OSGB Hizmet Yönetim Sistemi İSGGM-ÇSGB Ankara, 09/2017

Sunum Akışı OSGB Yönetimi Planlama Personel Yönetimi Fiziki Yeterlilik Hizmet Yönetimi İletişim Bilgi Yönetimi ve Güvenliği Öz Değerlendirme

Süreçlerin Çıkarılması Yönetim Politikası Hizmet Kılavuzu Değişim Yönetimi Süreçlerin Çıkarılması Yönetim

Yönetim Politikası OSGB Yönetim Politikasında Neler Olmalı Hizmet vereceği işyerlerine sunacağı hizmetlerin içerik ve kalitesi, Taahhütlerini ne şekilde yerine getireceği, Hangi sektörlerde hizmet vereceği, Personel görevlendirme kriterlerini, Performans göstergelerini ve kabul edilebilirlik sınırlarını, Uzun vadede hedeflerini ve bu hedeflere ulaşabilmek için uygulayacağı metotları,

Hizmet Kılavuzu Hizmet Kılavuzunda Neler Olmalı Hangi işlemlerin yapılacağı, Hangi işlemin nasıl yapılacağını, Hangi işten kimin sorumlu olduğunu, Hangi durumlarda nasıl davranılacağını, içerir şekilde hazırlanmalıdır.

Değişim Yönetimi OSGB yönetimi; Hizmet verdiği işyerinde meydana gelen değişiklikler, Mevzuatta yapılan değişiklikler, Sektörde meydana gelen değişiklikler, Bilgi ve teknoloji alanındaki değişiklikler, hakkında bilgi sahibidir ve bu bilgiler ışığında OSGB yönetimi; süreçlerini, yönetim politikasını, hizmet kılavuzunu ve personel yetkinliklerini gözden geçirerek gerekli tedbirleri alır.

Süreçlerin Çıkarılması OSGB sahibi olduğu süreçleri açık bir şekilde tanımla! Süreçlere ait riskleri öngörerek süreçlerini risk bazlı koruma altına al! Süreçlerin hizmet verilen işyeri ile ilgili olduğu durumlar hakkında ilgili işyeri yetkililerini bilgilendir!

Planlama Kriterleri Eylem Planı Değişim Planı Risk ve Fırsatlar Planlama

Planlama Kriterleri Hizmet yönetim hedeflerine ulaşmak için planlama yaparken Ne yapılacağını, Hangi kaynakların gerekeceğini, Kimin sorumlu olacağını, Ne zaman tamamlanacağını, Sonuçların nasıl değerlendirileceğini tayin etmelidir.

Eylem Planı Hizmet Eylem Planında neler olmalı Hangi personelin hangi işyerine gideceği, İşyerlerinde o ay içerisinde gerçekleştirilecek faaliyetler, Ay içerisinde eğitim verilecek ise eğitici, eğitim yeri ve süresi, Dışarıdan hizmet alımı söz konusu ise o ay içerisindeki hizmetlerin nerden, ne zaman ve hangi konularda alınacağı,

Değişim Planı OSGB yönetim sistemindeki değişimi planlarken nelere dikkat etmeli Değişikliklerin amaçları ve potansiyel sonuçlarına, Hizmet yönetim sisteminin bütünlüğüne, Kaynakların varlığına, Yetki ve sorumluluklara,

Risk ve Fırsatlar Risk ve fırsatları enden belirleyeceğiz Hizmet yönetim sisteminin amaçlanan çıktısına/çıktılarına ulaşabileceğine güvence vermek; İstenen etkileri geliştirmek, İstenmeyen etkileri önlemek veya azaltmak, İyileşmenin sağlanması.

Personel Görevlendirme Personel Yönetimi Personel Seçimi Oryantasyon Yetkinlik Personel Görevlendirme Görev Tanımları

Personel Seçimi OSGB personel alımında üç farklı başlık altında işlem yapar: Sektörel tecrübesinden dolayı. İSG tecrübesinden dolayı. Yetiştirilmek üzere.

Oryantasyon Personel görevlendirme öncesinde alacağı yetkinlik eğitimlerinin yanı sıra kurumu temsil etme kapasitesinin kazandırılabilmesi adına Yönetim Politikası, Hizmet Kılavuzu ve süreçler hakkında detaylı bir oryantasyon eğitiminden geçirilir.

Yetkinlik Belli aralıklar ile yetkinliklerin devamlılığının sağlanması amacıyla çeşitli organizasyonlar düzenler veya düzenlenmekte olan organizasyonlara katılım sağlanır. Mevzuat, malzeme, ekipman, sektör ve İSG alanında personelin yetkinliğinin devamlılığını sağlamak üst yönetimin sorumluluğundadır. OSGB yetkinlik kazandırma amacıyla yapacağı çalışmalarda personelin görüşlerini alır

Personel Görevlendirme OSGB hizmet vereceği işyerlerinde yapacağı görevlendirmelerde kişinin; Deneyimlerini, Yetkinliklerini, Özel durumlarını dikkate alır.

Görev Tanımları Personelin görev tanımları işe alınması ile birlikte oluşturulmalı ve bu tarih sonrasında yapılacak her bir değişiklik görev tanımlarına yansıtılarak gerekli güncellemeler yapılmalıdır. Personelin görev tanımlarının güncellenmesi sırasında hangi tarihlerde hangi işlerin personel tarafından üstlenildiği görülebilmelidir. Personelin görev tanımından haberdar olması ve her güncelleme hakkında bilgilendirilmesi esastır.

Fiziki Yeterlilik OSGB yönetimi personelin çalışması için gerekli fiziki şartları yerine getirir. Gerekli çalışma alanı, Ulaşım imkanları, İletişim imkanları, Gerekli ekipman ihtiyaçları OSGB yönetimi tarafından karşılanmalıdır.

Bireysel Yöntemlerin Takibi Hizmet Yönetimi Hizmet Planı İşyeri Bilgileri Sektörel Yaklaşım Bireysel Yöntemlerin Takibi Gizlilik Sürdürülebilirlik

Hizmet Planı OSGB yönetimi vereceği hizmetler hakkında işyeri yetkililerini bilgilendirir ve yetkililerin bu hizmetleri yerine getirmedeki kararlılığını taahhüt altına alır. Hizmetlerin bir kısmının farklı kurum veya kişilerce verilmesi durumunda ilgili kurum veya kişilerin yapacağı işler ile OSGB’nin yapacağı iş ve işlemler bu taahhütte yer almalıdır.

İşyeri Bilgileri Hizmet verilecek işyerine ait: Süreçler İSG alanında yürütülmüş tüm faaliyetler Çalışanlardan özellikli olanlar hakkında işverenden gerekli bilgilendirme alınmalıdır.

Sektörel Yaklaşım Süreçler Malzeme ve Ekipman Çalışma Ortamı Çalışma Yöntemi

Bireysel Yöntemlerin Takibi İşyerinde görevlendirilen İSG profesyoneli kendine özgü yöntemler geliştirmiş olabilir. Bu yöntemlerin uygulanabilirliği gözden geçirilir ve OSGB Yönetim Politikasına uygunluğu yönünden değerlendirilir.

Gizlilik Hizmet verilen işyerine, İşyeri yetkilisine Çalışanına   Hizmet verilen işyerine, İşyeri yetkilisine Çalışanına dair tüm bilgiler OSGB ve görevlendirilen personel tarafından mahremiyet ilkesine uygun şekilde korunur ve üçüncü kişiler ile paylaşılmaz. OSGB yönetimi personelinin mahremiyet ilkesine uygun hareket edip etmediğini kontrol eder ve öz değerlendirmesinde bu konuya yer verir.

Sürdürülebilirlik Hiçbir değişikliğin hizmet verdiğin işyerini olumsuz etkilemesine izin verme! Kişilerden bağımsız bir kontrol ve yönetim modeli geliştir! İş teslim raporu ile hizmetin sonlanması halinde işyerinde kalınan yerden devam edilmesini sağla!

Personel Arası İşyeri ile Bakanlık ile Yönetim ile İletişim

Hizmet verilen işyerinde görevli personellerin kendi arasında kuracağı iletişim ve farklı sebeplerle diğer personel ile kurulması gereken iletişim prosedürü düzenli ve düzensiz iletişim şekilleri olmak üzere ikiye ayrılır. Her iki iletişim şeklinde de; İletişim kanalı, İletişime sebep konu başlıkları, İletişim zamanları ve periyotları hakkında belirsizlik olmayacak surette prosedürler ortaya koyulur.

Bilgi Yönetimi ve Güvenliği Kurumsal Hafıza Bilgi Sağlama/Güncelleme/Paylaşma Doküman Takibi Dokümanlara Ulaşım/ Yetkisi Yedekleme/Koruma

Kurumsal Hafıza OSGB verdiği hizmetlerden elde ettiği teknik bilgiyi kurumsal olarak oluşturduğu hafızada saklar. Bu hafıza yeni bilgiler ile güncellenebilir ve OSGB personeli ve işyeri yetkilileri ile paylaşılabilir. Personelin görev yerinin değişmesi ya da görevinin sonlanması gibi durumlar OSGB’nin verdiği hizmette bir kayba sebebiyet vermemelidir. Kurumsal hafıza kendini OSGB’nin yönetim politikasında ve hizmet kılavuzlarında etkin olarak gösterir ve etkinlik sağlanır.

Bilgi Sağlama/Güncelleme/Paylaşma Bilgiyi Topla Bilgiyi Güncelle Bilgiyi Paylaş

Doküman Takibi Yasal gereklilikler ya da yönetim kararı ile oluşturulan her türlü dokümanın uygun şekilde hazırlanması, arşivlenmesi ve gerekli görüldüğü hallerde ilgili makamlara ulaştırılması üst yönetimin uhdesindedir. Düzenlenecek dokümanların gerçeğe uygunluğu ve istenilen asgari şartları sağladığından emin olunmadan arşive kaldırılması engellenerek ilerde yaşanabilecek problemlerin önüne geçilir.

Dokümanlara Ulaşım/ Yetki Arşive kaldırılan her türlü dokümanın ya da OSGB bünyesinde oluşturulan her türlü bilginin yetkili kılınan kişiler tarafından kolay ulaşılabilir olması sağlanır. OSGB her dokümanı, istendiğinde kolay bir şekilde erişilebilecek şekilde, sistemli bir arşivleme usulü ile arşivler. Hangi tür dokümanlara kimlerin erişebileceği konusunda yetki sınırlamaları belirlenir. Yetkisi bulunmayan kişi veya kişilerin herhangi bir dokümana ya da bilgiye ulaşmasının önüne geçmek adına tedbirleri almak üst yönetimin görevidir. Bilgilerin elektronik ortamda saklanması durumunda bilgi güvenliğini sağlayacak güvenlik tedbirlerini sağlamak OSGB’nin üst yönetiminin görevidir.

Yedekleme/Koruma OSGB sahip olduğu her türlü bilgiyi kaybolması ihtimaline kaşı güvenli bir şekilde yedeklemelidir. Bu yedeklenen bilgilerin de güvenliği ve erişim yetkileri aynı şekilde sağlanmalıdır. OSGB üst yönetimi sahip olduğu fiziksel ya da elektronik arşivin tamamının doğal afetler, bilgi hırsızlığı ve benzeri kayba sebep olabilecek iç ve dış sebeplerden korumak ile yükümlüdür.

Performans Kıstasları Öz Değerlendirme Performans Kıstasları Personel Ek Hizmetler Eylem Planı Eğitimler İşyeri Memnuniyet Anketleri Şikayetler Sapmalar

Performans Kıstasları Yapılacak olan öz değerlendirmelerde belirtilen hususların yeterli kabul edilmesi için gereken asgari kabul edilebilirlik seviyesi hazırlanan eylem planlarında ve hizmet kılavuzlarında açıkça belirtilmiş olmalıdır. Performans kıstaslarının ölçülebilir ve net olması gereklidir. Kişilere verilen görevler ile birlikte kendilerinden beklenen performans değerleri de verilen görevin başlamasından önce çalışanlara bildirilir.

Personel OSGB personelinin her biri için performans değerlendirmesi yapar ve ortaya çıkan sonuçlar doğrultusunda gerekli iyileştirmeleri yerine getirir. Personelin performansını değerlendirirken asgari olarak; Yetkinlik kazanımı, İletişim becerileri, Görevlendirildiği işyerinde sunduğu hizmet, Eylem planına uygun hareket, Bir önceki öz değerlendirmede yapılan tespitler konuları dikkate alınır.

Ek Hizmetler OSGB işyerinin talebi üzerine verdiği veya verilmesini sağladığı ek hizmetlerin performans kıstaslarına uygun şekilde verildiğini denetler. Yapılacak değerlendirme neticesinde OSGB yönetimi gerekli tedbirleri alarak ve işyeri yetkilileri ile bu tespit ve tedbirleri paylaşır.

Eylem Planı OSGB hazırladığı eylem planının gerçekleşme durumunu kabul edilebilirlik sınırları içerisinde değerlendirir. Bu değerlendirmeyi yapacak kişinin bir kişi olması durumunda bu kişinin sorumlu müdür olması, birden fazla kişiden oluşması halinde ekipte sorumlu müdürün de yer alması sağlanır.

Eğitimler Verilen eğitimlerin amacına uygun şekilde verildiği ve eğitime katılan kişilerde beklenen gelişimin sağlandığı gözlemlenir ve raporlanır. Eğitimlerin beklenen performansı ortaya koymadığı hallerde sebepler üzerinde çalışma yapılarak gerektiği hallerde eğitimin tekrarlanması sağlanır.

İşyeri Hizmet verilen işyerlerine sunulan hizmetlerin Yönetim Politikasında ve Hizmet Kılavuzlarında belirtilen kısıtlılıklara uygun olması Eylem Planında yer alan faaliyetlerin zamanında ve performans kriterlerini sağlayacak şekilde yerine getirilmesi üst yönetim sorumluluğundadır. Üst yönetim işyerlerine sunulan hizmetin performans değerlendirmesini hazırladıktan sonra görevli çalışanı ile durumu değerlendirir ve tespit edilen hususların sebeplerini ayrıntılı bir şekilde raporlar. Bu raporda belirtilen hususlar ve çözüm önerileri ile ilgili işyeri yetkilileri konu hakkında bilgilendirilir.

Memnuniyet Hizmet verilen işyerlerine belirli aralıklarla ve hizmetin sonlanması halinde bir defaya mahsus memnuniyet anketi yapılarak verilen hizmetlerin gözden geçirilmesi sağlanır. Bu anketlerin sonuçları işyeri performans değerlendirme raporlarına da yansıtılır. İşyeri yetkililerinin memnuniyet anketinde belirtilen hususlarda ortaya koyduğu tavırların anlamlandırılması gereklidir. Bu anketlerin sonuçlarında ortaya çıkan sonuçlar Yönetim Planlarının ve Hizmet Kılavuzlarının güncellenmesinde kullanılır.

Şikayetler OSGB kendi personelinin, işyeri yetkililerinin ve işyerlerinde çalışan kişilerin kullanabileceği bir şikâyet oluşturma yapısını kurmalıdır. Şikayetlerin gerçeği yansıttığı teyit edildikten sonra gerekli tedbirler alınır ve bu konuda şikayet sahibi kişi veya kişilere bilgilendirmede bulunulur. Şikayetlerin ilgili performans değerlendirmelerine yansıtılması ve gerektiği hallerde Yönetim Planlarının ve Hizmet Kılavuzlarının güncellenmesi gerekir.

Sapmalar Yapılan performans değerlendirmelerinde ortaya çıkan sapmaların sebepleri araştırılmalı ve sebeplerin ortadan kaldırılması için gereken önlemlerin neler olduğu tartışılmalıdır. Alınan önleyici faaliyetlerin beklenen değişiklikleri karşılayıp karşılamadığı da OSGB yönetimi tarafından izlenmeli ve raporlanmalıdır.

Daha iyiye… Hep birlikte. MT