ORTA DOĞU TEKNİK ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANESİ “PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ” ÇALIŞMALARI Bülent Karasözen 10 Temmuz 2002 Maliye Bakanlığı-ANKARA.

... konulu sunumlar: "ORTA DOĞU TEKNİK ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANESİ “PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ” ÇALIŞMALARI Bülent Karasözen 10 Temmuz 2002 Maliye Bakanlığı-ANKARA."— Sunum transkripti:

1 ORTA DOĞU TEKNİK ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANESİ “PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ” ÇALIŞMALARI Bülent Karasözen 10 Temmuz 2002 Maliye Bakanlığı-ANKARA

2 Proje Grubu Stratejik Planlama ve Yönetim – –Prof. Dr. Ahmet ACAR (Rektör Yardımcısı) – –Prof. Dr. Bülent KARASÖZEN (KDDB Dai. Bşk.) – –Doç. Dr. Sibel GÜVEN (Endüstri Mühendisi) – –Beria KANDİLCİ – –Nur KARATAŞLIOĞLU Uzmanlar – –Emre Hasan AKBAYRAK – –Hacer BATI – –Gönül BAYSAL – –Nevide BİÇER – –Zehra ERDEM – –Cevat GÜVENÇ – –Çiğdem ÖZBAĞ ÖREN – –Hale YUMŞAK – –Köksal YÜCESOY PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

3 ODTÜ Kütüphanesi: Genel Bilgiler ODTÜ Kütüphanesi, basılı ve elektronik ortamdaki bilgi kaynaklarını sağlayarak hizmete sunmaktadır. ANKOS IATUL Kütüphanemiz ANKOS (Anadolu Üniversite Kütüphaneleri Konsorsiyumu) ve IATUL (Uluslararası Teknik Üniversite Kütüphaneleri Birliği) üyesidir. 8 okuma salonu 2 gösteri ve 1 sergi salonu 12.000 metre karelik alanda 750 kişilik oturma kapasitesine sahiptir PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

4 ODTÜ Kütüphanesi: Sayılarla KİTAP321.334 CİLTLİ DERGİ SAYISI (2001)148.777 BASILI DERGİ1.624 ELEKTRONİK DERGİ7.725 TAM METİN ELEKTRONİK VERİTABANI10 BİBLİYOGRAFİK VERİTABANI5 CD-ROM1.125 FİLM VE VİDEO KASET828 BİLGİSAYAR128 OKUMA SALONU8 TOPLANTI VE SERGİ SALONU3 OPAC ERİŞİM SAYISI (2001)941.112 ÖDÜNÇ VERİLEN KİTAP SAYISI (2001)253.991 PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

5 ODTÜ Kütüphanesi:Misyon Orta Doğu Teknik Üniversitesi’nin temel misyonunda yer alan öğretim, araştırma faaliyetleri ve toplumsal hizmetlerin gerektirdiği bilgiye erişmek için çağdaş ve evrensel olanakların sağlanması ve örnek bir üniversite kütüphanesi olarak topluma hizmet sunulmasıdır. PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

6 ODTÜ Kütüphanesi : Misyon Analizi NEDEN? ODTÜ’nün temel misyonunda yer alan öğretim, araştırma faaliyetleri ve toplumsal hizmetlerin gerektirdiği bilgiye erişmek için NE? Örnek üniversite kütüphanesi NASIL? Çağdaş ve evrensel olanaklar sağlanarak KİME? Öğrenciler Akademik ve idari personel Diğer kullanıcılar Diğer kurum kullanıcıları Toplum PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

7 ODTÜ Kütüphanesi:Vizyon Orta Doğu Teknik Üniversitesi’nin eğitim ve araştırma programlarının gereksinimleri doğrultusunda bilgiyi, hizmet verdiği kitleye çağdaş bilgisayar ve ağ teknolojilerini kullanarak hızlı ve ekonomik bir şekilde, zaman ve yerden bağımsız olarak sunan, mesleki dayanışma ve işbirliğine dayalı, çalışanlarıyla birlikte gelişmelerin gerisinde kalmayan, modern bir bilgi ve belge merkezi olmak. PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

8 ODTÜ Kütüphanesi: Temel Değerler Taleplere duyarlı, dengeli, yüksek kaliteli hizmet vermek Çalışanların gelişmesi ve başarıyla görev yapmaları için uygun ortam sağlamak Tüm paydaşlarla iyi iletişim, işbirliği ve dayanışma içerisinde olmak Mesleki ve toplumsal sorumluluk Yaratıcı ve yenilikçi olmak Uygulamalarda şeffaflık ve hesap verme Nesnel veri ve kıstaslara dayalı, verimli ve etkili kararlar vermek PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

9 ODTÜ Kütüphanesi:Faaliyet Alanları Kitap Ödünç Verme (Uzun ve Kısa Süreli) Ödünç verme Katlara kitap yerleştirme Elektronik Tabanlı Bilgi Verme Geriye dönük veri aktarımı (Conversion) Kataloglama ve Sınıflama (Online Katalog) Tezlerin digital ortama aktarılması Materyal Sağlama Kitap koleksiyonu geliştirme E-dergi koleksiyonu geliştirme E-referans koleksiyonu geliştirme E-kitap koleksiyonu geliştirme Referans/Enformasyon Elektronik dergi kullanımı Elektronik referans kaynağı kullanımı Enformasyon/Referans Hizmeti Dergi Yerleştirme PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

10 ODTÜ Kütüphanesi:Kullanıcılarımız İç kullanıcılar ODTÜ öğrencileri ODTÜ akademik ve idari personeli ODTÜ içi diğer kullanıcılar Dış kullanıcılar Karşılıklı protokolle belirlenmiş diğer kurum kullanıcıları Kütüphanelerarası Ödünç Verme (ILL) hizmetinden yararlanan akademik kurum personeli Toplum PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

11 ODTÜ Kütüphanesi:Paydaşlarımız ODTÜ kullanıcıları Kurum dışı kullanıcılar Endüstri / bireyler / diğer üniversiteler Çalışanlar ODTÜ Rektörlüğü Maliye Bakanlığı YÖK Kütüphane topluluğu Sağlayıcı kuruluşlar Rakip kuruluşlar Toplum PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

12 ODTÜ Kütüphanesi:Ürünler Koleksiyon Basılı Kitaplar Dergiler Tezler Standartlar Elektronik Çevrimiçi tam metin dergiler Çevrimiçi bibliyografik veritabanları CD-ROM veritabanları Kitap ve dergi CD-ROM / Disketleri Videolar ve Ses Kasetleri PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

13 ODTÜ Kütüphanesi:Hizmetler Ödünç verme hizmeti WEB tabanlı bilgi hizmeti Referans / enformasyon hizmetleri Yurt içi-yurt dışı belge sağlama hizmeti Audio-visual hizmetleri Fotokopi hizmeti PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

14 ODTÜ Kütüphanesi:SWOT Analizi GÜÇLÜ YÖNLER Zengin kitap ve dergi koleksiyonu İnsan kaynakları (Deneyimli Personel) İmaj Rekabet gücü Teknolojik değişime uyum ve güçlü teknolojik donanım Dış çevre ile ilişkiler Örgütsel ve yönetsel beceriler PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

15 ODTÜ Kütüphanesi:SWOT Analizi Devam... ZAYIF YÖNLER İnsan kaynakları (dış destekli hizmet içi eğitim) Fiziksel koşullar PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

16 FIRSATLAR Diğer kütüphanelerdeki gelişmeler ve ilişkiler Teknolojik gelişmeler Bilgisayar Kütüphanecilik Kullanım taleplerinin çeşitliliği ve değişkenliği Performansa Dayalı Bütçeleme Projesi’ nde pilot kurum olmak ODTÜ Kütüphanesi:SWOT Analizi Devam... PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

17 TEHDİTLER Döviz kurları Özel üniversite kütüphaneleri (personel kaybı) Devlet personel ücret politikası Devlet ihale sistemi Teknoloji Güvenlik açıkları Mesleki Doğal afetler ve kazalar Dergi ve kitap maliyetlerindeki artış (tekel firmalar, yetersiz mali kaynak) ODTÜ Kütüphanesi:SWOT Analizi Devam... PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

18 ODTÜ Kütüphanesi:Stratejik Amaçlar AMAÇ 1 BİLGİ-BELGE MERKEZİ Kullanıcıların mevcut ve öngörülen bilgi ve belge gereksinimlerini araştıran, bilgi ve belgeleri gereksinimlere uygun ortamlarda saklayan, güncelleyen ve kullanıcıya sunan bir kütüphane PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

19 AMAÇ 2 ÇALIŞMA ORTAMI Kullanıcı odaklı örgüt kültürüne sahip, çalışanlarını destekleyen ve gelişme olanağı sağlayan bir kütüphane ODTÜ Kütüphanesi:Stratejik Amaçlar Devam... PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

20 AMAÇ 3 ÖRGÜT ve YÖNETİM GELİŞTİRME Değişen koşullara hızla uyum sağlayabilen, verimli ve etkili çalışan, şeffaf, hesap veren ve iyi yönetilen bir kütüphane ODTÜ Kütüphanesi:Stratejik Amaçlar Devam... PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

21 ODTÜ Kütüphanesi:Stratejik Amaçlar Devam... AMAÇ 4 KAYNAK ve DESTEK SAĞLAMA Çevresiyle iyi ilişkiler kurarak, çalışmaları için destek ve kaynak sağlamada başarılı bir kütüphane konumuna gelinmesi PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

22 AMAÇ 5 TOPLUMSAL HİZMETLER Toplumun bilgi kaynaklarına ulaşma olanaklarının gelişmesine ve ülkemizde kütüphanecilik uygulamalarına destek sağlayan bir kütüphane PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ ODTÜ Kütüphanesi:Stratejik Amaçlar Devam...

23 Faaliyet Alanları ve Geçmiş Dönem Ölçümleri PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

24 Faaliyet Alanları ve Hedefler (2003 Yılı İçin) PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

25 KİP Yaklaşımı 1. 1. Bir personel yıllık izin, resmi tatiller, vs. çıkartıldığında yılda 220 gün ve günde 8 saat çalışmaktadır. Her faaliyet için ayrılan zamanın toplam zamana oranı faaliyetin türüne göre farklılık göstermektedir. KİP1’ de yer alan ‘faaliyet başına kullanılan kaynak’ hesaplanırken bu kriterler gözönünde bulundurulmuştur. 2. 2. Genel yönetim giderlerinde, yıllık ortalama personel maaşları alınmıştır. 3. 3. 2002 Yılı için 1 USD = 1.600.000 TL olarak hesaplanmıştır. 4. 4. Bazı faaliyetlerde yardımcı personel kadrosunda çalışan kütüphaneciler KİP Hesaplamalarında uzman personel olarak kabul edilmiştir. PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

26 Kaynak İhtiyaç Planlaması Konsolidasyon Tablosu PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ Milyar TL

27 MALİ KAYNAK İHTİYACI FİNANSMANI Ödenek2002 Talep edilen 4.700.000.000.000 TL Gerçekleşen 2.800.000.000.000 TL 2003Ödenek 4.433.715.942.237 TL Toplam Ödenek2001 Talep edilen 2.600.000.000.000 TL Gerçekleşen 997.000.000.000 TL PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

28 Kaynak İhtiyaç Planlama Örneği: Basılı Dergi Aboneliği PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ

29 Kaynak İhtiyaç Planlama Örneği Basılı Dergi Aboneliği 2003 yılında 1600 dergiye abonelik planlanmaktadır. 2002 yılı fiyatları baz alınarak 2003 yılı için 1 dergi aboneliğinin birim maliyeti 1.399.878.271 TL tutmaktadır. 1.6 yar. per. x 4.800.000.000 TL=8.391.000.000 TL 4.3 uzm. per.x 7.800.000.000 TL=35.454.545.455 TL Toplam abonelik maliyeti=2.239.805.234.327 TL Toplam Basılı Dergi Maliyeti=2.283.500.000.000 TL

30 © 2002 ODTÜ Kütüphanesi TEŞEKKÜR EDERİZ PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