KİŞİSEL VE ÖRGÜTSEL İLETİŞİM
1)İletişim kavramı 2)İletişim süreci 3)Örgütlerde iletişim ve fonksiyonları
1)İLETİŞİM KAVRAMI VE ANLAMI İletişim, bir kişiden diğer kişi veya kişilere, bilgi veya anlayışın aktarılmasıdır. Kişinin her davranışı, konuşması, susması, duruşu ve oturma biçimi, kendini ifade etmesidir.
Sessizliği ve yalnızlığı seçen insan, vücut diliyle, çevrelerine mesaj iletmeye çalışır; yani insanlar sessiz kaldığı zamanlarda bile, ya vücut diliyle dışa doğru, ya da otokritik yol ile, içe doğru kendisiyle iletişim halindedir.
İletişimin en kısa tanımı, “kaynağın, mesajı anlaşılır biçimde hedefe iletmesidir.” Latince kökenli “communis”ten gelen komünikasyon sözcüğü, ortaklık oluşturmak anlamına gelir. Buna göre iletişimle, gönderici ve alıcı arasında ortaklık kurma amaçlanır.
Örgütsel iletişim, örgütsel yapının karmaşıklığı nedeniyle, kişiler arası iletişimden daha karmaşıktır. Yöneticiler aldıkları geribildirim ve bilgiler ışığında örgütsel faaliyetler için gerekli kararları alırlar.
Her insan iletişimi farklı biçimde algılar ve yorumlar. Bir mesajı almak, yorumlamak, ya da göndermek, kişisel birikimimiz tarafından etkilenir.
İletişimin Amacı ve Önemi İletişimi kaynaktan, alıcı veya alıcılara mesajın iletilmesi olarak düşünmek doğru olmayacaktır; çünkü mesajı gönderen kişinin genellikle bir amacı vardır. Gönderilen mesaj doğrultusunda alıcının bir davranışı gerçekleştirilmesini bekler.
Alıcının göstereceği davranış ise mesajı beklemesine, alma biçimine ve alınma derecesine bağlıdır. İletişim ancak mesajı gönderenin istediği davranışın, alıcı tarafından gösterilmesi halinde gerçekleşir.
Örgütler, bireylerin tek başlarına başaramayacakları amaçları, kolektif bir çaba sonucunda başarmak amacıyla oluşturulur. Örgütsel unsurların bir araya getirilip, organize edilmesinden sonra, belirlenen amaçlara yönlendirilmeleri iletişimle olur.
2. İLETİŞİM SÜRECİ İletişimin tanımları incelendiğinde, iletişim sürecinin bir mesajı anlaşılır biçimde alıcıya gönderme işlemi olduğu görülür. Alıcının öncelikle gönderilen mesajı algılayacak, başka bir deyişle kodlanan mesajı çözümleyecek yetenekte olması gerekir. Alıcı, kaynağın gönderdiği mesajı çözümler ve bir düşünce haline dönüştürebilir ve geribildirimde bulunabilirse, iletişim süreci tamamlanmış olur.
İletişim süreci, bir mesajı herhangi bir kanalla gönderen gönderici veya kaynak, gönderilen mesaj veya ileti ve mesajı alan hedef veya alıcı olmak üzere üç temel unsurdan oluşur. Bu unsurlardan biri eksik olursa, iletişim kurulamaz. Örneğin, gönderici mesajı gönderebilir, ancak alıcı onu duymaz veya algılayamaz ise, iletişim gerçekleşmez.
İletişim süreci, kaynağın bir mesajı anlaşılır biçimde kodlayarak, alıcıya göndermesiyle başlar. İletişim sürecinde kaynak iletmek istediği mesajı, önce hedef tarafından algılanabilir ve anlaşılabilir işaretlere dönüştürür; yani kodlar. Kodladığı mesajı bir araç (sözel ve görsel) veya kanal aracılığıyla gönderir.
Mesajı alan hedef, gönderilen mesajın kodunu açar, onu algılar; yani yorumlar ve bu yorumuna göre tepkisini kodlayıp geri gönderir (geri-bildirim). Kaynak, hedefin tepkisine göre, kendi amacının, karşısındakinin algılamasıyla aynı olup olmadığını kontrol etme imkânına sahip olur. İletişimin etkinliğini, iletişim sürecinin etkinliği belirler.
