ORGANİZASYON ŞEMASI M. Vefa TOROSLU Okan Üniversitesi Türkçe İşletme Doktora Programı Organizasyonda Güncel Konular Dersi Sunumu Mart 2012

Yönetim Fonksiyonları İşletmeler yaşamlarını sürdürmek için bazı temel faaliyetleri yapmak durumundadırlar. İşletmelerin amaçlarına ulaşmasını sağlayan bu temel faaliyetler yönetimin fonksiyonları olarak bilinmektedir.

Yönetim Fonksiyonları Planlama Organizasyon (Örgütlenme) Koordinasyon (Eşgüdüm) Yönlendirme – Yönetme (Emir komuta) Kontrol (Denetim)

Organizasyon Organizasyon, belirlenen amaçlara ulaşmak için yapılacak işlerin, bu işleri yapacak kişilerin ve niteliklerinin ve çeşitli yönetsel ilişkilerin belirlenmesidir. Yönetim ve organizasyon kavramları daima birlikte anılmaktadır. Bunun en önemli nedeni, her yöneticinin belirli bir organizasyon yapısı içerisinde yer alması ve amaçlarını gerçekleştirmeye çalışmasıdır.

Organizasyon (Devam) Organizasyon yöneticinin faaliyetini etkileyen, sınırlayan, sonuçlarını belirleyen bir yapıya sahiptir. Yönetici, organizasyon yapı ve süreçlerini kendi amaçları doğrultusunda değiştirme ve belirleme gücüne sahiptir. Böylece, yönetici bu ortamdan hem etkilenecek, hem de söz konusu ortamı etkileyecektir. Kısaca, etkin bir yönetim uygulaması uygun bir organizasyon yapısına sahip olmaya bağlıdır.

Organizasyon Yapısı Organizasyon yapısı, belirli departmanları ve bunlar arasındaki ilişkileri göstermektedir. İki şekilde gelişebilir. Formel Yapı: Önceden bilinçli olarak belirli bir amaç doğrultusunda oluşturulan yapıdır. İnformel Yapı: Kendiliğinden, bilinçli bir tasarım sonucu olmadan ortaya çıkan ilişkilerdir.

Organizasyon İlkeleri Etkinliği ve verimliliği artırmak için, yapılması gereken işler belirlenip, işbölümü ve uzmanlaşma tespit edildikten sonra, belirli işler bir araya getirilerek departmanlar oluşturulur. Organizasyon yalnız işletme kurulurken göz önünde tutulacak bir şema değil, işletmelerin tüm ömürlerince uygulanacak bir disiplin, sürekli olarak gözden geçirilecek ve geliştirilecek bir düzendir.

Organizasyon Şeması Tanımı Organizasyon şeması, kuruluşların üst yönetimden başlayarak bir kuruluşta kimin kime bağlı olarak çalıştığını, işletmedeki hiyerarşiyi gösteren şematik görsel ifadelerdir.

Organizasyon Şemasının İçeriği Departmanlar, Bunların birbirleri ile ilişkileri, Emir komuta zinciri, Yetki dağılımı.

Görev Tanımı Görev Tanımı: Bir kuruluşun üst düzey yöneticilerinden başlayarak en alt düzey çalışanına kadar bütün personelin kime bağlı çalıştığı, görevi, sorumluluğu ve yetkilerinin tarif edildiği dokümanlara verilen isimdir. Görev tanımı yerine bazı kuruluşlarda aynı anlamda görev talimatı terimi de kullanılmaktadır.

Organizasyon Şemasında Departmanlar Organizasyonu departmanlara ayırma yönetim alanı ve koordinasyon ihtiyacından doğmuştur. Yöneticiler açısından çok önemli olması nedeniyle organizasyon yapısı denince ilk düşünülen şey departmanlara ayırmadır. Çeşitli kuruluşlarda kullanılan adları farklı olmasına rağmen departmanlara ayırma, işletmenin öngördüğü amaçlara ulaşması için temel faaliyetlerin birbirinden ayrılmasını gerekli kılar.

