MODERN YÖNETİM TEORİSİ SİSTEM YAKLAŞIMI

SİSTEM KAVRAMI Sistem; “belirli parçalardan (alt birimlerden, alt sistemlerden) oluşan, Bu parçalar arasında belirli ilişkiler olan, Bu parçaların aynı zamanda dış çevre ile ilişkisi olduğu, bir bütün”dür.

Bu doğrultuda “sistem” denildiği zaman belirli parçalardan (bölümlerden, alt-sistemlerden) oluşan bir bütün anlaşılmaktadır. Burada; bütünü oluşturan parçaların her birinin kendine özgü işleyiş özelliği olması, ve Aynı zamanda her birinin etkinliğinin de diğer parçaların işleyişine bağlı olması, Parçaların durumunda ya da işleyişindeki değişimin diğer parçaları (alt sistemleri) ve sistemin bütünün etkileyebilmesi Sistemi diğer yaklaşımlardan ayıran en önemli özelliklerdir.

SİSTEM YAKLAŞIMININ GENEL ÖZELLİKLERİ Sistem-alt sistem özelliği Açık ve kapalı sistem özelliği Dış çevre özelliği Sistemin sınırları Entropi özelliği Değişkenler ve parametreler Dinamik denge özelliği Girdi-Çıktı-Geribesleme(Feedback) özelliği

Sistem-alt sistem özelliği Bir sistem çeşitli parçalardan oluşmaktadır. Bu parçalar alt-sistem olarak adlandırılır. Mekanik, biyolojik, sosyal tüm sistemlerin alt sistemleri vardır. Eğitim ve ücret yönetimi, insan kaynakları yönetiminin bir alt sistemidir. İnsan kaynakları bölümü de işletmenin alt sistemidir. İşletme ise bulunduğu endüstrinin alt sistemidir.

Bir sistem olarak işletme Ülke ekonomisi X endüstri dalı Rakip işletme İşletme Rakip işletme İKY Pazar lama Ar-Ge Üre tim Finans Rakip işletme Y endüstri dalı

Açık-kapalı sistem özelliği Her sistem belirli bir çevrede faaliyet gösterir. Sistem ile faaliyette bulunduğu çevre arasında enerji, bilgi ve materyal alışverişi varsa, bu tür sistemler açık sistem, yoksa, sistem kapalı sistemdir. Biyolojik ve sosyal sistemler açık sistemlerdir. Mekanik sistemler ise genellikle kapalıdır. Açık sistem, çevresinden veya başka sistemlerden enerji, bilgi ve materyal alır, bunları işler ve çeşitli formlarda tekrar çevresine veya başka sistemlere gönderir.

Girdi-Süreç-Çıktı-Geribesleme özelliği Girdi, sistemin belirli bir düzeyde faaliyet gösterebilmek için çevresinden aldığı herşeydir. Bu girdiler belirli bir teknolojik süreç ile çıktılar (mal/hizmetler) haline gelir. Çıktılar tekrar sistemin dışında yer alan çevreye verilir. Geri besleme, bu akışın normal ve kesintisiz olmasını sağlamak amacıyla çıktı ve süreç safhalarından girdi safhasına doğru olan bir bilgi akışını ifade eder. Bu akış sistemin dengeli durumunu korumasını sağlar.

Dış çevre Süreç (transformasyon) Girdiler çıktılar Geri Besleme Hammadde Ve malzemeler Finansal kaynak İşgücü Enerji Pazar bilgisi Mal ya da hizmet Kar/zarar Müşteri tatmini atıklar Sistemin sınırları Geri Besleme (Feedback)

Dış çevre özelliği Bütün sistemler belirli bir çevrede faaliyette bulunurlar. Sistemin dışında kalan her şey çevreyi oluşturur. Kapalı sistemlerin çevreleri ile ilişkileri olmadığından, bu sistemler için çevrenin önemi çok azdır. Fakat açık sistemler için çevre son derece önemlidir. Çevrenin önemi, sistemi ve işleyişini etkileyecek potansiyeli taşımasından ileri gelmektedir.

Sistemlerin sınırları vardır Sınır, sistemin iç yapısına ait değişkenleri, sistemin çevresine ilişkin faktörlerden ayırır. Sınır sistemin nerede başlayıp nerede bittiğini gösterir ve her sistemin bir sınırı vardır. Kapalı sistemlerde sınırlar katı ve çevre ile alışverişe genellikle kapalıdır. Açık sistemlerde ise sınırlar oldukça esnek ve çevre ile alışverişe açıktır.

Örnek olarak, organizasyonlarda üretim birimlerinin kapalı sistem eğilimi göstermesine karşılık pazarlama veya araştırma geliştirme birimleri açık sistem özelliği gösterecek, dolayısıyla bu tür alt sistemlerin sınırları dışarıdan bilgi vs. akışına müsaade edecektir.

Entropi özelliği (pozitif-negatif) Sistemlerde enerjinin tükenmesi, faaliyetlerin bozulması, dengenin kaybolması, karışıklık ve aksamaların belirmesi sonunda sistemin faaliyetlerinin durması yönünde bir eğilim vardır. Bu eğilim entropidir. Tüm sistemlerde entropi vardır. Kapalı sistemlerdeki pozitif entropi, sistemi durduran ve işlevsiz hale getiren bir özelliktir. Oysa açık sistemlerdeki entropi durdurularak, sistemin işleyişini sürdürmesi sağlanabilir. Bunun en önemli nedeni açık sistemlerin çevreden bilgi, materyal, enerji ve kaynak alışverişi ile entropinin olumsuz etkilerini azaltma ve ortadan kaldırma özelliğine sahip olmasıdır. Bu nedenle açık sistemlerdeki entropi negatif özelliğe sahiptir.

Değişkenler-parametreler Bütün sistemlerde, sistemin yapısını ve işleyişini etkileyen faktörler vardır. Bu faktörlerden sistem sınırları içinde olanlar değişken, sistemin sınırları dışında olanlar ise parametre olarak adlandırılır. Açık sistemler hem değişkenlerin hem de parametrelerin etkisi altındadır. Kapalı sistemler ise genellikle değişkenlerden etkilenirler

Dinamik denge özelliği Açık sistemlerin en önemli özellikleri dengeli durumlarını koruyabilmeleridir. Bu özellik geri besleme ve negatif entropi ile ilgilidir. Açık sistemler çevrelerinden aldıkları materyal, enerji ve bilgi ile entropinin olumsuz etkilerini ortadan kaldırır ve faaliyetlerini çevre koşulları ile dengeli bir şekilde sürdürürler.

Değişik girdi-çıktı ilişkisi Kapalı ve mekanik sistemlerde başlangıçta kullanılan girdi ile elde edilecek çıktı ya da sonuçlar arasında doğrudan bir neden-sonuç ilişkisi vardır.Oysa açık sistemlerde aynı sonuçlar değişik girdilerle veya değişik süreçlerin kullanılması ile elde edilebilir. Dolayısıyla biyolojik ve sosyal sistemler çok çeşitli ve değişik girdiler ve farklı süreçler kullanarak amaçlarını gerçekleştirebilirler.

BİR SİSTEM OLARAK ORGANİZASYON Organizasyonlar, çevrelerinden çeşitli kaynakları(girdileri) alan, bu kaynakları işleyerek mal veya hizmet haline getiren(süreç) ve bu mal-hizmetleri(çıktılar) dış çevresine sunan ve yeniden kaynak sağlayan açık sistemlerdir. Organizasyonlar sistem yaklaşımı açısından incelendiğinde üç önemli özellik ortaya çıkar. Bütüncül görüş, çevre, bilgi akışının önemi.

Bütüncül görüş (holism) sistem yaklaşımında esas ağırlık bütün üzerindedir. Açık sistem olarak organizasyonlar, çevre koşullarının özelliklerine ve amaçlarına göre çeşitli alt sistemlere ayrılabilirler(farklılaşma) Sistemin bir bütün olarak ele alınması ise farklılaşmış faaliyetleri ve hedefleri olan alt sistemlerin sinerji yaratacak bir şekilde oluşturulmasıyla ilgilidir.

Organizasyon-çevre ilişkisi Açık sistemler olarak organizasyonlar incelenirken çevre ile olan ilişkiler önem kazanır. Bu doğrultuda sistem düşüncesi; -sistemi oluşturan alt-sistemlerin kendi aralarındaki ilişkilerinin incelenmesini, -sistem içi değişkenlerle dış çevre arasındaki ilişki ve etkileşimin incelenmesini, -sistemin, kendisinin de bir parçası olduğu daha büyük sosyal sistem üzerindeki etkilerinin incelenmesini ön plana çıkarmıştır.

Bilgi akışının önemli rolü Açık sistem olarak bir organizasyonun başarısı, bilgi akışının düzenlenmesine bağlıdır. Bilgi (information), sistemin iç değişkenleri ve dış parametrelerinin özellikleri ile ilgili ve sistemin davranışını (karar vermesini) sağlayan mesajlar topluluğudur. Sistemin bu değişkenler ve parametreler hakkındaki bilgisi arttıkça, karar verme sürecindeki belirsizlik azalacaktır. Bilgi akışının sistemin işleyişinde önemli olması nedeni ile açık sistem olarak organizasyonlar bilgi işleme sistemlerine benzetilebilir.

SİSTEM YAKLAŞIMININ YÖNETİCİLER AÇISINDAN SONUÇLARI Yönetici görevini, sadece kendi fonksiyonu açısından yorumlamaktan kurtularak, kendi sisteminin bağlı olduğu diğer alt-sistemleri ve çevre koşullarını da dikkate almaya başlamıştır. Yöneticiye kendi sisteminin amaçlarını daha geniş bir sistemin amaçları ile ilişkilendirmek fırsatını vermiştir. organizasyon yapısının alt-sistemlerin amaçları ile uyumlu bir şekilde tasarlanması sağlanmıştır. Alt sistemlerin değerlendirilmesinde, bu sistemlerin esas sisteme yaptıkları katkı ortaya çıkmıştır. Yöneticilerin ilgisi belirli bir alt-sistemin iç dinamiği yerine alt-sistemler arasındaki karşılıklı ilişkiye çekilmiştir. Yöneticiler dış çevrenin işletme üzerindeki etkilerini daha net değerlendirme imkanına kavuşmuştur.

Organizasyon Teorisi Organizasyon Yapısı Başlıca Süreçler İlgili Değer Yargıları Klasik -Ayrıntılı görev tanımlamaları -Departmanlaşma -Hiyerarşi -Amaçlar -Planlama -Organizasyon -Emir-komuta -Karar verme -Rasyonellik -Çok çalışma -Tüketim değil tasarruf Davranışsal -İnformal organizasyon -İnformal küçük gruplar -Kararlara katılım -Duygular -Anlama -Doğruluk Sistem -Bilgi işleyen bir birim olarak organizasyon -Açık sistem -Bilgi akışı -Alt sistemler arası ilişkiler -Bilgi-Haber -Bilgi işleme -Kontrol -Açıklık -Bütüncülük