Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Proje Yönetimi. Dersin Amacı Proje ve proje yönetimi kavramları Proje yönetiminin neden gerekli olduğu Farklı organizasyon yapılarında proje yönetimi.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "Proje Yönetimi. Dersin Amacı Proje ve proje yönetimi kavramları Proje yönetiminin neden gerekli olduğu Farklı organizasyon yapılarında proje yönetimi."— Sunum transkripti:

1 Proje Yönetimi

2 Dersin Amacı Proje ve proje yönetimi kavramları Proje yönetiminin neden gerekli olduğu Farklı organizasyon yapılarında proje yönetimi uygulamaları Gerçek hayatta proje yönetiminin uygulamasının fayda ve sonuçları Sertifikasyon ve önemi

3 Proje Nedir? Proje, kendine özgün bir ürün, servis veya sonuç (benzersiz bir ürün yaratmak) yaratmak amacıyla yapılan geçici bir çalışmadır. Ana Özellikleri: Geçici olması (Sınırlı Süreli Olması) Kendine özgün bir ürün, servis veya sonuç yaratmak amacıyla yapılması

4 Proje Nedir? Aşağıdakilerden hangisi projenin özelliği değildir ? a)Geçici b)Belirli başlangıç ve bitiş c)İlişkili aktiviteler d)Düzenli olarak tekrarlanması

5 Operasyon Nedir ? Sürekli ve tekrarlayan tarzda bir çalışmadır. Aşağıdakilerden hangisi bir proje değildir ? a)Köprü yapımı b)Yeni bir yazılım programı uygulamaya alma c)Yeni bir mağaza tasarımı d)Aylık faturalar çıkarma

6 Proje Yönetimi Nedir? Proje yönetimi, projenin gereksinimlerini karşılamak için, bilgi, beceri, araç ve tekniklerin proje aktivitelerine uygulanmasıdır.

7 Projeler Nasıl Ortaya Çıkar? Pazar talebi İş süreçleriyle ilgili gereksinimler Müşteri isteği Teknolojik gelişmeler Yasal zorunluluklar Sosyal gereksinimler

8 Proje Yönetim Ofisi Nedir? Proje Ofisi, proje yönetimi ilkelerinin organizasyon içerisindeki tüm projelere uygulanması ve gerçek proje başarısının elde edilmesi amacı ile kurulmuş yapıdır.

9 Projenin Paydaşları (Stakeholder): Paydaşlar (Stakeholder): Yapılan işi/projeyi doğrudan veya dolaylı olarak etkileyebilecek veya yapılan işten/projeden doğrudan veya dolaylı etkilenebilecek bütün kişi, grup ve kurumlardır. Paydaş Analizi: Tüm paydaş grupların, bu grupların proje ile ilişkilerinin, güçlerinin, etkilerinin ve katılım stratejilerinin belirlenmesidir.

10 Projenin Paydaşları (Stakeholder):

11 Paydaş Etki ve Önem Matrisi Etki: Paydaşın kuruluşun faaliyet ve hizmetlerini yönlendirme, destekleme veya olumsuz etkileme gücü Önem: Kuruluşun paydaşın beklenti ve taleplerinin karşılanması konusuna verdiği öncelik

12 Paydaş Etki ve Önem Matrisi Paydaş analizi çalışmasından sonra bir bölüm yöneticisinin ilgisinin düşük, gücünün yüksek olduğunu farkettiniz. Projenin tamamlanması için kendisinin kritik pozisyonda olduğunu biliyorsunuz. Bu durumda projede kendisine karşı nasıl bir strateji geliştirmeniz gerekmektidir ? a)Yakından yönetilmeli b)Bilgilendirilmeli c)Takip altında tutulmalı d)Tatminkar tutulmalı

13 Organizasyon Yapıları Fonksiyonel Organizasyon

14 Organizasyon Yapıları Zayıf Matris Organizasyon

15 Organizasyon Yapıları Dengeli Matris Organizasyon

16 Organizasyon Yapıları Güçlü Matris Organizasyon

17 Organizasyon Yapıları Proje Bazlı Organizasyon

18 Organizasyon Yapıları Karma Organizasyon

19 Organizasyon Yapıları Projelerin yönetilmesiyle ilgili olarak, bir şirket organizasyonel yapı değişikliği sürecinde bulunmaktadır. Zayıf matris yapıdan kuvvetli matris yapıya geçerken, yönetim gücü ne şekilde değişir ? a)Proje yöneticisinden fonksiyonel yöneticiye doğru kayar. b)Hızlandırıcıdan koordinatöre doğru kayar. c)Fonksiyonel yöneticiden proje yöneticisine doğru kayar. d)Fonksiyonel yöneticiden sponsora doğru kayar.

20 Proje Yönetimi Süreç Grupları Başlangıç – Projenin başlamasına yönelik izin ve onaylama Planlama – Proje hedeflerinin belirlenmesi, hedeflere ulaşmada alternatif yolların oluşturulması ve en uygunun seçilmesi Uygulama – İnsan ve diğer kaynakları koordine ederek planın hayata geçirilmesi İzleme ve Kontrol – Yürüyen faaliyetleri düzenli olarak takip etme ve planlarla karşılaştırma, hedeflerden sapmayı önlemek için düzeltici faaliyetleri uygulama Kapanış – Proje bitisinin ve kabulünün resmilestirilmesi

21 Proje Yönetimi Süreç Akışı

22 Proje Yaşam Döngüsü Maliyet & Zaman

23 Proje Yönetimi Bilgi Alanları 1. Proje Kapsam Yönetimi 2. Proje Zaman Yönetimi 3. Proje Maliyet Yönetimi 4. Proje Kalite Yönetimi 5. Proje İnsan Kaynakları Yönetimi 6. Proje İletişim Yönetimi 7. Proje Risk Yönetimi 8. Proje Satınalma Yönetimi 9. Proje Entegrasyon Yönetimi

24 PROJE YÖNETİMİ SÜREÇ HARİTASI

25 Proje Entegrasyon Yönetimi Proje yönetimi süreç grupları içindeki değiskenleri tanımlamak, birlestirmek ve koordine etmek için yapılan faaliyetlerin bulunduğu bölümdür. 1. Proje Duyurusu Oluşturma 2. Ön Proje Tanımlama Dokümanı Oluşturma 3. Proje Yönetim Planı Oluşturma 4. Proje Uygulamasını Yönlendirme ve Yönetme 5. Proje İslerinin Takibi ve Kontrolü 6. Genel Değisiklik Kontrolü 7. Proje Kapanışı

26 Proje Entegrasyon Yönetimi Bir projeyi ya da fazı resmi olarak onaylayan bir belge geliştirme ve paydaşların ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılamaya yönelik başlangıç gereksinimlerini belgeleme sürecidir. Proje yöneticisi bu aşamada belirlenmeli ve görevlendirilmelidir. Proje yöneticisinin bu belgenin hazırlanmasına katılması tavsiye edilen bir durumdur çünkü bu belge proje yöneticisine kaynakları proje aktivitelerine tahsis etme yetkisi verir. Proje başlatıcısı veya sponsoru başlatma belgesini oluşturur ya da bunun için proje yöneticisine yetki verir. Başlangıç Süreçleri : Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi

27 4.Proje Entegrasyon Yönetimi Amaç Başarı Kriterleri Yüksek Seviye Riskler Onay Gereksinimleri Atanan Proje Yöneticisinin İsmi İmzalar Başlangıç Süreçleri : Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi - İçerik

28 ÖRNEK – Proje Duyurusu / Başlatma Belgesi

29 Proje Entegrasyon Yönetimi Proje Seçim Kriterleri : Net Bugünkü Değerler (NBD)= Gelirler – Giderler Geri Dönüş Süresi (GDS) = Kendini amorte etme süresi Fayda Maliyet Oranı (FMO) = Gelirler / Giderler Fırsat Maliyeti : Bir seçeneğin tercih edilmesiden sonra, öteki seçeneğin getirebileceği kar miktarına denir. Başlangıç Süreçleri :

30 Proje Entegrasyon Yönetimi Proje Yönetim Planı : Projenin yürütülmesi için yol göstericidir. Onaylanması gerektiği için ve yürütme – izleme – kontrol aşamalarında referans alınacağı için temel çizgi olarak adlandırılır. Proje Yöneticisi tarafından hazırlanır. Planlama Süreçleri :

31 Proje Entegrasyon Yönetimi Bu aşamada proje ekibi planlanan proje aktivitelerini yürütür. Proje yönetim planı onaylanmış olmalıdır. Ortaya çıkan iş sonuçları analiz edilir. Yürütme Süreçleri :

32 Proje Entegrasyon Yönetimi Değişiklik talepleri değerlendirilir. Çabuk karar gerektiren bir durum varsa veya ufak çapta bir değişiklik talebi gelirse, proje yöneticisi kendisi karar alıp ilgili kişilere haber vermelidir. Aksi durumda, Değişiklik Kontrol Kurulu talebi değerlendirir. Değişiklik Kontrol Kurulu: Değişiklik taleplerini değerlendirmek üzere toplantılar yapar ve bu talepleri onaylar ya da reddeder. Müşteri Temsilcisi Sponsor Proje Yöneticisi İzleme ve Kontrol Süreçleri :

33 Proje Entegrasyon Yönetimi Düzeltici Eylem Önleyici Eylem Kusurların Giderilmesi İzleme ve Kontrol Süreçleri :

34 Proje Entegrasyon Yönetimi İzleme ve Kontrol Süreçleri : Proje yürütülürken, yönetim bir değişiklik talebi getirir. Proje yöneticisini yapması gereken ilk iş nedir? a)Projenin tamamlanmasını beklemek b)Değişikliğin kapsamını anlamak c)Müşteriye değişikliğin geldiğini haber vermek d)Ekibe değişikliği kabul etmelerini söylemek

35 Proje Entegrasyon Yönetimi Projenin veya Fazın Kapatılması : Finansal açıdan açık kalan konuların kapatılması Projenin başarısının değerlendirilmesi Alınan dersler raporunun düzenlenmesi Proje dökümanlarının arşivlenmesi Kaynakların serbest bırakılması Kutlama Kapanış Süreçleri :

36 Proje Kapsam Yönetimi Bir projenin başarıyla tamamlanabilmesi için gerekli iş adımlarının detaylı olarak ele alındığı proje yönetimi bilgi alanıdır. 1. Gereksinimlerin Toplanması 2. Kapsam Tanımlama 3. İs Kırılım Yapısı Oluşturma 4. Kapsam Doğrulama 5. Kapsam Değişiklik Kontrolü

37 Ürün Tanım Örneği

38 Proje Kapsam Yönetimi Burada bir çok bilgi toplama methodu kullanılabilir. Rehberli Çalıştay : Farklı birimlerden ana paydaşların bir araya getirildiği odaklanmış toplantılardır. Delphi Tekniği : Seçilen bir grup uzman, her gereksinim toplama turunda alınan yanıtlara ilişkin kendilerine gönderilen formu doldurur ve geri bildirim sağlar. İsimler saklı kalır ve yanıtlara sadece rehber erişebilir. Planlama Süreçleri : Gereksinimlerin Toplanması:

39 Proje Kapsam Yönetimi Proje kapsam bildirimi hazırlanır. Teslimatlar, kısıtlar, varsayımlar gibi konular detaylandırılır. Planlama Süreçleri : Kapsamın Tanımlanması: Proje kapsam bildirimi : Proje Kapsamı: Proje çıktılarını üretmek için yapılması gereken işler Ürün Kapsamı :Proje çıktılarında bulunması gereken özellikler Kısıtlar : Proje ekibinin seçeneklerini daraltan şeyler Varsayımlar : Planlama amacıyla doğru kabul edilen şeyler

40 Proje Kapsam Yönetimi Planlama Süreçleri : Aşağıdakilerden hangisi bir proje kısıtı olarak değerlendirilmez ? a)Kapsam b)Zaman c)Maliyet d)Görünüm

41 Proje Kapsam Yönetimi Planlama Süreçleri : Aşağıdakilerden hangisi kapsamın tanımlanması sürecinden sonra gelmez ? a)Aktivite sürelerinin tahmin edilmesi b)İnsna kaynakları planının geliştirilmesi c)Gereksinimlerin toplanması d)Maliyetlerin tahminlenmesi

42 Proje Kapsam Yönetimi İş kırılım yapısı belirlenirken ayrıştırma tekniği kullanılır. Proje hiyerarşik olarak çalışma paketlerine kadar detaylandırılır. Bu kırılım uygun şekilde yönetilebilecek seviyede olmalıdır. Planlama Süreçleri : İKY’ nin Oluşturulması: Yaklaşan Dalga Planlaması: Çok ileri bir tarihte gerçekleştirilecek bir teslimat ya da alt proje için ayrıştırma mümkün olmayabilir. Ayrıntıların geliştirilebilmesi için genellikle teslimatın veya alt projenin ortaya çıkması beklenir. Buna yaklaşan dalga planlaması denir.

43 Proje Kapsam Yönetimi IKY Örneği

44 Proje Kapsam Yönetimi Planlama Süreçleri : Aşağıdakilerden hangisi iş kırılım yapısını oluştururken kullanılmaz ? a)Organizasyonel süreç ve varlıklar b)Kalite ölçümleri c)Gereksinim dökümantasyonu d)Proje kapsam bildirimi

45 Proje Kapsam Yönetimi Planlama Süreçleri : Aşağıdakilerden hangisi iş kırılım yapısının oluşturulması esnasında kullanılabilecek temel bir kuraldır ? a)İlk satır, projede ortaya çıkan ürünü tasvir etmelidir. b)İş kırılım yapıs, projenin tamamlanması için gerekli olan aktiviteleri kronolojik olarak sıralamalıdır. c)İş kırılım yapısının her seviyesi, bir üst seviyedeki maddenin bir parçası olmalıdır. d)İş kırılım yapsı, fonksiyonel departmanlara göre organize edilmelidir.

46 Proje Kapsam Yönetimi Tamamlanan proje teslimatlarının kabulünü resmileştirme sürecidir. Planlama Süreçleri : Kapsamın Doğrulanması

47 Proje Kapsam Yönetimi Bu süreçte kapsamın durumu takip edilir ve yönetilir. Planlama Süreçleri : Kapsamın Kontrolü Kapsam Kayması : Proje kapsamının kontrolsüz bir şekilde değişmesi veya genişlemesi problemidir. Altın Kaplama: Gereksiz yere fazladan iş yapma hatasıdır.

48 Proje Zaman Yönetimi Projenin hedeflenen zamanda tamamlanabilmesi için proje yöneticisi ve takımının bilmesi gereken temel konuların ele alındığı proje yönetimi bilgi alanıdır. 1. Aktivite Tanımlama 2. Aktivite Sıralama 3. Aktivite Kaynakları Tahminleme 4. Aktivite Süresi Tahminleme 5. Zaman Programı Olusturma 6. Zaman Programı Kontrolü

49 Proje Zaman Yönetimi Bu süreçte İKY referans alınarak, aktiviteler ve kilometre taşları belirlenir. Kilometre taşları, önemli teslimatların tamamlandığını gösteren noktalardır. Planlama Süreçleri : Aktivitelerin Tanımlanması

50 Proje Zaman Yönetimi Proje aktiviteleri arasındaki ilişkileri belirleme ve belgeleme sürecidir. Aktiviteler mantıksal ilişkiler kullanılarak sıralanır. Planlama Süreçleri : Aktivitelerin Sıralanması

51 Proje Zaman Yönetimi Öncelik Şeması Methodu : Bitiş – Başlangıç : Ardıl aktivitenin başlangıcı, öncel aktivitenin bitişine bağlıdır. Bitiş – Bitiş : Ardıl aktivitenin bitişi, öncel aktivitenin bitişine bağlıdır. Başlangıç – Başlangıç : Ardıl aktivitenin başlangıcı, öncel aktivitenin başlangıcına bağlıdır. Başlangıç–Bitiş : Ardıl aktivitenin bitişi, öncel aktivitenin başlangıcına bağlıdır. Planlama Süreçleri : Aktivitelerin Sıralanması

52 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri : Aktivitelerin Sıralanması A B Finish-to-start A B Start-to-start B işi A işi başlayana kadar başlayamaz A B Finish-to-finish A B Start-to finish B işi A işi bitene kadar başlayamaz B işi A işi bitene kadar bitemez B işi A işi başlayana kadar bitemez

53 Proje Zaman Yönetimi Bağımlılık Belirleme : Zorunlu Bağımlılıklar: Çalışmasının doğasında olan. İsteğe Bağlı Bağımlılıklar: Proje ekibinin tercihleri sonucunda ortaya çıkan Harici Bağımlılıklar: Proje aktiviteleri ile proje dışı aktiviteler arasındaki arasındaki ilişkilerdir. Proje ekibinin kontrolü dışındadır. Planlama Süreçleri : Aktivitelerin Sıralanması

54 Proje Zaman Yönetimi Aktivitelerin Sıralanması Gantt Grafiği

55 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri : Aktivitelerin Sıralanması Öncel Şema Methodu

56 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri : Genellikle, aşağıdakilerden hangisini göstermek için, öncel şema yerine çubuk grafik tercih edilmelidir ? a)Mantıksal bağlantıları b)Kalite c)Kaynak kullanımındaki artıları ve eksileri inceleme d)İlerleme veya o anki durumu gösterme

57 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri : Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi Ne tip kaynak gerektiği (insan, cihaz, malzeme,..), ve ne miktarda, ne zaman gerekeceği tahminlenir. Aşağıdan Yukarıya Tahminleme : Bir aktivite makul bir kesinlik derecesiyle tahmin edilemiyorsa, bunun içindeki çalışmalar daha fazla ayrıştırılır. Kaynak ihtiyaçları tahmin edilir. Daha sonra bunlar toplanarak aktivite kaynağı hesaplanır.

58 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri : Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi Tahmin edilen kaynaklarla her bir aktivitenin tamamlanması için gerekli çalışma sürelerini yaklaşık olarak tahmin etme sürecidir.

59 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri : Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi PERT (Program Evaluation and Review Technique) p:Kötümser süre m:En olası süresi o:İyimser süre Süre = ( p + 4m + o) / 6

60 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri : Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi PERT (Program Evaluation and Review Technique) Örnek: iyimser zaman= 8 gün olası zaman = 10 gün kötümser zaman = 24 gün Tahmini Süre= (8+4x10+24)/6 = 12 gün

61 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri : Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi Örneksel Tahmin : Daha önce yürütülmüş bir projedeki süre, bütçe, büyüklük, ağırlık ve karmaşıklık gibi parametreler, gelecekte yürütülecek benzer bir projedeki aynı parametreler ya da ölçümlerin tahmin edilmesinde kullanılır. Az maliyetli ve hızlıdır. Doğruluk derecesi azdır.

62 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri : Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi Parametrik Tahmin: Tarihsel bilgiler ile diğer değişkenler (metrekare) arasındaki istatistiksel ilişki kullanılarak yapılan tahminlemedir.

63 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri : Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi Zaman planını yapmak üzere aktivite sıralamalarını, sürelerini, kaynak gereksinimlerini ve kısıtları analiz etme sürecidir.

64 Proje Zaman Yönetimi Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi

65 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri : Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi Bolluk : Projenin bitiş tarihini geciktirmemek şartıyla, bir aktivitenin en fazla ne kadar gecikebileceğini gösterir. Bolluk = Geç Başlama – Erken Başlama = Geç Bitiş – Erken Bitiş Kritik Yol : Zaman çizelgesindeki yolların en uzunu kritik yoldur. Projenin en erken ne zaman biteceğini gösterir. Birden fazla olabilir. Kritik yoldaki gecikme projenin gecikmesine sebep olur. Toplam bolluğu sıfırdır.

66 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri : Bir projenin üç tane kritik yolu vardır. Aşağıdakilerden hangisi bunun projeye olan etkisini en iyi şekilde açıklar ? a)Yönetimi kolaylaşır. b)Projenin riskini arttırır. c)Daha fazla insan kaynağına ihtiyaç duyulur. d)Proje daha pahalıya mal olur.

67 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri : Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi Zaman Çizelgesi Sıkıştırma: Kaynak Yükleme (maliyet ve risk artar) Paralel Çalışma (risk artar)

68 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri : Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi Zaman Çizelgesi Sıkıştırma: Mevcut durum Kaynak Yükleme Paralel Çalışma

69 Proje Maliyet Yönetimi Projenin onaylanan bütçe çerçevesinde tamamlanabilmesi için maliyetlerin tahminine, bütçelenmesine ve kontrolüne yönelik süreçleri içerir. 1. Maliyet Tahminleme 2. Maliyet Bütçeleme 3. Maliyet Kontrol

70 Proje Maliyet Yönetimi Proje aktivitelerini tamamlamak için gerekli parasal kaynaklar için bir tahmin geliştirme sürecidir. Planlama Süreçleri : Maliyetlerin Tahmin Edilmesi

71 Proje Maliyet Yönetimi Örneksel Tahmin – az maliyetli, hızlı, riskli Parametrik Tahmin – daha az riskli (Tarihsel bilgiler ile diğer değişkenler arasındaki istatistiksel bilgi) Üç Nokta (PERT) Aşağıdan Yukarıya Tahminleme Planlama Süreçleri : Maliyetlerin Tahmin Edilmesi

72 Proje Maliyet Yönetimi Değişken Maliyet : Projenin boyutuyla değişen maliyetlere denir. Ör: İşçilere ödenen ücret Sabit Maliyet : Projenin boyutuyla değişmeyen maliyetlere denir. Ör: Bir seferlik kurulum masrafı Planlama Süreçleri : Maliyetlerin Tahmin Edilmesi

73 Proje Maliyet Yönetimi Doğrudan Maliyet : Projenin bütçesine dahil edilen masraflardır. Ör: Malzeme masrafı. Dolaylı Maliyet : Projenin bütçesine dahil edilmeyen masraflardır. Ör: Birden fazla projenin yürütüldüğü binanın elektrik masrafı. Planlama Süreçleri : Maliyetlerin Tahmin Edilmesi

74 Proje Maliyet Yönetimi Seneler önce büyük bir ekibin 100 günde tamamladığı bir projeye katılmıştınız. Bugün benzer bir proje ile karşılaştınız ve o günkü deneyimlerinizi göz önüne alara, bunun da 100 günde biteceğine karar verdiniz. Buna dayanarak maliyet tahmininde de bulundunuz. Hangi tahminleme tekniğini kullandınız? a)Örneksel tahminleme b)Parametrik tahminleme c)Üç nokta tahmini d)Ayrıştırma

75 Proje Maliyet Yönetimi Proje bütçesinden çıkarsa, ekip eğitiminin maliyeti hangi tipte olur ? a)Doğrudan b)Değişken c)Dolaylı d)Sabit

76 Proje Maliyet Yönetimi Aktivitelerin tahmini maliyetleri bir araya getirilerek proje maliyet temel çizgisi oluşturulur. Planlama Süreçleri : Bütçenin belirlenmesi

77 Proje Maliyet Yönetimi Maliyet temel çizgisi referans alınarak, projenin maliyet performansı takip edilir. Planlama Süreçleri : Maliyetlerin Kontrolü

78 Proje Maliyet Yönetimi Kazanılmış Değer Analizi: Maliyet ve zaman çizelgesi performansını kontrol için kuvvetli bir yöntemdir. Örnek : 300 adet kitabın basılması hedeflenmektedir. Bu işin 3 gün süreceği ve 300 TL masraf çıkacağı tahminlenmiştir. Birinci gün sonunda performans değerlendirmesi yapılır : 100 kitap basılmış olmalı 100 TL masraf çıkmış olmalı Fakat gerçekleşen durum : 85 kitap basılmıştır 90 TL masraf çıkmıştır Planlama Süreçleri : Maliyetlerin Kontrolü:

79 Proje Maliyet Yönetimi Kazanılmış Değer Analizi: PD = 100TL (Planlanan değer) GM = 90 TL(Gerçekleşen maliyet) KD = 85 TL(Kazanılmış değer) PB = 300 TL ( Planan bütçe ) Planlama Süreçleri :

80 Proje Maliyet Yönetimi Kazanılmış Değer Analizi: 1. Maliyet Performansı : MV = KD – GM = -5 TL(Maliyet varyansı. 5 TL pahalıya mal oldu) MPE= KD / GM = 0.94 (M.Performans endeksi. %94 randıman var) 2. Zaman Performansı : ZV = KD – PD = -15 TL(Zaman varyansı. 15 TL’ lik iş eksik kaldı) ZPE= KD / PD = 0.85 ( Z.Performans endeksi. İşin %85’i tamamlandı ) Planlama Süreçleri :

81 Proje Maliyet Yönetimi Bir yazılım projesi yönetiyorsunuz. Altı haftalık bir dönem için projeniz TL’ ye bütçelenmiştir. Bugün itibarı ile, TL harcamanız olmuştur. Kazanılmış değer TL’ dir. Zaman çizelgenize göre, TL’ lik bir masraf çıkmış olması gerekirdi. Bu bilgilere göre projenizin durumuyla ilgili ne söylenebilir ? a)Zaman çizelgesinin ilerisindedir. b)Zaman çizelgesine uygun ilerlemektedir. c)Zaman çizelgesinin gerisindedir. d)Yeterli bilgi yoktur.

82 Proje Kalite Yönetimi Projenin hem yönetimsel anlamda hem de ortaya çıkacak ürünün özellikleri anlamında kalite gereksinimlerinin belirlenmesini ve bu gereksinimlere karsılık gelecek kalite kriterlerinin olusturulmasını içeren proje yönetimi bilgi alanıdır. Kalite : Projenin gereksinimleri ne derecede karşıladığı şeklinde tanımlanır. 1. Kalite Planlama 2. Kalite Güvence Sağlama 3. Kalite Kontrol

83 Proje KaliteYönetimi Kalite standartları ve ne şekilde karşılanacakları belirlenir. Kalite planlanır, denetlenmez (Edwards Deming) PUKÖ Döngüsü : Planla, uygula, kontrol et, önlem al Planlama Süreçleri : Kalitenin Planlanması

84 Proje KaliteYönetimi Kalitenin maliyeti : 1.Gereksinimlere Uymanın Maliyeti Önleme (Ör: Eğitim, techizat) Değerlendirme (Ör: Testler) 2.Gereksinimlere Uymamanın Maliyeti Dahili Hata Maliyeti (Ör: Baştan yapma, ıskarta) Harici Hata Maliyeti (Ör: Tazminat, garanti) Planlama Süreçleri : Kalitenin Planlanması

85 Proje KaliteYönetimi Projenin gerekli kalite standartlarını sağlayabilmesi için yapılan çalışmaları içerir. Planlama Süreçleri : Kalitenin Güvencesinin Sağlanması

86 Proje KaliteYönetimi Ortaya çıkan üründeki kalite özellikleri test edilir. Kalite güvence ile farkı, ürün ortaya çıktıktan sonra yapılmasıdır. Pareto Kuralı : Problemlerin %80’ i, sık rastlanan az miktardaki (%20) sebeplerden dolayı oluşmaktadır. Planlama Süreçleri : Kalitenin Kontrolünün Gerçekleştirilmesi

87 Proje KaliteYönetimi Balık Kılçığı Diyagramı : Planlama Süreçleri : Kalitenin Kontrolünün Gerçekleştirilmesi

88 Proje İnsan Kaynakları Yönetimi Projeye dahil olacak bireylerin seçiminden, etkin kullanımına, eğitiminden, motivasyon konularına kadar geniş yelpazede bir proje yöneticisinin bilmesi gereken konular bu bilgi alanı altında ele alınır. 1. İnsan Kaynağı Planlama 2. Proje Ekibi Oluşturma 3. Proje Ekibi Geliştirme 4. Proje Ekibi Yönetme

89 Proje İnsan Kaynakları Yönetimi Bu süreçte Personel Yönetim Planı hazırlanır. İnsan kaynağı gereksinimlerinin ne zaman ve ne şekilde karşılanacağı belirlenir. Çalışanların zamana bağlı iş yükünü gösteren kaynak histogramı hazırlanır. Planlama Süreçleri : İK Planının Geliştirilmesi

90 Proje İnsan Kaynakları Yönetimi Planlama Süreçleri : Sorumluluk Atama Matrisi Aktiviteler ile proje ekibi üyeleri arasındaki bağlantıları göstermek için kulanılır.

91 Proje İnsan Kaynakları Yönetimi Planlama Süreçleri : Kaynak Histogramı

92 Proje İnsan Kaynakları Yönetimi Büyük bir projeye atandınız. Projenin yarısı bitmiş durumda. Projede 5 taşeron ve şirketinizden 20 kişi var. Projede, kimin ne işi yapmakla sorumlu olduğunu görmek istiyorsunuz. Bu bilgiyi nerede bulabilirsiniz ? a)Sorumluluk atama matrisi b)Kaynak histogramı c)Çubuk grafik d)Proje organizasyon şeması

93 Proje İnsan Kaynakları Yönetimi Projede çalışan kişilerin iş tanımları nihai hale getirilir. Gerekli yetkinlikteki elemanların projeye dahil edilmesi sağlanır. Planlama Süreçleri : Proje Ekibinin Oluşturulması

94 Proje İnsan Kaynakları Yönetimi Ekip üyelerinin kuvvetli ve zayıf yönleri araştırılarak, yetkinliklerinin ve performanslarının geliştirilmesi için çalışmalar yapılır. Ekiplerin Gelişim Aşamaları : Oluşum : Tanışma, öğrenme. Karmaşa : Proje çalışmalarını, kararları ve yönetim yaklaşımını sorgularlar. Ekip üyeleri yeni fikirlere açık değil ise yıkıcı olabilir. Düzenleme : Uyum sağlama, güvenme. Performans : Karşılıklı bağımlılık ile çalışılır, sorunlar kolaylıkla ele alınır. Çözülme : tamamlanma. Planlama Süreçleri : Proje Ekibinin Geliştirilmesi

95 Proje İnsan Kaynakları Yönetimi Ekip üyelerinin performansı takip edilir. Üyeler arasında anlaşmazlık olursa, bu konuların çözümü için çalışmalar yapılır. Planlama Süreçleri : Proje Ekibinin Yönetilmesi

96 Proje İnsan Kaynakları Yönetimi Güç Çeşitleri: 1.Meşru güç ( Organizasyon şemasındaki pozisyondan gelen güç) 2.Ceza gücü 3.Ödül gücü 4.Uzman gücü (Deneyim, bilgi ve itibar ile gelen güç) 5.Dolaylı güç (Başka birine referans vererek elde edilen güç) NOT : Proje yönetiminde, mümkün olduğunca uzman ve ödül gücü kullanılmalı, ceza gücünden kaçınılmalıdır. Planlama Süreçleri : Proje Ekibinin Yönetilmesi

97 Proje İnsan Kaynakları Yönetimi Zayıf matris organizasyonda fonksiyonlar arası ekibin liderliğini yapan bir proje koordinatörüsünüz. Proje ekibi üyelerinden hiçbiri fonksiyonel olarak size rapor etmiyor ve performanslarını direkt olarak ödüllendirecek yetkiniz yok. Proje, tarih kısıtlamaları ve zorlayıcı kalite standartları içeren zor bir proje. Bu durumda aşağıdaki proje yönetimi güç tiplerinden hangisi en çok etkili olabilir ? a)Kontrol b)Uzman c)Ceza d)Resmi

98 Proje İnsan Kaynakları Yönetimi Anlaşmazlık Sebeplerinin Sıralanması 1.Zaman programı 2.Projenin öncelikleri 3.Kaynaklar 4.Teknik görüşler Planlama Süreçleri : Proje Ekibinin Yönetilmesi

99 Proje İnsan Kaynakları Yönetimi Çatışmalar ile ilgili yaklaşımlar 1.Problem çözümü (Yüzleşme – En etkili method, ortak karar) 2.Uzlaşma (Asgari müşterek) 3.Kaçınma / Geri çekilme (Erteleme) 4.Yumuşatma / Uyum sağlama (Ortak yönler vurgulanır) 5.İşbirliği (Farklı bakış açıları, uzlaşma ve bağlılık sağlar) 6.Zorlama (En kötü seçenek) Planlama Süreçleri : Proje Ekibinin Yönetilmesi

100 Proje İletişim Yönetimi Proje boyunca toplanması, oluşturulması, dağıtılması ve depolanması gereken tüm bilgilerin hangi süreçlerden geçirilmesi gerektiğini anlatan proje yönetimi bilgi alanıdır. 1.Paydaşların Belirlenmesi 2.İletişimin Planlanması 3.Bilgilerin Dağıtılması 4.Paydaş Beklentilerinin Yönetilmesi 5.Performansın Raporlanması

101 Proje İletişim Yönetimi Başlangıç Süreçleri : Paydaşların Belirlenmesi Paydaşlar (Stakeholder): Yapılan işi/projeyi doğrudan veya dolaylı olarak etkileyebilecek veya yapılan işten/projeden doğrudan veya dolaylı etkilenebilecek bütün kişi, grup ve kurumlardır. Paydaş Analizi: Tüm paydaş grupların, bu grupların proje ile ilişkilerinin, güçlerinin, etkilerinin ve katılım stratejilerinin belirlenmesidir.

102 Proje İletişim Yönetimi Etki: Paydaşın kuruluşun faaliyet ve hizmetlerini yönlendirme, destekleme veya olumsuz etkileme gücü Önem: Kuruluşun paydaşın beklenti ve taleplerinin karşılanması konusuna verdiği öncelik Etki / Önem Tablosu

103 Proje İletişim Yönetimi Planlama Süreçleri : İletişimin Planlanması Paydaşların iletişim gereksinimleri belirlenir. Projede yapılacak yazılı ve sözlü iletişim ile ilgili bilgileri içeren iletişim yönetim planı hazırlanır. Etkin İletişim : Bilginin doğru formatta, doğru zamanda ve doğru etkiyi yaratacak şekilde sunulmasıdır.

104 Proje İletişim Yönetimi Yürütme Süreçleri : Bilgilerin Dağıltılması Gerekli bilgilerin toplanıp, paydaşlarla paylaşılmasını içerir. Aktif Dinleme Tipleri Sözlü : Kısa kelimeler kullanarak konuyu daha iyi anlayıp, karşı taraf üzerinde olumlu etki bırakma yöntemidir. Sözlü olmayan: Beden dili ile karşı taraf üzerinde olumlu etki bırakma yöntemidir. Toplam Mesaj Etkisi = Kelimeler (%7) + Ses Tonları (%38) + Beden Dili (%55)

105 Proje İletişim Yönetimi İletişim Yönetim Planı kimin gereksinimi için hazırlanır. a)Proje sponsoru b)Proje ekibi c)Proje yöneticisi d)Paydaşlar

106 Proje İletişim Yönetimi Yürütme Süreçleri : Paydaş Beklentilerinin Yönetilmesi Paydaşların gereksinimleri ve istekleri ile ilgilidir. Paydaşların iyi yönetilmesi projenin plandan sapmasını engeller.

107 Proje İletişim Yönetimi Yürütme Süreçleri : Paydaş Beklentilerinin Yönetilmesi Müzakere Taktikleri Yanlış atak : Konuyu saptırmak için karşı tarafa başka bir konuda sözlü saldırı yapmak. Orada olmayan adam : Yetkisi olan kişinin o anda orada olmadığını söylemektir. Fait accompli : Konunun, kesin karara bağlandığı için, değişme ihtimalinin olmadığını söylemektir. Ayrılma : Gitmek zorunda olduğunu söyleyip, müzakereyi yarıda kesmektir.

108 Proje İletişim Yönetimi İzleme ve Kontrol Süreçleri : Performansın Raporlanması Durum raporları, ilerleme raporları ve öngörüler gibi performans bilgilerinin toplanması ve dağıtılması sürecidir. İlerleme Raporları : O ana kadar yapılmış işler raporlanır. Durum Raporları : Projenin o anki durumu raporlanır. İleriye Dönük Tahmin Raporu : Projenin gidiş yönü ile ilgili ileriye dönük tahmin raporlanır.

109 Proje İletişim Yönetimi Büyük bir projeye proje yöneticisi olarak atandınız. Bu bir yıllık projenin yarısı bitmiş durumda. Proje 4 tedarikçi ve 15 takım üyesinden oluşuyor. Siz, şu anda hızlıca projenin nerede olduğunu görmek istiyorsunuz. Bu bilgi için aşağıdakilerden hangi rapor size EN FAZLA yardımcı olur. a)Önceki hafta performans raporu b)İlerleme raporu c)Gelecek tahmin raporu d)Sapma raporu

110 Proje İletişim Yönetimi

111 Proje Risk Yönetimi 1. Risk Yönetim Planlama 2. Risk Belirleme 3. Nitel Risk Analizi 4. Nicel Risk Analizi 5. Risk Yanıtlama Planı 6. Risk Đzleme ve Kontrolü Proje içinde karşılaşılan risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve yanıt verilmesi adımlarını içeren proje yönetimi bilgi alanıdır.

112 Proje Risk Yönetimi Planlama Süreçleri : Risk Yönetiminin Planlanması Projenin riskleri, projenin amaçlarını etkileyebilecek tehlikeleri (negatif risk) ve ve fırsatları (pozitif risk) içerir. Bu süreçte projedeki risk yönetimi aktivitelerinin ne şekilde ele alınacağı belirlenir. Risk Kategorileri : 1.Öngörülen Riskler 2.Öngörülmeyen Riskler

113 Proje Risk Yönetimi Planlama Süreçleri : Risklerin Tanımlanması Projede oluşabilecek muhtemel riskler kayıt altına alınır. Risk Kategorileri : 1.Öngörülen Riskler 2.Öngörülmeyen Riskler

114 Proje Risk Yönetimi Proje risk yönetiminin amaçları nelerdir ? a)Projeye olumsuz etkisi olabilecek belirsizliklerin olasılığını ve etkisini azaltmaya çalışmak. b)Projeye olumlu etkisi olabilecek belirsizliklerin olasılığını ve etkisini arttırmaya çalışmak, projeye olumsuz etkisi olabilecek belirsizliklerin olasılığını ve etkisini azaltmaya çalışmak. c)Projeye olumlu etkisi olabilecek belirsizliklerin olasılığını ve etkisini arttırmaya çalışmak, projeye olumsuz etkisi olabilecek belirsizliklerin olasılığını ve etkisini arttırmaya çalışmak. d)Projeye olumsuz etkisi olabilecek belirsizliklerin olasılığını ve etkisini arttırmaya çalışmak.

115 Proje Risk Yönetimi Planlama Süreçleri : Niteliksel Risk Analizinin Yapılması Bu süreçte riskler önem sırasına göre dizilir. Önem derecesi yüksek riskler ilaveten niceliksel risk analizine tabi tutulur. Önem derecesi düşük riskler izleme listesine alınır.

116 Proje Risk Yönetimi Planlama Süreçleri : Niteliksel Risk Analizinin Yapılması Olasılık ve Etki Matrisi

117 Proje Risk Yönetimi Planlama Süreçleri : Niceliksel Risk Analizinin Yapılması Tanımlanan risklerin genel proje hedefleri üzerindeki etkisini sayısal olarak analiz etme sürecidir.

118 Proje Risk Yönetimi Planlama Süreçleri : Niceliksel Risk Analizinin Yapılması BPD = O * E O = Olasılık & E = Etki Ör : Bir riskin oluşma olasılığı %5 ise ve oluşursa verceği zarar TL ise, Beklenen Parasal Değer 500 TL dir. Beklenen Parasal Değer (BPD)

119 Proje Risk Yönetimi Projenin olasılık analizi ve proje maliyet, zaman hedeflerine ulaşma ihtimali gibi değerlendirmeler, hangi süreçte ortaya çıkmaktadır ? a)Risklerin tanımlanması b)Niteliksel risk analizinin yapılması c)Niceliksel risk analizinin yapılması d)Risk yanıtlarının planlanması

120 Proje Risk Yönetimi Planlama Süreçleri : Risk Yanıtlarının Planlanması Fırsatları çoğaltmaya ve proje hedeflerinin karşı karşıya olduğu tehditleri azaltmaya yönelik seçenekleri ve eylemleri geliştirme sürecidir.

121 Proje Risk Yönetimi Planlama Süreçleri : Risk Yanıtlarının Planlanması Olumsuz Risklere ya da Tehditlere Yönelik Stratejiler Kaçınma : Proje planı, tehdidi tamamen devre dışı bırakacak şekilde değiştirilir. En radikal kaçınma stratejisi projeyi tamamen durdurmaktır. Devir : Risk aksiyon planının yapılması, üçüncü bir partinin sorumluluğuna verilir. Maliyet artı kar sözleşmesi maliyet riskini alıcıya devrederken, sabit fiyat sözleşmesi riski satıcıya devreder.

122 Proje Risk Yönetimi Planlama Süreçleri : Risk Yanıtlarının Planlanması Fırsatlara Yönelik Stratejiler Yaralanma: Fırsatın gerçekleşmesi için, belirsizliklerin ortadan kaldırılmasıdır. Paylaşma: Fırsatı yakalamak için üçüncü parti bir şirket ile ortaklaşa çalışmaktır. Geliştirme : Fırsatın olumlu etkisini arttırmaya çalışmaktır. Kabul Etme : Fırsatın peşinden koşmamak anlamına gelir.

123 Proje Risk Yönetimi Risk yanıt planları oluşturulurken, proje yönetim planını, tehdidi tamamen devre dışı bırakacak şekilde değiştirme yöntemine ne denir ? a)Kaçınma b)Devir c)Azaltma d)Kabul etme

124 Proje Risk Yönetimi Planlama Süreçleri : Risk Yanıtlarının Planlanması İkincil Risk : Risk yanıt stratejisinin yol açtığı yeni riske verilen isimdir. Geri Çekilme Planı : Seçilen risk yanıt stratejisi etkili olmaz ise uygulanacak alternatif yanıt stratejisine verilen isimdir.

125 Proje Risk Yönetimi İzleme ve Kontrol Süreçleri : Risklerin İzlenmesi ve Kontrol Edilmesi Öngörülen risklerin durumu takip edili ve öngörülmeyen risklerin ortaya çıkıp çıkmadığı belirlenir.

126 Proje Tedarik Yönetimi 1.Tedariklerin Planlanması 2.Tedariklerin Yürütülmesi 3.Tedarik İşlerinin İdaresi 4.Tedariklerin Kapanışı Proje süresince ihtiyaç duyulacak her türlü ürünün veya hizmetin satınalma adımlarının detaylı olarak incelendiği proje yönetimi bilgi alanıdır.

127 Proje Tedarik Yönetimi Planlama Süreçleri : Tedariklerin Planlanması Şirket dışından satın alınması gereken şeyler belirlenir. Bazı durumlarda, satın almak yerine, onu şirket içerisinde gerçekleştirmenin mümkün olup olmadığı araştırılır. Bu çalışmaya yap ya da satın al analizi denir.

128 Proje Tedarik Yönetimi Proje için gerekli olacak önemli bir cihazın satışı müzakere edilirken, duygusallaşma gözlemlenir. Satıcı eşyalarını toplamaya başlar. Bu müzakere taktiğine ne denir? a)Orada olmayan adam b)Makul öneri c)Ayrılma d)Taklit

129 Proje Tedarik Yönetimi Planlama Süreçleri : Tedariklerin Planlanması Sözleşme : Satıcının belli bir ürünü veya servisi vermesi konusunda, müşterinin de gerekli parayı ödemesi konusunda bağlayıcıdır.

130 Proje Tedarik Yönetimi Planlama Süreçleri : Tedariklerin Planlanması Sözleşme Türleri Sabit Fiyatlı Sözleşmeler (Çok kullanılır, risk satıcıdadır) Kesin sabit fiyat Teşvik ücretli sabit fiyat Fiyat ayarlamalı sabit fiyat Maliyet Geri Ödemeli Sözleşmeler Maliyet artı sabit fiyat Maliyet artı teşvik Süre ve malzeme sözleşmeleri

131 Proje Tedarik Yönetimi Bir proje yöneticisi, bina inşaatı projesinde görev yaparken, müşteri binanın içerisine özel bir temizlik sistemini de dahil etmek ister. Şirkette bu konuda yeterli deneyim olmadığı için bu sistemin dışarıdan satın alınması gerekir. Bu iş için en iyi sözleşme tipi hangisidir? a)Sabit fiyatlı sözleşme b)Maliyet artı sabit fiyatlı sözleşme c)Maliyet artı teşvik ücretli sözleşme d)Süre ve malzeme sözleşmeleri

132 Proje Tedarik Yönetimi Yürütme Süreçleri : Tedariklerin Yürütülmesi Satıcılardan yanıt alma, bir satıcı seçme ve sözleşme imzalama sürecidir.

133 Proje Tedarik Yönetimi Yürütme Süreçleri : Tedariklerin Yürütülmesi Teklif Değerlendirme Eleme sistemi : Gerekli olan minimum bir özelliği sağlamayan satıcı elenir. Ağırlıklandırma sistemi : Değerlendirme kriterleri kullanılarak, niteliksel veri niceliksel şekle dönüştürülür.

134 Proje Tedarik Yönetimi Bir proje takımı tedarikçilerden teklifleri toplamış ve seçim için tartışma halindedirler. Bir takım üyesi A tedarikçisini isterken, diğeri B tedarikçisini tercih etmektedir. Proje takımı şu anda hangi süreçtedir ? a)Tedariklerin planlanması b)Tedarik işlerinin idaresi c)Tedarik müzakereleri d)Tedariklerin yürütülmesi

135 Proje Tedarik Yönetimi Aşağıdakilerden hangisi, maliyet artı sabit fiyat tipinde bir sözleşmedir ? a) TL artı ücret b)Maliyetler ne olursa olsun, artı ücret olarak TL c) TL d)Saat başına 100 TL

136 Proje Tedarik Yönetimi Yürütme Süreçleri : Tedarik İşlerinin İdaresi Sözleşme referans alınarak satıcının performansı takip edilir.

137 BT Projeleri – Başarı Faktörleri 1. Üst yönetim desteği 2. Kullanıcı katılımı 3. Deneyimli proje yöneticisi 4. Net hedefler 5. Minimize kapsam 6. Standart yazılım altyapısı 7. Temel beklentileri sabitleştirmek 8. Formal metodoloji 9. Uygun, erişilebilir tahminler

138 BT Projeleri – Problem Yaratan Faktörler Kullanıcının verdiği eksik bilgi Eksik/yanlış olarak belirlenen gereksinimler ve özellikler Değişiklik gereksinimleri ve bunların yanlış yönetimi

139 Projelerde İnsan Faktörü İnsanları 4 gruba ayırabiliriz : Driver (Yönlendirici) Expressive (İfadeci) Analytical (Analitik) Amiable (Sıcak kanlı)

140 Yazılım Projeleri - Hayat Çevirimi Modelleri

141

142

143 Engin Aktaş Ford Otosan TEŞEKKÜRLER…


"Proje Yönetimi. Dersin Amacı Proje ve proje yönetimi kavramları Proje yönetiminin neden gerekli olduğu Farklı organizasyon yapılarında proje yönetimi." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları