Hazırlayan: FATİH AKBAŞ İLETİŞİM Hazırlayan: FATİH AKBAŞ

İletişim Nedir? “Communicare (bölüşmek)” fiilinden gelmektedir. iletişim; bilgi fikir davranış gibi kapsamın bireyler ya da gruplar arasında bölüşülmesini sağlamak için yapılan çabalar olarak tanımlanabilir. Bu terimi “haberleşme olarak çevirmek anlamını daraltmaktır(Bursalıoğlu, 2002:113).

iletişim, istenen sonuçları başarmak ve davranışları etkilemek amacıyla insanlar arasıda sözlü ya da sözlü olmayan diğer araçlarla anlayış sağlamaktır. Anlamları ortak kılma süreci olarak da ifade edilebilir. Örgütlerde iletişimin iki amacı vardır. İlki örgütün amaçlarını gerçekleştirmede aracı olmaktır. İkincisi ise örgüt üyeleri iletişim yoluyla örgütsel planları istekli ve şevkli bir biçimde başarmak için canlandırılırlar (Can, 2002: 270).

Bir mesaj alışverişi olarak da tanımlanabilen iletişim süreci hemen hemen tüm örgütlerde her zaman var olan, çok önemli ve dinamik bir süreçtir. Bu süreç olmadan örgütlerin var olması düşünülemez. Bunun sonucu ise gecikme, performans düşüklüğü, zarar ve kayıplar vb. şekilde kendini gösterebilir (Balçık, 1997: 192).

Diğer bir tanıma göre: geniş anlamda iletişim süreci insan davranışını değiştirmek, örgütte bir iletişim ağı kurmak, kişiler ve gruplar arası ilişkileri geliştirmek, yetkinin görevlerini gerçekleştirmek ve etkili bir eşgüdüm sağlamak amacıyla kullanılır. Karar yönetim açısından ne kadar önem taşıyorsa, iletişim de örgüt açısından o kadar önemlidir. Bir örgüt ortamı içinde, formal ve informal olmak üzere iki tip iletişim işler.

Formal iletişim hiyerarşideki basamaklar ve makamlar arasında enformasyon ve kararların çift yollu akımıdır. İnformal iletişim ise kişiler ve gruplar arası ilişkilerden meydana gelir, üyelerin örgüte karşı tutumlarını gösterir. Formal iletişim sistemi ne kadar bozuk olursa, informal iletişim ve söylentiler o derece artar. (Bursalıoğlu, 2002: 110, 111).

İletişimin Örgütlerdeki Rolü Bir yönetici, çok iyi bir plan yapabilir veya isabetli kararlar alabilir ancak bunlar uygulamaya aktarılmadığı sürece anlamsızdır. Uygulamaya aktarmanın ilk koşulu ise iletişimdir.

Öte yandan, amaçlara ulaşabilmek için örgütlerde liderliğin uygulanması, çalışanların motivasyonu, kararların alınması, çabaların uyumlaştırılması ve faaliyetlerin denetlenmesi gerekir. Bunların her biri bireyler arası etkileşimi dolayısıyla etkin bir iletişimi gerekli kılar.

İLETİŞİM SÜRECİ

TECRÜBE ALANI

ÖRGÜTSEL İLETİŞİM BİÇİMLERİ

Örgütsel İletişim Biçimleri A.Dikey iletişim Yukarıdan Aşağıya Doğru İletişim: Üstler, belirlenen amaçlar doğrultusunda çeşitli konulara ilişkin olarak oluşturdukları kararları emir ve direktifler şeklinde yukarıdan aşağıya iletilirler (Şimşek, 1997:200). Yukarıdan aşağıya doğru iletişim çeşitli şeklerde gerçekleşir. Bunlar(Gürgen, 1997, 67);

Yukarıdan Aşağıya Doğru İletişim Türleri I. İş Emirleri II. Emirlerin Gerekçeleri III. Örgüt Prosedürleri ve Politikaları IV.Örgüt Amaçları V.Performans Değerlendirmesi

Aşağıdan Yukarıya Doğru İletişim İşgörenlerin kendilerine verilen emir ve direktiflerin sonuçlarını çeşitli dilek ve isteklerini, yakınma ve önerilerini yukarıya ilettikleri iletişim biçimidir(Can, 2002: 279). İletişim süreci açısından bakıldığında aşağıdan yukarıya doğru iletişim, yöneticiler tarafından iletilen mesajlara işgörenlerin bir tepkisi, yani geri bildirim olarak değerlendirilebilir.

Bu nedenle bir örgütte, aşağıdan yukarıya doğru iletişimin sağlıklı bir şekilde işlemesi, etkin bir yönetimin gerçekleştirilmesi açısından son derece önemlidir(Gürgen, 1997: 67).

Fiziksel Uzaklık ya da Erişmezlik Ancak bu tür iletişimin gerçekleşmesini engelleyen birçok etmen söz konusudur. Bu etmenler şöyle sıralanabilir(Can, 2002: 279): Fiziksel Uzaklık ya da Erişmezlik Her Kademede Bilgilerin Etkiye Uğraması Amirin Davranışı Astın Aşağıya Saygınlığı Gelenekler

Eğer bir örgütte insana önem vermeyen, işgörenlerin önerilerini önemsemeyen, klasik yönetim anlayışı egemense işgörenler, yöneticilerin emir ve talimatlarını benimseme değil de itaat yoluna uyuyorlarsa, bu örgütte aşağıdan yukarıya doğru iletişim etkili bir şekilde işlemez.

Yönetimin; işgörenlerin, işleriyle, yöneticileriyle ve örgütleriyle ilgili konuları bir şekilde birbirleriyle paylaşma gereksinimi içinde olduklarını bilmeleri gerekir. Eğer yönetim bu duyguları biçimsel iletişim kanalları aracılığıyla iletebileceği bir iletişim sistemi kurmazsa, bu duygular biçimsel olmayan kanallar aracılığıyla söylenti ve dedikodu biçiminde kendini ifade edecektir.

Aşağıdan yukarıya doğru iletişimin iş görenler açısından sağladığı en büyük yarar, onların temel kişisel gereksinimlerinin giderilmesini sağlamaktır. Ayrıca örgüt içinde fikirlerin sorulması, işgörenlerin morallerinin yükselmesine ve örgütün amaçlarının benimsemelerine yol açar.

Aşağıdan yukarıya iletişimin yol açtığı “katılmalı karar alma” ve “katılmalı yönetim” ile örgütler daha demokratik sistemlere dönüşme şansı yakalayabilirler(Gürgen, 1997: 69).

A.Verilen Görevlere İlişkin Durum Raporları Aşağıdan yukarıya doğru iletişim biçimsel kanallar aracılığıyla çok çeşitli şekillerde gerçekleşebilir. Bunlar(Gürgen, 1997: 70,71): A.Verilen Görevlere İlişkin Durum Raporları B.Karar Almada ya da Sorun Çözmede Yardım İstekleri C. Örgüt Geliştirmeyle İlgili Öneriler

Yatay İletişim Aynı hiyerarşik düzeyde bulunan yönetici ve fonksiyonel bölümlerin arasında ortaya çıkan sorunların çözümlenmesi, eşgüdümün sağlanması veya örgütsel işleyişin hızlandırılması gibi amaçlarla ve belli bir şekil şartına bağlı olmadan yürütülen ve çoğu kez sözlü olarak gerçekleşen bir iletişim tarzıdır. Sorunları üst kademeye taşımadan, yerinde hızlı ve karşılıklı güvene dayalı olarak yürütülen bir iletişim biçimidir(Can, 2002: 280).

Klasik örgüt kuramcıları, denetimin kolaylığı ve otorite birliğini sağlamak amacıyla dikey iletişim kanallarını benimsemişlerdir. Bununla birlikte örgüt içinde dikey iletişimin her zaman verimli ve etkin çalışmadığını yine kendileri kabul etmişlerdir.

Örgütlerde yatay iletişimin en önemli işlevi, aynı düzeyde çeşitli işlevleri yüklenmiş birimleri zaman zaman bir araya getirerek, örgüt için son derece gerekli olan eşgüdümün sağlanmasına yardımcı olmaktadır. Bir örgütte yatay iletişim aksadığında, yönetimin eşgüdüm işlevi de aksar.

Günümüz rekabetçi dünyasında, birimler arasında kurulan yatay iletişim, amaç ve işbirliğini sağlamada daha etkili ve verimli sonuçlar doğurmaktadır. Yatay iletişimin sağlıklı bir şekilde çalışabilmesi için üst düzeydeki yöneticilerin alınan kararlardan ve girişilen eylemlerden bilgili kılınması gerekmektedir(Gürgen, 1997: 74, 75)

Çapraz iletişim Hem fonksiyonel örgütlenme biçimi hem de çağdaş örgütlenmenin doğal bir sonucu olmaktadır. Çapraz iletişim, herhangi bir bölüm yöneticisinin kendi bölümünün fonksiyon alanına giren konularda diğer bölümün astlarıyla bilgi alışverişi yapmasıdır.

GRUPSAL İLETİŞİM MODELLERİ

Grupsal İletişim Modelleri Merkezi Model Modelde grubun bütün üyeleri merkezi durumundaki yetkili ile bilgi alışverişinde bulunmalarına karşılık kendi aralarında herhangi bir iletişimde bulunmamaktadırlar. Daha çok mekanik örgüt olarak kabul edilen itfaiye, polis, ordu kuruluşlarının iletişim tarzlarına uygunluk gösterir. Modelin merkezileşme derecesi çok yüksek, iletişim kanal çok az, önderlik tatmini çok yüksek, grup tatmini çok azdır. İletişimin hızı ve doğruluk derecesi çok yüksektir (Şimşek, 1997:202).

Sorun çözmede hız, gönderilen mesaj sayısında fazlalık ve elverdiği ölçüde az hata isteniyorsa merkezi model seçilmelidir. Birçok yönleriyle en az verimli olan serbest ve daire modelidir. Buna karşılık bu modeller üyelerine en yüksek tatmini sağlarlar. Yaratıcılığa ve yeni fikirlere en açık olanı serbest modeldir. Buna karşılık yeni ve yaratıcı fikirlerin ortaya çıkması merkezi modelde en kısıtlıdır, çünkü ortada bulunan amir, grubun mevcut durumda verimli olduğuna ve yeni fikirlerin karmaşıklık getireceğine inanır (Can, 2002; 276)

İletişimi Etkileyen Etmenler Bu etmenleri 3 grup altında toplamak mümkündür (Can, 2002:282): 1.Teknik Engeller a. Zamanlama b. Aşırı Bilgi Yükleme c. Gürültü d. Kültürel Farklılıklar 2. Dil Güçlükleri a. Seçilen Sözcük b. Semantik 3. Psikolojik Güçlükler:

İletişimi Geliştirme Yöntemleri Geribildirim Alıcının Dünyasına Karşı Duyarlılık Etkili Dinleme Sözle Anlatımın Yanında Eylemle Açıklama Yeterince Tekrarlama Uyuşmalık Yöntemi