1)Gönderici (Kaynak) İletişimin tam olarak gerçekleşebilmesi için, üç temel faktörün bulunması gerekir. İletişimin temel faktörleri denilen bu üç faktör, kaynak, alıcı ve mesajdır.
Gönderici, mesajın kaynağı, iletişimin başlatıcısıdır Gönderici, mesajın kaynağı, iletişimin başlatıcısıdır. Gönderici, iletişimi başlatan veya iletiyi gönderendir. Gönderici olmadan iletişim kurulamaz. İletişimde en önemli sorumluluk göndericiye aittir; çünkü iletişim sürecini başlatan ve mesajı kodlayarak gönderen odur.
2)Mesaj (İleti) Düşünce, duyu ya da bilginin kaynak tarafından kodlanmış biçimi olarak tanımlanan mesaj, bir duygu veya düşünceyi aktarmayı isteyen kaynağın ürettiği sözel, görsel ve işitsel simgelerden oluşan somut bir üründür.
Bir mesaj bilgi içerir. Genellikle insanlar arasında konuşma ve yazma ile ilişkili, çeşitli işaretler mesaj olarak düşünülür. Bu işaretler, sözlü veya sözsüz olabilir. Jestlerle, göz kırpmakla, kaş çatmakla insanlar sözsüz olarak mesajlarını iletirler. İnsanlar yazılı ve sözlü olarak da mesaj iletirler.
3)Kodlama-Kod açma Kaynağın aktardığı bilginin alıcıya istenen biçimde ulaşması ve beklenen davranışın ortaya çıkması, mesajın doğru kodlanmasına ve yine kodunun doğru açılmasına bağlıdır.
4)Kanal Kanal, mesajın kaynaktan hedefe iletiminde kullanılan yoldur. Kanal ışık dalgaları, radyo dalgaları, ses dalgaları, telefon kabloları ve sinir sistemi gibi mesajı taşıyan araçlardır. Etkin ve verimli bir iletişim için kullanılan kanal, mesaja uygun olmalıdır.
Burada kastedilen uygunluk, mesajın türüne göre seçilecek kanalın uygunluğudur. Mükemmel bir karayolu, otomobil için önemlidir; ancak bir tren açısından hiç bir anlam ifade etmez. Bu bakımdan mesaj için uygun bir kanal, iletişim açısından bulunması gereken önemli bir unsurdur.
Kanal, mesajın göndericiden alıcıya aktarıldığı yoldur veya kanal, mesajın göndericiden alıcıya gönderildiği araçlardır. Örneğin, yüz yüze iletişimde kanal “……”dır, telefon görüşmelerinde ise ……………, kanal rolü görür. Radyo ve televizyon iletişiminde kanal ……..dır.
Organizasyonlarda iletişim kanalları, resmi ve gayri resmi olabilir. Örgütte resmi iletişim kanallarına örnek olarak, emir-komuta zinciri, öneri/şikayet kutuları, şirket dergisi, ya da işletme toplantılarını gösterebiliriz. Gayri resmi iletişim kanalları ise, söylenti haberleri, örgüt dışı in formel gruplaşmalar ve yöneticinin çalışanları hakkındaki konuşmalarıdır.
5)Alıcı (Hedef) İletişimin gerçekleşmesi için en az iki kişiye ihtiyaç vardır. Bunlardan biri kaynak, diğeri alıcıdır. İş iletişiminde ise alıcının mesajı alması yetmez, anlaması, kabul etmesi ve bir davranış gerçekleştirmesi gerekir. O halde iletişimin tamlığı, mesajın alınmasına bağlı iken, etkinliği mesajın alınması ve istenen davranışın alıcı tarafından gösterilmesine bağlıdır.
6)Algılama ve Değerlendirme Algılama, bir olay ve nesnenin varlığı üzerinde duyular yoluyla bilgi edinmedir. Algılama süreci ile kişi çevrisindeki uyarıcılara anlam verir.
Mesajın tam olarak algılanabilmesi için, kaynak ve hedefin mesajı kodlayacak ve kodu çözecek düzeyde bilgi birikimine sahip olmaları gerekir. Mevlana'nın, “sen ne kadar bilirsen bil, senin bildiğin başkasının anladığı kadardır" sözü, iletişimde algılamanın önemini belirtmektedir.
7)Geri Bildirim (Feed-Back) İletişim sürecinin son unsuru geribildirimdir. Alıcının, kaynağın mesajına verdiği yanıt geribildirim olarak adlandırılır.
Etkin bir iletişim, pozitif geri-bildirim sayesinde kurulabilir Etkin bir iletişim, pozitif geri-bildirim sayesinde kurulabilir. Pozitif bir geri bildirim, iletişim sürecinde şu anlama gelir: Mesaj alınmıştır, Mesaj algılanmıştır, Mesaj doğru bir biçimde yorumlanmıştır, Alıcı, gelecek adım (geri bildirim) için hazırdır.
Geri bildirim sayesinde konuşmacı, izleyicinin tepkilerine ve gereksinimlerine göre konuşmasına yön verebilir. Geri bildirim yüz yüze iletişimde çok kolaydır. Bakışlar, mimikler, söylenen bir söz, geribildirim olarak kaynağa ulaşabilir; ama bazı kanallar geri bildirimi sınırlandırır.
Son olarak iki tür geri bildirimin bulunduğunu belirtebiliriz. Bunlar; negatif geri bildirim ve pozitif geri bildirimdir. İletişimde mesaj alıcı tarafından anlaşılmıyor veya eksik anlaşılıyor ve iletiliyorsa, buna negatif-geri bildirim denir. Alıcı mesajı tam olarak algılar ve bunu kaynağa doğru biçimde gönderirse, buna da pozitif geri bildirim denir.
3. ÖRGÜTLERDE İLETİŞİM VE FONKSİYONLARI Örgüt, belirli amaçlara ulaşmak için kurulan beşeri ve fiziksel yapılardır. Örgütlerin belirlenen amaca ulaşabilmeleri için, örgüt unsurlarının bu amaç doğrultusunda bir araya getirilmesi gerekir; bu faaliyetler dizisi, yönetimin örgütleme fonksiyonu ile olur. Her örgütleme ve koordinasyon fonksiyonunun zorunlu unsuru ise iletişimdir.
Örgütsel İletişimin Tanımı Örgütler, iletişim kurmadan faaliyetlerini ifa edemezler. İş görenlerin koordinasyonu iletişimle olur. İletişim; planlama, örgütleme ve kontrol gibi temel yönetim fonksiyonlarının başarılmasına yardımcı olur.. Örgütsel iletişim, örgütün iç ve dış çevresi arasında ileti alış verişidir.
Örgütsel iletişim, sistem yaklaşımı açısından ele alınarak, örgüt-içi ve örgüt-dışı iletişim şeklinde incelenebilir. Örgüt içi iletişimde; biçimsel ve biçimsel olmayan örgüt yapısına bağlı olarak (yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya, yatay iletişim) Örgüt dışında ise (halkla ilişkiler, satış, reklam, vb.) şeklinde ayrımlar yapılabilir.
Yöneticinin iletişimden yararlanarak yerine getirdiği üç temel rol veya fonksiyon vardır. Bunlardan ilki kişilere karşı roldür. Yöneticinin ikinci rolü bilgi sağlama rolüdür. Yöneticinin üçüncü rolü, karar verme rolüdür. Tüm bu temel yönetim fonksiyonlarını yerine getirirken, yönetici sürekli iletişim fonksiyonundan yararlanır.
İletişim Fonksiyonları Örgüt içi iletişim fonksiyonları; bilgi sağlama, ikna etme ve etkileme, emredici ve öğretici iletişim kurma ve birleştirme olmak üzere dört grupta toplanabilir
1)İletişimin Bilgi Sağlama İşlevi: Örgütün amaçlarını gerçekleştirmek amacıyla faaliyetlerin gerçekleştirilebilmesi için, iş görenlerin; neyi, nasıl ve neden yapacaklarını bilmeleri için de bilgiye gereksinim duyarlar.
2)İletişimin İkna Etme ve Etkileme İşlevi: İkna etme, insanın karşısındaki kişi ve kişilerin davranış, düşünce ve tutumlarını istenen biçimde değiştirme sürecidir.
Etkileme ise, kişilerin tutum ve davranışlarını, daha uzun sürede değiştirme girişimi olarak tanımlanabilir. İkna etmeye ilişkin iletişimin amacı açıkça ortaya konmasına karşın, etkileme, daha gizli ve uzun dönemde iletişim stratejisi izler.
3)Emredici ve Öğretici İletişim Kurma: Örgütlerde yöneticiler, astlarıyla yalnızca bilgi vermek için değil; onlara yön vermek veya davranışlarını yönlendirmek amacıyla da iletişim kurarlar.
4)İletişimin Birleştirme İşlevi: İletişimin bir diğer işlevi de eşgüdüm sağlamadır. Kültürel olarak bir toplumsal sistem içerisinde yer alan kişilerin, karşılıklı ilişki ve bağlılığını sürdürebilmeleri, iletişim ile mümkündür.
Örgütsel İletişim Yöntemleri 1 - Yapısal işleyişi bakımından İletişim. a- Biçimsel (formel) iletişim b- Doğal (informel) iletişim 2- Mesajın akım yönü bakımından iletişim a- Dikey İletişim 1 - Yukarıdan aşağıya iletişim 2- Aşağıdan yukarıya iletişim b- Yatay iletişim c- Diyagonal iletişim
Eğer iletişim biçimsel bir grupta örgütleyicinin önerdiği biçimde gerekleşiyorsa, biçimsel iletişim olacaktır; buna karşılık biçimsel bir grup İçerisinde, örgütleyicinin düzenlediği şeklin dışında ve biçimsel olmayan grup ‘ilişkisine bağlı olarak gerçekleşiyorsa, biçimsel olmayan iletişimden söz ediliyor demektir.
A) Dikey İletişim Dikey iletişim, yöneticiler ile astları arasında kurulan iletişimdir. Dikey iletişim, örgütsel hiyerarşi içinde hem yukarıdan aşağıya doğru, hem de aşağıdan yukarıya doğru kurulur.
Organizasyonlarda ast-üst iletişiminin beş genel amacının olduğunu belirtmektedirler. Bu amaçlar: 1)İş eğitimi hakkında direktifler vermek, 2)Örgütsel prosedürler ve uygulamalar konusunda bilgi vermek, 3)İş gerekleri konusunda bilgi sağlamak, 4)Çalışanların performansı konusunda destek sağlamak, 5)Amaçların kavranmasını kolaylaştıracak bilgiler sunmak.
Yukarıdan Aşağıya Doğru İletişim: Yukarıdan aşağıya doğru iletişimin beş unsuru vardır; ilki basit ve geneldir. Astlara verilen iş emirleridir ikinci unsuru örgütün diğer ilişkileri ve görevlerini içerir, üçüncü unsuru, örgüt içindeki uygulamalar için gerekli olan bilgiler oluşturur. dördüncü unsuru bireyin performansını dikkate alan geri-bildirim, iletişim sisteminin oluşturur. beşinci unsuru, örgütsel misyonla ilgilidir.
Aşağıdan yukarıya doğru iletişim. Aşağıdan yukarıya doğru iletişimde; a)Bireyin kendisi, performansı ve sorunları hakkındaki bilgiler, b)Diğer çalışanların sorunları hakkında bilgiler, c)Örgütsel politika ve uygulamalar hakkında bilgiler, d)Yapılan işlerin nasıl yapıldığı ve nasıl yapılacağı konusundaki bilgiler akar.
Yatay İletişim Yatay iletişim, aynı veya benzer kademedekilerin, rutin faaliyetleri sırasında kurdukları iletişimdir. Planlama ve kontrol fonksiyonu yerine getirilirken, daha çok dikey iletişim kurulurken, yönlendirme ve koordinasyon fonksiyonunda, yatay iletişim kurulur.
Çapraz (Diyagonal) İletişim Diyagonal iletişim, farklı fonksiyonel birimlerde çalışan ast ve üstlerin arasında kurulan iletişimdir. Bir çok örgütte diyagonal iletişim olmadığı gözlenmektedir. Halbuki diyagonal iletişim örgüte yönelik uzmanlaşmayı, farklı birimlerin birbirlerine karşı sorumluluklarını daha iyi kavramalarını ve yardımlaşmalarını kolaylaştırıcı bir etki yaratır.