Resmi Yazışma Kuralları Niyazi ÇİÇEK İstanbul Üniversitesi Edebiyat Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü ncicek@istanbul.edu.tr

Vaka Çalışması Adana Büyükşehir Belediyesinde Genel Sekreter Yardımcısısınız. Belediye Bşk. adına işlem yapıp, imza yetkisi kullanıyorsunuz. Başkan, meslek kursu programlarının düzenlenmesi işini Kültür ve Sosyal İşler Dairesi Başkanlığına bağlı Kültür Şube Müdürlüğüne verdi. Maddi durumu yetersiz olup meslek sahibi olmak isteyen vatandaşlar için elektrik, makine ve mobilyacılık konularında kurs programları düzenlenecektir. Ancak, adı geçen kurslarla ilgili yeterli atölye ve eğitmen bulunmamaktadır. Bundan dolayı Valilik üzerinden Adana İl Milli Eğitim Müdürlüğüne bir yazı ile müracaat ederek, meslek okullarının atölyelerini kullanıp, meslek öğretmenlerinden yararlanmak istediğinizi bildiriyorsunuz. Milli Eğitim Müdürlüğü, açılacak meslek kurslarına katkıda bulunabileceklerini 6 Mart 2016 tarihli ve 44514787-750.10-253 sayılı bir yazı ile daha önce belirtmişti. İlgili Müdürlükten atölye ve öğretmen talebinde bulunduğunuz bir yazı hazırlayınız. Kültür Şube Müdürlüğünde bu işi Ali Kartal takip edip yürütmektedir.

Resmi Yazışmalarla İlgili Prosedürler Mevzuat “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” Resmi Gazete, t. 02.02.2015, s. 29250. 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu Kayıtlı Elektronik Posta Yönetmeliği Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Yayınlar E-Yazışma Teknik Rehberi (http://www.e-yazisma.gov.tr/SitePages/eyasizmaana.aspx) N. Çiçek, Kurumsal Bilgi ve Belge Yönetimi, Marmara Belediyeler Birliği, 2015. E-Kaynaklar Kamu Bilgi Yönetimi Sistemi (http://www.kaysis.gov.tr) Kalkınma Bakanlığı Bilgi Toplumu Dairesi (http://www.bilgitoplumu.gov.tr/)

Tanımlar Resmî yazışma: İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yürüttükleri süreç, Elektronik imza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle bağlantısı bulunana ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi, Elektronik ortam: Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS) ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde bilgi, belge veya dokümanların hazırlandığı ve kayıt edildiği her türlü bilgi ve iletişim teknolojisi araçlarını, Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi, Fiziksel ortam: Kâğıt ortamda yapılan işlemleri, Format: Elektronik dosya türlerini, Dosya planı: Belgelerin hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi, Birim kimlik kodları: Kurum ve birimleri ifade eden rakamlardan oluşmuş sekiz basamaklı kod sistemini, Yazı alanı: Yazı kâğıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı, Üstveri: Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri bilgileri, Zaman damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından güvenli elektronik imza ile doğrulanan zaman kaydını ifade eder.

Resmî Yazışma Ortamları ve Güvenlik Yazılı iletişim, kâğıt veya elektronik ortamda yapılır. Kâğıt için daktilo veya bilgisayar kullanılır. Durumuna göre yazılar faks ile de gönderilebilir. Faksla gönderilen yazışmalarda, beş gün iş günü içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir. Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır. Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır. Kamu kurum ve kuruluşları elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, Resmi Yazışma Yönetmeliğine aykırı olmamak kaydıyla gerekli düzenlemeleri yapabilir.

Nüsha Sayısı, Boyut ve Yazı Alanı Resmî yazışmalar, A4 (210x297 mm) boyutundaki kâğıda çıktı alınacak şekilde hazırlanır. Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir. Times New Roman (12 punto) veya Arial (11 punto) yazı tipi esastır. Gerektiğinde 9 puntoya kadar düşürülebilir. Rapor, analiz vb. metinler farklı yazı tipi kullanılabilir. Metin içerisinde yer alan alıntılar (farklı kaynaktan alınan bilgiler) tırnak içinde ve eğik (italik) yazılabilir. Yazı alanı, sayfanın her alanından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir. Bu alanın dışına sayfa numarası ve varsa ek numarası hariç başka ifade yazılmaz. (M. 4-7)

T.C. İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI İstanbul Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü (2 satır aralığı boşluk) ACELE Sayı : 21233471-915-345/3682 08/10/2016 Konu : Sözleşmeli Personel (2-4 satır aralığı boşluk) ÜSKÜDAR BELEDİYE BAŞKANLIĞINA (Fen İşleri Müdürlüğü) İlgi : a) 13/02/2016 tarihli ve 43633122 -314.01-253/2610 sayılı yazınız. b) Başbakanlık (Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü)’ın 25/01/2016 tarihli ve 65843342-314-3422 sayılı yazısı. (1 satır aralığı boşluk) …… ………… ………… ………… …… …… …… …… …… … … ……… ………………… …… …………. ……… ……… ……… …… …… …… …… .. … … … …… … ……. ………………………………………….. (imza) Fatih TURAN Genel Müdür (1-2 satır aralığı boşluk) Ek: 1- Rapor (… sayfa) 2- CD (… adet) ____________________________________________________________________________________ İSKİ Genel Müdürlüğü Alibeyköy Cad. 34406 Kâğıthane / İSTANBUL Bilgi için: Murat KAYA Tel.: 0212 321 00 00 – 0212 321 10 30 Şef Elektronik Ağ: www.iski.gov.tr Elektronik posta: iski@iski.gov.tr Telefon No: (0212) 3210000 2,5 2,5 2,5 2,5

T.C. İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI İstanbul Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü ACELE Sayı : 21233471-915-345/3682 08/10/2016 Konu : Sözleşmeli Personel ÜSKÜDAR BELEDİYE BAŞKANLIĞINA (Fen İşleri Müdürlüğü) İlgi : a) 13/05/2015 tarihli ve 43633122 -314.01-253/2610 sayılı yazınız. b) Başbakanlık (Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü)’ın 25/05/2015 tarihli ve 65843342-314-3422 sayılı yazısı. …… ………… ………… ………… …… …… …… …… …… … … ……… ………………… …… …………. ……… ……… ……… …… …… …… …… .. … … … …… … ……. ………………………………………….. (imza) Fatih TURAN Genel Müdür Ek: 1- Rapor (… sayfa) 2- CD (… adet) ____________________________________________________________________________________ İSKİ Genel Müdürlüğü Alibeyköy Cad. 34406 Kâğıthane / İSTANBUL Bilgi için: Murat KAYA Tel.: 0212 321 00 00 – 0212 321 10 30 Şef Elektronik Ağ: www.iski.gov.tr Elektronik posta: iski@iski.gov.tr Telefon No: (0212) 3210000

Başlık (Antet) T.C. SEYHAN BELEDİYE BAŞKANLIĞI Fen İşleri Müdürlüğü ADANA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Kültür ve Sosyal İşler Dairesi Başkanlığı Kültür Şube Müdürlüğü DENİZLİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı İhale Şube Müdürlüğü Not: Başlıkların yazımında DETSİS (Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi) kayıtları esas alınır. (M. 8/6)

Sayı ve Evrak Kayıt Numarası Kurum-Birim Kodu Dosya Kodu Evr. Kayıt Numarası Not: e-İmzalı belgelerde kayıt numarasının başına ‘E.’ ibaresi konulur. Bu ibare belge üstverisinde veya belge üzerinde gösterilir. Sayı : 32823597-301.05-E.456 (M. 9/3)

Yazışma Kodları yerine Birim Kodları (DETSİS) Başbakanlığa bağlı İdareyi Geliştirme Başkanlığının yaptığı çalışmayla resmi yazıların “sayı” bölümünde Haberleşme Kodları yerine İdari Birim Kimlik Kodlarının kullanılmasına karar verilmiştir. Bu kapsamda tüm kurum ve kuruluşlara gönderilen resmi yazı ile değişikliğin, Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS) kullanan kurumlarda en kısa süre içerisinde (yıl sonu beklenilmeksizin), EBYS kullanmayan kurum ve kuruluşlar içinse en geç 01/01/2013 tarihi itibariyle hayata geçirilmesi gerektiği bildirilmiştir. Yazışmaların ‘Sayı:’ alanında DETSİS’te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası (Birim Kimlik Kodları) kullanılır. (M. 9/1)

Tarih Sayı : 32823597-301.05-456 04/04/2016 Not: - Tarih, kâğıt belgelerde sayının verildiği zamanı belirtir. - Tarih, sayı ile aynı hizada ve yazı alanının en sağında yer alır. - Tarih 04.01.2015 veya 4 Ocak 2015 ya da 4 OCAK 2015 şeklinde de gösterilebilir. - e-Belgelerde tarih, belge üstverisinde ya da belge üzerinde yer alır. Bu belgelerde e-imza ile birlikte zaman damgası da bulunmalıdır. Damgadaki tarih bilgisi, belge tarihidir. (M. 10)

Konu Sayı : 32823597-301.05-456 11/04/2016 Konu : Meclis kararı hakkında Konu : Meclis kararı. Konu : Meclis kararı hk. Konu : Meclis kararına dair Konu : Meclis Kararı

Konu Sayı : 32823597-301.05-456 11/04/2016 Konu : Meclis kararı hakkında Konu : Meclis kararı. Konu : Meclis kararı hk. Konu : Meclis kararına dair Konu : Meclis Kararı

Konu Sayı : 32823597-301.05-456 11/04/2016 Konu : Meclis Kararı Not : ‘Sayı :’ ile ‘Konu :’ arasında satır boşluğu bırakılmaz. (M. 11)

Konu Sayı : 32823597-841.02.17-877 12/04/2016 Konu : Mehmet Akif Ersoy Kültür Merkezi İnşaatı Hak Edişi (M. 11)

Muhatap (yanlış uygulamalar) ADANA VALİLİĞİNE İl Emniyet Müdürlüğü T.C. ÇUKUROVA KAYMAKAMLIĞINA (İlçe Emniyet Müdürlüğü) YÜREĞİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI’NA , (İmar ve Şehircilik Müdürlüğüne) YÜREĞİR BELEDİYE BAŞKANLIĞINA (İmar ve Şehircilik Müdürlüğü) DENİZLİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞINA (İmar ve Şehircilik Dairesi Başkanlığı Harita Müdürlüğü) ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE (Hukuk Fakültesi Dekanlığı) (M. 12)

Muhatap (yanlış uygulamalar) ADANA VALİLİĞİNE İl Emniyet Müdürlüğü T.C. ÇUKUROVA KAYMAKAMLIĞINA (İlçe Emniyet Müdürlüğü) YÜREĞİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI’NA , (İmar ve Şehircilik Müdürlüğüne) YÜREĞİR BELEDİYE BAŞKANLIĞINA (İmar ve Şehircilik Müdürlüğü) DENİZLİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞINA (İmar ve Şehircilik Dairesi Başkanlığı Harita Müdürlüğü) ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE (Hukuk Fakültesi Dekanlığı) (M. 12)

Muhatap (Şahıs) Sayın Nedim CEYLAN Meclis Mah. Teraziler Sok. No: 23 NOT: Muhatap gerçek kişi ise hitap doğrudan o kişinin ad ve soyadı yazılarak yapılır. Sayın Nedim CEYLAN Meclis Mah. Teraziler Sok. No: 23 34755 Sancaktepe/İSTANBUL NOT: Gerçek kişi olan muhatap mesleki veya akademik bir unvana sahipse, unvan bilgileri mutlara yazılır. Sayın Prof. Dr. Selma KARA Emniyet Mah. Bağlar Cad. No: 42 34696 Üsküdar/İSTANBUL NOT: Makam sahibine hitaben yazılan yazılarda önce kişinin adı-soyadı, alt kısma unvanı yazılır. Sayın Cemil ARSLAN Marmara Belediyeler Birliği Genel Sekreteri

Muhatap (Tüzel Kişiler) ANKARA SANAYİ ODASI BAŞKANLIĞINA Atatürk Mah. Efes Cad. No: 2 35050 Çankaya/ANKARA

Muhatap DAĞITIM YERLERİNE Not: İdare, tarafından gerekli görüldüğü hâllerde dağıtımlı belgelerin muhatap bölümüne ‘DAĞITIM YERLERİNE’ ibaresi yazılabilir. (M. 12/5)

“İlgi:” (Önceki Uygulama) İlgi : 11/10/2011 tarihli ve B.05.O.MİG.O.71.45.10-903-1253/32610 sayılı yazı. İlgi : a) 11/10/2010 tarihli ve B.05.0.MİG.0.71.01.10-903-1253/32610 sayılı yazınız, b) 14/10/2011 tarihli ve M.34.3.BAĞ.0.71.01.00-903-2544 sayılı yazımız, c) Başbakanlığın 26/05/2006 tarihli ve 2006/26 sayılı Genelgesi.

“İlgi:” (Yeni Uygulama) Not: Muhatabın yazısına ilgi İlgi : 19.05.2016 tarihli ve 76124782-651-2548 sayılı yazınız. ____________________________________________________________________________ Not: Muhatap dışında farklı kurumun (ların) yazısına ilgi İlgi : Adana Valiliğinin 17.02.2016 tarihli ve 46624581-640-255 sayılı yazısı. İlgi : a) 11.02.2016 tarihli ve 65545391-903-1253/32610 sayılı yazınız. b) İçişleri Bakanlığı (Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü)’nın 18.02.2016 tarihli ve 32445380 903-1253/32610 sayılı yazısı. c) Seyhan Belediyesi (İnsan Kaynakları Müdürlüğü)’nin 21.02.2016 tarihli ve 14332163- 910.01-2544 sayılı yazısı. d) 04.03.2016 tarihli ve 37724814-910.03-5314 sayılı yazımız. _____________________________________________ Not: Gerçek kişiden gelen bir yazıya ilgi, ad soyad ve yazı tarihi belirtilerek tutulur. İlgi : Zeki CEYLAN’ın 03.02.2016 tarihli dilekçesi. _____________________________________________________________________________ Not: Farklı bir müdürlük kanalıyla gelen yazı ve dilekçelerde, istenirse durum yazının girişinde belirtilebilir. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün 02.10.2016 tarih ve 5221 sayılı yazısı ile Müdürlüğümüze ulaşan 15.09.2016 tarihli dilekçenizde …….

Metin Metne, "İlgi"nin son satırından itibaren bir aralık, "İlgi" yoksa gönderilen yerden (adresten) sonra iki aralık bırakılarak başlanır. Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır. Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraf arasında boşluk bırakılmaz. Gerektiğinde paragraflar harf/rakamla sıralanabilir. Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir. Karşılığı para olan sayılarda yazılış 31.844.702 TL (Otuzbirmilyon sekizyüzkırkdörtbin yediyüziki Türk Lirası) şeklindedir. Çok sayfalı yazılarda, sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi bilgileri ilk sayfada; imza, ek, dağıtım ve iletişim bilgileri son sayfada yer alır. Dört ve dörtten çok haneli sayılar sondan sayılmak üzere üçlü gruplara bölünerek yazılır (22.465.660), kesirler virgül ile (25,33) bölünür. Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır. Kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir.

Metinde Bitiş Cümlesi Resmi yazılar, bir takım resmi protokol kuralları çerçevesinde şekillendiği için anlatımda kullanılan cümleler kadar bitiş ifadeleri de titizlikle seçilir. - Alt makama yazılan yazılar “rica ederim.”, - Üst düzey makamlara yazılan yazılar “arz ederim.”, - Aynı düzey makamlara yazılan yazılar “arz ederim.”, - Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar “arz ve rica ederim.” biçiminde bitirilir. - Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda ‘Saygılarımla.’, ‘İyi dileklerimle.’ veya ‘Bilgilerinize sunulur.’ ifadeleriyle bitirilebilir. - Kişiler tarafından idareye verilen dilekçelerin, ‘… arz ederim.’ veya ‘… rica ederim.’ şeklinde veya başka şekillerde bitirilmesi, dilekçenin işlem alınmasına engel değildir.

İmza (İmza) Hüseyin SÖZLÜ Belediye Başkanı

İmza Örnekleri

e-İmza

Genel Sekreter Yardımcısı İmza (Yetki Devri) (İmza) Nermin AKRAY Belediye Başkanı a. Genel Sekreter Yardımcısı Not: İdari birimler arasındaki iç yazışmalarda yetki devredenin unvanı kullanılmaz.

İmza (Vekâleten) (İmza) Şaban ACAR Belediye Başkanı V.

İki İmza (İmza) (İmza) Hamdi COŞKUN Murat KÜTÜKCÜ Zabıta Denetim Şube Müdürü Zabıta Dairesi Başkanı

Üç İmza (İmza) (İmza) (İmza) Halil AVŞAR Murat KÜTÜKCÜ Bilal GÜVEN Genel Sekreter Yardımcısı Zabıta Dairesi Başkanı Zabıta Denetim Şube Müdürü

Makam Oluru BAŞKANLIK MAKAMINA (İmza) Osman AKKAYA Belediye Başkan Yardımcısı OLUR ..../.…/…. Ahmet Haşim BALTACI Belediye Başkanı

Makam Oluru (İmza) Hüseyin YAVUZ Zabıta Müdürü BAŞKANLIK MAKAMINA (İmza) Hüseyin YAVUZ Zabıta Müdürü Ek: Yönerge Taslağı (12 sayfa) Uygun görüşle arz ederim. .. / .. / …. Abdullah SEVİNÇLİ Belediye Başkan Yardımcısı OLUR .. /.. /…. Hüseyin GÜRLESİN Belediye Başkanı (M.18)

Makam Oluru BAŞKANLIK MAKAMINA Xxxx xxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxx xx xxxx xxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx x (İmza) Yusuf ÖZSIRKINTI Fen İşleri Dairesi Başkanı Uygun görüşle arz ederim. … / …. / …. Mehmet ŞAHİN Genel Sekreter Yardımcısı Şaban ACAR Genel Sekreter OLUR .... /.…/…. Hasan SÖZLÜ Belediye Başkanı

Ek Ek: 1- Rapor (2 adet, 14 sayfa) 2- CD (5 adet) Ek: Resmi Yazı (3 sayfa) Ek: 1- Rapor (2 adet, 14 sayfa) 2- CD (5 adet) Not: - Ek listesi fazla ise ayrı bir sayfada ‘EK LİSTESİ’ başlığı altında gösterilir. - Farklı gerekçelerle üst yazı ile gönderilemeyen ekler ayrı gönderilebilir. - Ayrı gönderilen ve saklanan (arşiv) ekler, üst yazı ile ilişkilendirilir. - Ekte gösterilen malzeme mutlaka gerçekte de yazının ekinde bulunmalı. (M. 16)

Dağıtım Dağıtım: Gereği: Bilgi: Seyhan Belediye Başkanlığına Adana Valiliğine Fen İşleri Şube Müdürlüğü Çukurova Belediye Başkanlığına Not: Dağıtım bilgisi, yazı alanına sığmayacak kadar çoksa, ayrı bir sayfada ‘DAĞITIM LİSTESİ’ başlığı altında gösterilir ve üst yazıya eklenir. (M. 17)

Ekli Dağıtım Dağıtım: Esenler Belediye Başkanlığına (Ek konulmadı) İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığına Plan Proje Dairesi Başkanlığı (Ek-1 konuldu) Not: Dağıtım alanında ‘Bilgi:’ kısmı yoksa, dağıtım yerleri ‘Gereği:’ başlığı yazılmaksızın ‘Dağıtım’ın altına yazılır.

Paraf ...03.2013 Şef : Tahsin ŞANLI Paraf ...03.2013 Müdür : Halime GÜR Paraf ...03.2013 Başkan Yardımcısı : Yunus ÖZTÜRK Paraf Not: e-Belgelerde paraf e-imza ile atılır. Eğer parafı alınacak personelin e-imzası yoksa, elektronik onayı alınır. Onaylar EBYS’nin günlük raporlarında (log) tutulur. Bu raporlar gün sonunda zaman damgasıyla damgalanır, gerektiği kadar saklanır. Saklama süreleri ilişkili oldukları belgenin saklama süresinden az olamaz. (M. 19)

Koordinasyon ….02.2015 Şef : Tahsin ŞANLI Paraf ….02.2013 Müdür : Halime GÜR Paraf ….02.2015 Başkan Yardımcısı : Yunus ÖZTÜRK Paraf Koordinasyon: ….02.2015 Bilgi İşlem Müdürü : Muhsin TAN Paraf (M. 20)

Kurum İletişim Bilgileri _________________________________________________________________________________________________________________ Uğur Mumcu Mahallesi 2347 Sokak No:16 Kartal/İSTANBUL Bilgi için: Fatih ŞAHİN Tel.: +090(212) 444 23 32 Faks: +090(216)4593434 Mühendis e-posta: bilgi@sultangazi.bel.tr Telefon No: (0212) 4445672

Süreli Yazışmalar ve Kişiye Özel Cevaplanama süresi zamanla sınırlandırılmış resmî yazışmalarda ACELE veya GÜNLÜDÜR ibaresine yer verilir. Belirli kişiler için gelen yazılarda KİŞİYE ÖZEL ibaresi bulunur. Bu tür belgeyi sadece ilgili kişi açar. Onun izni olmadan kayda da alınmaz. Acele yazılar derhâl, Günlüdür olanlar ise metinde belirtilen süre içinde cevaplanır. Bu ibareler yazının sağ üst köşesinde tarihin üstünde kırmızı renkli olarak gösterilir. e-Belgelerde ACELE veya GÜNLÜDÜR ibaresi üstveride yer alır. Çok sayfalılarda bu ibareler ilk sayfada gösterilir. (M. 23)

Sayfa Numarası (Örnek: 1/9, 2/7, 5/32). Sayfa numarası, yazı alanının ortasında toplam sayfanın kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir. (Örnek: 1/9, 2/7, 5/32). (M. 25) YAZI ALANI 1/12

Üstveri Elemanları (Belgenin Tanımlama Bilgileri) e-İmzalı belgeler iletilirken ‘e-Yazışma Teknik Rehberi’nde tanımlanan üstveri elemanları kullanılır. İdare, mevzuatta belirtilen elemanlara ilave olarak üstveri kullanabilir. - Belge adı - Sayı - Konu - Ekler …. (M. 25)

Belgenin Çoğaltılması (Aslına Uygunluk Onayı) Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine "ASLI GİBİDİR" ibaresi yazılarak yetkili tarafından ad, soyad, unvan ve tarih belirtilerek imzalanır. e-İmzalı bir belgeden çıktı alınması durumunda, yetkili tarafından çıktının uygun bir yerine ‘BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR’ ibaresi konur. Çıktı, idarece yetkilendirilmiş görevlinin adı, soyadı ve unvanı belirtilmek suretiyle imzalanır. Tarih ve sayı bilgileri EBYS aracılığıyla çıktı üzerine yazdırılır. Çıktıda başlık, sayı, tarih gibi bilgilerin bulunmaması durumunda, üstveri çıktısında yer alması sağlanır. Belge çıktısı ile üstveri çıktısı ilişkilendirilir ve bu durum yetkili tarafından belge paraflanarak belirtilir. Zorunlu olmadıkça e-imzalı belgelerin çıktısı alınmaz; elektronik ortamda kaydedilmesi, gönderilmesi ve dosyalanması esastır. (M. 26)

Belgenin Fiziksel Ortamda Gönderilmesi ve Alınması - Gizlilik dereceli belgelerin fiziksel ortamda gönderilmesi esastır. Güvenlik tedbirleri alınmak kaydıyla elektronik ortamda da gönderilebilir. - Belgeyi gönderen idarenin adres bilgisi, tarih ve sayı zarfın sol üst köşesine; muhatabın adı ve adresi zarfın ortasına yazılır. Varsa ACELE, GÜNLÜDÜR bilgisi zarfın sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir. - İdareye gelen belgelere ait üstveriler kaydedilir. Gerektiğinde e-imzalı gelen belgeler çıktı alınarak da işleme konulabilir. - Kayıt bilgileri, fiziksel belgenin ön veya arka yüzüne kayıt kaşesi basılarak kaydedilir. - KİŞİYE ÖZEL ibaresi taşıyan zarf veya belgeler açılmadan ilgiliye teslim edilir. (M. 27)

Belgenin Elektronik Ortamda Gönderilmesi/Alınması - e-İmzalı olmasına rağmen bu ortamda iletilemeyen belgeler çıktı alınıp uygunluk onayı yapıldıktan sonra gönderilir. - Gönderilme ve alınma sırasında mutlaka üstveriler kaydedilerek kayıt tutulur. - İdareler arasında iletilecek belgeler ‘e-Yazışma Teknik Rehberi’nde (e-YTR) tanımlanan kurallara uygun şekilde oluşturulur. İdareler, e-YTR’ye uymayanları geri iade etme hakkına sahiptir. - e-YTR uygun oluşturulmasına rağmen açılamayan belgeler, iki iş gününün sonunda gönderen idareye bildirilir. Aksi halde belge açılmış, içeriğine erişilmiş sayılır. - İdareler arasında e-belgelerin gönderilmesi ve alınması, üçüncü bir taraf (KEP) aracılığıyla kayıt altına alınarak gerçekleştirilir. - EBYS kurulmamış idarelerde e-belgelerin alınıp işleme konulması, çıktı alınıp onaylanarak gerçekleştirilir. (M. 28)

Belgenin İadesi ve Cevap Süresi - Muhatabı olmadığı hâlde fiziksel ortamda gelen belge asıl muhatabı anlaşılamıyorsa gönderene iade edilir. - e-Belgeler için de durum aynıdır. (M. 29) - İdare içi ve dışı görüş, bilgi ve belge talep yazıları günlü yazılır. - Süre belirtilmeyen belge talepleri idareye ulaşmasının ardından beş iş günü; görüş ve bilgi talepleri ise on beş iş günü içinde yerine getirilir. - Bilgi ve görüş taleplerinde, gerekçesi belirtilerek ek süre talep edilebilir. (M. 30)

Tekit Yazısı ve Uygun Yazılmayan Belgeler - Belgeye süresi içinde cevap verilmemesi durumunda muhataba tekit yazılabilir. (M. 31) - Resmi Yazışma Yönetmeliğe uygun yazılmayan belgelere verilecek cevabi yazılarda ilgili maddeler belirtilerek muhatap uyarılabilir. - Durumun devam etmesi halinde -süreli belgeler hariç- gerekçe belirtilerek iade edilebilir. (M. 32)

Sabırla Dinlediğiniz İçin Teşekkür Ederim Niyazi ÇİÇEK ncicek@istanbul.edu.tr bilgibelgeci@gmail.com