Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

TOPLANTI YÖNETİMİ Asuman UĞUR 2009. İÇERİK Toplantı nedir, niçin toplantı yapıyoruz? Toplantı yapmanın kriterleri Toplantının işlevleri Toplantı çeşitleri.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "TOPLANTI YÖNETİMİ Asuman UĞUR 2009. İÇERİK Toplantı nedir, niçin toplantı yapıyoruz? Toplantı yapmanın kriterleri Toplantının işlevleri Toplantı çeşitleri."— Sunum transkripti:

1 TOPLANTI YÖNETİMİ Asuman UĞUR 2009

2 İÇERİK Toplantı nedir, niçin toplantı yapıyoruz? Toplantı yapmanın kriterleri Toplantının işlevleri Toplantı çeşitleri Verimli bir toplantının yapılandırılması Toplantı öncesi yapılması gerekenler Toplantı sırasında yapılması gerekenler Toplantıda oynanan roller ve oyunlar Toplantı sonrasında yapılması gerekenler

3 TOPLANTI; Belli sonuçlara ulaşmak için iki veya daha fazla insanın arasındaki bilgi, görüş ve fikir alışverişidir.

4 Neden toplantı yapıyoruz? İletişimi sağlamak, Motivasyonu yükseltmek, Bilgi alışverişinde bulunmak, Karar almak, Kişiler arası uyumu sağlamak, Sorun belirlemek ve s orun çözmek, Değişiklikleri duyurmak, Görevlendirmek, İkna etmek.

5 Toplantıya İhtiyaç Duyulan Durumlar; Pek çok kişiye kısa zamanda bilgi aktarmak gerekiyorsa, Bir karar almak için “organizasyonu çalıştırmaya zaman” yoksa, Herkesi aynı anda bilgilendirip koordinasyon içinde çalışmaları isteniyorsa, Aynı konuyla ilgili farklı görüşlere gereksinim varsa,

6 Sinerjiye ihtiyaç duyuluyorsa, Hata yapma maliyeti ve riski yüksekse, Belirsizlik riski varsa, Çok sayıda seçenek olup çok azı tespit edilebiliyorsa, Aynı konuda farklı görüşe ihtiyaç varsa, Motivasyon azalmışsa.

7 Motivasyon Özellikle; Herkes toplantının amacını anlıyorsa, Grupta çatışma yoksa, Toplantı başkanına güven ve saygı varsa, Katılımcılar birbirlerine saygılı davranıyorsa, Katılımcıların daha önce başarılı çalışma deneyimleri varsa, İş ortamında yıkıcı politikalar yoksa,

8 Doğru ekip bir araya geldiyse, Hiyerarşi, yorum özgürlüğünü kısıtlamıyorsa daha da artar.

9 Toplantı Sayısını Artıran Etkenler; Proje merkezli çalışmalar, Çapraz faaliyet gösteren ekipler, Önemli müşteriler ile yapılan ortaklıklar, Pazar ilişkileri, Kaynak bulma faaliyetleri, Kurumların kendi içindeki yoğun ilişkiler.

10 Toplantılara ihtiyaç duyulmayan durumlar; Verilerin yetersiz olduğu ve iyi hazırlık yapılmadığı durumlarda, Varılacak sonuçlardan pek bir şey çıkmayacağı biliniyorsa, Toplantılarda elde edilecek sonuçlar başka yollardan elde ediliyorsa, Diğer bireyleri işin içine çekmek, konuyu bulanık hale getirecekse,

11 Konu bire bir görüşmeyle ele alınmayı gerektiriyorsa, Başka bir iletişim yöntemi (not, e-posta, telefon) daha yararlı olacaksa, Mesele zaten karara bağlanmışsa, Konu herkesin zamanın almaya değecek kadar önemli değilse, Kim ne söylerse söylesin sonuçta liderin dediği kabul edilecekse,

