir organik bağ içerisinde bulunmamalıdır.

Aksi halde ajanstan aldığı desteği yasal faizi ile birlikte geri öder. Çifte Finansman Yararlanıcı, ajans ile imzaladığı sözleşme çerçevesinde hibe desteğinden yararlandığı faaliyet unsurları ile ilgili olarak, aynı konuda başka bir Ulusal ve/veya Uluslararası hibe destekleri kapsamında (Ekonomi Bakanlığı, Avrupa Birliği, Büyükelçilik Hibeleri, Dünya Bankası, UNESCO, Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı, Bilim Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı, Tarım ve Kırsal Kalkınmayı Destekleme Kurumu (TKDK), KOSGEB, TÜBİTAK, vb.) teşvik, hibe kredi, vb. desteğinden yararlanmadığını ve ileride de ikinci bir destekten yararlanmayacağını taahhüt eder. ! Aksi halde ajanstan aldığı desteği yasal faizi ile birlikte geri öder.

Bilgi Paylaşımı Destek yararlanıcısı kendisinin ya da yüklenici firma/kurumun, sözleşme konusu proje/faaliyet kapsamında yapacağı her türlü saha çalışmaları (anket vs.) hakkında uygun iletişim araçlarını kullanarak önceden ajansı bilgilendirmekle mükelleftir. Ajans uzmanları gerekli görürse her türlü saha çalışmalarına ve diğer çalışmalara katılabilir. Destek yararlanıcısı, gerçekleştirilen faaliyetler neticesinde elde edilen araştırma, analiz, raporlama, eğitim notları gibi her türlü dokümanı nihai rapor ekinde, basılı olarak 10 nüsha ve elektronik formatta (CD/DVD) ajansa sunmakla yükümlüdür. Değerlendirme sonucunda revizyon gerektiği takdirde, revizyona tabi çıktılarında tekrar aynı sayıda basılı olarak ajansa gönderilmesi gerekmektedir.

Bilgi Paylaşımı Proje sonuçlarının, raporların ve ilgili diğer belgelerin mülkiyeti ve isim hakkı ile fikri ve sınai mülkiyet hakları destek yararlanıcısına aittir. Ancak destek yararlanıcısı, Ajansa ve Bakanlığa projeden türetilmiş her belgeyi, mevcut fikri ve sınai mülkiyet haklarını çiğnememek koşuluyla serbestçe ve uygun gördüğü şekilde kullanma hakkını verir. Bu çerçevede, söz konusu belgeler, Bakanlık ve Ajans tarafından proje sahibinin ayrıca muvafakati aranmaksızın kullanılabilir. Yararlanıcı, fizibilite çalışmasının fikri mülkiyet hakkı barındırdığını öne sürerek ajansa yönelik raporlama gerekliliklerini ve bilgi paylaşımını aksatamaz.

Telif Hakkı Sözleşmesi Başvuru sahibi sözleşmeyi imzalayarak yapılan çalışma neticesinde oluşturulan eserin orijinal nitelikte olduğunu; yayınlanmak üzere başka hiçbir kurum/kuruluşa verilmediğini; daha önce yayınlanmadığını; gerekli her türlü iznin alındığını garanti eder. Ayrıca; Bu esere ilişkin çoğaltma, yayma, umuma iletim, temsil ve işleme haklarının, eser sahiplerinin dışında Trakya Kalkınma Ajansı tarafından da önceden izin alınmaksızın veya herhangi bir koşul ve şarta tabi olmaksızın, dilediği içerik ve şekilde kullanılabilmesine izin verir.

Kısa Kısa… Maliyetler, proje uygulama döneminde gerçekleşmiş olmalıdır. (Fatura, hizmet teslimi vb.) Damga vergisi ödemekle yükümlü olan kurumlar sözleşmeye ilişkin damga vergisini tek nüsha üzerinden ödemeli ve belgelerini ajansa sunmalıdır. Basılan raporlara mutlaka ajans görünürlüğü ve tekzip metni eklenmelidir.

Proje Sonrasında… Proje tamamlandıktan sonra Ajans tarafından denetim faaliyetleri gerçekleştirilebilecek olup, imzalanan sözleşme ile yararlanıcı; Belgelerin 10 yıl süre ile saklanacağını Görünürlüğün 3 yıl süre sağlanacağını(proje sonrası yeni basılacak nüshalar için) taahhüt etmektedir. Proje kapsamında alımı desteklenen alet, teçhizat, yazılım, malzeme ve sistemler ile yapımı gerçekleştirilen tesislerin mülkiyeti destek yararlanıcısına aittir. Üç yıl boyunca Ajans Genel Sekreteri’nin yazılı ve gerekçeli izni olmadan mülkiyet devri, rehin ve teminat olarak gösterme, projede tanımlanan iş dışında başka işte kullanma söz konusu olamaz, bölge dışına çıkarılamaz. (Aksi takdirde üç katı tutarında tazminat) Atıl vaziyette tutamaz (yasal faiziyle birlikte geri ödeme)

İlk İzleme Ziyareti Öncesinde… Teknik şartnamelerin revize edilerek Kalkınma Ajansından onay alınması ve satın alma hazırlıklarının başlatılması (Ajans sözleşmesi iki tarafça imzalanmadan kesinlikle yüklenici ile sözleşme imzalanmamalıdır!!!) Proje kilit personelinin (proje yöneticisi, satın alma ve raporlama sorumlusu ve teknik personelin[mimar, sanat tarihçisi, mühendis, tekniker vb..], ortak ve iştirakçilerden en az birer temsilci) ziyaret esnasında hazır bulunması Faaliyet planının ve takviminin gözden geçirilmesi (Proje teklif dosyasında gerçekleşmesi taahhüt edilen hususların tekrar gözden geçirilmesi (faaliyetler, proje çıktıları, performans göstergeleri) Proje kapsamında alımı desteklenen alet, teçhizat, yazılım, malzeme ve sistemler ile yapımı gerçekleştirilen tesislerin mülkiyeti destek yararlanıcısına aittir. Üç yıl boyunca Ajans Genel Sekreteri’nin yazılı ve gerekçeli izni olmadan mülkiyet devri, rehin ve teminat olarak gösterme, projede tanımlanan iş dışında başka işte kullanma söz konusu olamaz, bölge dışına çıkarılamaz. (Aksi takdirde üç katı tutarında tazminat) Atıl vaziyette tutamaz (yasal faiziyle birlikte geri ödeme)

İyi dilekler… Açık iletişim Dürüstlük Paylaşım