MERKEZİ YÖNETİM HARCAMA BELGELERİ YÖNETMELİĞİ

DAYANAK 5018 SAYILI KAMU MALİ YÖNETİMİ VE KONTROL KANUNUN 33.MADDESİ MERKEZİ YÖNETİM HARCAMA BELGELERİ YÖNETMELİĞİ VE EKLERİ MERKEZİ YÖNETİM HARCAMA BELGELERİ YÖNETMELİĞİ GENEL TEBLİĞİ(2007/1)

5018 SayILI KAMU MALİ YÖNETİMİ VE KONTROL KANUNU MADDE 33 Bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerekir. Giderlerin gerçekleştirilmesi; harcama yetkililerince belirlenen görevli tarafından düzenlenen ödeme emri belgesinin harcama yetkilisince imzalanması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanır.

AMAÇ Malî işlemlerin gerçekleştirilmesi ve muhasebeleştirilmesi kapsamında, harcamalarda ödeme belgesine bağlanacak kanıtlayıcı belgeleri ve bunların şekil ve türlerini belirlemektir. Kanıtlayıcı Belge : Kamu harcamalarının belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak yapıldığına ve gerçekleştirildiğine ilişkin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca düzenlenip onaylanan belgelerdir.

KAPSAM MERKEZİ YÖNETİM KAPSAMINDAKİ KAMU İDARELERİ - Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdareleri - Özel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdareleri - Düzenleyici ve Denetleyici Kurumlar

GİDER NASIL GERÇEKLEŞTİRİLİR ? Bütçeden bir harcamanın yapılabilmesi için süreç; harcama yetkilisinin vereceği harcama talimatı ya da ihale yetkilisinin imzalayacağı ihale onay belgesi veya onay belgesi ile başlar. İş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerekir, Harcama yetkililerince belirlenen görevli tarafından düzenlenen ödeme emri belgesinin harcama yetkilisince imzalanması, Tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanır

GİDERİN GERÇEKLEŞME AŞAMALARI Harcama Talimatı, Onay Belgesi, İhale Onay Belgesinin Düzenlenmesi. Gerçekleştirme Belgelerinin Hazırlanması (Kanıtlayıcı Belgeler) Ödeme Emri Belgesinin Hazırlanması Tutarın Hak Sahibine Ödenmesi

HARCAMA SÜRECİNİ BAŞLATAN BELGELER Harcama Talimatı Onay Belgesi İhale Onay Belgesi

Harcama Talimatı Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Hakkında Genel Tebliğ (2007/1) ve 5018 Kamu mali yönetimi ve kontrol kanununun 32. maddesinde düzenlenmiştir Kamu ihale mevzuatına tabi olmayan işlerde kullanılır. Giderin konusunu, gerekçesini, Yapılacak iş veya hizmetin süresini, hukuki dayanaklarını, tutarını, kullanılabilir ödeneğini, tertibini, gerçekleştirme usulü, gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgileri içerir.

İhale Onay Belgesi Kamu İhale Kanununda belirtilen ihale usullerinden (Açık İhale Usulü, Belli İstekliler Arasında İhale Usulü ve Pazarlık Usulü) birinin kullanılması suretiyle yapılacak mal ve hizmet alımlarında kullanılır.

Onay Belgesi Doğrudan temin suretiyle veya kamu ihale mevzuatında belirtilen istisnai alımlarda kullanılır. Alım konusu işin nev’i(türü) , niteliğini , varsa proje numarasını, miktarı, gereken hallerde yaklaşık maliyeti, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartlarını gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belgedir.

Fatura Vergi usul kanununun 229-237 nci maddeleri fatura ile ilgili bilgileri içermektedir. Fatura: Satılan mal veya yapılan iş karşılığında müşteriye verilen ticari vesikadır. Faturada bulunması gerekenler ; düzenlenme tarihi seri ve sıra numarası, faturayı düzenleyenin adı ve soyadı,iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası, müşterinin adı-soyadı ve adresi, Malın veya işin nev'i, miktarı, fiyatı ve tutarı.

Fatura Nizamı Faturalar sıra numarası dahilinde düzenlenir. Faturalar mürekkeple, makine ile veya kopya kurşun kalemi ile doldurulur. Faturalar en az bir asıl ve bir örnek olarak düzenlenir. Faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzası bulunur. Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır.

Fatura Yerine Geçen Belgeler Serbest meslek makbuzu, gider pusulası, müstahsil makbuzu, giriş ve yolcu taşıma biletleri ile Uluslararası Hava Taşıyıcıları Birliği üyesi şirketlerce düzenlenen elektronik yolcu biletleri Kanunen yukarıdaki belgeleri düzenlemek zorunda olmayanlar Harcama pusulası düzenlerler.

Fatura Kaybolursa Ne Olur? Kamu idaresince düzenlenen faturanın kaybolması halinde; kaybolan idarenin dip koçanındaki nüshasına uygun suretleri çıkarılır ve yetkililerince onaylanır. Özel kişiler tarafından düzenlenen faturaların kaybolması halinde; aksine bir düzenleme yapılmadığı sürece tutarı Maliye Bakanlığı (Muhasebat Genel Müdürlüğü) Parasal Sınırlar ve Oranlar Hakkında Genel Tebliğ ekinde yer alan tabloda gösterilen tutara (Bu tutar 50.000 tl ‘dir) kadar olanlar için, harcama birimine ibraz edilen dipkoçanındaki nüshasına uygun olarak suretleri çıkarılır ve harcama yetkilisince veya harcama yetkilisinin belirleyeceği görevli tarafından onaylanır. Ayrıca, dipkoçanının arkasına suretinin çıkarıldığına ilişkin şerh düşülerek onaylanır. Belirtilen tutarı geçen faturaların kaybolması halinde ise noterce onaylanan suretleri ödeme belgesine bağlanır. Onaylı suretlerde; onaylayan ilgili birim yetkilisinin adı, soyadı, unvanı, imzası, resmi mührü ile onay tarihi bilgisinin bulunması gerekir.

Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı -Doğrudan temin usulüyle ihale komisyonu kurulmadan yapılacak alımlarda; * Alımı yapmakla görevlendirilen kişi veya kişilerce yapılan piyasa fiyat araştırması sonucunda alınan teklifleri, * Uygun görülen fiyat ile yükleniciyi gösteren ve söz konusu kişi veya kişilerce imzalanan belgeyi ifade eder. -Bu tutanak düzenlenirken firmalardan alınan proforma faturalardan yararlanılır.

Muayene ve kabul komisyon tutanağI  Yüklenici tarafından idareye teslim edilen malın veya yapılan işin belirtilen şartlara uygun olup olmadığını gösteren belgedir. Biri başkan,biri işin uzmanı olmak üzere en az üç veya daha fazla tek kişiden oluşan komisyonlarca imzalanır.

Ödeme Emri Belgesi Giderlerin kesin olarak ödenmesinde ve ön ödemelerin mahsubunda kullanılır. En az 3 nüsha şeklinde düzenlenir. İlk iki nüshası muhasebe birimine gönderilir. İlk nüshasına kanıtlayıcı belgeler eklenerek Sayıştay’a gönderilir, ikinci nüshası muhasebe biriminde saklanır.

Muhasebe İşlem Fişi Ön ödemelerde yani avans,kredi veya mevzuatları gereği verilecek avanslarda Muhasebe İşlem Fişine şu belgeler eklenir : - Avans ve kredi suretiyle yapılacak ön ödemelerde ; 1) Harcama talimatı, ihale mevzuatına göre yapılacak alımlarda onay belgesi, 2) Gereken hallerde kredi izin yazısı - Mevzuatları gereği yüklenicilere verilecek avanslarda; 1)Harcama talimatı,ihale mevzuatına göre yapılacak alımlarda onay belgesi, 2) Avans teminatına ilişkin alındının onaylı örneği.

Taahhüt Dosyası Bu dosya, ihale veya doğrudan temin usulüyle yapılacak her türlü mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin ödemeler için düzenlenir. Taahhüt dosyası aşağıdaki belgeleri kapsar: 1) Onay belgesi, 2) İhale komisyon kararı, 3) Doğrudan temin usulüyle komisyon kurulmadan yapılacak alımlarda piyasa fiyat araştırması tutanağı, 4) Kamu ihale kanununun 22. maddesinin a,b,c bentleri kapsamında tek kaynaktan yapılacak alımlarda ihale mevzuatında belirlenen standart form, 5) Sözleşme yapılması halinde sözleşme.

