İŞ ANALİZİ SÜREÇ ANALİZİ

... konulu sunumlar: "İŞ ANALİZİ SÜREÇ ANALİZİ"— Sunum transkripti:

1 İŞ ANALİZİ SÜREÇ ANALİZİ
Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN Sakarya Üniversitesi / TÜRKİYE

2 İş analizi, belirli bir işin en küçük parçalarıyla ayrıntılı olarak tanımlanıp incelenmesi sürecidir. İşletmenin bünyesinde yer alan ve birbirinden farklı tüm işlerle ilgili bilgilerin toplanması, değerlendirilmesi ve örgütlendirilmesidir. Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

3 İşletme Genelinde İş Analizi
Kapsamı Tanımla 2 Fırsatları Tanımla 1 Süreci Belgele 3 Performansı Değerlendir 4 Değişiklikleri Uygula 6 Süreci Yeniden Tasarla 5 Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

4 - Tedarikçi ilişkileri Yeni hizmet/ürün geliştirme
Fırsatları Tanımla Fırsatları tanımlamak için yöneticiler özellikle şu dört ana sürece dikkat etmelidir. - Tedarikçi ilişkileri Yeni hizmet/ürün geliştirme Siparişin karşılanması Müşteri ilişkileri 2) Kapsamı Tanımla Analiz edilen sürecin sınırlarını belirler (birçok adımı ve birçok çalışanı içeren geniş bir süreç mi yoksa sadece bir kişinin işinin bir parçası olan daha dar kapsamlı bir süreç mi). Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

5 3) Sürecin Belgelenmesi
İş analizinde kapsam belirlendikten sonra analizi yapan kişi süreci belgelemelidir. Süreçleri belgelemek ve değerlendirmek için 3 teknik kullanılır. - Akış şemaları Hizmet planları Süreç şemaları 4) Performansı Değerlendir Performans değerlendirmede çeşitli kıstaslar kullanılabilir. Bunlar kalite, müşteri memnuniyeti,, her adımın ya da tüm sürecin uygulanma zamanı, maliyetler, hatalar, güvenlik, çevresel ölçüler, zamanında teslim, esneklik vb. konular olabilir. Performans değerlendirmede iş ölçüm tekniklerinden yararlanılır. Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

6 5) Süreci Yeniden Tasarla
Seçilen performans ölçütüne göre gerçek ve beklenen performans arasındaki fark çıkartılarak, bu farkı minimize edecek hatta sıfırlayacak şekilde süreçte bulunun gereksiz adımlar çıkarılmalı ya da eklenmesi gereken adımlarla süreç yeniden tasarlanmalıdır. 6) Değişiklikleri Uygula Sürecin yeniden tasarlanmasından sonra gerekli olan değişiklikler amaç doğrultusunda uygulamaya konulur. Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

7 SÜREÇ YÖNETİMİ Süreç, iç ve/veya dış müşteriler için katma değer sağlayan çıktıları üreten, tanımlanabilir, tekrarlanabilir ve ölçülebilir işlemler bütündür. Daha detaylandırır isek belirli bir dizi girdiyi müşteriler için bir dizi faydalı çıktıya dönüştüren; tanımlana bilen. Ölçüle bilen ve birbirine bağlı değer yaratan faaliyetler dizisidir.

8 SÜREÇ YÖNETİMİ GİRDİLER İŞLEMLER KATMA DEĞER SONUÇ ÇIKTI

9 NEDEN SÜREÇ YÖNETİMİ Süreç yönetimi, problemleri daha problem olmadan yakalamak ve iyileştirmek, her şeyi sonsuza kadar mükemmelleştirmektir. İnsanın ve toplumun çağımızdaki kendini sürekli iyileştirme ve yönete bilme sanatıdır. Rekabet için en iyiyi yapmak. Daha iyiyi bulmaktır. Oluşacak hatalar için önceden önlem almak Yeniden yapılanmaya ve değişmeye ihtiyaç duymaktır. Müşteri beklentilerini aşmaktır. Kalıcı başarılar sağlamaktır.

10 SÜREÇ ÖZELLİKLERİ TANIMLANABİLİRLİK YİNELENEBİLİRLİK
KATMA DEGER KATMANLARI GERİ BESLEME KONROLÜ ÖLÇÜLEBİLİRLİK KONTROLEDİLEBİLİRLİK DÖNÜŞTÜRME TEKRANABİLİRLİK

11 SÜRECİN TEMEL UNSURLARI
TEDARİKÇİLER ÇIKTILAR SÜREÇ PERFORMANSI ÖLÇÜTLRİ SÜREÇ AKTİVİTELERİ GİRDİLER MÜŞTERİLER MÜŞTERİ İHTİYAÇ BEKLENTİLERİ

12 SÜRECİ YÖNETE BİLENLER
Sorgularsan süreci yakalarsın Süreçleri iyileştirirsen problemleri önlersin. Problemleri çöze bilirsen krizlere gerek kalmaz. Krizleri yönetebilirsen ayakta kalırsın.

13 SÜRECİ YÖNETEMEYENLER
Sorgulamasını bilmezsen süreçleri ortaya çıkaramazsın Süreçleri yönetemezsen karşına problem olarak çıkar. Problemleri çözmezsen krizler ile karşılaşırsın Krizleri yönetemezsen çökersin.

14 Çizgiler ve oklar sırayı gösterir.
SÜRECİN BELGELENMESİ Akış Şemaları Sürecin değişik adımlarında ; bilginin, müşterilerin, donanımın veya hizmetlerin akışını izleyen şemalardır. Akış şemaları; akış diyagramları, süreç haritaları, ilişki haritaları ya da planları olarak da adlandırılabilir. Kutularla çizilirler. Çizgiler ve oklar sırayı gösterir. Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

15 Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

16 Kullanılabileceği alanlar:
Akış diyagramları süreç içerisindeki basamakların görsel olarak tanımlanmasını ve herkes tarafından anlaşıla bilmesini sağlamaya yarar. Çoğu zaman süreçte meydana gelen olaylar gerçekte olması gerekenden daha farklı olduğundan iş akış diyagramı oluşturularak atılacak adımlara daha yakından bakılabilir. Kullanılabileceği alanlar: Belli bir süreçte atılması gereken adımlara daha yakından bakma imkanına kavuşulur. Sürece kimin nasıl katılacağını belirlemede önemli katkı sağlamaktadır. Süreç esnasında hangi alanlarda daha çok iyileştirmeye gerek olduğunun belirlenmesine yardımcı olmaktadır. Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

17 İşyerinin MUYS sisteminden öğrenci talep etmesi
adresine girilir Sisteme İşyerinin kaydı var mı ? EVET HAYIR “Yeni işyeri kayıt” kısmından kaydolun telefondan şifre ve kullanıcı adınızı alınız Kullanıcı adınız ve şifrenizi biliyor musunuz? Kullanıcı adı ve şifrenizle sisteme giriş yapın  İşyeri Talep İşlemleri kısmında 3+1 kısmında ilgili bölümü seçerek talepte bulunun Epostanıza Kullanıcı adı ve şifreniz Geldi mi? Öğrenci talebiniz tamamlanmıştır ilgili öğretim üyesini bilgilendiriniz Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

18 Güvenli e posta tanımlama süreci
Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

19 Süreç Şemaları İş istasyonunda çalışan bir kişi veya bir grup insan tarafından, bir müşteriyle veya belirli malzemelerle yapılan bütün faaliyetleri belgeleme şeklidir. Taşıma: İşçilerin, malzemenin ya da araçların bir yerden bir yere hareketlerini ya da taşınmalarını gösterir. İşlem: Proseslerdeki belirli bir adımdır. Malzemenin fiziksel yapısında veya konumunda değişiklik yapılarak değer eklenen bir sayfasıdır. Malzeme kesme, kaynak yapma birer işlemdir. Muayene: Malzemeyi veya bir olayı standardı ile karşılaştırma, kimliğini tanımlama, niteliğini veya miktarını belirleme ya da kontrol etme faaliyetlerini kapsar. Bekleme: Şartların, bir sonraki planlanmış faaliyete geçişe elverişli olmadığı durumlarda ortaya çıkar ve önceden belirlenmediği için bir gecikmeyi ifade eder. Depolama: Malzemenin planlanmış ve kontrollü bir biçimde sonraki işleme tabi tutulmadan önce muhafaza ve korunmasına yönelik faaliyettir. Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

20 Süreç semasinın işlendiği belge
Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

21 Depolama Gecikme Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

22 İŞ ÖLÇÜM TEKNİĞİ İş ölçümü; bir işlemin(veya işlemi oluşturan elemanlardan birinin) belirli çalışma koşulları altında ve belirli yöntemlerle, yeteri kadar eğitim, bilgi ve yeteneğe sahip bir işçi tarafından, bir iş günü boyunca aşırı yorgunluk yaratmayacak bir çalışma hızı ile yapılması için geçen sürenin tespiti amacı ile uygulanan tekniklerdir. Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

23 İş Ölçüm Teknikleri 3)Önceden belirlenmiş veri yaklaşımı
1)Zaman etüdü metodu 2)Temel standart veri yaklaşımı 3)Önceden belirlenmiş veri yaklaşımı 4)İş örnekleme metodu Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

24 Etüdü yapılacak işi tanımlamak Görevi keskin parçalara ayırmak
Zaman Etüdü: Eğitimli bir analizci tarafından bir iş ya da süreç için standart zamanın oluşturulmasıdır. Temelde 8 adımdan oluşur. Etüdü yapılacak işi tanımlamak Görevi keskin parçalara ayırmak Görevi ölçmek için kaç kere ölçüm yapılacağına karar vermek(ihtiyaç duyulan örnek sayısı) Gözlemlerin kronometreyle ölçülmesi, bulunan zamanları ve performans değerlerini kaydetmek Seçilen çevrim zamanını hesaplamak İşin her parçası için normal zamanın hesaplanması Görevin toplam normal zamanını oluşturmak için her parçanın normal zamanları toplanır Standart zaman hesaplanır Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

25 Standart zaman= 10,015*(1+0,18) = 11,82 dk
Örnek; Aşağıdaki tabloda ilk dört gözlem örneğine sahip her bir eleman için performans oran faktörü (RF) ve bütün süreç için fire(tolerans) toplam normal sürenin %18 olarak verilmiştir. Standart zamanı hesaplayınız. Standart zaman= 10,015*(1+0,18) = 11,82 dk Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN Gözlem1 Gözlem 2 Gözlem 3 Gözlem 4 Ort(dk) RF Normal Süre Eleman 1 2,60 2,34 3,12 2,86 (2,60+2,34+3,12+2,86)/4 = 2,73 1,0 2,73*1=2,73 Eleman 2 4,94 4,78 5,10 4,68 4,875 1,1 5,363 Eleman 3 2,18 1,98 2,13 2,25 2,135 0,9 1,922 Toplam Normal Süre 10,015dk

26 Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

27 2) Temel Standart Veri Yaklaşımı
Ürünlerin ya da hizmetlerin müşteri siparişine göre hazırlandığı, iş süreçlerinin etkili olduğu ve süreçte farklılaşmanın büyük olduğu durumlarda ihtiyaç duyulan bir iş ölçüm tekniğidir. Temel standart veri temel elemanlar için kısmi zamanlı bir iş geldiğinde gerekli olan zamanı hesaplamak için kullanılabilecek standart veri tabanıdır. Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

28 3) Önceden Belirlenmiş Veri Yaklaşımı
Her bir iş elemanı, elemanı oluşturan küçük temel parçalara ayrılır. Bu küçük parçaların normal sürelerinin bulunduğu bir veri tabanı oluşturulur. Önceden belirlenmiş veri yaklaşımı birbirine benzer görevlerin yapıldığı işletmelerde etkili olabilir. Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

29 4) İş Örnekleme Metodu Belli istatistiksel kurallara göre seçilen zamanlarda yapılan anlık gözlemlere dayanılarak işin tümü hakkında sonuçlar çıkarma yöntemidir. Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

30 Performans Değerleme Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

31 PERFORMANS DEĞERLENDİRME
Performans değerlendirmede veri analizi araçlarından yararlanılabilir. Bu araçlar şu şekilde sıralanabilir: Kontrol Listeleri Histogramlar ve Çubuk Şemaları Pareto Diyagramları Saçılım Diyagramları Neden-Sonuç Diyagramları Grafikler Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

32 Kesin süreç hatalarının frekansını kaydetmek için kullanılan formdur.
Kontrol Listeleri Kesin süreç hatalarının frekansını kaydetmek için kullanılan formdur. Süreç hatası, hata, gecikme, çevresel atık, yeniden işleme ve bunun gibi herhangi bir performans eksikliğidir. Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

33 sn Sorun Yeri Tarih Hata nedeni Yapılcak İşlem Hata Maliyeti 1 Müşteri
Cnc - Vakum Atık 54,64 ₺ 2 66,71 ₺ 3 Üretim Cnc - Kayma 32,25 ₺ 4 Cnc - Eleman Hatası 2,82 ₺ 5 11,00 ₺ 6 66,84 ₺ 7 31,98 ₺ 8 54,65 ₺ 9 42,66 ₺ 10 Bitti Ürün 11 Proses Atlama 29,76 ₺ 12 27,31 ₺ 13 15,16 ₺ 14 14,44 ₺ 15 32,50 ₺ 16 42,03 ₺ 17 Çalışan Kaynaklı 18 18,67 ₺ 19 42,99 ₺ 20 Taşıma Hatası 139,08 ₺ 21 Hammadde - Patlak 41,70 ₺ 22 Cnc - Eleman Eksik 23 2,67 ₺ 24 25 135,61 ₺ 26 16,43 ₺ 27 131,52 ₺ 28 169,98 ₺ 29 30 29,67 ₺ 31 47,98 ₺ 32 167,16 ₺ 33 80,94 ₺ 34 27,90 ₺ 35 36 16,67 ₺ 37 64,38 ₺ 38 12,14 ₺ 39 40 41 51,40 ₺ 42 87,33 ₺ 43 104,42 ₺ 44 20,69 ₺ 45 46 47 48 27,20 ₺ 49 Hammadde - Lekeli 49,05 ₺ 50 51 30,14 ₺ 52 53 54 55 78,73 ₺ 56 57 Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

34 2) Histogramlar ve Çubuk Diyagramları
Histogram sürekli bir ölçekte ölçülen veriyi özetler ve bazı süreç hatalarındaki frekans dağılımını gösterir. Çubuk diyagramlar yatay eksende nitel değişkenler, dikey eksende ise bunların frekanslarına göre uzunluğu değişen çizgiler ya da ayrık sütunlar kullanılarak çizilen grafiklerdir. Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

35 Bir galeri bir yılda sattığı 80 aracın fiyatlara göre dağılımını aşağıdaki şekilde göstermektedir(histogram diyagramı örneği). Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

36 Bir yerel restoranın müdür, müşteri şikayetleri arttığından, müdür tartışılması gereken konuları bulmayı ve çalışanlarının anlayacağı bir yolda bulguları sunmayı istemektedir(çubuk diyagramı örneği). Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

37 Örnek işletme hata verileri
Hata Türü Frekansı Çalışan Kaynaklı 13 Cnc - Eleman Hatası 9 Hammadde - Patlak 5 Taşıma Hatası 2 Cnc - Kayma 10 Cnc - Vakum 8 Proses Atlama 6 Hammadde - Lekeli Cnc - Eleman Eksik Örnek işletme hata verileri Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

38 Bütün sebeplerin listelenmesi.
3) Pareto Şemaları Pareto diyagramlarında soldaki eksen genellikle frekansı temsil eder. Bazı durumlarda maliyeti de temsil edebilir. Sağdaki dikey eksen ise kümülatif yüzde oranını temsil eder. Sebepler azalan değerler göre sıralanır, bu yüzden kümülatif fonksiyonda azalarak artar. Pareto Diyagramı Nasıl Oluşturulur? Sebepleri araştırılacak kriterlerin belirlenmesi. Bütün sebeplerin listelenmesi. Sebeplerin belirli bir süredeki karşılaşılma sıklığının ölçülmesi. Sebeplerin sıralanması. Kümülatif dağılımların hesaplanması. Grafiğinin çizilmesi. Pareto Diyagramı Faydaları Problemli yerdeki en önemli sebebi belirlemek. Bütün problemleri listelemek. Problemlerin oranlarını ve önem derecelerini görmek. Takım çalışmasını yönlendirmek. Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

39 Bir restorandaki şikayet sayısının pareto şemasına göre dağılımı aşağıdaki gibi verilmiştir
Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

40 Örnek işletme hata verileri
Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

41 Örnek işletme hata verileri
Hata Türü Frekansı Hataların Maliyeti Frekensı Hata Maliyetlerindeki Payı Toplamlı yüzde Çalışan Kaynaklı 13 920,13 23% 26% Cnc - Eleman Hatası 9 646,2 16% 18% 44% Hammadde - Patlak 5 516,87 9% 14% 58% Taşıma Hatası 2 409,68 4% 11% 70% Cnc - Kayma 10 381,01 80% Cnc - Vakum 8 369,55 10% 91% Proses Atlama 6 161,2 5% 95% Hammadde - Lekeli 113,43 3% 98% Cnc - Eleman Eksik 59,99 2% 100% Genel Toplam 57 3578,06 Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

42 Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

43 5) Neden-Sonuç Diyagramı(Balık kılçığı diyagramı)
Neden veya etki diyagramları da adı verilen bu diyagramlarda balık kafası problemi , kalın kılçıklar muhtemel ana nedenleri , küçük kılçıklar ise muhtemel küçük nedenleri temsil eder. Bir sorunun nedenlerini ortaya koymak maksadıyla, bireylerin beyin fırtınası yöntemini kullanarak mümkün olan tüm nedenleri düzenlemek ve bilgi toplamak amacıyla oluşturulmuş sebep-sonuç ilişkisidir. Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

44 Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

45 Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

46 6) Grafikler Çizgi grafiği ve pasta grafiği gibi resimli formatların çeşitleriyle verinin temsili Rulman Arıza Nedenleri ve  Oranları                                                                                                     Rulman Arıza Nedenleri ve Oranları (Pasta Grafiği) Yanlış gres seçimi ve kullanımı. Farklı greslerin karışması. Gresin kirlilikleri. Yatakta gres kaybı. Yetersiz yağlama / aşırı yağlama. Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

47 Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

48 Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

49 Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

50 Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

51 KIYASLAMA(BENCHMARKING)
Bir işletmenin rekabet gücünü yükseltmek için, başarılı performansa sahip başka işletmelerin, iş yapma tekniklerini incelemesi, kendi teknikleri ile kıyaslaması ve bu kıyaslamadan elde ettiği bilgileri kendi işletmesinde uygulamasıdır. Kıyaslamada kullanılan tipik ölçümler; birim başına düşen maliyet, müşteri başına düşen hizmet aksamaları, birim başına işlem süresi, müşteri tutma oranları, birim başına gelir vs. Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

52 Üç türlü kıyaslamadan bahsetmek mümkündür. Bunlar:
Rekabetçi Kıyaslama: Doğrudan bir endüstri rakibiyle olan karşılaştırmaya dayanmaktadır. Fonksiyonel Kıyaslama: Herhangi bir endüstrideki yönetim, müşteri hizmetleri satış işlemleri gibi bazı alanları karşılaştırmada kullanılmaktadır. İç Kıyaslama: Örgütsel bir birimin üstün performansla diğer birimlere örnek olmasını kapsamaktadır. Üç türlü kıyaslamadan bahsetmek mümkündür. Bunlar: Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

53 Kıyaslama dört temel basamaktan oluşmaktadır:
Planlama : Kıyaslama yapılacak firma hakkında gerekli bilgiler toplanır. Analiz: Firmanın mevcut performansı ile kıyaslanacak firma performansı arasında benzerlik ve farklılıkları bulunur, sebepleri araştırılır. Entegrasyon: Hedefler belirlenir ve bu hedeflere varmada gerekli olan yönetici desteği sağlanır. Harekete Geçme: Yapılan planları yürürlüğe konulur, süreç izlenir, ilerleme kaydedildikçe yeniden kıyaslama yapılır. Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN

54 Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN tEŞEKKÜRLER Yrd. Doç. Dr. Kamil TAŞKIN