FEN DAİRESİ BAŞKANLIĞI ATILIM İYİLEŞTİRME TAKIMI

FEN DAİRESİ BAŞKANLIĞI Takım Lideri : Pınar SÜNER Takım Raportörü : Neşe BUÇAN Takım Üyeleri : Bülent KILIÇ Recep COŞKUNKABATAŞ Sinan KOÇAK

FEN DAİRESİ BAŞKANLIĞI 18/11/2009 tarihinde gerçekleştirilen iyileştirme takımımızın ilk toplantısında Takımın adı, lideri ve raportörü belirlendi. Beyin fırtınası yöntemi ile problem havuzu oluşturuldu.

PROBLEM HAVUZU Sıra No PROBLEMLER 1Verilen talimat ve görüşlerle ilgili veri tabanının olmaması 2Tecrübeli eleman eksikliği 3Yetki dağılımının net olmaması 4Başkanlık personelinin eğitim eksikliği 5Elektronik sayfada başkanlığımız adına bölüm olmaması 6Teknik arşivin sayısal ortama aktarılmış olmaması 7Başkanlığın tanıtım eksikliği 8Başkanlık arşivi ile ilgili doküman yönetim sisteminin olmaması 9Arşiv şubesinin mekansal bölünmesi 10Verilen görevlerin zamanında bitirilmemesi 11Her kademede inisiyatif kullanma eksikliği 12Konu bazlı ihtisaslaşma eksikliği 13Kişilerin 657 sayılı kanuna uymaması 14Çok amaçlı kadastro için mevzuat çalışmasının olmaması

FEN DAİRESİ BAŞKANLIĞI Yapılan puanlama sonucunda 6 nolu “ Teknik arşivin sayısal ortama aktarılmış olmaması” problemi 104 puanla en yüksek puanı aldı.

En Yüksek Puana Göre Sıralı Problem Havuzu Sıra No PROBLEMLERToplam Puan 6Teknik arşivin sayısal ortama aktarılmış olmaması104 1 Verilen talimat ve g ö r ü şlerle ilgili veri tabanının olmaması 79 8 Başkanlık arşivi ile ilgili dok ü man y ö netim sisteminin olmaması 62 4Başkanlık personelinin eğitim eksikliği54 5 Elektronik sayfada başkanlığımız adına b ö l ü m olmaması 54 7Başkanlığın tanıtım eksikliği48 2 Tecr ü beli eleman eksikliği Ç ok ama ç lı kadastro i ç in mevzuat ç alışmasının olmaması 44 11Her kademede insiyatif kullanma eksikliği34 10 Verilen g ö revlerin zamanında bitirilmemesi 33 3Yetki dağılımının net olmaması29 13Kişilerin 657 ye uymaması24 12Konu bazlı ihtisaslaşma eksikliği22 9 Arşiv şubesinin mekansal b ö l ü nmesi 17

FEN DAİRESİ BAŞKANLIĞI “ Teknik arşivin sayısal ortama aktarılmış olmaması” problemi için balık kılçığı yöntemi kullanılarak neden analizi yapıldı.

NEDEN ANALİZİ 1 Teknik arşive ilişkin mevzuatın güncel olmaması 1.1Konunun öncelikli ele alınmaması ve iş yoğunluğundan 2Mevcut verilerin çokluğu ve farklılığı 2.1 Yürürlükteki mevzuatın eksikliği (sayısal arşiv ile ilgili elektronik arşivin mevzuatının olmaması), dağınıklık (aynı konuda mevzuatta farklı düzenlemelerin olması) 2.1.1Mevzuatların birleştirilmemesi ve güncellenmemesi 2.2Yürürlükteki mevzuata uyulmaması 2.2.1Kişisel uygulamalar Kontrol eksikliği 3Donanım 4Yazılım

NEDEN ANALİZİ - ÇÖZÜM ÖNERİLERİ Problemin NedenleriÇözümleri AYASAL DÜZENLEME 1 Teknik arşive ilişkin mevzuatın güncel olmaması Fen Dairesi Başkanlığınca oluşturulan "Harita ve Teknik Belgelerin Arşiv Yönerge" taslağına; "Teknik Arşivin Elektronik Ortamda Düzenlenmesine İlişkin Usul ve Esaslar" ında eklenmesi, Yürürlükteki mevzuatın birleştirilerek güncellenmesi, Kontrollerin, denetime ilişkin yetkilerin ayrıntılı olarak açıklanması, ile 2 ay içerisinde çıkartılması, 1.1Konunun öncelikli ele alınmaması ve iş yoğunluğundan 2Mevcut verilerin çokluğu ve farklılığı 2.1 Yürürlükteki mevzuatın eksikliği (sayısal arşiv ile ilgili elektronik arşivin mevzuatının olmaması), dağınıklık (aynı konuda mevzuatta farklı düzenlemelerin olması) 2.1.1Mevzuatların birleştirilmemesi ve güncellenmemesi 2.2Yürürlükteki mevzuata uyulmaması 2.2.1Kişisel uygulamalar Kontrol eksikliği BDONANIM Yasal düzenleme yapıldıktan sonra analiz çalışmaları yapılarak ortaya çıkacak ihtiyaçlara göre donanım ihtiyacı daha net olarak tespit edilebilecektir. Mevcut durum bilinmemektedir. CYAZILIM Yasal düzenleme yapıldıktan sonra analiz çalışmaları yapılarak ortaya çıkacak ihtiyaçlara göre yazılım güncellenebilecektir. Mevcut yazılım deneme amaçlı kısa süre kullanılmış olup, şu anda kullanılmamaktadır.

ÇÖZÜM ÖNERİLERİ İÇİN YAPILACAK ÇALIŞMA PROGRAMI Sıra NoYapılacak İşSorumluSüre 1 Oluşturulan "Harita ve Teknik Belgelerin Arşiv Yönerge" taslağında; "Teknik Arşivin Elektronik Ortamda Düzenlenmesine İlişkin Usul ve Esaslar" ında eklenmesi, Teknik İnceleme Şube Müd. ve Atılım Takımı Oluşturulan "Harita ve Teknik Belgelerin Arşiv Yönerge" taslağında; Yürürlükteki mevzuatın birleştirilerek güncellenmesi, Kontrollerin, denetime ilişkin yetkilerin ayrıntılı olarak açıklanması, Teknik İnceleme Şube Müd

Seçilen problemle ilgili olarak; “ Bölge, Tapu Sicil ve Kadastro Müdürlüklerinin arşivlerinin mevcut durumunun tespiti ile halen uygulana gelen arşivleme sisteminin daha iyi bir hale getirilmesi için alınması gereken önlemler çerçevesinde meri mevzuata göre yapılması gerekenler ve gerekirse mevzuat değişikliği yapılması” amacıyla tarih ve 995 sayılı Makam Oluru ile konunun uzmanlarından komisyon oluşturulduğu tespit edilmiş ;

-Konunun daha geniş katılımlı platformda komisyonca değerlendirileceği, -Aynı konuda mükerrer çalışma olmaması, nedenleriyle takımın çalışmalarının sonlandırılmasına ve konu ile ilgili olarak Başkanın bilgilendirilmesine karar verilmiştir.

TEŞEKKÜR EDERİZ …