MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI

... konulu sunumlar: "MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI"— Sunum transkripti:

1 MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI
BATMAN MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI HİZMET STANDARDI

2 Başbakanlık devlet arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından standart dosya planının ( ) arası adresinde yayımlanan “ Ortak Alanlara Ait Dosya Planı”na ilavesi il “ Milli Eğitim Bakanlığı Saklama Süreli Dosya Planı” tamamlanmıştır. Planda faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbiri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır. Planda ana konular için “000” sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için “00” sayısal karakter kullanılmıştır.

3 GENEL AÇIKLAMA -1- Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.

4 GENEL AÇIKLAMA -2- Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup,
ve sayısal aralığında ele alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından; sayısal aralığında ele alınan bölümler ise, ana hizmet birimlerinin (MEB’e özel hizmetler) görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların "Standart Dosya Planı" hazırlamakla görevli birimleri (Strateji Geliştirme birimleri) ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından müşterek hazırlanmıştır..

5 EĞİTİM VE ÖĞRETİM İŞLERİ
ÖRNEKLEM Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM VE ÖĞRETİM İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 100 Eğitim ve Öğretim İşleri (Genel) 101 Eğitim ve Öğretim Programları 15 A 01 Okul Öncesi ve İlköğretim Programları Hazırlama/Geliştirme 02 Uygulama 03 Değerlendirme 04 Revizyon Genel Ortaöğretim Programları Mesleki Ortaöğretim Programları Yaygın Eğitim Programları 99 Diğer C

6 ÖRNEKLEM-2 160 Özel Eğitim, Rehberlik ve Danışma Hizmetleri 10 D 01
Özel Eğitim, Rehberlik ve Danışma Hizmetleri 10 D 01 Özel Eğitim Hizmetleri Özel Eğitim Sınıfları 02 Kaynaştırma Eğitimi 03 Bireyselleştirilmiş Eğitim Programları 04 Özel Eğitimde Aile Eğitimi Çalışmaları 05 Evde Özel Eğitime Muhtaç Öğrencilerle İlgili İşlemler Rehberlik ve Danışma Hizmetleri Psikolojik Ölçme Araçları Rehberlik Programları Rehberlik Araştırma Merkezleri Modülü Çalışmaları Eğitsel ve Mesleki Rehberlik Çalışmaları Hayat Boyu Rehberlik Çalışmaları 06 Kariyer Rehberliği Çalışmaları 07 Uyumlu Eğitim Ortamları Oluşturma Çalışmaları 08 Psikososyal Koruma ve Önleme Çalışmaları 09 Öğrenci Tanıma ve Tanılamaya İlişkin Çalışmalar Aile Eğitim ve Rehberlik Çalışmaları

7 ÖRNEKLEM-3 ÖĞRENCİ İŞLERİ 200 Öğrenci İşleri (Genel) 205 Kayıt-Kabul B
Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRENCİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 200 Öğrenci İşleri (Genel) 205 Kayıt-Kabul B D 210 Nakil ve Geçişler 5 01 Nakiller 02 Okul Türleri Arasında Geçiş 03 Teknik Liseye Geçiş 04 Alana/Dal Değişikliği 99 Diğer C 215 Denklik İşleri Yurtdışı Eğitim Denkliği Mesleki ve Teknik Eğitim Denkliği 10 220 Devam-Devamsızlık 225 Ödül ve Disiplin İşleri 15

8 SOSYAL, KÜLTÜREL VE SPORTİF FAALİYETLER
ÖRNEKLEM-4 Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu SOSYAL, KÜLTÜREL VE SPORTİF FAALİYETLER Saklama Süresi Saklama Kodu 300 Sosyal ve Kültürel Faaliyetler (Genel) 305 Öğrenci Meclisleri 5 D 01 Okul Öğrenci Meclisi 02 İl Öğrenci Meclisi 03 Türkiye Öğrenci Meclisi 99 Diğer C 310 Müsamereler, Yarışmalar Kültürel, Bilgi, Beceri Proje vb. Yarışmalar Özel Resmi Halkoyunları Yarışmaları Müzik Yarışmaları 04 Uluslar Arası Halkoyunları, Müzik Yarışmaları ve Festivalleri 05 Sponsorluk

9 EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ İŞLERİ
ÖRNEKLEM-5 Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 450 Eğitim Teknolojileri İşleri (Genel) 451 Kalite Kontrol İşleri(Radyo, TV Prog., Eğitim Yazılımları) B D 455 Radyo ve Televizyon Programlarının Hazırlanması C 460 Ürün Tasarım ve Planlama İşleri 01 Senaryo Hazırlama ve Tasarım 02 Videografik ve Animasyon Hazırlama 03 Eğitim Materyalleri Grafik Tasarımları 04 Eğitim Yazılımı Tasarım Çalışmaları 99 Diğer 465 Dijital Fotoğraf Arşivi İşleri A 470 Eğitim Materyallerini Çoğaltma, Pazarlama ve Yayınlama İşleri 10 471 Sınav Evrakının Dağıtımı 5 475 Soru Hazırlama İşleri 480 Merkezi Sistem Sınavları Seviye Belirleme Sınavı (SBS) Devlet Parasız Yatılılık ve Bursluluk Sınavı (DPYBS) Açık Öğretim Okulları Sınavları (AÖOS) Motorlu Taşıt Sürücü Adayları Sınavları (MTSAS)

10 Genel Açıklamalar u v w x Saklama Kodlarının Açılımı
A : Devlet Arşivlerine Gönderilir A1 : Örnek Yıllar Gönderilir A2 : Örnek Seçilenler Gönderilir A3 : Özellikli Olanlar DAGM'ne Gönderilir B : Kurumunda Saklanır C : Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir D : Devlet Arşivlerine Gönderilmez v Planda geçen saklama süreleri, dosyanın kapandığı tarihten itibaren geçen süreyi ifade eder. w sayısal aralığında tanımlanmamış ana hizmet faaliyetleri için ortak olanlardaki dosya kodları ve saklama süreleri dikkate alınacaktır. x Dosya Planının 2. ve 3. alt bölünmelerinde ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir. MEB EK-1 ve MEB EK-2'de belirlenen okul ve kurul özel kodları, ihtiyaç duyulduğu hallerde köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir.

11 ÖNEMLİ AÇIKLAMA -2- Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında; “Yardımcı hizmet, Danışma ve Denetim birimi” olarak nitelendirilen birimler (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ile her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında numaralandırılmıştır.

12 GENEL AÇIKLAMA -3- Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için; sayısal aralığında kullanılmıştır.

13 GENEL AÇIKLAMA -4- Kurum ve kuruluşların ana hizmet faaliyeti konumunda olmasına rağmen veya sayısal aralığında tanımlanmış konulara, ana hizmet faaliyetleri için hazırlanan Planlarda ( sayısal aralığında) yer verilmemiş; bu faaliyet konuları için; veya sayısal aralığının kullanımı önerilmiştir.

14 GENEL AÇIKLAMA -5- Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı "ad" ve "numara" ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi birliktelik sağlamanın yanında, özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim konularında tüm kurum ve kuruluşlarda birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.

15 GENEL AÇIKLAMA -6- Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır. Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır.

16 EĞİTİM VE ÖĞRETİM İŞLERİ
GENEL AÇIKLAMA -7- Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM VE ÖĞRETİM İŞLERİ 100 Eğitim ve Öğretim İşleri (Genel) 101 Eğitim ve Öğretim Programları 01 Okul Öncesi ve İlköğretim Programları Hazırlama/Geliştirme 02 Uygulama 03 Değerlendirme 04 Revizyon

17 GENEL AÇIKLAMA -8- B.08.4.MEM.1.72.00.00 A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH
Kurum Kodu Kod Açıklaması A Yürütme Organı ( “A” Yasama, “B” Yürütme, “ C” Yargı organları) BB Kurumun bulunduğu bölge( Merkez, taşra, yurtdışı v.b.) C Taşra Teşkilatı ( Merkez, İlgili kuruluş, taşra teşkilatı v.b.) DDD Teşkilatın kısa adı ( MEM, SGB, … v.b.) E İl (01,02,16,71,72 ….. v.b.) FF İl Kodu GG İl ve İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü (00- 01,02,03,04,…. vb.) HH İl ve ilçe Milli Eğitim Müdürlüğü altında görev yapan alt teşkilat kodu (01,02,03,…)

18 STANDART DOSYA PLANI-BÖLÜM KODLARI ANA ÖRNEKLEM
C KOD NUMARASI DOSYA NUMARASI EVRAK KAYIT NO BB. C. DDD. E. FF. GG. HH.- JJ KK B. 08. 4. MEM. 72 05 01 210.01 / Yürütme MEB Taşra Milli İl Bölüm Kodu Alt Bölüm ANA DOSYA 2.ALT KONU Organı Teşkilatı Eğt.Md. Kodu 1.ALT KONU 00 ORTAK ALAN ÖZEL KALEM 02 EĞİTİM MÜFETTİŞLERİ BAŞKANLIĞI VE İNCELEME SORUŞTURMA DEĞERLENDİRME 03 ATAMA YÖNETİCİ ATAMA ŞEF ATAMALARI VE DENKLİK İŞLEMLERİ BRANŞ ve SINIF ÖĞRETMENLERİ ATAMA 04 NORM KADRO 40 BEŞİRİ OKULÖNCESİ ATAMA 41 GERCÜŞ ÖZLÜK 42 HASANKEYF TERFİ-KADRO 43 KOZLUK ÖZLÜK(ÖN İŞLEM) 44 SASON PASAPORT İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER [“Bu bölüm okullar için 1] [“Evrak Kayıt] [“Eğitim-Öğretim] [“Öğrenci işleri] [“210.01" Öğrenci işleri-Nakiller]

19 05 EĞİTİM-ÖĞRETİM, 01 EĞİTİM-ÖĞRETİM, ÖĞRENCİ İŞLERİ 02 TAŞIMALI EĞİTİM 03 YAYGIN EĞİTİM 04 ÇIRAKLIK, MESLEKİ VE TEKNİK EĞİTİM PROGRAM GELİŞTİRME 06 SAĞLIK İŞLERİ 07 MUHASEBE GENEL BÜTÇE ÖZEL BÜTÇE MUTEMETLİK 08 ÖZEL ÖĞRETİM DERSANELER MTSK KURSLAR ETÜD MERKEZİ ÖZEL OKULLAR 09 SPOR VE İZCİLİK SPOR VE PROTOKOL İZCİLİK VE ÖĞRENCİ KAMPLARI 10 ÖZEL EĞİTİM REHABİLİTASYON MERKEZLERİ 11 SİVİL SAVUNMA HİZMETLERİ 12 BİLGİSAYAR VE SINAV HİZMETLERİ 13 OKUL ÖNCESİ EĞİTİM 14 EĞİTİM ARAÇLARI VE DONATIM 15 HİZMET İÇİ EĞİTİM 16 KÜLTÜR 17 YURTLAR VE BURSLAR 18 ARŞİV VE İDARE 19 ÖĞRETMENE HİZMET VE SOSYAL İŞLER 20 STRATEJİ GELİŞTİRME STRATEJİ PLANLAMA AR-GE TKY PROJELER 21 İSTATİSTİK 22 ÜCRETSİZ DERS KİTAPLARI 23 BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER 24 BÜTÇE, YATIRIM VE TESİSLER İLKÖĞRETİM-ORTAÖĞTETİM YATIRIMLAR EMLAK KAMULAŞTIRMA

20 Sayı: B.08.4.MEM.0.72 - 05.01 210.01 / 12478 Yazışma Çıkış Kodu Şube/İlçe kodu Hizmet adı kodu Evrak kayıt No. GENEL ÖRNEKLEM Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.

21 GENEL AÇIKLAMA -9- Sayı :B.02.0.ARV.0.11.01.03-805.02.01/3473
Birim Kodu Dosya No Kayıt No Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı; veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir.

22 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR
Ana hizmet, yardımcı hizmet, danışma ve denetim faaliyetlerine ilişkin dosya konularının ilgili bulunduğu faaliyetin altında yer alması, bu faaliyetlere ait alanların sadece o hizmeti yürüten birimin kullanımına açık olduğu anlamına gelmemelidir. Birimler, asli faaliyetlerinin yer aldığı bölümlerin dışındaki dosya konuları ile de dosya açabileceklerini unutmamalıdır.

23 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR
Faaliyet gruplarında ele alınan ana konuların 1. alt bölünmelerinin sonunda “99 Diğer” adı ile kodlanan dosyalar ise, kendinden önceki alt konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır.

24 Bu kural 2. ve 3. alt bölünmeler için de aynı usulde uygulanacaktır.
Planda, 2. ve 3. alt bölünmelerin sonunda “99 Diğer” adıyla dosya tanımlaması yapılmamıştır. Bu bölünmeler için de ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir.

25 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR
Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir. Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir. Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “;” (noktalıvirgül) işareti ile birbirinden ayrılacaktır.

26 205[04] (İlkokulları kayıt kabul işleri)
ÖRNEKLER: 205[04] (İlkokulları kayıt kabul işleri) 821.04[05] (Liseler için il dışı okul gezisi) [101] (Talim Terbiye Kurulu Kararları) 045.02[101] (Talim Terbiye Kurulu Mütalaaları) [105] (Öğretmenler Kurulu Kararları) [114] (Müdürler Komisyonu Tutanakları)

27 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR
Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan "Kurum adı veya rumuzu", "Birim adı veya rumuzu", "Dosya numarası", "Konu adı", "yılı" ve varsa “Özel Kodu” gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır

28 MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ Anlaşma, Sözleşme ve Protokoller
Kurumun Adı Birimin kodu Dosya Numarası Anlaşma, Sözleşme ve Protokoller Konunun Adı 2012 Dosyanın Yılı

29 NOT: SON SAYFA TÜM ŞUBELERİN İNDİRMESİ GEREKEN SAYFADIR.
SAKLAMA SÜRELİ DOSYALARIN MUHTEMEL DOSYA KODLARI NOT: SON SAYFA TÜM ŞUBELERİN İNDİRMESİ GEREKEN SAYFADIR.

30 00 ORTAK ALAN 01 ÖZEL KALEM 02 EĞİTİM DENETMENLERİ BŞK .VE İNC. SOR.DEĞ.  661, 663, 667, 903 03 ATAMA YÖNETİCİ ATAMA  902, 903, 917, 929 ŞEF ATAMALARI VE DENKLİK İŞLEMLERİ BRANŞ ve SINIF ÖĞRETMENLERİ ATAMA 04 NORM KADRO 05 OKULÖNCESİ ATAMA ÖZLÜK TERFİ-KADRO  902, 903, 912, 915 ÖZLÜK(ÖN İŞLEM) PASAPORT İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER EĞİTİM-ÖĞRETİM, EĞİTİM-ÖĞRETİM, ÖĞRENCİ İŞLERİ  050, 102,105, 110,115,125, 135,140,199, 215, 135, 141, 490, 198, 160, 210, 225,250, 310, 604,640, 821, 841, 903, 050, 101, 115, 117, 360, 322,215 TAŞIMALI EĞİTİM YAYGIN EĞİTİM ÇIRAKLIK, MESLEKİ VE TEKNİK EĞİTİM PROGRAM GELİŞTİRME 06 SAĞLIK İŞLERİ 050, 310, 199, 604, 622, 774, 821 07 MUHASEBE GENEL BÜTÇE ÖZEL BÜTÇE MUTEMETLİK 08 ÖZEL ÖĞRETİM DERSANELER  105, 310, 869, 903, 410, MTSK KURSLAR ETÜD MERKEZİ ÖZEL OKULLAR 09 SPOR VE İZCİLİK SPOR VE PROTOKOL  310, 330, 335, 821, 903, 947, İZCİLİK VE ÖĞRENCİ KAMPLARI 10 ÖZEL EĞİTİM REHABİLİTASYON MERKEZLERİ  050, 051, 160, 811, 841, 869, 900, 903, 11 SİVİL SAVUNMA HİZMETLERİ  821, 951, 952, 953, 955, 969 12 BİLGİSAYAR VE SINAV HİZMETLERİ  604, 703, 705, 719, 774, 779, 903,480 13 OKUL ÖNCESİ EĞİTİM  105, 101, 809, 821 14 EĞİTİM ARAÇLARI VE DONATIM 15 HİZMET İÇİ EĞİTİM  774 16 KÜLTÜR  215, 160, 310, 315, 355, 604, 774, 815, 821, 17 YURTLAR VE BURSLAR  105, 110, 205, 245, 903 18 ARŞİV VE İDARE  805 19 ÖĞRETMENE HİZMET VE SOSYAL İŞLER  813, 815, 821, 903, 813 20 STRATEJİ GELİŞTİRME  041, 042, 605, 708, 774, 806 STRATEJİ PLANLAMA  602, 610, 612, 619, 779, 605, 060, 774, 051, 604, 821, 030, 604, 740, 903, 912, 702, 703, 708, 710, 713, 605, 774, 807 AR-GE TKY PROJELER 21 İSTATİSTİK 22 KANTİN  165 23 BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER  621, 622, 639, 803, 805, 823, 824, 903 24 BÜTÇE, YATIRIM VE TESİSLER  811, 841, İLKÖĞRETİM-ORTAÖĞTETİM YATIRIMLAR 040, 042, 105, 621, 640, 750, 755, 769, 815, 807, 903, 752 EMLAK KAMULAŞTIRMA