Uzaktan Erişim İşletme Yüksek Lisans Programı MAN516T İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ 2017 Bahar Dönemi Hafta – III İnsan Kaynakları Yönetiminde İş Analizi İş Diyaznı Yrd. Doç. Dr. Pınar SOYKUT SARICA

Çalışma Soruları İçinde bulunduğumuz kültürel ortamın İKY faaliyetlerini nasıl etkilediğini sorgulayın. Teknolojik gelişmelerin İKY uygulamalarını nasıl etkilediğini sorgulayın. İşgücü kompozisyonundaki önemli değişiklikler belirleyin. Emek eksikliği yaşanılan koşulda İKY uygulamalarının nasıl olması gerektiğini düşünün Çalışanlardaki bulunması gereken beceri gereksinimleri İKY faaliyetlerini nasıl etkilediğini açıklayınız.

İş Analizi Sanayileşme sürecinde işletmelerin karşılaştıkları çeşitli belirsizliklere çözüm arayan F Taylor, verimliliği arttırmak için iş ve yöntem araştırmalarından hareketle, parça başı ücret sistemi, iş değerlendirme, işgören seçim ve yerleştirme teknikleri, çalışanların yakından ve ayrıntılı olarak kontrolü konularını bilimsel olarak ele alırken, bu çalışmaların başlangıç aşamasını ve temelini iş analizleri oluşturmuştur. İş, bir kişinin faaliyetlerini oluşturan görevlerin toplamıdır. İş analizi, işin kendisini inceler. İşgörenler tarafından tek tek ya da toplu olarak yerine getirilen işin ayrıntılı biçimde incelenmesini amaçlar.(süreç) İş tanımı bilgilerini iş gerekleri doğrultusunda somutlaşıyor. Frederick Taylor: Parça başı ücret sistemi İş değerlendirme İş basitleştirme İşi en küçük parçalara böl Faydaları: İşlerin basitleştirilmesi ile işbirliği ve birleşmiş fonksiyonlu işgücü Eleştiri: Monotonluk ( kaza artar, motivasyon düşer) Tepe yönetimin amaçlarını gerçekleştirebilmesi için işler departmanlara ayrılıyor. Bölümlerin ilişkilerini, faaliyetlerini, sınırlarını belirliyor ( görev ve sorumluluklar ) Bilgilerin toplanması Değerlendirilmesi Düzenlenmesi

İş Analizinin İçerdiği Başlıca Bilgiler ve İş Analizi Süreci slayt kodu: 09 SADECE METİN İş Analizinin İçerdiği Başlıca Bilgiler ve İş Analizi Süreci İşte incelenen bilgiler ; Personelin işlevi ve işin amacı Uygulanan yöntem ve teknikler Kullanılması gereken araç gereç , makine Gerekli yetenek türü ve düzeyi Gerekli bilgi ve deneyim Fiziksel ve sosyal çevre koşulları Süreç; Analiz edilecek işlerin belirlenmesi İş analizi amacının saptanması Analistlerin seçilmesi Bilgi toplama yönteminin belirlenmesi İhtiyaç duyulan bilginin toplanması Toplanan bilginin analizi

İş Analizinin İçerdiği Başlıca Bilgiler ve İş Analizi Süreci slayt kodu: 09 SADECE METİN İş Analizinin İçerdiği Başlıca Bilgiler ve İş Analizi Süreci E. J. McCormick İş Analizi Çalışmaları ile sağlanan bilgileri şöyledir: İşi Oluşturan Faaliyetler İşe yönelik faaliyetler (çoğunlukla ortaya çıkan işi açıklayacak şekilde, bazen de işçinin işi nasıl, neden, ve ne zaman yaptığını belirterek ifade edilir.) İşin içerdiği süreçler Faaliyetlerin kayıtlar (film gibi) Kişisel sorumluluk / hesap verme İşçiye yönelik faaliyetler İşin yapılışı sırasında söz konusu olan beşeri davranışlar(karar alma, hissetme, iletişim, fiziksel eylemler) Temel hareketler (yöntem analizlerinde söz konusu olan) Kişisel iş gerekleri

İş Analizinin İçerdiği Başlıca Bilgiler ve İş Analizi Süreci slayt kodu: 09 SADECE METİN İş Analizinin İçerdiği Başlıca Bilgiler ve İş Analizi Süreci E. J. McCormick İş Analizi Çalışmaları ile sağlanan bilgileri şöyledir: Makine, Araç/Gereç, Teçhizat ve Diğer Yardımcı malzeme İşe ilişkin somut ve soyut öğeler Kullanılan malzeme Yaratılan ürün Kullanılan ya da uygulanan bilgi (hukuk, kimya vb.) Sunulan hizmet İş Performansı İş ölçümü İş Standartları Hata Analizleri Diğer Kaynak: Uyargil, C. 2010

İş Analizinin İçerdiği Başlıca Bilgiler ve İş Analizi Süreci slayt kodu: 09 SADECE METİN İş Analizinin İçerdiği Başlıca Bilgiler ve İş Analizi Süreci E. J. McCormick İş Analizi Çalışmaları ile sağlanan bilgileri şöyledir: İşin İçeriği Fiziksel Çalışma Koşulları İş Programı Örgüt Yapısı Sosyal Yapı Teşvik Edici Unsurlar İş Gerekleri İşe ilişkin bilgi/beceri (eğitim düzeyi, mesleki eğitim, deneyim v.b.) Kişisel özellikler (eğilimler, fiziksel özellikler, kişilik, ilgi alanları) Kaynak: Uyargil, C. 2010

Personel Bulma –İşe Alma slayt kodu: 08 BÜYÜK GÖRSEL İş Analizi Belirli bir işin en küçük ayrıntılarıyla tanımlanıp incelenmesidir. Kaynak: Anadolu Üniversitesi İKY ders notları İş Dizaynı İş Gücü Planlama İş Tanımları İş Gerekleri İş Değerleme Performans Ölçütleri Personel Bulma –İşe Alma İş Analizi Ücretlendirme Eğitim ve Geliştirme Performans Değerleme

İş Analizinin Kullanım Alanları: Örgüt yapısının oluşturulması İş dizaynı (işler yapı olarak daha fazla tatmin edici hale gelir) İK planlama ( iş gerekleri ile nitelik ve niceliği belirleme işe alımında açık ve kesin kriterler oluşturmak). İş değerlendirmesi için her bir işin göreceli önemini ortaya koymayı sağlayacak temel bilgilere ulaşmak. Temin ve yerleştirme ( iş gerekleri ile işgören nitelikleri uyumlu olmalı ) Eğitim ve geliştirme (ihtiyaç belirleme) Ücret yönetimi (iş değerleme iş analizine dayanıyor) Performans değerlendirme ( perf. standartları) Kariyer planının sağlıklı bir şekilde yapılmasını sağlamak. İş güvenliği ve işçi sağlığı (tehlikeleri ortaya çıkarma ) İş ve işçilerin yasal düzenlemelerinin yapılmasında gerekli verileri sağlamak.

İş Analizi Sürecinin Evreleri   İş Analizine Hazırlık Evresi İş analizinin amacının saptanması İş analistleri seçilir-işletme içi uzmanlar- şişletme dışı uzmanlar İş Analizi Bilgilerinin Toplanması Evresi İşlerin seçimi Verilerin toplanması Anket formunun geliştirilmesi-mülakat yapılması (işçinin kendisinden ya da gözetimcisinden) Toplanan bilginin analizi (analiz teknikleri) İş Analizi Bilgilerinin Uygulanması her iş için yöneticinin kullanımına hazır özet tablolar hazırlanır İş tanımları: İşin özellikleri İş gerekleri : Kişinin özellikleri İş standartları: İş özellikleri

Bilgi Toplama Aşamasında Kullanılan Yöntemler slayt kodu: 09 SADECE METİN Bilgi Toplama Aşamasında Kullanılan Yöntemler İş analizleri bilgi toplarken şu sorulara cevap arar: Personel ne yapıyor? (görev) Personel işi nasıl yapıyor? (yöntem ve teknikler) Ne çeşit yardımcı aracılar gerekiyor? (makineler, aletler, donanım) Hangi çıktılar elde ediliyor? (üretilen mal ve hizmet) Ne çeşit bilgi beceri ve deneyim gerekiyor? İşler hangi koşullarda yapılıyor? (çevresel faktörler) İş analiziyle ilgili olarak bilgiler çeşitli şekillerde toplanır. Bunlardan en yaygın olanları: Görüşme Gözlem Anket Gözlem: İş analisti personel işi yaparken fark ettirmeden izler. Fiziksel çevre koşullarını (sıcaklık, ışıklandırma, gürültü) belirlemede üstün bir yöntemdir. Serbest veya Yapılandırılmış Mülakat: Yüz yüze sözel iletişim kurularak bilgi toplanır. Anket: Kısa sürede çok insandan bilgi toplanabilir, ayrıntılı bilgi eksik kalabilir.

İş Analizi Aşamasında Kullanılan Teknikler slayt kodu: 09 SADECE METİN İş Analizi Aşamasında Kullanılan Teknikler İş Envanterleri İşi yaparken harcanan süre, yapma sıklığı, önemi, güçlüğü, öğrenmek için gerekli süre vb. bilgiler personelden istenir. Performans ölçütleri bunlara göre belirlenir. Standartlaştırılmış işler için uygundur. Bir zaman-hareket etüdüdür. Durum Analizi (anket) İşin içeriği ve gerektirdiği personel özelliklerini soran anket kullanılır. Sorulan sorular işle ilgili bilgilerin personele ne şekilde geldiği, personelin bu bilgileri kullanarak ne yaptığı, sonuçları diğer birimlere nasıl ulaştırdığı, diğer insanlarla nasıl ilişki kurduğu, işin fiziksel koşullarını ne olduğu, içerik özelliklerinin ne olduğu şeklindedir. Çok amaçlı bir yöntemdir. Performans ölçütü olarak kullanılamaz.

İş Analizi Aşamasında Kullanılan Teknikler- 2 slayt kodu: 09 SADECE METİN İş Analizi Aşamasında Kullanılan Teknikler- 2 Fonksiyonel İş Analizi İşleri gerekli görülen personel fonksiyonları cinsinden inceler. İşi yapanın bilgiyle (hesaplama, yazma, yorumlama vb.), başkalarıyla (yönlendirme, bilgi verme vb.)ve araç gereçle(çalıştırma, taşıma, tamir etme vb.) ilişkisini ortaya koyar. Çok amaçlı bir yöntemdir. Performans ölçütü olarak kullanılamaz. Kritik Olay Tekniği İşle ilgili olumlu veya olumsuz sonuç veren duruma özgü, somut personel davranışları belirlenir. Cümle haline getirilerek bilirkişi değerlendirmesine sunulur. İstenen ve istenmeyen davranışlar belirlenir. Performans ölçütü olarak kullanılır. Standardize edilmeyen, esnek işlerin analizinde kullanılır.

İş Analizi Bilgilerinin Düzenlenmesi slayt kodu: 09 SADECE METİN İş Analizi Bilgilerinin Düzenlenmesi İş tanımı oluşturulması- Yöneticiler ve personel için hazırlanan özet iş analizleridir. İşin kimliği, özeti, içerdiği görevler, çalışma koşulları bilgilerini içerir. İş tanımları: İş analizi sürecinde toplanan bilgilerin özetlenerek formüle edildiği belgelere denir. İş tanımlarının içerdiği bilgiler: İşin tanıtılması İşin içerdiği görevler İşin ilişkili olduğu diğer işler ve işin gerektirdiği gözetim

görülmektedir.                                                                                                                                                                                      

Etkin bir İş Tanımda işlerin aşağıda belirtilen özellikleri… slayt kodu: 09 SADECE METİN Etkin bir İş Tanımda işlerin aşağıda belirtilen özellikleri…   • Seçim ve Eğitimde: İyi düzenlenmiş görev tanımlarının belirlediği işe ilişkin gereklerle, istihdam veya terfiye ilişkin temel koşullar saptanabilir. Böylece, elde edilen veriler personel seçiminde temel alınabilir. • Yönetimin Geliştirilmesinde: Yönetim işe ilişkin sorunların çözümlenmesi mevcut sistemlerin geliştirilmesini ve potansiyel görev yükümlülükleri belirlerler. Görev tanımları ile yönetim ve denetim kolaylığı sağlanır. Böylece her eğitim ve yerleştirme programlarının etkinliği artırılır. • Meslek Planlamasında: Değişik yönetim fonksiyonlarının başarı ile uygulanmasını içeren görev tanımları ayrıca işdeğerlemesi birlikte; işletme içinde İ.K. planlamasında kullanılır.

Etkin Bir İş Tanımı İçin… slayt kodu: 09 SADECE METİN Etkin Bir İş Tanımı İçin… Sorumluluklar açıkça anlaşılır biçimde ifade edilmelidir. İşler arasındaki ilişkiler açıkça belirlenmelidir. İş tanımları üst yönetici, işgören ve İKY birimi tarafından kontrol edilmeli, ortak görüşe varılmalıdır. İK birimi yapısı ve özellikleri çok değişkenlik gösteren işleri sık sık güncellemelidir. İş analizleri işi yapanı değil, işi analiz etmelidir. Dolayısıyla iş tanımları işi yapan kişiyi değil işin kendisini tanımlamalıdır.  İş analizi işin gerçekte nasıl yapıldığını analiz etmelidir. Ne, niçin, nasıl, nerede, ne zaman, kim tarafından yapıldığını açıklamalıdır. İş tanımlarına karşı olanlar kullanım alanlarını iyi bilmediklerinden esneklik ve yaratıcılıkların engelleneceği düşüncesindedirler. Ancak iyi hazırlanmış iş tanımları işin gerektirdiği esneklik ve yaratıcılık özelliklerini de yansıtırlar.  İş tanımları gereksiz ayrıntıyı içermezler. Tersine durumlarda iş tanımları asıl amacından uzaklaşır ve kullanım kolaylığını kaybederler.

İŞ GEREKLERİ İş gerekleri oluşturulması- İşin yerine getirilmesi için personelin taşıması gereken özelliklerdir. Personel seçimi ve eğitiminde kullanılır. Herhangi bir işi uygun biçimde yapabilmek için kişide bulunması gereken asgari özellikler İş tanımı için genel bir çerçevesini geniş kapsamlı ele alır, iş gerekleri ise sadece işin belirleyici niteliklerini oluşturan faktörleri ayrıntılı bir biçimde inceler. Bir iş gereği formatında bulunması gereken bilgiler. Yetenek Gerekleri: Fiziksel yetenekler, düşünsel yetenekler, eğitim, deneyim, yabancı dil bilgisi, cinsiyet ve yaş gibi. Zorunlu temel bilgiler Çaba Gerekleri: Fiziksel çaba, düşünsel çaba- İşin yapılabilmesi için gereken yetenek, beceri veya özel yetkinliklere ilişkin bilgilerdir. Bu bilgiler, eğitim, öğrenim ve yetiştirme, geliştirme faaliyetleri ile büyük oranda sağlanabilir. Bu bilgilerin eksik olması, işgörenin işini yapmasını aksatır. Sorumluluk: Malzeme ve makine, gözetim, başkalarının güvenliği Çalışma Koşulları: Aydınlatma, ısı, temizlik, gürültü, risk. Özel durum ve şartlar: Kurum bazı işler için alışılmışın dışında özellikler arayabilir. Örneğin, kurum bazı işler için alışılmışın dışında özellikler arayabilir. Çalıştırılacak kişinin bir akrabasının kurumda daha önce çalışmış olması gibi akraba bağlılığı öngörülebilir. Ya da bazı işler için, sertifika, diploma gibi resmi belgelerle yetkinliğin kanıtlanması koşul olarak belirlenebilir.

slayt kodu: 09 SADECE METİN İş Tasarımı İş tasarımı iş ve insan unsurlarını en uygun biçimde birleştirmek amacıyla işin içeriğinin, işe ilişkin ödüllerin ve işin niteliklerinin çeşitli şekillerde düzenlenmesidir. İşlerin çalışanların iş deneyimini ve iş verimini artırmak amacıyla değiştirilmesidir. Uygulamada dikkat edilecek unsurlar: - İşte uzmanlaşma seviyesi İş akışı İş alışkanlıkları İş Bilimi (Ergonomi ilkeleri) İş görenin kapasitesi ve hazır olma seviyesi

Temel İş Tasarımı Yaklaşımları slayt kodu: 09 SADECE METİN Temel İş Tasarımı Yaklaşımları İş Basitleştirme İşler bölünebilen en basit görevlere ayrılırlar. Kısa zamanda öğrenilebilir, öğretilebilir. Hata oranı düşüktür. Standart ve çok sayıda üretim yapılan ortamlarda (montaj hattı vb.) uygundur. Aşırı uzmanlaşma iş tatmininde sorun olabilir. İş Rotasyonu - Job sharing (çok yönlü yetişyirme) Çalışanın yaptığı ya da yapacağı işle ilgili diğer bazı faaliyetlere ya da görevlere geçişi. Çeşitlilik iş tatmini yaratır. Büyük resmin görülmesi ve bütünün anlaşılması açısından öğretici ve motive edicidir. İş Genişletme İşlerin yatay olarak yeni görevlerle yüklenmesi, daha farklı ek işlerle arttırılmasıdır. Ek işler yapısal olarak benzerdir. İşçinin montaj hattındaki arabanın bir yerine bir kaç değişik yerini monte etmesi gibi. Ek işin güçlük derecesi, sorumluluk seviyesi, kullanılan beceriler aynı olduğu için motivasyonda ve iş tatmininde belirgin bir artış sağlamaz.

Temel İş Tasarımı Yaklaşımları-2 İş Zenginleştirme İşlerin dikey olarak yeni görevlerle yüklenmesi, daha farklı ek sorumluluklarla arttırılmasıdır. İşiyle sınırlı olmak şartıyla, planlama, karar alma, yürütme aşamalarında ek sorumluluklar verilmesidir. Montaj hattındaki işçinin işe alınan işçilere montaj eğitimi vermesi gibi. Ek iş farklı güçler, sorumluluklar ve beceriler gerektirdiği için daha maliyetli bir yöntemdir ancak motivasyonda ve iş tatmininde belirgin bir artış sağlar. Ekibe Dayalı İş Tasarımı Özerk çalışma grupları oluşturularak işlerin o çalışma grubu için yeniden tasarlanmasıdır. Grup değişik özerklik sınırları içinde planlama, karar alma, yürütme aşamalarında sorumluluk sahibidir. Grup içi rotasyon iş başında eğitime de olanak tanıdığı ve iş çeşitliliği, yeni beceriler getirdiği için motivasyonda ve iş tatmininde belirgin bir artış sağlar. Esnek İşgücü Uygulamaları Geçici işgörenler Part -time çalışanlar Esnek çalışma saatleri Sıkıştırılmış iş haftaları Evden çalışma

Esnek işgücü stratejileri İş gücünde esneklik Esnek işgücü stratejileri Geçici iş görenler (flexicurity): flexible +security (güvenceli esneklik) :politikası Hızlı gelişme rekabette başarılı olmak için. Outsourcing. Dışsal esnek işgücü. Ücret esnek, h.sonu çalışması. İçsel esneklik iş gücü, İşveren açısından esneklik İşgücü açısından iş ve gelir güvencesi.

Bu hafta İKY’nin ilk işlevi olan İŞ ANALİZİ konusunu inceledik, önümüzdeki hafta dersimizde İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI ve ADAY ARAŞTIRMA VE BULMA konusunu inceleyeceğiz. Önümüzdeki derse kadar şu soruları düşünmenizi rica ediyorum. Haftaya dersimizin başında bu soruların cevaplarını tartışacağız. İş analizi kimler tarafından yapılır ve nasıl bir süreç izlenir? “İş envanterleri” neden zaman hareket etüdü niteliğindedir? “Kritik olay” tekniği işi hangi yönleriyle analiz eder? İş tasarımı Yaklaşımları nelerdir? Çalışma dosyanızda “İŞ/GÖREV ANALİZİ SORU FORMU” örneği bulunmaktadır. Lütfen ilgili dokümanı tamamlayıp tarafıma e mail le ilettin.