TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI FERMAN İYİLEŞTİRME TAKIMI FERMAN İYİLEŞTİRME TAKIMI

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI TAKIM LİDERİ : HAYRETTİN GÜLTEKİN TAKIM RAPORTÖRÜ : ERCAN TUNÇ TAKIM ÜYELERİ : CÜNEYT SERT FERAMIŞ MERCİMEKÇİ MEHMET SUCU MERT ŞAHİN NEVZAT AZAP SEVİL AKYEL ZEKERİYA CANSIZ

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI * 19/03/2010 TARİHİNDE İLK TOPLANTI YAPILDI.TAKIM LİDERİ VE RAPORTÖRÜ SEÇLİDİ. * İYİLEŞTİRME TAKIMIN ADI FERMAN OLARAK OY BİRLİĞİ İLE KABULEDİLDİ.

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI 24/03/2010 TARİHLİ TOPLANTIMIZDA BEYİN FIRTINASI METODUYLA PROBLEM HAVUZU OLUŞTURULDU

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI PROBLEM HAVUZU 1-Kurum kültürü ve motivasyon eksikliği. 2-Atölye tazminatının genelleştirilmesi. 3-Bilgisayar, otomasyon ve donanım bilgi eksikliğinin giderilmesi. 4-Mahzen önündeki çalışma masalarının bulunduğu fiziki ortamın iyileştirilmesi.

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI 5-Görevine uygun teknik donanımın verilmemesi. 6-Geçici görevlendirme işlerinin, personele eşit şekilde dağıtılmaması. 7-Osmanlıca bilgi eksikliğinin giderilmesi 8-Oryantasyon eğitiminin ve eğitim standart dokümanlarının olmaması.

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI 9- Tüm birimlerde farklı Turnike giriş kartlarının kullanılması, 10-Çalışma odalarının ısısının uygun olmaması, 11-Tetkik Memurlarının iş yükü paylaşımının eşit olmaması,

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI 12-Dairede kantin hizmetlerinin olmaması, 13-Yemekhanenin bodrum katında olması nedeniyle personelin rahatsız olması. 14-Daire içerisinde iş düzeyinde gerekli iletişimin olmaması. 15-Arşiv binasının mevcut iç ve dış fiziki güvenlik sisteminin yetersiz olması.

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI 16- Lavabolarda kullanılan kimyasal temizlik malzemesinin yetersizliği. 17-Başkanlığımıza müracaat eden vatandaşlarla iletişimin yetersizliği nedeniyle Kurum imajının zedelenmesi. 18-Başkanlığımızın tanıtımının yetersiz olması. 19-Kurum dışı arşivle ilgili faaliyetlerin takip edilememesi.

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI PROBLEM HAVUZU ÖNCELİK OYLAMASI

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI “Personelin görevine uygun bilgisayar, otomasyon, donanım ve bilgi eksikliği” konusu seçilerek nedenlerin irdelemesi yapıldı; çözüm önerileri sunuldu.

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI NEDENLERİN İRDELENMESİ Sorun 1- İhtiyaç analizi yapılmaması 1.1- Personelin ihtiyacını bildirmemesi, Personeldeki özgüven eksikliği, Personelin ihtiyaçlarını yanlış birime bildirmesi, Personelin yapacağı işle ilgili donanım/bilgi eksikliği,

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI 1.2- İdarecilerin periyodik olarak ihtiyaç güncellemesi yapmamaları. 1.3-Mevcut PC’ ler in donanım yetersizliği 1.4-Donanımın asıl ihtiyaç olan birimlerde kullanılmaması Personelin ihtiyaçları yönünden bilinçli davranmaması Geçmişte yapılan uygulamalar nedeniyle personelin, elindeki donanımı devrettiğinde yeni donanım verilmeyeceği yönündeki kaygısı.

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Çözüm 1- İhtiyaç analizi yapılmak üzere her Şube Müdürlüğü, kullandıkları bilgisayarların teknik özelliklerini, bu bilgisayarlarla yaptıkları işleri ve kullandıkları network’ü (TAKBİS,TARBİS,internet) belirterek, mevcut bilgisayarların ihtiyaçlarına yetip yetmediğini 30/04/2010 tarihine kadar Otomasyon Şubesine bildirecek.

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Çözüm 1.2- Otomasyon Şube Müdürlüğü, diğer müdürlüklerden gelen bilgileri değerlendirerek, fayda/maliyet analizi yaparak ihtiyaç belirleyecek Teknik donanımlarla ilgili tüm ihtiyaçların Otomasyon Şube Müdürlüğünün görüşü alındıktan sonra uygulamaya geçilmesi yönünde gerekli düzenlemenin Daire Başkanı tarafından yapılması.

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Sorun 2- Birimler arası koordinasyon eksikliği, 2.1- Profesyonel iletişim ilkelerinin bilinmemesi Birimler arası taleplerde hiyerarşik düzene uyulmaması.

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Çözüm 2.1- İletişim ilkeleri, Özgüven, Motivasyon v.b. konularında çalışanların eğitilmesi için, Eğitim Dairesi Başkanlığı ile Şube Müdürü Hayrettin GÜLTEKİN ve Mühendis M.Tunç SERT’in gerekli koordinasyonu yaparak, Mayıs ayı içerisinde eğitim verilmesi ile söz konusu eğitimin Kurumun diğer birimlerine de yaygınlaştırılmasının sağlanması.

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Çözüm 2.2- Birimler arası yapılacak taleplerde, hiyerarşik yapının göz önünde bulundurulması, hususunda birimlere,Daire Başkanınca bilgilendirme yapılacak.

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Sorun 3- Taleplerin dikkate alınmaması düşüncesi Yöneticilerin, taleplere karar verecek idarecilerin, tasarruf nedeniyle talebi dikkate almayacaklarını düşünmesi Kurum bazında tasarruf önceliklerinin bulunmaması Taleplerle ilgili fayda/maliyet analizi yapılmaması.

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Çözüm: 3.1 İhtiyaç belirlemede yeterli ve destekleyici açıklamaların iyi yapılması konusunda personelin ve idarecilerin bilgilendirilmesi. 3.2 Tasarruf önceliklerinin belirlenmesi yönünde Genel Müdürlük bünyesinde çapraz fonksiyonlu iyileştirme takımı oluşturulmasının sağlanması.

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Sorun 4-TARBİS’in çalışanlar tarafından optimal kullanılmaması, 4.1- Personelin yeniliğe açık olmaması, 4.2- Modüllerin kullanımındaki bilgi eksikliği Personel sirkülasyonun fazla olması nedeniyle gerekli eğitimlerin periyodik olarak verilmemesi.

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Sorun 4.3- TARBİS ile ilgili sistemin yavaş çalışmasının nedenleri Kullanıcı hatası (1.3) Yazılımın yavaş olması TARBİS ile ilgili, akış şemasına uygun olarak yetkilendirmenin güncelleştirilmemesi.

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI ÇÖZÜMLERSORUMLULARTAMAMLANACAĞI TARİH/SÜRE TARBİS eğitimi ile ilgili doküman hazırlanacak M. Tunç SERT Asiye ÖZBEK 16/04/2010 TARBİS eğitimi ile ilgili, Osmanlıca bilen personele eğitim programı hazırlanacak M. Tunç SERT Asiye ÖZBEK Sevil AKYEL 26/04/2010 tarihli eğitim programına bağlı olarak gerçekleştirilecek. TARBİS eğitimine başlanacakM. Tunç SERT Asiye ÖZBEK Sevil AKYEL Hande İLKOR “ TARBİS modüllerinin kullanımı ile ilgili yetkilendirme güncellenecek Dr. Tahir AYDOĞMUŞ ve Şube Müdürleri 01/06/2010 TARBİS’in yavaş çalışması ile ilgili yüklenici firmadan destek istenecek Dr. Tahir AYDOĞMUŞ ile Arşiv Otomasyon Şube Müdürlüğü 31/05/2010

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI Sorun 5- Bilgisayar kullanıcılarına görevine uygun program eğitimi verilmemesi ve aldığı eğitimle ilgili yazılı doküman eksikliği 5.1-Elektronik belge konusunda bilgi eksikliği.

TAPU ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI ÇÖZÜMLERSORUMLULARTAMAMLANACAĞI TARİH/SÜRE Tapu Arşiv Dairesi personeline bilgisayar işletmenlik Eğitimi için doküman hazırlanacak M. Tunç SERT Nevzat AZAP ? Bilgisayar İşletmenlik Eğitim Programı Oluşturularak Eğitimlere Başlanılacak M. Tunç SERT Nevzat AZAP ? Elektronik Belge Eğitimi Programı Oluşturulmak Üzere Eğitimi Verecek Kişilerle İletişim Kurulacak. Eğitim Gerçekleştirilecek. M. Tunç SERT Sevil AKYEL 26/04/2010 tarihli eğitim programına bağlı olarak gerçekleştirilecek.