Departmanlara Ayırma İlkeleri Benzer İşlerin Dikkate Alınması İlkesi Uzmanlaşmadan Yararlanma İlkesi Denetim İlkesi Koordinasyonu Kolaylaştırma İlkesi Giderleri Azaltma İlkesi

Benzer İşlerin Dikkate Alınması İlkesi Bölümlere ayırmada benzer veya aynı işleri bir grup altında toplamak doğaldır. Organizasyonda her departman veya bölüm aynı görevleri yapan kişilerden oluşmalıdır. Buna fonksiyonel benzerlik denir. Bu ilke bize departman, bölüm ve personelin iyi bir şekilde seçilmesi gerektiğini belirtir.

Benzer İşlerin Dikkate Alınması İlkesi Benzer işler şu ilkeler göz önüne alınarak belirlenir: Belirli işleri yapacak personelin veya yöneticilerin bireysel yeteneklerindeki benzerlikler esas alınabilir. Amaçlarda benzerlik temel alınabilir. Benzer amaçlar ve özel hedefler birlikte gruplandırılabilir.

Uzmanlaşmadan Yararlanma İlkesi İşleri departmanlara ayırırken, uzmanlaşmadan en fazla yararlanma amacının önemi büyüktür. Çalışanlar uzmanlaştığı konularda çalışıyorlarsa verimlilikleri de artacaktır. İşbölümü, çalışanların belirgin niteliklerinden ve tecrübelerinden yararlanmayı, dikkatlerinin belirli bir işe yoğunlaşmasını sağlar. İşleri gruplandırırken personelin uzmanlaştığı alanları göz önünde bulundurmak gerekir.

Denetim İlkesi Belirli bir fonksiyonun bir bölüme verilmesi denetimi kolaylaştırır. Denetimi kolaylaştırmak için departmanların belirlenmesi aşamasında tedbirler almak gerekir. Ast-üst ilişkilerini en iyi biçimde belirleyecek bir sistem gereklidir. Birbirine çok benzeyen ve organizasyon sistemi olarak aynı olan departmanlar kurulması denetim fonksiyonunu kolaylaştırır. Özellikle fiziki yakınlık sağlamak yoluyla denetim kolaylaştırılabilir.

Koordinasyonu Kolaylaştırma İlkesi Birbiriyle ilişkilerinden dolayı uyumlaştırılması gereken işlerin aynı bölümde toplanması uygundur.

Giderleri Azaltma İlkesi Organizasyon faaliyetlerinin yürütülmesi önemli giderleri gerektirir. Bu giderlere karşılık yönetimde en önemli konulardan biri rasyonelliktir. Kurulacak olan bölüm, kısım ve şubelerin kurulması aşamasında giderlerin en az düzeyde tutulması gerekir. Organizasyon giderleri arttırıcı değil, amaca ulaşmayı kolaylaştırıcı ve aynı zamanda giderleri azaltıcı bir araç olmalıdır.

Organizasyon Şeması Hazırlama Nedenleri Organizasyon ilkelerinin ışığında mevcut durumun değerlendirilmesi, Ön tasarımın hazırlanması ve değerlendirilmesi, İş ve görevlerin tanımlanması, ilişkilerin belirtilmesi, İş ve görevler konusundaki uyarıların incelenmesi ve karşılaştırılması.

Organizasyon Şemasının Hazırlanma Süreci Organizasyon ilkelerinin ışığında mevcut durumun değerlendirilmesi, Yöneticilerin görüşlerinin alınması, Çeşitli düzeylerde yöneticilerin görev ve sorumluluklarına ilişkin bir anket yapılması, Ön tasarımın hazırlanması ve değerlendirilmesi, İş ve görevlerin tanımlanması, ilişkilerin belirtilmesi, Uyarıların incelenmesi ve karşılaştırılması, Organizasyon Şeması ve El Kitabına son şeklinin verilmesi. Yönetim Kurulu onayı ve yayımlanması.

Organizasyon Şemasının Temel İlkeleri Hiyerarşik olmalı. Unvan ve yetkilere göre yukarıdan aşağıya doğru belirlenmeli. Görev pozisyonları dikdörtgen kutu içerisinde gösterilmeli. Pozisyon kutuları çizgilerle birbirine bağlanmalı. Düz çizgiler hiyerarşik ilişkiyi, kesikli çizgiler işbirliği ilişkisini gösterir.

Organizasyon Şemasının Temel İlkeleri Aynı hiyerarşik düzeydeki kutular aynı büyüklükte olmalı. Aynı hiyerarşik düzeydeki kutular aynı hizada olmalı. İleride oluşturulması düşünülen pozisyonlar kesikli kutu ve kesikli çizgi ile gösterilmeli.

Organizasyon Şemasında Gruplar Bir organizasyon şeması dikey ve yatay grupları içerir. Dikey Gruplar: Aynı çalışma alanındaki ast-üst ilişkilerini kapsar. Bu sayede üstler alttakilerin kendi görüşleri hakkında bilgi edinebilir. Astlar ise olumlu-olumsuz konuları üstlere iletebilir. Yatay Gruplar: Aynı hiyerarşik düzeyde bireylerin bir araya gelmesiyle oluşan gruplardır.

Organizasyon Şemasında Gruplar

Organizasyon Şemasında Bölümlendirme İşletmelerin etkin organizasyonlar kurabilmeleri ve yönetim mekanizmalarını geliştirebilmeleri için mutlaka bölümlendirmeye gitmeleri gerekmektedir.

Organizasyon Şemasında Bölümlendirme Fonksiyonlarına göre bölümlendirme, Mal ve hizmet temeline göre bölümlendirme, Bölge temeline göre bölümlendirme, Müşteri temeline göre bölümlendirme, Zaman ve sayı temeline göre bölümlendirme, Süreç ve araca göre bölümlendirme, Proje organizasyonu, Matris organizasyon.

Fonksiyonlara Göre Organizasyon Fonksiyonlara göre bölümlere ayırma uygulamada en çok görülen bölümleme türüdür. Burada işler ve görevler niteliklerine göre bir araya getirilir. Her bölüm yöneticisi ilgili faaliyetlerden sorumlu olur. Dolayısı ile her bölüm yöneticisi sorunlara kendi faaliyetleri açısından bakar. Faaliyetler arasında koordinasyonu sağlamak tepe yöneticisinin görevidir. Çünkü sadece tepe yöneticisi faaliyetlerin tümünü görme imkanına sahiptir.

Fonksiyonlara Göre Organizasyon

Fonksiyonlara Göre Organizasyonun Yararları Uzmanlaşmayı kolaylaştırması, Basit, anlaşılır ve mantıklı bir yapı olması, Her fonksiyonun kendi içinde koordinasyonunun kolaylaşmış olması, Faaliyetlerde verimliliği sağlaması.

Fonksiyonlara Göre Organizasyonun Sakıncaları Aşırı merkeziyetçiliğe yol açması, Fonksiyonlar arası koordinasyonun sağlanamaması, Haberleşme kanallarının hızlı işlemesini önlemesi.

Mal ve Hizmete Göre Organizasyon Bu yöntemde mal veya hizmet ile doğrudan doğruya ilgili faaliyetler bir araya toplanmaktadır. Bu bölümlendirme birden çok mal üreten işletmelerde geçerli olmaktadır. Organizasyon yapısı kurulurken bu mallar esas alınmaktadır. İş ve görevler niteliklerine göre değil, ilgili oldukları mal ve cinslerine göre gruplanır.

Mal ve Hizmete Göre Organizasyon Belirli bir tür iş yapan makine ve donanımın kullanılması kolaylaşmış olacaktır. Bu bölümlemede bölümlerden her birinin yöneticisi mamule ilişkin tüm eylemlerden sorumlu olacaktır.

Mal ve Hizmete Göre Organizasyon

Mal ve Hizmete Göre Organizasyonun Yararları Koordinasyon kolaylaşmaktadır. Yöneticiler belli bir malda uzmanlaştıklarından hata oranları düşüktür. Uzmanlaşmadan dolayı etkinliği ve verimliliği artırır.

Mal ve Hizmete Göre Organizasyonun Sakıncaları Yöneticiler sadece o mal veya hizmetle ilgili gelişim sergilerler. Merkezle bölümler arası çatışmalar yaratacak durumlar ortaya çıkabilir. Her ürünün başına getirilecek ve eğitilecek yöneticileri bulmak zorlaşır. Ürünler arası rekabet ortaya çıkabilir. Aynı pazarda faaliyet gösterirken bir ürün diğer bir ürünün müşterisini elinden alabilir.

Bölge Temeline Göre Organizasyon İşletme farklı coğrafi bölgelerde faaliyetlerini sürdürmekte ise, işletmenin belirli bölgelerdeki faaliyetlerinden o bölgenin yöneticisi sorumlu olmaktadır. Böylece işletmenin faaliyetlerinin çok yaygın ve dağınık olması nedeniyle ademi merkeziyetçi bir yapıya geçilmiş olur.

Bölge Temeline Göre Organizasyon

Bölge Temeline Göre Organizasyonun Yararları Bölgesel zevk ve ihtiyaçlara cevap verilebilmesi, Daha düşük maliyetlerle çalışılabilmesi, Bölgelere hizmet arz edilebilmesi, Bölgelerde haberleşmenin ve karar vermenin hızlanması.

Bölge Temeline Göre Organizasyonun Sakıncaları Büyük ölçekli faaliyetlerin sağlayacağı tasarruflardan yararlanmama, Tek çeşit iş yapan araç ile aletlerden ve çok uzmanlaşmış personelden yararlanmama, Merkez ile yaşanılan koordinasyon sorunları. Üst yönetimin denetim sorunlarını artırır.

Müşteri Temeline Göre Organizasyon Üretilen mal veya hizmetleri müşterilere daha iyi sunabilme gayesi çok önemli ise, müşteri temeline dayalı bir bölümlendirmeye gidilmelidir. Bu bölümleme daha çok satış bölümlerinde görüldüğü gibi tüm örgüte de yaygın hale getirilebilir. Konfeksiyon sanayisinde ürünlerin kadın, erkek, çocuk olarak bölümlenmesi bu bölümlemenin tipik örneğidir.

Müşteri Temeline Göre Organizasyon

Müşteri Temeline Göre Organizasyonun Yararları Müşteri ihtiyaçlarına yönelik daha iyi hizmet sağlanabilir. Çeşitli pazarların ihtiyaçlarına iyi bir şekilde cevap verecek sistem geliştirilmiş olur. Çeşitli müşteri gruplarına hizmet eden ve satış teşkilatları kurmuş olan işletmelerde böylesi bir yapılanma, maliyet tasarrufu sağlar.

Müşteri Temeline Göre Organizasyonun Sakıncaları Diğer bölümler ile olan koordinasyon azlığı, Belli bir bölümde çalışan personelin başka bölümlere kaydırılmasının zorluğu, Bütün işletmeyi içine alan genel politikaların uygulanması zorlaşır.

Zaman Temeline Göre Organizasyon Bazı işletmeler hem fazla talebi karşılayabilmek hem de makinelerinin boş kalmasını önlemek için günde 3 vardiya halinde çalışmaktadırlar. Böylece: 08.00 – 16.00 16.00– 00.00 00.00 – 08.00 zaman dilimlerine göre bölümlendirmeye gitmişlerdir. Bu tip organizasyonlar temelde vardiyalar arası koordinasyonsuzluklara sebep olduklarından olumsuzluklar taşımaktadırlar.

Sürece Göre Organizasyon Bu bölümlendirmenin temelinde işletmenin faaliyetlerinin izlenen süreçlere ve belli makinelere göre ayrılması vardır. Bu bölümlemeye daha çok üretim işletmelerinin alt kademelerinde rastlanır. Makinelerin kullanılmasında çok özel ustalık isteyen ve yeteneğin gerekli olduğu durumlarda kullanılır. Bu sayede bir işlem çerçevesinde toplanma ve gruplanma maliyetin düşürmesini sağlar.

Sürece Göre Organizasyon

Sürece Göre Organizasyonun Yararları İşbölümü ve uzmanlaşmadan en iyi şekilde yararlanılır.

Sürece Göre Organizasyonun Sakıncaları Birbirini takip eden süreçlerde süreçler arası koordinasyonun sağlanmasında zorluk yaşanır.

Proje Organizasyonu Proje organizasyonunun en önemli özelliği proje türü işlerin gerçekleştirilmesi için gerekli kaynaklar ve birimlerin bir proje yöneticisinin emir komutasına verilmiş olmasıdır. Bu kaynaklar söz konusu birimlerden proje ile ilgili olarak çağırılmış personelden oluşmaktadır. Bu tür bir organizasyonun daha ileri hali matris organizasyonu olarak karşımıza çıkmaktadır.

Proje Organizasyonu Proje organizasyonu içinde yer alan birim ve elemanlar, proje yöneticisine emir-komuta bağı ile bağlıdır. Aslında proje organizasyonu ile fonksiyonel organizasyon arasında yapı ve işleyiş açısından fark yoktur. Tek fark, proje organizasyonunun geçici olmasıdır. Çok büyük projelerin gerçekleştirilmesinde saf proje organizasyon yapısı kullanılmaktadır. Hatta bazen, tüm işletmenin kendisi büyük bir projeden oluşmaktadır.

Proje Organizasyonu BAŞKAN Üretim Böl. Yöneticisi A Projesi Ar-Ge Üretim Pazarlama Kalite Kontrol A Projesi Pazarlama Böl. Finans Böl. Halkla İlişkiler

Matris Organizasyonu İkili kumanda sistemine yol açan, hem projeye hem de fonksiyonel göreve ağırlık veren bir örgütlenme türüdür. Bu yapı projenin gerçekleşmesi için çeşitli uzmanlıklardan yararlanma, bir yandan da proje ile ilgili tüm işlerin tek bir sorumlusunun olması temeline dayanmaktadır. Proje yöneticisi, proje adı altında toplanan işlerin belirlenen zaman, kalite ve maliyet sınırları içinde Matris Organizasyon Yapısı gerçekleştirilmesinden üst yönetime karşı sorumludur.

Matris Organizasyonu Matris yapı içinde kişilerin alacağı roller açık bir şekilde belirlenmiştir. Bu organizasyonun her astın bir üste bağlı olması, bir üstten emir alması ve bir üste hesap vermesi gibi genel ilkelere ters düştüğü görünmektedir. Bu durumda departman yöneticileri ile işlevsel bölüm yöneticilerinin anlaşmazlıkları görüşerek çözüme bağlamaları gerekecektir.

Matris Organizasyonu İşlevlere göre Projelere göre Mühendislik Hizmetleri Müdürü Ön Tasarım BaşMühendisi Makine Baş Mühendisi Elektrik Baş Mühendisi Hidrolik Baş Mühendisi Metalurji Baş Mühendisi A Projesi Yöneticisi B Projesi Yöneticisi C Projesi Yöneticisi İşlevlere göre Projelere göre

Matris Organizasyonda İlişki Türleri Proje yöneticisi ile fonksiyonel birim yöneticisi arasındaki ilişki: Bu iki grup arasında astlık-üstlük ilişkisi yoktur. İki grup sorunlarını tartışarak ve birbirini ikna ederek çözmek zorundadır. Kendilerinin çözemeyip üst kademeye ilettikleri her sorun, kendileri için kötü puandır.

Matris Organizasyonda İlişki Türleri Bir uzmanlık departmanı içinde çalışan ve belli bir projeye matris organizasyon yapısına dahil olan kişilerle, uzmanlık bölüm yöneticileri arasındaki ilişki: Böyle bir eleman sahip olduğu teknik bilgi ve uzmanlık yeteneklerinin ilgili projeye uygulanma şekli ve sonuçlarından uzmanlık bölüm yöneticisine karşı sorumludur. Fonksiyonel yönetici de bu tür elemanları vasıtası ile projenin kendi departmanı alanına giren sorunların çözümünden üst yöneticiye karşı sorumludur.

Matris Organizasyonda İlişki Türleri Proje yöneticisi ile belli bir uzmanlık departmanına bağlı olup bu proje ekibi içinde yer alan eleman arasındaki ilişki: Proje ekibi içinde yer alan bu elemanlar projedeki kendi uzmanlık alanına giren işlerin belirli zaman, kalite ve maliyette yapılmasından proje yöneticisine karşı sorumludur. Ancak proje yöneticisinin bu elemanlar üzerinde yetkisi klasik emir komuta yetkisi değil, kişilik özellikleri ve ikna etmeye dayanan proje yetkisidir.

Matris Organizasyonun Yararları Matris organizasyonda çeşitli projeler söz konusu olduğundan proje yöneticilerinin proje üzerinde çalışmalarını yoğunlaştırmalarını ve maliyet ve personel dahil olmak üzere proje denetimi yapmalarını sağlar. Ürünler arası beşeri ve fiziki kaynakların esnek bir şekilde kullanılmasını sağlar. Projede çalışanlar, proje yöneticisine bağlı olarak görevlerini yerine getirirken aynı zamanda hiyerarşik yapıda bağlı oldukları ana fonksiyonlarla ilişki içine girebilirler. Kurmay elemanların her türlü projeye katkıları sağlanabilir.

Matris Organizasyonun Sakıncaları Karmaşık ve düzensizliğe açıktır, İş ilişkilerinde açıklık ve sorun çözme yaklaşımı gerektirir, Çalışanların performansının değerlendirilmesi güçleşir, İletişim problemleri yaşanır, Çatışmalara açıktır.

Karma Organizasyon İşletmeler bir tek bölümlendirme sistemiyle kendilerini sınırlandırmak istemedikleri zaman birden fazla bölümlendirme sistemini aynı zamanda kullanabilirler. Fonksiyonel yapılanmaya giden işletmeler daha fazla ürün temeli veya bölge temelini de uygulamak isteyebilirler. İşletmede kullanılan bölümlendirme sisteminin işletmenin amaçlarına ulaşmasını ve koordinasyon sağlamasını kolaylaştırması gerekir. Bunu sağlamak için işletme birden fazla bölümlere ayırma sistemi uygulayabilir.

Karma Organizasyon Her bölümlendirme sisteminin üstünlükleri ve sakıncaları vardır. İşletme bir bölümlendirme sisteminin üstünlüğü ile diğerinin sakıncalarını dengeleyebilir. Bazen tek bir bölümleme sistemi ile başlayan işletmede büyüme gerçekleştiğinde, diğer bölümleme sistemleri de uygulanarak karma sistem uygulanabilir.

Karma Organizasyon İşlevlere göre Ürüne göre Bölgeye göre Genel Müdür Teknik Müdür Mali İşler Müdürü Pazarlama Müdürü Personel Müdürü El Aletleri Batı Anadolu Merkez Doğu Anadolu Pres Kaynak Montaj Toptan Perakende 1. Vardiya Şefi 2. Vardiya Şefi İşlevlere göre Bölgeye göre Müşteriye göre Zamana göre İşleme göre Ürüne göre

En İdeal Organizasyon

Kaynakça Organizasyon Kavramı, http://www.isletme.istanbul.edu.tr/ogrelem/hulgen/ders_verileri/organizasyon_ilkeleri_ders_notlari.doc (27.02.2012) Organizasyon Şemaları Analizi ve Alaro Carrier Firması İncelemesi, http://www.okanacar.com/org%20%C5%9Femas%C4%B1%20son.doc (27.02.2012) Mustafa ALTUNEL, Uluslararası İşletmelerde Organizasyon Yapıları, http://web.sakarya.edu.tr/~skuyucu/sunum/mustafa3.ppt#256,1, (28.02.2012) Gizem Gül KOÇ-Gurur GELEN, Organizasyon Şeması ve İş Akış Şeması, http://www.baskent.edu.tr/~edemir/KONU11.ppt (28.02.2012)

Kaynakça Elçin TAŞ, Firma Düzeyi, www.akademi.itu.edu.tr (28.02.2012) Bölümlere Ayırma, http://home.anadolu.edu.tr/~guneszeytinoglu/pdf/bolum.ppt#256,1,BÖLÜMLERE (01.03.2012) Güneş BERBEROĞLU, Basın İşletmelerinin Organizasyon Yapıları ve Yönetim Şekilleri, Anadolu Üniversitesi SBE, Doktora Tezi, Eskişehir, 1988 Tamer KOÇEL, İşletme Yöneticiliği, Beta Yayınları, 2010