12 Toplantı, yönetimin eşgüdüm (haberleşme, koordinasyon) kaynağıdır, Sorun çözer, Karar alınmasını sağlar, yönetimde hem sağlıklı bilgi alış verişi hem de sorunların tartışılması ve rasyonel kararların alınması ancak toplantı yönetimiyle sağlanır ve toplantı kararları grubun kararıdır, Toplantının İşlevleri;

13 Toplantılar personeli yönetim etrafında birleştirir ve bütünleştirir, Toplantı bir grubu, birimi, tanımlayan en kolay yoldur, Bir toplantı bilgi ve deneyimlerin paylaşıldığı yerdir, Toplantılar kişiyi motive eder, Toplantılar statü çekişmesinin ortaya çıktığı yerdir.

14 SORUN ÇÖZME TOPLANTILAR KARAR VERME EĞİTİM VE BİLGİ VERME EMİR TOPLANTISI (GÖREVLENDİRME) KOORDİNASYON SEMİNER PANEL KONFERANSMESLEKİ TOPLANTILAR KOMİSYON KURUL TOPLANTILARI KONGRE FORUM BRİFİNG BİLGİLENDİRME

15 Bir Toplantı Tekniği; Beyin Fırtınası Etkili bir şekilde uygulanması için birtakım kurallara uyulması gerekir. Bu kurallar büyük bir kağıda yazılıp duvara asılmalıdır, Bir çok katılımcı düşüncelerini dile getirmekte zorlanır. Onları cesaretlendirmek gerekir, Toplantı çok ciddi bir havada geçmemeli, rahat ve keyifli, neşeli bir ortam sağlanmalıdır.

16 Toplantı sırasında abartılı ve hayalci düşüncelere karşı çıkılmamalıdır. Eleştiri veya değerlendirme yapmak yasaktır. Başlanmadan önce tartışılacak konu açıkça tanımlanmalıdır.

17 Uygulama ilkeleri; Tartışılacak konu ya da sorun seçilir ve açıkça tanımlanır, Katılımcılar ellerindeki kağıtlara konu ile ilgili düşüncelerini yazar, Her katılımcı sırası geldiğinde konu ile ilgili fikrini söyler. Başkan bu fikirleri kağıda yazıp asar, Katılımcılar “pas” diyebilirler ancak başkan onları cesaretlendirmelidir,

18 Başkan herkese yeni düşünceleri olup olmadığını sorar, Hiçbir düşünce nedeni ne olursa olsun listenin dışında bırakılmaz, Benzer fikirler birleştirilebilir, Yazılı olan her düşünce tekrar tekrar oylanır, İlk oylamada her üye istediği sayıda madde için oy kullanır,

19 Destekleyici oy kullanılır, karşı oy söz konusu değildir, Her maddenin aldığı oy, maddenin yanına kaydedilir, Fazla oy alanlar çerçeve içine alınır, liste sadeleştirilir, Katılımcılar bu maddeler üzerinde tartışırlar, Bu maddeler tekrar oylanır, Aldıkları oy miktarına göre en geçerli görülen seçilmiş olur.

20 Hazırlık Gündem Maliyet Not alma Anlaşmazlıklara yaklaşımAksiyon planı hazırlama Yerleşim düzeni Yer, araç, gereç Katılımcılar Zamanlama Toplantı sonrası takip Katılımı sağlama TOPLANTI SIRASINDATOPLANTI SONRASINDATOPLANTI ÖNCESİNDE VERİMLİ BİR TOPLANTININ YAPILANDIRILMASI Toplantı bildirimi

21 Toplantı zamanı yapılmak istenen iş için harcanacak zamanın %20’sini aşmamalıdır

22 Toplantı Öncesi Hazırlık; Amaç belirlemek, Gündem oluşturma, Toplantıya kimler katılmalı, Toplantı maliyeti, Toplantı yeri ve araç gereçler, Yerleşim düzeni.

23 Toplantı Amacı; Toplantı organizasyonunun hazırlık aşamasında bilinmesi gereken cevaplardan biri de niçin toplantı yapılacağıdır, Uygulamanın başarısındaki en önemli faktör hedefi açık olarak belirmektedir, Hedef gerçekçi, ulaşılabilir, teşvik edici ve ulaşmaya değer olmalıdır.

24 Toplantı Gündemi; Amacı ve belli hedefleri gösterir, Başlama ve bitiş saatini belirtir, Kimin hangi konuyla ilgilendiğini gösterir, Hazırlanma imkanı sağlar, Toplantı sonuç odaklı olur.

25 Gündem; Hazırlığa yardımcı olması açısından toplantının planını, gelişimini kontrol etmek için tarafsız bir kontrol aracıdır, Toplantının başarısını ölçmek için bir kriterdir, Katılımcılar gündem konusunda önceden bilgilendirilmelidir,

26 Toplantıya sunulacak belge varsa bunlar mümkün olduğunca kısa olmalı ve bunlar gündemde belirtilmelidir, Gündem, toplantıda neler olacağını göstermelidir. Her madde aslında bir görevdir, Gündemin başlığı, görevin ne olduğunu, nasıl ele alınacağını ve grubun buna yönelik ne karar vereceğini göstermelidir,

27 Zihinsel enerji, dinç kafa gerektiren maddeler gündemin başında olmalıdır, Önemsiz maddelerin üzerinde çok zaman harcanmamalıdır, Gündeme “diğer işler” gibi açık olmayan maddeler konulmamalıdır, Toplantı, üyeler arasında uyum ve birlik sağlayacak bir madde ile bitirilmelidir.

28 Gündem; Tarih Yer Başlama zamanı Bitiş zamanı Toplantının amacı Katılımcılar Konuşulacak başlıklar Madde no Konu Katılımcı Süre

29 AMAÇYENİ ÜRÜN FİYATLANDIRMA HEDEFLERBU KONUDA YÖNLENDİRİCİ İLKELER BELİRLEME TOPLANTININ KONUSUFİYATLANDIRMAYI BELİRLEYEN DEĞİŞKENLER BUNA BAĞLI OLUŞTURULACAK İLKELER KATILIMCILARAHMET, ALİ, ERMAN, IŞIK, KENAN YER2. KATTAKİ TOPLANTI SALONU TARİH VE SAAT20 ARALIK 2006 GÜNDEM MADDESİKİMSÜRE AÇILIŞAHMET5 DAK. STANDART ÜRÜN FİYATININ DEĞERLENDİRİLMESİALİ5 DAK. DAĞITIM KANALLARI RAPORUERMAN VE IŞIK10 DAK. RAKİP FİRMALARDA FİYATLARAYŞE5 DAK. ÜRÜN TESTLERİNİN SONUÇLARIKENAN15 DAK. FİYAT KONUSUNDA GRUP TARTIŞMASIHERKES10 DAK. FİYAT KONUSUNDA İLKELERİN KARARA BAĞLANMASIHERKES10 DAK. BİR SONRAKİ ADIMLAR VE KAPANIŞHERKESİN KATKILARIYLA AHMET5 DAK.

30 AMAÇ2009 yılı eğitim planlaması HEDEFLER2009 yılı için eğitim ihtiyacının belirlenmesi TOPLANTININ KONUSUEğitim ihtiyaçlarını belirleme kriterleri ve hangi eğitimler verilecek KATILIMCILAR Personel daire başkanı, mali işler daire başkanı,Eğitim şube müdürü YER2. KATTAKİ TOPLANTI SALONU TARİH VE SAAT5 Ocak 2009 GÜNDEM MADDESİKİMSÜRE AÇILIŞ Daha önce alınan eğitimler 2009 yılı eğitim ihtiyaçlarının belirlenme yolları

31 Katılımcılar; Anahtar karar alıcılar, Uzman ya da bilgi aktarıcılar, Bilgiye ihtiyaç duyan kişiler, Düşünce oluşturucular, Alınması gereken karara ilgi duyan üst düzey yöneticiler, Potansiyel ihtilaflara hakemlik edecek olan kişiler, Danışmanlar ve konuklar olabilir.

32 Karar Toplantılarına; Kilit noktadaki kişilerin, Karar mekanizmasında aktif rol oynayanların, Uzman kişilerin katılımı sağlanmalıdır.

33 Sorun Çözme Toplantılarına; Çözüme ulaşmak için kimlere ihtiyaç duyuluyorsa çağırılmalıdır, Ayrıca sorunun yaşandığı bölümün çalışanları da bu tür toplantılarda hazır bulunmalıdır.

34 Bilgi Toplantıları İçin; Kimin bilgilendirilmeye ihtiyacı var ? Kimden bilgi edinebilirim ?

35 Katılımcılar; Sanki ben orada değildim. Benimle hiç ilgisi yoktu. Bu toplantıya ne gerek vardı? Orada sadece yeter sayıyı tamamlamak için bulundum. şeklinde düşünüyorlarsa, toplantıya ilgisiz kişiler çağırılmış demektir.

36 Katılımcı Sayısını Azaltmak İçin; Gündemin gözden geçirilmesi, Gündemi oluştururken, kimlerin hangi konuyla ilgili katılacağının belirlenmesi, Geniş çaplı bir toplantı yerine küçük gruplu toplantı seçeneğinin araştırılması, Konular arasında ayıklama yapılması gerekir.

37 Toplantı Maliyeti; Maddi faktör, Moral faktörü.

38 Maddi Faktör; Özellikle şehir dışından katılanların; Yol, Otel, Yemek, Harcırah masrafları, Donanım ya da kiralama, Kırtasiye, baskı, posta, Harcanan emek, Harcanan enerji.

39 Kurumdan katılanlar için; Toplantıya katılanların saat ücreti ile katılan üye sayısının çarpanı ve toplantının süresi toplantının işgücü maliyetidir.

40 Moral Faktörü; Zaman kaybı, Dikkati başka tarafa yoğunlaştırma, İşlerin yavaşlaması, Toplantı sırasında moral bozulması.

41 Toplantı Yerinin Hazırlanması; Eğer toplantı büyük bir yerde yapılıyorsa gerekli yer düzeninin temini, Toplantıda video, kaset, slayt gibi araç ve gerecin hazır bulundurulması gerekir, Salonda yeterli sayıda katılımcıyı alacak oturma yeri bulunmalıdır, Toplantı yerinde bulunan koltuk ve sandalyeler ergonomik olmalıdır.

42 Oturma Düzeni Planlanırken; –Oturma düzeni toplantının türüne göre belirlenmeli ancak özellikle karar toplantılarında herkesin herkesi görebileceği şekilde olmalı, –Başkan konum olarak herkesle göz teması kurabilecek durumda olmalı, –Uzlaşmacı ve hoşgörülü insanlar, kavgaya eğilimli insanlarla yan yana oturtulmalı,

43 Toplantı Zamanı; Toplantının ne zaman ve nerede yapılacağı, başarısını etkiler, Bir toplantının başarısı, ne kadar uzun sürdüğü ile değil, katılımcıların ne kadar katkıda bulunduğu ile ölçülür, Toplantı 90 dakikayı aşmamalıdır. Eğer bu vaktin aşılması zorunluysa, yemek ve çay-kahve molaları için kısa aralar verecek şekilde bir program yapılmalıdır.

44 Zamanı Verimli Kullanmak İçin; Toplantıya zamanında başlamak, Gündemi konularına göre ayırmak, her konu için zaman belirtmek, En önemli konuları öncelikle görüşmek, Gündem dışı konulara fazla vakit ayırmamak, Kilit konumdaki kişilerin katılımlarını sağlamak, Zamanlamaya dikkat etmek (öğle yemeği v.b.).

45 Zaman Kayıpları; Toplantıya geç başlamak, Gündemde konularla ilgili zaman sınırlaması olmayışı, Daha az önemli konulara daha fazla zaman ayırmak, Toplantıyı geç bitirmek.

46 Yerleşim Düzeni; Sinema stili. U veya V şekli. Karatahta stili.

47 “Sinema” Stili; Katılımcı sayısının çok olduğu, bir kişinin sunuş yaptığı toplantılar için uygundur.

48

49

50 “U” veya “V” Şekli; En fazla 20 kişiye kadar olan toplantılar için uygundur. Bu düzende kişisel katılım ve karşılıklı Tartışma mümkündür.

51 “Karatahta” Stili; Katılımcıların yuvarlak ya da dörtgen masa etrafında toplandıkları az sayıda kişiyle yapılan toplantılar için uygundur. Ancak görsel malzeme kullanmak zordur.

52 Gerekli Malzeme; Tepegöz Projeksiyon Slayt gösterici Flip chart Renkli markör kalem Yazı tahtası Renkli kartonlar DVD

53 Uzun süren toplantılarda, ara verildiğinde katılanların dinlenmesi, ihtiyaçlarının giderilmesi yolundaki ek olanakların teminini sağlamak.

54 Toplantı Bildirimi; Katılımcılardan beklentiler gerekiyorsa yapacakları hazırlık ve araştırmaları için toplantı konusu, amacı ve planlanan onayı alınmış program her birine gönderilmelidir.

55

56

57 Toplantı Sırasında; Toplantıdaki konuların açıklanması, sorunların çözme yolları ortaya çıkması bu bölümde gerçekleşir, Burada yöneticinin toplantıyı yönetmesi, yönlendirmesi önemlidir.

58 Toplantıda en az üç değişik rolde kişilere ihtiyaç vardır; Başkan, Katılımcılar, Raportör.

59 Toplantı Başkanı; Toplantıya zamanında gelmeli toplantıyı zamanında başlatmalıdır, Toplantıya güler yüzle başlamalı, Toplantının amacı ve hedefini açıkça belirtmeli, Toplantıya hazırlıklı gelmeli ve herkesin hazırlıklı gelmesini sağlamalı, Değişik bakış açılarını destekleyip, yapıcı katkıları yüreklendirmeli,

60 Katılımcılar arasında dengeyi sağlamalı, herkesi dinlemeli, Tartışmaları denetim altında tutmalı konudan uzaklaşmamalı, Herkesin katkıda bulunmasını sağlamalı. Konuyu özetleyerek sonuca bağlamalıdır, Tutanak tutulmasını sağlamalıdır, Hoşgörülü ve sabırlı olmalı.

61 Katılımcılarla Uğraşma; Başkan Çok konuşanları frenleyebilme, Sessizleri konuşturabilme, Değişik fikirlerin ortaya atılmasını özendirme, Yıkıcı önerilerden kaçınmak durumundadır.

62 Toplantının başarılı geçmesinde en önemli görev Toplantı Başkanına düşmektedir.

63 Bir toplantının başarısına tek başına bile etkili olabilecek en büyük engel Başkanın nefsine olan düşkünlüğüdür.

64 Bazıları; Hükmetmeyi sever, fikirlerini gruba empoze ederler, Bazıları; T embel ve güvenilmezdir ve sorumluluktan kaçarlar.

65 Başarılı Bir Yönetici İle; Katılımcılar hedeflerine daha kolay ulaşacaklardır, Tartışma ve görüşmeler daha yapıcı olacaktır, Ele alınan konu bütün yönleriyle incelenecektir, Daha az zaman kaybı olacaktır, Karışıklık ve yanlış anlamalar önlenecektir..

66 Katılımcıların Toplantı Öncesi Görevleri; Bir önceki toplantının tutanakları okunup görevlerin neler olduğu ve ne kadarının yapıldığı belirlenmelidir, Misafir ve telefon görüşmeleri nedeniyle toplantıdan çağrılmamak için gerekli önlemler alınmalıdır, Toplantıya zamanında katılabilmek için yapılan işler düzenlenmelidir, Gündeme eklenecek maddeler unutulmamalıdır.

67 Katılımcıların Toplantı Sırasındaki Beklentileri; Toplantıdan beklentilerin net bir şekilde açıklanması, Toplantı zamanının denetlenmesi, Katılanların ihtiyaçlarına duyarlı katılımcılar, İletişim sorunlarının yaşanmaması, Katılımcıların rahat edeceği toplantı yeri ve iklimi.

68 Toplantıya Katılanların Oynadıkları Roller; Grubu engelleyen roller, Grubu destekleyen roller, Grubu kaynaştıran roller.

69 Grubu Engelleyen Roller; Saldırgan Engelleyici Bozguncu Yıldızlar Hikayeciler Şaklabanlar Despot Benciller Şeytan

70 Grubu Destekleyen Roller; Girişimci Önerici Detaycı Açıklayıcı Sınayıcı Özetleyici

71 Grubu Kaynaştıran Roller; Rahatlatıcı Uzlaşmacı Uyum sağlayıcı Moralci İletişimci

72 Toplantıda Oynanan Oyunlar; “Ne müthiş bir insanım” oyunu, Suçlama oyunu, Acındırma oyunu

73 Etkin Katılım; Toplantıya katılan herkesin amaca ulaşmada katkı payının olması gerekir.

74 Ama; Toplantılarda bazı katılımcılar kendilerini küçük düşürmekten çekinirler, Düşüncelerini ortaya koymaktan utanırlar ve grup baskısını üzerlerinde hissederler.

75 Etkin Katılım İçin ; Güçlü hazırlık, Başarılı idare, Etkili iletişim.

76 İletişim; Bilgi üretme, aktarma ve anlamlandırma sürecidir.

77 Kişilerarası İletişim Çatışmalarının Nedenleri; Biliş Algı Duygu Bilinçaltı İhtiyaçlar Kişisel faktörler Roller İletişim becerileri Kültürel faktörler Sosyal ve fiziksel çevre Mesajın niteliği

78 Kişilerarası Çatışma Türleri; Aktif çatışma Pasif çatışma Varoluş çatışması Tümden reddetme Önyargılı çatışma Yoğunluk çatışması Kısmi algılama çatışması Alıkoyma çatışması

79 Bilişsel Yaşantımızı Etkileyen Faktörler; –Kalıplaşmış Düşünceler; İyi bir insan olup, başka insanların onayını kazanmalıyım, aksi halde değersiz bir insan olurum. Başkaları bana benim istediğim gibi davranmalı, aksi halde cezalandırılmalılar. Yaşam bana istediklerimi kolayca vermeli, istemediklerimi ise vermemeli.

80 Etkin İletişim İçin; Konu dışına çıkmamak, Dinleme becerisini geliştirmek, Empati kurabilmek, Hoşgörülü olmak, Gerektiğinde hayır diyebilmek, Düşüncelerini açıkça söylemek, Herkese konuşma fırsatı vermek, Zamanlamaya özen göstermek, Kavgacı bir tutum sergilememek.

81 Dinlemenin Önündeki Engeller; Kendimizle kıyaslamak. Düşünceleri okumaya çalışmak. Kendi söyleyeceklerini hazırlamak. Söylenenlerin bitmesini beklemeden hüküm vermek. Kendi başından geçeni düşünmeye koyulmak. Konuyu değiştirmek.

82 Dinleme; Görünüşte dinleme (Biraz sonra ne söyleyeceğini düşünmek.) Savunmada dinleme (Bana yönelik saldırı olacak mı?) Seçerek dinleme (İlgi çeken konuyu seçmek) Tuzakçı dinleme (Açığı yakalamak.) Denetçi dinleme (Bana ne tepki veriyor?) Nezaketen dinleme (Ayıp olmasın diye dinleme.) Oysa önerilen “can kulağı” ile dinleme

83 Can Kulağı İle Dinleyen; Göz iletişimi kurar, Jest ve mimiklerle dikkatle dinlediğini belli eder, Başka bir şey düşünmez, Başka bir şeyle meşgul olmaz, Müdahale etmez,

84 Konuşanın cümlelerini tamamlamaz, İfadelerin satır aralarını kavramaya çalışır, Sorular sorar konuya açıklık getirir, Konuşmacıya saygı gösterir ve yargılamaz.

85 Toplantıya Önem Vermemek; Toplantının fazla önemli olmadığı düşünülerek oraya konuya ilişkin olmayan bir vekil göndermek, Zaman kaybı olduğunu düşünerek toplantıya katılmamak, Toplantıdan önce yapılması gerekenleri yapmamış olmak,

86 Toplantı sırasında cep telefonuyla konuşmalar yapmak, Toplantıya gerekli bilgi ve notları getirmemiş olmak, Toplantıya gelenlerin yanlış kişiler olması.

87 Görüşmeler Şu Durumda Kesilmelidir; Daha ileriye gidilebilmesi için daha fazla olguya gereksinim duyulduğunda, O anda bulunmayan katılımcıların görüşüne ihtiyaç duyulduğunda, Katılımcılar konu üzerine düşünmek için zamana ihtiyaç duyduklarında, Zamanın yetmediği durumlarda, Sorunu birkaç kişinin halledeceği durumlarda.

88 Toplantının kapanışı da en az açılışı kadar önemlidir. Toplantının son bölümünde amaçlanan hedef ulaşıp ulaşılmadığı, organizasyonla ilgili beğenilen ve beğenilmeyen hususlar gibi noktaları saptamak, değerlendirme yapabilmek için katılımcılara anket veya formlar dağıtılabilir. Toplantı Kapanışı;

89 Bitirilmiş bir toplantının değerlendirilmesinin yapılması da en azından, toplantının gerçekleştirilmesi kadar önemlidir. Bu nedenle, değerlendirme ihmal edilmemelidir, Toplantıda alınan kararlar ne kadar isabetli ve yararlı olursa olsun, gerçekleştirilemezlerse, toplantı sonuçsuz kalmış demektir.

90 Toplantıyı Kapatma; Başkanın, toplantı sonunda kısa bir özet ile katılımcılara teşekkür ederek toplantıyı kapatması gerekir.

91 En önemli şey toplantıda alınan kararların, üzerinde anlaşmaya varıldığı gibi ve zamanında uygulamaya konulmasıdır.

92 Toplantı Tutanağı; Toplantının zamanı tarihi, Toplantının nerede yapıldığı ve kimin yönettiği, Katılımcıların adı ve gelemeyenlerin katılmama nedenleri, Tartışılan ve verilen tüm kararlar, Toplantının sona erdiği zaman, Gelecek toplantının yeri, zamanı ve tarihi.

93 Tutanak; Eylem planını açıklar, Alınan kararlar sonucu hangi eylemlerin, kimler tarafından ne zaman gerçekleştirileceği belirtilir, Konuların bir sonraki toplantıya aktarılmasını sağlar.

94 Sonuç; İnsanlar kariyerleri geliştikçe daha çok toplantıya katılırlar, Bir çok yöneticinin ise katıldıkları toplantı sürelerini zaman tuzağından başka bir şey olarak görmemektedir. Ancak, toplantılar yöneticilerin en büyük silahı, yönetim biliminin ise kalbidir.

95 TEŞEKKÜR EDERİM. Asuman Uğur /247


"TOPLANTI YÖNETİMİ Asuman UĞUR 2009. İÇERİK Toplantı nedir, niçin toplantı yapıyoruz? Toplantı yapmanın kriterleri Toplantının işlevleri Toplantı çeşitleri." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları