Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

TOPLANTI YÖNETİMİ Asuman Uğur 2007. İÇERİK  Toplantı nedir, niçin toplantı yapıyoruz?  Toplantı yapmanın kriterleri  Toplantının işlevleri  Toplantı.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "TOPLANTI YÖNETİMİ Asuman Uğur 2007. İÇERİK  Toplantı nedir, niçin toplantı yapıyoruz?  Toplantı yapmanın kriterleri  Toplantının işlevleri  Toplantı."— Sunum transkripti:

1 TOPLANTI YÖNETİMİ Asuman Uğur 2007

2 İÇERİK  Toplantı nedir, niçin toplantı yapıyoruz?  Toplantı yapmanın kriterleri  Toplantının işlevleri  Toplantı çeşitleri  Verimli bir toplantının yapılandırılması  Toplantı öncesi yapılması gerekenler  Toplantı sırasında yapılması gerekenler  Toplantıda oynanan roller  Toplantı sonrasında yapılması gerekenler

3 TOPLUMSAL BİR VARLIK OLAN İNSAN TOPLANTIYA İHTİYAÇ DUYAR

4 TOPLANTI “BELLİ SONUÇLARA ULAŞMAK İÇİN İKİ VEYA DAHA FAZLA İNSANIN ARASINDAKİ BİLGİ, GÖRÜŞ VE FİKİR ALIŞVERİŞİDİR.”

5 TOPLANTI İletişimi sağlamak Motivasyonu yükseltmek Bilgi alışverişinde bulunmak Karar almak Kişiler arası uyumu sağlamak Sorun çözmek Değişiklikleri duyurmak İkna etmek

6 TOPLANTI ÇALIŞANLARIN MOTİVASYONUNU ARTIRIR

7 MOTİVASYON ÖZELLİKLE;  Herkes toplantının amacını anlıyorsa  Grupta çatışma yoksa  Başkana güven ve saygı varsa  Katılımcılar birbirlerine saygılı davranıyorsa  Katılımcıların daha önce başarılı çalışma deneyimleri varsa  İş ortamında yıkıcı politikalar yoksa  Doğru ekip bir araya geldiyse  Hiyerarşi, yorum özgürlüğünü kısıtlamıyorsa DAHA DA ARTAR

8 ÇALIŞTIĞINIZ KURUMDA HİÇ TOPLANTI OLMUYORSA KURUMA OLAN BAĞLILIĞINIZ AZALACAKTIR

9 ANCAK ÇOK TOPLANTI YAPMAK HİÇ TOPLANTI YAPMAMAK GİBİ OLUMSUZ ETKİ YAPAR

10 İDARİ MEVKİDE DAHA YÜKSEKLERE TIRMANDIKÇA KATILDIĞINIZ TOPLANTILAR DA O ÖLÇÜDE ARTAR

11 TOPLANTI YAPMANIN KRİTERLERİ Hata yapma maliyetinin ve riskinin yüksek olduğu Bilginin zayıf olduğu Belirsizlik riskinin yüksek olduğu Çok sayıda seçenek olup çok azının tespit edilebildiği Aynı konuda farklı görüşe ihtiyaç olduğu Sinerjiye ihtiyaç duyulduğu Motivasyonun azaldığı Pek çok kişiye aynı anda bilgi aktarılması gerektiği DURUMLARDA TOPLANTI YAPILMALIDIR.

12 EĞER Konu bire bir görüşmeyle ele alınmayı gerektiriyorsa Tartışmanın sonuç vermeyeceği düşünülüyorsa Hazırlık yapmaya zaman yoksa Başka bir iletişim yöntemi (not, e-posta, telefon) daha yararlı olacaksa Mesele zaten karara bağlanmışsa Konu herkesin zamanın almaya değecek kadar önemli değilse Kim ne söylerse söylesin sonuçta liderin dediği kabul edilecekse TOPLANTIYA GEREK YOKTUR

13 TOPLANTININ İŞLEVLERİ  Toplantı bir grubu, birimi, tanımlayan en kolay yoldur.  Bir toplantı bilgi ve deneyimlerin paylaşıldığı yerdir.  Toplantılar kişiyi motive eder.  Toplantı kararları grubun kararıdır.  Toplantılar statü çekişmesinin ortaya çıktığı yerdir.

14  Toplantı, yönetimin eşgüdüm (haberleşme, koordinasyon) kaynağıdır.  Toplantılar personeli yönetim etrafında birleştirir ve bütünleştirir.  Her toplantı yöneticiliğin ve liderliğin tezahür ettiği küçük bir yönetim merkezidir.

15 TOPLANTILARLA İLGİLİ ORTAK SORUNLAR  Net olmayan rol ve sorumluluklar  Kişilerle baş etme sorunu  Kayıt alma sorunu  Sorunu göz ardı etme  Statü kavgası  Kişilik çatışması  Genel olumsuz hava  İletişim sorunu  Toplantı yeri

16 TOPLANTIYA ÖNEM VERMEMEK Toplantının fazla önemli olmadığı düşünülerek oraya konuya ilişkin olmayan bir vekil göndermek Zaman kaybı olduğunu düşünerek toplantıya katılmamak Toplantıdan önce yapılması gerekenleri yapmamış olmak Toplantı sırasında cep telefonuyla konuşmalar yapmak Toplantıya gerekli bilgi ve notları getirmemiş olmak Toplantıya gelenlerin yanlış kişiler olması.

17 İNSANLARIN TOPLANTI SIRASINDAKİ BEKLENTİLERİ  Toplantıdan beklentilerin net bir şekilde açıklanması  Toplantı zamanının denetlenmesi  Katılanların ihtiyaçlarına duyarlı katılımcılar  Katılımcıların rahat edeceği toplantı iklimi  Başkanın ve katılanların iyi hazırlık yapmaları  Gerekli kişilerin katılımı  Toplantının kesintiye uğramaması  Tutanak tutularak kararın duyurulması

18 TOPLANTI TÜRLERİ  Bilgi verici Toplantılar ( Konferans tipi toplantı )  Sorun Çözücü Toplantılar  Kurul ( karar ) toplantısı  Koordinasyon toplantıları ( Aynı Düzeyde yöneticiler katılır)  Komisyon toplantıları ( uzman toplantıları )  Eğitici toplantılar

19 Bilgi verici Toplantılar; Bilgi verici toplantının amacı personeli sürekli eğitmek lider veya çalışanları sürekli bilgilendirmektir. Bu tür toplantılarda sorun çözmeye girişilmemeli, katılımcı sayısı da sınırlandırılmamalıdır.

20 Bilgi verici toplantılar şu durumlar için uygundur: Lider veya grup üyesi, bir konferansta ya da bilgi görgü gezisinde öğrendiklerini gruba aktarmada, Kurum dışından çağrılan bir danışman grubu yeni gelişmelerden haberdar etmesinde, Lider bir üst yönetimde alınan karaları ve bu çerçevede oluşturulan hareket planlarını kendi grup üyelerine aktarılmasında.

21  Bilgi verici toplantıların sonunda personele soru sorma fırsatı verilmeli  Konunun anlaşılıp anlaşılmadığı kontrol edilmeli  Tepkilerinin ne olduğu ölçülmelidir.

22 Sorun Çözücü toplantılar Bu tür toplantılar; İş yerinde görülen sorunların çözümü için ortak noktaları ve çözüm yollarını ortaya koymak amacıyla yapılır. Örneğin; Uzun telefon görüşmelerini nasıl azaltabiliriz ? Kırtasiye giderlerini nasıl azaltabiliriz ? Personelin işe geç gelmesini nasıl önleyebiliriz ? Motivasyonu nasıl sağlayabiliriz ? gibi

23 Sorun Çözme Toplantılarında;  Sorun çözme toplantılarında herkesin görüşü önemlidir. Hiçbir görüş yargılanmaz, ayıplanmaz ve kınanmaz.  Çözüm önerileri listelenir. Öneriler tek tek ele alınarak değerlendirilir. Bir konsensüs sağlanmaya çalışılır.  Bu tür toplantılarda herkesin bir sorun olduğunu kabul etmesi, bir çözüm bulunması gerektiğini düşünmesi ve çözümün birlikte alınacak kararlarla sağlanabileceğine inanması gerekir.

24 BEYİN FIRTINASI Katılımcıların düşünme güçlerini birleştirerek kolektif bir düşünme gücü oluşturmaktır

25 YÖNTEM YAPILANDIRILMIŞ YAPILANDIRILMAMIŞ

26 UYGULAMA İLKELERİ  Tartışılacak sorun seçilir ve açıkça tanımlanır.  Katılımcılar ellerindeki kağıtlara konu ile ilgili düşüncelerini yazar.  Her katılımcı sırası geldiğinde konu ile ilgili fikrini söyler. Başkan bu fikirleri kağıda yazıp asar.  Katılımcılar “pas” diyebilirler ancak başkan onları cesaretlendirmelidir.  Başkan herkese yeni düşünceleri olup olmadığını sorar.  Hiçbir düşünce nedeni ne olursa olsun listenin dışında bırakılmaz ve benzer fikirler birleştirilebilir.

27  Yazılı olan her düşünce tekrar tekrar oylanır.  Destekleyici oy kullanılır, karşı oy söz konusu değildir.  Her maddenin aldığı oy, maddenin yanına kaydedilir.  Fazla oy alanlar çerçeve içine alınır, liste sadeleştirilir.  Katılımcılar bu maddeler üzerinde tartışırlar.  Bu maddeler tekrar oylanır.Aldıkları oy miktarına göre en geçerli görülen seçilmiş olur.

28 UYGULAMA SIRASINDA  Sorun ya da konuyu herkes kabul etmelidir.  Katılımcıların düşünceleri asla eleştirilmemelidir.  Her düşünce flip chart ya da yazı tahtasına yazılmalıdır.  Oturum sırasında başka bir düşünce tartışılmamalıdır.  Çok uçuk gibi görünen düşüncelerin söylenmesinden çekinilmemelidir.  Katılımcılardan her hangi birinin üstünlük kurmasına izin verilmemelidir.

29 Değerlendirme ve Karar Verme Toplantısı (Kurul toplantısı) Saptanan sorunların ve ve bu sorunlara karşı üretilen çözümlerin değerlendirildiği toplantılardır. Tüzel - özel kişiliğe sahip kuruluşlarda yönetim veya yürütme kurullarının üyelerinden oluşur. Şirketle ilgili idari-mali - hukuki ve teknik konulara ilişkin karar almak amacıyla yapılır.

30 Koordinasyon toplantıları Aynı Düzeyde yöneticiler katılır. Toplantıya sunulan bilgiler değerlendirilir. Uyum ve işbirliği hedeflenir Komisyon toplantıları (uzman per.) Aynı Düzeyde bilgi ve beceriye sahip uzmanlar arasında yapılır. Bir konuyu incelemek ve karara bağlanmasını kolaylaştırmak amacıyla yapılır.

31 VERİMLİ BİR TOPLANTININ YAPILANDIRILMASI  TOPLANTI ÖNCESİ  TOPLANTI SIRASINDA  TOPLANTI SONRASINDA

32 TOPLANTI ÖNCESİ Hazırlık Gündem oluşturma Toplantıya kimler katılmalı Toplantı maliyeti Toplantı yeri ve araç gereçler Yerleşim düzeni

33 HAZIRLIK AŞAMALARI Toplantının amacı ve konularına karar vermek Gündemi oluşturmak Katılımcıları belirlemek Odayı, araç ve gereçleri hazır etmek

34 ETKİLİ BİR GÜNDEM  Amacı ve belli hedefleri göstermesi  Başlama ve bitiş saatini belirtmesi  Kimin hangi konuyla ilgilendiğini göstermesi  Hazırlanma imkanı sağlaması  Sonuç odaklı olması GEREKİR

35 DİKKAT Zihinsel enerji, dinç kafa gerektiren maddeler gündemin başında olmalı Toplantı üyeler arasında uyum ve birlik sağlayacak bir madde ile bitirilmeli Önemsiz maddelerin üzerinde çok zaman harcanmamalı Toplantı zamanı çok titizlikle belirlenmeli Katılımcılar gündem konusunda önceden bilgilendirilmeli Toplantıya sunulacak belge varsa bunlar mümkün olduğunca kısa olmalı Gündeme “diğer işler” gibi açık olmayan maddeler konmamalı

36 GÜNDEM Tarih:----- Yer:----- Başlama zamanı: Bitiş zamanı: Toplantının amacı: Katılımcılar: Konuşulacak başlıklar---- Madde no Konu Katılımcı Süre

37 GÜNDEM AMAÇYENİ ÜRÜN FİYATLANDIRMA HEDEFLERBU KONUDA YÖNLENDİRİCİ İLKELER BELİRLEME TOPLANTININ KONUSUFİYATLANDIRMAYI BELİRLEYEN DEĞİŞKENLER BUNA BAĞLI OLUŞTURULACAK İLKELER KATILIMCILARAHMET, ALİ, ERMAN, IŞIK, KENAN YER2. KATTAKİ TOPLANTI SALONU TARİH VE SAAT20 ARALIK 2006 GÜNDEM MADDESİKİMSÜRE AÇILIŞAHMET5 DAK. STANDART ÜRÜN FİYATININ DEĞERLENDİRİLMESİALİ5 DAK. DAĞITIM KANALLARI RAPORUERMAN VE IŞIK10 DAK. RAKİP FİRMALARDA FİYATLARAYŞE5 DAK. ÜRÜN TESTLERİNİN SONUÇLARIKENAN15 DAK. FİYAT KONUSUNDA GRUP TARTIŞMASIHERKES10 DAK. FİYAT KONUSUNDA İLKELERİN KARARA BAĞLANMASIHERKES10 DAK. BİR SONRAKİ ADIMLAR VE KAPANIŞHERKESİN KATKILARIYLA AHMET 5 DAK.

38 TOPLANTIYA KATILAN KİŞİLER KATILIMCILARIN KATKI PAYININ NE OLACAĞI HESAPLANMALI VE AMACA ULAŞMAK İÇİN

39 KARAR TOPLANTILARINA KİLİT NOKTADAKİ KİŞİLERİN KARAR MEKANİZMASINDA AKTİF ROL OYNAYANLARIN UZMAN KİŞİLERİN Katılımı sağlanmalıdır.

40 ANCAK TOPLANTININ TÜRÜNE GÖRE KATILIMCILAR DA DEĞİŞEBİLİR. Sorun çözme Toplantılarına Çözüme ulaşmak için kimlere ihtiyaç duyuluyorsa çağırılmalıdır. Ayrıca sorunun yaşandığı bölümün çalışanları da bu tür toplantılarda hazır bulunmalıdır. Bilgi Toplantıları için; Kimin bilgilendirilmeye ihtiyacı var ? Veya kimden bilgi edinebilirim ? Sorularına verilecek cevap katılımcıları belirler.

41 KATILIMCILARI SEÇERKEN Şu tuzaklardan uzak durun; “Birisi yerine gönderilenlerden” (özellikle yetki verilmemişse) Statü dolayısıyla davet edilenlerden SAKININ

42

43 KATILIMCILAR Sanki ben orada değildim Benimle hiç ilgisi yoktu Bu toplantıya ne gerek vardı? Orada sadece yeter sayıyı tamamlamak için bulundum DİYE DÜŞÜNÜYORLARSA TOPLANTIYA İLGİSİZ KİŞİLER ÇAĞIRILMIŞ DEMEKTİR.

44 ANCAK ÖZELLİKLE KARAR TOPLANTILARINDA KATILIMCI SAYISI 7 KİŞİYİ GEÇMEYECEK ŞEKİLDE SINIRLANDIRILMALIDIR

45 ÇÜNKÜ TOPLANTILARDA İLİŞKİLER, KATILIM ADEDİNİN FAKTÖREL SAYISI KADARDIR

46 ÖRNEĞİN; TOPLANTIYA 6 KİŞİ KATILDIYSA İLİŞKİLER 1x2x3x4x5x6= 720 dir.

47 KATILIMCI SAYISINI AZALTMAK İÇİN  Gündemin gözden geçirilmesi  Gündemi oluştururken, kimlerin hangi konuyla ilgili katılacağının belirlenmesi  Geniş çaplı bir toplantı yerine küçük gruplu toplantı seçeneğinin araştırılması  Konular arasında ayıklama yapılması GEREKİR

48 TOPLANTI MALİYETİ MADDİ FAKTÖR MORAL FAKTÖRÜ

49 MADDİ FAKTÖR ÖZELLİKLE ŞEHİR DIŞINDAN KATILANLARIN; YOL OTEL YEMEK HARCIRAH MASRAFLARI DONANIM YA DA KİRALAMA KIRTASİYE, BASKI, POSTA HARCANAN EMEK HARCANAN ENERJİ

50 KURUMDAN KATILANLAR İÇİN ; Toplantıya katılanların saat ücreti ile katılan üye sayısının çarpanı ve toplantının süresi toplantının işgücü maliyetidir.

51 MORAL FAKTÖRÜ ZAMAN KAYBI DİKKATİ BAŞKA TARAFA YOĞUNLAŞTIRMA İŞLERİN YAVAŞLAMASI TOPLANTI SIRASINDA MORAL BOZULMASI

52 TOPLANTI YERİ KATILIMCILARIN KONSANTRASYONU AÇISINDAN OLDUKÇA ÖNEMLİDİR

53 BAŞARISIZ TOPLANTI Küçük bir salonda, Rahatsız oturma yerleri, Yetersiz ya da çok fazla aydınlatma, Yetersiz havalandırma, Gürültülü bir ortam, Fazla sıcak ya da soğuk, Gerektiği halde bulunmayan görsel ekipman ve yazım aletleri İLE GERÇEKLEŞİR

54 OTURMA DÜZENİ PLANLANIRKEN Oturma düzeni herkesin herkesi görebileceği şekilde olmalı Başkan konum olarak herkesle göz teması kurabilecek durumda olmalı Birbirleriyle anlaşamayan insanlar yan yana oturtulmamalı Uzlaşmacı ve hoşgörülü insanlar, kavgaya eğilimli insanlarla yan yana oturtulmalı

55 YERLEŞİM DÜZENİ “Sinema” stili “U” veya “V” şekli “Karatahta” stili

56 “SİNEMA” stili Katılımcı sayısının çok olduğu, bir kişinin sunuş yaptığı toplantılar için uygundur.

57 “U” veya “V” şekli En fazla 20 kişiye kadar olan toplantılar için uygundur. Bu düzende kişisel katılım ve karşılıklı tartışma mümkündür

58 “KARATAHTA” stili Katılımcıların yuvarlak ya da dörtgen masa etrafında toplandıkları az sayıda kişiyle yapılan toplantılar için uygundur. Ancak görsel malzeme kullanmak zordur

59 GEREKLİ MALZEME  Tepegöz  Projeksiyon  Slayt gösterici  Flip chart  Renkli markör kalem  Yazı tahtası  Renkli kartonlar

60 TOPLANTI SIRASINDA

61 TOPLANTI BAŞKANI

62 TOPLANTININ BAŞARILI GEÇMESİNDE EN ÖNEMLİ GÖREV TOPLANTI BAŞKANINA DÜŞMEKTEDİR

63 TOPLANTI BAŞKANI  Toplantının amacı ve hedefini açıkça belirtmeli,  Toplantıya hazırlıklı gelmeli ve herkesin hazırlıklı gelmesini sağlamalı,  Toplantıya zamanında gelmeli toplantıyı zamanında başlatmalıdır,  Toplantıya güler yüzle başlamalı,  Değişik bakış açılarını destekleyip, yapıcı katkıları yüreklendirmeli,

64  Hoşgörülü ve sabırlı olmalı,  Katılımcılar arasında dengeyi sağlamalı, herkesi dinlemeli,  Tartışmaları denetim altında tutmalı konudan uzaklaşmamalı,  Herkesin katkıda bulunmasını sağlamalı,  Konuyu özetleyerek sonuca bağlamalıdır,  Tutanak tutulmasını sağlamalıdır.

65 BAŞARILI BİR YÖNETİCİ İLE; Katılımcılar hedeflerine daha kolay ulaşacaklardır Tartışma ve görüşmeler daha yapıcı olacaktır Ele alınan konu bütün yönleriyle incelenecektir Daha az zaman kaybı olacaktır Karışıklık ve yanlış anlamalar önlenecektir

66 ANCAK; BAZEN BİR TOPLANTININ BAŞARISINA TEK BAŞINA BİLE ETKİLİ OLABİLECEK EN BÜYÜK ENGEL BAŞKANIN NEFSİNE OLAN DÜŞKÜNLÜĞÜDÜR

67 BAZILARI ; Hükmetmeyi sever, fikirlerini gruba empoze ederler Bazıları ise tembel ve güvenilmezdirler ve sorumluluktan kaçarlar

68 BİÇİMSEL YAPI BAŞLANGIÇ KONULARIN AÇIKLANMASI KONULAR ÜZERİNE TARTIŞMA ÖZET VE KAPANIŞ

69 ZAMANI VERİMLİ KULLANMAK İÇİN Toplantıya zamanında başlamak Gündemi konularına göre ayırmak, her konu için zaman belirtmek En önemli konuları öncelikle görüşmek Gündem dışı konulara fazla vakit ayırmamak Kilit konumdaki kişilerin katılımlarını sağlamak Zamanlamaya dikkat etmek (öğle yemeği vb.)

70 ZAMAN KAYIPLARI Toplantıya geç başlamak Gündemde konularla ilgili zaman sınırlaması olmayışı Daha az önemli konulara daha fazla zaman ayırmak Toplantıyı geç bitirmek

71 ETKİN KATILIM TOPLANTIYA KATILAN HERKESİN AMACA ULAŞMADA KATKI PAYININ OLMASI GEREKİR

72 ETKİN KATKI PAYI İÇİN GÜÇLÜ HAZIRLIK ETKİLİ İLETİŞİM BAŞARILI İDARE

73 GÜÇLÜ HAZIRLIK Toplantı konusuyla ilgili tüm dokümanlar elde edilmeli Dokümanlar üzerinde çalışıp gerekli notlar alınmalı Toplantıyla ilgili her şey önceden okunmalı Önceden araştırma yapılmalı Konunun detayına inmek için sorular hazırlanmalı Hafızaya değil nota güvenilmeli

74 TOPLANTIYA KATILANLARIN GÖREVLERİ; Katılımcıların toplantı öncesi görevleri; Bir önceki toplantının tutanaklarını okuyun size verilen görevleri ne kadarını yaptığınızı belirleyin. Misafir ve telefon görüşmeleri nedeniyle toplantıdan çağrılmamak için önlemler alın. Toplantıya zamanında katılabilmek için işlerinizi düzenleyin. Gündeme koyacağınız/koyduracağınız maddeleri unutmayın.

75 İLETİŞİM Bilgi üretme, aktarma ve anlamlandırma sürecidir.

76 İLETİŞİM TÜRLERİ  Kişi-içi iletişim ve çatışma  Kişilerarası iletişim ve çatışma  Örgüt-içi iletişim ve çatışma  Kitle iletişimi ve çatışma

77

78 KİŞİLERARASI ÇATIŞMA TÜRLERİ Aktif çatışma Pasif çatışma Varoluş çatışması Tümden reddetme Önyargılı çatışma Yoğunluk çatışması Kısmi algılama çatışması

79 KİŞİLERARASI İLETİŞİM ÇATIŞMALARININ NEDENLERİ  Biliş  Algı  Bilinçaltı  İhtiyaçlar  Kişisel faktörler  Roller Kaynak: Üstün Dökmen,İletişim çatışmaları

80 Bilişsel Yaşantımızı Etkileyen Faktörler Kalıplaşmış Düşünceler İyi bir insan olup, başka insanların onayını kazanmalıyım, aksi halde değersiz bir insan olurum Başkaları bana benim istediğim gibi davranmalı, aksi halde cezalandırılmalılar Yaşam bana istediklerimi kolayca vermeli, istemediklerimi ise vermemeli

81 BAŞARILI İLETİŞİM İÇİN; Empati kurabilmek Dinleme becerisini geliştirmek Gerekir.

82 EMPATİ Bir insanın kendini karşısındaki insanın yerine koyarak olaylara onun bakış açısıyla bakması, onun duygularını ve düşüncelerini doğru anlaması ve hissederek bu durumu iletmesidir.

83 EMPATİK TEPKİ VERMENİN YOLLARI Yüzümüzü bedenimizi kullanarak onu anladığımızı ifade etmek Sözlü olarak onu anladığımızı ifade etmek

84 DİNLEMENİN ÖNÜNDEKİ ENGELLER  Kendimizle kıyaslamak  Düşünceleri okumaya çalışmak  Kendi söyleyeceklerini hazırlamak  Söylenenlerin bitmesini beklemeden hüküm vermek  Kendi başından geçeni düşünmeye koyulmak  Konuyu değiştirmek (işine gelmediğinden)

85 DİNLEME Görünüşte dinleme (biraz sonra ne söyleyeceğini düşünmek) Savunmada dinleme (bana yönelik saldırı olacak mı?) Seçerek dinleme(ilgi çeken konuyu seçmek) Tuzakçı dinleme (açığı yakalamak) Denetçi dinleme (bana ne tepki veriyor?) Nezaketen dinleme (ayıp olmasın diye dinleme) OYSA ÖNERİLEN “CAN KULAĞI İLE DİNLEME”

86 “CAN KULAĞI İLE DİNLEME” Göz iletişimi kurar Jest ve mimiklerle dikkatle dinlediğini belli eder Başka bir şey düşünmez Başka bir şeyle meşgul olmaz Müdahale etmez Konuşanın cümlelerini tamamlamaz İfadelerin satır aralarını kavramaya çalışır Sorular sorar konuya açıklık getirir Konuşmacıya saygı gösterir ve yargılamaz

87 ETKİN İLETİŞİM İÇİN;  Düşüncelerini açıkça söylemek  Herkese konuşma fırsatı vermek  Başkalarının sözünü kesmemek  Dinlemeye özen göstermek  Kavgacı bir tutum sergilememek  Konu dışına çıkmamak  Zamanlamaya özen göstermek  Hoşgörülü olmak  Gerektiğinde hayır diyebilmek Gerekir.

88 TOPLANTI SIRASINDA HERKESİN AYNI ANDA KONUŞMAMASI KONUŞACAK KİŞİNİN BAŞKAN TARAFINDAN SEÇİLMESİ gerekir

89 KATILIMCILARIN UYUMU Katılımcıların birbirlerine karşı hissettikleri güven, güvensizlik, sempati, antipati, hoşgörü, hoşgörüsüzlük gibi gibi duygular gerçekleştirilecek hedefleri etkiler

90 AMA; Toplantılarda bazı katılımcılar kendilerini küçük düşürmekten çekinirler. Düşüncelerini ortaya koymaktan utanırlar ve grup baskısını üzerlerinde hissederler.

91 GÖRÜŞMELER ŞU DURUMDA KESİLMELİDİR  Daha ileriye gidilebilmesi için daha fazla olguya gereksinim duyulduğunda  O anda bulunmayan katılımcıların görüşüne ihtiyaç duyulduğunda  Katılımcılar konu üzerine düşünmek için zamana ihtiyaç duyduklarında  Zamanın yetmediği durumlarda  Sorunu birkaç kişinin halledeceği durumlarda

92 KATILIMCILARLA UĞRAŞMA ÇOK KONUŞANLARI FRENLEYEBİLME SESSİZLERİ KONUŞTURABİLME DEĞİŞİK FİKİRLERİN ORTAYA ATILMASINI ÖZENDİRME YIKICI ÖNERİLERDEN KAÇINMAK

93 TOPLANTIYA KATILANLARIN OYNADIKLARI ROLLER GRUBU ENGELLEYEN ROLLER GRUBU DESTEKLEYEN ROLLER GRUBU KAYNAŞTIRAN ROLLER

94 GRUBU ENGELLEYEN ROLLER  Saldırgan  Bozguncu  Yıldızlar  Hikayeciler  Şaklabanlar  Hükmediciler  Benciller

95 GRUBU DESTEKLEYEN ROLLER  Girişimci  Önerici  Detaycı  Açıklayıcı  Sınayıcı  Özetleyici

96 GRUBU KAYNAŞTIRAN ROLLER  Rahatlatıcı  Uzlaşmacı  Uyum sağlayıcı  Moralci  İletişimci

97 TOPLANTIDA OYNANAN OYUNLAR “NE MÜTHİŞ BİR İNSANIM” oyunu SUÇLAMA oyunu ACINDIRMA oyunu

98 TOPLANTIYI KAPATMA TOPLANTI SONUNDA KISA BİR ÖZET İLE KATILIMCILARA TEŞEKKÜR EDEREK TOPLANTIYI KAPATMAK GEREKİR

99 TOPLANTI SONRASI EN ÖNEMLİ ŞEY TOPLANTIDA ALINAN KARARLARIN, ÜZERİNDE ANLAŞMAYA VARILDIĞI GİBİ VE ZAMANINDA UYGULAMAYA KONULMASIDIR

100 TOPLANTI TUTANAKLARI  Toplantının zamanı tarihi  Toplantının nerede yapıldığı ve kimin yönettiği  Katılımcıların adı ve gelemeyenlerin katılmama nedenleri  Tartışılan ve verilen tüm kararlar  Toplantının sona erdiği zaman  Gelecek toplantının yeri, zamanı ve tarihi

101 TUTANAK Eylem planını açıklar. Alınan kararlar sonucu hangi eylemlerin, kimler tarafından ne zaman gerçekleştirileceği belirtilir Konuların bir sonraki toplantıya aktarılmasını sağlar

102 TUTANAK  Doğru ve tam  Nesnel  Kısa ve öz  Anlaşılır  Sistemli

103 TEŞEKKÜR EDERİM. Asuman Uğur /247


"TOPLANTI YÖNETİMİ Asuman Uğur 2007. İÇERİK  Toplantı nedir, niçin toplantı yapıyoruz?  Toplantı yapmanın kriterleri  Toplantının işlevleri  Toplantı." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları