Proje Risk Yönetimi Bir projenin içinde bulunduğu durumun gözden geçirilerek, projenin geleceği için risk teşkil eden oluşumların tespit edilmesi ve bunların.

... konulu sunumlar: "Proje Risk Yönetimi Bir projenin içinde bulunduğu durumun gözden geçirilerek, projenin geleceği için risk teşkil eden oluşumların tespit edilmesi ve bunların."— Sunum transkripti:

1 Proje Risk Yönetimi Bir projenin içinde bulunduğu durumun gözden geçirilerek, projenin geleceği için risk teşkil eden oluşumların tespit edilmesi ve bunların önlenmesi için gerekli tedbirlerin alınmasını içeren işlemler sürecine Proje Risk Yönetimi denir. Proje Yönetimi

2 İçerik Tanım Risk Türleri Risk Sınıflandırma Risk Değerlendirme
Örnekler Proje Yönetimi

3 Tanım Bir projenin içinde bulunduğu durumun gözden geçirilerek, projenin geleceği için risk teşkil eden oluşumların tespit edilmesi ve bunların önlenmesi için gerekli tedbirlerin alınmasını içeren işlemler sürecine Proje Risk Yönetimi denir. Proje Yönetimi

4 Proje Risk Yönetiminin Önemi
Proje risk yönetimi proje hayat çevriminde risklerin tanımlanması, değerlendirilmesi ve yanıt verilmesi sürecinin hem teknik hem de yönetsel açıdan ele alınmasıdır. Risk yönetimi çoğunlukla projelere üstten bakar fakat doğru proje seçimine, kapsamın netleştirilmesi ve daha kesin tahminler yapılmasına olan katkısı ile önem kazanır. KPMG raporuna göre başarısız projelerin %55’in risk yönetimi hiç yapılmamıştı. KPMG Uluslararası sektörel odaklı denetim, vergi ve danışmanlık hizmetleri veren, dünya çapında yaygın profesyonel KPMG lisanslı bağımsız firmaların global ağını koordine eden merkezdir. Proje Yönetimi

5 Proje Risk Yönetimi Nedir?
Proje risk yönetiminin hedefi potansiyel fırsatları maksimize ederken potansiyel riskleri minimize etmektir. Risk Yönetimi Planlama’nın ana çıktısı risk yönetim planı’dır. Proje Ekibi proje dokümanlarını gözden geçirerek paydaşların ve sponsorun risk’lere yaklaşımını tam olarak anlamalıdır. Proje’nin ihtiyaçlarına göre detay seviyesi belirlenir. Proje Yönetimi

6 Proje Risk Yönetimi Nedir?
Ana süreçleri; Risk Yönetimi Planlama: proje için gerekli olan risk aktivitelerine ilişkin yaklaşım ve planlamayı belirleme Risk tanımlama: hangi risklerin projeyi etkileyebileceğine karar verme ve bu risklerin özelliklerini dokümante etme Kalitatif risk analizi: Risklerin karakterize edilerek sınıflandırılması, proje amaçlarına etkileri doğrultusunda önceliklendirilmeleri Kantitatif risk analizi: risklerin gerçekleşme olasılığı ve tekrarlanma ihtimalini değerlendirme Riske yanıt planlama : proje amaçları doğrultusunda tehditleri azaltıcı fırsatları geliştirici adımlar atma Risk izleme ve kontrol:Bilinen riskleri izleme, yeni riskleri tanımlama, riskleri azaltma, risk azaltmanın etkinliğini değerlendirme Proje Yönetimi

7 Risk Yönetim Planı oluşturma soruları
Proje amaçları ile ilgili hangi riskleri aldınız ya da almadınız? Özel bir risk belirlediniz mi ve bu riski azaltmak için ne tür önlemler aldınız mı? Riski azaltmak ya da önlemek için yaklaşımınız nasıl oldu? Risk Yönetim planının yürütülmesi için sorumlu kişi ya da kişiler kimlerdir? Kilometre taşı işlerinizi ne zaman risk önleme yaklaşımınız ile birleştirdiniz? Risk önleme ile ilgili kaynakların maliyeti ne kadardır? Birçok çalışma BT projelerinin ortak risk kaynakları içerdiğini göstermektedir. Standish Group, potansiyel riskleri esas alarak BT başarı potansiyeli puanlama cetveli geliştirmiştir. McFarlan ise risk kontrol listesi geliştirerek risklerin değerlendirilmesini sağlamıştır. Proje Yönetimi

8 Risk Türü Risk yönetiminin hedefleri, bazı istenmeyen durumların gerçekleşme ihtimallerini minimize edilmesi için alınan önlemlerinin belirlenmesidir. Projelerle ilgili olarak belirlenen riskler şunlar olabilir; *Asla sonuca ulaşılamama riski * Gecikme riski * Bütçeyi aşma riski * Ürünün / Hizmetin son halinde eksiklikler olma riski(İhtiyacın tam tanımlanmamış olması) * Proje ürününde hatalar olma riski * Proje ürününün işletiminde zorluk yaşama riski * Proje ürününün beklenen performansı vermeme riski * Proje ürününün ileride güncellenmesi veya modernize edilmesi imkansız olma riski Proje Yönetimi

9 Riskleri Sınıflandırmak
Projelerde karşılaşılan riskleri sınıflandırmak, proje yöneticisi açısından riskin etkilerini azaltabilmek için önemli bir çalışmadır. Sınıflandırılan risklerin etkilerini azaltmada üst yönetime, proje yöneticisine ve proje takımına yetkileri doğrultusunda sorumluluklar yüklenir. Riskler aşağıdaki şekilde sınıflandırılabilir; Stratejik Kararlara ait Riskler Projenin Teknik Özelliklerinden Doğan Riskler Projenin Kapsamı Proje Organizasyonundan Doğan Riskler Müşteri İsteklerinin Değişmesiyle Ortaya Çıkabilecek Riskler Plan ve Kontrol Eksikliklerinden Doğan Riskler Proje Yönetimi

10 Riskin Değerlendirilmesi
Tanımlanan risklerin, ortaya çıkma olasılıkları ile projeyi etkileme miktarları göz önüne alınarak, riskleri önem seviyesine göre sıralama çalışmasıdır. Düzenli aralıklarla yapılan bu çalışmalarda, içinde bulunulan mevcut durum değerlendirilir ve risk oluşturabilecek faktörlerin zamana bağlı gelişimi incelenir. Risklere karşı geliştirilmesi gereken tedbirlerin aciliyetine göre de riskler sınıflandırılarak, risklerin önem seviyesi belirlenmelidir. * Acil * Çok Riskli * Normal * Az Riskli * Risk Yok Proje Yönetimi

11 PMI'a göre Risk Yanıtlama Planları 4 başlıkta oluşturulabilir
1-Kaçınma: Proje planında değişiklikler yaparak, ortaya çıkabilecek riskten uzak durma. Kısaca işi gerçekleştirmenin başka yollarını arama. 2-Transfer Etme: Riski bir başka kuruma veya bireye devretme. Bu uygulamada aslında risk yok edilmiş olmayacaktır, sadece riskin sorumluluğunun başkası tarafından yüklenilmesi sağlanacaktır. Bu şekilde risk yanıtlama planı hazırlanırken sigorta firmaları da projenin bir yüklenicisi konumundadır. 3-Azaltma: Karşılaşılabilecek riskler tanımlandıktan sonra bu risklerin etkisini veya gerçekleşme olasılıklarını azaltmak için ek önlemler alarak, riske yanıt verme planı oluşturma çalışmasıdır. Proje süresinin gecikme riskine karşılık ek insan kaynağı alarak (bütçeyi artırarak) riskin gerçekleşme ihtimalini azaltabiliriz. 4-Kabullenme: Kabullenme de bir risk yanıtlama planıdır. Tanımlanan risklerin tümüne önlem almaya çalışmak proje bütçesini bir hayli yükseltebilir. Bu yüzden gözardı edilebilecek riskler proje taraflarınca kabul edilir. Bu durumda proje tarafları bu tür riskleri proje boyunca izlerler ve projeyi etkileme olasılığı yükseldiğinde diğer yanıtlama planlarını devreye sokarlar. PMI=Project Management Institute® Proje Yönetimi

12 1- Nitel Risk Analizi (Qualitative Risk Analysis):
Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Risklerin tehdit karlığına göre sıralandırılmasının öneminden açıkça bahseder ve iki farklı analizi proje yöneticilerinin kullanmasını önerir. 1- Nitel Risk Analizi (Qualitative Risk Analysis): Tanımlanmış risklerin gerçekleşme olasılığının ve etki gücünün değerlendirildiği süreçtir. Özellikle uzmanların görüşlerine başvurularak, risklerin etki ve olasılıklarının sıralanmasını hedefler. Nitel risk analizini yapabilmek için risk yönetim planına, tanımlı risklere, kurumunuzda kullanılan olasılık ve etki ölçeklemesine ve projenin en başında tanımlanan varsayımlara ihtiyacınız vardır. Risk olasılık ve etki araştırması, olasılık / etki gücü matrisi oluşturma, varsayımların detaylı analizi, veri doğruluk sıralaması gibi araç ve teknikler kullanarak, projenin genel risk tehdit sıralaması, risklerin eğilimleri ve önleme fikirlerini ortaya çıkarabilirsiniz. Proje Yönetimi

13 2-Nicel Risk Analizi (Quantitative Risk Analysis):
Geçmişten dersler alınarak, daha sayısal değerlerle risklerin tehdit olasılığının belirlenmesi çalışmasıdır. Bu aşamada aynen nitel risk analizinde yer alan girdilere ihtiyaç duyulur. Kullanılacak araç ve teknikler : Duyarlılık Analizleri, Karar Ağacı Analizleri, Simülasyon (Bu teknikler istatistik, yöneylem araştırması gibi matematiksel disiplinlerin türevleridir). “Bu teknikler uygulandıktan sonra proje yöneticisi risklerin tehdit gücüne göre sıralamasına, hedef süreye ve maliyete projeyi bitirme olasılığına, risklerin eğilimlerine ve önleme fikirlerine ulaşacaktır.” Proje Yönetimi

14 Proje Yönetimi Maturity Sektör ve Bilgi Alanları
ANAHTAR: 1=EN DÜŞÜK ALAN 5=EN YÜKSEK ALAN BİLGİ ALANI MÜH/İNŞA TELEKOMİNİKASYON BİLİŞİM SİS. YÜKSEK TEK.İMALAT Kapsam 3.52 3.45 3.25 3.37 Zaman 3.55 3.41 3.03 3.50 Maliyet 3.74 3.22 3.20 3.97 Kalite 2.91 2.88 3.26 İnsan Kaynakları 3.18 2.93 İletişim 3.53 3.21 3.48 Risk 2.87 2.75 2.76 Edinimler 3.33 3.01 Proje Yönetimi

15 BT Başarı Potansiyeli Puanlama Tablosu
Başarı Kriteri Puanlar Kullanıcı Katılımı 19 Yetkili yönetici desteği 16 İhtiyaçların açıkça belirlenmesi 15 Dürüst planlama 11 Gerçekçi beklentiler 10 Kilometre taşları 9 Çalışanlar 8 Mülkiyet 6 Net vizyon ve amaçlar 3 Donanım ve çalışma, personel motivasyonu TOPLAM 100 Proje Yönetimi

16 McFarlan’ın Risk Kontrol Listesi
1.Projenizin tahmini süresi nedir? 12 ay ya da daha az(Düşük=1) 13-24 ay (orta=2) 24 ay ve yukarısı (yüksek=3) 2.Projenizdeki işgünü sayısı tahmini olarak nedir? 12-375(düşük=1) (orta=2) (orta=3) 3750 ve yukarısı(yüksek=4) 3.Departman sayısı nedir? 1 (düşük=1) 2 (orta=2) 3 ve yukarısı(yüksek=3) 4.Proje için ek bir donanıma ihtiyaç varmıdır? Yok(düşük=0) Merkezi işlemci tipi değişimi(düşük=1) İkincil sürücü değişiklikleri (düşük=1) Terminaller(orta=2) Platform değişikliği(yüksek=3) Proje Yönetimi

17 Diğer Risk Kategorileri
Pazar riski: Yeni ürün şirkete ve Pazar’a uygun olacak mıdır? Kullanıcılar bu ürünü kabul edip kullanacaklar mıdır? Finansal risk: Projeyi tamamlayacak fon’lar yeterli midir? Bu proje finansal kaynakların aktarılması için uygun bir proje midir? Teknoloji riski: Mevcut ve gelecekteki teknolojilere uyumlu mudur? Ürün çıkmadan ve çıktıktan sonra mevcut teknoloji desteği alınabilecek midir?

18 Yanlış Giden Ne ? Birçok BT projesi teknoloji riski yüzünden başarısızlıkla sonuçlanmaktadır. Bir proje yöneticisi büyük bir BT projesi sonucunda şunu öğrenmiştir: “Yönetim ihtiyaçlarına odaklan, teknolojiye değil!” David Anderson, Kaman Sciences Corp.’ta proje yöneticisidir ve deneyimini CIO Enterprise Dergisine anlatmıştır. Firması için toplam 2 yıl ve yüz binlerce dolar harcadığı projesi ise finans ve insan kaynakları sistemidir. Anderson kullandığı teknoloji ile büyük bir risk aldığını iş işten geçtikten sonra farketmiştir. Tüm çalışmaların üzerine şirket “stable” bir teknolojiye geçiş yapmış ve yönetimin tüm isteklerine hızlıca erişecek çözüm geliştirilebilmiştir. Hildebrand, Carol. “If At First You Don’t Succeed,” CIO Enterprise Magazine, April 15, 1998

19 Risk Tanımlama Risk tanımlama potansiyel istenmeyen çıktıların ve bu çıktıların etkilerinin anlaşılmasıdır. Birçok risk tanımlama araç ve tekniği mevcuttur SWOT analizi Beyin Fırtınası Delphi tekniği Görüşmeler Proje Yönetimi

20 Bilgi Alanlarına İlişkin Potansiyel Risk Durumları
Riskler Entegrasyon Yetersiz planlama, yetersiz kaynak ayırma, yatersiz entegrasyon yönetimi Kapsam Kapsamın ya da iş paketlerinin yetersiz tanımlanması, ihtiyaç miktarlarının hatalı belirlenmesi, yetersiz kapsam kontrol Zaman Kaynak kullanılabilirliği ya da zamanları ile ilgili yapılan hatalar Maliyet Hesaplama hataları; verimlilik,maliyet,değişim konularındaki yetersizlik Olasılık kontrolündeki hatalar; yetersiz bakım,güvenlik,satınalma vb.hesaplamaları Kalite Standartların altında dizayn,malzeme ya da çalışanlar, yetersiz kalite güvence programı İnsan Kaynakları Yetersiz çatışma yönetimi, yetersiz organizasyon ve sorumluluk tanımlama. iletişim Planlama ya da iletişimdeki yetersizlikler, paydaşlar arası iletişimsizlik Risk Görmezden gelinen riskler, eksik sigorta yönetimi Tedarik Sözleşme maddelerindeki eksiklikler, rekabete dayanan sorunlar. Proje Yönetimi

21 Kantitatif Risk Analizi
Tanımlı risklerin etkilerini ve önceliğini belirlemek Risk değerleme araç ve teknikleri dediğimizde Olasılık/Etki Matrisleri En önemli 10 risk kalemi izleme tekniği Uzman değerlendirmesi Kantitatif veriler sayısallaştırılmış verilerdir. Proje Yönetimi

22 Olasılık/Etki Matrisi
(Örnek Çalışma) Proje Yönetimi

23 Proje Yönetimi

24 En önemli 10 Risk Kalemi İzleme
En önemli 10 risk kalemi izleme proje hayat çevrimince risklerin farkında olunup izlenmesidir. Periyodik olarak en önemli 10 risk düzenli olarak izlenir. Mevcut durumu, önceki durumu, belirli bir zamanda kaç kere oluştuğu, riski çözmek için yapılanların kısa bir özeti

25 En önemli 10 risk kalemi izleme
Aylık Dereceler Risk kalemi Bu ay Geçmiş ay Risk çözme progresi Yetersiz planlama 1 2 Proje planı üzerinde çalışılabilir. Yetersiz kapsam planlama 3 Müşteri ve sponsorlarla ayrıntılı toplantılar yapılabilir. Yönetimsel eksiklikler Yeni bir proje yöneticisi atanabilir. Maliyet hesaplarındaki eksiklikler 4 Maliyet hesapları yeniden gözden geçirilebilir. Zaman hesaplarındaki eksiklikler 5 Çizelgeler yeniden gözden geçirilebilir. En önemli 10 risk kalemi izleme proje hayat çevrimince risklerin farkında olunup izlenmesidir. Periyodik olarak en önemli 10 risk düzenli olarak izlenir. Mevcut durumu, önceki durumu, belirli bir zamanda kaç kere oluştuğu, riski çözmek için yapılanların kısa bir özeti Proje Yönetimi

26 Uzman Değerlendirmesi
Birçok organizasyon geçmiş deneyimler sebebiyle uzmanlardan faydalanır. Uzmanlar hem deneyim hem de hisleri ile yardımcı olurlar. Uzmanlar riskleri yüksek, orta ve düşük nitelikli olarak kategorize ederler.

27 Kalitatif Risk Analizi
Karar ağacı gelecekteki çıktılar belirsiz olduğunda en iyi yolu seçmeyi sağlayan tekniktir. Karar ağacı kalitatif risk analizini takip eder, yada bazen bir arada yapılır. Büyük, karmaşık projelerde ihtiyaç duyulur. Ana teknikler Karar ağacı analizi Simülasyon Kantitatif veriler mantıksal ifadelerden ve verilerden (resim ,nesne, kayıt vs.) verilerdir. Proje Yönetimi

28 Beklenen Parasal Değer(EMV)
EMV ise bir tür karar ağacı olup risk olasılığını ve onun parasal değeri hesaplayarak değerlendirme yöntemidir. Proje Yönetimi

29 Örnek-Limonata Stantı
Beklenen kazanç miktarları Beklenen Sonuç İyimser $200 Normal $50 Kötümser $5 Here are three possible outcomes for our lemonade stand example. In the best case, it’s a hot day and people love our secret recipe; everyone who passes by needs a glass or two and we make $200. The most likely case is that our lemonade will be well received, but not phenomenal. Business is moderate and we make $50. In the worst case scenario, it’s unseasonably cold, people don’t like the taste of our recipe, and our only customer is your mom. We make $5. Proje Yönetimi

30 Örnek-Limonata Stantı
Beklenen kazanç miktarları Beklenen Sonuç Olasılık İyimser $200 Normal $50 Kötümser $5 Next we must consider the likelihood of each of these outcomes. We can base this on experience, market research, or whatever other data we have access to. Proje Yönetimi

31 Örnek-Limonata Stantı
Beklenen kazanç miktarları Beklenen Sonuç Olasılık BEST CASE $200 .25 MOST LIKELY CASE $50 .60 WORST CASE $5 .15 After considering our data, we decide that there is a 25% chance of our “best case scenario” occurring, a 60% chance of our “most likely case” and a 15% chance of our “worst case scenario” occurring. It’s important to recognize that we have a range of possibilities extending from a $200 to a $15 dollar return. In reality, our actual return will probably not land exactly on any one of these three scenarios. By establishing a top and a bottom, as well as a central reference point, we create an exhaustive spectrum that should take into consideration all possible outcomes. Proje Yönetimi

32 Örnek-Limonata Stantı
Beklenen Sonuç Olasılık Ağırlıklı Sonuç İyimser $200 .25 Normal $50 .60 Kötümser $5 .15 Multiply the expected return of each scenario by the probability of its occurrence to come up with a “weighted return.” Proje Yönetimi

33 Örnek-Limonata Stantı
Beklenen Sonuç Olasılık Ağırlıklı Sonuç İyimser $200 .25 $50.00 Normal $50 .60 $30.00 Kötümser $5 .15 $00.75 Multiply the expected return of each scenario by the probability of its occurrence to come up with a “weighted return.” Proje Yönetimi

34 Örnek-Limonata Stantı
Ağırlıklı Sonuç $50.00 $30.00 $00.75 { $80.75 The sum of the weighted expected returns is the expected monetary value of the project. This number is not a prediction or a guarantee for what the return of a project will be. Rather, it is an average of the many possible outcomes. It is a simple way to summarize the expected range of returns with a single figure. Proje Yönetimi

35 2 farklı projeyi karşılaştırma
? Now that we have figured out the EMV (or Expected Monetary Value) of our Lemonade Stand, we can compare it more easily to other projects. For example, what if selling Stuart’s Secret Formula Lemonade isn’t our only option. We also have proprietary access to a recipe for Decadent Chocolate Milkshakes developed by our Grandpa Seamus. For our example, let’s say we can sell either Lemonade OR Milkshakes, but not both. Which is the more attractive alternative? We can find out by comparing the EMV of both projects. Proje Yönetimi

36 Karar Ağacı Analizi $200 EMV: $80.75 $50 $5 İyimser 25% Normal 60%
Kötümser 15% $5 Proje Yönetimi

37 Simülasyon Simülasyon sistemin beklenen davranış yada performansını alternatiflerle sunmadır. Monte Carlo analizi modelin çıktısını taklit ederek istatistiksel dağılımları çıkarır. Monte Carlo simülasyonunu kullanabilmek için iyimser, kötümser ve olası tahminleri yapabilmeniz gerekmektedir. Proje Yönetimi

38 Riske Yanıt Planlama Riski tanımlayıp değerlendirdikten sonra ona yanıt geliştirmeniz gerekir. 4 ana strateji vardır: Riski önleme: risk tehditlerini ortadan kaldırma Riski kabul: risk oluştuğunda sonuçlarını kabullenme Risk transferi: riski başka bir birime-tarafa aktarmak Risk düzeltme: hem gerçekleşme olasılığı azaltmak hem de gerçekleşirse etkisini azaltmak Proje Yönetimi

39 Teknik, Maliyet, ve Program Risklerini düzeltici stratejiler
Teknik Riskler Maliyet Riskleri Çizelgeleme Riskleri Destek elemanı belirsizliğini azaltmak Proje denetim sıklığının arttırılması Proje yönetim otoritesinin arttırılması WBS ve CPM kullanımı İletişim ve yönetim problemlerinin çözümü İletişim,proje amaçlarının anlaşılması ve grup desteği sağlama En deneyimli proje yöneticisi seçimi WBS ve CPM(kritik Yol) kullanımı CPM:Proje yönetiminde kullanılan bir metod. amacı projenin en kısa sürede bitmesini sağlamak için projeyi oluşturan her sürecin ne kadar zamanda yapılması gerektiğini hesaplayabilmektir. Proje Yönetimi

40 Risk İzleme ve Kontrol Riskleri izlemek durumlarından haberdar olmak anlamına gelir. Riskleri kontrol etmek risk oluştuğunda risk yönetim planını uygulamak demektir. Anında müdahaleler, planlanmamış ama ortaya çıkan risklerde uygulanırlar. Riski izleme ve kontrolün ana çıktısı; Düzeltici eylem, Proje değişiklik talebi, Diğer planların güncellenmesi. Proje Yönetimi

41 Risk Yanıt Kontrolü Risk yanıt kontrolü risk alanlarına karşı risk yönetim planını ve risk yönetimi süreçlerini uygulamaktır. Risk’ler tanımlı kilometre taşları ile izlenmeli, kararlar riskleri dikkate alarak ve düzeltme stratejileri ile alınmalıdır. Bazen anında müdahaleler gerekebilir. Proje Yönetimi

42 Kaynak Proje Yönetimi