KARADENİZ HAVZASINDA SINIR ÖTESİ İŞBİRLİĞİ PROGRAMI Dönemi Projelerinde Sıklıkla Karşılaşılan Hatalar - Sıklıkla Karşılaşılan Hatalar -

Proje Tasarımında  Projenin faaliyet planının gerçekçi olmaması (Programın uygulama alanına dikkat edilmeksizin uygulama alanı dışında faaliyetler eklenmesi) ve faaliyet zamanlamasının uygun olmaması (İlk aylara faaliyet eklenmesi, tatil günlerinin dikkate alınmaması, vb.).  Proje hazırlanırken, planlanırken ortak ülkelerdeki ilgili mevzuat araştırılmadan projeye idealist faaliyet ve çıktılar konulması. (Uluslararası bir kuruluşun kurulması, uluslararası sertifika verilmesi vb.)  Projenin ve bütçenin bütün ortaklarca birlikte hazırlanmaması. Proje, genelde Ana Yararlanıcı veya danışmanlık firması tarafından hazırlanmakta ve bu nedenle ortaklar projeye ilgisiz olabilmektedir. Ortak için tahsis edilen bütçe de yeterli ve tutarlı olamamaktadır.  Projenin başarısını ve Programa katkısını ölçen iyi göstergeler seçilmemesi.  Proje ortaklarının proje yürütme konusunda farklı düzeylerde tecrübe ve kapasiteye sahibi olmaları.  Projeye tahsis edilen bütçenin yetersiz olması ve bazı faaliyetler için bütçe ayrılmaması.

Proje Uygulamasında  Proje başvurusunda hazırlanan mantıksal çerçeve matrisi (LogFrame) proje uygulama aşamasında bir yönetim aracı olarak kullanılmamaktadır.  Ortaklar arasında ve ortaklarla Program yönetim yapıları (MA, JTS, NA) arasında iletişim sorunlarının olması. Ortaklar arasında sorunlar olduğunda yönetim yapılarının derhal bilgilendirilmemesi. Proje uygulama sürecinde iletişim eksikliği ve diğer nedenlerden ortak değiştirilmesi.  Proje uygulama süreçlerinde Program yönetim yapılarından onay ve destek alınmaması (harcamalar, alımlar, görünürlük kuralları, vb.).  Sözleşme imzalanır imzalanmaz ihale prosedürünü gerektirecek satın alımların tespit edilmemesi nedeniyle ihale dokümanlarının geç hazırlanması ve ihale sürecinin en az 1 aylık sürebileceğinin dikkate alınmaması.  Projenin uygulama aşamasında Program uygulama alanı dışında faaliyet önerilmesi durumunda Sözleşme Makamından buna ilişkin görüş/onay alınması prosedürü işletilmek zorunda kalınması.  Proje personelinin proje yönetimi ve proje konusuna vakıf adaylardan seçilmemesi, personelin tamamıyla proje ile ilgilenmemesi ve sık personel değişikliği yapılması.

Karadeniz Havzasında Sınır Ötesi İşbirliği Programı Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar - - Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar -

Proje Yazım Aşaması için  Kurumun ve bölgenin ihtiyaç ve öncelikleri göz önüne alınarak proje geliştirilmelidir. Sırf proje yapmak veya AB’den fon almak için proje başvurusunda bulunmak sağlıklı değildir.  Proje, Programın amaç ve öncelikleriyle uyumlu olmalıdır (Turizm ve kültür alanında girişimcilik faaliyetleri, tarım ve ilgili sektörlerde ticaret olanakları ve modernizasyonu ile çevresel izleme ve nehir/deniz kirliliğinin azaltılması gibi önceliklerle ilgili olmalı).  Projeye konu sorunlar veya çözüm yolları için yereldeki veya bölgedeki etkin kurum ve kuruluşların (kamu kurumları, yerel yönetimler, üniversiteler, STK’lar) görüşleri alınmalı ve mümkünse proje faaliyetlerine dahil edilmeleri faydalı olur.  Proje, sonuç odaklı yaklaşımla hazırlamalıdır. Bütçeyi usulüne göre harcamaktan çok hedeflenen sonuç ve çıktılara ulaşmak daha önemlidir. Projenin uygulamada izlemesi de bu yaklaşımla olacaktır.

Proje Yazım Aşaması için  Proje başvuru formu hazırlanmadan önce mantıksal çerçeve matrisi (LogFrame) hazırlanmalı ve proje uygulama aşamasında projenin yönetimi mantıksal çerçeveye göre olmalıdır.  Mantıksal çerçeve yaklaşımının da temeli olan önce sorun belirlenmeli ve daha sonra diğer bileşenler belirlenmelidir (Önce faaliyet veya bütçe kalemi hazırlayıp sonra mantıksal çerçeveye uydurmak için hedef ve sorunların yazılması sağlıklı olmayan bir yaklaşımdır).  Proje göstergeleri güçlü ve gerçekçi olmalı ve bunun yanında proje yürütülürken göstergelerin gerçekleşme durumları takip edilmelidir. Göstergelerin hazırlanmasında SMART (Specific, Measurable, Assignable Realistic, Time-related) kuralı dikkate alınmalıdır.  Hibe başvuru rehberi çok iyi okunarak iyi anlaşılmalı. Başvuru formu ve proje rehbere göre hazırlanmalıdır.

Proje Yazım Aşaması için  Projede ana yararlanıcı (başvuran) veya yararlanıcı (ortak) olurken kurumsal ve mali kapasitenin önerilen proje faaliyeti için yeterli olması gerekmektedir. Ortağı olunan projedeki ana yararlanıcı ile diğer ortakların da mali ve kurumsal kapasiteleri değerlendirilerek ona göre projeye ortak olunmalıdır.  Projenin sorunsuz bir şekilde uygulanması ve sonuçlarına ulaşabilmesi için güçlü ve ilgili ortaklıklar kurulmalıdır. Sorunlu ortaklar daha sonra projeden çıkarılabilmekle birlikte bunun için 8 ülke Ulusal Otoriteleri ve Yönetim Makamı izni gerekmektedir.  Kurumsal olarak daha önce çalışılan veya iletişim ve işbirliğinin iyi olduğu ortakların dahil edilmesi projenin başarısını artıracaktır.  Güçlü ve ilgili ortaklıklar kurulabilmesi için olası ortaklarla iletişim ve işbirliği artırılarak proje birlikte geliştirilmelidir. Proje bütçesi de birlikte hazırlanmalıdır.

Proje Yazım Aşaması için  Projeyi yürütecek ekibi belirlerken proje yönetimi ve proje konusuna hakim en azından bir veya birkaç uzman personel görevlendirilmelidir. Bu personel başvuru sürecinden nihai rapor aşamasına kadar projede tutulmalı ve rotasyondan kaçınılmalıdır.  Proje faaliyetleri ile önerilen bütçe kalemleri arasında uyum ve tutarlılık olmalıdır.  Kurumun tabi olduğu mevzuat uyarınca harcama ve alım usulleri önceden araştırılarak bilgi sahibi olunmalı ve ona göre proje başvurusunda bulunulmalıdır.  Projede küçük ölçekli yatırım, ekipman veya mal/hizmet alımı varsa, önceden fizibilite çalışmaları yapılmalı ve teknik özellikler belirlenmelidir.

Projenin Değerlendirme ve Seçimi Süreci için  Projenin ilgililiği: Projenin ne kadar gerekli olduğu çok iyi gerekçelendirilmeli,  Sınır ötesi işbirliği etkisi: Proje ile geliştirilecek işbirliği nasıl katma değer sağlayacağı iyi anlatılmalı,  Ortaklığın ilgililiği: Oluşturulan ortaklık yapısının önerilen proje ile ne derece ilgili olduğu açıkça izah edilmeli,  Operasyonel kapasite: Kurumun yönetim yapısının projenin boyutu, süresi ve ihtiyaçlarına ne derece uygun olduğu göz önünde tutulmalı,  İletişim: İletişim faaliyetleri uygun olmalı ve ilgili hedef gruplara ve paydaşlara ulaşabilmeye katkı sağlamalı,  İş planı: İş planı gerçekçi, tutarlı ve uyumlu olmalı,  Bütçe: Proje bütçesi, paranın karşılığı (value for money) ilkesini karşılamalı ve ayrıca faaliyetlerle uyumlu ve tutarlı olmalı.

Daha fazla bilgi için: