Www.evrimera.com1 Uluslararası Mühendislik Danışmanlık Eğitim Hizmetleri ve Dış Tic. Ltd. Şti.

... konulu sunumlar: "Www.evrimera.com1 Uluslararası Mühendislik Danışmanlık Eğitim Hizmetleri ve Dış Tic. Ltd. Şti."— Sunum transkripti:

1 www.evrimera.com1 Uluslararası Mühendislik Danışmanlık Eğitim Hizmetleri ve Dış Tic. Ltd. Şti.

2 www.evrimera.com2 PROJE YÖNETİMİ

3 www.evrimera.com3 09.00 – 11.00 Tanışma Proje Yönetimine Giriş Proje Yönetim Aşamaları ve Proje Öneri Aşaması İletişim Yönetimi ve Proje Organizasyonu 11.15 – 13.00 Projelerde Zaman Yönetimi Projelerde Risk Yönetimi Projelerde Maliyet Yönetimi Proje Planlama Teknikleri Proje Performansı Değerlendirme Proje Öneri Dokümanları Grup çalışması GÜNDEM

4 www.evrimera.com4 * Tanımlı bir zaman içerisinde, belirli bir amaç için yerine getirmekle yükümlü olunan birbirine bağlı veya birbiriyle ilişkili aktiviteler dizisidir. *Tanımlanabilen bir sorunun çözümüne yöneliktir. *Bir sonuca ulaştırılması gereken, özgül, dinamik, süreli bir değişim sürecidir. *Belli bir sonucu sınırlı bir zaman dilimi i ç erisinde sağlaması i ç in tasarlanan, hedefi belli faaliyetler serisidir. PROJE

5 www.evrimera.com5 PROJELER n Kitap yazma veya resim yapma, n Bir antika mobilya veya araba onarma, n Kalite belgesi alma, n Eğitim alma, n Yeni yatırım Projeleri, n Kapasite arttırma projeleri, n Sosyal içerikli projeler, n İş kurma projeleri, n AR-GE projeleri, n Verimliliği arttırma projeleri,

6 www.evrimera.com6 PROJENİN ÖZELLİKLERİ n Amaç : Her bir projenin belirli bir amacı vardır. Amaca ulaşınca sona erer. n Yaşam döngüsü : Her bir proje bir gün sona erer. n Tek başlılık : Her bir projenin tek bir sorumlusu vardır. Karar verme gücü olan yöneticilere ihtiyaç duyarlar. n Ekip çalışması : Değişik disiplinlerden,organizasyonlardan gelen üyelerden oluşur. Geçici organizasyonlarla yönetilirler. n Benzersizlik : Hiçbir proje diğeri ile aynı olamaz. Kendine özgüdür. Sıradan olmayan, rutin dışı işlerdir. Tekrarlanamazlar.

7 www.evrimera.com7 Müşterisi olma : Müşteri projenin şartlarını veya sınırlarını belirler. Karmaşıklık : Teknoloji, ekipman, malzeme, insan, kültür v.b çeşitlilik içerir. Yüksek seviyede taşeron kullanma : Projenin büyüklüğü arttıkça, taşeron kullanma artar. Risk ve belirsizlik : Bütün projeler risk ve belirsizlik içerir. Dinamik süreçlerdir. Değişimi zorunlu kılarlar. Kısıtlı ve tanımlı kaynaklar kullanılır. PROJENİN ÖZELLİKLERİ

8 www.evrimera.com8 PROJE YÖNETİMİ n Proje boyunca yerine getirmekle yükümlü olunan aktiviteleri planlama, organize etme, icra etme, koordine etme ve kontrol etme faaliyetidir. n Kaynakların uygun zamanlarda, ekonomik olarak ve istenilen kalite gereklerine uygun olarak sağlanması ve kullanılmasıdır. n Zamana karşı bir yarıştır.

9 www.evrimera.com9 Proje faydalanıcılarının ihtiyaç ve beklentilerine belirli sürede ve arzu edilen kalitede cevap verilebilmesi için söz konusu ürün veya hizmetin uzmanlık sistemi içerisinde kaynakların ekonomik kullanılarak her ölçek ve aşamada yapılan işin gözden geçirilmesidir. PROJE YÖNETİMİ

10 www.evrimera.com10 n Küçük Projeler –Hizmet talebi süreçleri –1-2 kişilik ekiplerle kısa zamanda gerçekleştirilir. –Haftalık zaman planı içerisine planlanır ve gerçekleşir –1.000-10.000 Euro bütçe büyüklükleri vardır. n Orta boy projeler –Haftalar veya birkaç ay süren orta boy bütçe ile gerçekleştirilen –10.000-100.000 Euro bütçe büyüklükleri vardır. n Büyük projeler –Aylar, hatta yıllar sürer ve büyük ekipler ve bütçeler gerektirir. –100.000 Euro üstü bütçe büyüklükleri vardır. PROJE ÖLÇEKLERİ * www.tenstep.com

11 www.evrimera.com11 PLANLAMAYÖNETİM ORGANİZE ETME KONTROL İşlerin analizi Rol ve sorumlulukların belirlenmesi İlerlemeyi izleme Düzeltici faaliyetler Değerlendirme İnsanları, yeri, olayları, dokümanları organize etme Proje toplantıları Proje dokümanları Uygulamaların yapılması TANIMLAMA Amaç ve hedefler konur Kapsam belirlenir PROJE YÖNETİMİ AŞAMALARI

12 www.evrimera.com12 Kavram ve tanımlama aşaması Gayretin %4’üGayretin %8‘i Gayretin %85’iGayretin %3’ü Planlama ve organize etme aşaması Uygulama aşaması Sonuçlandırma aşaması PROJE YAŞAM EĞRİSİ

13 www.evrimera.com13 n Proje Tanımlama aşaması –Proje tanımı dokümanı n Proje Planlama aşaması n Proje Uygulama –İletişim Yönetimi –Zaman Yönetimi –Risk Yönetimi –Maliyet Yönetimi n Proje kapanış –Proje Performansı Değerlendirme PROJE YÖNETİMİ AŞAMALARI

14 www.evrimera.com14 n AR-GE Projeleri –Proje fikrinin sunulması –Proje planlama –Gerçekleştirim ve izleme –Sonuçlandırma n Kalite Projeleri –Eğitim ve Mevcut durum analiz –Sistem kurulması ve uygulamaya alınması –İç denetim –Sertifikasyon denetimi n İnşaat-taahhüt-yeni yatırım projeleri –Fizibilite –Plan ve Tasarım –Gerçekleştirime –İşin teslimi-işletmeye açılması PROJELERDE ÇEŞİTLERİ VE AŞAMALARI

15 www.evrimera.com15 n Neyi elde etmeye çalışıyoruz ? Amacımız ne? n Hedeflerimiz nelerdir ? n Uyulması gereken standartlar ve kısıtlar nelerdir? n Projenin müşterisi kimdir ? n Paydaşlar kimlerdir ? n Projenin kapsamı nedir ? n Projenin sponsoru kimdir ? n Yöneticisi kimdir ? TANIMLAMA AŞAMASI

16 www.evrimera.com16 n 1. Proje üst yönetim özeti: Bütün projenin özetinin yapıldığı bölümdür. Projenin ön hazırlığında yapılan PowerPoint sunumlarda bu bölüme konulabilir. Diğer önemli dış dokümanlarla birlikte bu bölümde bu sunumlar referans verilebilir. Bu bölüm projenin hedefi, kapsamı, varsayımları, riskleri, maliyeti, süresi, yaklaşımı organizayonu hakkında özet bilgileri içermelidir. n 2. Proje Amacı: Bu projenin ne için önerilidiği, projenin içeriği ve proje sonunda ulaşılmak istenen amaç net bir şekilde bu bölümde özetlenecektir. n 3. Proje Kapsamı: Bu bölümde, projenin sınırları tam olarak tanımlanmalıdır.Proje kasamı içerisinde kalan konular ile kapsam dışı kalan konular açıkça ifade edilmelidir. Bu bölüm hazırlanırken unutulmaması gereken, n Hangi proje çıktıları kapsam içi, hangileri kapsam dışıdır. n Analiz, tasarım, test gibi temel yazılım projerindeki süreç adımlarından hangileri kapsam içi, hangileir kapsam dışıdır. n Hangi veriler kapsam içidir, hangileri kapsam dışıdır n Hangi veri kaynakları kapsam içidir, hangileri kapsam dışıdır n Organizasyondaki hangi birimler kapsam içidir, hangisi kapsma dışıdır n Hangi temel fonksiyonlar (satınalma, satış v.b) gibi kapsam içidir,hangileri kapsam dışıdır n Konulardır. Kapsam içive dışı konular maddeler halinde bu bölümde sıralanmalıdır. n tarafından net biçimde anlaşılması için açık bir biçimde maddeler halinde proje çıktıları yazılmalıdır. PROJE TANIMLAMA DOKÜMANI

17 www.evrimera.com17 n 4 Proje Çıktıları: Bütün projelerin çıktıları vardır. Bu bölümde bu çıktılar maddeler halinde sıralanacaktır. Bu çıktıların okuyan tarafından net biçimde anlaşılması için açık bir biçimde maddeler halinde proje çıktıları yazılmalıdır. n 5. Katılımcı organizasyonel birimler: Bu projeden etkilenecek ve/veya proje içerisine katılacak birim veya gruplar bu bölümde tanımlanacaktır. Birimlerdeki katılımcıların ismi gözükmese bile departman ismi muhakkak suretle tanımlanmalıdır. PROJE TANIMLAMA DOKÜMANI Bölüm-Departman İsmiEtkileşim ve Katılım

18 www.evrimera.com18 n 6. Proje hedefleri: Proje sonunda başarılacak, erişilecek hedefler, bu bölümde anlatılacaktır. Hedefler, özel, ölçülebilir, başarılabilir, gerçekçi ve zaman sınırlı olmalıdır. Proje hedefleri aşağıdaki başlıklarda madde madde tanımlanmalıdır. –Maliyet hedefleri (projeniz eğer bir yatırım projesi ise proje bütçesi olarak gelir ve giderleri, eğer bir gelişim projesi ise sadece giderleri gösteren maliyet bütçesini yazınız) Mümkün oluyor ise, proje ekibinde çalışan kişilerin maliyeti, çıktıları üretmek için gerekli ek maliyetler, seyahat, konaklama, dış kaynak kullanımı gibi maliyetler de bu bölümde anlatılmalıdır. Proje bütçesi ek olarak detaylı konulmalı ve burada bu bütçe referans verilerek hedef maliyet net bir şekilde tanımlanmalıdır. –Zaman hedefi (Proje planı ek dokümanınıza uygun şekilde lütfen projenin ne kadar süreceğine ilişkin seçtiğiniz zaman biriminden uyacak olduğunuz zaman hedefinizi yazınız) Kritik yol ve Gantt-şeması ek olarak detaylı konulmalı ve burada bu plan referans verilerek aşağıdaki tablo net bir şekilde tanımlanmalıdır. –Kalite Hedefi (proje sonunda elde edilecek ürün veya hizmetin fonksiyonel, teknik, performans v.b özelliklerine yönelik kalite kriterlerini yazınız. PROJE TANIMLAMA DOKÜMANI

19 www.evrimera.com19 n 7. Projenin Müşterisi: Bu bölümde, projenin müşterisi(leri) açık ve net şekilde tanımlanmalıdır.Müşterisi olmayan projenin Kabul edilmeyeceği veya bir sonuç vermeyeceği unutulmamalıdır. Müşteriler, iç ve/veya dış müşteri olabilir. Her biri için ayrı ayrı düşünerek yazınız. n 8. Projenin Paydaşları: Bu bölümde, projenin paydaşları açık ve net şekilde tanımlanmalıdır.Paydaşlar, projeye direct veya endirekt biçimde katılacak veya projeden etkilenecek kişi veya kuruluşlardır. Tedarikçiler, sivil toplum kuruluşları, devlet kurum veya kuruluşları, v.b gibi. Her biri için ayrı ayrı düşünerek yazınız. n 9. Projede Uyulması Gereken Standartlar: Bu bölümde, proje süresince veya proje sonunda uyulması gereken standartları düşünerek yazınız. ISO- 9001:2000, OHSAS, çevre, DIN, TSE, CE v.b ürün veya sisteme ilişkin bütün standartları lütfen açıkça yazınız. Unutmayınız ki, standartlara uyarak oluşturulan bir projenin maliyeti ile uymak zorunda olmadığımız bir projenin maliyetleri önemli farklılıklar gösterecektir. PROJE TANIMLAMA DOKÜMANI

20 www.evrimera.com20 n 10. Projede Uyulması Gereken Kısıtlar: Bu bölümde, proje süresince veya proje sonunda uyulması gereken kısıtları düşünerek yazınız. Zaman kısıtı (müşteri belirli bir tarihte bitirilmesini veya başlanmasını istiyor olabilir), bütçe kısıtı (yönetim belirli bir bütçe ayırmıştır, bu bütçeye uyulmasını istiyordur) organizasyon kısıtı (belirli grup veya kişilerin proje süresince dahil edilmesi veya istihdam edilmesi gerekiyordur) lütfen açıkça yazınız. Unutmayınız ki, bu kısıtlar proje zamanınızı veya maliyetlerinizi önemli biçimde etkileyecektir. n 11. Proje varsayımları: Proje ekibi tarafından kontrol altında tutulması gereken projenin planlanması ve gerçekleştirimi esansında kullanılan varsayımlar burda belirtilmelidir. n 12. Proje riskleri: Proje ekibi, proje süresince karşılaşabileceği ve projenin başarısını etkileyecek riskleri bu bölümde detaylı olarak belirtmeli ve bu riskleri ortadan kaldıracak veya oluştuğu zaman çözecek hareket planını da bu bölümde anlatmalıdır. PROJE TANIMLAMA DOKÜMANI

21 www.evrimera.com21 n 13. Projedeki İletişim Kuralları: Bu bölümde, proje süresince kullanılacak iletişim yöntemleri tanımlanacaktır. Başarılı projelerin başarılı iletişim yönetimi gerektirdiğini unutmadan aşağıdaki bilgileri doldurunuz. –13.1 Sözlü İletişim: : Bu bölümde, proje liderinin proje ekibi ile sözlü iletişimde kullanacağı yöntemler anlatılmalıdır. (Telefon, telsiz, toplantılar v.b Proje Toplantılarının düzeni (saati, yeri v.b) bilgiler burda tanımlanmalı ve Toplantı yönetimi kurallarına uyulmalıdır. –13.2 Yazılı İletişim: Bu bölümde, proje liderinin hem ekibi ile, hem müşterisi ile, hem paydaşlar ile, hem tedarikçiler ile hem de üst yönetim ile haberleşmesinde kullanılacak raporlar, momerandumlar, duyurular, yazışma çeşitleri v.b burda tanımlanmalıdır. PROJE TANIMLAMA DOKÜMANI

22 www.evrimera.com22 n 14. Projedeki faaliyetler: Bu bölümde, proje yapılandıırlırken kullanılan temel faaliyetler, alt faaliyetler bu faaliyetlerde kullanılacak kaynaklar, faaliyetlerin birbirleri ile ilişkisi adım adım alatılmalıdır... Bu bölüm ekli zaman planında sunulan bütün faaliyetleri içermeli ve var ise faaliyetlere ilişkin detaylı açıklama verilmelidir. Kullanılacak kaynak; insan, makine, ekipman, malzeme v.b olabilir. PROJE TANIMLAMA DOKÜMANI Proje FaaliyetleriBağlı olduğu faaliyet Kullanılacak kaynak Açıklama Proje ana faaliyeti 1  Alt faaliyet1  Alt faaliyet2 Proje ana faaliyeti 2  Alt faaliyet 2.1 Kesin Kabul-proje sonuç raporu

23 www.evrimera.com23 n 15. Proje organizasyonu: Projede görev alacak bütün oyuncular bu bölümde tanımlanacaktır. Başka bir değişle, bütün temel roller ve katılımcılar bu bölümde tanımlanacaktır. Proje organizasyon şeması ve proje rollerinin tanımı bu bölümde yapılacaktır. »Proje sponsoru: »Proje directörü: (var ise) »Yönlendirme Komitesi üyeleri : »Proje yöneticisi: »Müşteri proje yöneticisi: (var ise) »Proje danışmanları: (var ise) »Proje ekip üyeleri : n 16. Onaylar : Her bir yöneticinin imzası alınmalıdır. n 17.Ekler (zaman planı, proje bütçesi) PROJE TANIMLAMA DOKÜMANI

24 www.evrimera.com24 PROJE DEĞERLENDİRME VE ONAY Bir projenin ; –Verimliğinin, –Etkinliği ve etkisinin, –Sürdürülebilirliğinin, –uygunluğunun, önceden tespit edilmiş hedefler çerçevesinde dönemsel olarak değerlendirilmesi ve yetkililerce onay görmesidir.

25 www.evrimera.com25 PROJE DEĞERLENDİRME KRİTERLERİ İlgililik: Temel olarak programın tasarımı ile ilgilidir ve ama ç ların, tanımlanan problemler ve mevcut ihtiya ç ları doğru olarak ne oranda karşıladığını sorgular. Etkililik: Çeşitli aktivitelerin mevcut kaynakları istenen sonu ç lara nitelik, nicelik ve zamanlama a ç ılarından nasıl d ö n ü şt ü rd ü ğ ü n ü sorgular. Verimlilik: Projenin sonu ç larında nereye ulaşılmıştır ve bunların potansiyel faydaları realize edilmiş midir? Diğer bir deyişle proje amacına ulaşılmış mıdır? Etki: Proje amacı ile genel hedefler arasında ilişkiye odaklanır. Hedef faydalanıcılar tarafından elde edilen faydanın sektördeki, bölgedeki ya da tüm ülkedeki daha fazla sayıda insan üzerinde daha geniş ve genel bir etkisi var mıdır? Sürdürülebilirlik: Projenin amaç seviyesindeki çıktıları dış kaynak sona erdiğinde devam edecek midir? Ayrıca projenin genel kalkınma süreci üzerindeki uzun dönem etkisi sürebilecek midir?

26 www.evrimera.com26 MANTIKSAL ÇERÇEVE Mantıksal Çerçeve Proje Yönetimi boyunca kullanılır. Hedeflenen amaçlar Gerekli araçlar Hedeflenen amaçlar Araçlarla ilgili olarak ortaya çıkan maliyetler Elde edilen sonuçlarGerçekleştirilen faaliyetler Elde edilen sonuçlar Çözülecek Problemler Gerekli araçlar Gerçekleştirilen faaliyetler

27 www.evrimera.com27 TARAFSIZ DOĞRULANABİLİR GÖSTERGELER n Tarafsız Doğrulanabilir Göstergeler:  Spesifik: net hedefleri olan;  Ölçülebilir: nicelik ve nitelik açılarından;  Elde Edilebilir: kabul edilebilir bir maliyetle;  Uygun: ölçmesi gereken ile ilgili olması (yatay mantık);  Zamanında: proje yönetiminde faydalı olabilmesi için zamanında üretilmesi.

28 www.evrimera.com28 PROJENİN BAŞLATILMASI n Proje Yöneticisinin atanması n Proje Tanımı dokümanının onaylanması n Projenin duyurulması

29 www.evrimera.com29 PROJE ORGANİZASYONU n 9 kadının 1 bebeği 1 ayda doğurabileceğini söyleyen kişiye PROJE MUDURU denir. n 1 bebeğin 18 ayda ancak doğacağını söyleyen kişiye PROJE GELIŞTIRME MUDURU denir. n Tek bir kadının 1 ayda 9 bebek doğurabileceğini söyleyen kişiye PLANLAMA MUDURU denir. n Bebeğin üretim şeklinin ille de yanlış olduğunu söyleyen kişiye KALITE MUDURU denir. n Dünyada hiç kadın ve erkek kalmasa o bebeği kendinin doğuracağını söyleyen kişiye PAZARLAMA MUDURU denir. n Bebek falan istemediğini söyleyen kişiye MUŞTERI denir.

30 www.evrimera.com30 PROJE ORGANİZASYONU ve SORUMLULUKLAR n Proje sponsoru n Proje direktörü n Yönlendirme komitesi n Proje yöneticisi n Müşteri proje yöneticisi n Proje danışmanları n Proje ekip üyeleri Yönlendirme Komitesi Proje Sponsoru Proje Direktörü Proje Yöneticisi 1 Müşteri Proje Yöneticisi Proje Danışmanları Proje Yöneticisi Proje Ekip Üyeleri

31 www.evrimera.com31 YÖNETSEL KONULAR  İnsan gücü planlaması  Proje bütçesi planlaması –Bütçeleme de sıkça yapılan hatalar  İyimser tahminler  Nakit akış krizleri  Sağlıksız tahminler  Onayda veya proje süresinde aşırı gecikmeler  Düzeltici faaliyet isteyen dikkatte alınmamış problemler  Program dışı içerik değişimleri veya tasarım değişimleri  Yüksek enflasyon veya ekonomik krizler

32 www.evrimera.com32 PROJEYİ İZLEME ve KONTROL  Sonuçlanmış faaliyetleri, gerçekleşen başlangıç ve bitiş tarihleri ile işlemek  Tamamlanmamış faaliyetlerin gerçekleşen olaylara göre sürelerini yeniden tahmin etmek  Yeni zamanlara göre kritik yolu tekrar belirlemek

33 www.evrimera.com33 PROJE DOKÜMANLARI ŞŞebeke diyagramı ve Gantt çizelgesi PProje fizibilite çalışması ÖÖnemli iç ve dış yazışmalar İİş formları –D–Değişiklik talepleri, Onay formları, İşletme el kitapları TTeslim raporları ŞŞartnameler İİletişim dokümanları –P–Proje takip raporları, Toplantı notları KKayıtlar –F–Fatura ve irsaliyeler, Çizimler ve çalışma kağıtları

34 www.evrimera.com34 AlanİzleneceklerKontrol edilecekler FinansProje maliyet rapor sistemiSabit teçhizat maliyetleri Malzeme kayıt sistemiMalzeme maliyetleri Taşeron maliyetleri Teknikİstenen özelliklerKalite ve standartlar TasarımStandart parçaların kullanımıTasarım ve geliştirme Değişiklik prosedürleri Kontratlardeğişiklik ve tadilatlarMüşteriye yaklaşım ara ödemelerKaynakların seviyesi KaynaklarDoğru kullanımBireysel rol ve sorumluluklar OrganizasyonEtkin iletişimİdare prosedürleri Projeye karşı tutumlarDenetim seviyesi İZLEME ve KONTROL ALANLARI

35 www.evrimera.com35 PROJE YÖNETİCİSİNİN SORUMLULUKLARI n Proje planlaması ve kontrolünü gerçekleştirir. n Ekibin oluşturulması üyelerin teşvik edilmesi, yönlendirilmesi, önlerini açma faaliyetlerini gerçekleştirir. n Finansal yönetim ve maliyet kontrolünü yapar. n Müşteri ve diğer birimlerle ilişkiler yürütür. n Çalışmaları yürütür.

36 www.evrimera.com36 PROJE YÖNETİCİSİNİN YETKİLERİ n Müşteri, tedarikçi ve yönetim ile doğrudan temas kurabilmek n Kullanılacak proje metodolojisini belirlemek n Proje önceliklerini belirlemek ve anlaşmazlıkları çözüme ulaştırmak n Proje ile ilgili sözleşme, satınalma emri v.b taahhütleri onaylamak n Proje personelinin performanslarını değerlendirmek

37 www.evrimera.com37 PROJE YÖNETİCİSİNİN ÇALIŞMA KOŞULLARI n Proje amacına erişince proje yönetimi de sona erecektir. n Proje yönetimi boyunca işlevsel birimler, proje yöneticisi tarafından istenen çalışmaları yapacaklardır. İşlevsel örgüt birimleri üzerinde emir-komuta yetkisi yoktur. n Proje yönetimi boyunca gerekli elemanlar işlevsel örgüt birimlerinden sağlanmakta, ancak görevlendirme projenin bitimiyle sınırlı olmaktadır. n Proje yöneticisi için iletişim kanalları birden fazladır. İç-dış, yatay-dikey-çapraz ve birden fazla örgütsel birimle ilişki halindedir.

38 www.evrimera.com38 PROJE YÖNETİCİSİNİN ÖZELLİKLERİ n Uzmanlık bilgisi n Planlama ve bütçeleme bilgisi n iyi insan yönetimi ve ikili ilişkilerde beceri, iyi iletişim becerisi n Önceden planlama ve düşünebilme yeteneği n Birçok şeyle aynı anda uğraşabilme kabiliyeti n Olayları baştan sonra takip edebilecek disiplin n İyi zaman yönetimi n iyi toplantı organizasyonu n Hem kendini hem başkalarını motive edebilme n Önderlik,

39 www.evrimera.com39 PROJE YÖNETİCİSİNİN ÖZELLİKLERİ n Etkili bir kontrol sistemi oluşturabilme n Yaratıcı olma n Soyut, çözümleyici ve sistematik düşünebilme n Karşısındakini inandırabilme n Ekip çalışmalarını yönetebilme n Esnek davranabilme n Yeniliklere açık

40 www.evrimera.com40 PROJE YÖNETİCİSİNİN DAVRANIŞ BİÇİMİ n Ne olup bittiğini bil ve anla n Plan ve hedefleri performansla karşılaştır ve cesaretlendirmek ve yüksek performans seviyesini teşvik için geri bildir n Eğilim ve sapmaları dikkatte al ve kötü eğilim ve sapmaları düzeltmek için gerekli değişiklikleri yapmak için çabuk davran n Resmi ve gayri resmi bilgi kaynaklarını dinle n Hızlı bilgi akışını sağla ve ekip ruhunu aşıla n Sonuçlardan sorumlu ol n Eşgüdümü sağla ve ekip üyeleri ile iletişim kanallarını açık tut n Görüşmeleri hedef ve ilişki odaklı yürüt n Kararlara katılımı sağla n Gerekli çalışma iklimini ve ortamını hazırla

41 www.evrimera.com41 PROJE DANIŞMANI’NIN SORUMLULUKLARI n Projeye ilişkin teknik veya yönetimsel eğitimleri verir. n Proje süresince konusunda danışmanlık hizmeti sunar

42 www.evrimera.com42 PROJE EKİP ÜYELERİ’NİN SORUMLULUKLARI n Projeye ilişkin toplantılara katılır. n Proje süresince sorumlu olduğu faaliyetleri yerine getirir.

43 www.evrimera.com43 PROJE EKİBİ n Proje ekibi çok büyük ya da küçük olmamalıdır. n Proje ekibine katılan her kişinin lider tarafından rolü çok iyi tanımlanmalıdır. n Her bir üyenin beklentileri çok iyi anlaşılmalıdır. n ‘Proje yönetiminde kullanılacak iletişim araçları ne olacaktır?’ n ‘Proje takibi raporları hangi sıklıkta yayınlanacaktır?’

44 www.evrimera.com44 İLETİŞİM YÖNETİMİ n Sözlü İletişim –Telefon veya telsiz görüşmeleri, –Proje toplantıları –Yönlendirme komitesi ile toplantılar n Yazılı İletişim –Gelişim-ilerleme raporları –Sonuç Raporları –Yazışmalar (önemli iç ve dış yazışmalar) –Proje dokümanları

45 www.evrimera.com45 PROJE DOKÜMANLARI n Proje Tanımı Dokümanı n Proje Planı n Proje Bütçesi n Proje fizibilite çalışması n Proje Gelişim raporları n İş formları –Değişiklik talepleri, Onay formları, İşletme el kitapları n Teslim raporları n Şartnameler n Proje Sonuç raporu n Kayıtlar –Fatura ve irsaliyeler, çizimler ve çalışma kayıtları

46 www.evrimera.com46 PROJE GELİŞİM RAPORLARI n 1.Proje faaliyetlerinde Gelişmeler –Planlanan ve gerçekleştirilen faaliyetler –Planlandığı halde gerçekleştirilemeyen faaliyetler –Planlanmadığı halde gerçekleştirilen faaliyetler –Gelecek dönemde gerçekleştirilecek faaliyetler n 2. Proje Zaman Planı ve Bütçesi –Zaman Planı –Proje Bütçesi

47 www.evrimera.com47 PROJE SONUÇLANDIRMA n Proje Sonuç raporu : Projeyi hedefler, performans kriterleri, bütçe gerçekleştirme ile edinilen deneyimler ve istatistik veriler itibariyle değerlendiren, geçmişe yönelik analitik çalışma raporudur. –Kısa bir genel değerlendirme (Proje amacının, hedeflerinin, organizasyonun ve iletişimin etkinliğinin değerlendirilmesi) –Hedeflere Ulaşma: (Kapsam değişiklikleri, maliyet ve termin sapmaları) Öngörülen hedefler Revize edilen hedefler Gerçekleşen hedefler –Çıkarılan dersler : Başarı ve başarısızlıklarla ilgili değerlendirmeler, Bundan sonraki projelerde dikkat edilecek konular –Katkılar ve teşekkür

48 www.evrimera.com48 EKİP TOPLANTILARI n Gündemi izlemek n Bir önceki toplantı sonrası gelişmeleri izlemek n Yapılacak işler listesi çıkartmak n Sorular, fikirler, önerileri tartışmak n Proje ilerlemesini izlemek n Ekip üyelerinin gayretlerini ve yaklaşımlarını izlemek n Bir sonraki toplantıya kadar yapılacakları belirlemek n Yeni gelişmelerden ekip üyelerini haberdar etmek

49 www.evrimera.com49 n Toplantıdan önce; – Kim, ne zaman, nerede, kaç kişi planlayın – Gündem hazırlayın ve katılımcılara gönderin – Toplantı yerini hazırlayın n Toplantı başlarken; – Planlanan zamanda başlayın – Katılımcılardan tanımadıklarınız var ise tanışın – Gündemi gözden geçirin ve ilaveleri yapın – Toplantının bitiş zamanını netleştirin ve bu süreye uyun. n Toplantı sonunda; – Toplantıyı kısaca gözden geçirin – Bir sonraki toplantının tarihini ve gündemini hatırlatın ETKİN TOPLANTI KURALLARI

50 www.evrimera.com50 n Toplantı boyunca – Belirli bir zamanda, aynı usulle tek bir problemin üzerinde durun – Yapılacak faaliyetleri, sorumlularını, tarihlerini netleştirin – Katılımcılara söz verin – Tek kişinin hakimiyet kurmasını engelleyin – Ekip üyelerini motive edecek başarı örneklerini kullanın. – Toplantı notunun tutulmasını sağlayın veya tutun n Toplantıdan sonra – Toplantı notunu hazırlayın ve katılımcılara dağıtın – Toplantı yerinin temizlenerek eski haline sokulmasını sağlayın ETKİN TOPLANTI KURALLARI

51 www.evrimera.com51 TOPLANTI PROBLEMLERİ n Çok başlı olma n Süreç ve içeriğin birbirine karışması n Kişisel hücumlar n Trafik problemi-konuşmaya katılma zorluğu n Rol ve sorumlulukların olmaması n Liderin hakimiyet eksikliği n Fazla bilgi yükü

52 www.evrimera.com52 TOPLANTI DEĞERLENDİRME n Toplantı sonunda neler elde edildi? –Beklenen sonuçlar alındı mı? –Hangi sorunlar halledildi ? –Ekip hangi kararları aldı ? –Çözüm yollarında ve kararlarda bir yenilik var mı? n Toplantı nasıl bir gelişme gösterdi ? –Sorunlara nasıl çözüm bulundu ? –Karar nasıl alındı? –Ekip ne derece uyumlu çalıştı ? –Toplantıya katılanlar üzerinde nasıl bir etki bıraktı ?

53 www.evrimera.com53 n Proje yönetiminde yer alan aşamalar için gerekli ve yeterli zamanın ayrılabilmesi için gerekli planlama, tahmin, programlama ve kontrollerin tüm yönetim süreci boyunca gerçekleştirilmesidir. ZAMAN YÖNETİMİ

54 www.evrimera.com54 n Projenin başarısı ya da başarısızlığı nasıl değerlendirilecek? n Projeyi nasıl izleyebilir ve kontrol edebiliriz ? n Tüm ekip üyelerinin sorumluluklarını ve amaçlarını bilmeleri nasıl sağlanır? n Projenin ömrü boyunca değişiklikler nasıl izlenir ? n Hangi faaliyetler yapılacak ve hangi faaliyetler hangisine bağlı ? n Her bir faaliyet ne kadar sürecek ? n Ne zaman bitmesi gerekiyor ? n Kimin yapması gerekiyor ? PLANLAMA AŞAMASI

55 www.evrimera.com55 n Faaliyet ve alt faaliyetleri belirle n Kaynakları ve süreyi belirle n Özellikleri ve bağımlılıkları belirle n Şebeke diyagramını çiz n En erken başlama ve en geç bitirme zamanını hesapla PROJE PLANLAMA ADIMLARI

56 www.evrimera.com56 n Bir grup seri veya ardışık faaliyetten oluşur. n Bu faaliyetlerin ancak tümünün tamamlanması ile sona erer. n Faaliyetlerin belirli bir yapış sırası vardır. Bu sırayı teknik öncelikler belirler. n Faaliyet süreleri önceden bilinir veya tahmin edilir. n Bir faaliyet başladıktan sonra bitene kadar kesintisiz sürdürülür. n Bir faaliyet kendisinden önceki faaliyetlerin tümü bitmeden başlayamaz. n Her projenin mutlaka bir başlangıcı ve sonu bulunur. PROJE KURALLARI

57 www.evrimera.com57 n Faaliyetler ok ile temsil edilir. Olaylar ise daire ile gösterilir. Okun yönü, faaliyetin ve dolayısıyla zamanın ilerleyen yönünü gösterir. – Faaliyet, tamamlanması zaman ve kaynak harcaması gerektiren proje elemanıdır. – Olay, faaliyetlerin başlangıç ve bitişlerinde yer alır. – Okun uzunluğunun simgelediği işlemin uzunluğu veya ehemmiyeti ile bir ilgisi yoktur. – Okun yönü, işlemin hangi olaydan sonra başlayıp hangi olaya doğru gittiğini gösterir. PROJE KURALLARI

58 www.evrimera.com58 n Her olaya bir numara verilir. Faaliyetler genellikle faaliyetin bitiş veya başlangıç olay numaraları ile belirtilir. i k j n Bir olay birden çok faaliyetin başlangıç veya bitiş noktalarında bulunabilir. PROJE KURALLARI

59 www.evrimera.com59 n İki ardışık olay bir faaliyet ile doğrudan bağlantılı olabilir. Ya da her hangi iki faaliyetin başlangıç ve bitiş olayları aynı olamaz. Böyle bir durum ortaya çıkarsa kukla faaliyete gerek duyulur. Yanlış Doğru PROJE KURALLARI

60 www.evrimera.com60 n Kukla faaliyet, sıfır süreli faaliyet olup, gerçekleşmesi zaman ve maliyet gerektirmeyen yapay faaliyettir. Sadece projedeki faaliyetler arası ilişkileri göstermek amacıyla kullanılırlar. Doğru KUKLA FAALİYET

61 www.evrimera.com61 KRİTİK FAALİYET n En çok dikkat edilmesi gereken faaliyetlerdir. n Her hangi birinde meydana gelecek aksama projeyi doğrudan etkileyecektir. n Kritik olması daha hassas veya pahalı olmasından çok, işin süresi açısından projenin toplam süresini etkilemesinden kaynaklanmaktadır.

62 www.evrimera.com62 Her bir faaliyetdeki iş kalitesini izleme KALİTE ZAMAN MALİYET Her bir faaliyetin planlanan bitiş zamnına uyumunu izleme Tamamlanan her bir faaliyetin maliyetlerini izleme ANAHTAR FAKTÖRLER

63 www.evrimera.com63 PROJELERİN PERFORMANS DEĞERLENDİRMESİ n Spesifik ve ölçülebilir hedefler –Sayı, %, tarih, aralık n Hedeflere bağlı performansı izleme –İnsanlar n Eğilimlerin izlenmesi

64 www.evrimera.com64 PROJELERİN PERFORMANS DEĞERLENDİRMESİ n Maliyet n Süre n Verimlilik n Kalite n Müşteri memnuniyeti

65 www.evrimera.com65 MALİYET GÖSTERGELERİ n Gerçekleşen Maliyet / Bütçe Değeri n Tasarruf edilen maliyet (iyileştirme oranı) n Net gelir n İşgücü Maliyeti/toplam maliyet n Genel gider oranı n İşletme karlılığı n Geri dönüş süresi

66 www.evrimera.com66 SÜRE VE VERİMLİLİK GÖSTERGELERİ n Gerçekleşen süre / Planlanan süre n İyileştirme saati veya değeri

67 www.evrimera.com67 KALİTE GÖSTERGELERİ n Projenin kalite hedefleri –Güvenilirlik –Hata –Kullanılırlık –Güvenlik –Müşteri ihtiyaçlarını karşılama n Başarı ile atlatılan risk konuları n İlk kabulden sonra tespit edilen hatalar n Müşteri değişiklik talepleri

68 www.evrimera.com68 MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ GÖSTERGELERİ n Proje çıktısına yönelik müşteri memnuniyeti yüzdesi –Dokümantasyon –Sağlanan eğitimler n Proje ekibine yönelik müşteri memnuniyeti yüzdesi –Cevap verme süresi –Ekibin davranışı –Profesyonelliği

69 www.evrimera.com69 PROJEYİ BAŞARILI KILAN ETMENLER n Yönetim desteği ve devamlılığı n Amaçların belli, gerçekçi ve açık olması n Çalışanların katılımı n Motivasyon n Liderlik n Eğitim n İletişim

70 www.evrimera.com70 RİSK YÖNETİMİ n Oluştuğu zaman projeye olumsuz etkiler yapabilecek, proje ekibi tarafından kontrol altına alınması gereken, dış etkenlerden veya tahmin edilen veya varsayılan koşulların gelecekte değişmesinden oluşan konular veya olaylardır. n Başarılı projeler, potansiyel problemleri oluşmadan çözen projelerdir. n Reaktif proje yönetimi potansiyel problemler ortaya çıkınca problemi çözmektir. Pro-aktif proje yönetimi ise ortaya çıkmadan önce kaynağında problem olabilecek konuyu çözümlemektir.

71 www.evrimera.com71 n Risk analizi n Risk seviyesi değerlendirme n Yüksek ve orta risk seviyesindeki her bir riski yok etmek için plan hazırlama –Planlar sorumlu kişi, tamamlama tarihi ve izleme aralığını kapsayacak detayda olmalıdır. n Düşük seviyedeki riskler için varsayımlar tanımlama n Planları proje planı içerisine dahil etme n Proje yöneticisi riskleri izlemeli ve başarı ile riskler yok edilemedi ise yeni risk planları hazırlamalıdır. RİSK YÖNETİMİ

72 www.evrimera.com72 PROJE BÜYÜKLÜĞÜ İLE İLGİLİ RİSK ANALİZİ SORULARI n Planlanan süre nedir ? n Projede fonksiyonel noktalarda projenin planlanan büyüklüğü nedir? n Proje için planlanan yönetim saati ne kadardır? n Planlanan proje bütçesi ne kadardır? n Birden fazla yerleşkede proje kurulumu gerçekleşecek mi? n Analiz ve test aşamalarında son kullanıcı bağımlılığı ne kadar ? n Kalite gerekleri için test ve dokümantasyon zamanı ne kadar ayrılmıştır ? n Proje bitiş tarihi sabit mi esnek mi?

73 www.evrimera.com73 RİSK YÖNETİMDE ALTERNATİF STRATEJİLER n Riskleri izleme –Proje yöneticisi riskleri yok etmek için bir proaktif plan hazırlamaz ancak, riskleri yakinen izler. Riskler oluştuğu anda B planı devreye girer. n Risklerden kaçınma –Projenin önemli bir parçası yüksek risk içeriyor ise, proje durdurabilir. –Tedarikçiden kaynaklanacak bir yüksek risk varsa tedarikçi değiştirilebilir. n Riski başkasına yükleme –Kurulum-devreye alma mevcut proje ekibi ile büyük risk taşıyor ise, bu konuda uzman bir alt yükleniciye ihale edilebilir. n Riski yok etme –Riski ortaya çıkarabilecek kök nedenler bulunmalı –Faaliyet planına kök nedenleri yok edecek faaliyetler planlanmalıdır.

74 www.evrimera.com74 KarakteristiklerYüksek risk Düşük risk Harcanan saat 5000 saatten uzun 1000 saatten az Süre12 aydan uzun4 aydan kısa Ekip büyüklüğü 8 kişiden fazla4 kişiden az Müşteri sayısı3 ten fazla1 Proje amacı, çıktılarıAçık değilİyi tanımlanmış İşe faydalarıAçık değilİyi tanımlanmış Proje ekibi bilgisiBilgi yokbilgi var Diğer projelere bağımlılık3 veya daha fazla iseyok ise proje sponsoruBilinmiyortanımlı Müşterinin katılımıBilinmiyor, pasifaktif Mevcudu değiştirmeBüyük değişiklikküçük değişiklik Organizasyon yapısı Büyük değişiklikküçük değişiklik Proje yöneticisi deneyimiazçok Ekibin fiziksel yerleşimi yaygın ve dağınıkBir arada Teknolojiyeni gerekli değil Veri kalitesi zayıfiyi Tedarikçilerle işbirliğiyokiyi RİSK YÖNETİMİ

75 www.evrimera.com75 RİSK YÖNETİMİ TAVSİYELER n Gerektiğinde projeyi durdurun, iptal edin n Projenin değerinin bütün işe etkisini belirlemeye çalışın n Tekrar planlama faaliyetleri üzerinde çalışın n Proje sponsoru ile riskler nasıl yok edilir, çalışın n Bütün taraflar proje tanımı dokümanını imzalamadan başlamayın

76 www.evrimera.com76 BİLGİSAYAR KULLANIMI  Kolay planlama ve güncelleme  Kaynak tahsisi analizi  Satın alma ihtiyacı analizi  Malzeme stok yönetimi  Maliyet analizi

77 www.evrimera.com77 PROJE YÖNETİMİ BİLGİSAYAR PROGRAMLARI Source: Gartner Research n Microsoft Project n Computer Associates’ SuperProject n IMSI Software’s TurboProject n KIDASA Software’s Milestones n Primavera Systems’ SureTrak and—in construction— P3 n Scitor's Project Scheduler n Timeline Inc.'s Timeline n Welcom’s Open Plan

78 www.evrimera.com78 PROJE YÖNETİMİNDE BAŞARILI OLMAK İSTİYORSANIZ... n Projeyi süreç odaklı yönetin. n Her aşamayı değerlendirin. n Girişimci düşünceyle projenizi yönetin. –Müşterilerinizi –Tedarikçilerinizi –Proje yönetici ve ekibinizi –Süreçlerinizi sürekli takip edin.

79 www.evrimera.com79 İŞ YAŞANTINIZDA PROJE GÜLLERİYLE DOLU BİR YAŞAM DİLERİZ.