MODÜL 6.4 Taraflarla ilk temasın kurulması Prof. Dr. Yasemin Işıktaç

MODÜL 6.4: TARAFLARLA İLK TEMASIN KURULMASI Tarafların Birlikte ve Doğrudan Arabulucuyu Seçmesi Taraflar, önceden ayrıca bir sözleşme yaparak veya esas sözleşmeye bir “arabuluculuk” maddesi (şartı) ekleyerek arabuluculuk yöntemini kararlaştırabilir. Bu sözleşmede veya şartta, kimin arabulucu olarak görev alacağı önceden kararlaştırılabileceği gibi arabulucunun uyuşmazlık hâlinde taraflarca seçileceği veya seçimin başka kişi veya kuruma bırakılacağı kararlaştırılabilir. Her durumda arabulucu, seçilmesiyle birlikte gerekli hazırlıkları önceden yapmalı, her iki tarafı da detaylı olarak dinlemeli ve tarafların talebini birlikte değerlendirilmelidir. Bu kapsamda, taraflardan biri de diğer tarafı doğrudan arabuluculuğa davet edebilir, bu sürecin denenmesini isteyebilir. Bu konuda karşılıklı ve doğrudan iletişim kurulamıyorsa, söz konusu davet yazılı olarak yapılabilir. Buna ilişkin örnek EK-1’de yer almaktadır.

MODÜL 6.4: TARAFLARLA İLK TEMASIN KURULMASI Arabuluculuk hazırlık aşaması, ilk olarak arabulucunun uyuşmazlık yaşayan taraflarla irtibat kurmasını, anlaşmazlık hakkında yeterli bilgi toplamasını ve anlaşmazlığı çözümlemek için nasıl bir yol izleneceğinin planlanmasını içerir. Planlama süreci, kendi içinde belirli özellikler taşımaktadır. Bu aşamada hedefler ve görevler, çoğu zaman taraflar konuşmak için bir araya gelmeden önce ortaya çıkabilir.

MODÜL 6.4: TARAFLARLA İLK TEMASIN KURULMASI Taraflarla ilk temas şu unsurları içerir: ● Kendini tanıtmak. ● Tarafları tanıştırmak (Daha önce tanışmamışlarsa). ● Taraflara arabuluculuk sürecine katılımları için teşekkür etmek. ● Arabulucunun rolü ve olası arabuluculuk süreci hakkında tarafları bilgilendirmek. ● Tarafların arabulucudan ve süreçten beklentilerini netleştirmek. ● Tarafların sürece ilişkin kaygılarını dinlemek ve tatmin edici cevaplar vermek. ● Tarafların farklılıklarını inceleyerek arabuluculuğa ilişkin dirençlerini gidermek. ● Arabulucunun inandırıcılığını geliştirmek, deneyimlerden bahsetmek. ● Anlaşmazlık hakkında bilgi toplayıp taraflarla ayrı ayrı mı yoksa birlikte mi görüşmenin uygun olacağına karar vermek.

MODÜL 6.4: TARAFLARLA İLK TEMASIN KURULMASI ● Anlaşmazlığa ilişkin arabuluculuk sürecini başlatmak için zamanın uygunluğunu denetlemek. ● Yanıltıcı bilgi, yanlış anlama veya iletişim bozukluğundan kaynaklanan gereksiz anlaşmazlıkları önleyebilecek doğru bilgi temelinden hareket etmek. ● Etkili bir anlaşmazlık çözümü stratejisine ve eğer uygunsa, bütün tarafların belirli koşullarını, ihtiyaç, menfaat ve beklentilerini karşılayacak bir arabuluculuk planı geliştirme aşamasına geçmek. ● Veri toplamada uygun yönteme karar vermek. ● Veri toplama görüşmelerine ilişkin sorular hazırlamak ve yeterli bilgiyi toplamak. ● Gerektiğinde taraflardan ayrı ayrı uyuşmazlığın nedenlerini içeren “uyuşmazlık özeti” göndermelerini istemek. ● Tarafların çok sayıda olması durumunda ilk görüşme ve sonrasına ilişkin sıralamayı belirlemek.

MODÜL 6.4: TARAFLARLA İLK TEMASIN KURULMASI Arabuluculuğa geçme konusunda aşağıdakileri dikkate alarak bir “tamam mı / devam mı” kararı vermek. ● İletilen uyuşmazlık konusunun arabuluculuğa uygun olup olmadığı ● İletilen konuda arabulucunun kendisinin de arabuluculuk yapmaya uygun olup olmadığı ● Tarafların uyuşmazlıkta temsile yetkili olup olmadığı.

MODÜL 6.4: TARAFLARLA İLK TEMASIN KURULMASI Yukarıda sıralan temel noktalar, henüz hazırlık aşamasında bulunan arabulucu ve tarafların sürecin devamına ilişkin isabetli karalar almalarında ve anlaşmazlığın ortadan kaldırılmasında önemli rol oynayacaktır. Bu sayede, kısa sürede çözüme ulaşmak mümkün olabileceği gibi tarafların çıkarlarını koruyan, kalıcı sonuçlar elde edilebilecektir.

MODÜL 6.4: TARAFLARLA İLK TEMASIN KURULMASI Telefon Görüşmesi ile İlk Görüşme Uygulaması Arabuluculuk atama işlemi sonrasında taraflar ile yapılacak ilk temas / telefon görüşmesidir.

MODÜL 6.4: TARAFLARLA İLK TEMASIN KURULMASI Arabuluculuğun Tercih Edilmesinin Nedenlerine İlişkin Bilgilendirmede Vurgulanacak Noktalar; ● Gönüllülük (voluntary) ● Gizlilik ve güven (confidentiality and trust) ● Adil olma ve eşitlik ilkeleri (fairness and equality) ● Arabulucunun taraflarca seçilmesi (party selected mediator) ● Menfaat temelli bir süreç (interest-based process) ● Kazan / kazan sonucu elde etme (win / win outcome)

MODÜL 6.4: TARAFLARLA İLK TEMASIN KURULMASI ● Özel bir usul (private process) ● Daha az masraf yapılması (less cost) ● Daha az zaman harcanması (less time) ● Daha iyi bir çözüme ulaşılması (better settlement / resulution) ● Gelecekteki ilişkilerin korunması (preserve future relations) ● Tarafların kişisel onurlarının korunması (preserve self-esteem / reputation)

MODÜL 6.4: TARAFLARLA İLK TEMASIN KURULMASI Katılımcıların içinden belirlenecek adaylarla telefon görüşmesi yapılarak arabuluculuk süreci hakkında bilgilendirme, diğer tarafı arama ve arabuluculuğa teşvik süreçleri incelenecektir. Katılımcılar, başvuruda bulunan taraf, arabuluculuk sürecinden henüz haberdar olmayan diğer taraf ve arabulucu olmak üzere üçerli gruplara ayrılacaktır: Arabulucu, önce UYAP sisteminden kendisine yapılan atama işlemini yanıtlayacaktır. Daha sonra arabulucu, sistemden kendisine gönderilen bilgileri inceleyerek önce başvuruda bulunan taraf ile görüşüp ayrıntılı bilgi alacak ve süreci açıklayacak, daha sonra diğer tarafı arayarak onu bu sürece davet ve teşvik edecektir. Görüşmenin özellikle telefon aracılığıyla yapılması ve farklı ortamlarda olunması önemlidir.

MODÜL 6.4: TARAFLARLA İLK TEMASIN KURULMASI Bu çalışmada ayrıca tarafların arabulucunun karşısına nasıl geldiklerinin, uyuşmazlık konusunun ne olduğunun ve temsil yetkisinin sorulduğu bir ortamın canlandırılması gerekmektedir. Tarafların arabulucuya ulaşma şekli (doğrudan veya dolaylı) (avukat, mahkeme, arabuluculuk bürosu / UYAP üzerinden) ayrıntılı olarak dikkate alınmalıdır. Sonrasında arabulucu konumundaki kişi, her ihtimal üzerinden taraflara sürece katılmaları konusunda bilgilendirici ve yukarıda sıralanan özellikleri vurgulayıcı bir konuşma yapar. Uygulama etkinliği 20 dakika sürecek ve diğer 15 dakikada katılımcıların değerlendirmeleri alınacaktır. Eğitmen, kâğıtlı tahta üzerinde katılımcıların her birinin bu esnada neler düşündüklerini, hangi noktalar vurgu yaptıklarını, süreci açıklarken ne gibi zorluklarla karşılaştıklarını kısaca kâğıtlı tahtaya yazacaktır.