Ö ğ r. Gör. Dr. İ nanç GÜNEY Adana MYO BÜRO YÖNETİMİ Muhasebe ve Vergi Uygulamaları Programı

1. Büro Kavramı Büro sözcü ğ ü, Fransızca bir kelime olan “Bureau”dan gelmektedir. Danı ş ma ve kayıt tutma i ş lerinin yürütüldü ğ ü bir i ş yeri, bir i ş letmenin idari i ş lerinin yürütüldü ğ ü yer anlamındadır. Bürolar; yönetme ve kırtasiye (sekreterlik) i ş lerinin yürütüldü ğ ü bir alan olarak yönetim için gerekli veri ve bilgilerin toplandı ğ ı, kayıt altına alınarak yönetimin gerekli i ş lerinin yapıldı ğ ı bir yer, yani kurulu ş lardaki yönetsel i ş lerin yürütüldü ğ ü bölümler ş eklinde tanımlanabilir. Bazı kurulu ş lar büro terimine “bölüm, ş ube, kısım, servis, ofis, kalem, yazıhane, çalı ş ma odası, i ş yeri” gibi kelimeler kullanmaktadır.

Bürolar, gördükleri faaliyetler açısından plan, proje, bütçe, muhasebe, personel ve bunlara benzer pek çok i ş in ve i ş lemin yapıldı ğ ı alanlar olarak tanımlanmaktadır. Gittikçe kompleks bir yapıya bürünen çalı ş ma hayatında bürolar; bu alanda kaydedilen geli ş meler sonucunda “modern büro” ş ekline dönü ş erek, kolay, çabuk, rasyonel ve düzenli çalı ş mayı sa ğ layan, bütün gerekli tesisatı ihtiva eden ideal bir çalı ş ma yeri olarak görülmeye ba ş lanmı ş tır. Gittikçe kompleks bir yapıya bürünen çalı ş ma hayatında bürolar, bu alanda kaydedilen geli ş meler neticesinde “modern büro” ş ekline dönü ş erek kolay, çabuk, rasyonel ve düzenli çalı ş mayı sa ğ layan, bütün gerekli aracı içinde bulunduran ideal bir çalı ş ma yeri olarak görülmeye ba ş lanmı ş tır.

Bürolar gördükleri faaliyetler açısından “plan, proje, bütçe, muhasebe, personel ve bunlara benzer pek çok i ş in ve i ş lemin yapıldı ğ ı alanlar” olarak tanımlanmaktadır. İş levsel açıdan bakıldı ğ ında büro, bir örgütte veya kurumda bilgi üretimi ve akı ş ını sa ğ lamaya yönelik i ş lemler ve bu i ş lemlerin gerçekle ş tirilmesini sa ğ layan insan-makine sistemleri olarak tanımlanabilir. Büro i ş leri sadece örgütün sınırlandırılmı ş bir mekânında yani bir odada ya da katta de ğ il, örgütün tüm alanlarına yayılmı ş bir ş ekilde yapılmaktadır. En üst yöneticiden en alt düzeyde çalı ş an personele kadar her düzeydeki çalı ş an, yazı ş maların yapılması, dosyalama, hesaplama, kaydetme, kopyalama, ileti ş imi sa ğ lama vb. pek çok büro i ş iyle me ş guldür. Yani büro i ş leri tek bir bölümde ya da tek bir birimde de ğ il, yaygın olarak örgütün tümünde uygulanmaktadır. Bu nedenlerle büronun bir mekân ya da bazı faaliyetler olarak tanımlanması yerine i ş levleri ve i ş levlerin özellikleri göz önüne alınarak yapılacak bir tanımlama daha açıklayıcı ve do ğ ru olacaktır.

2. Büro Tanımı Gerek kamu kurulu ş larında, gerek özel tesebbüslerde yöneticilerin, uzmanların, memurların ve sekreterlerin yönetsel islerinin büyük bir bölümünün yürütüldü ğ ü yerlere büro denir. Bürolar; yönetme ve kırtasiye (sekreterlik) islerinin yürütüldü ğ ü bir alan olarak yönetim için gerekli veri ve bilgilerin toplandı ğ ı, kayıt altına alınarak yönetimin gerekli islerinin yapıldı ğ ı bir yer, yani kurulu ş lardaki (yönetsel) islerin yürütüldü ğ ü bölümler seklinde tanımlanabilir. Bürolar gördükleri faaliyetler açısından plan, proje, bütçe, muhasebe, personel ve bunlara benzer pek çok isin ve i ş lemin yapıldı ğ ı alanlardır.

Bu açıklamalar ı ş ı ğ ında geni ş anlamıyla bürolara; bir kurulu ş la ilgili giren ve çıkan evrakın kayıt edildi ğ i, yazı ş malara ait tüm i ş lemlerin yapıldı ğ ı, dosya ve dokümanların saklandı ğ ı bir çalı ş ma birimidir, diyebiliriz veya büroları yönetimin ihtiyacı olan bilgiyi üretmek için insan, malzeme ve araç-gerecin bir bütün olarak bir arada bulundu ğ u ve üretim faaliyetleri için kullanıldı ğ ı yer olarak tanımlayabiliriz. İ lgili literatür incelendi ğ inde büronun farklı tanımları oldu ğ u görülmektedir:  Bir örgütün idari i ş lerinin yürütüldü ğ ü yer.  Yapılacak i ş in niteli ğ ine gore, gerekli insan ve ekipmanla donatılmı ş çalı ş ma yeri.  Kayıtlar tutulan, ş u veya bu ş ekilde ka ğ ıt i ş leriyle u ğ ra ş ılan bir yer.  Kalem ve mürekkep kullanarak, ciltli büyük defterlere elle kayıt dü ş en ve yorucu hesaplar yapan insanların doldurdu ğ u bir oda.

Bu tanımlarda büronun, yapılan i ş ler ya da i ş lerin yapıldı ğ ı mekanla sınırlandırıldı ğ ı görülmektedir. Bu sınırlamalarla büronun tanımlanması yetersiz kalır. Büro i ş leri örgütün yalnızca sınırlandırılmı ş bir mekanında gerçekle ş tirilmez. Büro i ş leri örgütün bir odasında ya da katında de ğ il tüm alanlarında yapılmaktadır. En üst yöneticiden en alt düzey çalı ş ana kadar her düzeyde personel yazı ş maların yapılması, dosyalama, hesaplama, kaydetme, kar ş ıla ş tırma, kopyalama, ileti ş imi sa ğ lama vb.pek çok büro i ş ini gerçekle ş tirir. Büro i ş leri tek bir bölümde ya da tek bir birimle sınırlandırılmamakta, yaygın olarak örgütün tümünde uygulanmaktadır. Büronun örgütler açısından önemi, bilgi üretme, ileti ş imi sa ğ lama; para, stok, kıymetli belge gibi varlıkları koruma merkezi olmasından ileri gelmektedir. Büroda yapılan faaliyetlere ba ğ lı olarak, büro yöneticisinin, uygun ve yeterli bilgiyi, do ğ ru ki ş ilere, do ğ ru zamanda ve do ğ ru biçimde sa ğ laması ve iletmesi gerekir.

Bürolar bilgiyi alan, kaydeden, düzenleyen, aktaran, depolayan yönetim birimleri olarak tanımlanabilir. Bürolar örgütlerin çe ş itli faaliyetlerine ili ş kin bilgileri bir araya toplayan, bu bilgileri kaydeden ve düzenleyen, ihtiyaç duyan bölümlere sunarak onların faaliyetlerini etkili bir ş ekilde yerine getirmelerini sa ğ layan birimlerdir. Bir büro bilgi i ş leme merkezidir. Bilgiler oraya akar, orada depolanır, orada de ğ erlendirilir, ba ş ka bilgilerle yeniden ş ekillendirilerek kullanılır ve da ğ ıtılır. Bürolar “bilgi ve/veya hizmet üretmeye yönelik faaliyetlerin yürütüldü ğ ü insan makine sistemleridir.”

Bilgi ve ileti ş im teknolojileri alanındaki geli ş melere ba ğ lı olarak yapısı ve i ş levleri önemli ölçüde de ğ i ş en bürolar; post-modern örgütlerde bilgi i ş leyen birimler haline dönü ş mü ş tür. Büroların yeni anlamıyla “bilgi i ş leyen birimler” durumuna dönü ş mesi, tasarımlarının da farklıla ş masını gerekli kılmı ş tır. Bilgi ve ileti ş im teknolojisi alanındaki geli ş meler ve teknolojik altyapı, büroları i ş yerine ba ğ lı “sabit bir mekan” olmaktan çıkarmı ş “tele-work” çalı ş ma olana ğ ı sa ğ layarak “mobil bürolar” veya “ev bürolar” gibi yeni büro kavramının geli ş mesine neden olmu ş tur. Teknoloji alanındaki geli ş meler sayesinde büroların asıl i ş levleri olan verileri toplayıp bilgiye dönü ş türme, örgütün iç ve dı ş Çevresi arasında etkin ileti ş im sa ğ lama ve örgütlerde kayıt ve rapor gibi belge üzerinde yapılan i ş lemler dijital ortamlarda yapılmaya ba ş lanmı ş tır.

Bürolarla ilgili genel bir kanı da, büro i ş i ile kırtasiye-kayıt tutma ve yazı i ş lerinin (paperwork) e ş anlamlı oldu ğ udur. Tabii ki bürolarda kayıt tutma ve yazı i ş leri a ğ ırlıklı olarak yapılmaktadır. Ancak, bürolarda çok sayıda ve farklı i ş lerin yapıldı ğ ını ö ğ renince bu kanının tamamen do ğ ru olmadı ğ ını göreceksiniz. Büro i ş leri, sadece i ş letmenin sınırlandırılmı ş bir mekânında, yani bir oda ya da katta de ğ il, i ş letmenin tüm alanlarına yayılmı ş bir ş ekilde yapılmaktadır. En üst yöneticiden en alt düzeyde çalı ş an personele kadar her düzeyde, herkes, yazı ş maların yapılması, dosyalama, hesaplama, kaydetme, kar ş ıla ş tırma, kopyalama, ileti ş imi sa ğ lama vb. pek çok büro i ş iyle me ş guldür. Yani, büro i ş leri, tek bir bölümde ya da tek bir birimde de ğ il, yaygın olarak i ş letmenin tümünde uygulanır. Bu nedenlerle, büronun, bir mekân ya da bazı faaliyetler olarak tanımlanması yerine i ş levleri ve i ş levlerinin özellikleri dikkate alınarak tanımlanması daha açıklayıcı ve do ğ ru olur.

Büronun i ş letmeler açısından önemi, bilgi üretme, ileti ş imi sa ğ lama; para, stok, kıymetli belge gibi varlıkları koruma merkezi olmasından ileri gelmektedir. Büroda yapılan faaliyetlere ba ğ lı olarak, büro yöneticisinin, uygun ve yeterli bilgiyi, do ğ ru ki ş ilere, do ğ ru zamanda ve do ğ ru biçimde sa ğ laması ve iletmesi gerekir. Ayrıca i ş letmenin varlıklarının do ğ ru biçimde korunması da büyük önem ta ş ımaktadır. Bürolar bu temel i ş levlerini yerine getirirken “insan-makine sistemleri” olarak faaliyet gösterirler. Çünkü büroların temel unsuru olan insan, bürodaki i ş leri yapabilmek için makinelerden yararlanır. Böylece “insan-makine- i ş ” üçlüsü büronun en belirgin görünümü olarak kar ş ımıza çıkar.