Amaç Kişilerin, zamanı etkin biçimde kullanarak verimliliğini arttırması Hedef Zaman yönetiminin önemini açıklayabilmek Zaman tuzaklarını açıklayabilmek Zamanı nasıl israf etmeyeceğini öğrenmek. Zamanın nasıl kontrol altına alınabileceğini öğrenmek. Süre 60 Dakika ZAMAN YÖNETİMİ

Zaman; Yerine konması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan ve herkes için eşit olan bir kaynaktır.

Zaman, bazen hızlı, bazen de yavaş geçer. Bu nedenle zamanı objektif (gerçek) ve sübjektif (algılanan) zaman olarak ikiye ayırabiliriz.

Hepimizin haftada 168 saati var, siz bu saatleri nasıl değerlendiriyorsunuz? Eğer her gün fazladan iki saat verilse, ne yaparız? Başarılı insanın bizden daha fazla zamanı yoktur, bunlar zamanı etkili kullananlardır.

Öyleyse zaman sorunun kendisi değildir. Sorun bizde! Yani sorun ne kadar vaktimiz olduğunda değil, sahip olduğumuz süre içinde neler yaptığımızda.

Aslında insan zamanı yönetmez, yönetemez! Çünkü akreple yelkovanın hareketi bizim yönetimimizin dışındadır. Mesele saati yönetmek değil, kendimizi zaman içinde yönetebilmektir.

Zamanı yönetebilmek mümkün mü? Eğer mümkünse ne tür özellikler ve metodlar gerektirir? Zamanı etkin kullanmamızı önleyen etkenler nelerdir ve nasıl ortaya çıkarlar?

Zamanı İyi Değerlendirmenin Bize Kazandıracakları Kariyer planlaması Okumak İletişim Dinlenme Düşünme

Zaman Yönetimi Zaman yönetimi, amaçlara ulaşmak, yapılan işleri denetlemek, kişinin kendi motivasyonunu geliştirmek açısından önemli görülen bir kişisel performansı geliştirme tekniğidir.

Zaman yönetimi, yanlış işleri hızlı yapmak değildir. Amaç doğru işleri kısa zamanda yapmaktır. “Çok değil akıllıca çalış!”

Zaman Yönetiminin Aşamaları MİSYON STRATEJİK HEDEFLER ÇEVRE ANALİZİKİŞİSEL ANALİZ KARŞILAŞTIRMA PLANLAMA UZUN VADELİ HEDEFLER TAKTİKSEL PLANLAR KISA VADELİ HEDEFLER OPERASYONEL PLANLAR

Zaman Tuzakları Plânsızlık Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak Ertelemek Kesintiler Kendini gereğinden fazla işe adamak Acelecilik Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma Bellek

Rutin ve gereksiz işler Açık kapı politikası (Hayır diyememek) Gereksiz telefonlar Gündemsiz ve verimsiz toplantılar Kararsızlık Yetki verememek Dağınık masa ve büro düzeni Stres ve Sağlık Zaman Tuzakları

Planlama Dikkatli bir planlama iyi bir zaman yönetiminin temelidir Yönetim, planlama ile başlar Ve en önemli aşamadır...

Zaman Planlaması Çoğunlukla ortaya bir sorunun çıkmasının bekleyip sonra kısıtlı bir zaman sürecinde o sorunların üstesinden gelmeye çalışır ve bunu yaparken de zamanın asla yetmediğinden yakınırız. Eğer zamanı kontrol altına almak istiyorsak bunun başlangıç noktası, iyi bir planlamadır.

Hiçbir durumda planlamaya ayıracağımız zaman, planlama yapmadığımız zaman kaybedeceğimiz zamandan daha fazla olmayacaktır

Planlamada kullanılan her dakika uygulamada üç ya da dört dakika kazandırmaktadır.

Planlama Aşamaları Amaçların (hedeflerin) saptanması Faaliyetlerin öncelik sırasına göre tespit edilmesi Tahmini zaman tahsisi yapılması (Planlamanın can alıcı aşamasıdır) Her faaliyete ne kadar kaynak ayrılacağının tespiti Planın gözden geçirilmesi Planın denetimi ve düzeltilmesi

Hedefler

Bir yaşam boyu izleyeceğiniz bir hedefiniz olabilir ama ayrıntılı planlar şu soruya cevap vermelidir: “Bu hedefe ulaşmak için bu hafta ne yapmalıyım?”

Yıllık planlar kabataslak, Aylık planlarda önemli iş ve randevular belirlenmiş, Günlük planlar ise net olmalıdır.

Zaman Tuzakları Plânsızlık Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak Ertelemek Kesintiler Kendini gereğinden fazla işe adamak Acelecilik Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma Bellek

ÖNCELİK SIRASINA KOYMAK Kesinlikle yapılmalı Yapılmalı Yapılması iyi olur

“Doğru şeyi yapmak, işi doğru yapmaktan daha önemlidir” Drucker

Ertelemek Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan erteleme; – Kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen, gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır.

Ertelemenin Nedenleri Bu iş çok büyük, nereden başlayacağımı bilemiyorum. Bu iş bir karar vermemi gerektiriyor, ne yapacağımı bilmiyorum. Bu iş hiç hoş olmayan bir şey yapmamı gerektiriyor. Kendimi pek iyi hissetmiyorum ve bu iş için yeterli enerjim yok. Sabah ve öğleden sonra işe başlamakta güçlük çekiyorum.

Erteleme alışkanlığı en önemli zaman yönetimi tuzaklarından birisidir.

Kesintiler Önemli bir işe yoğunlaştığınızda birisi beş dakikalık bir iş için sizi rahatsız etse belki bu rahatsızlık sizin yarım saatinize mal olacaktır. Rahatsız edilmekten korunmak için bir yönteminiz olmalıdır ve sıkı bir şekilde uygulanmalıdır ki insanlar kabul etsin.

Acelecilik Bazı insanlar zaman baskısından hoşlanırlar. Bunlar aceleci tavır takınarak kendilerini sürekli bir şeyler yapmak zorunda hissederler. Bunlar “A tipi kişilik” olarak adlandırılırlar. Aceleci tavır zaman yönetimine ters düşer.

Kırtasiyecilik ve Verimsiz Okuma Çalışma masalarının üzerinde o an çalışılan konu ile ilgisi olmayan değişik şeylerin bulunması, dikkati dağıtır ve işin yavaşlamasına neden olur. Günlük okumanız gereken metinleri değerlendirin ve önemsiz olanları bir kenara bırakın. Çöpe atılması gereken şeyleri disiplinsizce okumak ve önemsiz materyaller, zamanı boşa harcar.

Daha Hızlı Okuma İçin Temel Kurallar 1. Her satır okurken başınızı soldan sağa çevirmeyin 2. Sözcükleri okurken ağzınızı oynatmayın, ya da yüksek sesle söylemeyin. 3. Tekrar tekrar okumayın. 4. Okuma açınızı genişletin. her yeni satıra geçişte, tek tek sözcüklerle değil sözcük gruplarına bakın. 5. Kenardaki boşluklarla gözünüzü oyalamamak için, okumaya her satırın ikinci ya da üçüncü sözcüğüyle başlayın.

Öğrendiğimiz şeyleri unutmak büyük bir zaman israfıdır

İnsanın İletişim Kapasitesi İletişim OrtamıGeçici Hafızaya Kayıt Hızı Kalıcı Hafızaya Kayıt Hızı Duyma b/s2 b/s Tat, KokuVeri Yok Dokunma b/s40 b/s Gözle İzleme b/s3.125 b/s Bilinçli İzleme b/s b/s İnteraktif İletişim b/s b/s Kaynak: MIT&HPLab proje sonuçları, Palo Alto, 1997

İletişim Cihazları Kapasitesi OrtamVeri AkışıDebisi Telefon b/s64 KB/s TV b/s5 MB/s Bilgisayar b/s10 GB/S Kaynak: MIT&HPLab proje sonuçları, Palo Alto, 1997

Hafızada Kalma Oranları Her 100 birim bilgi, hangi yöntemde ne kadar akılda kalıyor, hatırlanabiliyor? ABD Drexel üniversitesi Mühendislik öğrencileri için geliştirilmiş bir eğitim tecrübesi An Enhanced Educational Experience for Engineering Students E 4 projesi dönemi sonuçları METOD% % Okuma 10 Film izleme 50 Dinleme 20 Sergiyi gezme 50 Resme bakma 30 Gösteri izleme 50 Tartışmaya katılım 70 Konuşma yapma 70 Dramatik sunum yapma 90 Gerçek bir deneyi canlandırma 90 İnteraktif multimedya 90 Bir projeyi gerçekleştirme 90

Rutin ve gereksiz işler Açık kapı politikası (hayır diyememek) Gereksiz telefonlar Gündemsiz ve verimsiz toplantılar Kararsızlık Yetki verememek Dağınık masa ve büro düzeni Stres ve Sağlık Zaman Tuzakları

Rutin ve Gereksiz İşler Uzman kişinin yapacağı bir işi, konuya ilişkin bir fikri olmayan vasıfsız kişiler tarafından yapılacak hale getirilmesi rutin işlerdir.

Hayır Diyememek Eğer ilgilenebileceğinizden fazlasını üstlenirseniz, işleriniz zarar görecektir

Gündemsiz ve Verimsiz Toplantılar Yapılan her türlü toplantı zaman alıcıdır. Sorun, –Gündemi belirlenmeden yapılan, –Normal süresini aşan ve –Amacına ulaşmayan toplantılardır.

Bazı Etkili Toplantı Önerileri Mutlaka bir gündem olmalı. Konuyla ilgili kağıtlar önceden dağıtılmalı. İnsanlar hazırlıklı olmalı. Başkan, toplantıyı iyi yönlendirmeli. Başlangıç ve bitiş zamanı belli olmalı. Duyuru sayfaları ve görsel yardımcılar kullanılmalı. Uzun toplantılarda teneffüs olmalı. Tutanak tutulmalı. Toplantılar eğlenceli olmalı.

Kararsızlık Kararsızlık, zaman ve para kaybına neden olduğu gibi, moralsizliğe de yol açar. “En büyük zaman hırsızı kararsızlıktır!” Charles Flory.

Yetki Verememek *Görevlendirmek risklidir *Çalışanlarım aptaldır *İş yapmak yönetmekten daha zevklidir *Ben bunu daha iyi yaparım *Ben bir uzmanım *Kendim daha çabuk yaparım *Bu işi yapmak hoşuma gidiyor *İnsanlara yardım edeyim *Çalışanlarımın işi başından aşkın

Dağınık masa Dağınık masa; –Yorgunluk, –Verimsizlik, –Baş edememe hissi, –Stres ve hakimiyet yoksunluğu oluşturur, –Ayrıca yaşamınızı kısıtlar.

SorunCevap Önemli bir belgeyi kaybettim; Neden? Masam çok dağınık da ondan Masam niye dağınık?İyi bir dosyalama sistemim yok da ondan. Neden iyi bir dosyalama sistemim yok? Böyle bir sistem oluşturmadım da ondan. Neden böyle bir sistem oluşturmadım? Çok meşguldüm de ondan. Neden bir dosyalama sistemi oluşturamayacak kadar meşguldüm? Acil ve kolay işleri yapıp önemli olan işleri göz ardı ediyordum da ondan.

Stres ve Sağlık Stres enerjinizi emer, karar verme gücünüzü ve performansınızı zayıflatır. Strese tutulmamak için: –Olabilecek en kötü şey nedir? –Beş yıl sonra bunun benim için önemi olacak mı? –Eğer sadece altı aylık ömrüm kalmış olsaydı buna nasıl bakardım?

KURUMDAN KAYNAKLANAN VE ZAMAN KAYBINA NEDEN OLAN ÖĞELER Başkalarının kendilerini değerlendirme biçimleri Diğer çalışanların kötü planları Kurumun genel politikasının olmayışı Kurum norm ve değerlerinin gevşekliği Öncelikli amaçların başkaların ki ile çatışması Yönetimin amaçların önceliklerini çok sık değiştirmesi Görev tanımlarının kötü yapılmış olması Otorite yokluğu Toplantılar Üst makamların kararlarını bekleme Kötü iş haberleşmesi Cevap vereceklerin bulunamayışı Problemlerin yanlış ya da kötü tanımlanması Diğer çalışanların yaptıkları yanlışlar Uzayan akran ziyaretleri Personel fazlalığı Büro personelinin azlığı Uzman personelin azlığı Olumsuz tutumlar Dikkatsizlikler – Başıboşluk – Oyalanma Göreve geç gelmeler

Zaman İyi Kullanmak İçin Birkaç İpucu

NE KADAR İYİ ÇALIŞIYORSUN? KENDİNE SOR: “4N” Nasıl? Ne zaman? Nerede? Niçin? Bu soruların cevaplarını bilmek, önemli alışkanlıklar oluşturmana ya da sahip olduğun alışkanlıklarını iyileştirmene katkıda bulunabilir.

Şu Anda Zamanı Nasıl Kullandığını Analiz Et! Ne zaman ve nerede çalışıyorsun? Genellikle nasıl çalışıyorsun? Ne kadar zamanı boşa harcıyor, ne kadar zamanı akıllıca değerlendiriyorsun? Çalışma zamanının kalitesi nasıldır? Düzenli olarak başvurduğun “bahaneler” nelerdir? Önceliklerin nelerdir?

3. haftalık ve günlük zamanı kullanmanızı planlayın ve programlayın 4. Zirve Enerji Zamanımızı Optimum Kullanım 2. Gereksiz ve uygun olmayan faaliyetleri eleyin 1. sorumluluklar, öncelikleri ve amaçları belirleyin Mümkün olduğunca dağıtım yapın Beklenmedik olaylar için boşluk bırakın Engellerin Çoğunu Mümkün Olduğunca Eleyin veya Azaltın

En İyi Zaman Günün en iyi ve en verimli zamanını tespit etmeliyiz. % :00 Öğle 17:00 En iyi zaman

Zaman Çizelgeleri

Zaman Çizelgesi Nasıl Yapılır? Günlük faaliyetlerin bir listesini yap ve her işin bitirilmesi için gerekli süreyi gerçekçi biçimde hesapla. –Çalışma saatleri. –Yemekler. –Uyku. –Dersler. –Aileyle yapılan şeyler. –Eğlenme zamanı.

En azından her yarım saat için faaliyetlerini kaydet (detaylı). Örneğin ziyaretçilerinin ve telefonla arayanların isimlerini yaz. Süreyi ve sohbet konusunu kaydet. Her faaliyet hakkında yorum yaz. Bazı şeyler her zamankinden uzun mu sürdü? Niçin? Yarıda mı bırakmak zorunda kaldın? Günün sonunda harcanan zamanı topla ve yorumunu da ekle.

Yapılacaklar Listesi

“Yapılacaklar Listesi” Hazırlarken... Bir ajanda/klasör ile endeks kartlarından yararlan. Her akşam ertesi günün listesini hazırla. Bu listeyi hep yanında bulundur ve sık sık bak.

Gerçekçi ol (sadece 24 saat var!!!). Biten işin üzerini keyifle çiz. Gerekli olduğunda yeni maddeler ekle. Bu günün bitirilmeyen işlerini yarının listesine aktar.

Önceliklerini belirle. Öncelikleri belirlerken aşağıdaki soruları kendine sor: -yarına kadar ne yapmalıyım? -şu anda zamanımı en iyi nasıl değerlendirebilirim?

AJANDALAR

Ajandalar düzenli insanlar tarafından tasarlanmıştır. Bu yüzden çok ustalık gerektiren, karmaşık ve kullanılması zor şeylerdir. Ajandalar, kendimizi düzene sokmak için kullanılan bir sistem, taşınabilir bir bürodur.

SONUÇ…

Etkili bir zaman yönetimi için öncelikle var olma nedenimizi (misyonumuzu) belirlemeliyiz. Hedeflerimizi (kısa ve uzun vadeli) belirlemeliyiz. Acil olanla, önemli olan arasındaki farkı iyi algılamalıyız. Önceliklerimizin ne olduğunu ortaya koymalıyız.

Amaçlara ulaşmak için bütün faaliyetlerin planlamasın yapmalıyız. Zamanımızın ne kadarını neye harcadığımızı bilmeli ve gelecek planlamalarında kullanmalıyız. Kişisel disipline sahip olmak ve gerektiğinde “hayır” diyebilmeliyiz. Günün hangi saatinde daha verimli olduğumuzu bilmeli ve ekstra zaman yaratmalıyız.

Doğru işi doğru yapmaya özen göstermeliyiz. Erteleme tuzağından kurtulmak için işleri küçük parçalara bölerek yapmalı ve etkinliğimizi arttırmalıyız. Mükemmeliyetçi olmaktan kaçınmalıyız. Ayrıntılarda boğulmamalıyız

Sonucun Sonucu…

ZAMAN ÇOK DEĞERLİDİR! Bir yılın değerini anlamak için: –Final sınavını geçememiş bir öğrenciye sor. Bir ayın değerini anlamak için: –Erken doğum yapmış bir anneye sor. Bir haftanın değerini anlamak için: –Haftalık bir gazetenin editörüne sor. Bir saatin değerini anlamak için: –Buluşmak için bekleyen sevgililere sor. Bir dakikanın değerini anlamak için: –Treni, otobüsü ya da uçağı kaçıran birine sor.

Bir saniyenin değerini anlamak için: –Bir kazadan sağ çıkan birine sor. Bir milisaniyenin değerini anlamak için: –Olimpiyatlarda gümüş madalya kazanmış birine sor. Zaman kimse için beklemez Sahip olduğun her dakikanın kıymetini bil

Sabrınız için tebrikler…