Ödeme Yapılacak Kişiler -Gerçek kişilerde: - alacaklıya veya vekiline, (noter onaylı vekaletname) - velisine,(nüfus cüzdanı) - vasisine veya mutemedine,(vasi tayinine ilişkin mahkeme ilamı) - varislerine.(veraset ilamı) -Tüzel kişilerde: - kanuni temsilcilerine (noterce onaylı imza sirküleri ve ilgilinin tahsile yetkili olduğunu gösterir belge) - kanuni temsilcilerinin vekillerine,(noter onaylı vekaletname) - kayyıma.(kayyım tayinin ilişkin mahkeme ilamı) Ödeme yapılabilir.

Harcamanın Çeşidine Göre Aranacak Belgeler

Aylıklara İlişkin Ödemeler Aylık ve aylıkla birlikte ödenen hakedişler için Aylık Bordrosu ve Personel Bildirimi ile duruma göre aşağıdaki belgeler aranır : - İlk atamalarda; atama onayı ve işe başlama yazısı - Naklen atamalarda; atama onayı,işe başlama yazısı,Personel Nakil Bildirimi - Terfilerde; terfi onayı - Görevden uzaklaştırmalarda; yetkili makamın onayı veya yazısı - Görevden uzaklaştırılmış olanların göreve iadelerinde; yetkili akamın onayı ve göreve başlama yazısı

Aylıklara İlişkin Ödemeler - Görevden uzaklaştırılmış olanların açıkta kaldıkları sürelere ait aylıklarının ödenmesinde, Harcama Talimatı - Aylıksız izin ve askerlik dönüşü yeniden işe başlamalarda, İşe başlama yazısı

Zam, Tazminat ve Benzeri Ödemeler Yabancı dil tazminatı için: yabancı dil sınav sonuç belgesi Aylıklarla birlikte ödenen tazminatlar Aylık Bordrosunda; aylıklarla ödenmeyen tazminatlar ise özel bordrosunda veya Çeşitli Ödemeler Bordrosunda gösterilir

Sosyal Yardım Ödemeleri Evlenme Yardımı : Aile Yardımı Bildirimi Aile yardımı : Aile Yardımı Bildirimi Doğum yardımında : Doğum olayının meydana geldiği yeri ve tarihi belirten ilgilinin dilekçesi Ölüm yardımında : Ölüm olayının meydana geldiği yeri ve tarihi belirten ilgilinin dilekçesi. Normal süresinde ölü olarak doğan çocuklar için ödenecek ölüm yardımında, buna ilişkin raporun da aranması gerekir.

Sosyal Yardım Ödemeleri II Giyecek yardımının ödenmesinde : - İlgili mevzuatında belirtilen yetkili makamın onayı, - Çeşitli Ödemeler Bordrosu (Örnek :13), - Ödemenin miktarını gösteren yetkili makamların kararı, ödeme belgesine bağlanır.

Ek Çalışma Karşılıkları 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu uyarınca ödenecek ek ders ücretlerinde ; - Yükseköğretim Ek Ders Ücreti Çizelgesi, - Her öğretim döneminin ilk ayında ders yükü dağılımını gösteren onay ve akademik takvim. Fazla çalışma ücretlerinin ödenmesinde ; - Saat başına ödenecek fazla çalışma ücretini gösterir onay, - Fazla çalışma yapan personel ile çalışılan gün ve süreleri gösterir çizelge Konferans ücretlerinin ödenmesinde; - Verilecek konferansın sayısını ve her bir konferans için verilecek ücreti gösterir Harcama talimatı, - Konferansın verildiğine ilişkin ilgili dairenin yazısı

Yolluklar Yurtiçi geçici görev yolluğu Yurtiçi sürekli görev yolluğu Yurtdışı geçici görev yolluğu Yurtdışı sürekli görev yolluğu Yolluklara ilişkin diğer hükümler

Yurtiçi geçici görev yolluklarının ödenmesinde; - Görevlendirme yazısı veya harcama talimatı Yurtiçi / Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi Yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura Yurtiçi sürekli görev yolluklarının ödenmesinde ; - Atamalarda atama onayı, diğer hallerde harcama talimatı, - Yurtiçi / Yurtdışı Sürekli Görev Yolluğu Bildirimi - Resmi mesafe haritasında gösterilmeyen yerler için yetkili mercilerden alınacak onaylı mesafe cetveli,

Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Görevlendirme yazısı veya harcama talimatı Yurtiçi / Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi Yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura ödeme belgesine bağlanır. Ayrıca, yatacak yer temini için alınan faturanın dairesince onaylanmış tercümelerinin de ödeme belgesine bağlanması gerekir.

Yurtdışı sürekli görev yolluğu Atamalarda atama onayı, diğer hallerde harcama talimatı Yurtiçi / Yurtdışı Sürekli Görev Yolluğu Bildirimi ödeme belgesine bağlanır.

Yolluklara Diğer Hükümler Uçakla yapılan seyahatlerde yolcu bileti Çeşitli amaçlarla memuriyet mahalli dışında açılan kurs veya okullara gönderilenlerin söz konusu sınav veya kursa katıldığını gösteren belge Harcırah Kanununda belirtilen nedenlerden dolayı yola devam edememe halinde, gecikilen günlere ait gündeliklerin ödenebilmesi için, bu durumu kanıtlayan mülki veya askeri mercilerden alınacak belge Geçici görevle başka bir yere görevlendirilip, sonradan görevlendirilmelerinden vazgeçilenlerin alınmış olan bilet ücretlerinin ödenmesinde, buna ilişkin yazı ile taşıt biletleri

Yolluklara İlişkin Diğer Hükümler II Denetim, kurs, yarışma, gösteri veya benzeri işler nedeniyle toplu olarak yapılan seyahatlerde, geçici görev yolluğu bildirimleri yerine Toplu Seyahatler Yolluk Bildirimi düzenlenir.

Tarifeye Bağlı Ödemeler İlan Giderlerinin Ödenmesinde ; - Harcama Talimatı - Fatura - İlanın hangi tarihte ve hangi yayın aracıyla (gazete, radyo, televizyon ve benzeri araçlar) yapıldığına ilişkin yazı veya tutanak Sigorta Giderlerinin Ödenmesinde ; - Sigorta poliçesi veya Zeyilname Gazete, dergi, radyo, televizyon ve benzeri araçların abone giderlerinin ödenmesinde ; Ödeme belgesine bağlanır.

Avukatlık Hizmet Bedellerinin Ödenmesi 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu kapsamına giren ve görevleri nedeniyle haklarında kamu davası açılmış olup da beraat edenlerin avukatlık ücretleri ve diğer masraflarının ödenmesinde ; - İlgilinin beraat ettiğine ilişkin kesinleşmiş mahkeme kararı - Dava ile ilgili yapılan masraflara ait fatura

Makine,Teçhizat,Taşıt,Demirbaş Bakım ve Onarım Giderleri Fatura Taahhüt Dosyası Hizmet İşleri Hakediş Raporu ödeme belgesine bağlanır.

Ulaştırma ve Haberleşme Giderlerinin Ödenmesi Tekel niteliğindeki telefon, teleks, telefaks ile ilgili her türlü hat ve benzeri ulaştırma ve haberleşme araçlarının kullanım ve abone giderleriyle telgraf ve posta pulu bedellerinin ödenmesinde; - Yurtiçi ve yurtdışı şehirlerarası telefon görüşme bedellerinin resmi-özel ayrımını gösterir, kullanıcının beyanına dayalı olarak ilgili daire amirince onanmış fatura Bir bağlantıyla ulaşılan (telefon, kablo, internet vb.) televizyon ve benzeri araçların abone giderleri ile bilgisayar haberleşmesi ve haber ajansları abonelik giderleri gibi bilgiye abonelik giderlerinin ödenmesinde ; - Taahhüt Dosyası - Fatura

Ulaştırma ve Haberleşme Giderlerinin Ödenmesi Tekel niteliğinde olmayan veya ihale mevzuatına göre temin edilen telefon, teleks, telefaks ve benzeri ulaştırma ve haberleşme araçlarının her türlü hat kullanım ve abone giderlerinin ödenmesinde; - Taahhüt dosyası, - Yurtiçi ve yurtdışı şehirlerarası telefon görüşme bedellerinin resmi-özel ayrımını gösterir, kullanıcının beyanına dayalı olarak ilgili daire amirince onanmış fatura Ödeme belgesine bağlanır.

Taşıma Giderlerinin Ödenmsi İhale suretiyle yapılan taşıma giderlerinin ödenmesinde; - Taahhüt dosyası - Fatura - Hizmet işleri hakediş raporu Tarifesi belli araçlarla yapılan taşıma giderlerinin ödenmesinde; - Onay Belgesi Ödeme belgesine bağlanır.

Kiraların Ödenmesi Taşınmaza ilişkin kira bedellerinin ödenmesinde ; - Taahhüt Dosyası - Fatura Makine, alet, araç ve taşıt kira bedelleri ile bilgisayar sistemleri ve yazılımları kira bedellerinin ödenmesinde ; - Hizmet işleri hakediş raporu Ödeme belgesine bağlanır.

Çeşitli Hizmet Alımlarının Ödenmesi İhale veya doğrudan temin usulüyle yapılan Bakım, onarım, danışmanlık, araştırma ve geliştirme, muhasebe, anket, temizlik, tarımsal mücadele, ağaçlandırma, erozyon kontrolü, yemek hazırlama ve dağıtım, toplantı, kurs, koruma ve güvenlik, sigorta, etüt ve proje, harita ve kadastro, plân, imar uygulama, basım ve yayım, fotoğraf, film alımları, bilgisayar hizmet alımları (gayrimaddi hak olarak alınan yazılım ve donanımlar hariç) ve benzeri hizmet alımlarına ilişkin giderlerin ödenmesinde ; - Taahhüt Dosyası - Fatura ( Sigorta Giderlerinin Ödenmesinde Poliçe veya Zeyilname ) - Hizmet işleri hakediş raporu Ödeme belgesine bağlanır.

Makine,Teçhizat ve Taşıt Alım Giderlerinin Ödenmesi Taahhüt Dosyası Fatura Muayene Kabul Komisyon Tutanağı Taşınır İşlem Fişi

Elektrik, su, doğalgaz ve benzeri tüketim giderlerinin ödenmesi Kamu kurum ve kuruluşlarınca veya kamu kurum ve kuruluşlarının denetim ve gözetimi altında bir imtiyaz hakkı dahilinde özel hukuk tüzel kişilerince sunulan tekel niteliğindeki elektrik, su, doğalgaz ve benzeri tüketim giderlerinin ödenmesinde ; - Fatura Tekel niteliğinde olmayan ve ihale mevzuatına göre temin edilen elektrik, su, doğalgaz ve benzeri tüketim giderlerinin ödenmesinde ; - Taahhüt Dosyası ödeme belgesine bağlanır.

Devlet Malzeme Ofisinden ve İdarelerin Kendilerine Bağlı Döner Sermayelerden Yapacakları Alımlarda ; Onay Belgesi Fatura Gereken hallerde muayene ve kabul komisyonu tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belge, Taşınır İşlem Fişi Ödeme belgesine bağlanır. - Mal veya malzeme alımı bir defadan fazla tahakkuk ettirildiğinde onay belgesi ilk ödemeye ait ödeme belgesine bağlanır.

4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 22’nci maddesinin (d) bendine göre yapılacak alımlar ; Doğrudan temin usulüyle yaptırılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işi bedellerinin ödenmesinde ; - Onay Belgesi - Fatura - Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı - Muayene ve Kabul Komisyon Tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belge - Mal ve malzeme alımlarında, Taşınır İşlem Fişi Ödeme belgesine bağlanır. Not: Mal ve hizmet alım bedelleri ile yapım işi bedellerinin bir defadan fazla tahakkuk ettirilmesi halinde , diğer ödemelerde onay belgesi, piyasa fiyat araştırması tutanağı ve düzenlenmiş ise sözleşme dışındaki belgeler aranır.

TEŞEKKÜRLER.....